Top 20+ phần mềm tính lương nhân viên chính xác nhất – Kèm đánh giá chi tiết

Top 20 phần mềm tính lương cho nhân viên chính xác nhất hiện nay
Top 20 phần mềm tính lương cho nhân viên chính xác nhất hiện nay

Phần mềm quản lý tính lương là một trong những công cụ quan trọng, hỗ trợ bộ phận HR, C&B trong nghiệp vụ quản lý tiền lương. Bên cạnh đó, việc triển khai phần mềm này còn giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí quản lý nhân sự.

Trong bài viết này, HappyTime sẽ đánh giá (review) chi tiết 20+ phần mềm tính lương nổi bật nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp chọn lựa được một công cụ tính lương phù hợp với nhu cầu và ngân sách doanh nghiệp.

Top 20+ phần mềm tính lương được đánh giá cao nhất hiện nay kèm đánh giá chi tiết

Phần mềm tính lương HappyTime

HappyTime là giải pháp quản lý nhân sự được phát triển bởi Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Nền tảng hiện đang được tin tưởng triển khai bởi 1000+ doanh nghiệp, trong đó có những doanh nghiệp lớn như FPT, PNJ…

HappyTime phát triển trọn bộ công cụ hỗ trợ nghiệp vụ HR, C&B, từ onboarding nhân sự, quản lý, số hóa dữ liệu nhân sự cho đến chấm công, tính lương. Không chỉ vậy, giải pháp còn hướng đến giải quyết bài toán nâng cao trải nghiệm cho nhân viên bằng cách ứng dụng Gamification vào các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiện đại. Nhờ đó gia tăng sự gắn kết và hài lòng của nhân viên đối với tổ chức.

Đối với nghiệp vụ tính lương, HappyTime đáp ứng đầy đủ, giải quyết từ bài toán tính lương đơn giản cho đến phức tạp như lương khoán, lương sản phẩm, lương theo ca/giờ làm việc… HappyTime đảm bảo độ chính xác về dữ liệu và an toàn bảo mật. Sau khi triển khai, 90% doanh nghiệp đều phản hồi giải pháp giúp giảm 80% thời gian dành cho các thao tác thủ công khi tính lương.

Phần mềm tính lương HappyTime
HappyTime ứng dụng công nghệ vào trong hoạt động quản trị nhân sự

Đối tượng sử dụng: Tất cả doanh nghiệp ở mọi quy mô (kể cả những công ty có hệ thống chi nhánh và chia ca kíp phức tạp) đều có thể sử dụng HappyTime nhờ giá cả phải chăng và công nghệ linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình văn hóa. HappyTime cũng là phần mềm tính lương đơn giản, thân thiện với các công ty SMEs, Startups.

Tính năng nổi bật

  • Thiết lập và tự động tính bảng lương cho nhân viên: Dựa trên dữ liệu chấm công trên app HappyTime hoặc máy chấm công tích hợp với phần mềm, hệ thống sẽ tự động tính lương cho từng nhân viên. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh công thức tính lương riêng phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
  • Tự động cập nhật dữ liệu tính lương: Trường hợp doanh nghiệp cần tính lương theo ca kíp, theo doanh thu, lương KPI, lương khoán… HappyTime đều có thể đáp ứng và tự động tính lương theo các hệ số này.
  • Tính toán và khấu trừ các khoản phụ cấp theo quy định: Nếu như doanh nghiệp luôn tốn nhiều thời gian để tính toán bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân cho nhân sự, với HappyTime công đoạn này hoàn toàn được tiến hành tự động.
  • Ghi nhận mọi trường hợp đặc biệt như nhân viên nghỉ (không lương và có lương), tính lương tăng ca, đi muộn về sớm, v.vv.. để tính lương chính xác.
  • Sau khi bộ phận C&B tính toán xong lương, hệ thống sẽ gửi bảng lương tới từng cá nhân nhân sự, đảm bảo yêu cầu bảo mật tiền lương tại doanh nghiệp. Nhân viên sẽ kiểm tra, xác nhận bảng lương ngay trên ứng dụng.
  • Lưu trữ lịch sử chi trả lương cho từng cá nhân. Bộ phận nhân sự và cá nhân nhân viên có thể chủ động theo dõi, truy cập mọi lúc mọi nơi để theo dõi bảng lương.
  • Cho phép xuất bảng lương ra file Excel và tùy chỉnh được các trường thông tin có trong file theo bộ lọc được cung cấp sẵn.
  • Tự động tạo báo cáo và phân tích dữ liệu chuyên sâu, nhờ đó ban lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình chi trả lương tại doanh nghiệp và đưa ra phương án điều chỉnh ngân sách nếu cần thiết.
Ưu điểmNhược điểm
– Tùy chọn bổ sung nhân sự và tính lương không giới hạn (với gói Premium).
– Quy trình tính toán công lương hoàn toàn tự động.
– Giao diện trực quan, thân thiện, dễ sử dụng.
– Giá cả phù hợp với ngân sách mọi doanh nghiệp.
– Hạn chế tối đa việc chuyển dịch dữ liệu sang các dịch vụ khác vì tất cả mọi dịch vụ đã được tích hợp trong một phần mềm duy nhất.
– Không phát sinh chi phí trong suốt quá trình sử dụng, thường xuyên cập nhật các tính năng mới miễn phí hỗ trợ quản trị nhân sự.
– Gia tăng trải nghiệm cho cả bộ phận quản lý (sự chuyên nghiệp) và nhân viên (cá nhân hóa), đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
Phải dùng gói Pro trở lên mới có tính năng tính lương, tuy nhiên giá triển khai gói Pro chỉ với 10.000 VNĐ/User/tháng
HappyTime là một trong những phần mềm tính lương hiệu quả nhất hiện nay
HappyTime là một trong những phần mềm tính lương hiệu quả nhất hiện nay

Các tính năng khác

  • Tự động hóa quy trình onboarding nhân sự mới.
  • Chấm công và quản lý chấm công đa hình thức.
  • Quản lý và phê duyệt đơn từ online.
  • Số hóa dữ liệu và quản lý nhân sự online.
  • Sắp xếp ca kíp làm việc cho nhân viên.
  • Hỗ trợ triển khai truyền thông nội bộ.
  • Tích hợp gamification giúp gia tăng trải nghiệm nhân viên.

Chi phí sử dụng

  • Gói Happy Standard: Doanh nghiệp tối đa 30 nhân sự được miễn phí sử dụng, với phí duy trì hệ thống là 2.000.000 VND/năm. 
  • Gói Happy Pro: Chỉ có giá 10.000 VND/user/tháng, tối đa 200 nhân sự với những tính năng mở rộng so với Standard.
  • Gói Happy Premium: 15.000 VND/user/tháng, không giới hạn nhân sự với đầy đủ tính năng.

Cập nhật bảng giá mới nhất tại: https://happytime.vn/bang-gia

Chấm điểm: 9,6/10

Phần mềm chấm công – tính lương Tanca

Tanca là nền tảng quản trị nhân sự được phát triển theo tiêu chuẩn toàn cầu, tập trung vào 2 nghiệp vụ chính là chấm công – tính lương. Tanca được nhiều doanh nghiệp đánh giá tốt bởi các tính năng tiện ích và phần mềm cung cấp, với giao diện trực quan và dễ sử dụng.

Đối tượng sử dụng: Tanca hướng đến cả các doanh nghiệp ở nước ngoài và tại Việt Nam, phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, có ngân sách lớn để đầu tư vào công nghệ quản trị.

Tính năng nổi bật

  • Cho phép xây dựng hệ thống lương theo nhiều phương pháp như phân chia cấp bậc, 3P, trả lương theo giờ, KPI, v.vv..
  • Xây dựng bảng lương cơ bản, linh hoạt tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp.
  • Chấm công online ngay trên điện thoại, tích hợp với tính năng tính lương tự động.
  • Hỗ trợ quản lý ca làm việc.
  • Tự động quản lý mức độ tăng lương theo sự thăng tiến của nhân viên.
  • Hỗ trợ phân tích và dự tính quỹ lương phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Phân quyền để giữ bảo mật cho dữ liệu lương.
Ưu điểmNhược điểm
– Kết hợp giữa thuật toán của Excel và dữ liệu từ hệ thống, tạo công thức tính lương chính xác hơn.
– Cho phép kết nối các dữ liệu từ bên ngoài dễ dàng.
– Có cả phần mềm và app di động.
– Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
– Phiếu lương cá nhân có cài đặt mật khẩu, tính bảo mật cao.
– Chỉ khi mua gói tiêu chuẩn trở lên thì doanh nghiệp mới được sử dụng tính năng tính lương.
– Một số tính năng còn bộc lộ nhiều hạn chế, chưa thật sự tối ưu.
– Giá thành triển khai hơi cao so với ngân sách doanh nghiệp.

Chi phí sử dụng

Để sử dụng tính năng tính lương, doanh nghiệp cần triển khai từ gói tiêu chuẩn trở lên, cụ thể giá các gói như sau:

  • Gói tiêu chuẩn: 99 USD/tháng, bao gồm tính năng hướng đến chuẩn hóa hệ thống nhân sự, phù hợp với doanh nghiệp <50 nhân sự.
  • Gói chuyên nghiệp: 199 USD/tháng, cung cấp các tính năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp, dành cho doanh nghiệp <50 nhân sự.
  • Gói doanh nghiệp: 299 USD/tháng, chuyển đối số toàn diện cho doanh nghiệp có tối đa 50 nhân sự.

Chấm điểm: 9/10

Phần mềm Tanca
Tanca cho phép tạo ra các bảng lương tùy chỉnh được theo mô hình của tổ chức

>>> Tìm hiểu thêm: 11+ mẫu bảng lương nhân viên chi tiết và mới nhất – Tải miễn phí <<<

Phần mềm tính lương FastWork Payroll

FastWork Payroll là ứng dụng tính lương thuộc hệ sinh thái giải pháp quản trị nhân sự FastWork HRM+. Phần mềm này phát triển trên nền tảng điện toán đám mây và chỉ tập trung vào hoạt động tính lương cho nhân viên. Trường hợp muốn sử dụng các tính năng khác, doanh nghiệp cần đăng ký triển khai thêm.

Đối tượng sử dụng: Công ty quy mô lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước hoặc công ty đa lĩnh vực, cần quản lý nhân viên theo hệ thống dày đặc.

Tính năng nổi bật

  • Hoạt động giống như một file Excel trực tuyến, tính lương dựa trên các hàm Excel tùy theo cài đặt của người quản trị.
  • Tự động tính lương với đa dạng hệ số như lương theo sản lương, lương 3P…
  • Có thể xuất phiếu lương Excel hoặc nhập dữ liệu từ Excel lên phần mềm.
  • Đồng bộ dữ liệu từ bảng chấm công, dữ liệu KPI để tính toán lương cho nhân viên.
  • Theo dõi bảng lương trực tuyến, quản lý phê duyệt bảng lương, sau khi phê duyệt sẽ gửi đến từng nhân sự thông qua email.
  • Tính chính xác các khoản phạt đi muộn/về sớm, chuyên cần, tăng ca, v.vv.. theo quy định của công ty.
  • Cấu hình phiếu lương cho từng vị trí, phòng ban theo các tiêu chí: thành phần cấu thành bảng lương, thông tin phiếu lương, phân quyền người phụ trách.
Ưu điểmNhược điểm
– Tự động kết nối và đồng bộ dữ liệu với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của FastWork khi doanh nghiệp triển khai.
– Tùy chỉnh các hàm tính lương trong Excel cho phù hợp với cơ chế tính lương của công ty.
– Nhiều tính năng chưa phát triển chuyên sâu.
– Yêu cầu có người phê duyệt bảng lương trước khi công bố chính thức. Điều này lại làm tốn thời gian của người phê duyệt, nhất là khi có số lượng nhân sự lớn, trong khi dữ liệu bảng công đã được chốt, bộ phận C&B chỉ cần tính toán và gửi cho nhân sự là được.

Chi phí sử dụng

Hiện nay FastWork chỉ công khai bảng giá sử dụng FastWork HRM+ trong đó có Payroll là 45.000đ/user/tháng. Đây là giá theo combo, user được sử dụng đầy đủ các phân hệ của HRM+ bao gồm cả tính lương.

Chấm điểm: 9,2/10

Phần mềm FastWork Payroll
FastWork Payroll hoạt động giống như một file Excel trực tuyến

Phần mềm MISA AMIS tiền lương

MISA AMIS tiền lương là phần mềm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự Misa Amis HRM. Phần mềm được phát triển bởi Công ty Cổ phần Misa – một trong những công ty lâu năm trong mảng phần mềm. Đây là giải pháp hỗ trợ quản lý tiền lương hiệu quả và chuyên nghiệp, đáp ứng hầu hết cũng là một giải pháp toàn diện cho mọi hoạt động quản trị nhân sự. Trong đó, tính năng tính lương cũng được phát triển chuyên sâu.

Đối tượng sử dụng: AMIS đáp ứng nhu cầu sử dụng của mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức thuộc lĩnh vực IT, Kỹ thuật.

Tính năng nổi bật

  • Tự động tính lương với dữ liệu tổng hợp từ các phân hệ cùng trong giải pháp MISA như chấm công (AMIS chấm công), doanh số (AMIS bán hàng), KPI/OKR (AMIS đánh giá), thu nhập – khấu trừ (AMIS quan hệ lao động).
  • Tự động tính các khoản khấu trừ theo quy định của công ty và nhà nước.
  • Thiết lập bảng lương linh hoạt theo nhu cầu từng phòng ban.
  • Báo cáo chuyên sâu về tình hình trả lương, theo dõi công nợ, báo cáo phân tích thu nhập.
  • Cho phép điều chỉnh chính sách lương thưởng theo từng thời kỳ.
  • Nhân viên chủ động theo dõi, kiểm tra và xác nhận bảng lương ngay trên app điện thoại.
  • Dễ dàng điều chỉnh chính sách lương thưởng, đãi ngộ theo thời kỳ.
Ưu điểmNhược điểm
– Có hạch toán và kê khai đầy đủ các khoản thuế và bảo hiểm theo quy định của nhà nước.
– Phân tích tài chính chuyên nghiệp thông qua các chỉ số tài chính như ROI, ROE, ROS,…
– Phần mềm nặng, hệ thống phần mềm đồ sộ, dẫn đến tốc độ xử lý chậm, dễ bị gián đoạn.
– Phải mua trọn gói các giải pháp mới có thể sử dụng được, nếu không doanh nghiệp sẽ phải thủ công tổng hợp dữ liệu chấm công, KPI…
– Doanh nghiệp quy mô nhỏ khó triển khai được phần mềm bởi giá thành cao.

Chi phí sử dụng

Hiện nay Amis Tiền lương đang cho phép doanh nghiệp dùng thử trong 14 ngày miễn phí. Sau 14 ngày nếu muốn triển khai Amis Tiền lương thì chi phí sẽ là:

  • Gói dành cho 30 nhân viên với 30 user không giới hạn tính năng có giá 5.700.000đ/năm.
  • Trường hợp doanh nghiệp có nhiều hơn 30 nhân sự, mua thêm 10 người dùng với giá 1.500.000đ/năm.

Chấm điểm: 9,4/10

Phần mềm AMIS
AMIS cung cấp một hệ thống giải pháp khá cồng kềnh

Phần mềm tính lương Core Payroll

Core Payroll là một tính năng thuộc hệ thống giải pháp Core HRM. Phần mềm đáp ứng khả năng tính lương và quản lý nhân sự cơ bản. Trường hợp doanh nghiệp muốn tính toán lương thưởng phức tạp, phần mềm này sẽ không đáp ứng được.

Ưu điểm của phần mềm tính lương này là có thể đặt mật khẩu cho phiếu lương nhân viên. Điều này đảm bảo vấn đề bảo mật dữ liệu và lương thưởng tại doanh nghiệp.

Đối tượng sử dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp nước ngoài, công ty đa quốc gia, do chưa chuyển đổi ngôn ngữ sang tiếng Việt.

Tính năng nổi bật

  • Thu thập dữ liệu qua file Excel, nhập liệu thủ công hoặc kết nối với các giải pháp khác để tính lương định kỳ theo tuần/hai tuần/tháng.
  • Có thể cài đặt công thức lương linh hoạt theo quy chế của công ty.
  • Hạch toán và kê khai thuế, thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho nhân viên.
  • Tự động tính toán tiền lương dựa trên số lượng sản phẩm, doanh số bán hàng, thưởng hiệu suất,…
  • Xử lý các khoản khấu trừ trong lương của nhân viên.
  • Tính năng báo cáo, thống kê giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được tổng thể tình hình biến động lương thưởng.
  • Hỗ trợ onboard và cung cấp cổng thông tin tự phục vụ để nhân viên có thể truy cập vào bảng lương của họ và làm đơn xin nghỉ phép từ xa.
Ưu điểmNhược điểm
– Kết nối và mở rộng giải pháp thông qua API mở.
– Bảo mật phiếu lương của nhân viên bằng password.
– Lưu trữ lịch sử phiếu lương.
– Tính năng chưa được phát triển chuyên sâu, chỉ phù hợp với nhu cầu tính lương cơ bản.
– Chưa phù hợp với thị trường Việt.

Chi phí sử dụng

Hiện nhà cung cấp không công khai mức giá. Trường hợp doanh nghiệp quan tâm và cần tư vấn, có thể liên hệ với đơn vị phát triển để được hỗ trợ và nhận báo giá.

Chấm điểm: 8,7/10

Phần mềm Core Payroll
Một sản phẩm phát triển bởi nhà sáng lập người New Zealand

Phần mềm tính lương ACheckin

ACheckin là phần mềm quản lý chấm công trực tuyến, trong đó kết hợp với tính năng tính lương và xuất phiếu lương cho nhân viên. Phần mềm còn hỗ trợ quản lý công việc hàng ngày, nhờ đó tiết kiệm được thời gian, công sức khi tính toán cho bộ phận C&B.

Đối tượng sử dụng: ACheckin hướng đến các công ty quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt là đối tượng công chức.

Tính năng nổi bật

  • Kết nối với bảng công thu thập được từ cùng hệ thống dữ liệu để tính lương tự động hàng tháng.
  • Có thể cài đặt chu kỳ, chế độ và công thức tính lương, thưởng, phạt linh hoạt.
  • Cho phép thiết lập bảng lương đa dạng theo giờ, ca, mô hình 3P, v.vv..
  • Tạo báo cáo, trình bày tình hình trả lương cho nhân viên.
  • Có công cụ hỗ trợ nhân viên cập nhật tiến trình công việc hàng ngày, tăng tính minh bạch và trách nhiệm.
Ưu điểmNhược điểm
– Quản lý phiếu lương khoa học.
– Xây dựng công thức lương linh hoạt.
– Truy cập dữ liệu từ xa mọi lúc mọi nơi.
Với hình thức trả lương theo KPI, tính lương theo sản phẩm, quản trị viên phải nhập liệu thủ công. Phần mềm không kết nối dữ liệu về doanh số hay sản lượng nên không tự động tính lương được trong trường hợp này.

Chi phí sử dụng

  • Gói Starter: 15.000VND/user/tháng, chỉ bao gồm tính năng xếp ca, chấm công, báo cáo.
  • Gói Plus: 27.000VND/user/tháng, tự động hóa công ca lương.
  • Gói Advance: 35.000VND/user/tháng, bao gồm đầy đủ tính năng của sản phẩm giúp quản trị tổng thể nhân sự toàn doanh nghiệp.

Chấm điểm: 8,3/10

Phần mềm ACheckin
ACheckin chưa giải quyết tốt bài toán tự động hóa

>>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách tính lương tăng ca chính xác và dễ hiểu nhất theo quy định mới 2024 <<<

Phần mềm tính lương và quản lý phúc lợi AiHR

AiHR là nền tảng quản trị nguồn nhân lực toàn diện, trong đó có chức năng Lương & Phúc lợi (C&B). Tùy theo đặc thù từng doanh nghiệp, phần mềm giúp quản trị nhân sự, chấm công, tính lương rất hiệu quả.

Đối tượng sử dụng: AiHR đáp ứng nhu cầu sử dụng của mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với công ty có trụ sở ở nước ngoài.

Tính năng nổi bật

  • Tùy biến công thức lương linh hoạt theo chính sách, vị trí, mô hình doanh nghiệp và hình thức chấm công.
  • Tự động đồng bộ hóa dữ liệu nhân sự từ cloud storage để tính lương chỉ với 1 lần nhập.
  • Ứng dụng tiêu chuẩn lương 3P để trả lương đúng với khả năng, giá trị của nhân viên.
  • Quản lý toàn bộ thưởng, thuế TNCN, bảo hiểm và khoản thu nhập khác của nhân viên.
  • Quản lý chi phí quỹ lương và hạch toán chi phí.
  • Cho phép chuyển khoản, thanh toán lương cho nhân viên.
  • Cung cấp công cụ hỗ trợ theo dõi hiệu suất làm việc dựa trên đánh giá năng lực, nhờ đó doanh nghiệo có thể đưa ra mức lương, thưởng tương xứng cho từng nhân sự.
  • Báo cáo tự động thống kê lương & phúc lợi định kỳ theo từng bộ phận, phòng ban
Ưu điểmNhược điểm
– Khai thác sâu vào các hạng mục lương và phúc lợi của nhân viên.
– Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng.
– Cho phép tùy chọn đồng tiền hạch toán theo ngoại tệ hoặc VND theo quy định.
– Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, nhờ đó đưa ra đánh giá khách quan, minh bạch khi cần thưởng hay tăng lương.
Chi phí triển khai phần mềm khá cao

Chi phí sử dụng

AiHR hiện cung cấp đa dạng các gói để doanh nghiệp lựa chọn.

  • Gói Basic: Từ 26.000VND/user/tháng (1 quản trị viên và 100 người dùng).
  • Gói Standard: Từ 24.000VND/user/tháng (2 quản trị viên và 150 người dùng).
  • Gói Premium: Từ 22.000VND/user/tháng (3 quản trị viên và 200 người dùng).

Lưu ý: Cả 3 gói trên đều bị giới hạn tính năng khi triển khai.

  • Gói Enterprise: Không công khai giá, doanh nghiệp cần liên hệ để nhận tư vấn và báo giá.

Chấm điểm: 9/10

Phần mềm AiHR
Phần mềm AiHR quản trị nhân sự và tính lương trên một nền tảng duy nhất

Phần mềm tính lương 1Office

1Office là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, bao gồm tính năng quản lý tính lương. Việc triển khai 1Office sẽ giúp loại bỏ hoàn toàn quy trình tổng hợp thủ công, tính toán rắc rối, thiếu chính xác. Đặc biệt phần mềm hỗ trợ chuyển khoản lương nhanh chóng, giúp gia tăng trải nghiệm nhân viên.

Đối tượng sử dụng: Phần mềm tính lương 1Office hướng đến mọi doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô, phân khúc và lĩnh vực hoạt động khác nhau.

Tính năng nổi bật

  • Cài đặt bảng tính lương linh hoạt theo quy chế của doanh nghiệp, tùy biến linh hoạt các tham số lương.
  • Có bảng lương mẫu cho quản trị viên tham khảo.
  • Kết nối với các tính năng khác để lấy dữ liệu tính lương như chấm công, KPI…
  • Cho phép cài đặt cùng lúc nhiều bảng tính lương khác nhau.
  • Trả lương qua tài khoản ngân hàng MB liên kết với phần mềm.
  • Khai báo các khoản phụ cấp, bảo hiểm, thuế TNCN.
  • Xác nhận lương, phê duyệt online nhanh chóng.
  • Cung cấp báo cáo quỹ lương, báo cáo tình hình tiền lương theo nhiều tiêu chí, hỗ trợ quản lý ngân sách doanh nghiệp.
Ưu điểmNhược điểm
– Cài đặt quyền xem và chỉnh sửa lương trong hồ sơ nhân sự, đảm bảo an toàn dữ liệu.
– Trả lương trực tiếp 24/7, gia tăng trải nghiệm cho nhân viên.
– Tính năng tính lương được phát triển đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
– Phải có sự phê duyệt của kế toán, giám đốc mới chính thức chuyển cho nhân viên.
– Phải mua cả gói giải pháp, không có dịch vụ tính lương lẻ.

Chi phí sử dụng

  • Gói Freemium: miễn phí 01 năm sử dụng phần mềm cho tối đa 20 users.
  • Gói Standard HRM: 40.000đ/người dùng/tháng.
  • Gói Pro HRM: 60.000đ/người dùng/tháng.
  • Gói 1Office: 150.000đ/người dùng/tháng.

Chấm điểm: 9,4/10

Phần mềm 1Office
Giá thành của phần mềm tính lương 1Office khá cao so với mặt bằng chung

Phần mềm tính lương Base Payroll

Base Payroll là hệ thống tự động xử lý bảng lương tháng, một phần mềm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự Base HRM+. Phần mềm được đánh giá đáp ứng được hầu hết các nhu cầu tính lương của doanh nghiệp. Bên cạnh đó là khả năng tùy chỉnh thiết lập công thức tính lương, cài đặt chu kỳ trả lương. Nền tảng có nhiều điểm tương đồng với Excel nên dễ sử dụng.

Đối tượng sử dụng: Base Payroll phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều chi nhánh rải rác trên toàn quốc, đặc biệt là hệ thống ngân hàng, siêu thị và đơn vị giao vận.

Tính năng nổi bật

  • Tạo template tính lương theo từng chu kỳ, dựa trên công thức tùy chỉnh bởi quản trị viên, hoặc phần mềm tự động xây dựng công thức dựa trên các biến sẵn có.
  • Kết nối với các ứng dụng khác trong bộ giải pháp Base HRM để cập nhật dữ liệu, nhờ đó tối ưu hóa quy trình tính lương.
  • Tất cả bảng lương sau khi hoàn thiện sẽ được gửi cho lãnh đạo phê duyệt rồi mới gửi đến nhân viên qua email.
  • Sau khi thông tin bảng lương đã được đề xuất và phê duyệt, hệ thống sẽ tự động hiển thị và gửi phiếu lương cá nhân cho từng nhân viên.
  • Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương thủ công, đồng thời hệ thống cũng lưu lại lịch sử chỉnh sửa thủ công và thông báo cho người dùng về sự điều chỉnh này.
  • Tạo báo cáo tiền lương chuyên sâu như tổng số tiền lương đã chi trả, tổng thuế và BHXH, so sánh giữa các phòng ban, bộ phận, lương bình quân đầu người. Từ đó ban lãnh đạo nắm bắt được tổng quan tình hình chi trả lương tại doanh nghiệp.
Ưu điểmNhược điểm
Mọi thông tin điều chỉnh công thức lương, bảng lương đều được lưu lại trong lịch sử và thông báo cho nhân viên, đảm bảo tính công khai, minh bạch.
Tự động tính lương nhanh chóng.
– Chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
– Doanh nghiệp muốn sử dụng hiệu quả tính năng tính lương, cần xây dựng sẵn quy trình tính lương cơ bản.
– Không hỗ trợ bản dùng thử miễn phí.

Chi phí sử dụng

  • Gói Starter: 450.000VND/tháng/30 tài khoản.
  • Gói Growth: 900.000VND/tháng/60 tài khoản.
  • Gói Business: 900.000VND/tháng/60 tài khoản (+15.000VND/tài khoản từ thứ 61).
  • Gói Enterprise: Cần liên hệ nhà cung cấp để được báo giá phần mềm tính lương.

Chấm điểm: 9,3/10

Phần mềm Base Payroll
Phần mềm tính lương tối ưu cho doanh nghiệp quy mô lớn

Phần mềm tính lương Xero

Xero là một phần mềm kế toán trực tuyến toàn cầu, hiện đặt trụ sở ở nhiều quốc gia như Úc, New Zealand, Anh, v.vv.. Trong đó, tính năng Pay Runs được sử dụng để thanh toán lương. Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý tiền lương của nhân viên đang làm việc, lương hưu. Xero cung cấp bảng lương chính xác và liền mạch, nhờ đó doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được tình hình lương thưởng tại doanh nghiệp.

Đối tượng sử dụng: Chủ yếu các doanh nghiệp nước ngoài đặt văn phòng tại Việt Nam hoặc công ty đa quốc gia sẽ sử dụng phần mềm Xero. Phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Tính năng nổi bật

  • Các phiếu lương tạo trên Xero sẽ được lưu trữ trực tuyến và được mã hóa, nhờ đó bảo mật dữ liệu tiền lương. Nhân viên chủ động theo dõi trên điện thoại hoặc máy tính khi có nhu cầu.
  • Sau khi phê duyệt tất cả các khoản, Xero hỗ trợ thanh toán lương cho nhân viên vào tài khoản ngân hàng (cả thủ công và tự động).
  • Tích hợp dữ liệu chấm công, quản lý nghỉ phép và quy định về ốm đau, thai sản để tính lương.
  • Tính lương tự động theo quy định, dễ quản lý thời gian nghỉ ốm, thai sản.
  • Thiết lập được lịch trả lương linh hoạt theo tuần, tháng, hai tuần… hay lương theo ca kíp.
  • Tạo báo cáo thống kê chi tiết về lương, giao dịch ngân hàng, thanh toán lương, nghỉ phép.
Ưu điểmNhược điểm
– Thanh toán lương trực tuyến 24/7 rất nhanh chóng, đơn giản.
– Giao diện trực quan, dễ sử dụng.
– Hỗ trợ bản dùng thử miễn phí để trải nghiệm.
– Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác khi doanh nghiệp có nhu cầu.
– Tính năng tính lương chỉ đáp ứng được nhu cầu cơ bản, trường hợp tính lương phức tạp phần mềm sẽ không thể đáp ứng được.
– Chi phí cao so với các phần mềm khác.
– Chưa chuyển đổi ngôn ngữ sang tiếng Việt, khó sử dụng.

Chi phí sử dụng

Hiện Xero cho phép người dùng được sử dụng thử miễn phí trong vòng 30 ngày. Ở mỗi khu vực, nhà cung cấp sẽ có chính sách giá khác nhau. Bảng giá áp dụng cho toàn cầu hiện tại là:

  • Gói Starter: 29 USD/tháng.
  • Gói Standard: 46 USD/tháng.
  • Gói Premium: 62 USD/tháng.

Chấm điểm: 9/10

Phần mềm Xero
Thế mạnh của Xero là thanh toán lương trực tuyến

>>> Tìm hiểu thêm: Cách tính lương thử việc mới nhất theo quy định của Bộ luật Lao động <<<

Phần mềm tính lương Bamboo Payroll

Bamboo Payroll là một tính năng thuộc phần mềm quản trị nhân sự BambooHR, phát triển bởi Hoa Kỳ. Giải pháp được sử dụng khá phổ biến tại các bang của Mỹ. Bamboo Payroll kết hợp tính năng bảng lương với hệ thống thông tin nhân sự (HRIS), tập trung về phúc lợi nhân viên.

Đối tượng sử dụng: Phù hợp với các công ty nước ngoài đặt trụ sở tại Việt Nam có quy mô nhỏ, cần một phần mềm nhân sự tổng thể, dễ sử dụng.

Tính năng nổi bật

  • Thanh toán lương trực tuyến về tài khoản ngân hàng của nhân viên (chỉ áp dụng ở Hoa Kỳ).
  • Mọi dữ liệu được thu thập từ các tính năng cùng hệ thống BambooHR, không cần nhập liệu thủ công (với điều kiện doanh nghiệp sử dụng BambooHR cho tất cả mọi hoạt động quản trị).
  • Tính lương tự động, hạch toán đầy đủ các khoản phí, thuế, bảo hiểm, v.vv..
  • Thiết lập phiếu lương cho mỗi nhân viên, cho phép người dùng phân chia các nhóm thành toán, giải quyết được bài toán với các doanh nghiệp cần nhiều bảng lương cho nhiều đối tượng khác nhau.
  • Theo dõi lịch sử thanh toán lương và tổng hợp các báo cáo nhân sự – tiền lương.
  • Cho phép nhân viên xác nhận thanh toán ngay lập tức, theo dõi lịch sử thanh toán lương của nhân viên.
  • Tích hợp thư viện với hơn 100 mẫu báo cáo lương tiêu chuẩn hoặc người dùng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu báo cáo của mình.
  • Tính thuế và xuất báo cáo thuế hoàn chỉnh.
Ưu điểmNhược điểm
– Liên kết với tính năng kế toán để trình bày chi tiết lương thưởng vào sổ sách kế toán.
– Nhân viên có thể chủ động theo dõi phiếu lương của mình.
– Cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng.
BambooHR cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng qua hotline hoặc website khi cần.
– Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
– Vì nhân viên có thể tự chỉnh sửa một số thông tin nên sẽ không đảm bảo chính xác hoàn toàn về con số cuối cùng.
– Phần mềm quốc tế chưa được Việt hóa, chưa phù hợp với chính sách lương ở Việt Nam.
– Chi phí triển khai cao.

Chi phí sử dụng

Cần liên hệ với nhà phát triển để được báo giá chi tiết. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, giá của phần mềm sẽ được nhà cung cấp điều chỉnh sao cho phù hợp.

Chấm điểm: 9,3/10

Phần mềm Bamboo Payroll
Phần mềm quốc tế chưa phù hợp với chính sách trả lương tại Việt Nam

Giải pháp tính lương tự động DiigiC&B

DigiiC&B là giải pháp tính lương giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các hình thức trả lương phù hợp với đặc thù tổ chức như lương theo hiệu quả kinh doanh, lương 3P, lương sản phẩm… Bên cạnh đó là khả năng quản lý hệ thống lương, quản lý quỹ lương và hỗ trợ nhân viên theo dõi, kiểm tra bảng lương của mình. nhà quản lý hệ thống lương, xây dựng bảng lương hàng tháng và quản lý quỹ lương, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của phòng kế toán một cách hiệu quả.

Đối tượng sử dụng: Mọi quy mô doanh nghiệp đều có thể sử dụng giải pháp tính lương DiigiC&B. Đặc biệt là với những doanh nghiệp tập trung vào quẩn lý quỹ lương và chính sách đãi ngộ sẽ phù hợp với giải pháp này.

Tính năng nổi bật

  • Tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương, nhờ đó tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
  • Tích hợp tính năng chấm công, tổng hợp bảng công và chuyển dữ liệu sang để tính lương.
  • Thiết kế bậc lương đa dạng, theo dõi và tính lương theo các hệ số khác nhau như lương theo ca, lương theo địa điểm làm việc…
  • Với phần mềm này, bạn có thể quản lý tất cả các thông tin của nhân viên như hồ sơ, chuyên môn, kinh nghiệm và thông tin liên hệ.
  • Kết nối hệ thống KPI và kết quả đánh giá năng lực nhân viên làm cơ sở tính lương.
  • Tự động thống kê và lập các mẫu báo cáo dạng biểu đồ như thống kê lương chi tiết, khấu trừ thuế, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và phân tích quỹ lương hiện tại.
Ưu điểmNhược điểm
– Đáp ứng nhu cầu trả lương theo đặc thù và loại hình doanh nghiệp.
– Linh hoạt điều chỉnh bảng lương, công thức lương dễ dàng.
– Tập trung chính vào lương và chế độ phúc lợi.
– Kết nối với các công cụ khác trong cùng bộ giải pháp nhân sự.
Việc tích hợp digiiC&B với các phần mềm, hệ thống khác có thể gây tốn thời gian.

Chi phí sử dụng

Nhà cung cấp không công khai giá. Trường hợp có nhu cầu triển khai, doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để nhận tư vấn và báo giá cụ thể.

Chấm điểm: 9/10

Phần mềm tính lương tự động DiigiC&B
Phần mềm tính lương tự động DiigiC&B

Phần mềm tính lương miễn phí Paradise HRM

Paradise HRM là phần mềm tính lương được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Phần mềm tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ hoạt động quản lý nhân sự như chấm công, quản lý giờ làm việc, ngày nghỉ,… Trong đó tính năng tính lương hỗ trợ cả nghiệp vụ khấu trừ thuế, các khoản trợ cấp, xuất báo cáo tiền lương khi có nhu cầu. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc cho bộ phận nhân sự.

Đối tượng sử dụng: Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự.

Tính năng nổi bật

  • Xử lý dữ liệu chấm công và tự động tính lương hàng tháng.
  • Hỗ trợ việc tính lương cứng, lương theo sản phẩm, lương theo thời gian và có thể tùy chỉnh công thức tính lương.
  • Lưu trữ lịch sử chi trả, tăng lương, hỗ trợ xuất báo cáo tiền lương thành file excel.
  • Quản lý danh sách tăng, giảm và mức đóng bảo hiểm xã hội.
  • Lưu trữ, cập nhật thông tin nhân viên, người phụ thuộc, nhân sự nghỉ việc và thực hiện quyết toán lương.
Ưu điểmNhược điểm
– Phần mềm có các tính năng hỗ trợ hoạt động quản lý nhân sự hiệu quả.
– Quản lý, lưu trữ, tùy chỉnh thông tin nhân viên dễ dàng.
– Quản lý chi trả lương khoa học, hỗ trợ sử dụng trên nhiều nền tảng.
Để sử dụng phần mềm, người dùng cần trải qua quá trình đào tạo, bởi một số tính năng của phần mềm thao tác khá phức tạp.

Chi phí sử dụng

Đây là phần mềm miễn phí, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp để tải và cài đặt.

Chấm điểm: 8,9/10

Phần mềm tính lương miễn phí Paradise HRM
Phần mềm tính lương miễn phí Paradise HRM

Giải pháp quản lý tiền lương FTSHRM

FTSHRM được đánh giá là giải pháp giúp giải quyết được hầu hết các bài toán cơ bản trong công tác quản lý tiền lương tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, giải pháp cũng cung cấp các tính năng hỗ trợ quản lý nhân sự như quản lý thông tin nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, quản lý thiết bị tài sản, suất ăn, tạm ứng lương,…

Đối tượng sử dụng: Giải pháp phù hợp với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có nhu cầu xử lý các nghiệp vụ nhân sự – tiền lương cơ bản.

Tính năng nổi bật

  • Kết nối với tính năng chấm công, tổng hợp dữ liệu và tự động tính lương.
  • Hỗ trợ tạo và điều chỉnh công thức tính lương, bảng lương theo nhu cầu doanh nghiệp.
  • Khai báo và tính toán các loại phụ cấp, giảm trừ, bảo hiểm, thuế TNCN.
  • Cung cấp hệ thống báo cáo tiền lương chi tiết.
  • Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự, quá trình nâng lương, chế độ, nghỉ phép năm.
  • Tích hợp các tiện ích khác như: in phiếu lương, gửi phiếu lương qua email, đặt lệnh chuyển khoản,…
Ưu điểmNhược điểm
– Cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ hoạt động quản lý nhân sự
– Giải pháp có tính linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
– Đáp ứng nhu cầu tính lương cơ bản cho doanh nghiệp.
– Hỗ trợ kết nối với hệ thống ERP và công cụ kế toán để đồng bộ dữ liệu.
– Chi phí giải pháp tương đối cao, không phù hợp với ngân sách doanh nghiệp vừa và nhỏ.
– Tính năng tiền lương phát triển chưa chuyên sâu, mới chỉ đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản. Trường hợp doanh nghiệp có cơ cấu lương phức tạp, giải pháp sẽ không đáp ứng được nhu cầu.

Chi phí sử dụng

Giải pháp tiền lương FTSHRM hỗ trợ bản dùng thử miễn phí. Doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ dùng thử và nhận báo giá phần mềm chi tiết.

Chấm điểm: 8,8/10

Phần mềm quản lý tiền lương FTSHRM
Phần mềm quản lý tiền lương FTSHRM

>>> Tìm hiểu thêm: Hàm tính lương trong Excel và cách sử dụng chi tiết nhất <<<

Phần mềm tính lương Zoho Payroll

Zoho Payroll là công cụ tính lương thuộc bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Zoho People. Phần mềm hỗ trợ quản lý và tính lương hiệu quả.

Đối tượng sử dụng: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp nước ngoài, nhất là các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tiền lương với nghiệp vụ không quá phức tạp.

Tính năng nổi bật

  • Tự động cập nhật chi tiết dữ liệu chấm công và thời gian nghỉ của nhân viên làm cơ sở cho nghiệp vụ tính lương.
  • Tích hợp với các công cụ khác trong bộ quản trị nhân sự Zoho People như tự động đồng bộ hóa thông tin hồ sơ nhân viên.
  • Tuân thủ các quy định về thuế, tự động tính các khoản khấu trừ lương, hỗ trợ hoàn tiền và thủ tục trợ cấp cho nhân sự.
  • Với nhân sự sắp nghỉ việc: Tự động quy đổi ngày phép chưa sử dụng thành tiền lương, thực hiện quyết toán, chạy bảng lương và các thủ tục thôi việc khác.
  • Tùy chỉnh các khoản thanh toán trong cơ cấu tiền lương phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
Ưu điểmNhược điểm
– Nhân viên chủ động truy cập và tự theo dõi bảng lương cá nhân.
– Tích hợp để lấy dữ liệu với các giải pháp khác trong cùng bộ giải pháp.
– Hỗ trợ thủ tục nghỉ việc nhân sự, dễ dàng quản lý việc tăng lương, phụ cấp cá nhân, hoàn tiền và trợ cấp.
– Giá sản phẩm khá cao, không phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Chi phí sử dụng

Thay vì việc phân chia thành các gói theo số lượng user sử dụng và các tính năng đi kèm, Zoho Payroll cung cấp 2 lựa chọn theo 2 hình thức thanh toán, cụ thể:

  • Thanh toán từng tháng: 19 USD + 3 USD/nhân viên
  • Thanh toán theo năm: 190 USD + 30 USD/nhân viên (chiết khấu 2 tháng so với việc thanh toán theo từng tháng)

Chấm điểm: 8.8/10

Giải pháp tính lương Zoho Payroll
Giải pháp tính lương Zoho Payroll

Công cụ hỗ trợ nghiệp vụ tính lương Ecount ERP

Ecount ERP là phần mềm thuộc bộ giải pháp quản trị ERP và được áp dụng công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm cung cấp giải pháp tính lương nhanh chóng, chính xác, giúp giảm thiểu rủi ro. Bên cạnh đó, doanh nghiêp khi triển khai Ecount ERP có thể quản lý chấm công, theo dõi chứng từ, quản lý và theo dõi các chi phí phát sinh trong quản lý nhân sự.

Đối tượng sử dụng: Phần mềm Ecount ERP phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, với nghiệp vụ tính lương cơ bản.

Tính năng nổi bật

  • Liên kết dữ liệu chấm công và tự động tính toán lương, các khoản khấu trừ cho nhân viên.
  • Hỗ trợ gửi phiếu lương cho nhân viên thông qua email, truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
  • Cung cấp đa dạng các báo cáo về tình hình chi trả lương thưởng tại doanh nghiệp, dễ dàng kiểm tra nội dung chi trả lương.
  • Kết hợp với các mô-đun khác trong bộ giải pháp như kế toán, bán hàng, sản xuất…
Ưu điểmNhược điểm
– Tự động tính lương với các nghiệp vụ cơ bản.
– Quản lý chi tiết tình hình chi trả lương, các khoản thu nhập, khấu trừ lương.
– Hệ thống báo cáo chi tiết, giao diện dễ sử dụng.
– Một số thao tác vẫn phải thực hiện thủ công, chưa thực sự tự động hóa toàn bộ quy trình.
– Khả năng tùy chỉnh chức năng còn hạn chế.

Chi phí sử dụng

Phần mềm hỗ trợ cung cấp bản dùng thử miễn phí. Sau thời gian dùng thử, doanh nghiệp có thể tham khảo các gói triển khai dưới đây:

  • Gói 3 tháng: 3.000.000đ.
  • Gói 6 tháng: 6.000.000đ.
  • Gói 1 năm: 11.000.000đ

Chấm điểm: 8,7/10

Giao diện tính năng tính lương của Ecount ERP khá đơn giản
Giao diện tính năng tính lương của Ecount ERP khá đơn giản

Phần mềm tính lương Patriot Payroll

Patriot Payroll là phần mềm tính lương đáp ứng nghiệp vụ cơ bản, với giao dễ sử dụng. Bên cạnh tính năng tính lương, phần mềm còn hỗ trợ nộp thuế và thanh toán tự động cho nhân viên.

Đối tượng sử dụng: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có nhân sự tại nhiều quốc gia khác nhau, doanh nghiệp Việt Nam không phù hợp để triển khai phần mềm này.

Tính năng nổi bật

  • Phần mềm cung cấp 2 dịch vụ tính lương theo 2 cấp độ là cơ bản (basic) và đầy đủ (full service). Gói đầy đủ sẽ bao gồm cả dịch vụ nộp và thanh toán thuế cho doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ cài đặt lịch tính lương tự động.
  • Mức giá phù hợp với ngân sách nhiều doanh nghiệp. So với các phần mềm tính lương tương tự tại thị trường Hoa Kỳ, giá triển khai phần mềm Patriot Payroll được đánh giá khá rẻ.
  • Tích hợp sẵn với phần mềm kế toán. Nhờ đó doanh nghiệp nắm bắt nhanh chóng và chính xác về tình hình chi trả lương, tác động của quỹ lương so với ngân sách toàn doanh nghiệp.
  • Hệ thống báo cáo chi tiết: Bao gồm báo cáo bảng lương, chi tiết thanh toán, thời gian nghỉ phép, các khoản khấu trừ, lịch sử chuyển lương,…
Ưu điểmNhược điểm
– Mức giá phù hợp, giao diện thân thiện, dễ cài đặt và sử dụng.
– Tích hợp với phần mềm kế toán Patriot, dễ dàng in các phiếu chi khi có nhu cầu.
– Trường hợp doanh nghiệp cần tư vấn thuế, phần mềm hỗ trợ kết nốt với chuyên gia trong lĩnh vực này.
– Tốn nhiều thời gian khi doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản lương trực tiếp.
– Chưa cung cấp tính năng quản lý ca làm việc, quản lý vắng mặt của nhân sự.
– Quá trình tải xuống dữ liệu hàng loạt cồng kềnh

Chi phí sử dụng

Như đã đề cập ở trên, Patriot cung cấp 2 gói dịch vụ để doanh nghiệp lựa chọn với mức giá cụ thể là:

  • Gói Basic: 17 USD/tháng + 4 USD/nhân viên/tháng.
  • Gói Full Service: 37 USD/tháng + 4 USD/nhân viên/tháng.

Chấm điểm: 8,8/10

Phần mềm tính lương Patriot Payroll
Phần mềm tính lương Patriot Payroll

Phần mềm tính lương toàn cầu Rippling

Rippling là một giải pháp tính lương toàn cầu, hỗ trợ tính lương, bảo hiểm, các khoản khấu trừ một cách chính xác. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ kết nối với phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu nguy cơ sai sót, mất dữ liệu.

Đối tượng sử dụng: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, với nghiệp vụ lương không quá phức tạp.

Tính năng nổi bật

  • Tự động tính toán tiền lương sau khi đã trừ các khoản khấu trừ.
  • Tích hợp tính năng quản lý nhân sự toàn diện như chính sách phúc lợi nhân viên, đào tạo, quản lý tài sản…
  • Báo cáo tạo nhanh chóng và linh hoạt, giúp người dùng nắm bắt nhanh chóng các số liệu, chỉ số quan trọng liên quan đến chi trả lương.
  • So sánh các biến động về lương trong các tháng của từng nhân sự.
  • Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh bảng lương, hình thức thanh toán lương phù hợp với nhu cầu của mình.
Ưu điểmNhược điểm
– Phần mềm phổ biến toàn cầu, dễ triển khai và sử dụng.
– Cung cấp công cụ tính lương chuyên sâu và toàn diện.
– Có khả năng tích hợp với các nền tảng khác trong cùng hệ thống.
– Phù hợp với các doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam sẽ khó sử dụng.

Chi phí sử dụng

Nhà cung cấp không công khai giá dịch vụ. Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp để nhận tư vấn về phần mềm và nhận báo giá chi tiết.

Chấm điểm: 9,3/10

Phần mềm tính lương Rippling
Phần mềm tính lương Rippling

>>> Tìm hiểu thêm: Lương 3p là gì? Cách áp dụng hiệu quả mà doanh nghiệp cần biết <<<

Giải pháp tính lương tự động Paycor

Paycor là giải pháp quản trị nhân sự được phát triển bởi doanh nghiệp của Mỹ. Phần mềm dựa trên nền tảng đám mây, cung cấp hàng loạt tính năng từ tuyển dụng, quản lý giờ làm, chấm công, tính lương. Paycor hiện đang cung cấp giải pháp và là đối tác chính cho hơn 30.000 doanh nghiệp trên toàn cầu.

Đối tượng sử dụng: Phần mềm phù hợp triển khai cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Tính năng nổi bật

  • Do sử dụng trên nền tảng điện toán đám mây nên người dùng có thể theo dõi bảng lương mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
  • Hỗ trợ xuất báo cáo chi phí trả lương trước khi chốt bảng lương. Tính năng này giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được số tiền được khấu trừ cho bảng lương.
  • Paycor cung cấp cảnh báo về các lỗi, các vấn đề phát sinh trong quá trình tổng hợp và xử lý bảng lương.
  • Lưu trữ lịch sử bảng lương tới 3 năm.
  • Là phần mềm phát triển bởi doanh nghiệp Mỹ nên Paycor hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định về thuế của liên bang, tiểu bang, địa phương. Các chuyên gia về thuế của Paycor sẽ hỗ trợ khách hàng giải đáp vấn đề liên quan đến thuế.
  • Tính thuế chính xác theo nơi làm việc của nhân viên. Nếu một nhân viên làm việc tại nhiều khu vực có quy định về thuế khác nhau thì bảng lương vẫn có thể xử lý được, đảm bảo tính thuế chính xác.
Ưu điểmNhược điểm
– Đáp ứng nghiệp vụ tính lương toàn diện và chính xác.
– Quy trình triển khai phần mềm dễ dàng, hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp.
– Cảnh báo và nhắc nhở người dùng khi xuất hiện lỗi trong quá trình tính lương.
– Hỗ trợ kết nối chuyên gia để nhận tư vấn các vấn đề về thuế liên bang cho doanh nghiệp.
– Chi phí sử dụng khá cao so với ngân sách nhiều doanh nghiệp.
– Khả năng tùy chỉnh báo cáo còn hạn chế.

Chi phí sử dụng

Hiện tại nhà cung cấp không công khai bảng giá. Doanh nghiệp cần liên hệ để nhận tư vấn và báo giá chính xác nhất.

Chấm điểm: 9/10

Giái pháp tính lương toàn diện Paycor
Giái pháp tính lương toàn diện Paycor

Phần mềm tính lương TraxPayroll

Hiện nay phần mềm đã được mua lại bởi BambooHR và chỉ phục vụ các khách hàng sử dụng phần mềm BambooHR. Đây là phần mềm tính lương trực tuyến và dễ sử dụng, hỗ trợ tự động hóa quy trình tính lương, quản lý phúc lợi nhân viên.

Đối tượng sử dụng: Phù hợp với mọi doanh nghiệp, tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ cần cân nhắc khi lựa chọn triển khai phần mềm.

Tính năng nổi bật

  • Liên kết với dữ liệu chấm công làm cơ sở để tính lương cho nhân viên.
  • Hỗ trợ thiết lập nhiều nhóm thanh toán khác nhau và chạy bảng lương riêng cho từng nhóm này.
  • Cung cấp mẫu bảng lương và báo cáo lương, người dùng có thể tùy chỉnh, tích hợp theo nhu cầu.
  • Quản lý PTO (thời gian nghỉ có lương), tính thuế và xuất báo cáo thuế theo quy định.
  • Tích hợp với Bamboo HR, bổ sung thêm nhiều tính năng như quản lý phúc lợi, lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý đào tạo, ký số,…
Ưu điểmNhược điểm
– Phần mềm linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.
– Tự động hóa toàn diện nghiệp vụ tính lương.
– Đồng bộ với hệ thống BambooHR hỗ trợ quản lý nhân sự chuyên sâu.
– Việc sử dụng khá phức tạp đối với các doanh nghiệp nhỏ, tốn nhiều thời gian để đào tạo sử dụng phần mềm.
– Chi phí phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp.

Chi phí sử dụng

Hiện nay nhà cung cấp không công khai bảng giá. Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, giá triển khai phần mềm TraxPayroll sẽ khác nhau.

Chấm điểm: 9/10

Phần mềm tính lương TraxPayroll
Phần mềm tính lương TraxPayroll

Phần mềm tính lương Dsoft HRM

Dsoft HRM là phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu, tích hợp tính năng tính lương tự động. Với Dsoft HRM doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự từ khâu tuyển dụng cho đến chấm công, tính lương kèm theo các chế độ phúc lợi. Phần mềm có giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.

Đối tượng sử dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn trở lên, doanh nghiêp quy mô nhỏ sẽ gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm.

Tính năng nổi bật

  • Thống kê và quản lý chi tiết thời gian làm việc, nghỉ phép, thời gian đi muộn và làm thêm giờ.
  • Cho phép doanh nghiệp thiết lập các công thức tính lương khác nhau như lương khoán, lương tăng ca, lương tạm ứng…
  • Lưu trữ thông tin, lịch sử chi lương và phụ cấp, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu khi cần.
  • Quản lý hiệu quả thông tin, dữ liệu nhân sự, tình hình biến động nhân sự tại tổ chức.
  • Cung cấp hệ thống báo cáo nhân sự toàn diện, tuân thủ các quy định nhà nước.
Ưu điểmNhược điểm
– Tự động hóa nghiệp vụ tính lương.
– Hệ thống báo cáo tiền lương, phúc lợi toàn diện.
– Phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ do việc triển khai và sử dụng khá phức tạp.
– Chi phí sử dụng khá cao.

Chi phí sử dụng

Nhà cung cấp hỗ trợ bản trải nghiệm miễn phí. Sau khi dùng thử miễn phí, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn một trong 2 gói sau:

  • Quản lý tiền lương: 26.000.000đ/phiên bản.
  • Quản lý khối hải quan: 80.000.000đ/phiên bản.

Chấm điểm: 8,8/10

Giao diện phần mềm nhân sự tính lương DsoftHRM
Giao diện phần mềm nhân sự tính lương DsoftHRM

Phần mềm tính lương là gì

Phần mềm tính lương là giải pháp được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình tính và chi trả lương cho nhân viên. Bên cạnh đó là khả năng quản lý hiệu quả tình hình chi trả lương thông qua hệ thống báo cáo của mình. Với phần mềm tính lương, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, công sức, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Phân loại phần mềm tính lương

Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại phần mềm tính lương. Tuy nhiên việc phân loại dựa trên quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp là phổ biến nhất:

  • Phần mềm tính lương nội bộ: Là giải pháp tính lương được doanh nghiệp tự nghiên cứu, phát triển và vận hành. Phần mềm này chỉ sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp và phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn và có đội ngũ kỹ thuật, IT riêng
  • Phần mềm tính lương phát triển trên điện toán đám mây: Đây là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp sử dụng tính năng tính lương trực tuyến mọi lúc mọi nơi và lưu trữ dữ liệu trên máy chủ đám mây với chi phí tương đối thấp và dễ triển khai 
  • Phần mềm tính lương tích hợp: Loại phần mềm này kết nối với các hệ thống ERP hoặc HRM. Nhờ đó doanh nghiệp có thể quản lý tiền lương và dữ liệu nhân sự một cách đồng bộ.

>>> Tìm hiểu thêm: TOP 16+ phần mềm nhân sự HRM tốt nhất dành cho mọi doanh nghiệp <<<

Những vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm trước khi triển khai phần mềm tính lương

Để chọn lựa được một phần mềm tính lương nhân viên tối ưu, các doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố như sau:

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Một phần mềm tính toán tiền lương với giao diện phức tạp, khó sử dụng sẽ làm tốn nhiều thời gian. Vì thế, chọn mua phần mềm tính lương có thiết kế đơn giản, trực quan, gợi ý tính năng phù hợp theo ngữ cảnh là điều vô cùng quan trọng. Bạn có thể đăng ký bản dùng thử miễn phí để trải nghiệm phần mềm hoặc tìm kiếm những review từ những doanh nghiệp đã triển khai phần mềm đó trên Internet.

Một phần mềm, dù được “quảng cáo” với những tính năng vượt trội, cũng không nhất thiết là lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Một yếu tố quan trọng để đảm bảo giá trị sử dụng và ROI là mức độ tương thích với người dùng, hay nói cách khác là tính thân thiện của phần mềm. Vì vậy, bên cạnh các tính năng của phần mềm, bạn cũng cần xem xét mức độ dễ sử dụng của nó.

Tự động hóa quy trình tính lương

Đây là vấn đề quan trọng doanh nghiệp cần quan tâm. Khả năng này sẽ giúp doanh nghiệp tự động các nghiệp vụ tính lương từ quản lý công, tạm ứng cho đến quản lý công thức tính lương và các khoản phụ cấp, khấu trừ khác theo quy định.

Có thể cài đặt quy tắc tính lương linh hoạt

Mỗi bộ phận, chức vụ, vị trí thường được áp dụng quy chế tính lương riêng (lương 3P, lương cố định, lương theo doanh số, lương theo giờ làm việc, v.vv..). Phần mềm tính lương thông minh sẽ cho phép bạn tự do cài đặt công thức lương linh hoạt theo chính sách của công ty.

Mỗi doanh nghiệp có cách vận hành riêng, với sự khác biệt về giờ làm việc, chấm công, phân ca, tính tăng ca và chu kỳ trả lương (ngày, tuần, hoặc tháng). Điều này đòi hỏi phần mềm phải có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo các công thức quản lý lương đặc trưng hoặc sẵn sàng thích ứng với bất kỳ sự thay đổi nào trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Truy cập mọi lúc mọi nơi

Phần mềm tính toán lương trực tuyến trên điện toán đám mây là tối ưu nhất, vì bạn có thể truy cập dữ liệu ở bất cứ đâu, không cần dùng máy tính cố định. Bên cạnh đó, các phần mềm tính lương online còn cho phép nhân viên tự theo dõi bảng lương của mình mọi lúc, mọi nơi.

Mức độ bảo mật cao

Dữ liệu tiền lương là dữ liệu bảo mật của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy yêu cầu bảo mật là rất quan trọng. Khả năng bảo mật này sẽ liên quan đến 2 yếu tố là xác minh người dùng và ủy quyền cho họ trên hệ thống.

Quỹ lương, tiền lương là thông tin nhạy cảm cần được bảo mật. Bởi vậy công ty nên chọn phần mềm tính lương đạt chứng chỉ chất lượng cao như Tier 3, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, CMMi DEV 2.0 Level 3… Ngoài ra chức năng phân quyền cũng là một điểm nên ưu tiên sử dụng, giúp quản lý giới hạn khả năng truy cập của nhân viên HR hoặc nhân viên trong công ty, chỉ được xem các thông tin lương nhất định.

Mức độ hoàn thiện của các tính năng

Đôi khi các tính năng được cập nhật mới hoặc đang sửa lỗi có thể gây ra gián đoạn, mất kết nối hoặc tổn hại dữ liệu trong quá trình sử dụng. Vì thế, bạn nên chọn các phần mềm đã được hoàn thiện các tính năng và đang hoạt động ổn định.

Đội ngũ chuyên gia luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình

Mặc dù nhiều phần mềm tính lương hiện nay có giao diện dễ sử dụng, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần tìm kiếm một nhà cung cấp với đội ngũ luôn sẵn sàng hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai và sử dụng. Bởi nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, nên quá trình sử dụng sẽ có những thắc mắc cần hỗ trợ.

Thông thường, quyết định mua một phần mềm có thể xuất phát từ sự hạn chế về kỹ thuật của đội ngũ IT trong doanh nghiệp. Họ có thể không đủ chuyên môn để xử lý các lỗi kỹ thuật của phần mềm.

Tiêu chí chọn lựa phần mềm tính lương
Lưu ý khi chọn mua phần mềm tính lương

Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về phần mềm tính lương

Ngoài những thông tin đã đề cập, còn có nhiều vấn đề xoay quanh phần mềm tính lương cần được làm rõ.

Mức giá trung bình của phần mềm tính lương là bao nhiêu?

Mức giá sử dụng phần mềm tính lương khởi điểm từ 10.000VND/user/tháng. Đây được xem là chi phí khá rẻ, chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong tổng chi phí đầu tư kinh doanh. Trong khi đó, giá trị mà doanh nghiệp nhận lại được lại lớn hơn chi phí bỏ ra rất nhiều.

Có nên sử dụng ứng dụng tính lương miễn phí không?

Hiện nay trên thị trường đang có 2 dạng App tính lương là miễn phí và trả phí. Phần mềm miễn phí thường khá đơn giản, dễ sử dụng nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Với doanh nghiệp có quy mô vừa trở lên, phần mềm miễn phí sẽ không đáp ứng được nghiệp vụ tính lương. Đôi khi một số phần mềm miễn phí, quá trình sử dụng doanh nghiệp sẽ ít nhận được sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp.

Bên cạnh đó, app tính lương miễn phí có nhiều nhược điểm như yếu tố đảm bảo bảo mật không cao, công thức tính lương khó có thể được áp dụng linh hoạt, trải nghiệm bất tiện do có nhiều quảng cáo, v.vv.. Doanh nghiệp nên cân nhắc các app tính lương có trả phí để đảm bảo các nghiệp vụ tính lương được triển khai chính xác, nhanh chóng và bảo mật được dữ liệu tuyệt đối cho doanh nghiệp.

>>> Tìm hiểu thêm: Khám phá 30+ phần mềm chấm công miễn phí và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp <<<

Phần mềm tính lương có để lộ thông tin không?

Các phần mềm tính lương mới nhất luôn được đầu tư vào tính bảo mật, thể hiện ở hai khía cạnh:

  • Bảo vệ dữ liệu của toàn doanh nghiệp khỏi sự xâm nhập trái phép: Hệ thống quản trị sẽ luôn xác thực xem người đang sử dụng phần mềm có đúng là người dùng hợp lệ của hệ thống không.
  • Bảo vệ dữ liệu của từng nhân viên khỏi sự truy cập quá quyền hạn: Hệ thống cho phép quản trị viên ủy quyền chính xác những cá nhân được phép xem/chỉnh sửa/xóa dữ liệu bảng lương của nhân viên.

Số lượng nhân viên bao nhiêu thì nên sử dụng phần mềm tính lương?

Doanh nghiệp quy mô lớn hoặc nhà máy, phân xưởng nhiều công nhân viên nên sử dụng phần mềm tính lương để giảm thiểu khối lượng và gia tăng hiệu quả công việc. Phần mềm cũng giúp giảm thiểu sai sót khi bộ phận nhân sự phải đảm nhiệm kho dữ liệu khổng lồ.

Dù vậy, không có nghĩa doanh nghiệp quy mô nhỏ thì không cần đến phần mềm tính lương. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự tiền lương được tích hợp nhiều tính năng đa dạng, cho phép quản trị nhân sự trên nhiều phương diện.

Vì thế, dù với doanh nghiệp lớn hay nhỏ, một phần mềm nhân sự tiền lương tối ưu đều sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc quản trị.

Những điều cần biết về phần mềm tính lương
Giải đáp một số thắc mắc xung quanh phần mềm tính lương

Kết luận

Hy vọng rằng thông qua bài top 20+ phần mềm tính lương kèm review chi tiết trên đây của HappyTime, các nhà quản trị có thể chọn lựa được một giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Trường hợp bạn đọc cần tư vấn thêm hoặc đăng ký trải nghiệm các tính năng tính lương và quản lý nhân sự toàn diện, được tin dùng bởi các doanh nghiệp lớn như PNJ, FPT… hãy đăng ký trải nghiệm miễn phí HappyTime ngay.

[Download] Cách lập bảng chấm công làm 3 ca trên Excel kèm mẫu tải

Bảng chấm công làm 3 ca
Bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp thường được sử dụng tại doanh nghiệp, cơ sở sản xuất

Bảng chấm công 3 ca giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên trong từng ca. Để biết cách lập bảng chấm công làm 3 ca trên Excel cũng như tải mẫu bảng chấm công 3 ca, hãy cùng HappyTime tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Bảng chấm công làm 3 ca là gì?

Bảng chấm công 3 ca là gì?

Bảng chấm công 3 ca là một loại công cụ được sử dụng rộng rãi trong các cơ sở sản xuất, xí nghiệp hoặc nhà máy – giúp những doanh nghiệp có hoạt động liên tục trong 24 giờ và chia làm 3 ca dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Bằng cách này, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi giờ làm việc của từng công nhân và đối chiếu với bảng lương để tính toán mức lương phù hợp. 

Bảng chấm công 3 ca 4 kíp là gì?

Bảng chấm công 3 ca 4 kíp là một biến thể khác của bảng chấm công 3 ca. Đây là bảng chấm công thường được sử dụng tại các doanh nghiệp phân chia một ngày thành 3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 8 tiếng và được luân phiên bởi 4 kíp công nhân. Ví dụ:

  • Ngày 1: Ca 1 – kíp 1; Ca 2 – kíp 2; Ca 3 – kíp 3.
  • Ngày 2: Ca 1 – kíp 4; Ca 2 – kíp 1; Ca 3 – kíp 2.
  • Các ngày tiếp theo tiếp tục vòng tuần hoàn tương tự.

Thời gian làm việc phổ biến của 3 ca là:

  • Ca 1 (06h – 14h)
  • Ca 2 (14h – 22h)
  • Ca 3 (22h – 06h)

Tùy thuộc vào tính chất công việc và nhu cầu quản lý nhân sự mà doanh nghiệp sẽ thêm, bớt các yếu tố vào bảng chấm công cho phù hợp.

Bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp thường được sử dụng tại doanh nghiệp, cơ sở sản xuất
Bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp thường được sử dụng tại doanh nghiệp, cơ sở sản xuất

Xem thêm: Tổng Hợp Các Loại Bảng Chấm Công Trực Quan Và Thông Dụng Hiện Nay

Mục đích tạo bảng chấm công 3 ca, 3 ca 4 kíp

Đối các doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều nhân viên, việc quản lý và kiểm soát giờ làm việc của nhân sự cần thiết hơn bao giờ hết. Bảng chấm công 3 ca, 3 ca 4 kíp là một trong những công cụ hữu hiệu hỗ trợ quá trình này. Nó sẽ giúp nhà quản lý theo dõi:

  • Số ngày, số ca/kíp làm việc của nhân sự trong tháng.
  • Số giờ làm thêm của nhân sự trong ngày và thời gian làm thêm.
  • Tổng số giờ làm việc chính thức của nhân sự trong một ngày.
  • Tổng số giờ làm việc ngoài giờ của nhân sự trong ngày.
  • Phân bổ công việc và quản lý lịch làm việc hiệu quả.
  • Ngoài ra là một số yếu tố khác như ngày nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ, v.vv..

Hướng dẫn cách lập bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp trên Excel

Cách lập bảng chấm công 3 ca, 3 ca 4 kíp không có nhiều sự khác biệt. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn cụ thể dưới đây: 

Xây dựng bố cục bảng chấm công

Bố cục bảng chấm công làm 3 ca logic và hợp lý sẽ bao gồm những yếu tố sau:

Các thông tin cần có trong bảng

Mẫu bảng chấm công 3 ca
Mẫu bảng chấm công 3 ca

Bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp sẽ chứa những yếu tố sau: 

  • Tên và mã nhân viên.
  • Thứ, ngày, tháng chấm công.
  • Ca làm việc.
  • Kíp làm việc.
  • Giờ làm thêm.
  • Tổng số giờ công/ca/tăng ca
  • Các yếu tố khác (nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ, thưởng, phạt, v.vv..). 
  • Phần ký xác nhận.

Các bước tạo bảng chấm công 3 ca

  • Tạo bảng chấm công với mỗi nhân viên có 4 dòng. Trong đó 3 dòng ứng với 3 ca làm việc để theo dõi số công theo từng ca. Và 1 dòng ứng với thời gian tăng ca (có thể ký hiệu tắt là TC hoặc OT).
  • Mỗi tháng sẽ có từ 28-31 ngày, được đánh số từ 1 tới 31. Tùy vào mỗi tháng mà bạn xác định số ngày làm việc cho phù hợp.
  • Mỗi nhân viên sẽ có một phần tổng kết số công trong tháng, tổng thời gian tăng ca, số ngày nghỉ có phép, không phép. 
  • Trang trí kẻ khung, tô màu, căn chỉnh độ rộng cho bảng chấm công sao cho đẹp mắt và dễ nhìn. 
  • Để định dạng ngày về dạng thứ trong tiếng Anh, bạn chọn vào ô cần định dạng > Bấm chuột phải và chọn mục Format cells > Custom > Nhập  ddd vào mục Type > Bấm OK để hoàn tất.
Cách định dạng ngày trong bảng chấm công làm 3 ca
Cách định dạng ngày trong bảng chấm công làm 3 ca

**Lưu ý: Nếu lập bảng 3 ca 4 kíp thì bạn chỉ cần thêm một cột/dòng Kíp để phân chia và theo dõi nhân viên dễ dàng hơn. Ví dụ:

Mẫu bảng chấm công 3 ca 4 kíp
Mẫu bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Các ký hiệu dùng trong bảng chấm công

Dưới đây là các ký hiệu sẽ dùng trong bảng chấm công mà bạn cần chú ý:

  • Đi làm trong ca: X
  • Nghỉ phép: P
  • Nghỉ không phép: K
  • Tăng ca (TC): Đánh dấu bằng con số là số giờ tăng ca của người lao động.

Để chấm công vào bảng, bạn có thể theo dõi hình dưới đây:

Ví dụ cách chấm công vào bảng trên Excel
Ví dụ cách chấm công vào bảng trên Excel

Công thức sử dụng trong bảng

  • Công thức xác định thứ: Dùng hàm Date với số năm, tháng, ngày tương ứng theo từng ô. Ví dụ: =DATE(2023;$B$2;D3)
  • Công thức đếm số công: =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”).
  • Công thức tính số ngày nghỉ phép (P): =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”).
  • Công thức tính số ngày nghỉ không phép (K): =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”).
  • Công thức tính tổng số giờ làm thêm: =SUM([Vùng chấm công làm thêm giờ]).

Nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công làm 3 ca bằng file Excel

Mặc dù phương pháp chấm công truyền thống đã được sử dụng trong một khoảng thời gian dài nhưng nó vẫn tồn tại nhiều vấn đề thường gặp như:

  • Cần nắm vững kiến thức về Excel: Để sử dụng bảng chấm công làm 3 ca bằng file Excel, bạn cần phải có kiến thức cơ bản về công cụ này trong việc tạo, cập nhật và tính toán dữ liệu. Nếu không có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng phương pháp chấm công này.
  • Mất thời gian thực hiện công việc: Vì phương pháp chấm công bằng file Excel yêu cầu bạn phải nhập liệu thủ công, việc này có thể gây mất nhiều thời gian hơn so với sử dụng phần mềm tạo bảng chấm công tự động.
  • Khó khăn trong quản lý dữ liệu: Các tài liệu được lưu trữ trên nhiều tệp hoặc trong nhiều nguồn khác nhau có thể làm cho quá trình tìm kiếm và cập nhật dữ liệu trở nên phức tạp hơn.
  • Rủi ro về tính chính xác: Việc nhập liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót về dữ liệu và ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc tính lương cho người lao động.

Tạo bảng chấm công 3 ca, 3 ca 4 kíp tự động với HappyTime 

Chấm công và tính lương là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nhưng lại rất phức tạp và tốn nhiều thời gian. Với HappyTime, quá trình này trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Phần mềm sẽ giải quyết toàn bộ những vấn đề tồn đọng của phương pháp tạo chấm công bằng file Excel, tránh sai sót và tăng độ chính xác.

Một số ưu điểm nổi trội của HappyTime có thể kể đến như: 

  • Phân ca linh hoạt theo đặc thù của doanh nghiệp. Nhân viên có thể nắm bắt lịch làm việc và đăng ký đổi ca khi có nhu cầu.
  • Lưu trữ và quản lý thông tin lịch làm việc, bảng công dễ dàng. Các thông tin bảng lương, đơn từ xin nghỉ tự động được tính toán và kết xuất, giảm thiểu thời gian cho quá trình chấm công, tính lương.
  • Giảm thiểu thời gian và sai sót, tối đa hiệu suất của bộ phận C&B khi việc tổng hợp bảng công và tính lương đã được tự động hoá. Nhân viên có thể chủ động theo dõi và phản hồi thông tin chấm công, theo dõi phiếu lương ngay trên thiết bị di động.
HappyTime giúp tự động hóa quy trình chấm công, tính lương
HappyTime giúp tự động hóa quy trình chấm công, tính lương

Với những tính năng trên, HappyTime là một phần mềm cực hữu ích cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tối ưu quy trình chấm công và tính lương.

Nếu bạn vẫn còn phân vân thì có thể trải nghiệm HappyTime miễn phí ngay hôm nay trước khi đưa ra quyết định chính thức. 

5S trong y tế là gì? Cách triển khai 5S trong y tế

5S trong y tế là gì
5S trong y tế là gì

5S là một phương pháp quản lý hiệu quả được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là trong các bệnh viện, cơ sở y tế. Vậy, 5S trong y tế là gì? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây nhé.

Tìm hiểu về 5S trong y tế là gì?

5S trong y tế là một quy trình, phương pháp, bộ công cụ, nguyên tắc được áp dụng để cải thiện nơi làm việc, khu vực phòng bệnh, khám chữa bệnh, v.vv.. của bệnh viện, cơ sở y tế. Quy trình này bao gồm 5 yếu tố chính là:

  • Seiri – 整理 – Sort: Sàng lọc các yếu tố, thiết bị, công cụ,v.vv.. trong khu vực thực hiện 5S.
  • Seiton – 整頓 – Set in order: Sắp xếp khu vực thực hiện 5S.
  • Seiso – 清掃 – Shine: Sạch sẽ, dọn dẹp khu vực bệnh viện.
  • Seiketsu – 清潔 – Standardize: Săn sóc hoặc chuẩn hóa quy trình.
  • Shitsuke – 躾 – Sustain: Sẵn sàng hoặc duy trì thực hiện.
Tìm hiểu về 5S trong y tế là gì?
Tìm hiểu về 5S trong y tế là gì?

Lợi ích của 5S trong y tế là gì?

Vậy, lợi ích khi thực hiện 5S trong y tế là gì? Dưới đây sẽ là những lợi ích khi bạn thực hiện 5S trong bệnh viện, các cơ sở y tế:

Lợi ích với khách hàng, bệnh nhân

Việc thực hiện 5S trong y tế mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng, bệnh nhân đến sử dụng dịch vụ khám chữa bệnh. Cụ thể như sau:

  • Cơ sở y tế trở nên sạch sẽ, gọn gàng hơn, giúp tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, an toàn và thoải mái hơn người bệnh, khách hàng.
  • Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng giúp giảm thiểu những sai sót trong lâm sàng hay thuốc, giảm thiểu những rủi ro liên quan đến nguy cơ lây nhiễm cho người bệnh.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và độ hài lòng của người bệnh khi không phải chờ đợi quá lâu trong quá trình điều trị.
  • Giúp cơ sở y tế tiết kiệm chi phí hoạt động, giảm thiểu lãng phí tài nguyên y tế. Từ đó gián tiếp giúp người bệnh giảm chi phí ý tế, khám chữa bệnh và đồng thời tăng tính cạnh tranh của cơ sở y tế đó.
  • Mang đến một cảm giác khỏe mạnh cho người bệnh, giúp tinh thần của họ được nâng cao hơn trong quá trình thăm khám, điều trị.
Áp dụng 5S trong y tế giúp bệnh nhân cảm thấy thoải mái hơn khi khám chữa bệnh
Áp dụng 5S trong y tế giúp bệnh nhân cảm thấy thoải mái hơn khi khám chữa bệnh

Lợi ích với nhân viên y tế

Bên cạnh mang đến sự thoải mái hơn cho người bệnh, khách hàng, việc thực hiện 5S trong bệnh viện, các cơ sở y tế còn mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên y tế trong quá trình công tác, làm việc của mình. Việc thực hiện 5S trong bệnh viện giúp cải thiện chất lượng dịch vụ y tế và đem lại một số lợi ích quan trọng như sau:

  • Tạo cơ hội cho nhân viên y tế đóng góp ý kiến về cải thiện quy trình và tăng hiệu quả công việc thông qua hoạt động 5S.
  • Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, tiện nghi, giúp nhân viên y tế tập trung vào công việc hơn, tăng năng suất công việc.
  • Giúp nhân viên y tế xác định rõ vị trí và sử dụng dụng cụ công việc dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
  • Giúp nhân viên y tế tương tác và làm việc chuyên nghiệp hơn với đồng nghiệp và bệnh nhân thông qua việc sắp xếp gọn gàng các công cụ, dụng cụ.

Lợi ích cho các đơn vị y tế

Các cơ sở khám chữa bệnh, cơ sở y tế cũng sẽ nhận nhiều lợi ích từ việc thực hiện 5S. Ví dụ như sau:

Giảm sai sót và nâng cao chất lượng

Lỗi y khoa có nhiều nguyên nhân, bao gồm sử dụng thuốc và điều trị sai bệnh nhân. Việc sàng lọc và sắp xếp với 5S ngăn chặn lỗi này. Bảo quản thiết bị và môi trường làm việc sạch sẽ giảm “thời gian đi” tìm kiếm đồ vật. Áp dụng 5S cũng giúp tăng thời gian thăm khám và giảm sai sót trong lâm sàng.

Áp dụng 5S trong bệnh viện giúp giảm sai sót, nâng cao chất lượng phục vụ
Áp dụng 5S trong bệnh viện giúp giảm sai sót, nâng cao chất lượng phục vụ

Giúp giảm chi phí vận hành cho cơ sở

Luôn có quá nhiều lãng phí trong một cơ sở y tế, điều này không chỉ dẫn đến sự lãng phí vật tư, thời gian và không gian mà còn gây ra những vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ. Việc thực hiện 5S sẽ giúp tối ưu hóa các quy trình và loại bỏ các lãng phí sau:

  • Lưu trữ vật tư quá nhiều so với mức cần thiết tại kho. Điều này dẫn đến không gian lưu trữ bị chiếm đầy và khó khăn trong việc tìm kiếm vật tư cần thiết.
  • Sử dụng quá nhiều không gian cho việc lưu trữ thiết bị, dụng cụ. Như đã đề cập, không gian lưu trữ bị chiếm đầy sẽ làm ảnh hưởng đến việc lưu trữ và tìm kiếm vật tư.
  • Mất thời gian cho việc tìm kiếm các loại thuốc/thiết bị khi cần thiết. Do việc lưu trữ không khoa học, nên nhân viên y tế phải tốn thời gian để tìm kiếm vật tư cần thiết hoặc chờ đợi đến khi vật tư được tìm thấy.
  • Lãng phí thao tác do các vật tư, trang thiết bị y tế đặt ở các vị trí khó tiếp cận. Nhân viên y tế sẽ phải thực hiện nhiều thao tác không cần thiết để lấy được vật tư và trang thiết bị này.

Việc thực hiện 5S không chỉ giúp loại bỏ các lãng phí nói trên, mà còn tăng cường hiệu quả làm việc của các nhân viên y tế và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế cho bệnh nhân.

Bạn có thể loại bỏ các lãng phí khi áp dụng 5S trong y tế
Bạn có thể loại bỏ các lãng phí khi áp dụng 5S trong y tế

Một số lợi ích khác khi triển khai 5S trong y tế

Bên cạnh các lợi ích chính trên, việc triển khai 5S trong y tế cũng mang đến những lợi ích khác cho cơ sở y tế như sau:

  • Giảm thời gian mà người bệnh phải chờ đợi do các thiết bị, tài liệu được sắp xếp hợp lý. Từ đó thời gian xử lý các thủ tục nhanh chóng hơn.
  • Giảm tình trạng rối loạn thúc đẩy thường gặp trong bệnh viện, cơ sở y tế.
  • Giảm thiểu các tình huống, sự cố bất ngờ để giúp các nhân viên y tế luôn sẵn sàng trong mọi trường hợp.
  • Giúp giảm tình trạng trì hoãn trong điều trị, lâm sàng, từ đó giảm thiểu các khiếu nại đối với cơ sở y tế.
  • Tạo động lực cho nhân viên làm việc, giảm thiểu tình trạng nghỉ việc, tốn kém chi phí tuyển dụng.
Có nhiều câu trả lời khi bạn tìm hiểu về lợi ích của 5S trong y tế là gì
Có nhiều câu trả lời khi bạn tìm hiểu về lợi ích của 5S trong y tế là gì

Cách triển khai 5S trong y tế là gì?

Tương tự với quá trình triển khai 5S trong những đơn vị, cơ quan khác, triển khai 5S trong y tế cũng sẽ bao gồm tối ưu các thành phần của quy trình này. Dưới đây sẽ là hướng dẫn để giúp bạn hiểu hơn về cách triển khai 5S trong y tế là gì. Bao gồm:

Seiri – Sort: Sàng lọc

Bước đầu tiên khi thực hiện 5S trong y tế là sàng lọc khu vực. Với bước này, bạn cần:

  • Xác định thiết bị, vật tư y tế và các nguồn lực khác cần thiết cho công việc trong khu vực.
  • Loại bỏ bất kỳ hạng mục nào mà bạn đã thực hiện đánh giá là không cần thiết.

Đây là bước đầu tiên của 5S và rất quan trọng để đảm bảo môi trường làm việc tại cơ sở y tế an toàn và hiệu quả. Nếu không có bước này, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các bước tiếp theo, đó là sắp xếp mọi thứ theo đúng thứ tự và cài đặt. Do đó, hãy dành thời gian để hoàn thành bước này một cách cẩn thận và chính xác.

Sàng lọc là bước đầu tiên khi thực hiện 5S trong y tế
Sàng lọc là bước đầu tiên khi thực hiện 5S trong y tế

Seiton – Set in order: Sắp xếp

Sau khi hoàn tất giai đoạn sàng lọc, bước tiếp theo trong quy trình 5S là “Sắp xếp”. Bước này tập trung vào việc sắp xếp và tổ chức mọi thứ một cách có trật tự, đảm bảo rằng các khu vực làm việc của nhân viên y tế, khu vực khám chữa bệnh được sắp xếp hợp lý để tối đa hóa hiệu quả và năng suất. 

Để đạt được những mục tiêu trong bước này, bạn cần yêu cầu sự hợp tác và tham gia của tất cả nhân viên. Bằng cách chia sẻ trách nhiệm và phân công nhiệm vụ, mỗi người có thể đóng góp vào quá trình sắp xếp. Khi mọi thứ được sắp xếp đúng cách, không chỉ giúp tăng hiệu suất và năng suất, mà còn giúp cho mọi người sống và làm việc trong một không gian gọn gàng và tiện nghi hơn, đặc biệt là trong môi trường bệnh viện.

Seiso – Shine: Dọn dẹp sạch sẽ

Bước thứ ba trong 5S là “Sạch sẽ”, đó là một hoạt động rất quan trọng trong quá trình duy trì sự sạch sẽ và gọn gàng của mọi khu vực làm việc trong cơ sở y tế. Mục đích của giai đoạn này là để đảm bảo rằng không chỉ các vị trí làm việc như phòng khám, phòng xét nghiệm hoặc phòng điều trị được giữ sạch sẽ, mà còn cần áp dụng cho mọi hạng mục, vật dụng và phương tiện trong bệnh viện.

Mỗi nhân viên trong bệnh viện nên được chỉ định một khu vực để chịu trách nhiệm vệ sinh và giữ gìn sự sạch sẽ cho khu vực đó. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, ba chữ “S” đầu tiên (“Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ”) phải trở thành một phần của công việc hàng ngày và được đưa vào văn hóa của bệnh viện.

Sạch sẽ trong 5S yêu cầu cần giữ gìn vệ sinh mọi lúc, mọi nơi
Sạch sẽ trong 5S yêu cầu cần giữ gìn vệ sinh mọi lúc, mọi nơi

Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng Hệ thống 5S không chỉ là một quá trình tạm thời, mà còn là một phần quan trọng của nền tảng văn hóa của bệnh viện. Bằng cách tích cực tham gia vào hoạt động “Shine” và đưa ba chữ “S” vào văn hóa của bệnh viện, mỗi nhân viên sẽ đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.

Seiketsu – Standardize: Chuẩn hóa quy trình

Giai đoạn 5S “Chuẩn hóa” sẽ thực hiện thiết lập tiêu chuẩn cho các hoạt động 3S đầu tiên. Các chính sách và quy tắc hỗ trợ 3 bước đầu tiên sẽ được thiết lập trong bước này. Hệ thống 5S chỉ thành công nếu mọi người tuân thủ kỷ luật.

Bước này nhằm đưa “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ” vào công việc hàng ngày. Sau khi tiêu chuẩn được thiết lập, chúng cần được phân phối cho tất cả nhân viên thông qua trực quan hóa, vệ sinh và đào tạo thường xuyên.

Shitsuke – Sustain: Duy trì hiệu quả

Điều quan trọng là tiếp tục duy trì sự thay đổi tích cực dựa sau khi đã thực hiện 4S nói trên. Và bước cuối cùng trong 5S – Shitsuke sẽ thực hiện nhiệm vụ này. Để duy trì được hiệu quả của 5S trong cơ sở y tế, cần thay đổi thái độ và suy nghĩ, thúc đẩy sự tự giác cho nhân viên. Lưu ý rằng, 5S chỉ là điểm khởi đầu của văn hóa Kaizen và không phải là mục tiêu cuối cùng trong sứ mệnh cải tiến dịch vụ của bệnh viện.

Thực hiện 5S cần phải duy trì và tối ưu thường xuyên
Thực hiện 5S cần phải duy trì và tối ưu thường xuyên

Việc triển khai phương pháp 5S trong bệnh viện giúp cải thiện năng suất, tăng chất lượng, bảo trì an toàn và tăng tính hiệu quả của việc sử dụng đồ dùng. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về 5S trong y tế là gì.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime.vn để có được hiệu quả tốt hơn trong quá trình thực hiện 5S với tính năng Gamification và truyền thông nội bộ của HappyTime. Đây là hai tính năng hữu hiệu giúp truyền tải thông tin và kích thích động lực, tăng cường sự tham gia của nhân viên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ 5S hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Làm sao để nhân viên nghe lời – 8 cách hữu ích cho bạn

5S là gì trong sản xuất? Những vấn đề bạn cần lưu ý về 5S

5s là gì trong sản xuất
5s là gì trong sản xuất

Trong sản xuất, 5S là một trong những phương pháp có thể giúp doanh nghiệp tinh gọn quá trình tổ chức nơi làm việc hiệu quả hơn. Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu về 5S là gì trong sản xuất? Những lưu ý cần biết như thế nào nhé.

5S là gì trong sản xuất?

Phương pháp 5S là một cách tiếp cận có hệ thống để cải thiện tổ chức nơi làm việc. Đây là một phương pháp rất đơn giản, nhưng lại rất hiệu quả để tăng năng suất và làm việc hiệu quả hơn. Phương pháp này bao gồm 5 bước Seiri – Sàng lọc, Seiso – Sắp xếp, Seisou – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc (hoặc chuẩn hóa) và Shitsuke – Sẵn sàng (hoặc duy trì).

Mặc dù triết lý 5S trong sản xuất tinh gọn có thể nghe có vẻ trừu tượng, nhưng đây là một phương pháp thực hành rất hiệu quả và thực tế. Để đạt được thành công trong vấn đề này, yếu tố nhân lực được coi là rất quan trọng. Khi triết lý này được áp dụng, nơi làm việc sẽ được tổ chức một cách hợp lý và kết quả là hoạt động sản xuất sẽ được cải thiện nhanh chóng.

Tìm hiểu về 5S là gì trong sản xuất để sản xuất tinh gọn hơn
Tìm hiểu về 5S là gì trong sản xuất để sản xuất tinh gọn hơn

Lợi ích khi thực hiện 5S là gì trong sản xuất?

Mục đích của 5S là làm cho nhà máy sản xuất hoạt động tốt hơn bằng cách làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng hơn. Điều này xảy ra bằng cách làm cho không gian có ý nghĩa; các công cụ và vật liệu được đặt ở những vị trí hợp lý dựa trên người cần chúng, tần suất cần chúng, v.vv.. Cụ thể có những lợi ích sau:

  • Tăng năng suất: Khi nơi làm việc được sắp xếp gọn gàng, tất cả các công cụ và vật dụng được đặt ở vị trí phù hợp, công nhân có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tập trung vào công việc của mình. Điều này dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả lao động.
  • Giảm thời gian chờ đợi: Nếu công cụ, vật dụng và nguyên liệu được đặt ở vị trí phù hợp, nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sử dụng chúng. Điều này làm giảm thời gian chờ đợi và giúp sản xuất diễn ra nhanh hơn.
  • Tăng tính an toàn: Việc sắp xếp và tổ chức nơi làm việc đúng cách giúp giảm nguy cơ tai nạn lao động và làm tăng tính an toàn cho các nhân viên.
  • Giảm lãng phí: Khi nơi làm việc được tổ chức đúng cách, việc tìm kiếm và lấy các công cụ, vật dụng, nguyên liệu được giảm thiểu. Việc này giúp giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
  • Tăng chất lượng sản phẩm: Khi nơi làm việc được sắp xếp sạch sẽ và gọn gàng, sản xuất được thực hiện trong môi trường làm việc tốt hơn. Điều này giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Bạn có thể thấy rõ hiệu quả của áp dụng 5S trong sản xuất khi so sánh 2 hình ảnh trước và sau khi thực hiện:

Trước khi thực hiện 5S (theo dõi hình ảnh dưới)

  1. Hàng tồn kho sắp xếp lộn xộn.
  2. Có những khoảng không, hàng hóa cũ chưa được sử dụng.
  3. Các dụng cụ sắp xếp ở vị trí nguy hiểm, chồng chéo trong lối đi.
  4. Không có tổ chức rõ ràng để quản lý các hàng hóa.
  5. Rác thải tích tụ bừa bãi.

Sau khi thực hiện 5S (theo dõi hình ảnh dưới)

  1. Thùng và giá đỡ được sắp xếp gọn gàng hơn.
  2. Theo dõi tồn kho trong khu vực sản xuất hiệu quả.
  3. Các thùng, khu vực được dán nhãn.
  4. Thùng, giá đỡ và sàn nhà được giữ sạch sẽ và trong tình trạng tốt.
  5. Khu vực được chiếu sáng tốt hơn.
  6. Giá đỡ đủ thấp để không cần dùng thang để tiếp cận hàng tồn kho.
So sánh sự khác biệt khi trước và sau thực hiện 5S
So sánh sự khác biệt khi trước và sau thực hiện 5S

Các bước chuẩn bị trước khi áp dụng 5S trong sản xuất

Để quá trình 5S trong sản xuất được hiệu quả và thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ các chi phí và nguồn nhân lực cho quá trình này. Cụ thể như sau.

Chuẩn bị chi phí cho 5S

Có hai chi phí chính mà bạn cần quan tâm khi khi bắt đầu tìm hiểu về 5S là gì trong sản xuất. Hai chi phí này là:

Chi phí chuyển hướng lao động

Khi bắt đầu một dự án 5S, bạn sẽ cần nhiều thời gian để hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, vượt qua các “cạm bẫy” và “rào cản”, xây dựng kế hoạch hành động phù hợp,… Số chi phí tương ứng với số thời gian cần thực hiện chính là chi phí chuyển hướng lao động. Đây sẽ là chi phí gián tiếp đầu tiên mà doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra để thực hiện 5S.

Tuy vậy, đây là một giai đoạn quan trọng trong quá trình xây dựng quy trình 5S trong sản xuất và lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu. Việc đầu tư thời gian vào giai đoạn này sẽ giúp đảm bảo rằng các quy trình, kế hoạch được thiết lập một cách chính xác, quá trình thực hiện được thuận lợi hơn.

Bạn cần chuẩn bị chi phí chuyển hướng lao động khi thực hiện 5S trong sản xuất
Bạn cần chuẩn bị chi phí chuyển hướng lao động khi thực hiện 5S trong sản xuất

Chi phí vật liệu, hàng hóa, công cụ

Để đạt được mục tiêu 5S, việc mua và/hoặc đặt hàng nhiều loại vật liệu, hàng hóa, công cụ khác nhau là cần thiết. Tuy nhiên, việc đầu tư vào các sản phẩm này sẽ giúp tăng đáng kể hiệu suất quy trình và giảm thời gian và chi phí trong quá trình sản xuất. 

Một số sản phẩm cần thiết có thể bao gồm như băng keo dán sàn, máy in nhãn công nghiệp, hộp đựng dụng cụ xốp, bảng bóng, giá đỡ và bảng trắng để lập bản đồ 5S trong sản xuất. Việc đầu tư vào các sản phẩm này sẽ giúp tăng cường quy trình sản xuất, đưa sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Chuẩn bị nguồn nhân lực thực hiện 5S

Sau khi chuẩn bị chi phí, bạn cần chuẩn bị nhân lực để thực hiện nguyên tắc này. Với nguồn nhân lực, bạn cần lưu ý 2 vấn đề chính:

  • Nhân lực quản lý, giám sát: Thường sẽ là một đội nhóm tập hợp các nhân viên phù hợp để đảm nhiệm vai trò này. Những nhân viên này sẽ được đào tạo cách áp dụng 5S là gì trong sản xuất, nên áp dụng như thế nào, những vấn đề cần lưu ý, v.vv.. Từ đó giúp quá trình triển khai 5S trong sản xuất hiệu quả hơn.
  • Sự tham gia của nhân viên: Đây là yếu tố rất quan trọng để đạt được thành công trong việc triển khai 5S. Để đảm bảo sự tham gia đầy đủ của nhân viên, có thể sử dụng các phương pháp khác nhau như đào tạo và giáo dục về 5S, tạo ra các hoạt động kích thích nhân viên tham gia, hoặc cung cấp các chương trình khuyến khích nhân viên cống hiến thời gian và tài năng của mình cho quá trình triển khai 5S.
Nhân lực là yếu tố quan trọng trong áp dụng 5S
Nhân lực là yếu tố quan trọng trong áp dụng 5S

Lưu ý trước khi bắt đầu với 5S trong sản xuất

Để bắt đầu với 5S trong sản xuất, bạn cần tìm được sự ủng hộ của nhân viên. Hiểu đơn giản là nhân viên có thái độ cởi mở, sẵn sàng và có cam kết đóng góp để nỗ lực thành công trong quá trình áp dụng nguyên tắc 5S. Một số cách hữu ích để phát triển sự ủng hộ của nhân viên bao gồm:

  • Tăng cường thông tin và giáo dục để nhân viên hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của 5S và lợi ích mang lại cho tổ chức.
  • Tạo điều kiện thuận lợi để 5S trong sản xuất được thực hiện: Tổ chức cung cấp dụng cụ, thiết bị hỗ trợ, tạo ra môi trường làm việc thuận tiện để nhân viên dễ dàng thực hiện 5S.
  • Cung cấp các ví dụ và khuôn khổ để thành công hơn khi thực hiện 5S trong sản xuất.
  • Cho phép nhân viên thảo luận về các rào cản và cạm bẫy tiềm ẩn của các khuyến nghị.
  • Cung cấp thông tin chi tiết về quy trình 5S sẽ thực sự hoạt động như thế nào để giúp giảm bớt một số điều chưa biết có thể cản trở quy trình.
  • Tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đội, các nhóm công việc để khuyến khích nhân viên thực hiện 5S một cách tích cực.
  • Tổ chức đánh giá và thưởng cho nhân viên thực hiện tốt 5S để khuyến khích sự đóng góp tích cực của nhân viên cho tổ chức.
Bạn cần có sự ủng hộ của nhân viên trước khi thực hiện 5S
Bạn cần có sự ủng hộ của nhân viên trước khi thực hiện 5S

Các bước cần biết khi áp dụng 5S trong sản xuất

Tùy thuộc vào quy mô của từng đơn vị, việc xác định các bước để áp dụng 5S trong sản xuất sẽ khác nhau. Tuy vậy, nhìn chung sẽ xoay quanh 5 thành phần chính của 5S. Bao gồm:

Seiri – Sàng lọc

Trong giai đoạn “Seiri” của phương pháp 5S, bạn cần phân loại tất cả các công cụ, đồ đạc, thiết bị, vật liệu, tài nguyên, và nhiều thứ khác trong khu vực sản xuất. Bước này được thực hiện để xác định những thứ cần thiết và những thứ có thể loại bỏ. Từ đó, việc tổ chức khu vực sản xuất trở nên hiệu quả hơn và giảm thiểu sự lãng phí.

Một số vấn đề cần xác nhận trong giai đoạn này như sau:

  • Vật phẩm này có sử dụng trong công việc hàng ngày không? Ai sử dụng những vật phẩm đó?
  • Nếu không, có thể loại bỏ được hay không?
  • Bạn cần giữ lại bao nhiêu vật phẩm trong khu vực để đảm bảo sản xuất diễn ra thuận lợi?
Sàng lọc là bước đầu tiên khi thực hiện 5S trong sản xuất
Sàng lọc là bước đầu tiên khi thực hiện 5S trong sản xuất

Seiton – sắp xếp

Sau khi hoàn tất quá trình sàng lọc ban đầu, các mục còn lại có thể được sắp xếp một cách hợp lý hơn để tăng tính hiệu quả. Điều này có thể được thực hiện thông qua bước Seiton của 5S. Hệ thống thiết bị và dụng cụ trong sản xuất sẽ được phân loại và sắp xếp dựa trên các yếu tố như:

  • Ai hoặc bộ phận nào, bước nào trong sản xuất sẽ sử dụng những thiết bị, công cụ đó?
  • Mục đích sử dụng của các thiết bị, công cụ đó là gì?
  • Thời điểm phổ biến mà các thiết bị, công cụ đó được sử dụng. Ví dụ đầu tháng, cuối tháng, đầu năm, cuối năm.
  • Loại dụng cụ hoặc thiết bị được sử dụng.

Sau khi các mục được nhóm một cách thích hợp, bạn cần sắp xếp gọn gàng theo cách hợp lý nhất với quy trình sản xuất đã được xác định trước đó. Điều này sẽ giúp tăng tính hiệu quả của quy trình sản xuất và giúp công việc diễn ra trơn tru hơn.

Sau khi sàng lọc theo 5S trong sản xuất, bạn cần sắp xếp các thiết bị, công cụ phù hợp
Sau khi sàng lọc theo 5S trong sản xuất, bạn cần sắp xếp các thiết bị, công cụ phù hợp

Seiso – sạch sẽ

Trong giai đoạn Seiso, nơi sản xuất được làm sạch kỹ lưỡng để đảm bảo vệ sinh và bảo trì thiết bị và máy móc. Điều này bao gồm những công việc cơ bản như phủi bụi, quét, dọn dẹp và lau nhà, song song với việc kiểm tra và bảo trì thiết bị và máy móc. 

Bước này được thiết kế để giữ cho không gian sản xuất luôn được ngăn nắp và sạch sẽ, giúp xác định bất kỳ sự cố thiết bị nào có thể ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất nhanh chóng hơn. Không chỉ nhân viên vệ sinh được yêu cầu giữ cho khu vực sạch sẽ, mà tất cả các nhân viên cần được khuyến khích duy trì không gian làm việc của mình.

Seiketsu – săn sóc (hoặc chuẩn hóa)

Bước Seiketsu – chuẩn hóa được thực hiện để đảm bảo rằng khu vực sản xuất sẽ không trở lại trạng thái cũ sau khi hoàn tất ba bước đầu tiên. Trên thực tế, sắp xếp và dọn dẹp không phải là công việc sẽ được nhân viên tự giác thực hiện thường xuyên khi triển khai 5S tại nơi sản xuất. Do đó, để trở thành thói quen hoặc quy trình vận hành tiêu chuẩn, các nguyên tắc được tiêu chuẩn hóa, các nhiệm vụ được giao thường xuyên và lịch trình được lập.

Chuẩn hóa sẽ giúp quá trình 5S trong sản xuất được tinh gọn hơn
Chuẩn hóa sẽ giúp quá trình 5S trong sản xuất được tinh gọn hơn

Shitsuke – Sẵn sàng (hoặc Duy trì)

Đây là bước cuối cùng trong thực hiện 5S tại khu vực sản xuất. Để duy trì được nguyên tắc này, bạn cần phải đảm bảo tính nhất quán đối với toàn bộ nhân viên. Nhất quán trong truyền đạt, thực hiện, xử phạt và khen thưởng.

Bên cạnh đó, việc duy trì 5S cũng nên được đánh giá và theo dõi thường xuyên nhằm đảm bảo nhân viên đang áp dụng phương pháp này đúng cách và hiệu quả. Nếu cần thiết, một số điều chỉnh có thể được thực hiện để đảm bảo rằng 5S đang được áp dụng một cách tối ưu.

Hy vọng bạn sẽ hiểu về 5S là gì trong sản xuất và triển khai như thế nào với bài viết chia sẻ ngày hôm nay.

Để giúp bạn thực hiện 5S một cách hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng thêm công cụ hỗ trợ tuyệt vời là HappyTime. Với HappyTime, bạn có thể sử dụng tính năng truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng và Gamification để dễ dàng thông báo và thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S một cách hiệu quả nhất. Hãy truy cập ngay HappyTime.vn để trải nghiệm và nâng cao hiệu quả của quá trình 5S trong sản xuất hơn nhé.

Tìm hiểu thêm:

Nguyên tắc 3D 5S là gì? Bí quyết giúp lãnh đạo thành công hơn

3D 5S là gì
3D 5S là gì

3D 5S là một trong những bí quyết quản lý doanh nghiệp thành công và là nguyên tắc quan trọng để nâng cao chất lượng quản lý nhân sự. Vậy, nguyên tắc 3D 5S là gì? Bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây để hiểu hơn về vấn đề này nhé.

Nguyên tắc 3D 5S là gì?

Trên thực tế, 3D 5S là nguyên tắc quản trị, nâng cao chất lượng nhân sự được kết hợp giữa nguyên tắc 3D và nguyên tắc 5S. Để hiểu rõ hơn về 3D 5S là gì, hãy cùng tìm hiểu về 3D và 5D nhé.

Nguyên tắc 3D là gì?

3D là nguyên tắc hướng dẫn người quản lý chỉ đạo nhân viên hiệu quả hơn dựa vào 3 yếu tố chính là Directing (chỉ đạo), Dicussing (Thảo luận) và Delegating (Ủy thác). Nguyên tắc này hướng những người lãnh đạo nên đưa ra định hướng rõ ràng, dẫn dắt nhân viên để họ biết chính xác những gì cần làm và quy trình thực hiện ra sao để đạt được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Tìm hiểu về 3D và 5S để hiểu rõ hơn về khái niệm của nguyên tắc 3D 5S là gì?
Tìm hiểu về 3D và 5S để hiểu rõ hơn về khái niệm của nguyên tắc 3D 5S là gì?

Nguyên tắc 5S là gì?

Bên cạnh 3D, bạn cũng cần phải biết về 5S để hiểu được chính xác nguyên tắc 3D 5S là gì.

5S là một phương pháp giúp tổ chức nơi làm việc và làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, tổ chức và hiệu quả. Bằng cách thực hiện 5S, các nhân viên có thể tăng năng suất, giảm thời gian tìm kiếm vật dụng và tăng tính an toàn trong nơi làm việc. 

Theo đó, 5S gồm 5 thành phần chính như sau:

Lý do bạn sẽ lãnh đạo thành công hơn với 3D 5S là gì?

Vậy, lý do nên sử dụng nguyên tắc 3D 5S là gì là gì? Dưới đây là những lý do mà bạn nên tham khảo:

  • Áp dụng 3D 5S sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn.
  • Gia tăng trải nghiệm cho nhân viên, giúp nhân viên giảm bởi sự căng thẳng trong công việc do những tác nhân bên ngoài.
  • Cải thiện năng suất lao động rõ rệt cho doanh nghiệp.
  • Tạo tinh thần làm việc, môi trường làm việc cởi mở cho nhân viên.
  • Khuyến khích sự sáng tạo, năng động, từ đó tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả, có nhiều sáng kiến hơn cho doanh nghiệp.
3D 5S mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên và doanh nghiệp
3D 5S mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên và doanh nghiệp

Các thành phần cụ thể trong 3D 5S là gì?

Các yếu tố trong 3D

Cụ thể, 3 yếu tố trong 3D như sau:

Directing – Nguyên tắc chỉ đạo trực tiếp

Đầu tiên, một người lãnh đạo có nhiệm vụ quan trọng là truyền đạt và giải thích chính xác, trực tiếp cho nhân viên về:

  • Công việc mà họ phải thực hiện.
  • Cách thức thực hiện công việc đó.
  • Các thời hạn để hoàn thành nhiệm vụ.
  • Phân công vai trò cho nhân viên và giúp đặt ra tiêu chuẩn và kỳ vọng. 

Bên cạnh đó, trách nhiệm của người lãnh đạo theo chữ D này cũng bao gồm:

  • Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn để giúp định hình mục tiêu dài hạn.
  • Đưa ra quyết định với trách nhiệm phải chịu trách nhiệm với quyết định đó.
  • Đánh giá và tìm ra cách giải quyết tốt nhất cho các vấn đề phát sinh.
  • Tiến hành giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và cung cấp phản hồi và đánh giá chi tiết.
  • Công nhận và tôn vinh những thành tựu đạt được bằng cách trao thưởng cho những nhân viên có hiệu suất làm việc cao.

Từ góc độ truyền thông, khi áp dụng chữ D đầu tiên trong 3D, nhà lãnh đạo cần truyền đạt cho nhân viên và cung cấp những hướng dẫn chi tiết. Từ đó,  giúp họ hiểu rõ hơn về công việc mà mình phải hoàn thành. Trong tình huống này, kỹ năng giao tiếp hiệu quả với các thông tin ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ là rất quan trọng.

Nguyên tắc Directing trong 3D phù hợp để lãnh đạo các nhân viên mới
Nguyên tắc Directing trong 3D phù hợp để lãnh đạo các nhân viên mới

Discussing – Nguyên tắc thảo luận

Nguyên tắc này đề cập đến phương thức lãnh đạo và nhân viên cần thời gian thảo luận để đưa ra những giải pháp kinh doanh hiệu quả. Khi sử dụng nguyên tắc lãnh đạo này sẽ có những lợi ích như sau:

  • Mọi thành viên có thể trình bày ý tưởng của mình với việc hoàn thành mục tiêu chung.
  • Giúp nhân viên phát triển được kỹ năng phản biện, cung cấp thông tin phản hồi và lắng nghe giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn.
  • Giúp nâng cao cam kết của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu công ty.

Quản lý và nhân viên có thể cùng nhau đưa ra đánh giá và lựa chọn phù hợp để giải quyết vấn đề. Sau đó, cả hai bên cũng thực hiện giám sát hiệu quả phản hồi và thực hiện những hành động cần thiết để đạt được mục tiêu.

Delegating – Nguyên tắc ủy thác

Ủy thác là nguyên tắc lãnh đạo cuối cùng trong 3D và phù hợp để áp dụng với các nhân viên có kinh nghiệm, kiến thức cũng như kỹ năng hoàn thành công việc. Khi nhà quản lý giao quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên để hoàn thành công việc sẽ có những lợi ích như:

  • Giúp cho nhà quản lý có thời gian cho những nhiệm vụ khác như nghiên cứu thị trường hay tư duy chiến lược.
  • Giúp nhân viên phát triển kỹ năng quản lý thời gian của họ.
  • Phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn, nơi mà việc giám sát và quản lý đội ngũ nhân viên trở nên khó khăn hơn.
Delegating trong 3D sẽ phù hợp để lãnh đạo nhân viên đã có kinh nghiệm
Delegating trong 3D sẽ phù hợp để lãnh đạo nhân viên đã có kinh nghiệm

Nhà quản lý theo trường phái này đưa cho nhân viên danh sách những việc cần hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Nếu nhân viên gặp khó khăn hoặc thắc mắc về việc hoàn thành công việc, họ có thể đưa ra ý kiến phản hồi và trao đổi với nhà quản lý để được hỗ trợ. Mọi hoạt động thưởng phạt với kết quả được ghi nhận đều thể hiện năng lực làm việc độc lập của nhân viên với những quyết định hợp lý.

Nhà quản lý theo trường phái này đưa cho nhân viên danh sách những việc cần hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Nếu nhân viên gặp khó khăn hoặc thắc mắc về việc hoàn thành công việc, họ có thể đưa ra ý kiến phản hồi và trao đổi với nhà quản lý để được hỗ trợ. Mọi hoạt động thưởng phạt với kết quả được ghi nhận đều thể hiện năng lực làm việc độc lập của nhân viên với những quyết định hợp lý.

Các yếu tố trong 5S

Các yếu tố trong 5S bao gồm:

Seiri – Sàng Lọc

Seiri là bước đầu tiên trong quy trình 5S, bước này đề cập đến hoạt động sắp xếp những hàng mục lộn xộn trong khu vực làm việc. Giúp bạn có thể tập trung vào những mục cần thiết và loại bỏ những mục không cần thiết. Điều đó sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc của bạn và giảm thiểu sự mất tập trung.

Trong giai đoạn đầu tiên, bạn sẽ phải phân loại tất cả các loại hàng hóa vào những vị trí nhất định và bỏ qua những thứ không cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đạt được kết quả tốt nhất, hãy xem xét cách sắp xếp hàng hóa một cách thông minh để tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa. Mục đích chính của quy trình này là giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa bằng cách sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. 

Bạn cần loại bỏ những yếu tố không cần thiết với bước Sàng lọc của 5S
Bạn cần loại bỏ những yếu tố không cần thiết với bước Sàng lọc của 5S

Seiton – Sắp xếp

Seiton là bước tiếp theo trong quá trình 5S. Với bước này, bạn sẽ thực hiện quản lý và sắp xếp nơi làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn. Sau bước sàng lọc, bạn cần tiếp tục sắp xếp những vật dụng cần thiết theo một cách khoa học và hợp lý nhất có thể, nhằm tăng tính tiện dụng và tối ưu hóa không gian làm việc.

Khi thực hiện Seiton, bạn có thể tận dụng các nguyên tắc khoa học như sử dụng không gian trống để sắp xếp, sắp xếp theo tần suất sử dụng, theo kích thước và hình dạng. Việc sắp xếp khoa học giúp đảm bảo mọi vật dụng được đặt ở đúng vị trí và dễ dàng truy cập.

Một trong những mục đích chính của Seiton là giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc, bằng cách tối ưu hóa quá trình thực hiện công việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm vật dụng.

Sắp xếp các yếu tố tại không gian làm việc là bước thứ hai trong 5S
Sắp xếp các yếu tố tại không gian làm việc là bước thứ hai trong 5S

Seiso – Sạch sẽ

Bước này bao gồm việc làm sạch, dọn dẹp, bảo trì sự sạch sẽ của môi trường làm việc. Việc làm sạch thường xuyên, không chỉ giúp giảm thiểu sự tích tụ của bụi bẩn, rác thải và vi khuẩn trong không gian làm việc, mà còn giúp tăng cường sự hiểu biết của nhân viên về việc giữ gìn và bảo vệ môi trường làm việc. 

Điều này sẽ giúp cho nhân viên luôn làm việc trong môi trường sạch sẽ và an toàn, nâng cao năng suất làm việc cũng như tinh thần làm việc của nhân viên. Ngoài ra, việc duy trì sự sạch sẽ trong môi trường làm việc cũng giúp tạo dựng một hình ảnh tốt về công ty đối với khách hàng và đối tác.

Xem thêm: Checklist Kiểm Tra 5S Về “Sạch sẽ” – Bí Quyết Duy Trì Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng

Seiketsu – Săn sóc (chuẩn hóa)

Bước tiếp theo của quy trình 5S là Seiketsu – chuẩn hóa quy trình với 3S đã thực hiện ở trên, đảm bảo thực hiện 3 bước đầu tiên thuận lợi giúp 5S trở thành tiêu chuẩn chung cho quá trình làm việc. Mục đích chính của Seiketsu là thiết lập lịch trình nhằm đảm bảo duy trì và lặp lại 3s đầu tiên.

Quy trình 5S cần được chuẩn hóa
Quy trình 5S cần được chuẩn hóa

Để thực hiện bước này, đội ngũ nhân viên cần phải tham gia tích cực vào quá trình chuẩn hóa quy trình. Cụ thể: 

  • Cần phải tìm hiểu và hiểu rõ quy trình 5S, cũng như tầm quan trọng của việc chuẩn hóa quy trình. 
  • Cần phải hợp tác với nhau để tìm ra những cách để tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả. Điều này có thể đòi hỏi thêm các bước như phân tích quá trình làm việc, đo lường hiệu quả và đề xuất các cải tiến. 
  • Cần phải đảm bảo rằng quy trình được áp dụng đồng đều và đúng cách, ví dụ như thực hiện bằng cách đào tạo nhân viên mới, đảm bảo việc tuân thủ và giám sát kỹ lưỡng.

Shitsuke – Sẵn sàng (duy trì)

Shituke là bước kết thúc của quy trình 5S, nhằm đảm bảo 5S được cải tiến liên tục để duy trì vệ sinh và tiến hành kiểm tra. Ở bước này, thúc đẩy sự tự giác của nhân viên đóng vai trò quan trọng. 

Khi mới áp dụng 5S, doanh nghiệp có thể sẽ gặp một số khó khăn trong thực hiện từng bước của quy trình. Lúc này, doanh nghiệp cần kiên trì để biến 5S sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa, giúp tạo nên một tổ chức có trách nhiệm với môi trường và xã hội. Mục đích chính của Shituke là đảm bảo sự chuẩn chỉnh của quy tắc 5S và thúc đẩy sự nâng cao chất lượng công việc, tinh thần trách nhiệm và tăng cường sự tự động trong quá trình sản xuất.

Duy trì 5S là một trong những khó khăn của doanh nghiệp
Duy trì 5S là một trong những khó khăn của doanh nghiệp

Hy vọng với bài viết này, bạn đã hiểu hơn về nguyên tắc 3D 5S là gì, lợi ích của nguyên tắc 3D 5S cũng như và các thành phần của nguyên tắc này. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp tăng mức độ liên kết, khả năng thực hiện 3D 5S hiệu quả hơn, hãy truy cập vào HappyTime.vn để trải nghiệm ngay từ hôm nay.

Tại HappyTime, bạn có thể vận dụng các tính năng hấp dẫn như: HappyGame – Gamification, bảng tin nội bộ,… của HappyTime. Những tính năng này giúp kích thích động lực và tăng cường sự tham gia của nhân viên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ 3D 5S hiệu quả hơn.

Checklist Kiểm Tra 5S Về “Sạch sẽ” – Bí Quyết Duy Trì Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng

checklist kiểm tra 5s về sạch sẽ
checklist kiểm tra 5s về sạch sẽ

5S là một quy tắc được áp dụng để văn phòng, không gian làm việc được sạch sẽ gọn gàng. Và Seiso – Sạch sẽ là một trong các bước của quy tắc này. Cùng Blog HappyTime tìm hiểu về Sạch sẽ trong 5S là gì và checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ như thế nào nhé.

Sạch sẽ trong 5S là gì?

Sạch sẽ (Seiso – Shine) là một phần của quy tắc 5S bên cạnh 4 yếu tố khác là Seiri – Sort (Sàng lọc), Seiton – Set in order (Sắp xếp), Seiketsu – Standardize (Săn sóc) và Shitsuke – Sustain (Sẵn sàng). Với Sạch sẽ trong 5S,  trong đó chú trọng đến việc giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng. Điều này có thể bao gồm việc dọn dẹp rác, lau chùi bụi bẩn và giữ cho mọi thứ trong khu vực thực hiện 5S. Sạch sẽ cũng có thể áp dụng cho cả nơi làm việc và công cụ làm việc của bạn.

Việc áp dụng Sạch sẽ có thể mang lại nhiều lợi ích cho công việc của bạn. Ví dụ như:

  • Giúp giảm thiểu sự cố và tai nạn do một môi trường làm việc không an toàn hoặc bẩn thỉu.
  • Giúp tăng hiệu quả, năng suất bằng cách giúp bạn tìm kiếm, truy cập công cụ và tài liệu nhanh chóng hơn. 
  • Làm cho nơi làm việc của bạn trở nên thoải mái và dễ chịu hơn, giúp tăng tính tập trung và sự tập trung của bạn.
Sạch sẽ trong 5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Sạch sẽ trong 5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Sạch sẽ trong 5S được thực hiện như thế nào?

Quá trình thực hiện bước Sạch sẽ trong 5S sẽ còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy vậy nhìn chung sẽ bao gồm những hoạt động chính như sau:

  • Xác định khu vực cần dọn dẹp, phân công trách nhiệm và lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày/tuần/tháng).
  • Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ vệ sinh phù hợp với khu vực, vật dụng cần có để vệ sinh, dọn dẹp.
  • Vệ sinh theo các nguyên tắc và lịch đã được xác định ở trên.

Thông thường, các doanh nghiệp có thể thực hiện vệ sinh, dọn dẹp theo các nguyên tắc như từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài. Việc áp dụng nguyên tắc này sẽ giúp ngăn chặn, giảm thiểu và loại bỏ tối đa các nguồn gây mất vệ sinh sạch sẽ trong doanh nghiệp.

Hoạt động chính trong 5S về sạch sẽ là dọn dẹp khu vực liên quan
Hoạt động chính trong 5S về sạch sẽ là dọn dẹp khu vực liên quan

Các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ

Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ sẽ khác nhau. Tuy vậy, dưới đây sẽ là một số checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Trách nhiệm thực hiện

  • Nhân viên phụ trách thực hiện dọn dẹp có làm việc theo đúng lịch được phân công không?
  • Nhân viên có áp dụng đúng những tiêu chuẩn liên quan đến quá trình dọn dẹp đã được quy định hay không?
  • Nhân viên có thực hiện báo cáo về quá trình áp dụng 5S nói chung và bước Sạch sẽ trong 5S không?
  • Tính tự giác, thái độ trong quá trình thực hiện như thế nào?
Cần kiểm tra về tính tự giác, trách nhiệm của nhân viên khi thực hiện 5S về sạch sẽ
Cần kiểm tra về tính tự giác, trách nhiệm của nhân viên khi thực hiện 5S về sạch sẽ

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Các hạng mục thực hiện

  • Mức độ sạch sẽ của khu vực được phân công dọn dẹp như thế nào?
  • Các loại dụng cụ, thiết bị, hồ sơ, tài liệu,… có được giữ gìn không, có được đặt ở những khu vực có điều kiện bảo quản phù hợp không?
  • Có tài liệu, dụng cụ, thiết bị,… nào không thể sử dụng được do nguyên nhân từ môi trường xung quanh không được sạch sẽ không?
  • Mức độ hài lòng của nhân viên đối với không gian làm việc sau khi được dọn dẹp như thế nào?
  •  Kiểm tra thực tế xem các lối đi, sàn nhà, tường, rèm cửa và các vật dụng khác như tủ giá, bàn ghế, các thiết bị văn phòng… có rác thải, bụi bám, mạng nhện hoặc bất cứ dấu hiệu nào về tình trạng vệ sinh, thẩm mỹ kém không?

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Quá trình xử lý rác thải

  • Các thùng chứa rác trong khu vực dọn dẹp có được trang bị đầy đủ không?
  • Vị trí đặt các thùng rác có phù hợp không? Những vị trí đó có được dọn dẹp sạch sẽ và đổ rác thường xuyên không?
  • Nếu doanh nghiệp có các rác thải nguy hiểm, nguy hại thì chúng có được xử lý đúng quy định hay không?
  • Quá trình xả thải rác có được phân loại theo quy định của doanh nghiệp không?
Kiểm tra xử lý rác thải là một hoạt động trong bước Sạch sẽ 5S
Kiểm tra xử lý rác thải là một hoạt động trong bước Sạch sẽ 5S

Cách thực hiện checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ

Để thực hiện được các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

  • Bước 1: Kiểm tra về quá trình các bước trước đó của 5S là Sàng lọc và Sắp xếp đã được thực hiện hay chưa.
  • Bước 2: Lựa chọn những nội dung cần có kiểm tra, thực hiện bước sạch sẽ để đưa vào checklist.
  • Bước 3: Xây dựng thang điểm đánh giá cho các nội dung trong checklist. Bạn có thể lựa chọn thang điểm theo 2 cách là thang điểm số từ 1 – 5 (hoặc 1 – 10), hoặc lựa chọn theo các cụm từ mức độ như Không hoàn thành – hoàn thành vừa đủ – đã hoàn thành – hoàn thành xuất sắc.

Nhìn chung, Sạch sẽ (Seiso – Shine) là một phần quan trọng của quy tắc 5S, khi triển khai hiệu quả sẽ đảm bảo sự thành công cho toàn bộ quá trình áp dụng 5S trong tổ chức. Vì vậy, hãy luôn đảm bảo yếu tố sạch sẽ được thực hiện phù hợp với các checklist ở trên. Hy vọng những Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ ở trên sẽ hữu ích cho bạn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime ngay để tiếp cận với giải pháp hỗ trợ quá trình thực hiện 5S dễ dàng và hiệu quả hơn. Với các tính năng Gamification, truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng,… HappyTime sẽ giúp bạn thông báo và thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Tìm hiểu thêm: Kỷ luật và động lực – Giải pháp thúc đẩy sự tự giác của nhân viên

Ứng Dụng 5S Văn Phòng: Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc & Môi Trường Làm Việc

5s văn phòng
5s văn phòng

Quy tắc 5S là cách tiếp cận khoa học và hiệu quả trong việc quản lý và tổ chức không gian văn phòng. Khi môi trường làm việc được bố trí một cách hợp lý, nhân viên có thể dễ dàng cải thiện năng suất và hiệu quả công việc. Cùng Blog HappyTime tìm hiểu rõ hơn về 5S văn phòng nhé.

5S văn phòng là gì?

5S văn phòng (hay 5S Kaizen) – có nguồn gốc từ Nhật Bản, là một phương pháp quản lý và tổ chức không gian văn phòng một cách khoa học và hiệu quả, được xây dựng dựa trên những kinh nghiệm và quy chuẩn rút ra từ việc quản lý chất lượng trong công việc. Quy tắc này bao gồm 5 từ được bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật, bao gồm các bước sau:

5S văn phòng là một bộ quy tắc giúp tái cơ cấu, tổ chức không gian làm việc
5S văn phòng là một bộ quy tắc giúp tái cơ cấu, tổ chức không gian làm việc

Lợi ích khi áp dụng 5S văn phòng là gì?

Áp dụng 5S văn phòng hiệu quả sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó có 3 lợi ích chính là:

Tăng năng suất và hiệu quả làm việc

Một trong những lợi ích chính của việc áp dụng 5S Kaizen trong văn phòng là tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Phương pháp này giúp loại bỏ các vật dụng không cần thiết, tăng tính tiện lợi và tránh lãng phí thời gian, từ đó giúp:

  • Giảm thời gian tìm kiếm: Với không gian văn phòng được tổ chức gọn gàng, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu, công cụ và thiết bị mà họ cần để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm thời gian tìm kiếm và tăng thời gian để tập trung vào công việc chính.
  • Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phương pháp 5S cũng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách loại bỏ các hoạt động lãng phí. Nhân viên có thể thực hiện công việc của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, tăng năng suất làm việc của họ.
  • Tăng sự tập trung và tránh xao nhãng: Với không gian văn phòng được sắp xếp ngăn nắp, nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng giúp tránh được xao nhãng và giữ cho tâm trí của nhân viên luôn tập trung vào công việc.
  • Nâng cao hiệu quả công việc: Khi không gian văn phòng được sắp xếp hợp lý, nhân viên có thể tiết kiệm được thời gian và năng lượng khi thực hiện các công việc. Điều này giúp nâng cao hiệu quả công việc của họ, từ đó tăng năng suất làm việc của tổ chức.
  • Giảm căng thẳng và áp lực: Một không gian văn phòng gọn gàng và sạch sẽ giúp giảm căng thẳng và áp lực đối với nhân viên. Họ có thể làm việc trong một môi trường thoải mái và tạo ra một tinh thần tích cực, tăng năng suất làm việc của họ trong thời gian dài.
Áp dụng 5s trong văn phòng giúp nhân viên tăng năng suất làm việc tốt hơn
Áp dụng 5s trong văn phòng giúp nhân viên tăng năng suất làm việc tốt hơn

Cải thiện chất lượng dịch vụ của tổ chức

Việc sử dụng phương pháp 5S trong môi trường văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ của tổ chức. Điều này được chứng minh bởi các lý do sau:

  • Nâng cao năng suất và hiệu quả: Thông qua việc áp dụng quy trình 5S văn phòng, các nhân sự trong công ty có thể đảm bảo rằng tất cả các vật dụng và tài liệu cần thiết đều được sắp xếp, bố trí một cách hợp lý, từ đó giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc, giảm nhầm lẫn, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Điều này dẫn đến chất lượng dịch vụ tốt hơn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn.
  • Tinh thần hợp tác và gắn kết: 5S khuyến khích sự hợp tác và gắn kết giữa các nhân viên, giúp họ cùng nhau giải quyết vấn đề và đưa ra giải pháp tốt nhất cho khách hàng. Điều này cũng giúp tổ chức đáp ứng nhanh hơn và linh hoạt hơn trong việc cung cấp dịch vụ.
  • Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: 5S giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng khả năng sử dụng tài sản. Điều này cho phép tổ chức dành nhiều thời gian hơn cho việc cải tiến dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
  • Tăng tính chuyên nghiệp: Một văn phòng sạch sẽ và ngăn nắp sẽ dễ dàng tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác. Điều này giúp khách hàng tin tưởng hơn vào chất lượng dịch vụ của tổ chức, đồng thời đảm bảo rằng khách hàng có thể tìm kiếm thông tin và nhận được hỗ trợ một cách dễ dàng.
  • Khuyến khích sự cải tiến liên tục: 5S khuyến khích sự đổi mới và cải tiến liên tục trong tổ chức. Khi nhân viên thường xuyên kiểm tra và đánh giá quy trình làm việc, họ sẽ phát hiện ra những cải tiến cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Tăng sự tự tin và trách nhiệm của nhân viên

Áp dụng 5S trong văn phòng giúp tăng cường đáng kể sự tự tin và trách nhiệm của nhân viên thông qua các yếu tố:

  • Môi trường làm việc gọn gàng và ngăn nắp: Khi không gian văn phòng được sắp xếp hợp lý, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc. Điều này giúp họ tập trung hơn vào công việc, tăng cường sự tự tin và khả năng đưa ra quyết định.
  • Nâng cao tinh thần hợp tác: 5S giúp nhân viên ý thức được vai trò của mình trong việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này khuyến khích họ hợp tác với đồng nghiệp để cùng đảm bảo văn phòng luôn ở trong tình trạng tốt nhất.
  • Rõ ràng trách nhiệm: Khi áp dụng 5S, mỗi nhân viên sẽ hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc quản lý, bảo quản, và sử dụng tài sản công ty. Điều này giúp họ chủ động hơn trong công việc và đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổ chức.
  • Tính kỷ luật và tự giác: 5S đòi hỏi nhân viên thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các nguyên tắc tổ chức. Điều này giúp họ phát triển tính kỷ luật, tự giác và có trách nhiệm cao hơn trong công việc.
  • Tạo ấn tượng tốt: Một văn phòng sạch sẽ và gọn gàng tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng, đối tác, và đồng nghiệp. Nhân viên sẽ tự hào về nơi làm việc của mình và nỗ lực hơn để đạt được kết quả tốt trong công việc.
Nhân viên sẽ tăng tính trách nhiệm khi doanh nghiệp áp dụng 5S văn phòng hiệu quả
Nhân viên sẽ tăng tính trách nhiệm khi doanh nghiệp áp dụng 5S văn phòng hiệu quả

Áp dụng 5S văn phòng như thế nào?

Để thực hiện 5S văn phòng, bạn sẽ cần thực hiện từng S trong 5S theo thứ tự như sau:

Seiri – Sort (sàng lọc)

Bước đầu tiên khi thực hiện quy trình 5S văn phòng là sàng lọc và tối giản hóa vật dụng trong khu vực, không gian làm việc. Để thực hiện bước này, bạn cần thực hiện những hoạt động như:

  • Xác định và phân loại các vật dụng cần thiết và không cần thiết trong văn phòng.
  • Các vật dụng không cần thiết nên được loại bỏ hoặc chuyển đến nơi khác để không chiếm diện tích và gây cản trở trong quá trình làm việc.
  • Các vật dụng cần thiết nên được phân loại, sắp xếp thành các danh mục cụ thể, đánh dấu nhãn và xác định khu vực hoặc phòng lưu trữ.

Việc sàng lọc, tối giản hóa các vật dụng trong văn phòng giúp tăng cường sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.

Sàng lọc là bước đầu tiên trong quy trình thực hiện 5S văn phòng
Sàng lọc là bước đầu tiên trong quy trình thực hiện 5S văn phòng

Seiton – Set in order (sắp xếp)

Sau khi loại bỏ những vật dụng không cần thiết, việc sắp xếp lại các vật dụng còn lại trong văn phòng là bước rất quan trọng. Trong quá trình này, bạn cần thực hiện những hoạt động như:

  • Xác định vị trí phù hợp cho từng loại vật dụng để dễ dàng lấy và sử dụng.
  • Nên sắp xếp các vật dụng theo nhóm tương tự nhau, chẳng hạn như các loại tài liệu, thiết bị, công cụ,… nên được sắp xếp cùng nhau trong một ngăn hoặc hộp. 
  • Đặt các vật dụng thường xuyên sử dụng ở vị trí dễ dàng tiếp cận, còn các vật dụng ít sử dụng hơn có thể được đặt ở những vị trí khó tiếp cận hơn để tiết kiệm diện tích.
  • Việc sắp xếp vật dụng còn phải đảm bảo rằng chúng không gây cản trở hoặc ảnh hưởng đến không gian làm việc của nhân viên khác.
Hãy sắp xếp các vật dụng trong văn phòng hợp lý
Hãy sắp xếp các vật dụng trong văn phòng hợp lý

Seiso – Shine (sạch sẽ)

Bước thứ ba trong quy trình 5S là làm sạch văn phòng, giúp tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái hơn. Bước này cũng sẽ giúp tăng năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên. Để thực bước Sạch sẽ trong 5S văn phòng, bạn nên:

  • Xác định các vùng bẩn và vết bẩn trên các bề mặt, sau đó lau sạch bằng các dụng cụ và chất tẩy rửa phù hợp.
  • Làm sạch và vệ sinh các bề mặt bàn làm việc, ghế, tủ, kệ, sàn nhà và cửa sổ. 
  • Đặc biệt, bạn cần chú ý đến các khu vực dễ bị bẩn như bàn phím, chuột, điện thoại và các thiết bị điện tử khác. 
  • Thực hiện bước sạch sẽ một cách định kỳ giúp duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, giúp tăng năng suất và giảm thiểu nguy cơ lây nhiễm và ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên.
Dọn dẹp văn phòng sạch sẽ có thể giúp nhân viên làm việc năng suất hơn
Dọn dẹp văn phòng sạch sẽ có thể giúp nhân viên làm việc năng suất hơn

Seiketsu – Standardize (săn sóc)

Bước thứ tư trong quy trình 5S là Săn Sóc (Seiketsu), có nghĩa là thực hiện các quy chuẩn – tiêu chuẩn hóa để đảm bảo rằng quy trình 5S được thực hiện đồng đều, hiệu quả trong toàn bộ văn phòng. Để thực hiện bước này, bạn nên:

  • Xác định các tiêu chuẩn cho việc sắp xếp, sạch sẽ và tổ chức văn phòng. Các tiêu chuẩn này nên được đưa ra một cách rõ ràng và minh bạch để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên trong văn phòng đều hiểu và tuân thủ chúng.
  • Đưa ra một danh sách các tiêu chuẩn cho việc sắp xếp các vật dụng, quản lý tài liệu, và sử dụng các thiết bị trong văn phòng. Các tiêu chuẩn này có thể bao gồm cách đặt tài liệu trên bàn làm việc, cách xếp các thiết bị trong tủ đồng bộ, và cách sử dụng và bảo quản các dụng cụ làm việc.
  • Các tiêu chuẩn này cần được xem xét và cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng vẫn phù hợp với các nhu cầu của văn phòng trong quá trình phát triển.
  • Để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn được tuân thủ, các nhân viên trong văn phòng cần được đào tạo về quy trình 5S và các tiêu chuẩn liên quan.
Quy trình 5S văn phòng cần được tiêu chuẩn hóa
Quy trình 5S văn phòng cần được tiêu chuẩn hóa

Shitsuke – Sustain (sẵn sàng)

Bước cuối cùng trong quy trình 5S là duy trì và liên tục cải tiến. Để đạt được mục tiêu này, có thể áp dụng các phương pháp như:

  • Đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý thời gian.
  • Chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức về quy trình 5S văn phòng.
  • Tạo ra các bản báo cáo định kỳ để đánh giá hiệu quả quy trình và đề xuất các cải tiến mới. Việc này giúp đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả, đồng thời giúp tăng sự hiệu quả và năng suất trong công việc của nhân viên.

Các công cụ và tài liệu hỗ trợ áp dụng 5S trong văn phòng

Để thực hiện 5S trong văn phòng, bạn sẽ cần phải có các công cụ và tài liệu hỗ trợ. Dưới đây sẽ là một số công cụ và tài liệu hỗ trợ áp dụng 5S trong văn phòng thành công.

Danh sách công cụ hỗ trợ 5S trong văn phòng

Để thực hiện 5S, bạn nên chuẩn bị những công cụ hỗ trợ như sau:

  • Bảng điểm kiểm tra 5S: Bảng điểm kiểm tra 5S giúp đánh giá mức độ hoàn thành 5S trong văn phòng. Nó giúp đo lường tiến độ của quá trình triển khai 5S và đưa ra các giải pháp cải thiện.
  • Bảng phân loại đồ vật: Bảng phân loại đồ vật giúp định danh và phân loại các đồ vật trong văn phòng. Bạn có thể chia nhóm các đồ vật theo tính chất, công dụng hoặc thời gian sử dụng.
  • Bảng phân tích không gian làm việc: Bảng phân tích không gian làm việc giúp đánh giá không gian làm việc hiện tại và đưa ra các giải pháp cải thiện. Bảng này giúp bạn xác định nơi nào cần được tối ưu hóa, giúp tăng năng suất và cải thiện chất lượng công việc.
Có nhiều công cụ giúp bạn thực hiện 5S trong văn phòng hiệu quả
Có nhiều công cụ giúp bạn thực hiện 5S trong văn phòng hiệu quả

Danh sách tài liệu hỗ trợ 5S trong văn phòng

Bên cạnh các ông cụ hỗ trợ, bạn cũng cần chuẩn bị thêm các tài liệu khác để quá trình thực hiện 5S trong văn phòng được hiệu quả. Ví dụ như sau:

  • Sách hướng dẫn 5S: Sách hướng dẫn 5S là một tài liệu cần thiết cho quá trình triển khai 5S trong văn phòng. Nó giúp bạn hiểu rõ hơn về 5S và cách triển khai nó trong môi trường văn phòng.
  • Tài liệu hướng dẫn về sắp xếp đồ vật: Tài liệu hướng dẫn về sắp xếp đồ vật giúp bạn hiểu rõ hơn về cách phân loại và sắp xếp đồ vật trong văn phòng. Nó giúp bạn tối ưu hóa không gian làm việc và giảm bớt thời gian tìm kiếm đồ vật.

Các bước đánh giá, kiểm soát hiệu quả áp dụng 5S văn phòng

Để đánh giá và kiểm soát hiệu quả áp dụng 5S văn phòng, bạn có thể thực hiện các bước sau:

  • Xác định tiêu chuẩn 5S: Đầu tiên, cần xác định các tiêu chuẩn 5S phù hợp với văn phòng của bạn. Các tiêu chuẩn này sẽ giúp đánh giá mức độ áp dụng 5S của văn phòng.
  • Tiến hành đánh giá: Sử dụng các tiêu chuẩn đã xác định, bạn có thể tiến hành đánh giá mức độ áp dụng 5S. Đánh giá này sẽ giúp bạn biết được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của hệ thống 5S hiện tại.
  • Lập kế hoạch cải thiện: Dựa trên kết quả đánh giá, bạn có thể lập kế hoạch cải thiện cho hệ thống 5S. Kế hoạch này cần được thực hiện một cách cụ thể và có thời gian thực hiện rõ ràng.
  • Thực hiện kế hoạch: Tiếp đó, bạn cần thực hiện kế hoạch đã lập để cải thiện hệ thống 5S. Việc thực hiện này cần được thực hiện đầy đủ và đúng thời gian quy định.
  • Kiểm soát hiệu quả: Cuối cùng, bạn cần thực hiện kiểm soát hiệu quả của hệ thống 5S mới. Việc kiểm soát này giúp bạn đánh giá lại mức độ áp dụng 5S và xác định những điểm cần cải thiện trong tương lai.
Cần thực hiện đánh giá và kiểm soát hiệu quả khi áp dụng 5S văn phòng
Cần thực hiện đánh giá và kiểm soát hiệu quả khi áp dụng 5S văn phòng

Tóm lại, áp dụng quy tắc 5S văn phòng là một cách hiệu quả để quản lý, tổ chức không gian làm việc. Từ đó giúp cho không gian làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp mà còn giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. 

Bên cạnh đó, nếu bạn muốn quản lý và giám sát quá trình thực hiện 5S dễ dàng hơn, hãy truy cập và trải nghiệm HappyTime.vn từ hôm nay nhé. Với các tính năng Gamification, truyền thông nội bộ, bạn có thể dễ dàng thông báo, thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Kỷ luật và động lực – Giải pháp thúc đẩy sự tự giác của nhân viên

Hướng dẫn 10 bước triển khai quy trình 5S chuẩn tại công ty

Quy trình 5S
Quy trình 5S

Quy trình 5S khi thực được thực hiện thành công có thể mang đến kết quả đáng kinh ngạc thông qua kỷ luật tại công ty của bạn. Vậy, quy trình 5S là gì và nên triển khai quy trình này như thế nào? bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây nhé.

Giới thiệu về quy trình 5S là gì?

Quy trình 5S Kaizen là một trong những công cụ đầu tiên có thể được áp dụng trong một công ty đang bắt đầu con đường văn hóa cải tiến liên tục. Việc triển khai 5S giúp xác định các quy tắc đầu tiên để loại bỏ lãng phí, duy trì môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và sạch sẽ. Phương pháp này được phổ biến bởi Taiichi Ohno và Shigeo Shingo. Taiichi Ohno là người đã thiết kế Hệ thống sản xuất Toyota, trong khi Shigeo Shingo đưa ra khái niệm về poka-ách.

Quy trình 5S dễ dàng cho mọi người bắt đầu sử dụng và không yêu cầu bất kỳ phân tích kỹ thuật nào. Bên cạnh đó, quy trình này cũng có thể được mở rộng để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của các công ty. Với cách tiếp cận linh hoạt và tập trung vào việc nâng cao hiệu suất và sự hiệu quả của công việc, phương pháp 5S có thể được áp dụng linh hoạt.

Ví dụ như ở các loại hình công ty, từ nhà máy sản xuất đến văn phòng, doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia lớn — và ở cả khu vực tư nhân và công cộng. Quy trình 5S bao gồm:

  • Sàng lọc – Seiri – Sort: Loại bỏ vật dụng không cần thiết.
  • Sắp xếp – Seiton – Straighten: Sắp xếp vật dụng theo tần suất sử dụng.
  • Sạch sẽ – Seiso – Shine: Dọn dẹp nơi làm việc và loại bỏ nguồn bẩn.
  • Săn sóc – Seiketsu – Standardize: Đặt tiêu chuẩn vệ sinh cao, có bố cục trưng bày phù hợp.
  • Sẵn sàng – Shitsuke – Sustain: Thực hành 5S và kiểm tra thường xuyên.
Quy trình 5S hiện là một trong những công cụ hữu ích để quản lý cho doanh nghiệp
Quy trình 5S hiện là một trong những công cụ hữu ích để quản lý cho doanh nghiệp

10 bước thực hiện quy trình 5S

Để thực hiện quy trình 5S trong công ty, doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo ngay 10 bước sau:

Bước 1: Đánh giá thực trạng 5S tại tổ chức

Trước khi áp dụng quy trình 5S, bạn cần thực hiện một bài kiểm tra đơn giản để đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức hoặc khu vực làm việc của bạn. Bạn có thể trả lời những câu hỏi sau đây để xác định xem quá trình thực hiện 5S tại tổ chức đang ở mức độ nào:

  • Bạn thường tìm kiếm lâu để tìm một công cụ cụ thể hoặc tài liệu?
  • Có nhiều vật dụng không cần thiết hay không còn sử dụng trong khu vực làm việc của bạn?
  • Có nhiều vật dụng hoặc thiết bị trong khu vực làm việc của bạn bị hỏng hoặc không hoạt động được?
  • Khu vực làm việc của bạn có bụi bẩn, rác rưởi và cặn bã không cần thiết không được làm sạch thường xuyên?
  • Các quy trình và quy định về an toàn làm việc không được tuân thủ đầy đủ trong khu vực làm việc của bạn?

Nếu bạn trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào trên, thì phương pháp 5S có thể giúp bạn cải thiện hiệu suất và năng suất của tổ chức hoặc khu vực làm việc của bạn. Bằng cách thực hiện các bước của phương pháp 5S, bạn sẽ giúp đẩy nhanh quá trình sản xuất và làm việc hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sự lãng phí và tăng cường sự tổ chức và an toàn trong khu vực làm việc của bạn.

Bạn cần đánh giá thực trạng tổ chức trước khi triển khai 5S
Bạn cần đánh giá thực trạng tổ chức trước khi triển khai 5S

Bước 2: Thành lập đội ngũ đào tạo quy trình 5S

Để triển khai 5S, bạn cần thực hiện đào tạo cho toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Do đó, chọn một nhóm nhân viên đáng tin cậy và đam mê để họ thực hiện nhiệm vụ này là điều cần thiết. Bạn cần thành lập đội nhóm này để giúp tổ chức thu hút sự tham gia của nhân viên.

Họ sẽ là những người được đào tạo bởi những chuyên gia về thực hiện quy trình 5S. Sau đó, họ sẽ thực hiện đào tạo lại và giúp nhân viên khác hiểu về các khái niệm cơ bản của 5S. Mỗi một nhân viên trong nhóm này sẽ làm việc với bộ phận cụ thể của họ và đặt thời gian cũng như mục tiêu cho nhóm trong bộ phận đó.

Bước 3: Lên kế hoạch và lộ trình thực hiện 5S

Sau khi đã chuẩn bị tài nguyên về con người, bạn cần lên các kế hoạch, lộ trình để thực hiện 5S để đạt hiệu quả hơn. Bạn có thể tham khảo thêm về các mẫu kế hoạch thực hiện 5S phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, tổ chức tại bài viết: “Tổng hợp các mẫu kế hoạch thực hiện 5s chuẩn tham khảo”.

Lên kế hoạch, lộ trình sẽ giúp bạn thực hiện 5S dễ dàng hơn
Lên kế hoạch, lộ trình sẽ giúp bạn thực hiện 5S dễ dàng hơn

Bước 4: Thực hiện thí điểm quy trình 5S

Khi tất cả các phòng ban đều nhận thức được mục đích và lợi ích của 5S, thì quá trình triển khai 5S sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả như mong muốn, các phòng ban cần thực hiện nhiều bước chuẩn bị trước khi bắt đầu triển khai.  Để tránh các trường hợp sai sót xảy ra, bạn sẽ cần phải thực hiện thí điểm ở một số khu vực nhất định để đánh giá hiệu quả trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức. 

Bước 5: Đào tạo và mở rộng 5S trong tổ chức

Sau khi thực hiện thí điểm quy trình 5S thuận lợi, bạn có thể bắt đầu thực hiện mở rộng 5S cho tổ chức của mình. Để đảm bảo việc triển khai 5S hiệu quả, tổ chức cần đào tạo tất cả nhân viên trở thành những người nắm vững kiến thức về 5S. Các trưởng nhóm có thể giải thích các ví dụ và chia sẻ kinh nghiệm của mình về việc thực hiện 5S để tạo động lực cho nhân viên. 

Việc đào tạo nhân viên sẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tăng cường kiến thức,  kỹ năng về 5S, nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Hơn nữa, đây cũng là cơ hội để mọi nhân viên hướng đến mục tiêu chung và đóng góp vào sự thành công của công ty.

Cần thực hiện thí điểm 5S trước khi mở rộng toàn bộ tổ chức
Cần thực hiện thí điểm 5S trước khi mở rộng toàn bộ tổ chức

Bước 6: Giám sát và tạo điều kiện triển khai 5S

Sau khi bạn đã hoàn thành việc đào tạo cho tất cả nhân viên của mình về cách thực hiện các bước 5S đúng cách, điều quan trọng tiếp theo là giám sát quá trình nhân viên thực hiện. Để đảm bảo việc thực hiện 5S đúng, hiệu quả, các trưởng nhóm trong mỗi bộ phận sẽ phải đảm nhận trách nhiệm thu thập các chỉ số hiệu suất và chia sẻ chúng với ban quản lý triển khai quy trình 5S.

Tuy nhiên, nhân viên có thể gặp khó khăn hoặc cần hướng dẫn về cách triển khai 5S trong các lĩnh vực tương ứng với công việc của họ. Trong trường hợp này, các nhà đào tạo nội bộ có thể giúp đỡ nhân viên bằng cách trả lời các câu hỏi và giải đáp các thắc mắc của họ. 

Từ đó sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những gì mình đang làm và những gì được kỳ vọng sẽ làm trong quá trình triển khai 5S. Chính vì vậy, việc hỗ trợ nhân viên trong quá trình triển khai 5S là rất cần thiết để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án này.

Trong khi thực hiện 5S cần giám sát thường xuyên
Trong khi thực hiện 5S cần giám sát thường xuyên

Bước 7: Yêu cầu báo cáo hàng tuần, hàng tháng

Để đảm bảo rằng quy trình 5S đang diễn ra đúng hướng, bạn nên tiến hành kiểm tra thường xuyên và cập nhật tiến độ từng tuần. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, cần đưa ra giải pháp kịp thời để khắc phục.

Ngoài ra, cần phải duy trì việc liên lạc thường xuyên giữa các bộ phận để đảm bảo rằng tất cả đều đang làm việc theo kế hoạch. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể xem xét thêm các quy trình và quy định để tăng cường hiệu quả trong việc quản lý dự án.

Hãy yêu cầu nhân viên lập báo cáo về quá trình thực hiện 5S
Hãy yêu cầu nhân viên lập báo cáo về quá trình thực hiện 5S

Bước 8: Đánh giá và đo lường kết quả thực hiện

Trong quá trình triển khai quy trình 5S cho doanh nghiệp, quá trình đánh giá và đo lường hiệu quả cần được tiến hành theo định kỳ để đưa ra những phân tích cụ thể về hiệu suất thực hiện. Điều này có thể bao gồm việc đo lường:

  • Độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu về quy trình thực hiện 5S.
  • Đánh giá sự hiệu quả của việc triển khai các biện pháp 5S.
  • Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất và đề xuất các giải pháp cải tiến.

Bước 9: Xác nhận sai sót, ghi nhận thành tích

Trong quá trình kiểm tra hiệu suất triển khai quy trình 5S, bạn cần phải lưu ý ghi nhận những sai sót, lỗ hổng còn tồn đọng và cố gắng khắc phục. Bạn có thể hỏi nhân viên của mình xem họ có bất kỳ vấn đề nào trong việc hiểu quy trình hay không. Điều quan trọng là phải đảm bảo việc triển khai 5S suôn sẻ và hoàn hảo.

Bên cạnh đó, những nhân viên thành công trong việc đạt được các mục tiêu của họ phải được đánh giá cao và những nỗ lực của họ phải được ghi nhận. Sáng kiến này duy trì động lực làm việc cao cho nhân viên.

Bước 10: Chuẩn hóa, cải tiến quy trình 5S

Bước cuối cùng trong triển khai quy trình 5S chính là thực hiện chuẩn hóa và cải tiến quy trình 5S thường xuyên. Điều này sẽ giúp bạn có thể đạt được hiệu quả và giúp doanh nghiệp vận hành, phát triển tốt hơn nhờ vào 5S.

Chuẩn hóa quy trình 5S để đảm bảo tính liên tục khi thực hiện
Chuẩn hóa quy trình 5S để đảm bảo tính liên tục khi thực hiện

Làm thế nào để thực hiện 5S hiệu quả hơn?

Vậy, làm thế nào để thực hiện 5S hiệu quả hơn, hãy cùng tham khảo ngay những lưu ý sau đây nhé:

4 yếu tố cần có để triển khai 5S thành công

Một quy trình 5S muốn triển khai thành công cần đảm bảo 4 yếu tố chính sau đây:

  • Lãnh đạo cam kết và hỗ trợ: Lời động viên và hỗ trợ từ ban lãnh đạo tạo động lực cho nhân viên áp dụng phương pháp 5S tốt hơn.
  • Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy tắc và phương pháp thực hiện 5S giúp cho quá trình triển khai hệ thống 5S không mấy khó khăn.
  • Tự nguyện tham gia: Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người để họ tự chủ động tiến hành quy trình 5S như thói quen.
  • Lặp lại với tiêu chuẩn cao hơn: Quy trình 5S cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ để duy trì và cải tiến công tác quản lý của tổ chức.

Các khó khăn thường gặp – cách khắc phục trong triển khai 5S

Trong quá trình triển khai 5S cho tổ chức, bạn cần lưu ý những khó khăn thường gặp phải và cách khắc phục như sau:

  • Thiếu sự cam kết của lãnh đạo: Cần đưa ra những hình thức cam kết để thúc đẩy lãnh đạo thực hiện 5S cùng nhân viên như văn bản cam kết, chế độ thưởng – phạt,…
  • Quá trình tuyên truyền 5S chưa thực sự hiệu quả: Có thể khắc phục bằng việc đẩy mạnh các hoạt động truyền thông nội bộ, đưa thông tin qua email, các buổi họp định kỳ,… để nhân viên hiểu hơn về 5S.
  • Thiếu sự hỗ trợ từ các chuyên gia và đào tạo bài bản cho nhân viên: Doanh nghiệp có thể mời các chuyên gia về 5S triển khai đào tạo cho một nhóm nhân viên chỉ định. Từ nhóm nhân viên đó có thể thực hiện các buổi hướng dẫn, đào tạo bài bản hơn cho nhân viên.
  • Thiếu sự giám sát khi thực hiện 5S: Nên áp dụng những phương pháp hoặc công cụ hỗ trợ giám sát quá trình 5S tại doanh nghiệp như công cụ quản lý chất lượng như PDSA, DMAIC hay Six Sigma.
Để đạt thành công khi triển khai quy trình 5S cần sự phối hợp của cả lãnh đạo và nhân viên
Để đạt thành công khi triển khai quy trình 5S cần sự phối hợp của cả lãnh đạo và nhân viên

Trên đây là bài viết tóm tắt về cách bạn có thể triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime ngay hôm nay để khám phá những tính năng hữu ích của nền tảng này, giúp quá trình thực hiện 5S được nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Với tính năng truyền thông nội bộ và Gamification nhằm tăng trải nghiệm nhân viên, HappyTime sẽ giúp bạn dễ dàng thông báo, thúc đẩy và khen thưởng nhân viên cho sự cống hiến của họ khi triển khai các hoạt động 5S.

Tìm hiểu thêm về những tính năng của HappyTime tại: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên

[Download] 4 mẫu kế hoạch thực hiện 5S chuẩn cho từng lĩnh vực

Mẫu kế hoạch thực hiện 5s
Mẫu kế hoạch thực hiện 5s

Ngày nay, quy trình 5S thường được thực hiện trong các nhà máy sản xuất, bệnh viện, cơ quan tổ chức hành chính,… Vậy, nên thực hiện 5S như thế nào? Bạn có thể tham khảo ngay mẫu kế hoạch thực hiện 5S trong bài viết dưới đây của  Blog HappyTime nhé.

Tổng hợp các mẫu kế hoạch thực hiện 5S phổ biến hiện nay

Phương pháp 5S dễ dàng cho mọi người bắt đầu sử dụng và có thể được áp dụng ở mọi loại hình công ty, từ nhà máy sản xuất đến văn phòng, doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia lớn, bệnh viện,… Để triển khai tốt hơn, bạn có thể tham khảo một số mẫu kế hoạch thực hiện 5S cho những loại hình tổ chức, kinh doanh thường xuyên áp dụng như sau:

Mẫu kế hoạch thực hiện 5S cho bệnh viện

Ngày nay, khá nhiều bệnh viện tại Việt Nam đang áp dụng và triển khai mô hình 5S. Với mô hình này, các bệnh viện đã dần nâng cao được chất lượng khám chữa bệnh, phục vụ người dân tốt hơn. Bên cạnh đó, quy trình 5S trong bệnh viện cũng giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến tâm lý, điều kiện lao động và hoàn thiện môi trường hiệu quả.

Tiêu chuẩn 5S là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc sao cho hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất. Mẫu kế hoạch 5S được thực hiện rất quan trọng trong bệnh viện, nơi mà việc tìm kiếm và sắp xếp đồ dùng y tế một cách nhanh chóng và chính xác có thể cứu sống một bệnh nhân. Với những hiệu quả ở trên, có thể thấy rằng việc thực hiện quy trình 5S sẽ được đẩy mạnh hơn nữa.

Việc thực hiện 5S trong bệnh viện đang được mở rộng
Việc thực hiện 5S trong bệnh viện đang được mở rộng

Trong bản mẫu kế hoạch thực hiện 5S cho bệnh viện thường sẽ có những nội dung sau đây:

  • Nhóm/nhân sự thực hiện kế hoạch.
  • Mục tiêu của kế hoạch 5S tại bệnh viện là gì.
  • Nội dung, phạm vi ưu tiên của chương trình 5S tại bệnh viện.
  • Các hoạt động, quy trình được thực hiện trong kế hoạch 5S.
  • Kế hoạch đánh giá, các chỉ số đo lường khi thực hiện 5S trong bệnh viện.
  • Nguồn lực, chi phí cần thiết.
  • Bảng theo dõi tiến độ thực hiện theo ngày, tháng.

Bạn có thể tải mẫu thực hiện 5S cho bệnh viện ngay dưới đây:

Mẫu kế hoạch thực hiện 5S cho tổ chức, cơ quan

Bên cạnh bệnh viện, hiện tại cũng có khá nhiều cơ quan, tổ chức khác cũng áp dụng 5S để giúp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc được hiệu quả hơn. Việc áp dụng 5S có thành công hay không sẽ còn tùy thuộc vào nhân sự tổ chức, mẫu kế hoạch thực hiện 5S của đơn vị đó như thế nào.

Bên cạnh đó, khi thực hiện mô hình 5S trong tổ chức, cơ quan cần phải có đội ngũ thực hiện phụ trách kiểm tra, đánh giá quá trình. Từ đó sẽ biết được các ưu điểm, hạn chế để phát huy và khắc phục trong quá trình thực hiện. Điều này giúp đảm bảo được tính liên tục cho việc thực hiện 5S.

Các cơ quan, tổ chức nên áp dụng 5S để môi trường làm việc hiệu quả hơn
Các cơ quan, tổ chức nên áp dụng 5S để môi trường làm việc hiệu quả hơn

Bạn có thể tải mẫu thực hiện 5S cho tổ chức, cơ quan ngay dưới đây:

Mẫu kế hoạch thực hiện 5S cho nhà máy

Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, đảm bảo quy trình sản xuất trong các nhà máy rất quan trọng. Vì vậy, 5S cũng là một phương pháp quản lý được nhiều nhà máy lựa chọn để đảm bảo môi trường làm việc, sản xuất đúng tiêu chuẩn. Từ đó, các hàng hóa thành phẩm đảm bảo đúng chất lượng tiêu chuẩn đầu ra.

Nhà máy cũng là một trong những loại hình doanh nghiệp sử dụng 5S phổ biến
Nhà máy cũng là một trong những loại hình doanh nghiệp sử dụng 5S phổ biến

Khác với quy mô của bệnh viện, tổ chức, cơ quan, khi lập kế hoạch thực hiện 5S cho nhà máy, bạn cần lưu ý những vấn đề sau đây:

  • Thành lập ban triển khai dự án 5S thí điểm ở khu vực nhỏ trước khi triển khai toàn nhà máy.
  • Xác định mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng khi thực hiện 5S trong nhà máy là gì.
  • Chi tiết và rõ ràng các nội dung cần thực hiện trong 5S, bao gồm thực hiện như thế nào, thực hiện ra sao, ai thực hiện.
  • Hình thức kiểm tra, giám sát quá trình 5S, ai thực hiện, bao nhiêu người,…
  • Thời gian thực hiện thí điểm, sau thời gian thí điểm bao lâu thì thực hiện triển khai toàn bộ nhà máy.
  • Chi phí cần để thực hiện chương trình dự án 5S cho nhà máy.

Bạn có thể tải mẫu thực hiện 5S cho nhà máy ngay dưới đây:

Mẫu đánh giá thực hiện kế hoạch 5S

Sau khi lên kế hoạch và triển khai 5S được một thời gian, chắc chắn bạn sẽ cần nhìn lại toàn bộ quá trình, rút ra những việc đã làm tốt/chưa tốt, từ đó cải thiện quy trình 5S sao cho hoàn thiện, hiệu quả hơn.

Các mẫu đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch 5S bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY.

6 lưu ý quan trọng khi thực hiện phương pháp 5S

Phương pháp 5S tuy là một công cụ quản lý hiệu quả được sử dụng để tăng năng suất và giảm lãng phí trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên, để thực hiện phương pháp này thành công, cần lưu ý một số vấn đề sau:

Nắm rõ các thành phần của quy trình 5S

Quy trình 5S là một quy trình quan trọng bao gồm năm bước cụ thể: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ – Dọn dẹp (Seiso), Tiêu chuẩn hóa – Săn sóc (Seiketsu) và Tuân thủ – Sẵn sàng (Shitsuke). Tuy nhiên, việc triển khai quy trình 5S không chỉ đơn giản là áp dụng năm bước này mà còn bao gồm một số hoạt động khác như tìm hiểu, đánh giá, lên kế hoạch và đào tạo nhân viên.

Để đảm bảo sự hiệu quả trong việc triển khai phương pháp 5S, cần phải nắm rõ các thành phần của quy trình 5S, đảm bảo tính liên tục trong quá trình triển khai. Điều này đòi hỏi sự cố gắng, cam kết của tất cả các thành viên trong tổ chức.

Bên cạnh đó cũng sẽ cần phải có một kế hoạch rõ ràng và chi tiết để triển khai quy trình 5S một cách hiệu quả. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên và đánh giá hiệu quả của quy trình cũng là những yếu tố quan trọng để đảm bảo tính liên tục trong quá trình triển khai phương pháp 5S.

Cần nắm rõ các thành phần trong quá trình thực hiện 5S
Cần nắm rõ các thành phần trong quá trình thực hiện 5S

Tầm quan trọng của người thực hiện

Người thực hiện là yếu tố quan trọng trong việc triển khai phương pháp 5S. Để đạt được hiệu quả tối đa, cần phải có sự tập trung và chuyên môn cao trong việc triển khai quy trình 5S. Đây là một quá trình phức tạp yêu cầu sự tiếp thu kiến thức, việc đào tạo và bổ sung kỹ năng có thể giúp cải thiện hiệu quả công việc.

Bên cạnh đó, việc sử dụng các công cụ và phần mềm hiện đại có thể giúp nâng cao hiệu quả triển khai 5S, tăng cường sự hiểu biết và phát triển chuyên môn của nhân viên. Việc giải quyết các vấn đề và xử lý những tình huống phức tạp cũng cần được đào tạo cho nhân viên để giúp họ đạt được hiệu quả cao nhất trong việc triển khai phương pháp 5S.

Khi thực hiện 5S có đội ngũ chịu trách nhiệm triển khai và giám sát
Khi thực hiện 5S có đội ngũ chịu trách nhiệm triển khai và giám sát

Điều kiện vật chất khi thực hiện quy trình

Điều kiện vật chất là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo việc triển khai các mẫu kế hoạch thực hiện 5S thành công. Để đạt được điều này, các đồ dùng và công cụ cần được bố trí đúng cách, sao cho dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Ngoài ra, cần phải đảm bảo vệ sinh và bảo trì định kỳ cho các trang thiết bị, máy móc để đảm bảo chất lượng và tuổi thọ của chúng. 

Thêm vào đó, việc cung cấp đào tạo cho nhân viên về việc sử dụng cơ sở vật chất khi thực hiện 5S cũng là điều cần thiết. Nhân viên cần được hướng dẫn cách sắp xếp đồ dùng, công cụ, cách thức vệ sinh và bảo trì các trang thiết bị, máy móc sao cho đúng cách.

Cần cung cấp đầy đủ điều kiện vật chất để thực hiện 5S hiệu quả hơn
Cần cung cấp đầy đủ điều kiện vật chất để thực hiện 5S hiệu quả hơn

Điều kiện môi trường xung quanh

Môi trường làm việc là một yếu tố quan trọng không chỉ đối với việc triển khai phương pháp 5S mà còn đối với phát triển của tổ chức nói chung.

Một môi trường làm việc sạch sẽ thoải mái sẽ giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, giảm thiểu tai nạn lao động và tạo cảm giác thoải mái cho người lao động. Trên thực tế, một môi trường làm việc tốt có thể giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng như tăng lợi nhuận cho công ty.

Vì vậy, khi triển khai phương pháp 5S, cần đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ và vệ sinh. Điều này có thể đảm bảo rằng các khu vực làm việc được giữ gìn tốt và đảm bảo an toàn cho nhân viên.

Ngoài ra, việc giữ gìn vệ sinh trong môi trường làm việc cũng giúp ngăn ngừa sự lây lan của bệnh tật và các chất độc hại, giúp tăng cường sức khỏe của người lao động, giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động. Vì vậy, việc đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ và vệ sinh là rất quan trọng trong việc triển khai phương pháp 5S.

Điều kiện môi trường xung quanh sẽ ảnh hưởng đến quá trình triển khai 5S
Điều kiện môi trường xung quanh sẽ ảnh hưởng đến quá trình triển khai 5S

Đảm bảo tính liên tục trong quá trình

Quá trình triển khai phương pháp 5S Kaizen cần được thực hiện một cách liên tục, bền vững để đảm bảo tính hiệu quả, tiếp tục tăng cường năng suất và giảm lãng phí trong quá trình sản xuất. Để đạt được điều này, việc thực hiện các mẫu kế hoạch 5S thường xuyên là rất cần thiết. 

Các kế hoạch này sẽ giúp đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai phương pháp 5S, xác định những vấn đề cần được giải quyết và đưa ra các giải pháp phù hợp để cải thiện. Ngoài ra, kế hoạch còn giúp lưu trữ và quản lý tài liệu liên quan, đảm bảo tính liên tục và bền vững cho quá trình triển khai phương pháp 5S.

Tìm hiểu thêm: Top 5 các mô hình quản lý nhân sự hiện đại trong doanh nghiệp

Đánh giá và cải thiện quy trình thường xuyên

Để đạt được hiệu quả tối đa trong triển khai phương pháp 5S, cần phải thực hiện việc đánh giá và cải thiện thường xuyên. Việc đánh giá sẽ giúp xác định những điểm còn yếu trong quy trình triển khai và đưa ra các giải pháp phù hợp để cải thiện.

Ngoài ra, việc lưu trữ và quản lý tài liệu liên quan cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai phương pháp 5S. Bằng cách lưu trữ và quản lý tài liệu một cách chính xác, chúng ta có thể đảm bảo tính liên tục và bền vững cho quá trình triển khai phương pháp 5S.

Triển khai 5S cần được đánh giá, cải thiện thường xuyên
Triển khai 5S cần được đánh giá, cải thiện thường xuyên

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng được các mẫu kế hoạch thực hiện 5S phù hợp với doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn quản lý và tạo ra hiệu quả tốt hơn trong quá trình thực hiện 5S, hãy truy cập và trải nghiệm HappyTime.vn từ hôm nay nhé. Với tính năng bảng tin, Gamification hấp dẫn, bạn có thể dễ dàng thông báo, thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S hiệu quả hơn.

Săn sóc trong 5S là gì? Làm sao để săn sóc doanh nghiệp hiệu quả?

Săn sóc trong 5S là gì
Săn sóc trong 5S là gì

Là bước thứ 4 trong quy trình tổ chức nơi làm việc 5S Nhật Bản, “săn sóc” dễ gây hiểu lầm vì khó cắt nghĩa hơn các tiêu chí còn lại. Vậy, săn sóc trong 5S là gì? Làm sao để thúc đẩy tinh thần săn sóc hiệu quả trong tổ chức? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau!

Săn sóc trong 5S là gì?

Nhân viên đồng lòng thực thi 5S
Săn sóc trong 5S là việc chuẩn hóa 3 bước sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ đầu tiên

Săn sóc (Seiketsu – Standardize), có nghĩa là “tiêu chuẩn hóa” việc sàng lọc, sắp xếp, dọn dẹp nơi làm việc, duy trì những việc đã thực hiện và cải tiến liên tục để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Săn sóc là bước thứ tư của phương pháp 5S, nhằm đặt ra những tiêu chuẩn mới về vệ sinh, ngăn nắp và thúc đẩy nhân viên tuân thủ theo các tiêu chuẩn đó.

Vai trò của săn sóc trong 5S là gì?

Vai trò của săn sóc trong 5S là ngăn chặn doanh nghiệp quay trở lại trạng thái vô tổ chức như ban đầu, đảm bảo duy trì nơi làm việc có sàng lọc, ngăn nắp và sạch sẽ theo đúng tiêu chuẩn và tối ưu hơn.

Seiketsu tối ưu và đẩy nhanh thời gian dọn dẹp hàng ngày

  • Săn sóc trong 5S giúp duy trì sự sạch sẽ liên tục nên có thể rút ngắn thời gian dọn dẹp hàng ngày của nhân viên.
  • Săn sóc đảm bảo rằng chỉ những đồ vật thực sự hữu ích mới được giữ lại và các công cụ phải được cất giữ đúng nơi quy định, như vậy là tối ưu việc Sàng lọc (Seiri) và Sắp xếp (Seiton).
  • Săn sóc giúp nâng cao khả năng kiểm tra hiệu quả thực hiện 5S mỗi ngày đối với các thiết bị và cơ sở vật chất, bởi vì việc bảo trì và phòng ngừa rủi ro có thể được thực hiện trong thời gian sớm nhất có thể.

Seiketsu giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp

  • Giảm các nguy cơ về sức khỏe và môi trường do nơi làm việc đã thường xuyên được loại bỏ bụi, chất lỏng, chất thải độc hại.
  • Giảm nguy cơ trượt, ngã, tai nạn lao động nhờ đã làm sạch, sắp xếp ngăn nắp và đảm bảo an toàn lao động tại nơi làm việc.
  • Giảm bào mòn, hư tổn máy móc, thiết bị nhờ việc làm sạch, kiểm tra và bảo trì thường xuyên.

Săn sóc Seiketsu tiêu chuẩn hóa chính 5S và doanh nghiệp

  • Săn sóc trong 5S giúp giảm thời gian đào tạo cho nhân viên, vì các nhiệm vụ cơ bản đã được thực hiện suốt trong từng nhóm công việc, để mỗi nhân viên đều có kinh nghiệm để giải thích, hướng dẫn việc thực hiện 5S cho người mới.
  • Seiketsu nhắc nhở nhân viên luôn hiểu đúng nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, điều này giúp giảm hoặc loại bỏ sự nhầm lẫn, sai sót khi thực hiện 5S tại nơi làm việc.
  • Cải thiện tinh thần làm việc cho nhân viên bằng cách tạo ra môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện và an toàn. Điều này góp phần tăng chất lượng làm việc và ổn định năng suất.

Bí quyết thúc đẩy tinh thần săn sóc cho nhân viên

Để nhân viên duy trì được tinh thần săn sóc, chăm sóc văn phòng làm việc một cách chuẩn hóa và đưa công việc vào quy chuẩn, nhà lãnh đạo cần áp dụng các phương pháp như sau:

Tạo thói quen thực hiện 3S nhất quán

Nhân viên cùng dọn dẹp nơi làm việc
Nhà quản trị cần thúc đẩy nhân viên duy trì 3S thật nhất quán

Doanh nghiệp bạn vẫn cần sử dụng các công cụ quen thuộc, mang tính trực quan hóa như lịch biểu phân công công việc, sơ đồ định vị các đồ vật/công cụ/tư liệu trong công ty, bản đánh giá/kiểm soát chất lượng thực thi 3S đầu tiên,…

Tuy nhiên, để nhân viên “duy trì” được hệ thống 3 bước Sàng lọcSắp xếpSạch sẽ đó thì cần áp dụng các công cụ một cách hệ thống hơn:

Bước 1: Phân công nhiệm vụ cho nhân viên

Cần làm rõ với từng nhân viên công việc chính xác của họ là gì, làm khi nào, ở đâu, bằng cách nào để đảm bảo môi trường làm việc luôn được sàng lọc hiệu quả, sắp xếp gọn gàng, vệ sinh sạch sẽ. Doanh nghiệp bạn có thể in bảng phân công công việc, dán ở những nơi quan trọng để làm đầu mối, hoặc sử dụng các ứng dụng điện thoại nhắc lịch làm việc cho nhân viên.

Bước 2: Lồng ghép nghĩa vụ vào công việc hàng ngày

Để tránh tình trạng nhân viên lơ là với mô hình 5S, cần tận dụng các công cụ trực quan để liên tục “nhắc nhở” nhân viên. Doanh nghiệp bạn có thể in ra quy định, treo ở những nơi dễ trông thấy, nhắc đi nhắc lại khẩu hiệu thực hiện 5S mỗi ngày qua tin nhắn, email, mạng xã hội riêng của công ty,…

Bước 3: Kiểm tra tình trạng săn sóc

Dựa vào các bảng điểm đánh giá cho từng hạng mục sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ, doanh nghiệp bạn có thể đánh giá từng nhân viên về mức độ duy trì 3S của họ. Nên đánh giá định kỳ để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Và bảng đánh giá nên được công khai kèm với tuyên dương, phần thưởng để tạo động lực cho nhân viên thực hiện 3S.

Tìm hiểu thêm: Kỷ Luật Và Động Lực – Giải Pháp Thúc Đẩy Sự Tự Giác Của Nhân Viên

Ngăn ngừa mọi sự sai lệch khi thực hiện 3S

Nhân viên đánh giá lại quá trình thực thi 5S
Nhà quản trị cần giúp nhân viên nâng cấp ý thức trong thực hiện 5S, không chỉ dừng lại ở duy trì cái tốt mà còn cần phòng ngừa cái xấu

Bí quyết để thành công khi thực hiện săn sóc trong 5S là gì? Không thể chỉ dừng lại ở việc tạo thói quen duy trì 3S đầu tiên, mà còn cần nâng tầm ý chí của nhân viên lên mức luôn luôn “phòng ngừa” những sai lệch trong 5S.

Không thể cứ thấy dụng cụ bừa ra là lại yêu cầu nhân viên sắp xếp lại. Cũng không phải đợi đến lúc thấy bẩn rồi mới lau dọn. Khi đã tìm ra nguyên nhân của vấn đề, nhân viên cần nâng cao tinh thần đề phòng không cho chúng xảy ra nữa. Như vậy mới đúng là “chuẩn hóa”.

Có 3 điều cần ngăn ngừa trong khi thực hiện 5S trong doanh nghiệp là:

Ngăn ngừa việc tích lũy những vật dụng không cần thiết

Cần thúc đẩy nhân viên chủ động ngăn chặn việc nhập hàng, mua sắm đồ dùng văn phòng không cần thiết. Những gì không quan trọng thì không nên tốn tiền trang bị. Và nếu có đồ dùng nào tái sử dụng được mà đang bị đặt sai chỗ thì phải trả về đúng chỗ cho người khác có thể sử dụng được ngay khi cần.

Ngăn ngừa sự lộn xộn

Nhà quản trị cần yêu cầu nhân viên sử dụng các công cụ thực hiện 5S như nhãn dán, bảng hiệu, vạch phân cách, v.vv.. để quy định rõ ràng cách sắp xếp đồ dùng trong doanh nghiệp. Qua đó, thiết lập quy chuẩn và đào tạo cho nhân viên để hạn chế việc đặt đồ dùng sai vị trí.

Ngăn ngừa sự dơ bẩn

Cần tìm hiểu nguồn gốc, tác nhân gây ra những vết bẩn để đưa ra hướng giải quyết, phòng tránh kịp thời. Việc ngăn chặn từ gốc các yếu tố gây bẩn có thể giảm thiểu công việc dọn dẹp, lau chùi, làm sạch mỗi ngày của nhân viên.

Lợi ích của săn sóc trong 5S
Săn sóc trong 5S sẽ giúp các doanh nghiệp được sắp xếp và vận hành trong quy chuẩn

Bài viết trên đây đã giải đáp chi tiết săn sóc trong 5S là gì. Với các giải pháp này, chắc hẳn doanh nghiệp bạn sẽ thực hiện tốt 5S nói chung và “săn sóc” nói riêng. Để được hỗ duy trì tốt 5S, phòng ngừa sai lệch xảy ra mà lại giảm thiểu áp lực cho bộ phận quản trị nhân sự, doanh nghiệp bạn nên tận dụng công nghệ vào vận hành và quản lý nhân viên.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo nền tảng quản trị nhân sự HappyTime với rất nhiều tiện ích hữu dụng như: Nhắc lịch chấm công đúng giờ, tạo bảng biểu phân công ca làm cho nhân viên, có bảng tin nội bộ giúp truyền tải thông tin về 5S nhanh chóng, tặng sao vinh danh khen thưởng cho những cá nhân thực hiện tốt 5S,…

Với HappyTime, doanh nghiệp bạn có thể theo dõi quá trình thực hiện 5S của nhân viên và đưa ra những đánh giá chính xác nhất, nhằm điều chỉnh lại ngay nếu như có bất thường xảy ra. Để tìm hiểu kỹ hơn về HappyTime, bạn hãy theo dõi bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên nhé!

Sạch sẽ trong 5S là gì? 3 bước thực hiện S3 hiệu quả trong doanh nghiệp

Sạch sẽ trong 5S là gì
Sạch sẽ trong 5S là gì

Sạch sẽ là bước thứ 3 trong mô hình quản lý doanh nghiệp 5S. Những doanh nghiệp áp dụng tốt 5S với đầy đủ các bước đều nhận được những giá trị thiết thực về văn hóa và doanh thu. Vậy, sạch sẽ trong 5S là gì? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Sạch sẽ trong 5S là gì?

Sạch sẽ (Seiso – 清掃) là bước số 3 trong phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc 5S của Nhật Bản. “Sạch sẽ” hiểu đơn giản nghĩa là “giúp mọi thứ được sạch sẽ bóng loáng” – ám chỉ hoạt động giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, giữ cho không gian, thiết bị, môi trường xung quanh được sáng sủa, sạch sẽ và an toàn.

Khái niệm sạch sẽ 5S
Sạch sẽ là bước thứ 3 trong quy trình triển khai 5S

Trong tất cả 5 bước “Sàng lọcSắp xếpSạch sẽSăn sócSẵn sàng”, Sạch sẽ là khâu vô cùng quan trọng, là chìa khóa giúp giải quyết hai bước đầu tiên. Bởi vì dù mọi thứ đã được sàng lọc và sắp xếp đúng vị trí, dễ tìm, dễ lấy, dễ dùng, nhưng nếu chúng đang trong tình trạng dơ bẩn, hỏng hóc thì cũng không làm được việc gì cả.

Mục tiêu của Seiso – “Sạch sẽ” trong 5S

Seiso được đưa vào quy trình triển khai 5S với 2 mục tiêu chính là:

Thiết lập tiêu chuẩn mới cho khái niệm “sạch sẽ” nơi làm việc

Đối với mỗi cá nhân, khái niệm sạch sẽ là khác nhau tùy thuộc vào kiến thức và mức độ kinh nghiệm đã tích lũy trong suốt cuộc đời. Vì thế, mỗi doanh nghiệp đều cần có một tiêu chuẩn mới cho khái niệm sạch sẽ để có thể cùng nhau xem xét, đánh giá tình huống nhất quán.

Nếu có thể đối sánh những gì mọi người nghĩ – với một tiêu chuẩn chung để xác định môi trường làm việc là sạch sẽ hay bẩn thỉu, gọn gàng hay lộn xộn, v.vv.. thì điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc tối ưu.

Duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ đó

Sự sạch sẽ không phải là điều mà mọi người có thể giải quyết chỉ trong một lần. Trong suốt quá trình làm việc, sẽ luôn có những yếu tố thiếu sạch sẽ, thiếu ngăn nắp phát sinh. Và nhiệm vụ của doanh nghiệp là liên tục loại bỏ chúng theo thời gian.

Dần dần, mọi người trong tổ chức sẽ nỗ lực để đạt được các cấp độ sạch sẽ khác nhau tại nơi làm việc. Cuối cùng là đạt được cấp độ sạch sẽ theo đúng tiêu chuẩn đã đặt ra từ đầu. Vậy là từ đầu đến cuối, doanh nghiệp đã liên tục duy trì sự sạch sẽ.

Tại sao S3 – “Sạch sẽ” lại quan trọng trong quản trị doanh nghiệp?

Lợi ích của sạch sẽ 5S
Sạch sẽ trong 5S giúp duy trì sự hài lòng cho khách hàng và nhân viên nơi làm việc

Tất cả mọi người đều dễ dàng nhận thức được tầm quan trọng của sạch sẽ trong 5S là gì. Chưa nói trong doanh nghiệp, công việc, chỉ cần nhìn nhận trong đời sống thường ngày, nếu chúng ta biết giữ cho bản thân và môi trường xung quanh được sạch sẽ, chắc hẳn toàn bộ cơ thể và tâm trí đều được thoải mái, khỏe khoắn và tràn đầy năng lượng.

Trong doanh nghiệp cũng vậy. Dù chỉ đơn giản là quét dọn, lau chùi không gian làm việc, các công cụ và vật dụng nơi làm việc, thì cũng là cách để mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức:

  • Giữ cho môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng mát, dễ chịu.
  • Tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái, giảm căng thẳng cho nhân viên.
  • Đảm bảo mỹ quan, vẻ chuyên nghiệp cho không gian làm việc, tạo được ấn tượng tốt với các khách hàng ghé thăm.
  • Thông qua lau dọn, giữ vệ sinh, các hỏng hóc ở dụng cụ, máy móc, thiết bị cũng sẽ được kịp thời phát hiện, từ đó có thể được bảo trì và thay mới đúng hạn, không ảnh hưởng đến năng suất lao động, không để lại rủi ro mất an toàn lao động.

Cách ứng dụng 5S “Sạch sẽ” vào môi trường doanh nghiệp

Vậy, cách để nhà quản trị áp dụng “Sạch sẽ” trong 5S là gì? Có 3 đầu việc cơ bản để doanh nghiệp hưởng lợi từ mô hình quản trị 5S, đặc biệt là với khâu làm sạch như sau:

Vệ sinh hàng ngày

Quy tắc vệ sinh hàng ngày với 5S
Cần thiết lập quy trình và quy tắc vệ sinh hàng ngày ở nơi làm việc để mỗi nhân viên nhìn nhận rõ vai trò và trách nhiệm của mình

Rõ ràng, ai cũng hiểu muốn làm cho công ty trông sạch sẽ, gọn gàng và dễ chịu thì phải có người thực hiện công tác vệ sinh hàng ngày. Hiện nay các công ty đều thuê nhân viên tạp vụ để giữ gìn vệ sinh chung. Tuy nhiên, điều đó là chưa đủ nếu như từng cá nhân trong doanh nghiệp không tự mình ý thức và thúc đẩy sự tự giác.

Để tuyên truyền và tạo được một thói quen tốt cho nhân viên thay vì chỉ nhắc nhở suông thì nhà quản trị nên thiết lập một bộ các quy tắc vệ sinh hàng ngày tại doanh nghiệp. Mẫu quy trình nên được xây dựng như sau:

  • Bước 1 – Xác định đối tượng cần được vệ sinh: Phân ra các hạng mục cơ bản như hàng hóa (vật liệu, thành phẩm,…) thiết bị (máy móc, công cụ, bàn ghế,…), không gian (phòng, sàn, tường, hành lang, sảnh,…).
  • Bước 2 – Phân chia nhiệm vụ cho nhân viên: Nhân viên cần tự giữ vệ sinh tại vị trí làm việc của mình, đồng thời tiếp nhận các khu vực riêng theo lịch trình có sẵn. Nhà quản trị cần lên lịch trình cho nhân viên, ghi rõ ai phụ trách khu vực nào, ngày nào, thời gian nào.
  • Bước 3 – Xác định phương pháp: Với mỗi khu vực/đầu việc thì cần dụng cụ hỗ trợ là gì. Cần tiến hành vệ sinh sạch sẽ trong bao lâu, tần suất thế nào.
  • Bước 4 – Chuẩn bị dụng cụ: Các loại dụng cụ để làm sạch nên được lưu trữ và sắp xếp khoa học ở những nơi dễ tìm, dễ lấy, dễ dùng và dễ trả.
  • Bước 5 – Tiến hành làm sạch: Đảm bảo mọi chi tiết nhỏ nhất trong không gian làm việc đều được làm sạch cẩn thận.

Kiểm tra từng loại thiết bị

Kiểm tra lại từng vật dụng trong văn phòng
Kiểm tra cùng lúc với làm sạch sẽ giúp phòng ngừa các rủi ro về sản xuất và an toàn lao động

Trong quá trình làm sạch thì nhân viên cũng cần kiểm tra luôn tất cả mọi thứ mình phụ trách. Để xem có phương tiện, dụng cụ, máy móc nào có nguy cơ bị hỏng hóc hay không. Từ đó đưa ra biện pháp xử lý kịp thời để phòng tránh rủi ro.

Bảo trì và cải thiện

Trong trường hợp phát hiện ra có bất thường, hỏng hóc thì dù chỉ là những dấu hiệu nhỏ nhất cũng cần tiến hành bảo trì, sửa chữa và cải thiện ngay. Nếu nhân viên phát hiện ra dấu hiệu bất thường mà không thể tự giải quyết thì phải gửi yêu cầu đến bộ phận bảo trì để được hỗ trợ.

Mô hình 5S nói chung và bước S3 – Sạch sẽ nói riêng được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhằm tối giản chi tiêu, tối ưu doanh thu và gia tăng trải nghiệm nhân viên.

Bài viết trên đây cũng đã giải thích rõ sạch sẽ trong 5S là gì, cùng cách áp dụng hiệu quả vào trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ này của HappyTime sẽ giúp các nhà quản trị cùng với nhân viên của mình tối ưu được môi trường làm việc, có được động lực để tạo ra nhiều giá trị tích cực hơn cho tổ chức.

Các doanh nghiệp có thể tận dụng ứng dụng quản lý nhân sự HappyTime để lên lịch tự động, phân công công việc khoa học, công bằng và minh bạch để thúc đẩy nhân viên của mình có ý thức hơn trong việc giữ gìn vệ sinh chung tại nơi làm việc.

Ứng dụng hỗ trợ sạch sẽ 5S
Ứng dụng HappyTime trong quản trị doanh nghiệp

Bên cạnh tính năng xếp lịch làm việc thông minh, HappyTime còn rất nhiều tính năng hữu ích khác giúp các nhà quản trị giảm bớt gánh nặng công việc, tối ưu hóa năng suất lao động của nhân viêngia tăng trải nghiệm hạnh phúc trong doanh nghiệp.

Để tìm hiểu thêm về HappyTime và cách mà HappyTime có thể giúp doanh nghiệp ứng dụng sạch sẽ trong 5S, bạn hãy tham khảo bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

Top 5 Lợi Ích Của 5S Trong Vận Hành Doanh Nghiệp

Lợi ích của 5S
Lợi ích của 5S

Đối với các doanh nghiệp, có lẽ tiêu chuẩn 5S Nhật Bản đã không còn xa lạ. Đây là một trong những phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc tối ưu nhất hiện nay. Việc triển khai chương trình 5S cũng được chứng minh đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức. Vậy, lợi ích của 5S là gì?

Trong bài viết này, Blog HappyTime đã tổng hợp 6 lợi ích hàng đầu mà chương trình 5S mang lại cho các doanh nghiệp. Hy vọng có thể giúp các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội, áp dụng mô hình 5S vào chính sách quản trị một cách hiệu quả nhất.

Lợi ích của 5s là gì?

Mô hình 5S đề cập đến 5 bước: Sàng lọc (Seri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu) và Sẵn sàng (Shitsuke). Nhiều doanh nghiệp đã triển khai 5S nhằm giảm lãng phí, tối ưu năng suất thông qua duy trì nơi làm việc có trật tự và nhất quán.

Dưới đây là 5 lợi ích mà doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ mô hình quản trị 5S:

Giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp

Lợi ích của 5S
Mô hình 5S có thể giảm chi phí hoạt động, đồng thời loại bỏ lãng phí

Có nhiều chi tiêu trong doanh nghiệp thực sự không cần thiết và được coi là lãng phí. Lợi ích hàng đầu của 5S chính là ngăn chặn những sự lãng phí này.

Giả sử một nhân viên trong văn phòng của bạn cần giấy để in một đề xuất rất dài. Họ lấy một tệp giấy dày từ khu vực lưu trữ để in, còn giấy thừa thì họ để luôn trên bàn làm việc riêng của họ, hoặc là không bao giờ đụng đến nữa, hoặc là họ dùng luôn làm nháp và cuối cùng cũng vứt đi. Đến khi bạn cần in ấn, máy in lại hết giấy, khu vực lưu trữ cũng không còn. Bạn không thể in tài liệu cho đến khi công ty đặt mua thêm giấy. Đó là một sự lãng phí.

Trong trường hợp này, nếu áp dụng tiêu chí sàng lọc của 5S, nhân viên in ấn ban đầu chỉ cần lấy đủ số lượng giấy cần thiết cho bản in, còn giấy thừa để ngăn nắp tại khu lưu trữ là xong.

Ngăn ngừa các sự cố thiết bị

Yêu cầu của mô hình 5S là đào tạo nhân viên làm việc theo quy trình, trong đó họ phải làm sạch và kiểm tra mọi thiết bị trước và sau khi sử dụng. Nếu thực hiện được điều này, nhân viên có khả năng phát hiện các sự cố thiết bị tốt hơn trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng.

5S tạo môi trường làm việc an toàn
5S giúp phòng tránh các sự cố về thiết bị, công cụ nơi làm việc

Giả sử một nhân viên sản xuất đang vệ sinh máy móc, nhận thấy một vũng dầu bám trên sàn thì lau sạch đi. Sau đó, họ tìm hiểu thêm xem nguồn gốc của vết dầu đó là đâu. Họ nhận ra một vết nứt nhỏ trên thân máy móc, có thể gây rò rỉ. Cuối cùng, họ báo cáo vấn đề với ban quản lý hoặc bộ phận phụ trách sửa chữa, ngăn chặn không để một vấn đề nhỏ trở nên tồi tệ hơn. Trên hết, hành động của nhân sự đó đã ngăn chặn mối nguy về an toàn lao động hoặc hệ thống sản xuất phải ngừng vận hành hoàn toàn.

Chỉ với một hành động nhỏ này, nhân viên đó đã áp dụng cùng lúc 3 tiêu chí là sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ rồi. 

Phòng ngừa tai nạn nơi làm việc

Một lợi ích của 5S rất thiết thực nữa là giúp nhân viên có thói quen giữ khu vực làm việc sạch sẽ và có tổ chức. Từ đó tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn, giảm thiểu tai nạn nghề nghiệp.

Nhân viên được an toàn khi làm việc với 5S
Lợi ích của 5S thiết thực nhất là có thể phòng tránh tai nạn nghề nghiệp

Ví dụ, ở công trường, người lao động có thói quen để các công cụ lung tung trên mặt đất. Nếu có người vấp phải thì rất nguy hiểm, sẽ bị ngã hoặc xảy ra thương tích. Công cụ cũng có thể bị hỏng sau khi va chạm. Hậu quả mà doanh nghiệp phải gánh chịu sau đó là khôn lường.

Áp dụng tiêu chí sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc trong 5S, người lao động chỉ cần để gọn các công cụ lao động vào đúng chỗ của chúng là xong.

Cải thiện năng suất lao động

Hợp lý hóa các hoạt động, nâng cao hiệu quả làm việc và tăng năng suất là lợi ích của 5S không thể bỏ qua. Khi nhân viên luôn biết chính xác vị trí của các vật dụng, công cụ hỗ trợ công việc thì họ có thể bắt tay vào làm việc ngay mà không mất thời gian tìm kiếm.

Áp dụng 5S đặc biệt có lợi cho các nhân viên mới dễ dàng làm quen với công việc và sớm tạo ra được giá trị cho doanh nghiệp. Với tiêu chí sẵn sàng trong 5S, mỗi cá nhân trong tổ chức cũng sẽ luôn sẵn sàng cho công việc, ý thức cao trách nhiệm của bản thân và luôn có tinh thần tự giác để làm việc một cách chủ động.

Tìm hiểu thêm: Làm Sao Để Nhân Viên Làm Việc Có Năng Suất Chất Lượng Hiệu Quả

Giảm sự căng thẳng của nhân viên nơi làm việc

Nhân viên hài lòng với 5S
5S mang lại trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên ở nơi làm việc

Áp dụng các quy tắc của 5S, môi trường làm việc sẽ luôn được sắp xếp một cách khoa học, minh bạch, giúp cho nhân viên thực hiện công việc một cách thuận tiện hơn. Việc lấy thông tin và trao đổi giữa các nhân viên cũng diễn ra nhanh chóng, rõ ràng.

Đồng thời, không gian làm việc được dọn dẹp thường xuyên, tạo ra cảm giác sạch sẽ, dễ chịu cũng sẽ giúp các nhân viên làm việc thoải mái hơn. Có thể nói, 5S giúp mang lại trải nghiệm hạnh phúc, dễ chịu cho nhân viên ở nơi làm việc.

HappyTime hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng 5S hiệu quả

Ứng dụng quản trị nhân sự
Tận dụng ứng dụng chấm công online HappyTime giúp doanh nghiệp trải nghiệm mọi lợi ích của 5S

Thấu hiểu được những giá trị mà mô hình 5S mang lại cho doanh nghiệp, HappyTime đã nghiên cứu và hoàn thiện nền tảng quản trị nhân sự tối ưu. Cũng với các tính chất: Giảm lãng phí, giảm thủ tục rườm rà, tăng năng suất, tăng trải nghiệm nhân viên, không tốn kém, HappyTime sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách tinh gọn và hiệu quả hơn rất nhiều.

Phần mềm HRM HappyTime sở hữu các tính năng hấp dẫn:

  • Kiểm soát thời gian làm việc, chấm công, tính lương cho nhân viên: Giảm bớt gánh nặng cho bộ phận quản trị nhân sự, giảm áp lực cho các nhân viên trong việc chấm công vào giờ cao điểm.
  • Gửi và duyệt đơn trực tuyến tiện lợi: Giảm bớt thủ tục rườm rà, nhân viên không phải chờ đợi lâu, người quản lý không phải ký tá nhiều.
  • Game hóa các hoạt động thường ngày của nhân viên ở nơi làm việc: Nhân viên được vinh danh, khen thưởng khi đi làm sớm hay có các thành tích nổi bật,… Nhờ vậy, nhân viên có được tinh thần tốt và động lực để làm việc.

Để tìm hiểu thêm về nền tảng quản trị nhân sự này, các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại bài viết: Top 5 Lý Do Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HappyTime.

Qua bài viết trên đây, hy vọng rằng các nhà quản trị đã nắm được lợi ích của 5S là gì đối với bộ máy quản trị doanh nghiệp. Để áp dụng ngay chương trình 5S vào doanh nghiệp của mình và cùng với nhân viên tạo ra những giá trị tích cực, hãy để HappyTime giúp bạn tối ưu hoá quy trình quản trị doanh nghiệp nhé!

5S là gì? Làm sao để triển khai 5S hiệu quả trong doanh nghiệp?

5S là gì
5S là gì

Để tăng hiệu suất và giảm thiểu chi phí vận hành, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đã và đang áp dụng quy tắc 5S tại nơi làm việc. Cụ thể, 5S là gì và làm sao để triển khai tiêu chuẩn 5S dễ dàng, hiệu quả trong doanh nghiệp? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Tiêu chuẩn 5S là gì?

Khái niệm 5S
5S là phương pháp tạo dựng môi trường làm việc tinh gọn, khoa học

5S là phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc của Nhật Bản, mục tiêu là tổ chức không gian làm việc thật sạch sẽ, gọn gàng, khoa học, qua đó quy trình lao động được hiệu quả và an toàn hơn. Quy tắc 5S tuân theo 5 tiêu chí với cốt lõi là:

  • Sàng lọc (Tiếng Nhật là Seiri (整理) – Tiếng Anh là Sort).
  • Sắp xếp (Tiếng Nhật là Seiton (整頓) – Tiếng Anh là Set in order).
  • Sạch sẽ (Tiếng Nhật là Seiso (清掃) – Tiếng Anh là Shine).
  • Săn sóc (Tiếng Nhật là Seiketsu (清潔) – Tiếng Anh là Standardize).
  • Sẵn sàng (Tiếng Nhật là Shitsuke (躾) – Tiếng Anh là Sustain).

Bước 1: Sàng lọc – Seiri – Sort

Định nghĩa sàng lọc 5S
Bước đầu tiên trong nội dung 5S là “Sàng lọc”, loại bỏ bớt những thứ không cần thiết

Sàng lọc trong 5S là loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi môi trường làm việc và di chuyển những thứ cần thiết đến đúng vị trí. Bước này giúp giảm thiểu chi tiêu trong doanh nghiệp, đầu tư vào đúng chỗ, đúng lúc và giảm việc tiêu tốn thời gian, công sức của nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Sàng lọc trong 5S là gì? Cách tiến hành phân loại ở nơi làm việc

Bước 2: Sắp xếp – Seiton – Set in order

Sắp xếp trong 5S là việc phân loại những thứ cần thiết và sắp đặt chúng vào những khu vực cụ thể để nhân viên dễ tìm kiếm, dễ sử dụng, dễ trả lại chỗ cũ. Với tiêu chí này, quy trình làm việc trong doanh nghiệp được rút ngắn, nhân viên làm việc thuận lợi hơn.

Tìm hiểu thêm: Sắp Xếp Trong 5S Là Gì, Sắp Xếp Sao Cho Hiệu Quả?

Bước 3: Sạch sẽ – Seiso – Shine

Đây là tiêu chí vệ sinh 5S vô cùng quan trọng. Sạch sẽ trong 5S là hoạt động giữ gìn vệ sinh của môi trường làm việc, của các công cụ và máy móc hỗ trợ công việc. Đồng thời cũng cần chú ý đến các dấu hiệu của hỏng hóc để kịp thời bảo trì, sửa chữa hoặc thay mới.

Tìm hiểu thêm:

Bước 4: Săn sóc – Seiketsu – Standardize

Các bước thực hiện săn sóc 5S
Yếu tố quan trọng hàng đầu trong tiêu chí 5S là “Săn sóc”, duy trì các bước đầu tiên của 5S

Săn sóc trong 5S chỉ việc duy trì và đảm bảo sự nhất quán, chuẩn hóa khi thực hiện 3 bước đầu tiên của 5S. Không có bước săn sóc, 5S trong công ty có thể sụp đổ bất cứ lúc nào, và doanh nghiệp sẽ lại quay trở về đúng tình trạng ban đầu.

Tìm hiểu thêm: Săn sóc trong 5S là gì? Làm sao để săn sóc doanh nghiệp hiệu quả?

Bước 5: Sẵn sàng – Shitsuke – Sustain

Sẵn sàng trong 5S chỉ tinh thần luôn luôn sẵn sàng, tự giác thực hiện 5S của nhân viên, áp dụng nhất quán các tiêu chuẩn 5S để duy trì và cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Để làm được điều này, người lãnh đạo cần tích cực tạo động lực và thúc đẩy tinh thần nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Sẵn sàng trong 5S là gì? Cách thúc đẩy tinh thần cho nhân viên

Dựa vào các tiêu chí trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ mô hình 5S là gì. 5S chính là phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp để công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Kaizen cũng là một phương pháp trong phong trào sản xuất tinh gọn, có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ liên tục tìm ra những thay đổi nhỏ để cải tiến quy trình làm việc theo thời gian.

Tương tự như Kaizen, quy tắc 5S cũng có mục tiêu là cải tiến quy trình làm việc. Tuy nhiên, 5S lại là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện Kaizen. Bởi vì cách thức áp dụng 5S là tập trung vào tính tổ chức và hiệu quả của quy trình làm việc. Mà một khi công việc được tổ chức một cách có hệ thống, thì doanh nghiệp mới dễ dàng tìm ra được cơ hội cải tiến.

Tìm hiểu thêm về: Sự khác biệt về 5S và Kaizen

Nguồn gốc của phương pháp 5S đến từ Nhật Bản

5S bắt nguồn từ Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), một phương pháp được Tập đoàn Ô tô Toyota áp dụng vào đầu và giữa thế kỷ 20. Biểu tượng 5S đã được xây dựng nên nhờ phong trào tinh gọn sản xuất ở Nhật Bản, nhằm mục đích tăng giá trị cho sản phẩm và dịch vụ.

5S thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ các chất thải trong quy trình sản xuất. Đây được coi là một phần nền tảng của Toyota bởi vì nơi làm việc không sạch sẽ, không có tổ chức thì rất khó đạt được kết quả tốt một cách nhất quán.

Một không gian bừa bộn, lộn xộn có thể dẫn đến sai sót, sản lượng chậm lại, thậm chí là tai nạn lao động. Tất cả những điều đó có thể làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp và tác động tiêu cực đến công ty.

Sau này, hình ảnh 5S trở nên quen thuộc hơn với hầu hết các doanh nghiệp trên toàn thế giới. 5S Nhật Bản không chỉ áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, mà được triển khai ở mọi loại hình doanh nghiệp.

Nguồn gốc của 5S
5S là phương pháp quản lý nơi làm việc của Nhật Bản, nhằm tinh gọn quy trình sản xuất

Mục tiêu 5S là gì?

Mục đích của 5S là cải tiến môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất lao động trong doanh nghiệp.

Để đạt được điều này, 5S chú trọng vào xây dựng ý thức của nhân viên, xây dựng tinh thần đồng đội, phát triển vai trò của lãnh đạo trong các hoạt động thực tế, xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ và tiết kiệm công sức, tiền bạc, thời gian.

Như vậy, bất kể lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp bạn là gì, thì đều có thể hưởng lợi từ nguyên tắc quản lý 5S. 

Lợi ích của hệ thống 5S là gì?

Lợi ích của 5S
Tiêu chuẩn 5S giúp tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ, gia tăng hiệu quả công việc và tăng độ hài lòng cho nhân viên

Lợi ích mà mô hình 5S mang lại cho doanh nghiệp là cải thiện không gian làm việc khoa học, sạch sẽ và an toàn hơn, gia tăng hiệu quả công việc và tăng mức độ hài lòng của nhân viên.

Chỉ khi có được một môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu, thì nhân viên mới có tinh thần để dốc hết sức mình làm việc được.

Các lợi ích của 5S dễ dàng nhận thấy như sau:

Các bước triển khai nguyên tắc 5S là gì?

Phương pháp 5S cần được triển khai ở bất cứ nơi đâu có hoạt động kinh doanh như doanh nghiệp, nhà xưởng, bệnh viện,… Điều này nhằm hình thành cung cách làm việc nề nếp, môi trường sạch sẽ, tiện lợi, tránh lãng phí việc vận hành doanh nghiệp.

Trình tự 5S
Để triển khai 5S, doanh nghiệp cần tuân thủ trình tự kỹ càng

Quy trình thực hiện 5S cũng khá đa dạng, tùy thuộc vào từng lĩnh vực và đặc thù doanh nghiệp. Thông thường, để thực hiện 5S, doanh nghiệp có thể thực hiện 7 bước cơ bản là:

  • Bước 1 – Chuẩn bị: Gồm việc lên kế hoạch chi tiết, điều phối nhân sự, truyền đạt thông tin đến các phòng ban, lên kế hoạch đào tạo và đánh giá quy trình.
  • Bước 2 – Phát động chương trình: Tuyên truyền chính sách thực hiện 5S đến các nhân viên thông qua hình ảnh, biểu ngữ, tin nhắn, email,…
  • Bước 3 – Sàng lọc những thứ cần thiết: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần đánh giá và đưa ra các tiêu chí cụ thể để xác định những vật dụng nào cần thiết, nên giữ lại và những vật dụng này không quan trọng, nên loại bỏ.
  • Bước 4 – Sắp xếp mọi thứ: Sắp xếp các vật dụng, tài liệu, đồ vật, công cụ làm việc tại đúng vị trí của chúng, sao cho dễ tìm kiếm, dễ sử dụng.
  • Bước 5 – Vệ sinh công ty: Tiến hành làm sạch các khu vực được phân công. Đảm bảo không còn tồn đọng bất cứ hỏng hóc, sự cố, dấu hiệu nguy cơ rủi ro.
  • Bước 6 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ: 5S cần sự đồng bộ và thống nhất. Vì thế cần thực hiện 5S trong một khoảng thời gian nhất định thì mới thấy được hiệu quả.
  • Bước 7 – Đánh giá nội bộ 5S: Những nhân sự chịu trách nhiệm đánh giá hiệu quả 5S của bộ phận mình sẽ ghi nhận lại tình trạng thực hiện của toàn bộ quá trình. Từ đó nhìn ra điểm ưu và điểm nhược của quá trình đó, đưa ra được giải pháp khắc phục doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

Cách triển khai 5S trong doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng và triển khai chương trình 5S. Có 3 bước để các nhà quản trị thúc đẩy nhân viên của mình thực hiện 5S tại nơi làm việc:

Phổ biến triết lý tinh gọn của nguyên tắc 5S cho nhân viên

Nhân viên tìm hiểu về 5S
Bước đầu tiên để triển khai 5S là phổ biến triết lý 5S cho nhân viên

Trước khi triển khai các tiêu chí 5S, nhà quản trị cần phổ biến lý thuyết cho nhân viên của mình một cách tinh gọn.

Cần phải cho nhân viên thấy được khái niệm – nguyên tắc – lợi ích của hệ thống 5S là gì, trách nhiệm của nhân viên 5S là gì và vai trò của quản lý 5S là gì.

Sau đó, doanh nghiệp sẽ chọn lựa các công cụ tinh gọn nhằm đánh giá hiệu quả 5S và theo dõi chỉ số KPI để biết mức độ thành công của 5S.

Giới thiệu chương trình 5S và đào tạo nhân viên

Sau khi làm rõ cho nhân viên hiểu về mô hình 5S, doanh nghiệp sẽ tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên tập dượt trước với việc ứng dụng 5S vào công việc:

  • Hướng dẫn nhân viên cách tốt nhất để tổ chức, sắp xếp khu vực làm việc của họ.
  • Hướng dẫn nhân viên sử dụng các công cụ theo tiêu chuẩn 5S để tiếp cận đến các tư liệu, tệp tin, dụng cụ, máy móc,… một cách nhanh chóng và dễ dàng.
  • Hướng dẫn nhân viên cách giữ vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc và chỉ cho họ thấy khu vực họ cần đảm nhiệm.
  • Làm việc với người quản lý của từng phòng ban để áp dụng các phương pháp được tiêu chuẩn hóa cho từng hệ thống nhân sự.

Sau khi đã được đào tạo chỉn chu rồi, nhân viên sẽ trực tiếp áp dụng 5S tại nơi làm việc.

Tiến hành đánh giá hoạt động 5S với các KPI để cải tiến liên tục

Nhân viên đánh giá kết quả công việc
Đánh giá hiệu quả của 5S để sớm đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp

Cuối cùng, nhà quản trị cần đánh giá hiệu quả triển khai 5S trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này là vô cùng quan trọng để giữ cho nhân viên có động lực, liên tục cải tiến bản thân và môi trường làm việc cùng 5S.

Để tiến hành đánh giá, doanh nghiệp có thể sử dụng một bảng tính Excel chia ra 5 chỉ tiêu trong 5S. Đối với mỗi chỉ tiêu, tạo ra các KPI và chỉ số để đo lường mức độ hài lòng, gắn kết của nhân viên. Cho điểm mỗi KPI từ 1-5 và tính điểm trung bình của từng chỉ tiêu.

Mẫu excel 5S
Mẫu excel đo lường mức độ hiệu quả của quy trình 5S

Từ kết quả rút ra, nhà quản trị có thể kết luận rằng nhân viên cần phải cải thiện nhiều hơn. Hay là họ đang triển khai 5S rất tốt và nhiệm vụ của người lãnh đạo là phải lan tỏa tinh thần, động lực để nhân viên duy trì hiệu quả thực hiện 5S.

Để giúp quá trình triển khai 5S diễn ra một cách hiệu quả và khoa học nhất, các doanh nghiệp nên xây dựng trước một bản kế hoạch chi tiết. Doanh nghiệp bạn có thể tham khảo bài viết sau để biết cách xây dựng kế hoạch thực hiện 5S: Tổng hợp các mẫu kế hoạch thực hiện 5s.

Các công cụ hỗ trợ triển khai 5S hiệu quả

Reg tag thẻ đỏ trong 5S
Doanh nghiệp nên tận dụng các công cụ hỗ trợ tiện lợi để triển khai 5S được hiệu quả

Sau khi đã tìm hiểu kỹ về 5S, chắc hẳn các doanh nghiệp đều rất tò mò vào các loại công cụ cần có để hỗ trợ quá trình triển khai 5S được hiệu quả nhất. Vậy, công cụ 5S là gì? Cần có những công cụ hỗ trợ nào khi thực hiện 5S?

Các doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ như thẻ tag, nhãn dán, băng dính màu, băng đánh dấu sàn, biển hiệu,… để hỗ trợ quá trình thực hiện 5S của mình. Đây là các công cụ trực quan hóa, thể hiện rõ thông điệp đến nhân viên, giúp họ thực hiện 5S một cách dễ dàng hơn.

Ví dụ:

  • Sử dụng băng đánh dấu sàn để biểu thị những vị trí cần đặt thiết bị hoặc cần tránh ra, không đụng phải.
  • Sử dụng nhãn dán trên các ngăn kéo chứa đồ để biểu thị đồ vật được cất trong đó.
  • Sử dụng các biển hiệu để thông báo cho nhân viên biết ở khu vực này thì cần giữ sạch sẽ như thế nào.

Nhờ các công cụ này, hình ảnh 5S văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn, tạo được ấn tượng tốt cho cả khách hàng và nhân viên làm việc tại công ty. Rõ ràng, ai cũng muốn được làm việc trong một môi trường chỉn chu, khoa học. Và 5S hoàn toàn có thể trở thành văn hóa làm việc đáng ngưỡng mộ của các doanh nghiệp.

Bí quyết thực hành 5S hiệu quả trong doanh nghiệp

Nhân viên thực hiện 5S
Kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tổ chức 5S thành công

HappyTime có một số lời khuyên dành cho doanh nghiệp để có thể tổ chức 5S thành công tại nơi làm việc:

  • Tích cực lan tỏa tinh thần 5S đến với nhân viên: Áp dụng 5S là khi doanh nghiệp đang yêu cầu nhân viên của mình vượt ra ngoài phạm vi công việc điển hình của họ. Vì thế, cần lan tỏa đến nhân viên tinh thần tích cực của 5S, tạo ra cảm xúc và trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên thì mới thúc đẩy họ hành động được.
  • Thông báo cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp về kế hoạch 5S: Nhiều doanh nghiệp chỉ áp dụng 5S vào bộ phận sản xuất của mình mà không biết thực tế 5S tạo ra được giá trị tích cực dù được đặt vào bất cứ lĩnh vực nào. Khi chia sẻ lợi ích của 5S đến tất cả các phòng ban của doanh nghiệp thì người quản lý sẽ nhận được sự ủng hộ của toàn bộ nhân viên. Tinh thần là thứ được lan tỏa rất nhanh chóng và dễ dàng. Vì thế, để tăng khả năng thành công của 5S thì nhà quản trị nên mở rộng triết lý này đến tất cả mọi người.
  • Người lãnh đạo luôn cần đồng hành cùng nhân viên: Nhân viên nhìn vào người lãnh đạo của mình để làm việc và cống hiến. Lãnh đạo có tâm và có tầm chính là tấm gương cho nhân viên noi theo. Vì thế, để áp dụng 5S một cách hiệu quả nhất, người lãnh đạo cần trực tiếp “ra mặt”.
  • Cải tiến mô hình 5S với các tiêu chuẩn cao hơn: 5S là không ngừng cải thiện môi trường làm việc để đạt được quy trình tinh gọn và hiệu quả tốt nhất có thể. Trong khi cốt lõi của 5S là con người, nên nếu nâng cao được tiêu chuẩn 5S chứng tỏ nhân sự của công ty đang tạo ra hiệu suất cao hơn, tiết kiệm nhiều chi phí cho doanh nghiệp hơn.

Vai trò của nhân sự trong quy tắc 5S là gì?

Nhân sự thực hiện 5S
Mọi nhân sự trong doanh nghiệp đều đóng vai trò quan trọng trong thực hiện 5S

Về bản chất, 5S đề cao tính tập thể, yêu cầu mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều phải tham gia vào quá trình này. Chính những nhân sự trong doanh nghiệp sẽ quyết định hiệu quả hệ thống 5S là gì.

Khi thực hiện mô hình 5S, đội ngũ tạo ra giá trị chính là các nhân viên trực tiếp triển khai công việc. Còn đội ngũ chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá hiệu quả 5S chính là nhà lãnh đạo. Phương pháp 5S phát huy tốt nhất khi tất mọi người, kể cả nhân viên và người quản lý đều hiểu rõ và tuân thủ đúng những quy định của 5S.

Bài viết trên đây đã giải đáp cho các doanh nghiệp hiểu rõ 5S là gìcách triển khai 5S hiệu quả nhất. Để được hỗ trợ thực hiện 5S hiệu quả nhất, các doanh nghiệp có thể tận dụng ứng dụng quản lý nhân sự online HappyTime.

Đây là ứng dụng chấm công thông minh, sở hữu nhiều tiện ích hữu dụng như:

  • Quản lý giờ làm việc, chấm công tính lương chính xác;
  • Thiết lập và quản lý lịch làm việc cho nhân viên;
  • Gửi và duyệt đơn từ nhanh chóng, thuận lợi;
  • Gia tăng tương tác giữa nhân viên và lãnh đạo với nhau giúp truyền thông nội bộ hiệu quả;

Nhờ vậy, HappyTime sẽ giúp doanh nghiệp bạn triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả 5S một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.

Để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý nhân sự HappyTime, bạn có thể tham khảo bài viết: Top 5 Lý Do Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HappyTime.

HappyTime cập nhật 6 tính năng mới – Cá nhân hoá cho bài toán “chấm công phức tạp”

HappyTime cập nhật 6 tính năng mới - Cá nhân hoá cho bài toán “chấm công phức tạp”
HappyTime cập nhật 6 tính năng mới - Cá nhân hoá cho bài toán “chấm công phức tạp”

Với mục tiêu giải quyết các bài toán khó liên quan tới ca kíp và chấm công phức tạp (sâu tới từng phòng ban và chi nhánh), đội ngũ HappyTime đã nghiên cứu và phát triển thêm 6 tính năng mới, giúp quá trình chấm công và quản lý ca làm việc của tổ chức được cá nhân hóa, chi tiết hơn cho từng nhân viên. Cùng Blog HappyTime tìm hiểu ngay 6 tính năng mới này là gì nhé!

HappyTime và bài toán quản lý ca, chấm công chuyên sâu của khách hàng

Quản lý chấm công, ca làm việc luôn là bài toán khó với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn. Hiểu được nỗi khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình xử lý bài toán nhân sự này, HappyTime đã được nghiên cứu và phát triển thêm các tính năng mới đi sâu vào chấm công và quản lý ca kíp.

Team phát triển sản phẩm HappyTime đã tập trung nghiên cứu và tạo ra những tính năng mới nhằm giải quyết 2 vấn đề khó nhất của doanh nghiệp:

  • Doanh nghiệp có hệ thống ca kíp và chấm công phức tạp, yêu cầu điều chỉnh sâu tới từng phòng ban. Với HappyTime, khách hàng sẽ được hỗ trợ tối đa trong việc tùy chỉnh ca kíp và hình thức chấm công phù hợp với từng phòng ban cụ thể.
  • Doanh nghiệp có số lượng chi nhánh lớn, chuỗi cửa hàng với lượng nhân sự luân chuyển liên tục giữa các chi nhánh, chuỗi và đảm nhiệm các vị trí làm việc linh hoạt khác nhau. HappyTime đáp ứng nhu cầu đó bằng cách cung cấp hình thức chấm công linh hoạt, tùy chỉnh địa chỉ IP cho từng chi nhánh, giúp quản lý quá trình chấm công nhanh chóng, dễ dàng hơn và giảm tối đa sai sót.
Quản lý chấm công và ca làm việc luôn là bài toán khó của nhiều doanh nghiệp
Quản lý chấm công và ca làm việc luôn là bài toán khó của nhiều doanh nghiệp

6 tính năng mới tại HappyTime giúp chấm công cá nhân hóa và hiệu quả hơn

Mới đây HappyTime đã phát triển thêm 6 tính năng mới, chuyên sâu hơn nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết được những bài toán khó về chấm công, quản lý ca kíp. 6 tính năng này bao gồm:

Chấm công bằng hình ảnh kết hợp xác định vị trí

Với tính năng này, doanh nghiệp có thể định vị chính xác nhân sự của mình có đến nơi làm việc được chỉ định hay không – nhờ đó giảm thiểu sự tốn kém thời gian và tiền bạc trong việc quản lý nhân sự.

Bằng cách kết hợp giữa hình ảnh và xác định vị trí, quá trình chấm công sẽ được thực hiện với độ chính xác cao nhất, giúp cho quá trình chấm công trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Xác định vị trí nhân viên đang chấm công
Tính năng mới của HappyTime giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định vị trí nhân viên đang chấm công

Tùy chỉnh chấm công chuyên sâu theo từng phòng ban

Với những công ty có nhiều phòng ban với các nhiệm vụ chuyên biệt khác nhau, HappyTime sẽ cho phép thiết lập hình thức chấm công phù hợp với từng phòng ban, vị trí công việc và cá nhân.

Chẳng hạn, với tính linh hoạt cần phải di chuyển thường xuyên, nhân sự phòng kinh doanh có thể áp dụng hình thức chấm công bằng vân tay hoặc khuôn mặt ngay trên app HappyTime mà không bị giới hạn địa điểm chấm công – trong khi với bộ phận Kế toán, nhân viên cần có mặt tại trụ sở chính, kết nối với Wi-Fi của công ty và tiến hành chấm công qua QR Code.

Tính năng này sẽ giúp quá trình chấm công và quản lý sau đó được tiến hành thuận lợi, hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn. Nó cũng giúp đảm bảo tính công bằng trong quá trình chấm công cho nhân viên.

Tùy chỉnh chấm công theo từng chi nhánh

Kiểm soát chấm công theo từng chi nhánh là một trong những khó khăn mà bất kỳ doanh nghiệp có số lượng chi nhánh/chuỗi cửa hàng lớn, thường xuyên luân chuyển nhân sự giữa các chi nhánh làm việc khác nhau – đều gặp phải.

Tính năng mới của HappyTime cho phép thiết lập linh hoạt các hình thức chấm công khác nhau cho từng chi nhánh để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Bộ phận Hành chính nhân sự có thể chủ động thiết lập chấm công qua địa chỉ IP Wi-Fi tại từng chi nhánh, từ đó dễ dàng kiểm soát được số lượng nhân viên và thời gian họ có mặt tại mỗi cơ sở một cách nhanh chóng, thuận lợi.

Tùy chỉnh chấm công chuyên sâu cho từng chi nhánh
Bạn có thể tùy chỉnh chấm công chuyên sâu cho từng chi nhánh với tính năng mới của HappyTime

Theo dõi bảng công theo từng chi nhánh và vị trí

Việc thường xuyên luân chuyển nhân sự giữa các chi nhánh khác nhau cũng gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý chấm công: dễ sai sót trong việc ghi nhận chấm công của nhân sự, cũng như đối soát nhân viên và tính lương cho họ.

Do đó, ở lần cập nhật này, HappyTime nỗ lực cải tiến tính năng theo dõi bảng công chi nhánh chi tiết hơn. Việc chấm công của nhân sự sẽ được ghi nhận chính xác xuyên suốt các chi nhánh, giảm thời gian đối soát và dễ dàng làm cơ sở cho tính năng hỗ trợ tính lương cho nhân sự của HappyTime sau này.

Nhân viên có thể theo dõi chi tiết ngày công

Tính năng mới tiếp theo mà HappyTime cung cấp là cho phép nhân sự xem chi tiết giờ chấm công, hình thức chấm công của mình ở từng chi nhánh và vị trí khác nhau trên ứng dụng Happytime và hệ thống panel.

Mục đích chính của sự cải tiến này là giúp người lao động và bộ phận hành chính nhân sự dễ dàng đối soát nếu có vấn đề xảy ra.

Nhân viên có thể theo dõi chi tiết về quyền lợi ngày công của mình hơn tại HappyTime
Nhân viên có thể theo dõi chi tiết về quyền lợi ngày công của mình hơn tại HappyTime

Tự động kết nối lại với máy chấm công khi gặp sự cố

Sự đổi mới cuối cùng của HappyTime trong giai đoạn này chính là thực hiện nâng cấp phần mềm quản lý máy chấm công hiện tại, ứng dụng thêm tính năng mới (Track V4) cho phép hệ thống tự động “retry connect” tới máy chấm công khi bị mất tín hiệu do mất điện hoặc máy restart.

Điều thú vị hơn là HappyTime cũng đưa ra cảnh báo trên hệ thống panel cho người dùng, từ đó biết được khi nào máy chấm công bị mất tự động đồng bộ để kịp thời xử lý. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống thông tin nhân sự của mình một cách chủ động và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Với 6 tính năng mới ở trên, hy vọng doanh nghiệp sẽ có thêm sự lựa chọn và giải quyết được bài toán chấm công theo chi nhánh, chuỗi cửa hàng, quản lý ca làm việc được hiệu quả hơn.

Ngoài ra, HappyTime còn đưa ra các giải pháp khác như quản lý đơn từ, quản lý đăng ký làm thêm giờ, quản lý vắng mặt và nhiều tính năng khác để đảm bảo quản lý nhân sự trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn.

Hãy truy cập ngay vào HappyTime.vn hoặc tải ứng dụng HappyTime để trải nghiệm những tính năng hữu ích này ngay từ hôm nay nhé.

Chấm công là gì? Những cách chấm công phổ biến nhất hiện nay

Chấm công là gì? Có nên sử dụng app chấm công online không?
Chấm công là gì? Có nên sử dụng app chấm công online không?

Chọn ra một hình thức chấm công và quản lý chấm công phù hợp, hiệu quả, kinh tế nhất với doanh nghiệp luôn là vấn đề được các nhà lãnh đạo quan tâm. Trong bài viết này, HappyTime sẽ cùng bạn tìm hiểu về các cách chấm công nhân viên tối ưu nhất.

Chấm công là gì?

Chấm công là hành động ghi chép, ghi nhận và khai báo giờ làm việc của người lao động tại địa điểm làm việc, nhằm đánh giá ý thức của nhân viên trong công việc và làm cơ sở để tính lương cho nhân sự.

Các thời điểm quan trọng mà người lao động thường được yêu cầu chấm công trong ngày bao gồm: Giờ vào làm, giờ tan làm, giờ bắt đầu nghỉ giải lao/nghỉ trưa, giờ kết thúc nghỉ giải lao/nghỉ trưa.

Khái niệm chấm công
Chấm công là hình thức ghi nhận, khai báo giờ làm việc tại địa điểm làm việc

Vì sao cần chấm công cho nhân viên?

Các nhà quản lý cần tổ chức chấm công cho nhân viên nhằm 3 mục đích:

Có dữ liệu làm căn cứ tính lương cho nhân viên

Bộ phận hành chính nhân sự và kế toán cần có dữ liệu về số ngày, số giờ làm việc của nhân viên theo tuần/tháng/dự án để có thể tính lương, thưởng hoặc phạt cho nhân viên. Bảng chấm công nhân viên chính là biểu mẫu cung cấp các dữ liệu này.

Hiện nay hầu hết doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu chấm công nhân viên theo tháng để tính và thanh toán lương cho nhân viên.

Theo dõi tổng thể tần suất làm việc và khối lượng công việc của nhân viên

Nếu nhân viên thường xuyên đi sớm về khuya tức là họ đang bị quá tải công việc. Nếu giờ làm việc của nhân viên ổn định trong khung giờ hành chính mỗi ngày thì tức là họ đang xử lý tốt công việc của mình mà không phải làm thêm giờ. Dựa vào thông tin này, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định điều phối nhân sự hoặc điều chỉnh khối lượng công việc sao cho phù hợp với các chiến lược kinh doanh mới, nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất.

Đánh giá được thái độ và phong cách làm việc của nhân viên

Nhìn vào dữ liệu chấm công, doanh nghiệp có thể theo dõi được nhân viên nào thường xuyên đi muộn về sớm và nhân viên nào tuân thủ đúng quy định giờ làm. Thông qua chấm công, nhà quản trị có thể đánh giá mức độ chuyên cần và thái độ làm việc của nhân viên. Từ đó, bạn có thể đưa ra những giải pháp để gia tăng động lực cho nhân viên đi làm đúng giờ, làm việc một cách vui vẻ.

Tầm quan trọng của chấm công
Qua những con số cụ thể, nhà quản trị có thể nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên

Các cách chấm công phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều cách chấm công cho nhân viên, từ kiểu thủ công, tận dụng máy móc cho đến các hình thức công nghệ. Sau đây là danh sách các cách chấm công đi làm phổ biến nhất cùng những ưu nhược điểm mà nhà quản trị có thể tham khảo:

Chấm công thẻ giấy

Chấm công thẻ giấy là hình thức chấm công cơ học được áp dụng từ rất nhiều năm về trước. Doanh nghiệp cần trang bị một chiếc máy chấm công cầm tay có hiển thị thời gian thực. Mỗi nhân viên sẽ có một hoặc nhiều thẻ giấy (nếu làm việc theo ca luân phiên trong tháng).

Trên thẻ giấy được chia thành các cột khác nhau, là nơi in giờ làm việc của nhân viên. Trên đầu máy có một khe để đưa thẻ giấy vào. Vào mỗi ngày làm việc, nhân viên đưa thẻ giấy vào trong máy chấm công, máy sẽ in ngày giờ làm việc lên thẻ. Sau mỗi tháng làm việc, nhân viên sẽ được cấp thẻ chấm công mới khi thẻ cũ đã đầy.

Ưu điểm

  • Không cần lắp đặt máy chấm công cố định ở một chỗ, không cần kết nối dữ liệu trong máy tính, không cần tổng hợp lại dữ liệu mỗi cuối tháng.
  • Không tốn chi phí lắp đặt.
  • Dễ sử dụng.
  • Tốc độ in nhanh trong vòng 1 giây, tiết kiệm thời gian cho nhân viên khi chấm công.
  • Chi phí máy chấm công thẻ giấy thấp hơn các giải pháp chấm công khác.
  • Nhiều loại máy chấm công thẻ giấy có tích hợp thêm chuông báo giờ làm việc và giờ nghỉ giúp cho nhân viên không bị quên chấm công.

Nhược điểm

  • Bảo quản thẻ giấy bất tiện, thẻ dễ bị rách, ướt, mất, hoặc để quên ở nhà, nhân viên không được tính công.
  • Dễ xảy ra tình trạng gian lận chấm công giữa các nhân viên khi họ tự chấm công hộ cho nhau, không đảm bảo sự công bằng, chính xác trong dữ liệu chấm công. Điều này khiến doanh nghiệp tốn chi phí và thời gian giám sát.
  • Tổng hợp thông tin, tính công và lương mỗi tháng hoàn toàn thủ công, dễ sai sót, tốn thời gian và công sức.
  • Mỗi tháng phải in thẻ giấy chấm công cho nhân viên sẽ gây tốn kém chi phí, thủ tục quản lý hành chính trở nên rườm rà khi phải bảo quản quá nhiều thẻ chấm công hàng tháng.
  • Chỉ khả thi với doanh nghiệp quy mô nhỏ, lý tưởng là dưới 10 nhân sự.

>>> Xem thêm: Máy chấm công thẻ giấy – Ưu nhược điểm là gì? Có nên dùng không?

Chấm công thẻ giấy
Chấm công cơ học và thủ công bằng thẻ giấy khiến quy trình quản lý gặp nhiều khó khăn

Chấm công thẻ từ

Cách chấm công nhanh hơn thẻ giấy chính là thẻ từ. Nhân viên chỉ cần mang theo bên mình một chiếc thẻ từ nhỏ như thẻ ngân hàng thông tường, quẹt lên phần đầu đọc trên máy chấm công là giờ làm việc sẽ tự động cập nhật vào trong máy.

Ưu điểm

  • Chấm công thẻ từ nhanh, chỉ trong vòng 1-2 giây là máy sẽ ghi nhận chính xác giờ làm việc của nhân viên.
  • Thẻ nhựa nên dễ bảo quản và mang theo khi đi làm, không sợ bị ướt, rách.
  • Máy chấm công được kết nối với máy tính, giúp giảm thiểu tình trạng sai số, chuyển đổi dữ liệu nhanh, giảm bớt gánh nặng cho bộ phận quản lý nhân sự.
  • Máy chấm công có thể tích hợp nhiều chức năng hữu ích như chống trộm, kiểm soát cửa ra vào của công ty.
  • Khi bị mất điện đột ngột, bộ nguồn dự trữ vẫn sẽ lưu trữ dữ liệu cho máy nên không lo lắng việc mất dữ liệu.

Nhược điểm

  • Chi phí in thẻ từ cao.
  • Vẫn xảy ra trường hợp nhân viên quên không mang theo thẻ từ hoặc làm mất thẻ.
  • Nhân viên có thể gian lận chấm công, chấm công hộ cho nhau nếu không có bộ phận giám sát.
  • Nhiều doanh nghiệp yêu cầu sử dụng thẻ từ như hình thức mở và đóng cửa văn phòng. Mỗi khi nhân viên cần ra ngoài, đi lại đều cần đem theo thẻ để quẹt. Điều này dẫn đến việc bộ phận nhân sự sẽ phải xử lý một lượng dữ liệu lớn vào cuối tháng vì trong một ngày nhân viên quẹt thẻ rất nhiều lần để ra vào, trong khi chỉ có 2 – 4 thông số cần lọc để chấm công..

>>> Xem thêm: Máy chấm công thẻ từ là gì? Ưu và nhược điểm? Có nên dùng không?

Chấm công thẻ từ
Chấm công thẻ từ vẫn xảy ra tình trạng gian lận, không đảm bảo tính minh bạch và chính xác dữ liệu

Chấm công vân tay

Cách chấm công bằng vân tay là phổ biến và được áp dụng bởi hầu hết mọi doanh nghiệp hiện nay. Bằng việc áp dụng công nghệ nhận diện sinh trắc học, xử lý hình ảnh vân tay, loại máy chấm công này có thể xác định danh tính của nhân viên một cách chính xác, ghi nhận giờ làm việc của nhân viên theo đúng thời gian thực.

Ưu điểm

  • Loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận chấm công nhờ khả năng nhận diện cao.
  • Đảm bảo giờ chấm công chính xác tuyệt đối, không bị sai lệch dữ liệu.
  • Máy chấm công vân tay nhận diện nhanh trong khoảng 1 – 2 giây.
  • Không tốn chi phí để in thẻ, in giấy như hai hình thức kể trên.
  • Hầu hết các loại máy chấm công đều trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào linh hoạt, cho phép bộ phận nhân sự quản lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác hơn.

Nhược điểm

  • Công nghệ chấm công vân tay sẽ ghi nhận kết quả không chính xác khi tay của người chấm công bị ướt, bị thương hoặc bị lạnh quá mức.
  • Sẽ xảy ra nhiều trường hợp nhân viên chấm công trên dưới 10 lần mà máy vẫn không nhận dữ liệu, vẫn báo vân tay không hợp lệ dù không có yếu tố ngoại cảnh tác động.
  • Sẽ xảy ra tình trạng nhiều nhân viên quên chấm công nếu máy chấm công lắp đặt ở vị trí khó thấy, không thuận tiện cho việc chấm công.
  • Nhiều doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất như kim loại, cơ khí, hóa chất khó có thể áp dụng hình thức chấm công này vì vân tay của người lao động dễ bị bào mòn, khó nhận diện.

>>> Xem thêm: Chấm công vân tay là gì? Toàn bộ điều cần biết về chấm công vân tay

Chấm công vân tay
Chấm công bằng vân tay là hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay

Chấm công bằng khuôn mặt

Chấm công bằng khuôn mặt, còn gọi là chấm công Face ID, được áp dụng phổ biến ở những tổ chức cần độ xác minh sinh trắc học chính xác vì lý do bảo mật thông tin hoặc hạn chế tiếp xúc vì lý do sức khỏe. Hình thức chấm công này chủ yếu được sử dụng tại sân bay, bệnh viện, trường học, các trung tâm nghiên cứu, các doanh nghiệp làm về công nghệ, hóa chất, v.vv..

Ưu điểm

  • Loại bỏ hoàn toàn các nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ hay chấm công vân tay.
  • Độ chính xác cao, nhiều công nghệ tối ưu có thể nhận diện được người chấm công kể cả khi họ đeo khẩu trang và các phụ kiện khác.
  • Tốc độ nhận diện nhanh chỉ trong vòng 1 giây.
  • Người chấm công không cần tiếp xúc với bề mặt, chỉ cần đứng trước máy chấm công trong khoảng cách từ 0.5 – 3 mét là có thể ghi nhận giờ chấm công. Qua đó, giảm tải được sự tiếp xúc, lây nhiễm dịch bệnh trong những giai đoạn cần đảm bảo an toàn về mặt sức khỏe cho nhân viên.
  • Có thể kết nối với máy tính, usb để quản lý dữ liệu một cách nhanh chóng.

>>> Xem thêm: 5 lợi ích của công nghệ nhận dạng khuôn mặt trong chấm công

Nhược điểm

  • Chi phí mua máy và lắp đặt rất tốn kém. Công nghệ càng hiện đại thì chi phí càng cao.
  • Doanh nghiệp quy mô càng lớn, càng phải trang bị nhiều máy chấm công khuôn mặt thì chi phí càng đội lên nhiều.
  • Không phải loại máy chấm công nào cũng nhận diện khuôn mặt được nhanh chóng.
Chấm công khuôn mặt
Chấm công bằng khuôn mặt đảm bảo độ chính xác cao, chống gian lận

Chấm công bằng mống mắt

Chấm công bằng mống mắt được xem là công nghệ chấm công hiện đại nhất hiện nay. Cũng tương tự như hình thức chấm công khuôn mặt, nhưng khả năng nhận diện ở máy chấm công mống mắt lại cao hơn, có thể nhận dạng một người thông qua cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt.

Ưu điểm

  • Đảm bảo tính chính xác 100%, không còn tình trạng gian lận chấm công.
  • Là hình thức chấm công hiện đại, có tốc độ xử lý nhanh chóng nhất, dễ sử dụng, không cần tiếp xúc với bề mặt.
  • Tính bảo mật cao nhất, phù hợp với các cơ quan chức năng hoặc các tổ chức hoạt động về an ninh.
  • Dù nhân viên đeo kính áp tròng thì vẫn có thể được nhận diện chính xác.

Nhược điểm

  • Giá thành vô cùng đắt, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách lớn để lắp đặt máy và mua công nghệ.
Chấm công mống mắt
Ngân sách để sử dụng công nghệ chấm công bằng mống mắt quá lớn, không khả thi với hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam

Chấm công bằng phần mềm qua GPS, QR code, WiFi

Trong số các giải pháp chấm công, có lẽ chấm công bằng phần mềm là ít tồn tại các hạn chế nhất. Dựa trên điện toán đám mây, đồng bộ hóa dữ liệu và tự động quản lý chấm công, phần mềm chấm công sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự và giảm thiểu sự cồng kềnh trong các thủ tục hành chính.

Trên thị trường hiện nay, các phần mềm chấm công chủ yếu hỗ trợ thông qua các hình thức như sau: 

  • Chấm công GPS: Nhân viên có thể chấm công trong bán kính thuộc địa bàn mà công ty cho phép. Ví dụ nhân viên có thể chấm công ngay khi đến chân tòa nhà nơi mình làm việc, không phải đi vào tận văn phòng để chấm công. Hoặc các nhân viên phát triển thị trường phải làm việc trong một địa bàn ngoài văn phòng (phường, quận,…) có thể chấm công ở bất cứ địa điểm nào trong địa bàn đó.
  • Chấm công WiFi: Điện thoại di động của nhân viên có kết nối với WiFi, nhưng chỉ chấm công được khi kết nối với đúng WiFi của công ty. Như vậy dù đứng cách công ty vài mét thì vẫn có thể chấm công mà không cần xếp hàng chờ đến lượt.
  • Chấm công QR code: Mỗi doanh nghiệp tự tạo một mã QR riêng và nhân viên chỉ cần quét mã đó trên điện thoại di động cá nhân là sẽ được ghi nhận.

Ưu điểm

  • Tốc độ chấm công nhanh chóng.
  • Nhân viên có được trải nghiệm dễ chịu khi chấm công, không cần vội vàng có mặt ở công ty mà có thể chấm công ở ngoài công ty, miễn sao trong khoảng thời gian và địa bàn cho phép.
  • Quản lý tốt giờ làm việc của các hình thức làm việc đặc thù như: làm việc ngoài văn phòng, phải di chuyển nhiều, không cố định một chỗ, v.vv..
  • Phần mềm có thể điều chỉnh linh hoạt với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
  • Mọi dữ liệu được chuyển và lưu trữ về một hệ thống dữ liệu duy nhất, bộ phận quản lý dễ dàng quản lý mà không lo mất mát, sai lệch.
  • Việc áp dụng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.

Nhược điểm

  • Nhân viên bắt buộc phải có smartphone (điện thoại thông minh) và có kết nối internet.
  • Nhân viên cần biết cách sử dụng phần mềm, thông thạo ứng dụng công nghệ thông tin. Nếu không, nhân viên sẽ phải học cách chấm công cho thành thạo trên ứng dụng. 
  • Bộ phận quản lý sẽ tốn thời gian để tổ chức một buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công cho nhân viên.

>>> Xem thêm: Khám phá 10 phần mềm chấm công online free năm 2022

Chấm công trực tuyến
Phần mềm chấm công mang đến giải pháp toàn diện nhất cho các doanh nghiệp

Những giải pháp chấm công hiện có trên thị trường đã thực sự tối ưu?

Mặc dù có nhiều giải pháp quản lý chấm công nhưng không dễ để tìm ra một phương thức hoàn hảo. Vì nhiều lý do, các cách chấm công đi làm hiện nay vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định như:

Khó triển khai ở những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Khi doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh thì mỗi chi nhánh phải lắp đặt một hoặc nhiều máy chấm công, phụ thuộc vào khối lượng nhân sự và mặt bằng. Điều này dẫn đến các hệ quả khó chịu như:

  • Bộ phận hành chính nhân sự phải tăng nhân sự để quản lý công ở từng chi nhánh.
  • Bộ phận xử lý chấm công, tính lương bị quá tải công việc do khó đồng bộ các dữ liệu từ nhiều máy chấm công khác nhau để xử lý số liệu vào mỗi kỳ thanh toán lương.
  • Dễ gặp phải sai sót, thất thoát dữ liệu chấm công khi phải trung chuyển dữ liệu từ các chi nhánh về một trụ sở, dẫn đến khiếu nại và rà soát phức tạp trong mỗi kỳ lương.
  • Doanh nghiệp tốn kém nhiều chi phí hơn trong quản lý chấm công mỗi khi mở rộng thêm chi nhánh.

Chưa mở rộng được chức năng

Các phương thức chấm công thủ công và trên máy móc hiện tại mới chỉ đáp ứng được chức năng ghi nhận giờ làm việc của nhân viên chứ chưa tích hợp được các chức năng khác. Chỉ có các phần mềm quản lý chấm công là có thể mở rộng chức năng khi nhà phát triển tích hợp thêm công nghệ hoặc lập trình thêm các tính năng mới.

Hạn chế của hình thức chấm công truyền thống
Các loại máy chấm công khó mở rộng chức năng, chỉ đáp ứng được duy nhất một nhu cầu là thu thập giờ làm việc của nhân viên

Chưa mang lại trải nghiệm dễ chịu cho nhân viên chấm công

Chấm công thủ công hay sử dụng máy móc thì rất tốn thời gian. Nhân viên buộc phải đi làm sớm hơn để có thể chấm công kịp giờ mà không phải đứng xếp hàng, chen chúc quanh khu vực chấm công. Đặc biệt là ở các doanh nghiệp quy mô lớn, hoặc làm việc ở những tầng cao thuộc một tòa nhà lớn, phải tốn thời gian di chuyển lên tầng để kịp chấm công thì sẽ gây ra áp lực cho nhân viên mỗi ngày đến công ty.

Chưa kể, nhân viên dễ gặp phải sự cố khi chấm công, ví dụ như: Quên thẻ chấm công ở nhà, vừa đi mưa ngón tay ướt máy không nhận diện được, giấy chấm công bị ướt, rách hoặc mất, v.vv.. Điều này xảy ra vào mỗi ngày làm việc sẽ khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, thất vọng và mất động lực.

Chưa tận dụng triệt để sự phát triển của công nghệ

Ngày nay, mọi lĩnh vực đều đang cố gắng chuyển đổi sang số hóa, tự động hóa để tối ưu quy trình và hiệu suất. Quản lý nhân sự cũng vậy, cũng cần bắt kịp các xu hướng công nghệ mới để chuyển mình và gia tăng năng suất.

Tuy nhiên, các giải pháp chấm công hiện có trên thị trường chưa thực sự đạt được đến đỉnh cao công nghệ mà vẫn còn gặp nhiều lỗi trong quá trình xây dựng và triển khai giải pháp. Kể cả những phần mềm công nghệ quản lý chấm công thỉnh thoảng cũng gặp lỗi hoặc các chức năng chưa thực sự đem lại hiệu quả.

Hạn chế của cách chấm công truyền thống
Các nhà phát triển giải pháp chưa tận dụng triệt để được các sức mạnh của công nghệ

Đâu là cách chấm công hiệu quả và hiện đại nhất hiện nay?

Vậy, đâu mới thực sự là giải pháp chấm công hiệu quả nhất hiện nay? Câu trả lời dành cho doanh nghiệp của bạn chính là phần mềm HappyTime – Giải pháp quản lý và gia tăng trải nghiệm cho nhân viên.

HappyTime là nền tảng tối ưu nhất khi tận dụng được triệt để công nghệ AI tiên tiến hàng đầu, mở ra giải pháp quản lý nhân sự trọn vẹn chứ không chỉ dừng lại ở chấm công và quản lý chấm công. Nói riêng về chức năng quản lý chấm công của HappyTime, doanh nghiệp của bạn sẽ phải kinh ngạc bởi những ưu điểm vượt trội sau:

  • HappyTime là một phần mềm chấm công online, bao gồm một hệ thống quản trị (trên nền tảng web trực tuyến), cho phép thu thập dữ liệu chấm công từ các loại máy chấm công hiện có trên thị trường. Qua đó, bộ phận nhân sự có thể tổng hợp dữ liệu chấm công một cách nhanh chóng, dễ dàng.
  • HappyTime cũng cung cấp một ứng dụng di động thay cho thiết bị chấm công, cho phép người lao động chấm công ở những hình thức hiện đại nhất hiện nay như: Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, chấm công qua định vị GPS, chấm công bằng WiFi, chấm công bằng mã QR code, v.vv..
  • HappyTime không giới hạn số lượng chi nhánh doanh nghiệp cần quản lý chấm công. Doanh nghiệp có thể cùng lúc áp dụng các chính sách chấm công khác nhau cho từng chi nhánh, bộ phận, phòng ban mà không lo chồng chéo dữ liệu.
  • HappyTime còn là cách chấm công tính lương hoàn hảo. Mỗi ngày, nhân viên có thể theo dõi tình trạng chấm công và mức lương thực nhận ngay trên ứng dụng di động của mình. Cuối tháng, bộ phận nhân sự cũng không cần thực hiện cách chấm công và tính lương phức tạp mà đã có hệ thống HappyTime trợ giúp dựa trên bảng chấm công tự động tổng hợp được.
  • HappyTime có thể xuất bảng chấm công ra file Excel, cho phép tùy biến các trường thông tin hiển thị trong bảng chấm công theo bộ lọc cung cấp sẵn.
Giải pháp quản lý chấm công HappyTime
HappyTime là giải pháp quản lý chấm công toàn diện nhất

Ngoài giải pháp quản lý chấm công, HappyTime còn mở rộng ra một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện như:

  • Cho phép tạo và quản lý hồ sơ nhân sự trực tuyến, số hóa thông tin nhân viên để quản lý một cách hiệu quả.
  • Phần mềm tự động thiết lập và sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, phù hợp với các doanh nghiệp cho làm theo ca. Nhân viên có thể đăng ký đổi ca một cách dễ dàng và linh hoạt thông qua kéo thả trên biểu mẫu.
  • Phần mềm cho phép gửi và duyệt đơn từ online, bao gồm các mẫu sẵn có như đơn xin nghỉ phép, đơn xin tăng ca, v.vv.. Nhân viên không cần viết email, không cần soạn thảo văn bản, quản lý cũng không cần phải hồi, chỉ cần bấm nút phê duyệt hoặc từ chối. Tính năng này giúp giảm tải thủ tục hành chính, gia tăng hiệu suất làm việc cho cả nhân viên và bộ phận quản lý.
  • Quan trọng hơn, khi nhân viên xin nghỉ phép và được phê duyệt, ứng dụng HappyTime sẽ tự động ghi nhận và tính công nghỉ có phép cho nhân viên như bình thường. Nhân viên không lo bị thiệt thòi về quyền lợi.
  • Ứng dụng di động của HappyTime còn được tích hợp hệ thống gamification giúp gia tăng tinh thần làm việc cho nhân viên. Hệ thống này bao gồm: Vinh danh nhân viên đi làm sớm, mạng xã hội cho phép nhân viên và quản lý gửi lời chào, lời chúc đến nhau, game vòng quay trúng thưởng, tiện ích nhắc lịch uống nước, v.vv..
Lợi ích của phần mềm chấm công HappyTime
Không chỉ quản lý chấm công hiệu quả, HappyTime còn là một giải pháp quản trị nhân sự tối ưu

Với những chức năng và tính năng hết sức thiết thực và hữu ích, nền tảng HappyTime không chỉ hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý nhân viên một cách thông minh, khoa học, mà còn giúp gia tăng trải nghiệm và thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên một cách hiệu quả. Doanh nghiệp và nhà lãnh đạo có thể theo sát được thực trạng làm việc của nhân viên, quản lý quỹ lương hiệu quả và tiết kiệm được chi phí vận hành nếu ứng dụng công nghệ HappyTime.

Nếu muốn tìm hiểu thêm về chức năng quản lý chấm côngquản lý nhân sự của HappyTime, doanh nghiệp bạn hãy truy cập vào website HappyTime, hoặc gọi về số hotline 0967.778.018 để được tư vấn trực tiếp nhé!

4 bước thực hiện 5S tại nơi làm việc & Những lưu ý quan trọng bạn cần biết

Thực hiện 5s tại nơi làm việc
Thực hiện 5s tại nơi làm việc

Thực hiện 5S tại nơi làm việc mang đến nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể triển khai thành công. Vậy, nên lưu ý gì khi thực hiện 5S tại nơi làm việc? Cùng Blog HappyTime tìm hiểu nhé.

Thực hiện 5S tại nơi làm việc là gì?

Hệ thống 5S là một tập hợp các nguyên tắc Nhật Bản được phát triển bởi Tập đoàn Toyota vào cuối những năm 1960. Thực hiện 5S tại nơi làm việc là quá trình tập trung hơn về tổ chức không gian để tăng năng suất, hiệu quả và an toàn. Tất cả ba yếu tố này đều ảnh hưởng tích cực đến mức độ tương tác của nhân viên tại nơi làm việc.

5S gồm 5 yếu tố chính như sau:

  • Seiri – Sàng lọc: Xem xét và phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc.
  • Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp, dán nhãn tất cả các công cụ, thiết bị, tệp, dữ liệu và tài nguyên thường xuyên sử dụng vào nơi dễ thấy để tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
  • Seiso – Sạch sẽ: Lên kế hoạch vệ sinh nơi làm việc hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý nhằm tạo ra môi trường công việc sạch sẽ và ngăn ngừa tích tụ vi khuẩn
  • Seiketsu – Săn sóc (Tiêu chuẩn): Thu hút lực lượng lao động thực hiện 3 bước trên một cách có hệ thống hàng ngày, để duy trì nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ đúng tiêu chuẩn.
  • Shitsuke – Sẵn sàng (Duy trì): Tạo thói quen tốt và duy trì sự tự giác của mỗi thành viên trong tổ chức. Biến 5S thành một phần của văn hóa và kết hợp nó vào triết lý, giá trị cốt lõi của công ty.
Thực hiện 5S nơi làm việc xuất phát từ Toyota Nhật Bản
Thực hiện 5S nơi làm việc xuất phát từ Toyota Nhật Bản

Lợi ích khi thực hiện 5S tại nơi làm việc

Hiện nay 5S đã trở thành một phần thiết yếu của mọi loại hình doanh nghiệp, bất kể ngành nghề, lĩnh vực và quy mô. Các doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ hơn lợi ích mà 5S mang đến và quyết tâm áp dụng quy trình 5S trong các hoạt động sản xuất hay môi trường văn phòng,…

Có thể nói, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc không chỉ mang lại luồng không khí trong lành trong quá trình làm việc, mà còn giúp cải thiện tinh thần của nhân viên. Hơn thế, nếu phải tìm kiếm một tài liệu gì đó, với sự sắp xếp ngăn nắp thì đây không còn là vấn đề nữa.

Bên cạnh đó, khi thực hiện 5S tại nơi làm việc, doanh nghiệp cũng đang góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và năng suất làm việc của cả tập thể. Việc sắp xếp gọn gàng dụng cụ, giấy tờ còn giúp công ty tiết kiệm được một khoảng không gian đáng kể để phục vụ cho các mục tiêu khác.

Cụ thể, có thể liệt kê nhanh 11 lợi ích mà 5S mang lại như sau:

  • Tận dụng tối đa không gian vật lý tại môi trường làm việc.
  • Rút ngắn các thao tác tìm kiếm, tiếp cận, sử dụng và trả lại các vật dụng tại nơi làm việc.
  • Tiết kiệm thời gian làm việc, rút ngắn quy trình và nâng cao năng suất lao động.
  • Tránh lãng phí vật dụng, công cụ, hàng hóa, trang thiết bị ở nơi làm việc.
  • Tiết kiệm chi phí vận hành hoạt động sản xuất và kinh doanh.
  • Giảm tỷ lệ thương tật và tai nạn lao động do sự lộn xộn ở nơi làm việc gây ra.
  • Củng cố tinh thần lao động cho nhân viên nhờ một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, an toàn và dễ chịu.
  • Tạo thói quen làm việc nề nếp, có kỷ luật, có quy tắc cho nhân viên.
  • Tạo ra văn hóa lao động có nguyên tắc.
  • Giúp tổ chức xây dựng được hình ảnh tốt đẹp trong mắt khách hàng và đối tác.
  • Thực hiện 5S tại nơi làm việc là tiền đề để các doanh nghiệp mở rộng cơ hội kinh doanh, nắm vị thế vững chắc trên thị trường và phát triển bền vững hơn.
Lợi ích khi thực hiện 5s
Mọi loại hình doanh nghiệp đều nên áp dụng 5S

Tại Việt Nam hiện nay, chưa có nghiên cứu cụ thể nào chỉ ra thực trạng thực hiện 5S tại nơi làm việc. Tuy nhiên, trong một khảo sát đầu năm 2023 của Trường Đại học Nông Lâm TP. Hồ Chí Minh, có đến 59.3% trong số 152 doanh nghiệp thuộc các khu công nghiệp phía Nam đã áp dụng 5S vào hoạt động quản lý của mình và cho thấy hiệu quả tích cực.

Đối với các tổ chức chưa áp dụng 5S, nguyên nhân được chỉ ra là do lãnh đạo chưa hiểu biết rõ về 5S, chưa cam kết hỗ trợ và làm gương cho nhân viên thực hiện theo.

Lợi ích của doanh nghiệp khi thực thi 5S
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã ứng dụng 5S và gặt hái thành công

Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc

Để thực thi 5S tại nơi làm việc có hiệu quả, doanh nghiệp bạn cần tiến hành theo 4 bước như sau:

Phổ biến về 5S cho toàn doanh nghiệp

Đào tạo 5S tại nơi làm việc
Cần đào tạo nhân viên về khái niệm, nguyên tắc và lợi ích của triết lý 5S

Trước khi đi vào thực hành, doanh nghiệp cần phổ biến kiến thức và nguyên tắc của 5S cho toàn bộ nhân viên của mình. 

  • Chuẩn bị nhân sự: Hãy phân công những nhân sự chính chịu trách nhiệm thực hiện 5S là trưởng ban, phó ban, thư ký và phụ trách hình ảnh. Những nhân sự này sẽ thực hiện công việc truyền đạt đến các phòng ban và cá nhân khác về chương trình 5S.
  • Chuẩn bị công cụ: Những nhân sự chịu trách nhiệm đào tạo 5S sẽ chuẩn bị các loại hình ảnh, biểu ngữ, tài liệu, v.vv.. để truyền đạt thông tin đến toàn bộ nhân viên. Có thể lên lịch họp cho từng phòng ban hoặc họp toàn thể công ty để phổ biến về 5S cho toàn doanh nghiệp.
  • Phát động 5S: Sử dụng các công cụ kể trên, dán và treo khắp nơi tại công ty để tất cả mọi nhân viên đều có thể tiếp cận đến kiến thức 5S một cách dễ dàng. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có kinh nghiệm đào tạo 5S thì có thể mời chuyên gia về phổ biến cho nhân sự.

Kiểm tra tình trạng hiện tại

Kiểm tra hiện trạng của doanh nghiệp
Phân tích hiện trạng của môi trường làm việc

Tiếp theo, doanh nghiệp bạn cần kiểm tra tình trạng hiện tại của môi trường làm việc xem:

  • Không gian làm việc có bị lộn xộn không?
  • Không gian làm việc có nhiều vật dụng thừa thãi, không dùng đến không?
  • Không gian làm việc có nhiều rác thải, dơ bẩn không?
  • Có nhiều vật dụng bị hỏng hóc chưa được bảo trì, sửa chữa không?
  • Doanh nghiệp có đang tiêu tốn nhiều chi phí để sắm sửa các vật dụng đã có sẵn tại văn phòng không?
  • Các vật dụng, công cụ, hàng hóa, tài liệu ở công ty có bị trộn lẫn với nhau, đặt ở những vị trí rải rác, thậm chí không rõ nằm ở đâu?
  • Công việc của nhân viên có bị cản trở bởi sự lộn xộn, thiếu khoa học ấy không? 
  • Nhân viên có ngó lơ khu vực làm việc bị dơ bẩn, lộn xộn không?

Nếu như câu trả lời cho tất cả câu hỏi này là “Có” thì nhất định đã đến lúc doanh nghiệp bạn phải triển khai mô hình 5S ngay.

Triển khai từng “S” trong 5S

Sau đây là cách triển khai 5S chi tiết cho mọi loại hình doanh nghiệp:

Sàng lọc

Sàng lọc trong 5S
Loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc

Sàng lọc – Seiri là bước phân loại các vật dụng trong doanh nghiệp nhằm loại bỏ các vật dụng không cần thiết và sự lộn xộn khỏi nơi làm việc. Lợi ích của “sàng lọc” là mang lại không gian làm việc hiệu quả hơn nhờ loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết, mở ra không gian lưu trữ hữu ích hơn cho các vật dụng khác.

Quy chuẩn để thực hiện việc Sàng lọc trong 5S là phân loại các vật dụng cần thiết, có thể cần thiết và không cần thiết dựa trên tần suất sử dụng và số lượng vật dụng:

Phân loại vật dụngTần suất sử dụngXác định số lượngCách bố trí
Vật dụng cần thiếtSử dụng hàng ngàyCần đủ dùngSắp xếp trong tầm với và gần chỗ làm việc
Vật dụng cần thiếtSử dụng trong vòng 3-6 thángCần đủ dùngSắp xếp xa chỗ làm việc
Vật dụng cần thiếtSử dụng trong vòng 6 thángCần đủ dùngLưu trữ trong kho, tủ chứa vật dụng
Vật dụng có thể cần nhưng chưa sử dụngLưu trữ trong kho, chờ xem xét giữ hay bỏ
Vật dụng không cần thiếtLoại bỏ khỏi nơi làm việc

Cách tiến hành Sàng lọc trong 5S cần được thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Xác định mức độ cần thiết của các vật dụng.
  • Bước 2: Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, gây lộn xộn khỏi nơi làm việc.

Bước 3: Phân loại các vật dụng cần thiết để thuận tiện cho việc bố trí theo quy chuẩn.

Để thực hiện việc Sàng lọc một cách hiệu quả, doanh nghiệp bạn cần tận dụng công cụ Thẻ đỏ (Red Tag). Sử dụng thẻ đỏ gắn trên các vật dụng cần loại bỏ khỏi nơi làm việc hoặc gắn lên khu vực chứa các vật dụng cần loại bỏ để sau đó xem xét lại, quyết định loại bỏ vật dụng hay không.

Một số ví dụ về việc Sàng lọc tại nơi làm việc:

  • Bước 1: Xác định mức độ cần thiết của các vật dụng.
  • Bước 2: Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, gây lộn xộn khỏi nơi làm việc.
  • Bước 3: Phân loại các vật dụng cần thiết để thuận tiện cho việc bố trí theo quy chuẩn.

Sắp xếp

Sắp xếp trong 5S
Sắp xếp các vật dụng vào vị trí thuận tiện nhất cho việc sử dụng

Sắp xếp – Seiton là bước sắp xếp các vật dụng cần thiết vào đúng vị trí sao cho khoa học, hiệu quả và an toàn nhất. Lợi ích mà Sắp xếp – Seiton đem lại là tiết kiệm thời gian lấy và trả vật dụng, tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên, tăng năng suất lao động và gia tăng trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên.

Quy chuẩn để thực hiện việc Sắp xếp trong 5S là phải đảm bảo 3 yếu tố:

  • An toàn: Nhân viên dễ thao tác khi làm việc, dễ vận chuyển, thuận tiện đi lại mà không bị va vấp, bị nguy hiểm.
  • Thuận tiện: Khi cần vật dụng thì dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại vị trí cũ.
  • Mỹ quan: Đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp và trông bắt mắt.

Các bước thực hiện Sắp xếp 5S tại nơi làm việc như sau:

  • Bước 1: Thống kê danh mục các vật dụng cần sắp xếp
  • Bước 2: Phác thảo sơ đồ bố trí các vật dụng trong môi trường làm việc.
  • Bước 3: Chuẩn bị các công cụ như nhãn dán, băng keo màu, sơn màu, sticker, icon để kẻ vạch và đánh dấu các khu vực/vị trí lưu trữ vật dụng.
  • Bước 4: Sắp xếp các vật dụng theo quy chuẩn.
  • Bước 5: Kẻ vạch, đánh dấu, dán nhãn cho các vật dụng để sau này khi dùng vật dụng xong, mọi người nhận biết được vị trí chính thức của chúng để trả lại.

Để thực thi Sắp xếp trong 5S một cách thuận lợi, doanh nghiệp bạn hãy chuẩn bị các loại công cụ như: Nhãn dán, băng keo màu, giấy nhớ có màu, sticker, icon, sơn màu, v.vv.. dán lên các vật dụng và vị trí lưu trữ vật dụng để biểu thị thông tin cho mọi người. Sau này khi nhân viên có lấy các vật dụng ra dùng thì cũng sẽ biết vị trí lưu trữ chính xác để trả lại chỗ cũ.

Một số ví dụ về việc Sắp xếp tại nơi làm việc:

 ví dụ về việc Sắp xếp tại nơi làm việc:

  • Đặt máy tính tại góc trái của bàn làm việc, thuận với hướng ngồi để dễ thao tác hơn mà không bị mỏi, để trống trung tâm của bàn làm việc để thuận tiện làm các việc khác mà không bị vướng víu.
  • Phân loại tài liệu và dùng kẹp ghim màu sắc để đánh dấu, giúp việc tìm kiếm thuận tiện và dễ dàng hơn.
  • Đặt các đồ dùng thường xuyên sử dụng ở phía bên tay phải, trong tầm với để dễ tiếp cận hơn.

Sạch sẽ

Sạch sẽ trong 5S
Làm sạch và loại bỏ mọi nguy cơ gây dơ bẩn nơi làm việc

Sạch sẽ – Seiso là bước làm sạch tất cả các vật dụng và môi trường làm việc, kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các công cụ, thiết bị và vật dụng khác tại nơi làm việc, bảo trì định kỳ các loại máy móc, dụng cụ. Lợi ích mà Sạch sẽ trong 5S đem lại là tạo ra sự gắn kết nhân viên, lên dây cót tinh thần cho nhân viên, giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động và tránh các thiệt hại không mong muốn.

Quy chuẩn để thực hiện Sạch sẽ trong 5S là phải đảm bảo 2 yếu tố:

  • Hoàn toàn sạch sẽ: Sạch sẽ từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài.
  • Không còn nguy cơ gây bẩn: Đã ngăn chặn, giảm thiểu và loại bỏ mọi nguồn gây bẩn.

Các bước thực hiện Seiso – Sạch sẽ trong 5S tại nơi làm việc như sau:

  • Bước 1: Xác định khu vực cần làm sạch, phân công cho nhân viên hoặc các nhóm nhân sự cùng làm sạch các khu vực đó.
  • Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ công cụ phù hợp với khu vực và vật dụng để nhân viên có thể làm vệ sinh.
  • Bước 3: Vệ sinh vật dụng và khu vực theo đúng lịch đã được sắp xếp và đúng theo quy chuẩn đã đề ra.

Để thực thi Sạch sẽ – Seiso trong 5S, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ làm sạch phù hợp với từng vật dụng và khu vực; lên một lịch biểu phân công công việc công bằng nhất cho từng cá nhân. Đồng thời, cần tạo ra một checklist kiểm tra 5S về Sạch sẽ rõ ràng để kiểm soát và tăng hiệu quả 5S.

Một số ví dụ về Sạch sẽ trong 5S là:

  • Nhân viên vệ sinh máy sản xuất trong xưởng, nhận thấy có vệt dầu chảy dưới gầm máy thì tìm hiểu nguyên nhân, phát hiện ra bên trong máy có một phụ kiện nhỏ bị nứt, lập tức báo cáo cho cấp trên để được sửa máy, ngăn chặn không cho dầu chảy ra nữa.
  • Tất cả nhân viên đến văn phòng làm việc đều cất giày đúng vị trí cá nhân trên kệ giày rồi mới bước vào trong văn phòng, giúp cho không gian bên ngoài luôn gọn gàng, mà sàn văn phòng không bị bẩn.

Săn sóc

Săn sóc trong 5S
Chuẩn hóa quy trình 5S thông qua Săn sóc – Seiketsu

Săn sóc – Seiketsu là việc chuẩn hóa 3S đầu tiên của quy trình 5S, đảm bảo việc sàng lọc, sắp xếp và làm sạch được diễn ra đúng quy chuẩn, đạt được hiệu quả tốt nhất. Lợi ích của Săn sóc trong 5S là tạo ra được văn hóa làm việc có kỷ luật, đảm bảo môi trường làm việc được tổ chức một cách hiệu quả, an toàn và thẩm mỹ nhất.

Quy chuẩn để thực hiện việc bước Săn sóc trong 5S là tuyệt đối:

  • Không có vật dụng thừa thãi.
  • Không có lộn xộn, bừa bãi.
  • Không mất vệ sinh.

Các bước thực hiện Săn sóc 5S tại nơi làm việc như sau:

  • Bước 1: Thiết lập ra các tiêu chuẩn thực thi việc sàng lọc, sắp xếp và làm sạch.
  • Bước 2: Lập kế hoạch, phân công công việc cho nhân viên cùng thực hiện.
  • Bước 3: Tiến hành đánh giá các hoạt động sàng lọc, sắp xếp và làm sạch định kỳ theo ngày, tuần, tháng và quý.
  • Bước 4: Thúc đẩy tinh thần, xây dựng văn hóa cho nhân viên cùng thực hiện 5S.

Vì bước Săn sóc là việc chuẩn hóa các bước trong 5S, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ trực quan để xây dựng nên các tiêu chuẩn. Sử dụng các dán nhãn, mã màu, hình ảnh để quy ước mỗi vật dụng, vị trí cần được sắp xếp và làm sạch như thế nào. Kẻ vạch trên sàn, tường và dán các câu khẩu hiệu phù hợp với từng khu vực để biểu thị thông tin cho nhân viên.

Một số ví dụ về việc Săn sóc tại nơi làm việc như sau:

  • Doanh nghiệp tạo một bộ dụng cụ có chứa các vật liệu chuyên biệt để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong 5S.
  • Sử dụng hình ảnh để tạo ra một bộ tài liệu đào tạo nhân viên thực thi 5S trong doanh nghiệp.
  • Tạo ra một biên bản để các nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp kiểm tra quy trình và hiệu quả thực hiện 5S của nhau.

Sẵn sàng

Sẵn sàng trong 5S
Duy trì các tiêu chuẩn 5S để đạt được thành công

Sẵn sàng – Shitsuke là việc duy trì thực hiện 5S theo tiêu chuẩn đã thiết lập, tạo nên thói quen/văn hóa thực thi 5S có kỷ luật. Lợi ích của việc thực hiện Shitsuke là tạo thói quen tự giác cho nhân viên, thúc đẩy nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả, tạo nên văn hóa doanh nghiệp có nguyên tắc và nâng tầm vị thế doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Quy chuẩn để thực hiện Sẵn sàng trong 5S là phải đảm bảo 3 tiêu chí:

  • Thực hiện liên tục để tạo thành thói quen.
  • Liên tục chia sẻ kinh nghiệm để cùng rèn luyện và thực thi 5S thành công.
  • Lãnh đạo luôn là người đi đầu, truyền cảm hứng cho nhân viên bằng chính hành động của mình.

Các bước thực hiện Sẵn sàng trong 5S tại nơi làm việc như sau:

  • Bước 1: Tiếp tục thực hiện sàng lọc, sắp xếp và làm sạch môi trường làm việc theo quy chuẩn.
  • Bước 2: Theo dõi, đánh giá hiệu quả thực hiện 5S, xác định các vấn đề bất cập còn tồn đọng và cả những thành tựu mà nhân viên đạt được.
  • Bước 3: Rút kinh nghiệm và tìm ra giải pháp để cải tiến 5S. Nếu nhân viên làm chưa tốt thì nhắc nhở, phê bình hoặc kỷ luật theo quy định. Nếu nhân viên đã làm tốt thì vinh danh, khen thưởng để thúc đẩy tinh thần.
  • Bước 4: Lặp đi lặp lại các bước trong 5S và cải tiến không ngừng.

Để duy trì sự chuẩn hóa trong 5S, doanh nghiệp nên thiết lập các biên bản kiểm tra và đánh giá khoa học, không chỉ để nhà quản trị kiểm tra nhân viên, mà cũng nên để các nhóm nhân sự và từng cá nhân kiểm tra hiệu quả thực hiện 5S của nhau. Cách kiểm tra chéo này sẽ giúp giảm thiểu tối đa những sai sót trong thực thi 5S. Bên cạnh đó, cần có quy định về việc kỷ luật đối với nhân viên thực hiện 5S chưa đúng và khen thưởng đối với nhân viên đã thực hiện tốt 5S.

Một số ví dụ Sẵn sàng trong 5S tại nơi làm việc như sau:

  • Doanh nghiệp tổ chức cuộc họp hàng tháng để thu thập phản hồi của nhân viên, tìm hiểu những khó khăn trong thực hiện 5S và cùng nhau tìm ra giải pháp khắc phục.
  • Nhân viên cũ đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới thực hiện 5S.
  • Đặt lịch nhắc nhân viên thực hiện 5S hàng ngày.

Tìm hiểu thêm: Xây Dựng Chương Trình Ghi Nhận Nhân Viên Tăng Hiệu Suất Đến 11.1%

Đánh giá và cải tiến 5S liên tục

Đánh giá và cải tiến 5S
Liên tục đánh giá để đưa ra giải pháp cải tiến 5S

Cuối cùng, khi đã nhiều lần lặp lại quy trình 5S rồi, doanh nghiệp bạn cần có biện pháp đánh giá hiệu quả thực hiện 5S tại nơi làm việc để từ đó có cải tiến sao cho phù hợp.

Việc đánh giá hiệu quả của 5S mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

  • Luôn đưa ra được giải pháp tối ưu nhất để giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và hiệu quả.
  • Giúp nhân viên hình thành thói quen tốt, luôn có động lực để làm việc với nguyên tắc tinh gọn, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
  • Thúc đẩy độ gắn kết của nhân viên trao quyền cho họ thực hiện 5S tại nơi làm việc theo cách riêng của họ, và nhà quản trị trở thành người truyền cảm hứng cho nhân viên của mình.

Để tiến hành đánh giá và cải tiến 5S, doanh nghiệp bạn cần thực hiện các đầu việc sau:

  • Bước 1: Xây dựng một biên bản đánh giá hiệu quả thực hiện 5S tại nơi làm việc, dựa trên các chỉ tiêu/quy chuẩn tương ứng với 5 bước của 5S.
  • Bước 2: Với mỗi chỉ tiêu, doanh nghiệp bạn cần đặt ra các KPI và chỉ số cụ thể để đo lường mức độ hài lòng của nhân viên khi thực hiện xong các bước của 5S.
  • Bước 3: Với mỗi KPI, nên cho điểm theo thang 5 hoặc 10 để cuối cùng tính ra điểm trung bình của từng chỉ tiêu. Dựa vào điểm số này, doanh nghiệp bạn sẽ biết tiêu chí nào chưa hoàn thành, cần được cải tiến, tiêu chí nào đã làm tốt rồi, cần duy trì.

Sau đây là một mẫu bảng Excel đánh giá hiệu quả 5S mà doanh nghiệp bạn có thể tham khảo:

Yếu tố đánh giáTiêu chíTình trạng (Có/Không)Đánh giá (1, 2, 3, 4, 5)Ghi chú
Sàng lọc – Seiri
1. Tủ và giá kệKhông công cụ, tài liệu, bản vẽ không liên quan.
2. Bàn làm việcKhông dụng cụ, tài liệu, vật dụng không liên quan.
Sắp xếp – Seiton
3. Vật liệu sản xuất và hàng hóaVị trí của nguyên vật liệu, sản phẩm được đặt đúng chỗ.
4. Công cụ bảo anCác phương tiện đảm bảo an toàn lao động được đặt ở chỗ dễ thấy, dễ lấy, được bảo quản đúng cách.
Sạch sẽ – Seiso
5. Cơ sở hạ tầngSàn, tường, hành lang được bảo trì trong điều kiện tốt nhất, sạch sẽ nhất, không có bụi bẩn.
6. Máy móc, dụng cụ sản xuấtĐược giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, đã được sửa chữa, bảo trì theo yêu cầu.
Săn sóc – Seiketsu
7. Trách nhiệmTất cả mọi nhân viên nắm rõ trách nhiệm của mình khi thực hiện 5S tại nơi làm việc.
8. Kiểm traNhững cuộc kiểm tra cần được thực hiện thường xuyên dựa trên biên bản đánh giá hiệu quả 5S.
Sẵn sàng – Shitsuke
9. Câu chuyện thành côngNhững câu chuyện thành công nhờ 5S đã được công bố cho toàn bộ nhân viên.
10. Trao giải và ghi nhậnĐã chuẩn bị giải thưởng, quà tặng cho nhân viên thực hiện tốt 5S.
Ghi chú:……………………………………….Phần trăm hoàn thiệnĐiểm trung bình

Những lưu ý khi thực hiện 5s tại nơi làm việc

Để thực sự thành công khi thực hiện 5S tại nơi làm việc, doanh nghiệp bạn cần đáp ứng được các tiêu chí sau đây:

  • Hiểu rõ tầm quan trọng của 5S và đưa ra chính sách thực hiện 5S cụ thể.
  • Mỗi cá nhân và phòng ban trong tổ chức phải hợp tác và hỗ trợ nhau trong suốt quá trình thực thi 5S.
  • Doanh nghiệp phải cung cấp đủ chi phí và thời gian để nhân viên làm quen dần với việc thực thi 5S.
  • Cần thiết lập mục tiêu và phổ biến phương pháp thực hiện 5S rõ ràng với nhân viên.
  • Liên tục thực hiện và duy trì các tiêu chuẩn trong 5S để có thể cải tiến môi trường làm việc đúng cách.

Trong quá trình thực hiện 5S tại nơi làm việc, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau đây để đảm bảo thành công hơn:

Nắm rõ các thành phần trong 5S tại nơi làm việc

Tương tự như việc thực hiện 5S ở những loại hình khác, quy trình 5S tại văn phòng cũng sẽ bao gồm 5 thành phần chính như sau:

Nắm rõ các thành phần để thực hiện quy trình 5S hiệu quả hơn
Nắm rõ các thành phần để thực hiện quy trình 5S hiệu quả hơn

Thực hiện đúng – đủ quy trình 5S phù hợp

Bên cạnh nắm rõ các thành phần, cần thực hiện 5s tại nơi làm việc đúng, đủ theo quy trình. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình phù hợp. Để xây dựng được quy trình này, bạn có thể tham khảo kỹ hơn tại 2 bài viết:

Bạn cần có kế hoạch cụ thể trước khi thực hiện 5S
Bạn cần có kế hoạch cụ thể trước khi thực hiện 5S

Chuẩn bị đầy đủ công cụ thực hiện 5S

Bạn cũng cần phải chuẩn bị đầy đủ công cụ, cơ sở vật chất để thực hiện 5S tại nơi làm việc thành công hơn. Ví dụ một số công cụ thường sẽ được sử dụng cho quá trình thực hiện 5S như:

  • Thẻ đỏ: Dùng để dán nhãn cho các mặt hàng, thiết bị, công cụ,… không cần thiết hoặc không được sử dụng. Giúp sắp xếp hợp lý hơn.
  • Các công cụ giúp điều khiển trực quan: Dùng để xác định vị trí chính xác cho các công cụ và thiết bị. Ví dụ: mã màu, nhãn và dấu hiệu.
  • Danh sách kiểm tra vệ sinh: Dùng để đảm bảo không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Duy trì khía cạnh tỏa sáng của 5S.
  • Quy trình làm việc đồng nhất: Dùng để đảm bảo mọi người đều tuân theo cùng một quy trình để thực hiện nhiệm vụ. Giúp tiêu chuẩn hóa 5S.
  • Băng đánh dấu sàn: Dùng để đánh dấu ranh giới, lối đi và vị trí lưu trữ. Giúp sắp xếp theo thứ tự của 5S.
  • Hệ thống Kanban: Dùng để quản lý mức tồn kho. Giúp duy trì mức tồn kho phù hợp, đảm bảo không lãng phí tài nguyên.
  • Bảng quản lý trực quan: Dùng để hiển thị các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và tiến độ hướng tới các mục tiêu. Giúp duy trì các cải tiến được thực hiện thông qua 5S.
Cần chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, các công cụ khi thực hiện 5S
Cần chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, các công cụ khi thực hiện 5S

Lưu ý khi thực hiện 5S tại các loại doanh nghiệp khác nhau

Mặc dù mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể ứng dụng 5S theo một nguyên tắc chung nhất, nhưng với một số loại hình doanh nghiệp đặc thù như nhà xưởng, văn phòng và bệnh viện, vẫn cần lưu ý một số điều khi thực hiện 5S như sau!

Trở ngại khi thực thi 5S
Trở ngại khi thực thi 5S tại các tổ chức đặc thù

Thực hiện 5S trong sản xuất/nhà xưởng

Giai đoạn đầu thực hiện 5S chưa quen, quy trình sản xuất có thể bị gián đoạn và không đáp ứng được nhu cầu về đơn hàng. Giải pháp cho các doanh nghiệp sản xuất, nhà xưởng là tăng cường quản lý, kiểm soát và tối ưu hóa quy trình sản xuất để đảm bảo 5S không ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.

Thực hiện 5S tại văn phòng

Thúc đẩy tinh thần nhân viên văn phòng và khuyến khích họ hợp tác là điều khó nhất khi thực hiện 5S. Bởi vì dù mọi người đều muốn ngăn nắp, nhưng không ai muốn đi sau dọn dẹp cho người khác cả.

Lúc này, doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp vào thời điểm phù hợp (không ảnh hưởng đến công việc chung của mọi người) để truyền tải quy tắc thực thi 5S, và nhấn mạnh vào lợi ích: Trải nghiệm hạnh phúc chỉ đến từ sự hợp tác có hiệu quả.

Thực hiện 5S tại bệnh viện

Trong bệnh viện, việc duy trì quy tắc S5 (Sẵn sàng – Shitsuke) theo đúng quy trình là rất mất thời gian, đặc biệt khi quá tải bệnh nhân. Mọi người không kịp giao tiếp để nhờ người khác hỗ trợ thực hiện 5S khi quá bận. Nhiều khi cần thay đổi các tiêu chuẩn 5S trong công việc riêng của mình, nhưng mọi người không thể tự quyết định vì còn liên đới đến các bộ phận khác.

Lúc này, thay vì chỉ phổ biến 5S riêng cho từng bộ phận, bệnh viện nên tích hợp mọi hoạt động 5S vào công việc chung của toàn bộ tổ chức. Chỉ khi có một mục tiêu chung và giao tiếp với nhau đủ hiệu quả thì các bệnh viện mới thực thi 5S được trọn vẹn.

HappyTime hỗ trợ thực thi 5S
Nền tảng công nghệ hỗ trợ thực hiện 5S tại nơi làm việc

Doanh nghiệp bạn có thể tận dụng nền tảng công nghệ quản trị nhân lực HappyTime để tự động phân công công việc cho nhân viên theo ca. HappyTime sẽ hỗ trợ bạn quản lý việc thực hiện 5S tại nơi làm việc. Bên cạnh đó, HappyTime cũng có tính năng hết sức thú vị là vinh danh, khen thưởng nhân viên – giúp thúc đẩy tinh thần cho nhân viên duy trì 5S hiệu quả hơn.

Để tìm hiểu kỹ hơn về HappyTime và những tiện ích hữu dụng, bạn hãy tham khảo thêm tại bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

Bài viết trên đây đã chia sẻ chi tiết nhất cách thực hiện 5S tại nơi làm việc cho các doanh nghiệp. Hy vọng rằng với những kiến thức này, doanh nghiệp bạn có thể đồng hành cùng các nhân viên của mình, cùng thực thi 5S theo đúng nguyên tắc để mang lại hiệu quả tốt nhất!

Onboarding là gì? Gợi ý quy trình onboarding nhân viên hiệu quả

Onboarding là gì? Bí quyết xây dựng quy trình onboarding nhân sự hiệu quả
Onboarding là gì? Bí quyết xây dựng quy trình onboarding nhân sự hiệu quả

Onboarding là quá trình không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Đồng thời, đóng vai trò quan trọng tạo ra trải nghiệm tích cực và giữ chân nhân viên mới ở lại với doanh nghiệp. Vậy onboarding là gì? Nên xây dựng quy trình Onboarding như thế nào để tiết kiệm thời gian và đem lại hiệu quả tốt nhất? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Onboarding là gì?

Onboarding được hiểu là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, giai đoạn Onboarding này sẽ có thời gian khác nhau. Trung bình sẽ kéo dài từ 30 – 90 ngày. Trong một số trường hợp đặc biệt này, quy trình này có thể kéo dài đến vài tháng hoặc có thể đến hơn 1 năm. Tuy vậy, thời điểm lý tưởng nhất là chỉ nên kéo dài trong 90 ngày.

Quá trình Onboarding sẽ được lên kế hoạch, bao gồm các hoạt động mà tổ chức thực hiện để nhân viên mới làm quen với các chính sách của tổ chức, vai trò của nhân viên trong tổ chức và văn hóa của tổ chức. Quy trình này cũng liên quan đến việc tạo ra một môi trường mà trong đó nhân viên mới sẽ dễ dàng tương tác tự do, thoải mái với đồng nghiệp, thiết lập các mối quan hệ xã hội tại nơi làm việc.

Theo một khảo sát của Gallup, có đến 88% nhân sự không hài lòng với trải nghiệm onboarding khi họ tiếp nhận công việc mới. Điều này có thể là nguyên nhân khiến nhân sự nghỉ việc ngay khi còn trong giai đoạn làm quen, tìm hiểu về công việc và môi trường làm việc. Điều này dẫn tới lãng phí chi phí và thời gian tuyển dụng cũng như đào tạo nhân viên.

Onboarding là gì?
Onboarding là gì?

Lý do doanh nghiệp cần tối ưu quy trình Onboarding

Quy trình giới thiệu nhân viên mới ngày càng quan trọng. Ngày nay, có đến 90% nhân viên sẽ đưa ra quyết định ở lại hay rời bỏ tổ chức trong 6 tháng làm việc đầu tiên (Theo SHRM). Một nghiên cứu khác cũng chi ra rằng quy trình giới thiệu hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với sự thành công của một tổ chức. Nghiên cứu cho thấy rằng việc giới thiệu nhân viên có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 82% và năng suất lên 70% (Glassdoor). 

Do đó, quy trình Onboarding nếu không được xây dựng hiệu quả, doanh nghiệp sẽ đánh mất nhân tài. Dưới đây sẽ là một số lợi ích mà bạn có thể tham khảo để hiểu hơn vì sao quy trình giới thiệu giới thiệu nhân viên mới quan trọng:

Tiết kiệm chi phí tuyển dụng và hoạt động

Một vị trí tuyển dụng sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản ngân sách nhất định. Nếu nhân sự mới nhanh chóng nghỉ việc do có trải nghiệm hội nhập không tốt, doanh nghiệp sẽ lại tốn thêm một khoản chi phí tuyển dụng nữa. Việc onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân sự mới làm quen với công việc và môi trường nhanh hơn, từ đó họ sẽ muốn gắn bó với tổ chức. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí cho tuyển dụng.

>>> Tìm hiểu thêm: TOP 16+ phần mềm nhân sự HRM tốt nhất dành cho mọi doanh nghiệp <<<

Tiết kiệm chi phí hoạt động

Một quy trình onboarding với định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên làm quen với công việc nhanh hơn thường lệ (tiêu chuẩn thông thường là 2 tháng), từ đó giảm thiểu và tối ưu được kinh phí đào tạo, học hỏi.

Ngoài ra, thông qua quá trình hội nhập, doanh nghiệp còn tết kiệm được các khoảng thời gian dành cho công việc hành chính. Đồng thời, giảm thiểu các rủi ro liên quan đến lưu trữ, quên tài liệu cung cấp,… cho nhân viên.

Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân tài 

Theo báo cáo của Forbes, khoảng 20% nhân viên mới lựa chọn rời bỏ công ty chỉ sau 45 ngày làm việc. Đây là một tỷ lệ rất đáng lo ngại, vì trung bình, doanh nghiệp phải chi khoảng 3000 đô la cho mỗi nhân viên như vậy.

Một quy trình Onboarding tối ưu đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Một quy trình Onboarding tối ưu đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Xây dựng quy trình tuyển dụng và đào tạo đồng bộ

Onboarding đóng vai trò như cầu nối giữa hai giai đoạn tuyển dụng và đào tạo. Khi thực hiện onboarding một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có một quy trình đồng bộ, không bị gián đoạn từ tuyển dụng cho đến đào tạo. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc giữ chân nhân tài, giúp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc trong thời gian đầu làm việc của nhân viên.

Hỗ trợ nhân sự mới nhanh chóng làm quen và bắt kịp được với công việc và môi trường

Thông thường, mỗi khi bắt đầu tại một môi trường mới, ai cũng sẽ có chút bối rối và lo lắng nhất định. Để giảm thiểu điều này, onboarding chính là cầu nối để nhân sự mới làm quen với công việc, đồng nghiệp, môi trường và văn hóa doanh nghiệp một cách nhanh nhất.

Đồng thời, nhờ quá trình hội nhập, khoảng cách giữa nhân viên mới và nhân viên cũ sẽ được rút ngắn. Họ sẽ cảm thấy được chào đón, nhanh chóng hòa nhập và thoải mái với các đồng nghiệp của mình.

>>> Tìm hiểu thêm: Chế độ đãi ngộ nhân viên – yếu tố giữ chân nhân tài trung thành hơn <<<

Lợi ích của quy trình Onboarding đối với đội ngũ nhân viên làm việc từ xa

Đối với nhân viên làm việc từ xa, quá trình hội nhập sẽ có vai trò:

  • Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc từ xa có thể tiếp cận nhanh chóng hơn với vai trò, văn hóa của doanh nghiệp.
  • Nhân viên làm việc từ xa có thể cập nhật kịp thời, nhanh chóng các thông tin liên quan đến sự thay đổi trong công việc, kế hoạch của doanh nghiệp.
Đối với nhân viên làm việc từ xa, việc onboarding cũng rất cần thiết
Đối với nhân viên làm việc từ xa, việc onboarding cũng rất cần thiết

Quy trình Onboarding chuẩn và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Tùy thuộc vào nhu cầu và định hướng của mỗi doanh nghiệp, quy trình onboarding sẽ có sự khác nhau. Thường với những doanh nghiệp lớn, sẽ có một bộ phận riêng phụ trách quá trình hội nhập và đào tạo nhân viên mới. Để hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng riêng cho mình một quy trình hội nhập hiệu quả, dưới đây là các bước onboarding để doanh nghiệp tham khảo.

Xác định mục tiêu của việc xây dựng quy trình onboarding

Trước khi tiến hành thiết lập hoặc triển khai quy trình onboarding cho nhân viên, các nhà quản lý và chuyên viên nhân sự cần xác định rõ mục tiêu thông qua các câu hỏi sau:

  • Nhân viên mới cần nắm rõ những thông tin nào về công việc và môi trường làm việc? Những thông tin nào sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái và tích cực hơn?
  • Bạn muốn để lại ấn tượng gì cho nhân viên mới trong ngày đầu họ gia nhập công ty?
  • Những chính sách và quy trình quan trọng nào cần được truyền đạt cho nhân viên ngay trong ngày đầu để họ tránh mắc phải sai sót?
  • Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên cảm thấy được chào đón và trân trọng ngay từ những ngày đầu (như bàn làm việc, thiết bị văn phòng, ưu đãi…)?
  • Nhân viên sẽ cảm thấy có giá trị hơn khi được chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích. Hãy xem bạn có thể cung cấp những gì cho nhân viên mới trong thời gian khởi đầu.
  • Người hướng dẫn cho nhân viên mới cũng rất quan trọng để giúp họ hòa nhập vào môi trường. Bạn cần tìm người cố vấn phù hợp để đảm bảo trải nghiệm của họ tại công ty là tốt nhất.

Để xác định được mục tiêu hiệu quả, ngoài việc trả lời những câu hỏi trên, doanh nghiệp có thể lắng nghe phản hồi từ các nhân viên hiện tại về những điều họ thích và không thích từ quy trình onboarding họ đã trải qua. Sau đó tổng kết và đúc rút để đưa ra những phương án điều chỉnh cho phù hợp. Bước này rất quan trọng, bởi đây chính là chìa khóa để xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả và hữu ích cho nhân viên.

>>> Tìm hiểu thêm: Áp dụng tháp nhu cầu Maslow vào quản trị nhân sự thế nào? <<<

Chuẩn bị trước ngày nhân viên mới Onboarding (Pre-Onboarding)

Quá trình chuẩn bị còn được gọi là Preboarding, thường sẽ xảy ra trước ngày đầu tiên đến tiếp nhận công việc của nhân viên mới. Đây là bước khởi đầu quan trọng của quá trình onboarding, giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái khi bắt đầu công việc.

Gợi ý một số công việc cần chuẩn bị:

  • Thiệp chào mừng nhân viên mới, ghi rõ tên nhân sự mới.
  • Chuẩn bị sổ tay và bút viết.
  • Cung cấp đồng phục công ty (nếu có).
  • Thiết lập quy trình tiếp nhận nhân sự mới, bao gồm hợp đồng lao động và các giấy tờ cần thiết khác, vì những thủ tục này thường mất nhiều thời gian.
  • Cung cấp thông tin về công việc, môi trường làm việc và văn hóa nội bộ cho nhân viên.
  • Chuẩn bị chỗ ngồi, đồ dùng và trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.

Một tuần trước khi nhân viên bắt đầu làm việc:

  • Đảm bảo chỗ ngồi và trang thiết bị như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá nhân hoặc điện thoại (nếu cần) đã sẵn sàng.
  • Gửi và thu thập các giấy tờ cần thiết như hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung, mã số thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ giảm trừ gia cảnh. Những thủ tục này thường tốn thời gian, vì vậy cần chuẩn bị trước.

Bên cạnh đó, trong giai đoạn này, bạn cũng cần giữ liên lạc thường xuyên với nhân viên mới và trả lời bất kỳ câu hỏi, thắc mắc nào khi họ cần. Hãy cố gắng giúp đỡ nhân viên mới cảm thấy họ được chào đón và luôn được hỗ trợ khi làm việc tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên, đặc biệt là bộ phận chuyên môn có nhân sự mới sẽ biết về việc có người mới gia nhập vào đội nhóm của mình. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị trước về mặt tinh thần, sẵn sàng chào đón và hỗ trợ người mới khi cần.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước ngày nhân sự mới onboarding
Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước ngày nhân sự mới onboarding

Ngày đầu tiên onboarding: Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên

Ngày đầu tiên đi làm khá quan trọng đối với nhân viên mới. Bởi đây là thời điểm họ trực tiếp tiếp xúc với công việc, môi trường và đồng nghiệp. Đồng thời ngày đầu cũng là lúc họ hiểu rõ thêm về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Một tip chia sẻ hiệu quả rằng công việc không nên là điều quan trọng ở giai đoạn này. Việc tương tác đồng nghiệp sẽ quan trọng hơn cả.

Do đó, lịch trình các công việc ngày đầu tiên cần được sắp xếp hợp lý và linh hoạt để tăng tối đa tính hiệu quả. Đồng thời, ngày đầu tiên trong quá trình giới thiệu nhân viên mới, hãy cung cấp cho họ những thông tin cần thiết. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, lượng thông tin cần cung cấp cho nhân viên mới sẽ khác nhau. Tuy vậy, thường sẽ bao gồm những thông tin như sau:

  • Thông tin về chính sách, phúc lợi hiện tại của doanh nghiệp với vị trí mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm.
  • Hỗ trợ nhân viên mới nắm bắt về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
  • Cung cấp cho nhân viên những biểu mẫu, tài liệu, hợp đồng đã được ký kết sẵn trước đó.
  • Tạo mới và bổ sung tài khoản của nhân viên mới trên các công cụ, phần mềm hỗ trợ làm việc của doanh nghiệp.
  • Cung cấp thông tin về vai trò và nhiệm vụ của họ. Với nội dung này, hãy để người quản lý trực tiếp của nhân viên mới thực hiện. Và thông tin này nên được phân bố cung cấp trong khoảng 30 ngày đầu tiên làm việc.

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng công nghệ nhiều hơn vào quá trình giao tiếp nội bộ, trong đó có hoạt động cung cấp thông tin cho nhân viên. Nổi bật ngày nay có các tính năng hỗ trợ như bảng tin nội bộ (có trên ứng dụng HappyTime.vn), email,… Nhờ những tính năng này, doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin nhanh chóng hơn.

Giai đoạn nhân viên bắt đầu làm việc

Tạo điều kiện để nhân viên mới có cơ hội đào tạo và học tập

75% nhân viên cho rằng việc đào tạo trong tuần đầu tiên rất quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí, các công cụ và kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Doanh nghiệp cần tạo điều kiện đào tạo, học tập tốt nhất cho nhân viên.

Việc đào tạo là một phần của quá trình giới thiệu dài hạn và nên được tạo điều kiện tốt nhất bởi người quản lý trực tiếp. Điều này cũng rất cần thiết với cả những nhân viên đã có kinh nghiệm, lâu năm của tổ chức. Một gợi ý cho doanh nghiệp, có thể áp dụng giải pháp cân bằng là lộ trình “on the job training” – đào tạo dựa trên công việc thực tế để bớt lượng thông tin nhân viên mới cần tiếp thu. Trong khi họ vẫn có thể nắm bắt toàn bộ và thực hiện hiệu quả.

Doanh nghiệp cũng có thể triển khai các chương trình mentorship. Việc có sự hỗ trợ của người cố vấn hoặc người hướng dẫn này sẽ giúp họ hòa nhập nhanh hơn với môi trường và học hỏi nhiều hơn. Doanh nghiệp có thể chỉ định một nhân viên có kinh nghiệm đi kèm với nhân viên mới hoặc thành lập một nhóm nhỏ để giải đáp các câu hỏi của họ.

Như đã đề cập, quy trình onboarding là yếu tố quan trọng trong tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự. Tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp lý tưởng giúp bạn rút ngắn quy trình này.

>>> Tìm hiểu thêm: Hợp đồng thử việc là gì? Mẫu hợp đồng thử việc chi tiết – Tải miễn phí <<<

Giúp nhân viên mới tiếp thu văn hóa tổ chức

Để nhân viên mới có thể tiếp thu và hòa nhập với văn hóa tổ chức sẽ là một quá trình liên tục. Người quản lý và nhân viên phụ trách nhân sự nên cung cấp cho nhân viên mới một góc nhìn tổng quan nhất về văn hóa trong những ngày đầu khi họ mới gia nhập vào tổ chức.

Bạn cũng có thể thực hiện giới thiệu, giúp nhân viên tiếp thu và hòa nhập văn hóa tốt hơn qua những ứng dụng hỗ trợ truyền thông nội bộ. Ví dụ như HappyTime và tính năng bảng tin có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng truyền tải thông tin, thể hiện được văn hóa tổ chức nhanh chóng cho toàn bộ nhân viên.

Những buổi đào tạo và giới thiệu văn hóa tổ chức là cơ hội giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen và nắm bắt được công việc

Giúp nhân viên hình thành mối quan hệ xã hội

Một trong những yếu tố khác giúp cho quy trình giới thiệu nhân viên mới là trải một trải nghiệm tích cực của người lao động, doanh nghiệp nên giúp đỡ họ trong hành trình xây dựng các mối quan hệ xã hội. Những mối quan hệ này sẽ bao gồm:

  • Mối quan hệ với đồng nghiệp xung quanh.
  • Mối quan hệ với người quản lý, lãnh đạo của tổ chức.
  • Mối quan hệ với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.

Gợi ý vai trò của các bộ phận trong quy trình onboarding

Phòng nhân sự

Có nhiệm vụ giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban, cung cấp thông tin về lịch sử hình thành, sự phát triển, sơ đồ tổ chức và nội quy công ty. Đồng thời, phòng cũng cần thu thập đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của công ty.

Phòng đào tạo

Chịu trách nhiệm xây dựng chương trình đào tạo hội nhập và thông báo lịch trình cho nhân viên mới. Họ sẽ tổ chức các buổi đào tạo và thực hiện kiểm tra sau khóa học.

Người quản lý trực tiếp

Giới thiệu và kết nối nhân viên mới với các thành viên trong nhóm. Họ cũng cần chia sẻ các tiêu chí, kỳ vọng và cách thức làm việc cùng nhau để đạt hiệu quả cao nhất.

Bạn đồng hành

Đảm nhận vai trò hỗ trợ, trả lời các thắc mắc hàng ngày, tạo ra cảm giác an toàn và tự tin cho nhân viên mới.

Đội ngũ điều hành

Cuộc gặp gỡ với đội ngũ điều hành giúp nhân viên nắm rõ sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược và mục tiêu của tổ chức.

Các bộ phận phòng ban đều có vai trò quan trọng trong quá trình tiến hành hội nhập nhân sự mới
Các bộ phận phòng ban đều có vai trò quan trọng trong quá trình tiến hành hội nhập nhân sự mới

Một số cột mốc cần chú ý trong quy trình onboarding

Trong 1 đến 3 tháng đầu, bộ phận nhân sự nên liên hệ để đảm bảo nhân viên hài lòng và gắn kết với công việc. Giai đoạn này cần thường xuyên theo dõi hoạt động của nhân viên và cung cấp phản hồi về hiệu suất làm việc. Hành động này thường được nhân viên đánh giá cao và tạo động lực cho họ trong việc hoàn thiện công việc.

Sau 6 tháng, là thời điểm thích hợp để đánh giá xem nhân viên mới có thể trở thành một phần lâu dài của doanh nghiệp hay không. Nếu họ quyết định ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ vào các vị trí mới và thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo. Nếu họ rời đi, đừng ngần ngại hỏi lý do. Có thể họ không phải là một phần phù hợp ngay từ đầu, hoặc quá trình onboarding không hiệu quả đã khiến hai bên không thể hợp tác. Những phản hồi từ họ sẽ là thông tin quý giá để bạn tối ưu hóa quy trình onboarding trong tương lai.

>>> Tìm hiểu thêm: Top 4 phần mềm quản lý đãi ngộ và nguồn nhân lực phổ biến <<<

Quy trình mẫu giới thiệu nhân viên mới trong 6 tháng

Bạn có thể tham khảo mẫu quy trình giới thiệu nhân viên mới trong 6 tháng sau đây để hiểu rõ hơn về giai đoạn quan trọng này. Cụ thể như sau:

  • Từ 1 ngày đến 1 tuần: Đảm bảo nhân viên mới tuân thủ và làm quen với vai trò của họ trong tổ chức.
  • Từ 1 tuần đến 3 tháng: Thực hiện đào tạo, huấn luyện nhân viên mới thực hiện công việc, vai trò của họ. Giúp họ làm quen với đồng nghiệp, những người đóng vai trò quan trọng trong tổ chức (quản lý, lãnh đạo,…).
  • Từ 3 tháng đến 6 tháng: Đánh giá hiệu suất của nhân viên mới. Đảm bảo rằng họ được cung cấp đầy đủ những điều cần thiết để thực hiện công việc tối ưu hơn. Lấy phản hồi từ nhân viên mới để đánh giá trải nghiệm của họ trong quy trình giới thiệu nhân viên mới.
  • Sau 6 tháng (có thể kéo dài đến 1 năm): Nhân viên cần phải phát triển kiến ​​thức đầy đủ về vai trò của họ, thị trường, công ty và ngành. Họ đã có thể hòa nhập vào công ty và văn hóa công ty.

Bí quyết để giúp quá trình giới thiệu nhân viên tích cực hơn

Để người lao động có trải nghiệm tích cực trong quá trình, bạn có thể lưu ý một số vấn đề sau đây:

  • Đảm bảo công việc phù hợp với mô tả công việc và ngược lại: Đây là điều cần thiết, bởi theo khảo sát của Hibob, có đến 25% nhân viên chia sẻ rằng họ không được cung cấp đầy  đủ thông tin về công việc trước khi họ chấp nhận lời đề nghị.
  • Cố gắng tự động hóa, cá nhân hóa quy trình giới thiệu nhân viên mới. Bạn có thể sử dụng HappyTime – nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên để thực hiện vấn đề này.
  • Thực hiện lịch trình giới thiệu từ đầu đến cuối và tuân thủ lịch trình đó.
  • Cố gắng thảo luận với nhân viên về tất cả những thứ cần thiết với họ và bỏ qua những vấn đề không cần thiết.
  • Cung cấp thông tin chính sách công ty đầy đủ. Bên cạnh đó cũng nên cung cấp tất cả các công cụ họ cần để thực hiện công việc của mình.
  • Theo dõi và đánh giá quy trình giới thiệu nhân viên mới thường xuyên để cải thiện, tối ưu tốt hơn.
Một quy trình onboarding tối ưu sẽ giúp nhân viên dễ dàng hòa nhập môi trường
Một quy trình onboarding tối ưu sẽ giúp nhân viên dễ dàng hòa nhập môi trường

Giải pháp xây dựng quy trình Onboarding chuyên nghiệp với phần mềm nhân sự HappyTime

Để triển khai một quy trình onboarding đồng bộ và hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ để hỗ trợ. Đặc biệt là ở những doanh nghiệp vừa và lớn, có nhu cầu tuyển dụng nhân sự thường xuyên. Việc tiếp nhận và onboarding nhân sự thường mất rất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn khi triển khai.

Nắm bắt được điều này, HappyTime – Nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên đã phát triển tính năng Onboarding và tính năng quản lý hồ sơ, hợp đồng nhân sự. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có một quy trình onboarding tự động và đồng bộ.

giải pháp số hóa hoạt động onboarding nhân sự

Tính năng Onboarding của HappyTime

Thiết lập và tự động hóa quy trình onboarding cho nhân sự mới

Nếu như trước đây, khi có nhân viên mới gia nhập, bộ phận HR sẽ phải thủ công lặp đi lặp lại các công việc như gửi email onboarding kèm theo thủ tục, giấy tờ cần chuẩn bị. Thì giờ đây, với HappyTime, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập quy trình và tự động hóa hướng dẫn nhân viên mới chỉ với vài thao tác đơn giản. Quy trình này hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo từng phòng ban hoặc vị trí, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Trải nghiệm onboarding tích cực và chuyên nghiệp cho nhân viên mới

Khi đội ngũ HR khởi động quá trình onboarding, nhân viên mới sẽ nhận được email từ hệ thống của HappyTime. Nội dung email này doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo nhu cầu và mong muốn của mình. Mẫu nội dung email onboarding của hệ thống sẽ cá nhân hóa nội dung người nhận, kèm theo đó là hướng dẫn họ hoàn thành các thủ tục thông tin và nắm rõ quy định cần thiết trước khi chính thức làm việc.

Đồng thời, trong email cũng sẽ đính kèm link để nhân viên mới gia nhập vào workspace trên HappyTime. Không chỉ chuẩn hóa quy trình onboarding, HappyTime còn hỗ trợ gắn kết nhân sự và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Quản lý trọn vẹn vòng đời của nhân sự tại doanh nghiệp

Một điểm nổi bật của HappyTime là khả năng quản lý trọn vẹn vòng đời của nhân sự tại doanh nghiệp. Bên cạnh tính năng Onboarding, HappyTime còn cung cấp bộ công cụ tính năng hỗ trợ quản lý nhân sự. Khi nhân viên mới hoàn thành việc cung cấp thông tin, dữ liệu sẽ được chuyển tới tính năng Quản lý thông tin nhân sự. Nhờ đó, sẽ giảm thiểu nguy cơ thất lạc hoặc thiếu sót hồ sơ.

Kết luận

Hy vọng với bài viết ngày hôm nay, bạn sẽ hiểu hơn về khái niệm onboarding cũng như quy trình hội nhập nhân viên mới hiệu quả và chuyên nghiệp. Đây là quy trình quan trọng, giúp giữ chân nhân viên và tạo ra môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp tích cực. Bên cạnh đó, đừng quên truy cập và trải nghiệm ngay nền tảng quản lý và nâng cao trải nghiệm nhân viên HappyTime.vn để tiếp cận công cụ giúp tăng hiệu quả quá trình này tốt hơn nhé.

Hợp đồng thử việc là gì? Mẫu hợp đồng thử việc chi tiết – Tải miễn phí

Hợp đồng thử việc là gì? Mẫu hợp đồng thử việc chi tiết và mới nhất hiện nay
Hợp đồng thử việc là gì? Mẫu hợp đồng thử việc chi tiết và mới nhất hiện nay

Trước khi trở thành nhân viên chính thức tại doanh nghiệp, nhân sự đều sẽ phải trải qua giai đoạn thử việc. Để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, người lao động và người sử dụng lao động sẽ ký kết hợp đồng thử việc. Vậy hợp đồng thử việc là gì? Mẫu hợp đồng thử việc bao gồm những nội dung chính nào? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hợp đồng thử việc là gì?

Bộ luật Lao động 2019 không đưa ra quy định định nghĩa cụ thể về hợp đồng thử việc. Tuy nhiên Khoản 1, Điều 24 của bộ luật này có quy định về thử việc như sau: “Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận về thử việc bằng việc giao kết hợp đồng thử việc”.

Theo đó, có thể hiểu hợp đồng thử việc là một tài liệu thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm thử trước khi chính thức ký hợp đồng lao động. Trong suốt thời gian thử việc, cả hai bên sẽ tuân thủ các quy định và nghĩa vụ đã được ghi rõ trong hợp đồng này.

Hợp đồng thử việc là gì?
Hợp đồng thử việc là gì?

Quy định của pháp luật về hợp đồng thử việc

Về thời gian thử việc tối đa

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định khác nhau về thời gian thử việc. Tuy nhiên quy định này cần phù hợp với quy định của pháp luật. Cụ thể, Điều 25 Bộ luật Lao động năm 2019 nêu rõ, thời gian thử việc do 02 bên thỏa thuận căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc nhưng chỉ được thử việc một lần với 01 công việc và bảo đảm điều kiện sau:

  • Thử việc không quá 180 ngày với công việc của cấp quản lý doanh nghiệp nêu theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, Luật Quản lý, sử dụng vốn Nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp.
  • Thử việc không quá 60 ngày với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên.
  • Thử việc không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
  • Thử việc không quá 06 ngày làm việc đối với các công việc khác.

Nói chung, hầu hết các vị trí công việc hiện tại có thời gian thử việc dao động từ 30 đến 60 ngày. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, doanh nghiệp có thể quyết định kết thúc thời gian thử việc sớm đối với những nhân viên đã có kinh nghiệm và thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.

Ngoài ra, theo quy định của pháp luật, khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động.

Quy định về mức lương thử việc

Điều 26 Bộ Luật lao động năm 2019 quy định rõ ràng rằng tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương chính thức cho vị trí đó.

Do đó, nếu người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận mức lương thử việc dưới 85% mức lương chính thức sẽ vi phạm quy định của pháp luật.

>>> Tìm hiểu thêm: Cách tính lương thử việc mới nhất theo quy định của Bộ luật Lao động <<<

Chế độ dành cho nhân viên thử việc theo quy định pháp luật

Để bảo vệ quyền lợi của người lao động, pháp luật quy định trong thời gian thử việc, nhân viên thử việc vẫn sẽ có một số quyền lợi lao động nhất định. Cụ thể:

Về thời gian làm việc

Người lao động có quyền được đảm bảo thời gian làm việc không vượt quá 8 giờ mỗi ngày và 48 giờ mỗi tuần, đồng thời thời gian làm thêm giờ cũng không được quá mức quy định. Ngoài ra, họ còn được bảo đảm thời gian nghỉ giữa ca, với ít nhất 30 phút liên tục cho ca ban ngày và 45 phút cho ca ban đêm. Nếu làm việc liên tục từ 6 giờ trở lên, thời gian nghỉ sẽ được tính vào giờ làm việc.

Trong thời gian thử việc, người lao động cũng được hưởng một số chế độ nhất định theo quy định
Trong thời gian thử việc, người lao động cũng được hưởng một số chế độ nhất định theo quy định

Về chế độ nghỉ

Nghỉ hàng năm: Theo Khoản 2 Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thời gian thử việc sẽ được tính vào thời gian nghỉ phép hàng năm nếu người lao động tiếp tục làm việc cho nhà tuyển dụng sau khi kết thúc thời gian thử việc.

Nghỉ lễ, Tết: Theo Điều 112 Bộ Luật Lao động 2019, người lao động có quyền nghỉ hưởng nguyên lương trong các dịp lễ, Tết. Do đó, những nhân viên đang trong thời gian thử việc cũng sẽ được nghỉ và nhận mức lương thử việc đã thỏa thuận trong các dịp này.

Về mức lương và phụ cấp thời gian thử việc

Như đã đề cập ở nội dung trên, trong thời gian thử việc, nhân sự sẽ được hưởng mức lương ít nhất là 85% mức lương chính thức đã được hai bên thỏa thuận, đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Ngoài ra, nhân viên thử việc còn được hưởng các loại phụ cấp về độc hại, nguy hiểm, nặng nhọc và các phụ cấp, hỗ trợ khác theo quy định của doanh nghiệp cũng như quy định pháp luật.

Trường hợp kết thúc thử việc, người lao động ký hợp đồng lao động và trở thành nhân viên chính thức tại doanh nghiệp thì thời gian thử việc sẽ được tính phép năm.

Về chế độ bảo hiểm

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn thi hành, người lao động đang trong quá trình thử việc không thuộc đối tượng đóng BHXH.

>>> Tìm hiểu thêm: Mẫu hợp đồng lao động chi tiết và chuẩn nhất hiện nay – Tải miễn phí <<<

Quy định về điều kiện kết thúc thời gian thử việc

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng thử việc

  • Hết thời gian thử việc: Sau khi hoàn tất thời gian thử việc đã thỏa thuận, hai bên có thể kết thúc hợp đồng thử việc và chuyển sang hợp đồng chính thức nếu vẫn muốn tiếp tục hợp tác. Thời gian thử việc sẽ phụ thuộc vào từng công ty và vị trí, nhưng phải tuân thủ các quy định đã nêu.
  • Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng thử việc: Trong thời gian thử việc, cả doanh nghiệp và người lao động đều có quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần thông báo trước hoặc bồi thường.
  • Đơn phương chấm dứt hợp đồng thử việc:

Người sử dụng lao động có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng thử việc trong các trường hợp sau:

  • Người lao động vi phạm các quy định của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
  • Người lao động không đáp ứng được yêu cầu công việc.
  • Người lao động mắc bệnh truyền nhiễm hoặc bệnh nghề nghiệp nặng, không đủ khả năng làm việc.

Người lao động cũng có thể tự ý chấm dứt hợp đồng thử việc nếu:

  • Họ không còn đủ sức khỏe để tiếp tục công việc.
  • Do các lý do cá nhân hoặc vấn đề khẩn cấp liên quan đến công việc và gia đình.
Hợp đồng thử việc sẽ chấm dứt trong một số trường hợp nhất định theo quy định pháp luật
Hợp đồng thử việc sẽ chấm dứt trong một số trường hợp nhất định theo quy định pháp luật

Trách nhiệm khi kết thúc thời gian thử việc

Điều 27 Bộ luật Lao động 2019 quy định cụ thể “Khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động”. 

Trường hợp kết quả thử việc đạt yêu cầu, người sử dụng lao động sẽ tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã ký kết trong trường hợp có thỏa thuận thử việc, hoặc sẽ phải ký hợp đồng lao động mới trong trường hợp chỉ có hợp đồng thử việc. Ngược lại, nếu thử việc không đạt yêu cầu, hợp đồng lao động đã ký hoặc hợp đồng thử việc sẽ bị chấm dứt.

Lưu ý:

  • Hợp đồng lao động sẽ bị coi là vô hiệu nếu chứa các điều khoản vi phạm pháp luật.
  • Khi chấm dứt hợp đồng thử việc, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm thanh toán đầy đủ tiền lương và phụ cấp cho người lao động tương ứng với thời gian họ đã làm việc.

Những nội dung cần có trong hợp đồng thử việc

Theo Khoản 2, Điều 24 của Bộ Luật Lao động 2019, hợp đồng thử việc phải bao gồm các nội dung sau:

  • Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động.
  • Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động.
  • Mô tả chi tiết công việc và địa điểm làm việc.
  • Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác (nếu có).
  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
  • Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động, tùy thuộc vào tính chất công việc và loại hình doanh nghiệp.

Ngoài ra, hợp đồng thử việc cũng có thể bao gồm các nội dung liên quan đến trách nhiệm và nghĩa vụ của cả hai bên trong thời gian thử việc. Cùng với các điều khoản giải quyết tranh chấp và xử phạt nếu có sự vi phạm thỏa thuận hai bên.

Mẫu hợp đồng thử việc chi tiết và chuẩn form mới nhất

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng trong việc soạn thảo hợp đồng thử việc, dưới đây là một số mẫu doanh nghiệp có thể tham khảo. Tùy thuộc vào lĩnh vực và yêu cầu cho vị trí, doanh nghiệp có thể sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Mẫu hợp đồng thử việc chi tiết và chuẩn form hiện nay

>>> Tải miễn phí mẫu hợp đồng thử việc mới nhất hiện nay <<<

Giải đáp một số câu hỏi liên quan đến hợp đồng thử việc

Có bắt buộc phải thử việc đối với người lao động không?

Theo quy định của Bộ Luật Lao động 2019, việc ký kết hợp đồng thử việc không phải là yêu cầu bắt buộc giữa người lao động và người sử dụng lao động. Việc này hoàn toàn phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên.

Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 24 của Bộ Luật Lao động, đối với các hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng, không được ký hợp đồng thử việc.

Hợp đồng thử việc có phải là hợp đồng lao động không?

Theo quy định hiện hành, thời gian làm việc thực tế tại doanh nghiệp không bao gồm thời gian thử việc. Điều này có nghĩa là chỉ khi ký hợp đồng lao động chính thức, người lao động mới được tính thâm niên công tác. Vì vậy, hợp đồng thử việc không được coi là hợp đồng lao động.

Hợp đồng thử việc chủ yếu là sự thỏa thuận giữa hai bên về việc làm thử cho một vị trí cụ thể. Trong thời gian thử việc, người lao động cũng sẽ không tham gia vào hệ thống bảo hiểm như khi ký hợp đồng chính thức.

Theo khoản 2, Điều 29 của Bộ Luật Lao động, trong thời gian thử việc, một trong hai bên có thể chấm dứt thỏa thuận mà không cần thông báo trước hoặc bồi thường cho bên còn lại. Điều này khác với hợp đồng lao động chính thức, trong đó yêu cầu phải thông báo trước từ 30 đến 45 ngày nếu một bên muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng.

>>> Tìm hiểu thêm: Phụ lục hợp đồng là gì? Mẫu phụ lục hợp đồng chi tiết và chuẩn form – Tải miễn phí <<<

Hợp đồng thử việc có bắt buộc phải ký kết bằng văn bản không?

Trên thực tế, hợp đồng thử việc có thể được thỏa thuận dưới nhiều hình thức khác nhau. Các bên có thể chọn ký kết bằng văn bản hoặc thỏa thuận miệng, tùy thuộc vào sự lựa chọn của mỗi bên. Thêm vào đó, một số doanh nghiệp cũng sử dụng email để xác nhận hợp đồng, thay vì chỉ sử dụng văn bản hoặc thỏa thuận bằng miệng.

Hợp đồng thử việc không nhất thiết phải được ký dưới dạng văn bản
Hợp đồng thử việc không nhất thiết phải được ký dưới dạng văn bản

Thời gian thử việc có đóng bảo hiểm xã hội không?

Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định rằng người lao động thuộc các trường hợp sau đây phải tham gia BHXH bắt buộc:

  • Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng theo mùa vụ hoặc hợp đồng cho một công việc nhất định có thời gian từ 3 tháng đến dưới 12 tháng, bao gồm cả hợp đồng ký với đại diện pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động.
  • Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời gian từ 1 tháng đến dưới 3 tháng.
  • Cán bộ, công chức, viên chức.
  • Công nhân trong lĩnh vực quốc phòng, công an, và những người làm việc khác trong tổ chức cơ yếu.
  • Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân đội nhân dân; sĩ quan và hạ sĩ quan nghiệp vụ, chuyên môn kỹ thuật trong công an nhân dân; những người làm công tác cơ yếu hưởng lương tương tự quân nhân.
  • Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân và công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học và nhận sinh hoạt phí.
  • Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo quy định của Luật về lao động Việt Nam.
  • Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có nhận tiền lương.
  • Người hoạt động không chuyên trách tại xã, phường, thị trấn.

Do đó, người lao động trong thời gian thử việc theo hợp đồng thử việc không thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc.

Doanh nghiệp có được phép gia hạn thời gian thử việc khi kết quả thử việc không đạt yêu cầu không?

Theo nguyên tắc, mỗi ứng viên chỉ được thử việc một lần cho một vị trí công việc cụ thể. Do đó, doanh nghiệp không được phép gia hạn thời gian thử việc thêm lần nữa. Trường hợp nhân sự hoàn thành tốt công việc trong thời gian thử việc, công ty phải ký hợp đồng lao động chính thước. Ngược lại, nếu nhân sự không hoàn thành công việc thì doanh nghiệp có quyền từ chối ký kết hợp đồng lao động.

Quản lý hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động hiệu quả với phần mềm HappyTime

Việc quản lý hợp đồng nói chung và hợp đồng thử việc nói riêng có thể thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau tùy thuộc vào từng công ty. Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nhân sự, thông thường sẽ lưu trữ hợp đồng bằng Google Sheet, Excel và bản cứng trong tủ hồ sơ. Tuy nhiên, những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, với quy mô nhân sự đông, việc quản lý thủ công này sẽ không hiệu quả và gây nhầm lẫn, sai sót, mất mát hồ sơ.

Lúc này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để hỗ trợ. HappyTime là giải pháp được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia của TopCV – Công ty đi đầu trong ứng dụng HR Tech tại Việt Nam. Đây là công cụ lý tưởng, là cánh tay phải giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng và cơ sở dữ liệu nhân sự một cách tập trung và hiệu quả.

Lưu trữ, quản lý và theo dõi hợp đồng thử việc hiệu quả, tập trung với HappyTime

Tính năng Quản lý và theo dõi hợp đồng

  • Lưu trữ thông tin từng nhân sự tập trung trên một hệ thống dữ liệu duy nhất, từ khi onboard đến khi hết thử việc, ký hợp đồng chính thức cho đến khi nghỉ việc.
  • Tập hợp và lưu trữ tất cả tài liệu, văn bản và hợp đồng tại một nơi duy nhất, dễ dàng tìm kiếm theo từ khóa và bộ lọc nâng cao.
  • Hỗ trợ xây dựng hợp đồng tự động, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro lỗi do con người.
  • Quản lý và theo dõi các loại hợp đồng, thông báo gia hạn/tái ký hợp đồng được gửi tự động tới HR.
  • Hỗ trợ lưu trữ mẫu hợp đồng, phụ lục hợp đồng, gợi ý chỉnh sửa thông tin hợp đồng nhân sự khi mẫu hợp đồng có sự cập nhật, thay đổi.
  • Tự động hóa quy trình chấm công – tính lương, quản lý đơn từ, nghỉ phép từng nhân viên.
  • Đồng bộ quy trình onboarding nhân sự mới, hỗ trợ gắn kết nhân sự nhờ triển khai các hoạt động nội bộ.
  • Phần mềm có tính năng phân quyền chặt chẽ, bảo vệ dữ liệu.

Các HR và quản lý quan tâm có thể đăng ký để nhận tư vấn và trải nghiệm demo phần mềm tại đây.

Kết luận

Trên đây là các thông tin cơ bản và quan trọng nhất quy định về hợp đồng thử việc kèm theo mẫu để tham khảo. Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý hợp đồng thử việc một cách nghiêm ngặt, tuân thủ các quy định pháp lý và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Phụ cấp thâm niên là gì? Cách tính phụ cấp thâm niên chuẩn và mới nhất năm 2024

Phụ cấp thâm niên là gì? Cách tính phụ cấp thâm niên mới nhất theo quy định
Phụ cấp thâm niên là gì? Cách tính phụ cấp thâm niên mới nhất theo quy định

Phụ cấp thâm niên là một trong những khoản thuộc về quyền lợi dành cho một số đối tượng người lao động nhất định. Vậy phụ cấp thâm niên là gì? Cách tính ra sao? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Các khái niệm liên quan đến thâm niên

Trước khi tìm hiểu chi tiết về cách tính lương thâm niên cho nhân viên, bạn sẽ cần nắm rõ những khái niệm và thông tin có liên quan dưới đây. Thông tin trong bài viết được cung cấp dựa trên Nghị định 77/2021/NĐ-CPThông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH.

Thâm niên là gì?

Hiện nay pháp luật chưa đưa ra một quy định cụ thể về khái niệm thâm niên. Tuy nhiên có thể hiểu đơn giản, thâm niên hay thâm niên công tác, thâm niên làm việc là số năm làm việc liên tục thực tế của người lao động đối với một người sử dụng lao động.

Phụ cấp thâm niên là gì?

Phụ cấp thâm niên (hay lương thâm niên) là khoản phụ cấp được chi trả cho những người lao động làm việc liên tục nhiều năm tại một tổ chức, doanh nghiệp ở một số lĩnh vực nhất định. Căn cứ theo Điều 103 Bộ luật Lao động 2019 thì phụ cấp thâm niên sẽ được thỏa thuận và ghi nhận trong hợp đồng lao động tương tự như các loại phụ cấp khác.

Nhìn chung, lương thâm niên có vai trò như là sự công nhận của tổ chức trước những đóng góp, cống hiến bền bỉ của người lao động trong nhiều năm liền. Đây cũng là lời động viên, khích lệ người lao động tiếp tục ở lại gắn bó với tổ chức.

Phụ cấp thâm niên là khoản phụ cấp được chi trả cho những người lao động làm việc liên tục nhiều năm tại một tổ chức, doanh nghiệp
Phụ cấp thâm niên là khoản phụ cấp được chi trả cho những người lao động làm việc liên tục nhiều năm tại một tổ chức, doanh nghiệp

Các đối tượng được hưởng phụ cấp thâm niên

Không phải bất cứ người lao động nào cũng được hưởng chế độ lương thâm niên. Theo quy định pháp luật, cách tính lương thâm niên cho nhân viên chỉ áp dụng cho một số đối tượng cụ thể dưới đây:

  • Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trực thuộc lực lượng Quân đội nhân dân Việt Nam.
  • Hạ sĩ quan đang hưởng lượng và trực thuộc Công an nhân dân Việt Nam.
  • Người đang hoạt động, công tác trong tổ chức cơ yếu.
  • Cán bộ, công chức đang hưởng lương theo ngạch hoặc chức danh trong các chuyên ngành đặc biệt sau: Hải quan, tòa án, thanh tra, thi hành án dân sự, kiểm sát, kiểm lâm.
  • Nhà giáo đang thực hiện công tác giảng dạy tại các cơ sở giáo dục công lập, đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

Phụ cấp thâm niên cho doanh nghiệp là không bắt buộc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên tùy theo năng lực tài chính và chế độ đãi ngộ riêng mà doanh nghiệp vẫn có thể áp dụng cách tính khoản phụ cấp này cho nhân viên để thêm một phần phụ cấp cho người lao động.

Cách tính thâm niên công tác

Theo quy định pháp luật, thời hạn để các đối tượng được hưởng lương thâm niên nghề theo quy định của Nhà Nước là 60 tháng làm việc. Tuy nhiên, khi xác định thâm niên công tác, cần lưu ý về thời điểm không tính phụ cấp thâm niên nghề. Cụ thể:

  • Thời gian người lao động bị tạm đình chỉ công việc, thời gian bị tạm giữ, thời gian chấp hành án, lệnh xuất ngũ.
  • Nghỉ việc riêng không lương hơn 1 tháng.
  • Thời gian nghỉ ốm đau, thai sản vượt quá quy định của pháp luật.
  • Kiểm soát.
  • Thời gian người lao động thực hiện chế độ công tác dự bị.
  • Thời gian làm công việc xếp theo ngạch bậc, cấp chức vụ không tính vào các trường hợp được hưởng phụ cấp thâm niên nghề.
Cần tuân thủ quy định về đối tượng hưởng và cách tính phụ cấp thâm niên
Cần tuân thủ quy định về đối tượng hưởng và cách tính phụ cấp thâm niên

Cách tính phụ cấp thâm niên

Như vậy có thể thấy, hiện tại trong luật lao động chưa có quy định cụ thể về cách tính lương thâm niên cho nhân viên trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, ở phần tiếp theo của bài viết, HappyTime sẽ chỉ hướng dẫn cách tính lương thâm niên cho những đối tượng thuộc trường hợp được hưởng phụ cấp thâm niên theo quy định pháp luật.

Cách tính lương thâm niên cho giáo viên

Tại Điều 4 Nghị định 77/2021/NĐ-CP quy định về lương thâm niên như sau:

– Nhà giáo tham gia giảng dạy, giáo dục có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đủ 5 năm (60 tháng) được tính hưởng phụ cấp thâm niên bằng 5% mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có). Từ năm thứ sáu trở đi, mỗi năm (đủ 12 tháng) được tính thêm 1%.

Như vậy công thức tính phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo sẽ là:

Tiền phụ cấp thâm niên = Hệ số lương theo chức danh + hệ số phụ cấp chức vụ hiện hưởng (nếu có) x Mức lương cơ sở do Chính phủ quy định từng thời kỳ x Mức % phụ cấp thâm niên được hưởng theo pháp luật.

Theo đó, tiền phụ cấp thâm niên nhà giáo được tính dựa vào mức lương cơ sở. Theo quy định pháp luật hiện nay, mức lương cơ sở sẽ được điều chỉnh từ 1/7/2024 như sau: Từ 1,8 triệu đồng lên 2,34 triệu đồng (tăng 30%).

>>> Xem thêm: Cách Tính Lương Theo Hiệu Quả Công Việc Và Ưu Nhược Điểm <<<

Đối tượng nhà giáo được hưởng phụ cấp thâm niên hiện nay

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 77/2021/NĐ-CP thì lương thâm niên nghề nhà giáo áp dụng đối với nhà giáo đang giảng dạy, giáo dục trong các cơ sở giáo dục công lập và các học viện, trường, trung tâm làm nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng thuộc cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội (sau đây gọi chung là cơ sở giáo dục công lập) đã được chuyển, xếp lương theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP. Các đối tượng này bao gồm:

  • Nhà giáo gồm viên chức chuyên ngành giáo dục, đào tạo (mang mã số có các ký tự đầu là V.07) và viên chức chuyên ngành giáo dục nghề nghiệp (mang mã số có các ký tự đầu là V.09) thuộc danh sách trả lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, đang giảng dạy, giáo dục trong các cơ sở giáo dục công lập được Nhà nước cấp kinh phí hoạt động (bao gồm nguồn thu từ ngân sách nhà nước cấp và các nguồn thu sự nghiệp theo quy định của pháp luật).
  • Nhà giáo thuộc danh sách trả lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, đang giảng dạy, hướng dẫn thực hành, thí nghiệm tại các tàu huấn luyện, xưởng trường, trạm, trại, trung tâm thực hành, phòng thí nghiệm, phòng bộ môn của cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên, cơ sở giáo dục nghề nghiệp, cơ sở giáo dục đại học công lập.
  • Các đối tượng không thuộc quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này mà giữ mã số có các ký tự đầu là V.07 và V.09 không thuộc đối tượng được hưởng phụ cấp thâm niên nhà giáo.
Giáo viên là đối tượng được hưởng lương thâm niên
Giáo viên là đối tượng được hưởng lương thâm niên

Thời gian tính hưởng phụ cấp thâm niên nhà giáo

Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 77/2021/NĐ-CP quy định thời gian tính hưởng lương thâm niên nhà giáo được xác định bằng tổng các thời gian sau:

– Thời gian giảng dạy, giáo dục có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc trong các cơ sở giáo dục công lập.

– Thời gian giảng dạy, giáo dục có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc trong các cơ sở giáo dục ngoài công lập.

– Thời gian làm việc được tính hưởng phụ cấp thâm niên, gồm: thời gian làm việc được xếp lương theo một trong các ngạch hoặc chức danh của các chuyên ngành hải quan, tòa án, kiểm sát, kiểm toán, thanh tra, thi hành án dân sự, kiểm lâm, dự trữ quốc gia, kiểm tra đảng; thời gian làm việc được tính hưởng phụ cấp thâm niên trong quân đội, công an, cơ yếu và thời gian làm việc được tính hưởng thâm niên ở ngành, nghề khác (nếu có).

– Thời gian đi nghĩa vụ quân sự theo luật định mà trước khi đi nghĩa vụ quân sự đang được tính hưởng phụ cấp thâm niên nghề.

Thời gian không tính lương thâm niên nhà giáo

Khoảng thời gian không được tính thâm niên nhà giáo được quy định rõ ràng tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 77/2021/NĐ-CP. Khoảng thời gian này bao gồm:

  • Thời gian thực tập, tập sự, thử việc hoặc làm việc theo hợp đồng lần đầu. 
  • Thời gian nghỉ việc không hưởng lương vì lý do cá nhân, kéo dài liên tục từ 1 tháng trở lên.
  • Thời gian nghỉ bệnh tật, thai sản vượt quá mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
  • Thời gian đi làm chuyên gia, đi học, thực tập, công tác, khảo sát ở trong nước và ở nước ngoài vượt quá thời hạn do cơ quan có thẩm quyền quyết định.
  • Thời gian bị tạm đình chỉ công tác hoặc tạm giam, tạm giữ phục vụ cho quá trình làm việc của công an, quân đội.

Thời gian chi trả lương thâm niên cho giáo viên: Lương thâm niên sẽ được chi trả cùng kỳ lương hàng tháng và được tính vào mức đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Cách tính phụ cấp thâm niên cho sĩ quan quân đội

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 224/2017/TT-BQP quy định về chế độ phụ cấp thâm niên cho sĩ quan quân đội, đối tượng được hưởng phụ cấp thâm niên quân đội bao gồm sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng, viên chức quốc phòng đang công tác, làm việc tại các cơ quan, đơn vị và các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan.

Sĩ quan quân đội là một trong những đối tượng được hưởng phụ cấp thâm niên theo quy định pháp luật
Sĩ quan quân đội là một trong những đối tượng được hưởng phụ cấp thâm niên theo quy định pháp luật

Trong đó, các các đối tượng này phải thỏa mãn điều kiện là có thời gian phục vụ trong lực lượng thường trực của Quân đội đủ 5 năm (đủ 60 tháng) thì được hưởng phụ cấp thâm niên bằng 5% mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có). Từ năm thứ 6 trở đi mỗi năm (12 tháng) được tính thêm 1%.

Như vậy công thức tính thâm niên trong quân đội là:

Đối tượng có thời gian phục vụ đủ 5 năm (đủ 60 tháng) = 5% (mức lương) + Phụ cấp chức vụ lãnh đạo + Phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có).

Đối tượng có thời gian phục vụ từ 6 năm trở lên: ((5% + (Số năm phục vụ – 5)%)) x (mức lương)) + Phụ cấp chức vụ lãnh đạo + Phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có)

Thời điểm tính lương thâm niên: Những sĩ quan, quân nhân tại ngũ, công nhân – viên chức làm việc liên tục trong vòng 60 tháng (5 năm) trong quân đội hoặc cơ quan, đơn vị thì sẽ được hưởng lương thâm niên.

Thời gian tính hưởng phụ cấp thâm niên quân đội

  • Thời gian làm việc, phục vụ trong lực lượng quân đội thường trực.
  • Thời gian hưởng lương thâm niên ở những ngành nghề khác, bao gồm công an, cơ yếu, hải quan, tòa án, kiểm sát, kiểm toán, thanh tra, thi hành án dân sự, kiểm lâm, kiểm tra Đảng, nhà giáo, dự trữ quốc gia và các ngành, nghề khác được Chính phủ quy định sẽ được cộng dồn với thời gian tham gia quân đội để tính lương thâm niên.

Lưu ý: Trong cùng một thời điểm, nếu được hưởng nhiều loại lương thâm niên cùng lúc thì chỉ được hưởng một loại (theo lựa chọn).

Cách tính phụ cấp thâm niên cho công an

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 49/2019/NĐ-CP, cách tính lương thâm niên của công an nhân dân được quy định như sau:

  • Phụ cấp thâm niên nghề đối với công an nhân dân có đủ 5 năm phục vụ trong lực lượng công an nhân dân bằng 5% mức lương hiện hưởng, thêm phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung.
  • Kể từ năm thứ 6 phục vụ trong lực lượng Công an nhân dân, phụ cấp thâm niên của công an nhân dân sẽ tăng thêm 1%/năm.

Như vậy, công thức tính phụ cấp thâm niên đối với công an đó là:

Công an có thời gian phục vụ đủ 5 năm (đủ 60 tháng) = 5% (mức lương) + Phụ cấp chức vụ lãnh đạo + Phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có).

Công an có thời gian phục vụ từ 6 năm trở lên: ((5% + (Số năm phục vụ – 5)%)) x (mức lương)) + Phụ cấp chức vụ lãnh đạo + Phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có)

Lương thâm niên nghề của công an nhân dân sẽ được tính, trả cùng kỳ lương và dùng để tính đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.

>>> Xem thêm: Hệ Số Lương Là Gì? Chi Tiết Về Cách Tính Lương Theo Hệ Số <<<

Thời gian tính hưởng phụ cấp thâm niên công an

Theo đó, thời gian được tính để hưởng lương thâm niên công an bao gồm:

  • Thời gian phục vụ trong lực lượng vũ trang.
  • Thời gian đã hưởng phụ cấp thâm niên trong ngành, nghề khác được cộng dồn với thời gian quy định tại điểm a khoản này để tính hưởng phụ cấp thâm niên nghề.

Thời gian không tính trợ cấp bao gồm:

  • Thời gian nghỉ việc riêng không hưởng lương liên tục từ 01 tháng trở lên.
  • Thời gian nghỉ ốm đau, thai sản vượt quá thời hạn theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
  • Thời gian bị tạm đình chỉ công tác hoặc bị tạm giữ, tạm giam, sau đó bị xử lý kỷ luật buộc thôi việc.
Đối tượng tiếp theo hưởng lương thâm niên là công an
Đối tượng tiếp theo hưởng lương thâm niên là công an

Cách tính phụ cấp thâm niên vượt khung 

Trong những cách tính lương thâm niên cho nhân viên thuộc lĩnh vực giáo dục, quân sự trên có nhắc tới khái niệm lương thâm niên vượt khung. Vậy cách tính khoản lương này như thế nào? Hãy tiếp tục đến với phần tiếp theo của bài viết.

Khái niệm lương thâm niên vượt khung

Phụ cấp thâm niên vượt khung là một chế độ được ban hành hướng tới những cán bộ, công nhân viên đang làm việc trong Nhà nước. Mức lương vượt khung là khoản động viên, khích lệ tinh thần để những nhân viên này tiếp tục làm việc và phát huy tối đa tiềm năng của mình.

Đối tượng hưởng lương thâm niên vượt khung

Thông tư 04/2005/TT-BNV, sửa đổi bởi Thông tư 03/2021/TT – BNV có quy định rõ ràng về những đối tượng được hưởng lương thâm niên vượt khung như sau:

  • Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động xếp lương theo các bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ làm việc trong các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến xã, phường, thị trấn và trong các đơn vị sự nghiệp của nhà nước.
  • Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc biên chế nhà nước và xếp lương theo bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ do Nhà nước quy định được cử đến làm việc tại các hội, tổ chức phi chính phủ, các dự án và các cơ quan, tổ chức quốc tế đặt tại Việt Nam
  • Những người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập có thỏa thuận trong hợp đồng lao động xếp lương theo Nghị định 204/2004/NĐ – CP. 

Lưu ý: Lương thâm niên vượt khung không áp dụng với những đối tượng là chuyên gia cao cấp hoặc cán bộ giữ chức danh lãnh đạo hưởng lương chức vụ theo nhiệm kỳ.

Đối tượng hưởng lương thâm niên vượt khung thường là cán bộ, nhân viên nhà nước
Đối tượng hưởng lương thâm niên vượt khung thường là cán bộ, nhân viên nhà nước

Điều kiện hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung

Để hưởng lương thâm niên vượt khung thì cán bộ, công chức, viên chức cần đáp ứng những điều kiện sau:

  • Là công chức, viên chức đã đạt được bậc lương cuối cùng hoặc trong chức danh chuyên môn, nghiệp vụ ngành Tòa án, Kiểm sát.
  • Đạt điều kiện về thời gian giữ bậc lương cuối cùng, bao gồm: Đủ năm (36 tháng) xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch công – viên chức loại A0 đến A3 và trong chức danh chuyên môn nghiệp vụ ngành Tòa án, Kiểm sát. Hoặc đáp ứng đủ 2 năm (24 tháng) xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch công – viên chức loại B, C của bảng 2, bảng 3 và ngạch nhân viên thừa hành, phục vụ xếp lương theo bảng 4 Nghị định  204/2004/NĐ – CP.
  • Đáp ứng 2 tiêu chuẩn hưởng lương thâm niên vượt khung là: Đảm bảo hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao và không vi phạm kỷ luật bất cứ hình thức nào dưới đây: Khiển trách, cảnh cáo, cách chức, bãi nhiệm trong thời gian còn làm việc.

>>> Xem thêm: Top 20+ phần mềm tính lương nhân viên chính xác nhất – Kèm đánh giá chi tiết <<<

Mức hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung

Mức hưởng lương thâm niên vượt khung cho từng đối tượng cụ thể như sau:

Trường hợp 1

Đối với cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, mức lương thâm niên vượt khung được tính bằng:

Lương thâm niên vượt khung = 5% x mức lương của bậc lương cuối cùng trong bảng lương

Từ năm thứ 4 trở đi, mỗi 2 năm làm việc đáp ứng 2 tiêu chuẩn hưởng lương thâm niên thì sẽ được tính thêm 1%.

Trường hợp 2

Đối với cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước đã có hai năm xếp bậc lương cuối cùng loại B và loại C trong ngạch công chức, viên chức và ngạch nhân viên phục vụ, thừa hành, mức lương thâm niên vượt khung được tính như sau:

Lương thâm niên vượt khung = 5% x mức lương của bậc lương cuối cùng

Ngoài ra đối tượng cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước đã có 02 năm xếp bậc lương cuối cùng loại B và loại C trong ngạch công chức, viên chức và ngạch nhân viên phục vụ, thừa hành sẽ được tính hưởng phụ cấp vượt khung thêm 1% nếu mỗi năm có đủ 02 tiêu chuẩn tính từ năm thứ ba trở đi.

Mỗi đối tượng khác nhau sẽ được hưởng mức phụ cấp thâm niên vượt khung khác nhau
Mỗi đối tượng khác nhau sẽ được hưởng mức phụ cấp thâm niên vượt khung khác nhau

Thời gian chi trả lương thâm niên vượt khung

Lương thâm niên vượt khung sẽ được chi trả cùng kỳ lương hàng tháng và được tính vào mức đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

HappyTime – Phần mềm hỗ trợ tính lương thâm niên dễ dàng

Có thể thấy, để được hưởng lương thâm niên thì người lao động cần làm việc liên tục tại tổ chức trong khoảng thời gian dài nhất định. Tuy nhiên một câu hỏi đặt ra ở đây là làm thế nào để thống kê chính xác số ngày công của từng người?

Lúc này, những phần mềm tính lương như HappyTime sẽ là giải pháp “cứu cánh” cho tổ chức. Với việc tích hợp tính năng hỗ trợ chấm công trực tuyến trên app, trích xuất dữ liệu nhanh chóng qua file excel, quản lý ngày nghỉ – ngày công,… sẽ giúp tiết kiệm thời gian thống kê ngày công mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Trên cơ sở dữ liệu ngày công, thống kê thời gian làm việc của nhân viên, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định ai thỏa mãn điều kiện hưởng phụ cấp thâm niên theo quy định. Nhờ đó đơn giản hóa cách tính lương thâm niên cho nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu hiện nay

Kết luận

Trên đây là những thông tin về cách tính lương thâm niên cho nhân viên chuẩn và cập nhật mới nhất năm 2024. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về khoản phụ cấp này và tự xác định xem liệu mình có thuộc nhóm đối tượng được hưởng lương thâm niên không.

Top 15 App chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất 2024

top 15+ app chấm công trên điện thoại tốt nhất hiện nay
top 15+ app chấm công trên điện thoại tốt nhất hiện nay

App chấm công trên điện thoại đang trở thành một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Những chấm công này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, mà còn nâng cao trải nghiệm của người lao động và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Vậy đâu là những app chấm công trên điện thoại nổi bật trên thị trường không? Bài viết dưới đây HappyTime sẽ cung cấp thông tin về 15 app chấm công đáng chú ý cho doanh nghiệp tham khảo.

App chấm công online trên điện thoại HappyTime (tích hợp Gamification)

HappyTime là app chấm công tính lương được phát triển bởi Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam, tập trung vào việc tối ưu hóa quản lý nhân sự và nâng cao trải nghiệm của người lao động.

App chấm công và quản lý thông tin cá nhân HappyTime (công, lương, đơn từ, tin tức nội bộ, v.vv..) có dung lượng 42MB, sử dụng được trên cả Android và IOS.

HappyTime là app chấm công tập trung vào các nghiệp vụ C&B và gia tăng trải nghiệm cho nhân viên
HappyTime là app chấm công tập trung vào các nghiệp vụ C&B và gia tăng trải nghiệm cho nhân viên

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: TopCV
  • Lượt tải xuống: 5000+
  • Phát hành vào: 10/10/2021
  • Đánh giá: 4,8/5 

Tính năng nổi bật

  • Đa dạng hình thức chấm công online: Hỗ trợ nhiều phương thức linh hoạt phù hợp nhu cầu doanh nghiệp, có thể kết nối và đồng bộ với đa dạng thiết bị chấm công.
  • Tự động hóa và tối ưu quy trình: Tự động hóa các quy trình chấm công, tổng hợp dữ liệu hiệu quả, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật nhanh chóng và chính xác.
  • Hỗ trợ quản lý toàn diện: Gửi thông báo nhắc nhở chấm công, cho phép chấm công hộ, quản lý đơn từ, tự động đồng bộ dữ liệu sang bảng công.
  • Tương tác hai chiều: Gửi bảng công cho nhân viên xác nhận, nhân viên có thể chủ động theo dõi và gửi yêu cầu cập nhật trực tiếp trên ứng dụng.
  • Báo cáo và quản lý thời gian: Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình chấm công, theo dõi thời gian làm việc của toàn bộ nhân sự tại các chi nhánh, cửa hàng, dự án.
  • Tính năng nâng cao trải nghiệm:
    • Gamification: Áp dụng các yếu tố trò chơi vào môi trường làm việc, tạo trải nghiệm thú vị cho nhân viên.
    • Truyền thông nội bộ: Cung cấp nền tảng cho nhân viên cập nhật thông tin công ty một cách thuận tiện.
    • HappyHealth: Tính năng đặc biệt tập trung vào việc nâng cao chất lượng cuộc sống và sức khỏe tinh thần của nhân viên.

Đặc biệt, Happy Time hiện đang cung cấp gói dùng thử miễn phí, cho phép doanh nghiệp trải nghiệm toàn bộ tính năng của một app chấm công miễn phí hàng đầu. Đây là cơ hội tuyệt vời để khám phá cách một ứng dụng chấm công thông minh có thể tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự của bạn mà không mất chi phí ban đầu. Hãy thử ngay Happy Time – app chấm công miễn phí đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn!

Ứng dụng chấm công thông minh trên điện thoại Achamcong

“Achamcong” là một ứng dụng hiện đại cho phép chấm công qua điện thoại, sử dụng trí tuệ nhân tạo kết hợp với camera để xác nhận checkin. Giải pháp này mang đến sự thuận tiện cho cả nhân viên và quản lý. Với khả năng hoạt động trên nhiều nền tảng, bao gồm máy tính và thiết bị di động, ứng dụng giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất trong quản lý nhân lực.

Ứng dụng chấm công thông minh trên điện thoại Achamcong
Ứng dụng chấm công thông minh trên điện thoại Achamcong

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: Ninja Group
  • Lượt tải xuống: 1000+
  • Phát hành vào: 31/7/2020
  • Đánh giá: Chưa có đánh giá

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống ghi nhận thời gian làm việc đa dạng, kết hợp định vị GPS, kết nối wifi và chụp ảnh.
  • Ứng dụng trí tuệ nhân tạo để nhận dạng khuôn mặt một cách nhanh chóng và chính xác.
  • Tính năng nhắc nhở tự động khi nhân viên quên thực hiện chấm công.
  • Khả năng theo dõi thời gian làm việc riêng biệt cho từng dự án hoặc chi nhánh.
  • Cho phép quản lý các loại đơn từ trực tiếp trên nền tảng.
  • Cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, bao gồm cả trường hợp đi muộn, về sớm hoặc vắng mặt.
  • Giao diện thân thiện giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra thông tin cá nhân và số ngày công của mình.

>>> Tìm hiểu thêm: Khám phá 30+ phần mềm chấm công miễn phí và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp <<<

App chấm công trên điện thoại HRM PRO

HRM PRO là sản phẩm của công ty VnResource. Ứng dụng tương thích với cả hệ điều hành Android và iOS, cho phép cài đặt trên điện thoại thông minh. HRM PRO đáp ứng các yêu cầu cơ bản về quản lý thời gian làm việc, bao gồm đa dạng phương thức chấm công, cấu hình ca làm việc, theo dõi nghỉ phép và hỗ trợ tính toán lương bổng.

App chấm công trên điện thoại HRM PRO
App chấm công trên điện thoại HRM PRO

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: VnResource
  • Lượt tải xuống: 1000+
  • Phát hành vào: 18/2/2021
  • Đánh giá: Chưa có đánh giá

Tính năng nổi bật

  • Đa dạng phương thức chấm công, bao gồm vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, định vị GPS và quét mã QR.
  • Hệ thống quản lý linh hoạt, cho phép sắp xếp lịch làm việc theo giờ hoặc theo ca cho nhân viên.
  • Khả năng tùy chỉnh thời gian nghỉ lễ, nghỉ bù và giờ làm việc riêng biệt cho từng bộ phận.
  • Tích hợp tính năng tính lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công.
  • Công cụ quản lý toàn diện thông tin và hồ sơ nhân viên, bao gồm cả việc theo dõi nghỉ phép.
  • Thiết kế giao diện thân thiện, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng.

Ứng dụng chấm công tính lương EZHR9

EZHR9 là một ứng dụng di động đa nền tảng, hoạt động trên cả Android và iOS, chuyên dùng để quản lý thời gian làm việc. Ứng dụng này cung cấp một cổng thông tin nhân sự toàn diện, cho phép cả nhân viên và bộ phận nhân sự thực hiện nhiều tác vụ quan trọng. Các chức năng chính bao gồm theo dõi ngày công, quản lý ca làm việc, điều chỉnh lịch trình, và xử lý yêu cầu nghỉ phép – tất cả đều có thể thực hiện thuận tiện trên thiết bị di động.

Ứng dụng chấm công tính lương EZHR9
Ứng dụng chấm công tính lương EZHR9

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: Tinh Hoa Solutions
  • Lượt tải xuống: 5000+
  • Phát hành vào: 29/10/2021
  • Đánh giá: 3.8 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống chấm công kết hợp chụp ảnh và định vị của nhân viên.
  • Chức năng chấm công dựa trên vị trí, cho phép cài đặt nhiều địa điểm làm việc khác nhau như văn phòng, cửa hàng, chi nhánh hay công trường.
  • Giao diện điều khiển trực quan, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật thông tin.
  • Khả năng tích hợp với các thiết bị chấm công và ứng dụng của bên thứ ba.
  • Công cụ phân ca linh hoạt và hệ thống báo cáo thống kê chi tiết.
  • Ứng dụng di động cho phép nhân viên dễ dàng đăng ký nghỉ phép, xin đi muộn về sớm hoặc báo cáo công tác.

Bạn đang tìm kiếm app chấm công online linh hoạt, tổng hợp công từ nhiều chi nhánh. Tìm hiểu giải pháp ngay.

App chấm công trên điện thoại Wisami

Wisami là ứng dụng chấm công trên điện thoại với cả hệ điều hành Iphone lẫn Android, phổ biến trong nhiều lĩnh vực kinh doanh. Phiên bản Wisami GO giúp doanh nghiệp theo dõi giờ làm và ngày nghỉ của nhân viên trên di động. Hệ thống cập nhật dữ liệu liên tục, cho phép quản lý nắm bắt tình hình chấm công kịp thời. Người dùng có thể dùng thử miễn phí trong 15 ngày.

App chấm công trên điện thoại Wisami
App chấm công trên điện thoại Wisami

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: Wisami
  • Lượt tải xuống: 5000+
  • Phát hành vào: 1/1/2019
  • Đánh giá: 3.6 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Chấm công linh hoạt qua GPS và wifi trên ứng dụng di động.
  • Hỗ trợ chấm công wifi thông qua giao diện web.
  • Tự động ghi nhận thời gian làm việc khi nhân viên đến văn phòng.
  • Chụp ảnh xác thực theo thời gian chấm công thực tế.
  • Tích hợp dữ liệu chấm công vân tay.
  • Hệ thống quản lý thông tin đa nền tảng, truy cập từ nhiều thiết bị.
  • Tự động theo dõi hồ sơ, hợp đồng và ngày nghỉ phép.
  • Cập nhật dữ liệu chấm công liên tục và kịp thời.
  • Tạo báo cáo tổng hợp về tình trạng đi muộn, về sớm trong tháng.
  • Cho phép nhân viên truy cập thông tin cá nhân như hồ sơ, hợp đồng và số ngày nghỉ phép.

App chấm công online bằng điện thoại Base Checkin

Base Checkin là một phần mềm chấm công thuộc hệ sinh thái sản phẩm của Base. Ứng dụng này được phát triển nhằm giải quyết các thách thức mà doanh nghiệp thường gặp trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân sự. Nhờ tính năng hiệu quả, Base Checkin đã được một số tổ chức lựa chọn để thay thế cho các phương pháp chấm công truyền thống.

App chấm công online bằng điện thoại Base Checkin
App chấm công online bằng điện thoại Base Checkin

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: Base Enterprise
  • Lượt tải xuống: 1000+
  • Phát hành vào: 6/2019
  • Đánh giá: 4.5/5 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Khả năng tích hợp linh hoạt với các thiết bị chấm công truyền thống, bao gồm máy chấm công thông thường, hệ thống thẻ từ và công nghệ nhận diện khuôn mặt (FaceID).
  • Cung cấp giải pháp chấm công trực tuyến thông qua ứng dụng di động, tạo thuận lợi cho người dùng.
  • Thiết kế cho phép kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý nhân sự khác, nâng cao hiệu quả tổng thể của hệ thống.
  • Giao diện người dùng được tối ưu hóa, đơn giản và trực quan, giúp người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng.

Ứng dụng chấm công trên điện thoại XWokerBee

XWokerBee là một ứng dụng chấm công trên điện thoại, kết hợp chức năng chấm công và tính lương. Hệ thống này theo dõi chính xác thời gian làm việc theo ca, bao gồm cả việc ghi nhận đi trễ và về sớm. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt các hệ số lương, phần mềm tự động tính toán lương cơ bản. Quản lý chỉ cần bổ sung thông tin về phụ cấp và các khoản khấu trừ để hoàn thiện bảng lương, giúp quá trình này trở nên đơn giản và hiệu quả.

Ứng dụng chấm công trên điện thoại XWokerBee
Ứng dụng chấm công trên điện thoại XWokerBee

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: XEP Software Company
  • Lượt tải xuống: 5000+
  • Đánh giá: 3.2/5 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống checkin và checkout trực tiếp thông qua ứng dụng di động.
  • Công cụ quản lý cho phép cấp quản lý thực hiện checkin/checkout thay cho nhân viên trong trường hợp phát sinh sự cố bất ngờ.
  • Chức năng đăng ký nghỉ phép tích hợp trong ứng dụng.
  • Tính năng xin phép đi trễ hoặc về sớm cho nhân viên.
  • Hệ thống tạo và quản lý báo cáo tổng hợp.

>>> Tìm hiểu thêm: 5 Phần mềm chấm công trên iPhone nên sử dụng cho doanh nghiệp <<<

App chấm công trên điện thoại Android ACheckin

ACheckin là app chấm công trên điện thoại được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm này sử dụng camera tích hợp AI để ghi nhận thời gian đến và rời công sở của nhân viên. Ngoài ra, ACheckin còn hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự, theo dõi giờ làm, ngày nghỉ và các loại phép. Người dùng có thể dùng thử miễn phí trong 7 ngày để đánh giá tính năng của ứng dụng.

App chấm công trên điện thoại Android ACheckin - quản lý giờ làm việc nhân viên
App chấm công trên điện thoại Android ACheckin – quản lý giờ làm việc nhân viên

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: ACheckin
  • Lượt tải xuống: 5000+
  • Phát hành vào: 6/7/2022
  • Đánh giá: 4.0 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống chấm công tiên tiến, kết hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt và quét mã QR.
  • Tích hợp công cụ hỗ trợ truyền thông nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp.
  • Nền tảng quản lý dự án toàn diện, cho phép theo dõi danh sách và tình trạng các dự án đang thực hiện.
  • Hệ thống quản lý tài nguyên công ty hiệu quả, giúp tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất.

App chấm công trên điện thoại “Sổ chấm công”

“Sổ Chấm Công” là một ứng dụng di động miễn phí phục vụ nhu cầu quản lý chấm công của doanh nghiệp. Ứng dụng này cho phép ghi lại thông tin chấm công và vị trí làm việc một cách chính xác và thời gian thực. Nó cũng tạo ra các báo cáo chi tiết và kịp thời cho người quản lý. Ứng dụng có sẵn để tải xuống trên cả Google Play (cho thiết bị Android) và App Store (cho thiết bị iOS), giúp dễ dàng tiếp cận với nhiều loại thiết bị di động khác nhau.

App chấm công trên điện thoại “Sổ chấm công”
App chấm công trên điện thoại “Sổ chấm công”

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: iChi Viet Nam
  • Lượt tải xuống: 100 N+
  • Phát hành vào: 9 thg 6, 2021
  • Đánh giá: 3.8 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống theo dõi thời gian làm việc chi tiết, ghi nhận chính xác theo ngày và giờ.
  • Công cụ tra cứu lịch sử chấm công của nhân viên một cách thuận tiện.
  • Khả năng tùy chỉnh linh hoạt cho phép quản lý thiết lập thời gian làm việc, lịch ca và địa điểm chấm công.
  • Hỗ trợ chấm công theo công việc cụ thể hoặc dự án.
  • Tính năng quản lý và kiểm tra giờ công chi tiết cho từng nhân viên.
  • Hệ thống phê duyệt các yêu cầu nghỉ phép, đi muộn hoặc về sớm của nhân viên.

App chấm công online chuyên nghiệp MOOLA PRO

MOOLA PRO là ứng dụng quản lý doanh nghiệp đa nền tảng từ Mỹ. Nó cung cấp tính năng chấm công di động trong module nhân sự và lương. Ứng dụng hoạt động trên cả điện thoại và máy tính với các hệ điều hành chính. Một số tính năng nâng cao như lập kế hoạch tài chính yêu cầu trả phí. Hiện tại, MOOLA PRO chưa hỗ trợ kết nối trực tiếp với tài khoản ngân hàng.

App chấm công online chuyên nghiệp MOOLA PRO
App chấm công online chuyên nghiệp MOOLA PRO

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: Moola Team
  • Lượt tải xuống: 500+
  • Phát hành vào: 30/6/2020
  • Đánh giá: 4.8 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong nhận diện khuôn mặt để đảm bảo chấm công chính xác.
  • Giao diện thân thiện cho phép nhân viên dễ dàng theo dõi số ngày công và đăng ký nghỉ phép qua ứng dụng.
  • Hệ thống tổng hợp tự động, tạo bảng chấm công và bảng lương chi tiết cho từng cá nhân.
  • Khả năng lưu trữ thông tin nhân viên toàn diện, bao gồm các tài liệu quan trọng như hợp đồng, hồ sơ và quyết định.
  • Tích hợp các tính năng bảo mật tiên tiến nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu người dùng.

App chấm công Coffee HR tích hợp hình thức FaceID, GPS 

CoffeeHR là app chấm công miễn phí được xây dựng trên nền tảng Cloud. Được đánh giá là một trong những giải pháp đáp ứng linh hoạt các nhu cầu chấm công của doanh nghiệp. Do đó, CoffeeHR cũng đang được ưa chuộng hiện nay.

App chấm công Coffee HR tích hợp hình thức FaceID, GPS
App chấm công Coffee HR tích hợp hình thức FaceID, GPS

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: OOS
  • Lượt tải xuống: 5000+
  • Phát hành vào: 2022
  • Đánh giá: 3.9/5

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống chấm công trực tuyến đa dạng, sử dụng GPS và nhận diện khuôn mặt (FaceID), đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp có nhân viên làm việc ngoài văn phòng.
  • Khả năng tích hợp linh hoạt với các phương thức chấm công truyền thống như máy chấm công và thẻ từ.
  • Công cụ quản lý đơn từ và đơn xin nghỉ phép hiệu quả.
  • Tính năng cảnh báo sớm cho bộ phận nhân sự và quản lý về tình trạng đi muộn, về sớm thường xuyên của nhân viên.
  • Hệ thống báo cáo đa dạng và linh hoạt.
  • Nền tảng mở cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.
  • Khả năng xuất bảng công tự động, tương thích với nhiều nền tảng khác nhau.

>>> Tìm hiểu thêm: “Điểm mặt chỉ tên” 7 phần mềm chấm công Android phổ biến nhất <<<

App chấm công trên điện thoại 1Office 

1Office là một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, bao gồm cả tính năng chấm công. Ứng dụng này cung cấp nhiều phương thức chấm công như GPS, Wi-Fi, QR code và nhận diện khuôn mặt, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.

Ứng dụng chấm công 1Office
Ứng dụng chấm công 1Office

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: 1Office 
  • Lượt tải xuống: 100,000+ 
  • Phát hành vào: 2015 
  • Đánh giá: 4.3 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống chấm công đa phương thức, bao gồm GPS, Wi-Fi, mã QR và nhận diện khuôn mặt.
  • Tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý nhân sự tổng thể.
  • Công cụ báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, giờ tăng ca và nghỉ phép của nhân viên.
  • Nền tảng quản lý và phê duyệt đơn từ trực tuyến hiệu quả.
  • Tính năng tự động tính lương dựa trên dữ liệu chấm công thu thập được.
  • Khả năng hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm web, iOS và Android.

App chấm công trên điện thoại Tanca 

Tanca là ứng dụng chấm công và quản lý nhân sự được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cung cấp giải pháp chấm công đơn giản nhưng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quản lý nhân sự.

App chấm công trên điện thoại Tanca
App chấm công trên điện thoại Tanca

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: Tanca
  • Lượt tải xuống: 50,000+ 
  • Phát hành vào: 2018
  • Đánh giá: 3.9 ⭐

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống chấm công đa dạng, hỗ trợ GPS, Wi-Fi và mã QR.
  • Công cụ quản lý ca làm việc linh hoạt, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh.
  • Tính năng tự động tính lương dựa trên dữ liệu chấm công thu thập được.
  • Hệ thống báo cáo chi tiết về thời gian làm việc của nhân viên.
  • Nền tảng quản lý trực tuyến cho các đơn xin phép và nghỉ phép.
  • Khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán thông dụng, tạo thuận lợi cho quá trình quản lý tài chính.

App chấm công trên điện thoại CoDX Checkin

CoDX Checkin là một ứng dụng chấm trên điện thoại, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý thời gian và nhân sự một cách dễ dàng và hiệu quả. Với các tính năng đa dạng và giao diện thân thiện, app chấm công trên điện thoại CoDX Checkin cũng là một lựa chọn cho các tổ chức muốn tối ưu hóa quy trình chấm công của mình.

App chấm công trên điện thoại CoDX Checkin
App chấm công trên điện thoại CoDX Checkin

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: CoDX Technology 
  • Lượt tải xuống: 100,000+ 
  • Phát hành vào: 15/06/2023 
  • Đánh giá: 4.5/5 sao (dựa trên 1,000 đánh giá)

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống chấm công linh hoạt, cho phép nhân viên thực hiện chấm công từ thiết bị di động của họ ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
  • Công cụ theo dõi thời gian làm việc theo thời gian thực, cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy cho việc tạo báo cáo chấm công.
  • Nền tảng quản lý lịch làm việc linh hoạt, cho phép điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và nhân viên.

App chấm công trên điện thoại SureHCS

Bitrix là một phần mềm được cung cấp dưới dạng đám mây và tại chỗ, cho phép người dùng có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp của mình.

App chấm công trên điện thoại SureHCS
App chấm công trên điện thoại SureHCS

Thông tin tổng quan về ứng dụng

  • Nhà cung cấp: Bitrix, Inc. 
  • Lượt tải xuống: 1,000,000+ 
  • Phát hành vào: 01/01/2020 
  • Đánh giá: 4.3/5 sao (dựa trên 10,000 đánh giá)

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống quản lý toàn diện dữ liệu chấm công và nghỉ phép của nhân viên.
  • Công cụ theo dõi chi tiết thời gian và giờ làm việc của từng nhân viên.
  • Nền tảng xây dựng lịch làm việc linh hoạt, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.
  • Chức năng quản lý đào tạo và phát triển nhân viên, hỗ trợ quá trình nâng cao kỹ năng của đội ngũ.
  • Hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu chấm công chuyên sâu, cung cấp thông tin quan trọng giúp quản lý hiểu rõ hơn về hiệu suất làm việc của nhân viên.

Kết luận

Tóm lại, HappyTime nổi bật là một trong những ứng dụng chấm công trên điện thoại hàng đầu với nhiều tính năng ưu việt. Không chỉ đáp ứng các nhu cầu cơ bản về quản lý thời gian làm việc, HappyTime còn tích hợp công nghệ Gamification và các tính năng nâng cao trải nghiệm như HappyHealth, giúp tối ưu hóa quy trình nhân sự và nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân viên.

Để trải nghiệm toàn bộ tính năng của HappyTime mà không mất chi phí ban đầu, doanh nghiệp có thể tận dụng gói dùng thử miễn phí. Đây là cơ hội tuyệt vời để khám phá cách một ứng dụng chấm công thông minh có thể cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự của bạn. Hãy thử ngay HappyTime – giải pháp chấm công đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn!

Khám phá 30+ phần mềm chấm công miễn phí và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Khám phá phần mềm chấm công miễn phí và hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Khám phá phần mềm chấm công miễn phí và hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Phần mềm chấm công hiện được các doanh nghiệp sử dụng rất phổ biến. Bởi đây là giải pháp giúp đơn giản hóa quá trình quản lý thời gian làm việc, số ngày nghỉ phép, công ca, tình trạng đi sớm về muộn… của nhân viên. Nhiều doanh nghiệp sau khi triển khai sử dụng đều phản hồi phần mềm giúp nhà quản lý tiết kiệm lên tới hơn 80% thời gian quản lý công ca. Vậy, có những phần mềm chấm công miễn phí nào phù hợp với doanh nghiệp hiện nay? Ưu nhược điểm, giá của từng phần mềm ra sao? Hãy cùng HappyTime khám phá ngay với bài viết dưới đây nhé.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công

Việc tự động hóa quy trình chấm công bên cạnh việc tiết kiệm thời gian quản lý cho nhà quản trị, còn mang đến hiệu quả về mặt chi phí cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do chính doanh nghiệp nên chuyển từ chấm công thủ công sang sử dụng phần mềm:

Về mặt quản trị nhân sự

  • Theo dõi, ghi nhận và quản lý thời gian làm việc, tăng ca, nghỉ phép, đi sớm về muộn đầy đủ và chính xác.
  • Xây dựng môi trường làm việc minh bạch, hạn chế sai sót so với tổng hợp công theo phương pháp thủ công.
  • Tiết kiệm 80% thời gian tổng hợp bảng công cho bộ phận nhân sự.
  • Đảm bảo tuyệt đối về tính bảo mật, nâng cao hiệu quả quản trị cho doanh nghiệp.
  • Xuất báo cáo excel dễ dàng, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình thời gian làm việc của từng nhân viên, từng phòng ban.

Về mặt chi phí quản trị

  • Loại bỏ tình trạng gian lận công của nhân viên. Phần mềm chấm công thông minh hiện nay đều cung cấp tính năng chấp công thông qua nhận diện khuôn mặt (FaceID), chấm công theo GPS, Wifi… Do đó không còn tình trạng chấm công hộ hay gian lận công, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí do tính lương sai trên số ngày công gian lận.
  • Không còn tình trạng sai bảng công. bảng lương. Việc tổng hợp công theo phương pháp thủ công thường hay sai sót do sử dụng sai công thức, dữ liệu nhập không chính xác. Dẫn đến việc tính lương thừa hoặc thiếu cho nhân viên. Bài toán này có thể được khắc phục khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công – tính lương tự động.
Nguyên nhân doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng phần mềm chấm công để quản lý thời gian làm việc của nhân viên

30+ phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu hiện nay

Phần mềm chấm công – tính lương – nghỉ phép HappyTime

HappyTime là một phần mềm chấm công online free kết hợp cùng nền tảng quản lý, gia tăng trải nghiệm cho nhân sự. Do đó, bên cạnh tính năng chấm công online, HappyTime còn cung cấp đầy đủ các tính năng từ cơ bản – nâng cao về quản lý nhân sự phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp.

Ngoài ra, HappyTime là giải pháp được phát triển bởi Công ty Cổ phần TopCV – đơn vị đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự. Nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm bởi các tính năng của giải pháp đều sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Giao diện bảng công của phần mềm HappyTime
Giao diện bảng công của phần mềm HappyTime

Các tính năng nổi bật

  • Khả năng tích hợp máy chấm công vân tay truyền thống. Đưa toàn bộ thông tin lên hệ thống của phần mềm, giúp người quản lý tinh giản được các thao tác tổng hợp, quản lý chấm công.
  • Chấm công online nhanh chóng chỉ với 1 chạm ngay trên hệ thống của phần mềm.
  • Cung cấp tính năng chấm công nhận diện Wifi nội bộ, ghi nhận chính xác thời gian nhân viên check-in, check-out trên thiết bị ngay khi truy cập vào hệ thống wifi nội bộ.
  • Tính năng chấm công GPS cũng giúp ghi lại vị trí nhân viên đang thực hiện chấm công ở đâu, có thuộc vị trí theo yêu cầu của doanh nghiệp hay không.
  • Chấm công bằng QR Code giúp hoạt động chấm công nhanh chóng và ngay lập tức được ghi nhận. Chấm công bằng Camera AI, nhận diện khuôn mặt nhanh chóng.
  • Tự động nhắc nhở cho nhân viên khi chưa chấm công trong khung giờ cho phép, giúp hạn chế tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp để giải quyết những khiếu nại liên quan đến quên chấm công.
  • Quản lý và phân ca làm việc khoa học, tạo và duyệt đơn từ online nhanh chóng.
  • Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, tích hợp với tính năng quản lý đơn từ, ngày phép để lấy dữ liệu và tính toán bảng lương chính xác.

Chí phí sử dụng

Hiện tại, HappyTime đang hỗ trợ doanh nghiệp trải nghiệm dùng thử 14 ngày miễn phí giải pháp. Ngoài ra, với doanh nghiệp có số lượng User dưới 30 người/tháng, HappyTime cung cấp bản miễn phí sử dụng. Tuy vậy, từ những doanh nghiệp có số lượng user lớn hơn, chi phí sử dụng sẽ từ 10.000 đồng/user/tháng.

Chấm điểm 9,7/10.

phần mềm chấm công online miễn phí dành cho doanh nghiệp

Phần mềm chấm công đa nền tảng Tanca.io

Tanca là một trong những phần mềm chấm công online free doanh nghiệp có thể tham khảo. Giải pháp cung cấp các tính năng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý nhân sự một cách toàn diện. Từ chấm công linh hoạt đa phương thức, theo dõi tình trạng đi sớm về muộn cho đến phần chia, quản lý ca làm việc. 

Phần mềm chấm công Tanca
Phần mềm Tanca có thể kết nối với nhiều loại máy chấm công khác nhau

Tính năng nổi bật

  • Chấm công trực tiếp ngay trên phần mềm, người quản lý có thể dễ dàng quản lý, tổng hợp chấm công một cách minh bạch và chính xác hơn so với hình thức truyền thống.
  • Cung cấp tính năng chấm công qua camera chính xác và đơn giản.
  • Đồng bộ máy chấm công vân tay với điện thoại di động.
  • Chấm công bằng hình thức QR Code với nhiều hình thức khác nhau.
  • Quản lý ca làm việc linh hoạt, hỗ trợ tính lương tự động
  • Có cả phiên bản Web và App chấm công online trên điện thoại

Chi phí sử dụng

Tanca cung cấp cho người dùng chính sách dùng thử miễn phí, giới hạn trong 5 tài khoản. Trường hợp tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp cần trả phí theo từng tính năng (module) và người dùng. Mỗi module của Tanca áp dụng một mức giá cố định, được niêm yết theo từng tháng hoặc tính theo đầu người.

Chấm điểm: 9,4/10.

>>> Tìm hiểu thêm: 20+ mẫu bảng chấm công chi tiết và hiệu quả 2024 <<<

Giải pháp chấm công online Mitaco

Mitaco là một phần mềm chấm công online miễn phí chạy trên nền Access. Đây là một trong những phần mềm chấm công lâu đời tại thị trường Việt Nam hiện nay. Do đó, giao diện của Mitaco sẽ tương đối cũ.

Tính năng nổi bật của công cụ này là truy xuất giờ làm việc, kết hợp báo cáo chấm công theo thời gian qua Excel. Mitaco dễ cài đặt và dễ sử dụng và hiện có nhiều dòng Mita pro mới thân thiện với người dùng như Mita pro V1, Mita pro V2, Mitaco 5v2.

Giao diện giải pháp chấm công Mitaco
Giao diện giải pháp chấm công Mitaco

Tính năng nổi bật

  • Giải pháp phù hợp và đáp ứng được nhu cầu cho những doanh nghiệp nhỏ.
  • Kết nối nhanh với các máy chấm công vân tay, cung cấp mẫu bảng tổng hợp công bằng Excel.
  • Tải vân tay nhân viên đã đăng ký về máy tính để lưu trữ.
  • Truy xuất thời gian làm việc của nhân viên.
  • Điều chỉnh giờ máy chấm công dễ dàng hơn từ phần mềm.
  • Hỗ trợ cả nền tảng Windows.

Chi phí sử dụng

Công cụ chấm công Mitaco có phí sử dụng. Tuy nhiên hiện tại nhà cung cấp chưa công khai bảng giá, doanh nghiệp cần liên hệ để được tư vấn và báo giá chi tiết.

Chấm điểm: 9,2/10.

App chấm công online ACheckin

Trong số các phần mềm chấm công online free, Acheckin cũng sẽ là một sự lựa chọn mà bạn có thể tham khảo. Hiện tại, Acheckin được nhà phát hành định hướng đến như một sản phẩm giúp cung cấp các giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp giải quyết những vấn đề liên quan đến chuyển đổi số nhân sự. Bao gồm phân chia ca làm việc, chấm công, tính lương…

ACheckin là phầm mềm tích hợp cả chấm công và tính lương trên một giải pháp
ACheckin là phầm mềm tích hợp cả chấm công và tính lương trên một giải pháp

Tính năng nổi bật

  • Cung cấp đa dạng hình thức chấm công cho doanh nghiệp như chấm công bằng QR code, chấm công bằng vị trí, wifi…
  • Tích hợp máy chấm công CameraAI giúp tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, hạn chế lỗi nhận diện khuôn mặt.
  • Không cần lắp đặt phức tạp mà có thể sử dụng ngay.
  • Thống kê hoạt động chấm công theo thời gian thực để dễ dàng theo dõi hơn với các mẫu báo cáo quản lý nhân sự và chấm công.

Chi phí sử dụng

ACheckin cho phép người dùng dùng thử 7 ngày miễn phí. Sau thời gian trả phí, doanh nghiệp có thể tham khảo các gói trả phí, cụ thể:

  • Gói Stater cung cấp tính năng xếp ca, chấm công, báo cáo với chi phí 15.000đ/user/tháng.
  • Gói Plus cung cấp tính năng tự động hóa công ca lương với chi phí 27.000đ/user/tháng.
  • Gói Advance cung cấp giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp với chi phí 35.000đ/user/tháng.

Chấm điểm: 9,3/10.

Giải pháp Tổng hợp Công từ nhiều chi nhánh với Chấm công Khuôn mặt, GPS, Wifi,… Tìm hiểu ngay.

Ứng dụng AMIS Chấm Công

AMIS Chấm Công là phần mềm chấm công được cung cấp cùng với bộ giải pháp Misa AMIS từ Công ty Cổ phần MISA. Đây là một trong những công ty phần mềm nổi tiếng với hơn 30 năm phát triển. Phần mềm này hiện đang sử dụng công nghệ điện toán đám mây để bảo mật, đồng bộ thông tin, dữ liệu dễ dàng hơn.

Ứng dụng tích hợp nhiều phương thức chấm công tiên  tiến, tích hợp cả phân ca, quản lý đơn từ, xuất báo cáo… Đặc biệt là liên kết với phần mềm tính lương.

Misa Amis chấm công tích hợp nhiều phương thức chấm công online
Misa Amis chấm công tích hợp nhiều phương thức chấm công online

Tính năng nổi bật

  • Kết nối dễ dàng hơn với những máy chấm công hiện có trên thị trường.
  • Giải quyết được bài toán ở những doanh nghiệp có ca kíp, thời gian làm việc phức tạp như ca đêm, ca gãy…
  • Cung cấp khả năng lọc dữ liệu chấm công, tổng hợp công nhanh chóng, đơn giản.
  • Theo dõi, duyệt công dễ dàng trên mọi thiết bị.
  • Lập các báo cáo liên quan đến chấm công online tiện lợi hơn.
  • Tự động hóa quy trình chấm công trong doanh nghiệp dễ dàng hơn.

Chi phí sử dụng

Misa AMIS chấm công hiện đang có 3 gói giá để doanh nghiệp tham khảo:

  • Gói Standard: 5.760.000/năm, số nhân viên chấm công tối đa là 30.
  • Gói Professional: 10.080.000/năm, số nhân viên được chấm công tối đa là 60.
  • Gói Enterprise: 14.400.000/năm, số nhân viên được chấm công tối đa là 100.

Trường hợp mua thêm user cho nhân viên sử dụng, Misa AMIS cung cấp gói mua thêm với giá 1.320.000/năm tương đương 10 user. Ngoài chi phí sử dụng, trường hợp doanh nghiệp muốn được đào tạo sử dụng sản phẩm sẽ phải trả thêm chi phí. Trong đó, nếu đào tạo tập trung trực tuyến sẽ mất chi phí thêm là 950.000 người/khóa. Trường hợp đào tạo 1 kèm 1 trực tuyến 7.950.000/khóa/10 người. Thời gian đào tạo đều là 2 ngày, nếu doanh nghiệp muốn thêm thời gian thì phí đào tạo bổ sung là 4.000.000đ/ngày.

Chấm điểm: 9,5/10.

>>> Tìm hiểu thêm: “Điểm mặt chỉ tên” 7 phần mềm chấm công Android phổ biến nhất <<<

Ứng dụng chấm công điện thoại 1Office

1Office là ứng được được nhiều doanh nghiệp tin tưởng triển khai hiện nay. Ứng dụng giúp quản lý chấm công toàn diện, theo dõi thời gian làm việc của nhân viên chính xác. Đặc biệt, tính hợp cả tính năng tính lương cho doanh nghiệp. Nhờ đó tạo nên môi trường làm việc minh bạch và công bằng trong chính sách công lương.

Giao diện phần mềm chấm công 1Office
Giao diện phần mềm chấm công 1Office

Tính năng nổi bật

  • Hỗ trợ đa dạng phương thức chấm công như kết nối máy chấm công vân tay, khuôn mặt, thẻ từ, GPS,…
  • Giải quyết bài toán chấm công nhân sự theo ca kíp hoặc nhiều chi nhánh, tự động tổng hợp dữ liệu công lương.
  • Tạo đơn xin nghỉ phép, đi sớm – về muộn ngay trên phần mềm.
  • Báo cáo chấm công trực quan, giúp ban lãnh đạo theo dõi thời gian làm việc của từng cá nhân và đưa ra các chính sách phù hợp.

Chi phí sử dụng

  • Gói Freemium dành cho tối đa là 20 user.
  • Gói Standard HRM với chi phí 40.000đ/user/tháng.
  • Gói Pro HRM với chi phí 60.000đ/user/tháng.
  • Gói 1Office với chi phí 150.000đ/user/tháng.

Chấm điểm: 9,4/10

Phần mềm chấm công fCheckin

fCheckin là giải pháp chấm công trực tuyến hỗ trợ số hóa việc chấm công, quản lý ca làm việc, đơn từ. Giải pháp cũng tích hợp với tính năng tính lương giúp giảm 70% thời gian tổng hợp công – lương so với phương pháp thủ công truyền thống.

Tính năng chấm công GPS tiên tiến giúp quản lý hiệu quả nhân viên làm việc từ xa, đi công trường, hay phải di chuyển liên tục. Phần mềm dùng được trên mọi thiêt thiết bị, cả điện thoại, máy tính bảng và laptop.

fCheckin được sử dụng phổ biến để quản lý thời gian làm việc theo các ca khác nhau
fCheckin được sử dụng phổ biến để quản lý thời gian làm việc theo các ca khác nhau

Tính năng cơ bản

  • Quản lý thời gian nhân viên làm việc từ xa hiệu quả với công nghệ GPS.
  • Phân ca, xoay ca theo nhiều khung giờ khác nhau trong ngày: ca gãy, ca linh động, ca part-time, ca làm thêm,…
  • Thiết lập quy định giới hạn đơn từ, đơn ngỉ phép,… theo ngày/tháng/năm. Nhân viên thao tác xin đơn từ đơn giản và quản lý chỉ tốn 1s để phê duyệt.
  • Báo cáo công ca tự động, hỗ trợ xuất file excel.
  • Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

Chi phí sử dụng

fCheckin hiện cung cấp báo giá theo số lượng user của doanh nghiệp, cụ thể: Từ 5-10 user chi phí là 10.000đ/user/tháng; từ 31-100 user chi phí là 9.000đ/user/tháng; từ 101-200 user chi phí là 7.000đ/user/tháng; từ 201-500 user chi phí là 6.000đ/user/tháng, từ 501-1.000 user chi phí là 5.000đ/user/tháng.

Chấm điểm: 9,3/10.

Phần mềm chấm công nhân viên ATTO

ATTO là một phần mềm chấm công online free của nước ngoài nhưng có cơ chế hoạt động dựa trên vị trí của nhân viên. Giao diện của ATTO được đánh giá là dễ sử dụng và cho phép nhân viên của bạn theo dõi giờ làm chính xác hơn. Theo đánh giá, ATTO sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, có nhu cầu quản lý thời gian làm việc của nhân viên từ xa hoặc trong văn phòng.

Giao diện phần mềm chấm công nhân viên ATTO
Giao diện phần mềm chấm công nhân viên ATTO

Tính năng nổi bật

  • Giúp chấm công, theo dõi vị trí làm việc của nhân viên theo GPS.
  • Theo dõi thời gian chấm công realtime, tiện lợi cho quá trình quản lý.
  • Bảng chấm công sẽ được thực hiện tự động theo giờ làm việc hành chính, thời gian tăng ca.
  • Hỗ trợ cung cấp ghi chú trực tiếp ngay trên bảng chấm công, người quản lý có thể nhận thông báo khi nhân viên chấm công ra/vào.

Chi phí sử dụng

Phần mềm ATTO cho phép người dùng dùng thử miễn phí 14 ngày. Sau thời gian trải nghiệm, nếu muốn sử dụng tiếp sẽ phải trả phí như sau:

  • Trường hợp người dùng lựa chọn thanh toán theo hình thức trả theo năm sẽ là 5$ user/tháng.
  • Nếu người dùng lựa chọn hình thức trả hàng tháng sẽ là 7$ user/tháng.

Chấm điểm: 9,3/10.

Phần mềm chấm công hiệu quả Base Checkin

Base Checkin là phần mềm nằm trong hệ sinh thái quản trị nhân sự toàn diện Base HRM. Đây là phần mềm quản lý và giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ được dữ liệu chấm công nhanh chóng, dễ dàng hơn. Nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.

Phần mềm hỗ trợ nhiều hình thức chấm công khác nhau phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp. Quản lý hiệu quả thời gian làm việc của cả nhân viên tại văn phòng và nhân viên hay phải di chuyển, làm việc từ xa.

Phần mềm chấm công Base Checkin
Base Checkin là giải pháp nằm trong hệ sinh thái Base HRM

Tính năng nổi bật

  • Hỗ trợ chấm công đa dạng, tích hợp và tổng hợp dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn khác nhau
  • Hiển thị nhanh chóng tất cả các lần chấm công của nhân viên khi click vào detail của từng người.
  • Xử lý dữ liệu chấm công ca kíp phức tạp.
  • Có bộ lọc linh hoạt giúp người dùng có thể tìm kiếm và import thông tin, dữ liệu liên quan đến chấm công, checkin tại doanh nghiệp.
  • Tích hợp với các phần mềm khác trên nền tảng của Base, tạo ra quy trình liền mạch trong quản lý nhân sự.

Chi phí sử dụng

  • Với gói Starter, doanh nghiệp có thể sử dụng 10 tài khoản với mức phí 450.000đ/tháng.
  • Gói Growth, doanh nghiệp có thể sử dụng 60 tài khoản với chi phí 900.0000đ/tháng.
  • Gói Business, doanh nghiệp có thể sử dụng tối đa 50 tài khoản với chi phí 900,000 VND/ tháng, trả thêm 15,000đ/1 tài khoản cho tài khoản thứ 61 trở lên.
  • Gói Enterprise hiện tại Base chưa công khai giá, doanh nghiệp quan tâm có thể liên hệ để được hỗ trợ và tư vấn bảng giá, tính năng cụ thể.

Chấm điểm: 9,5/10.

Quản lý giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày công, đơn từ nghỉ phép trên một phần mềm duy nhất. Xem giải pháp ngay.

Phần mềm chấm công miễn phí Wise Eye

Wise Eye là một trong những phần mềm máy chấm công đầu tiên của Việt Nam được phát triển từ năm 2008. Phần mềm tích hợp tốt với máy chấm công Ronald Jack. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức chấm công qua nhận diện khuôn mặt, vân tay, hoặc kết hợp với bộ khóa điện từ để kiểm soát cửa ra vào.

Nhược điểm lớn nhất của giải pháp là giao diện tương đối cũ và hơi khó sử dụng. Nhiều tính năng chấm công chưa được tối ưu so với các giải pháp được phát triển sau này. Đến nay, Wise Eye đã cho ra mắt nhiều phiên bản cập nhật mới như Wise Eye on 39, Wise eye on 39 plus, Wise eye mix 3…  mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý nhân sự.

Giao diện của phần mềm chấm công miễn phí Wise Eye
Giao diện của phần mềm Wise Eye

Tính năng nổi bật

  • Chấm công bằng nhiều phương pháp như nhận diện khuôn mặt, vân tay, mống mắt…
  • Theo dõi, quản lý hoạt động ra, vào cửa của nhân viên.
  • Tích hợp được với dữ liệu chấm công nhận diện khuôn mặt hoặc nhận dạng sinh trắc học.
  • Dễ dàng đồng bộ với nhiều phần mềm khác, hỗ trợ quy trình quản lý nhân viên và tiết kiệm thời gian.
  • Phần mềm miễn phí, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và hỗ trợ cả hệ điều hành Windows.
  • Hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc tạm thời cho nhân viên.

Chi phí sử dụng

Phần mềm Wise Eye hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, để có thể sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp cần phải mua và lắp đặt các loại máy chấm công của hãng Wise Eye, ZKTeco, hoặc Ronald Jack.

Chấm điểm: 9,2/10.

Phần mềm chấm công online Paradise

Paradise là phần mềm chấm công miễn phí được phát triển trên nền tảng Excel. Phần mềm thiết kế khá linh hoạt, xử lý và quản lý được ca làm việc phức tap như ca đêm, ca không cố định… Ngoài ra, dữ liệu bảng công sẽ được tổng hợp dễ dàng vào cuối tháng làm cơ sở để tính lương cho nhân viên. Quy trình duyệt tăng ca và đơn từ nghỉ phép cũng được tiến hành dễ dàng và nhanh chóng.

Paradise phổ biến với hình thức chấm công vân tay, FaceID
Paradise phổ biến với hình thức chấm công vân tay, FaceID

Tính năng nổi bật

  • Tự động nhận ca làm, đăng ký ca, xử lý ca làm việc phức tạp.
  • Tạo, duyệt và quản lý đơn từ nghỉ phép dễ dàng.
  • Hỗ trợ tự động tổng hợp dữ liệu bảng công cuối tháng để chuyển sang tính lương.
  • Sử dụng miễn phí, hỗ trợ trên nền tảng Windows.

Chi phí sử dụng

Hiện tại phần mềm Paradise có cả bản miễn phí và trả phí. Doanh nghiệp quan tâm có thể liên hệ nhà cung cấp để được tư vấn và báo giá cụ thể.

Chấm điểm: 9,2/10

FastWork Timesheet – Phần mềm chấm công di động nổi bật

FastWork Timesheet là phần mềm chấm công nổi bật với tính năng chấm công FaceID kết hợp định vị GPS. Tính năng này của app chấm công giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận công ở doanh nghiệp. Nhân viên chỉ cần mở điện thoại là có thể chấm công được mọi lúc mọi nơi.

Giao diện nền tảng chấm công FastWork TimeSheet
Giao diện nền tảng chấm công FastWork TimeSheet

Tính năng nổi bật

  • Quản lý chính xác thời gian làm việc của nhân viên bằng công nghệ FaceID.
  • Nhân viên chủ động theo dõi ngày công, đi sớm về trễ ngay trên ứng dụng.
  • Thiết lập và quản lý ca làm việc hiệu quả, bao gồm cả ca hành chính, ca gãy hay các ca làm việc đặc thù.
  • Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, hỗ trợ import dữ liệu chấm công lên phần mềm để xử lý trong trường hợp doanh nghiệp vẫn sử dụng các thiết bị chấm công khác.
  • Gửi và duyệt đơn từ online trên di động, hỗ trợ quản lý ngày phép toàn bộ nhân viên.

Chi phí sử dụng

Hiện tại FastWork cung cấp gói chấm công với chi phí 10.000đ/user/tháng.

Chấm điểm: 9,3/10.

>>> Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu quy trình chấm công tính lương chuẩn cho nhân viên <<<

EasyHRM – Phần mềm chấm công thông minh

EasyHRM là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, tích hợp tính năng chấm công thông minh. Tính năng này cho phép nhà quản lý theo dõi chính xác thời thờigian làm việc của nhân viên, bao gồm thời gian check in/out, thời gian nghỉ giải lao, ngày đăng ký đi công tác.

Ngoài ra, phần mềm có thể tích hợp với công nghệ GPS và FaceID để đảm bảo chính xác dữ liệu chấm công. Các thao tác thủ công như gửi yêu cầu xin nghỉ phép và theo dõi bảng công sẽ được thực hiện ngay trên phần mềm. EasyHRM tích hợp sẵn tính năng tính lương theo các công thức Excel được thiết lập. Tính năng này giúp giảm thiểu sai sót xuống mức tối đa, giúp quá trình tính lương nhanh chóng, thuận tiện.

EasyHRM là giải pháp chấm công 4.0 đa dạng phương thức
EasyHRM là giải pháp chấm công 4.0 đa dạng phương thức

Tính năng nổi bật

  • Theo dõi chính xác tình trạng đi sớm, về muộn, công tác của nhân viên.
  • Truy xuất dữ liệu chấm công từng ngày từ hỗ trợ tích hợp trực tiếp với máy chấm công hoặc sử dụng giải pháp chấm công APP mobile như GPS, Wifi, FaceID.
  • Dễ dàng kiểm tra báo cáo chấm công theo từng ngày, chi tiết check in – check out, xác nhận giải trình…
  • Xếp ca làm việc khoa học, kiểm tra bảng ca làm việc của từng nhân sự nhanh chóng, giải quyết bài toán ca làm việc cho chuỗi cửa hàng hoặc doanh nghiệp có nhiều ca kíp trong ngày.
  • Tích hợp tính lương theo công thức được thiết lập sẵn.

Chi phí sử dụng

Gói EasyHRM Standard:

  • Đối với doanh nghiệp có dưới 100 nhân sự, chi phí sẽ là 589.000đ/12 tháng (tặng thêm 6 tháng sử dụng); 989.000đ/24 tháng (tặng thêm 9 tháng sử dụng), 1.289.000đ/36 tháng (tặng thêm 12 tháng sử dụng).
  • Đối với doanh nghiệp có trên 100 nhân sự, chi phí sẽ là 1.399.000đ/12 tháng (tặng thêm 6 tháng sử dụng); 2.399.000đ/24 tháng (tặng thêm 9 tháng sử dụng); 2.699.000đ/36 tháng (tặng thêm 12 tháng sử dụng).

Bên cạnh đó, EasyHRm còn cung cấp 2 gói phần mềm khác là  EasyHRM Premium và EasyHRM Elabor. Hiện 2 gói này không công khai báo giá, doanh nghiệp quan tâm tâm có thể liên hệ nhà cung cấp để nhận báo giá và tư vấn chi tiết.

Chấm điểm: 9,3/10

Giải pháp chấm công FTA

FTA là giải pháp chấm công được phát triển triển hoàn toàn bằng ngôn ngữ lập trình C# trên nền tảng .Net 3.5, tích hợp firebird 2.5 hoặc MS SQ. FTA kết nối và phù hợp với nhiều dòng máy chấm công như Suprema, ZKTeco, Ronald Jack, WiseEye,…

Giao diện giải pháp chấm công FTA
Giao diện giải pháp chấm công FTA

Tính năng nổi bật

  • Kết nối và hoạt động trực tiếp với nhiều dòng máy chấm công phổ biến.
  • Dễ sử dụng, có tính ứng dụng cao, giúp cân bằng công việc và giảm áp lực cho nhân viên.
  • Hỗ trợ chạy trên nền tảng Windows.
  • Được miễn phí phí bản quyền khi mua kèm với máy chấm công.

Chi phí sử dụng

Phần mềm chấm công FTA hiện tại có 2 phiên bản miễn phí và có tính phí. Trong đó bản miễn phí không cần key bản quyền. Còn bản tính phí được miễn phí chỉ khi mua kèm với máy chấm công hoặc thu phí theo mỗi máy chấm công nếu không được tặng kèm theo máy.

Phiên bản miễn phí sẽ bị giới hạn số nhân viên có thể quản lý và và một số giới hạn về hãng máy chấm công được phép kết nối so với bản tính phí. Chi tiết cụ thể doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà cung cấp để nhận tư vấn.

Chi phí: 9,1/10.

Phần mềm chấm công trực tuyến phổ biến Ronald Jack Pro

Ronald Jack Pro là phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải quyết vấn đề chấm công. Phần mềm thường dùng kết nối với máy chấm công theo chuẩn RS232/RS485, RJ45, USB host. Việc kết nối giữa phần mềm và máy chấm công sẽ được thực hiện thông qua các mạng LAN, mạng WAN (dùng IP hoặc tên miền).

Ronald Jack Pro có thể quản lý và lấy dữ liệu chấm công về máy tính một cách tự động. Bao gồm cả dữ liệu nhân viên, dữ liệu thẻ cho đến bản ghi dữ liệu chấm công… Ngoài ra, người dùng dễ dàng truy xuất bảng chấm công theo mã ngay trên phần mềm.

Ronald Jack Pro là phần mềm kết nối với máy chấm công thông qua mạng LAN, mạng WAN
Ronald Jack Pro là phần mềm kết nối với máy chấm công thông qua mạng LAN, mạng WAN

Tính năng nổi bật

  • Quản lý chi tiết dữ liệu thẻ và dữ liệu vân tay đổ về máy tính.
  • Cài đặt dễ dàng, kết nối nhanh chóng với các máy chấm công chỉ cần chung mạng LAN, WAN. Đặc biệt không giới hạn số máy tính và máy chấm công kết nối.
  • Tương thích với hầu hết tất cả các hệ điều hành Window hiện nay.

Chi phí sử dụng

Phần mềm Ronald Jack Pro không mất chi phí sử dụng. Doanh nghiệp có thể tìm và tải về cài đặt dùng.

Chấm điểm: 9,2/10.

App chấm công online WISAMI

Wisami thực chất là phần mềm được phát triển với 3 chức năng chính. Đó là tự động hóa quá trình ghi nhận, quản lý thời gian làm việc của nhân viên; lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự; báo cáo thời gian làm việc của nhân viên. WISAMI hiện được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng.

App chấm công WISAMI
App chấm công WISAMI

Tính năng nổi bật

  • Hỗ trợ đa dạng hình thức chấm công như Wifi, GPS trên cả trình duyệt web và ứng dụng di động.
  • Hỗ trợ tích hợp với máy chấm công để lấy dữ liệu.
  • Phần mềm hỗ trợ chụp ảnh thời gian thực khi nhân viên chấm công, tính năng tự động chấm công khi nhân viên đến văn phòng.
  • Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công theo thời gian thực, bao gồm thông tin chấm công, xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm của nhân viên.
  • Tạo và phê duyệt đơn nghỉ phép ngay trên ứng dụng, lưu trữ lịch sử để đối chiếu khi cần thiết.
  • Tích hợp một số tính năng liên quan đến quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, xuất báo cáo…

Chi phí sử dụng

Wisami cung cấp chính sách dùng thử miễn phí giải pháp trong 30 ngày. Say thời gian dùng thử, doanh nghiệp sẽ trả chi phí sử dụng cụ thể như sau:

  • Đầu đọc thẻ từ: 800.000 VNĐ/thiết bị
  • Thẻ từ: 10.000 VNĐ/thẻ
  • Ứng dụng quản lý chấm công: khoảng 10.000đ/người/tháng với chu kỳ thanh toán là 6 tháng 1 lần.

Chấm điểm: 9,3/10.

>>> Tìm hiểu thêm: [Đánh giá] 10 phần mềm chấm công bằng vân tay HOT nhất 2024 <<<

Giải pháp chấm công nhiều chi nhánh TAS-ERP

TAS-ERP là phần mềm chấm công có thể sử dụng độc lập hoặc cài đặt ở nhiều máy tính khác nhau. Trường hợp đổi nhân sự phụ trách, doanh nghiệp chỉ cần sao chép dữ liệu từ máy cũ sang máy mới là có thể tiếp tục quy trình quản lý.

Phần mềm giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên rất hiệu quả. Đặc biệt, phần mềm nhân sự chấm công phù hợp với doanh nghiệp, cơ quan có nhiều chi nhánh hoặc nhân sự thường xuyên chuyển đổi địa điểm làm việc.

 TAS-ERP phù hợp chấm công cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
TAS-ERP phù hợp chấm công cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Tính năng nổi bật

  • Có thể cài đặt và sử dụng trên nhiều máy tính khác nhau.
  • Hỗ trợ sử dụng trên nền tảng Windows.
  • Phù hợp với các dòng máy chấm công hiện nay của ZKteco, RonadJack, Kobio, wise, mita….
  • Tích hợp 2 loại cơ sở dữ liệu là Access và SQL phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Tính năng tự động nhận diện ca (phù hợp với doanh nghiệp nhân viên có nhiều ca làm việc khác nhau luân phiên).

Chi phí sử dụng

TAS-ERP cung cấp gói phí sử dụng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Với chi phí gói cơ bản ban đầu là 500.000đ.

Chấm điểm: 9,1/10.

Ứng dụng chấm công Timesheets.com

Timesheets là một ứng dụng chấm công online được sản xuất bởi nhà phát hành nước ngoài. Timesheets giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi được nhân viên của mình làm việc như thế nào, có khoa học hay không. Ứng dụng phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.

 Timesheets là ứng dụng chấm công phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp
Timesheets là ứng dụng chấm công phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp

Tính năng nổi bật

  • Giúp nhân viên dễ dàng chấm công và tính toán được thời gian làm việc, phản hồi lại giờ công cho người quản lý.
  • Giao diện trực quan, dễ dàng tùy chỉnh quyền truy cập, đảm bảo bảo mật dữ liệu.
  • Công nghệ GPS, khóa IP, chữ ký điện tử, quy trình phê duyệt và theo dõi khoa học.
  • Nhân viên – HR có thể tương tác dễ dàng với nhau.
  • Phần mềm được sử dụng nhiều công nghệ tiên tiến nên ít xảy ra lỗi.

Chi phí sử dụng

Timesheet.com hiện cung cấp 3 gói giá, cụ thể:

  • Gói Freelancer phù hợp với người dùng cá nhân có nhu cầu quản lý thời gian, chi phí sử dụng là miễn phí.
  • Gói Standard có chi phí sử dụng là 5.5 USD/user/tháng.
  • Gói Nonprofit chi phí sử dụng 4,4 USD/user/tháng.

Chấm điểm: 9,3/10.

Clockify – phần mềm theo dõi thời gian làm việc online

Clockify cũng là phần mềm chấm công online được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Đặc biệt là những doanh nghiệp nước ngoài. Bên cạnh việc cung cấp các hình thức chấm công, Clockify còn giúp doanh nghiệp quản lý thời gian dự án dễ dàng hơn.

Clockify là phần mềm theo dõi thời gian làm việc được ưa chuộng
Clockify là phần mềm theo dõi thời gian làm việc được ưa chuộng

Tính năng nổi bật

  • Theo dõi thời gian làm việc theo dữ liệu realtime.
  • Nhập thời gian làm việc, chấm công hàng ngày hiệu quả hơn.
  • Dễ dàng báo cáo, phân tích, trích xuất bảng chấm công nhanh chóng.
  • Hỗ trợ cài đặt trên mọi nền tảng khác nhau.

Chi phí sử dụng

Clockify cung cấp bản miễn phí sử dụng, tuy nhiên người dùng sẽ bị giới hạn các tính năng sử dụng. Trường hợp trả phí, người dùng sẽ được trải nghiệm trọn bộ tính năng của phần mềm. Các gói trả phí của Clockify với giá thành như sau:

  • Gói Standard có chi phí sử dụng là 5,49 USD/user/tháng nếu lựa chọn thanh toán theo năm, trường hợp thanh toán theo tháng sẽ có chi phí là 6,99 USD/user/tháng.
  • Gói Pro có chi phí sử dụng là 7,99 USD/user/tháng nếu lựa chọn thanh toán theo năm, trường hợp thanh toán theo tháng sẽ có chi phí là 9,99 USD/user/tháng.
  • Gói Enterprise có chi phí sử dụng là 11,99 USD/user/tháng nếu lựa chọn thanh toán theo năm, trường hợp thanh toán theo tháng sẽ có chi phí là 14,99 USD/user/tháng.
  • Gói Cake.com bundle (tích hợp với phần mềm quản lý hiệu suất Cake.com bundle)  có chi phí sử dụng là 12,99 USD/user/tháng nếu lựa chọn thanh toán theo năm, trường hợp thanh toán theo tháng sẽ có chi phí là 15,99 USD/user/tháng.

Chấm điểm: 9,4/10.

>>> Tìm hiểu thêm: Những phần mềm quản lý nhân sự free đang được ưa chuộng <<<

Phần mềm quản lý chấm công Hubstaff

Hubstaff là phần mềm chấm công nước ngoài được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm không chỉ theo dõi thời gian mà còn theo dõi vị trí bằng bộ theo dõi GPS hỗ trợ quản lý thời gian làm việc của nhân viên thường xuyên di chuyển như người bán hàng, người giao hàng.

Hubstaff phù hợp triển khai cho doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Phần mềm cung cấp công cụ theo dõi năng suất đang hoạt động, các nhà quản lý sẽ thấy nhân viên của họ đang ở đâu vào thời điểm theo dữ liệu realtime. Hệ thống còn thống kê nhân viên dành bao nhiêu thời gian trên đường, bao nhiêu thời gian làm việc trên địa điểm làm việc. Bên cạnh đó phần mềm có một khoảng trống để người dùng đăng nhập và phân tích dữ liệu chấm công.

Giao diện phần mềm quản lý chấm công Hubstaff
Giao diện phần mềm quản lý chấm công Hubstaff

Tính năng nổi bật

  • Theo dõi chính xác thời gian làm việc của nhân viên theo mỗi vị trí, nhiệm vụ hoặc dự án.
  • Ghi lại thời gian làm việc của nhân viên và xem bảng tính công trực tuyến để tối ưu hóa hiệu suất của từng phòng ban hoặc đội nhóm.
  • Hệ thống báo cáo với dữ liệu thống kê theo thời gian thực đa dạng.
  • Hỗ trợ sử dụng trên đa nền tảng: Windows, MacOS hoặc tải ứng dụng cho hệ điều hành Android hoặc iOS.
  • Tự động tổng hợp bảng công, xem xét, phê duyệt hoặc từ chối bảng công.
  • Cung cấp tính năng giám sát nhân viên giúp theo dõi những ứng dụng và URL mà nhân viên đã truy cập trong thời gian làm việc.

Chi phí sử dụng

Dùng thử miễn phí trong thời gian 14 ngày. Hết thời gian dùng thử, doanh nghiệp có thể tham khảo các gói triển khai phần mềm sau:

  • Gói Starter: 4.99 USD/người dùng/tháng (tối thiểu 2 người dùng). Bao gồm theo dõi bảng công, tính công và nhiều tính năng khác.
  • Gói Grow: 7.50 USD/người dùng/tháng (tối thiểu 2 người dùng). Bao gồm các tính năng của gói Starter, bổ sung thêm tính năng quản lý nhiệm vụ.
  • Gói Team: 10 USD/người dùng/tháng (tối thiểu 2 người dùng). Bao gồm tính năng của gói Grow, bổ sung thêm tính năng phân tích dữ liệu để tăng hiệu suất đội nhóm.
  • Gói Enterprise: 25 USD/người dùng/tháng và thanh toán theo hình thức hàng năm. Bao gồm toàn bộ tính năng gói Team, bổ sung thêm tính năng theo dõi theo địa điểm làm việc, chi phí sử dụng và quản lý thời gian dành riêng cho doanh nghiệp.

Lưu ý: Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng cho phép linh hoạt tùy chỉnh hoặc cấu trúc báo cáo nâng cao hơn, thì phần mềm Hubstaff sẽ không phù hợp.

Chấm điểm: 9,3/10.

Công cụ chấm công Timely

Timely là công cụ hỗ trợ quản lý và theo dõi thời gian tự động theo nhóm và dự án. Thông qua đó, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thời gian làm việc của nhân viên theo các nhiệm vụ và công việc phát sinh. Bên cạnh đó, phần mềm online này còn giúp theo dõi hiệu suất làm việc của nhóm nhân viên bằng cách kiểm tra nhiệm vụ nào mà nhân viên dành thời gian, kiểm tra tức thời hoạt động của nhân viên theo thời gian thực và KPI.

Timely phù hợp để theo dõi thời gian làm việc theo nhóm hoặc theo dự án
Timely phù hợp để theo dõi thời gian làm việc theo nhóm hoặc theo dự án

Tính năng nổi bật

  • Theo dõi tự động thời gian làm việc, hiệu suất của nhân viên, nhóm nhân viên theo dự án, nhiệm vụ.
  • Nhập thông tin các ngày quan trọng từ lịch hoặc từ email để xác định lịch trình dự án.
  • Trình theo dõi hoạt động giúp nắm bắt nhanh chóng các công việc được tiến hành trong ngày theo mốc thời gian cụ thể.
  • Thiết lập bảng chấm công với sự hỗ trợ từ công nghệ AI, sao chép, kéo thả dễ dàng cho những lần sử dụng sau.
  • Tối đa hóa năng suất đội nhóm với tính năng lập kế hoạch giúp chủ động quản lý khối lượng công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý. Từ đó đảm bảo hoàn thành các dự án đúng hạn.
  • Thống kê, nắm bắt tình hình thời gian làm việc với hệ thống báo cáo thông minh.

Chi phí sử dụng

Timely cho phép người dùng thanh toán chi phí sử dụng theo tháng hoặc năm với 3 gói triển khai, cụ thể:

Gói phần mềmThanh toán theo thángThanh toán theo năm
Starter (tối đa 5 user sử dụng, quản lý 20 dự án)11 USD/tháng9 USD/tháng
Premium (tối đa 50 user sử dụng, không giới hạn số lượng dự án quản lý)20 USD/tháng16 USD/tháng
Unlimited (không giới hạn user sử dụng và số lượng dự án quản lý)28 USD/tháng22 USD/tháng
EnterpriseKhông cung cấpKhông công khai giá, cần liên hệ nhà cung cấp để nhận tư vấn và báo giá chi tiết

Chấm điểm: 9,3/10.

Phần mềm chấm công OnTheClock

OnTheClock là giải pháp giúp tự động hóa quy trình chấm công của doanh nghiệp. Phần mềm có thể tích hợp với nghiệp vụ tính lương và các tính năng khác như quản lý PTO, theo dõi giờ làm,và lập lịch ca làm việc.

OnTheClock là giải pháp giúp theo dõi thời gian của nhân viên và quản lý đội nhóm hiệu quả
OnTheClock là giải pháp giúp theo dõi thời gian của nhân viên và quản lý đội nhóm hiệu quả

Tính năng nổi bật

  • Theo dõi thời gian làm việc với vị trí chính xác nhờ công nghệ GPS.
  • Yêu cầu nhân viên chụp ảnh khi checkin, tạo thêm một lớp xác thực vào quy trình theo dõi thời gian.
  • Tạo và quản lý lịch làm việc của từng nhân viên, thông báo lịch làm việc tới từng cá nhân.
  • Tự động chuyển dữ liệu chấm công sang hệ thống tính lương, giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian xử lý lương.
  • Quản lý PTO: Đơn giản hóa việc yêu cầu, phê duyệt và theo dõi thời gian nghỉ phép có lương của nhân viên.
  • Tự động tổng hợp giờ làm thêm, đảm bảo tuân thủ quy định và trả lương công bằng cho nhân viên.

Chi phí sử dụng

So với các phần mềm chấm công nước ngoài khác, chi phí triển khai của OnTheClock khá cạnh tranh. Hiện tại, OnTheClock có 3 gói giá:

  • Gói Basic: Miễn phí cho số lượng 1-2 người dùng, phù hợp với các công ty nhỏ đang tìm hiểu phần mềm.
  • Gói Standard: 2.50 USD/người dùng/tháng với đầy đủ các tính năng quản lý chấm công toàn diện.
  • Gói Premium:  5 USD/người dùng/tháng với các tính năng của gói Standard và bổ sung một số tính năng cao cấp hơn.

Chấm điểm: 9,4/10.

Phần mềm quản lý thời gian TSheets

TSheets (hay QuickBooks Time) là một phần mềm quản lý thời gian và chấm công nhân viên của Intuit. Đây là công ty phát triển phần mềm của Mỹ. TSheets được xây dựng và thiết kế riêng cho người dùng của QuickBooks. Tuy nhiên, ngay cả khi chưa từng dùng QuickBooks, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng QuickBooks Time, đặc biệt là cho mục đích theo dõi vị trí và nhiệm vụ của nhân viên làm việc từ xa.

Giao diện quản lý chấm công của TSheets
Giao diện quản lý chấm công của TSheets

Tính năng nổi bật

  • Hệ thống quản lý nhân sự mạnh mẽ, gồm quản lý thông tin của nhân viên và các hoạt động liên quan đến chấm công.
  • Đa dạng phương thức chấm công từ nhận diện khuôn mặt, sinh trắc học cho đến GPS và Geofencing để theo dõi vị trí chấm công.
  • Cho phép nhân viên đính kèm các tập tin hình ảnh để chứng minh thời gian làm việc.
  • Hệ thống báo cáo và phân tích chi tiết thời gian làm việc của nhân viên.
  • Đồng bộ với phần mềm kế toán QuickBooks. Nhờ đó giảm thời gian xử lý tiền lương và loại bỏ các lỗi tiềm ẩn khi nhập liệu thủ công.
  • Hỗ trợ nền tảng Windows và MacOS.

Chi phí sử dụng

Phần mềm hiện tại có hỗ trợ bản trải nghiệm miễn phí. Sau thời gian trải nghiệm, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 2 gói triển khai sau:

  • Gói Elite: 40 USD phí duy trì + 10 USD/người dùng mỗi tháng.
  • Gói Premium: 20 USD phí duy trì + 8 USD/người dùng mỗi tháng.

Chấm điểm: 9,3/10.

>>> Tìm hiểu thêm: Top 16+ mô hình quản lý nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp <<<

Giải pháp chấm công trực tuyến Workplus

Workplus được biết đến là một phần mềm chấm công trực tuyến giúp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp tính năng giúp phân tích hiệu suất làm việc, nhờ đó nhanh chóng nắm bắt được nhân viên có năng suất làm việc tốt nhất.

Đặc biệt, Workplus còn cho phép doanh nghiệp kiểm tra nhân viên bắt đầu làm việc tại thời gian nào, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp. Nền tảng đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu theo công nghệ Google Platform. Workplus phù hợp triển khai cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Tính năng nổi bật

  • Theo dõi ngày nghỉ phép, ngày làm việc, thời gian làm việc,… của từng nhân viên trong công ty theo dữ liệu real-time.
  • Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, tích hợp tính năng tính lương chính xác.
  • Quản lý toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp.
  • Báo cáo phân tích nhân sự, hiệu suất làm việc trích xuất nhanh chóng.

Chi phí sử dụng

Workplus hiện cung cấp 6 gói giá triển khai để doanh nghiệp lựa chọn, cụ thể:

  • Gói Pro-01 có chi phí sử dụng là 600.000đ/năm, dành cho 5 user sử dụng với 50GB lưu trữ chung.
  • Gói Pro-02 có chi phí sử dụng là 1.200.000đ/năm, dành cho 10 user sử dụng với 100GB lưu trữ chung.
  • Gói Pro-03 có chi phí sử dụng là 3.600.000đ/năm, dành cho 30 user sử dụng với 300GB lưu trữ chung.
  • Gói Pro-04 có chi phí sử dụng là 6.000.000đ/năm, dành cho 50 user sử dụng với 500GB lưu trữ chung.
  • Gói Pro-05 có chi phí sử dụng là 12.000.000đ/năm, dành cho 100 user sử dụng với 100GB lưu trữ chung.
  • Gói Vip dành cho 100 user sử dụng, chưa công khai giá, cần liên hệ nhà cung cấp để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.

Trường hợp doanh nghiệp muốn mở rộng dung lượng lưu trữ, sẽ trả thêm chi phí là 600.000đ/năm cho 100GB lưu trữ.

Chấm điểm: 9,3/10.

VeriClock – Phần mềm chấm công chuyên nghiệp

Ứng dụng VeriClock có giao diện được sắp xếp khoa học và dễ sử dụng. Đặc biệt phần mềm hỗ trợ kết nối với phần mềm bên thứ 3 để đảm bảo hoạt động quản trị, gia tăng hiệu suất chung cho doanh nghiệp. So với các phần mềm chấm công khác, VeriClock có một số tính năng khác biệt như tích hợp phản xạ, cảnh báo… nhờ đó HR dễ theo dõi, giám sát nhân sự hơn. Bên cạnh đó, giá của phần mềm được đánh giá là phải chăng, phù hợp với ngân sách nhiều doanh nghiệp.

Giao diện quản lý thời gian làm việc khoa học của phần mềm VeriClock
Giao diện quản lý thời gian làm việc khoa học của phần mềm VeriClock

Tính năng nổi bật

  • Dễ tích hợp với phần mềm thứ ba như Sage 50 hoặc QuickBooks  để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
  • Quản lý thời gian làm việc theo thời gian thực, cung cấp tính năng nhập liệu bảng công và tính lương tự động.
  • Tự động chấm công cho nhân viên với TimeGuard.
  • Hỗ trợ kênh trao đổi trực tiếp giữa doanh nghiệp và nhân viên  bằng cách gửi tin nhắn hoặc gọi điện trực tiếp. Từ đó giảm thiểu tối đa tranh cãi phát sinh trong quá trình theo dõi bảng công.
  • Nhân viên trực tiếp xem lại các “time card” (thẻ thời gian) chấm công bất cứ lúc nào.
  • Ký duyệt thẻ thời gian bằng chữ ký số.
  • Trích xuất bảng công – lương dưới nhiều định dạng gồm CSV, XLS, XLSS, PDF.
  • Báo cáo thống kê có thể tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.
  • Phần mềm thiết kế trên nền tảng điện toán đám mây nên có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.

Chi phí sử dụng

VeriClock cung cấp bản dùng thử miễn phí trong thời gian 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, doanh nghiệp sẽ trả phí là 5 USD/người dùng/tháng cộng thêm phí duy trì tài khoản là 10 USD.

Chấm điểm: 9,3/10.

Nền tảng chấm công Replicon

Replicon là một trong những giải pháp chấm công hàng đầu trên nền tảng điện toán đám mây. Giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa việc ghi nhận và tổng hợp thời gian làm việc của nhân viên. 

Replicon là phần mềm với đa dạng hình thức chấm công online
Replicon là phần mềm với đa dạng hình thức chấm công online

Tính năng nổi bật

  • Hỗ trợ chấm công trực tiếp trên cả trình duyệt web lẫn ứng dụng di động.
  • Dữ liệu thống kê chính xác, theo dõi được thời điểm nhân viên ra – vào. Bên cạnh đó, kiểm soát được thời gian nhân viên công tác trong một dự án cụ thể và tại một địa điểm nhất định.
  • Nhân viên trực tiếp theo dõi thời gian làm việc, bảng công, chụp ảnh và ghi nhận vị trí làm việc của họ ngay trên ứng dụng di động.
  • Gửi gửi yêu cầu xin nghỉ phép online.
  • Hệ thống tự động gửi thông báo đến nhân viên khi sắp đến giờ làm việc hoặc có bảng tổng hợp chấm công.
  • Bảng chấm công cần có sự phê duyệt của cấp quản lý, nhận thông báo phê duyệt tùy chọn qua email hoặc ứng dụng di động.
  • Chức năng thiết lập lịch của Replicon cho phép cấp quản lý tạo thời gian biểu, điều chỉnh hoặc bổ sung ca làm việc.
  • Thống kê, tóm tắt số giờ làm việc hoặc số ca kíp của từng nhân viên. Hỗ trợ xuất lịch trình làm việc để tất cả nhân viên có thể xem trước khi họ vào làm.

Chi phí sử dụng

Replicon cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho người dùng. Hết thời gian trải nghiệm, doanh nghiệp sẽ phải trả phí để sử dụng. Hiện nay với bộ công cụ chấm công, người dùng sẽ bắt đầu trả phí với mức phí là 6 USD/tháng. Gói nâng cấp cao hơn là gói Quick Start bao gồm tính năng quản lý thời gian, theo dõi chấm công và ngày nghỉ, với mức giá là 30 USD/tháng cho tối đa 5 người dùng. Đối với mỗi người dùng bổ sung sau đó, sẽ được tính thêm 5 USD/người dùng.

Chấm điểm: 9,4/10.

Phần mềm chấm công ClockIt

ClockIt là một trong những công cụ giúp tự động hóa quá trình quản lý nhân sự và giúp các tổ chức theo dõi thời gian chấm công, quản lý phép, bảng chấm công và bảng lương. Việc triển khai ClockIt sẽ giúp tiết kiệm được tối đa thời gian cho việc quản lý mọi hoạt động của nhân viên. Ngoài ra, phần mềm còn hoạt động tốt với thẻ RFID, dấu vân tay, nhận dạng khuôn mặt…

Dữ liệu chấm công nhân viên trên giao diện phần mềm ClockIt
Dữ liệu chấm công nhân viên trên giao diện phần mềm ClockIt

Tính năng nổi bật

  • Dùng được trên cả website, điện thoại, hỗ trợ nền tảng Window, MacOS, Linux, IOS, Android.
  • Dữ liệu chấm công theo thời gian thực giúp người quản lý phân bổ nhiệm vụ hiệu quả hơn.
  • Theo dõi thời gian thực hiện dự án và nhiệm vụ trong ứng dụng.
  • Tạo báo cáo chi tiết về giờ làm việc, hỗ trợ xuất file để phân tích sâu hơn.
  • Nhận cảnh báo kịp thời khi đến muộn, rời đi sớm và làm thêm giờ.
  • Quản lý thời gian làm việc hiệu quả đối với nhân viên/nhóm làm việc từ xa thông qua chấm công GPS, thiết lập địa chỉ IP, giới hạn địa lý.
  • Chấm dứt tình trạng gian lận công với việc thêm một lần bảo mật bằng cách chụp ảnh, hỗ trợ khóa IP và Geofencing.
  • Quản lý thời gian vắng mặt, ngày nghỉ phép, lập lình trinh riêng của mỗi nhân viên.
  • Tích hợp với ứng dụng Slack, cho phép trao đổi trực tiếp qua tin nhắn, hỗ trợ công nghệ HR Bot.

Chi phí sử dụng

Nhà cung cấp cho phép người dùng sử dụng bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày. Sau quá trình dùng thử, doanh nghiệp sẽ phải trả phí theo một trong 3 phương thức là trả phí cho mỗi người dùng, trả phí theo nhóm sử dụng hàng tháng và trả phí theo nhóm sử dụng hàng năm. Cụ thể:

  • Trả phí cho mỗi người dùng: 2,99 USD/user/tháng, 29,90 USD/user/năm và được tặng thêm 2 tháng dùng miễn phí.
  • Trả phí theo nhóm sử dụng hàng tháng: gồm 4 mức giá là 29 USD/tháng cho tối đa 10 người dùng; 49 USD/tháng cho tối đa 20 người dùng; 99 USD/tháng cho tối đa 50 người dùng và 199 USD/tháng cho tối đa 100 người dùng.
  • Trả phí theo nhóm sử dụng hàng năm: 299 USD/năm cho tối đa 10 người dùng; 490 USD/tháng cho tối đa 20 người dùng; 990 USD/tháng cho tối đa 50 người dùng và 1990 USD/tháng cho tối đa 100 người dùng.

Chấm điểm: 9,4/10.

Phần mềm miễn phí Timesoft – Chấm công online nhanh chóng

TimeSOFT là phần mềm chấm công free được phát triển bởi TimeSOFT – một trong những đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực Spa, Gym, bể bơi. Bên cạnh tính năng chấm công, phần mềm còn cung cấp các tính năng quản lý nhân sự như lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý ca làm việc… Chi phí của phần mềm thay đổi tùy vào từng loại hình doanh nghiệp.

Giao diện báo cáo chấm công trên phần mềm Timesoft
Giao diện báo cáo chấm công trên phần mềm Timesoft

Tính năng nổi bật

  • Tự động lưu trữ thông tin nhân viên.
  • Quản lý dữ liệu chấm công theo thời gian thực.
  • Trích xuất báo cáo checkin dễ dàng.
  • Hỗ trợ trên nền tảng Windows.

Chi phí sử dụng

Chi phí phần mềm sẽ thay đổi tùy vào từng loại hình doanh nghiệp. Timesoft có hỗ trợ dùng thử miễn phí. Chi tiết giá sử dụng phần mềm chưa được công khai, doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết.

Chấm điểm: 9,1/10.

>>> Tìm hiểu thêm: Chấm công là gì? Những cách chấm công phổ biến nhất hiện nay <<<

Phần mềm quản lý chấm công Toggl

Toggl được biết đến là một phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Đây là giải pháp giúp quản lý dự án tập trung vào việc theo dõi thời gian, tạo bảng chấm công và báo cáo linh hoạt và giúp trích xuất thông tin ra bên ngoài công cụ.

Doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ dự án và giờ làm việc thông qua bảng biểu đồ sử dụng thời gian và hệ thống báo cáo trên phần mềm. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tùy chọn và chia sẻ liên kết báo cáo công khai để có một quy trình làm việc minh bạch, hiệu quả.

Giao diện quản lý thời gian làm việc của phần mềm Toggl
Giao diện quản lý thời gian làm việc của phần mềm Toggl

Tính năng nổi bật

  • Nắm bắt chính xác nhân sự dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ, dự án với tính năng Toggl Track.
  • Theo dõi và ghi lại các mốc thời gian tương ứng cho từng hoạt động công việc của nhân viên. 
  • Tự động tổng hợp dữ liệu và tạo bảng chấm công chính xác, tích hợp với nghiệp vụ tính lương.
  • Quản lý phê duyệt bảng chấm công nhanh chóng bằng một cú click chuột.
  • Thu thập, phân tích và báo cáo thời gian làm việc của nhân viên, tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp.

Chi phí sử dụng

ToggI cho phép người dùng dùng thử miễn phí trong 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, người dùng sẽ được lựa chọn thanh toán chi phí theo hàng tháng hoặc hàng năm. Cụ thể:

Thanh toán hàng thángThanh toán hàng năm
Gói Free: Dành cho tối đa 5 người dùng. Cung cấp các tính năng theo dõi và báo cáo thời gian liền mạch được thiết kế dành riêng cho những người làm nghề tự doMiễn phí sử dụngMiễn phí sử dụng
Gói Starter: phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ10 USD/user/tháng9 USD/user/tháng
Gói Premium20 USD/user/tháng18 USD/user/tháng
Gói EnterpriseGiá sẽ tùy chỉnh và không giới hạn số lượng người sử dụng.

Chấm điểm: 9,4/10.

Nền tảng chấm công UKG Ready

UKG Ready (tên gọi cũ là Kronos Workforce Ready) là một nền tảng chấm công đám mây hàng. Phần mềm có giao diện trực quan cùng bộ tính năng đa dạng và tiên tiến. Bên cạnh quản lý thời gian làm việc, UKG còn có khả năng quản lý ca làm việc, theo dõi và xử lý nghỉ phép và tích hợp với các công cụ quản lý nhân sự khác.

Giao diện trực quan của phần mềm UKG Ready
Giao diện trực quan của phần mềm UKG Ready

Tính năng nổi bật

  • Hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau bao gồm đồng hồ chấm công, trình duyệt web và ứng dụng di động trên iOS và Android.
  • Tích hợp và cho phép nhân viên check-in bằng vân tay hoặc thẻ.
  • Nhân viên chủ động theo dõi bảng công và làm đơn xin nghỉ phép nhanh chóng trên ứng dụng.
  • Theo dõi lịch làm việc, số dư ngày nghỉ dễ dàng.
  • Nhà quản lý theo dõi vị trí chấm công của nhân viên và phê duyệt đơn xin nghỉ phép với 1 cú click.
  • Tích hợp dữ liệu chấm công với các nền tảng tính lương và quản lý nhân sự khác.

Chi phí sử dụng

Hiện tại UKG có cung cấp bản demo. Còn chi phí sử dụng cụ thể doanh nghiệp cần liên hệ tới nhà cung cấp hoặc đại lý tại địa phương. Tuy nhiên có một số khoản phí cố định có thể kể đến là:

  • Chi phí duy trì hệ thống: 40 USD/tháng và cộng với 3.8 USD/nhân viên/tháng.
  • Nếu muốn sử dụng các tính năng nâng cao như ứng dụng di động, gửi thông báo hoặc quản lý PTO, doanh nghiệp cần trả thêm 25 USD/tháng.

Chấm điểm: 9,4/10.

Tham khảo các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm chấm công

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm chấm công, điều này khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết liệu phần mềm nào phù hợp với doanh nghiệp mình. Bởi có những phần mềm với giá thành triển khai cao nhưng khi sử dụng lại không đáp ứng được các nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Dĩ nhiên cũng sẽ không đảm bảo hiệu quả đầu tư (ROI). Vậy đâu là những tiêu chí doanh nghiệp cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm chấm công? Dưới đây là gợi ý của HappyTime doanh nghiệp có thể tham khảo.

Các tiêu chí doanh nghiệp cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm chấm công
Các tiêu chí doanh nghiệp cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm chấm công

Tính dễ sử dụng của phần mềm chấm công

Yếu tố thân thiện, dễ sử dụng là yếu tố đầu tiên cần quan tâm khi lựa chọn giải pháp chấm công online cho doanh nghiệp. Bởi ở doanh nghiệp sẽ có rất nhiều nhóm nhân sự khác nhau với trình độ hiểu biết và sử dụng công nghệ khác nhau. Phần mềm chấm công online càng thân thiện, càng dễ sử dụng sẽ giúp chuyển đổi từ hình thức chấm công thủ công sang online nhanh và thuânj tiện hơn.

Mặt khác, những phần mềm có nhiều tính năng tiên tiến nhưng khó sử dụng sẽ gây bất tiện và tốn nhiều thời gian để học cách sử dụng. Đặc biệt để hỗ trợ người dùng hiệu quả, nhiều nhà cung cấp hiện nay đã có bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc có các khóa đào tạo triển khai giúp người dùng làm quen và sử dụng phần mềm được hiệu quả.

Nên lựa chọn phần mềm đáp ứng được quy tắc tính lương của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có những quy định riêng về thời gian làm việc, phân chia ca kíp, tính giờ làm thêm và tăng ca. Điều này đòi hỏi phần mềm chấm công phải có tính linh hoạt cao để đáp ứng được việc phân chia ca kíp và thời gian làm việc phức tạp. Đặc biệt là có thể xử lý các quy tắc tính lương đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Để tham khảo liệu phần mềm có đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp hay không, hãy tham khảo danh sách các khách hàng hiện tại của nhà cung cấp. Từ đó, phân tích về quy mô và lĩnh vực hoạt động xem họ có tương tự với doanh nghiệp bạn hay không.

Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp hiện nay đều có đội ngũ chuyên gia sẵn sàng tư vấn, demo tính năng và cung cấp bản trải nghiệm miễn phí. Bạn có thể liên hệ để dùng thử và đánh giá mức phù hợp của giải pháp trước khi quyết định triển khai.

Phần mềm chấm công tích hợp luôn với bảng lương

Đây là yếu tố quan trọng cần xem xét để đảm bảo tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự. Bởi phương pháp chấm công thông thường, việc nhập dữ liệu công sai có thể dẫn đến sai sót khi tính toán lương cho nhân viên. Tích hợp bảng công và hệ thống bảng lương sẽ giúp hạn chế sai sót, đảm bảo tính chính xác cao.

Với doanh nghiệp sử dụng nhiều hình thức chấm công khác nhau, việc áp dụng phần mềm chấm công tích hợp sẵn phần mềm tính lương là một sự lựa chọn thông minh. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình quản lý nhân sự và tính lương.

Giải pháp chấm công có cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ xa không?

Sau thời kỳ Covid, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang áp dụng hình thức kết hợp làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa cho nhân viên. Bài toán đặt ra lúc này là làm thế nào để doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát được thời gian làm việc từ xa này? Ứng dụng chấm công trên thiết bị di động chính là giải pháp.

Nhà quản lý và nhân viên có thể chấm công, theo dõi bảng công, bảng lương và tạo đơn từ mọi lúc mọi nơi chỉ cần có internet. Ngoài ra, những phần mềm hỗ trợ theo dõi GPS sẽ giúp doanh nghiệp xác định được chính xác vị trí và thời gian chấm công. Từ đó hạn chế được những khiếu nại liên quan đến chính sách làm việc từ xa.

Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp uy tín

Quá trình sử dụng app chấm công miễn phí có thể xảy ra những lỗi hoặc sự cố không mong muốn. Vì vậy doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị cung cấp phần mềm uy tín. Bởi ngay khi có lỗi hay sự cố họ sẽ nhận thông tin và khắc phục kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động, quản trị doanh nghiệp.

>>> Tìm hiểu thêm: [Đánh giá] 10 phần mềm tạo bảng chấm công trên iPhone <<<

Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về phần mềm chấm công

Dưới đây là một số câu hỏi HappyTime thường nhận được từ phía các doanh nghiệp trong quá trình tư vấn và triển khai phần mềm.

Phần mềm chấm công miễn phí – Có nên sử dụng hay không?

Câu trả lời là nên trải nghiệm bằng việc sử dụng các phần mềm miễn phí. Thông qua quá trình trải nghiệm, bạn sẽ biết các tính năng có phù hợp và hỗ trợ tối ưu quá trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên hay không. Nhưng sự thật là các phần mềm chấm công miễn phí hiện nay chưa thực sự tối ưu. Bởi nó chỉ giải quyết được bài toán chấm công đơn giản của những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nhân sự tầm 15 người đổ lại. Đối với những doanh nghiệp trên 15 nhân sự, phần mềm miễn phí sẽ không phù hợp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm trả phí. Bởi hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều cho phép khách hàng dùng thử miễn phí. Qua trình demo sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm đáp ứng nhu cầu của mình, đồng thời nên tìm hiểu về độ uy tín của nhà cung cấp.

Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí không?
Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí không?

Phần mềm chấm công có thể kết hợp với những máy chấm công nào?

Tùy vào từng phần mềm, khả năng kết nối với các loại máy chấm công sẽ khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm chấm công hiện đại đều có thể kết nối với hầu hết các dòng máy chấm công phổ biến hiện nay như Ronald Jack, Wise Eye, Mita, Gigata,…

Phần mềm chấm công hoạt động theo cách thức nào?

Phần mềm chấm công sẽ thu thập thông tin về thời gian ra vào, làm thêm, cũng như việc đi muộn và về sớm của từng nhân viên. Một số phần mềm chuyên biệt còn hỗ trợ phân và quản lý ca làm việc. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tính lương cho doanh nghiệp, giúp quy trình quản lý nhân sự trở nên hiệu quả hơn.

Giải pháp chấm công online đa phương thức nhanh chóng, chính xác HappyTime

Kết luận

Hy vọng với bài viết trên của HappyTime đã giúp bạn hiểu thêm về lợi ích của phần mềm chấm công. Bên cạnh đó hỗ trợ bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn, có thể liên hệ với HappyTime thông qua số hotline 098.917.4495. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và chia sẻ thêm thông tin.

Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự an toàn

Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự an toàn
Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự an toàn

Lưu trữ hồ sơ nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần phải lưu ý. Vậy hồ sơ nhân sự là gì? Bao gồm những gì? Làm thế nào để lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự khoa học và hiệu quả? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu cụ thể hơn vấn đề này trong bài viết chi tiết dưới đây nhé.

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là một bộ tài liệu riêng được sử dụng để lưu trữ những thông tin liên quan đến sơ yếu lý lịch, hợp đồng, giấy khám sức khỏe, chế độ lương thưởng hoặc bất kỳ thông tin gì liên quan đến nhân sự. Bộ hồ sơ này sẽ bao gồm toàn bộ quá trình làm việc cũng như thông tin cá nhân của nhân viên được lưu trữ. Tài liệu này sẽ được người lao động nộp lại và lưu giữ tại doanh nghiệp trong suốt mong đời làm việc của họ tại doanh nghiệp. Đây cũng là tài liệu quan trọng, là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá, đào tạo, thưởng phạt, quản lý chế độ phúc lợi… của nhân sự.

Hồ sơ nhân sự là tài liệu để lưu trữ những thông tin về người lao động
Hồ sơ nhân sự là tài liệu để lưu trữ những thông tin về người lao động

Bộ phận nhân sự sẽ căn cứ vào những thông tin này để có thể sắp xếp vị trí làm việc phù hợp, đưa ra những cơ sở về lương thưởng cho nhân viên đó. Vì tính chất và vai trò quan trọng nên những thông tin ở trong hồ sơ nhân sự cần phải được cập nhật và đảm bảo tính chính xác. Phải có công chứng và xác nhận của chính quyền địa phương trước khi thực hiện nộp cho doanh nghiệp lưu trữ.

Lý do doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ nhân sự

Dưới đây là những lý do doanh nghiệp cần quan tâm đến việc lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Thứ nhất, là cơ sở giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả trong khi tiết kiệm được thời gian và chi phí. Việc quản lý hồ sơ một cách hệ thống và có khoa học sẽ tạo điều kiện thuận tiện khi cần tìm kiếm hay tra cứu thông tin về nhân viên. Nhờ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời hạn chế được tình trạng thất lạc hồ sơ nhân viên.

Thứ hai, việc lưu trữ sẽ giúp bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động. Thông thường, người lao động sẽ được yêu cầu nộp một bộ hồ sơ trước khi bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp. Đây là tài liệu cơ sở cho quá trình thanh tra, điều tra việc chấp hành luật lao động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thông qua hồ sơ, mối quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và nhân viên sẽ được xác nhận. Và trở thành căn cứ hợp pháp được sử dụng khi hai bên xảy ra tranh chấp, kiện tụng.

Thứ ba và cũng là quan trọng nhất. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là bắt buộc theo quy định pháp luật. Bộ phận hành chính nhân sự là phòng ban có trách nhiệm thực hiện việc này.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự thường sẽ được phân loại theo từng cấp bậc hoặc vị trí của nhân viên. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp thì cách thức lưu trữ sẽ khác nhau, tuy vậy sẽ bao gồm 3 loại hồ sơ nhân sự chính như sau:

Hồ sơ của nhân viên thử việc

Đối với nhân viên thử việc, trong hồ sơ lưu trữ sẽ thường có những loại giấy tờ sau:

  • Sơ yếu lý lịch của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương theo hộ khẩu thường trú.
  • Đơn xin việc, có thể sử dụng Bản viết tay hoặc viết máy tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.
  • CV xin việc tùy thuộc vào yêu cầu.
  • Căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân photo và công chứng.
  • Các loại giấy tờ và bằng cấp được photo và công chứng.
  • Hợp đồng thử việc được ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động.

Đối gửi người lao động là người nước ngoài thì cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn thời hạn, giấy phép chứng nhận là lao động hợp pháp tại Việt Nam. Trong trường hợp người lao động từ 15 đến 18 tuổi, người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng quá trình ký kết hợp đồng có sự đồng ý của người lao động và được thực thi dưới dạng văn bản.

>>> Tìm hiểu thêm: TOP 16+ phần mềm nhân sự HRM tốt nhất dành cho mọi doanh nghiệp <<<

Hồ sơ của người lao động chính thức

Quá trình thử việc và trở thành nhân viên chính thức thì người lao động sẽ phải bổ sung thêm một số loại giấy tờ khác trong hồ sơ nhân sự của mình. Thường sẽ cần bổ sung những loại giấy tờ sau:

  • Hợp đồng lao động chính thức được ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động. Thông thường bản hợp đồng này sẽ được doanh nghiệp soạn thảo và có đầy đủ trực ký của các bên liên quan.
  • Bản kê khai các khoản mà doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động. Bao gồm cả mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng mà người lao động được hưởng.
  • Các bản phụ lục liên quan đến hợp đồng lao động chính thức nếu có.
  • Những quyết định nội bộ có liên quan đến quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp. Ví dụ như quyết định thăng chức, quyết định tăng lương,…
  • Những giấy tờ phát sinh khác có liên quan đến người lao động và người sử dụng lao động, sự đồng ý và ký kết đầy đủ của các bên liên quan.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng trong hồ sơ nhân sự
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng trong hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự người lao động dưới 15 tuổi

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng người lao động dưới 15 tuổi. Lúc này hồ sơ nhân sự sẽ cần phải đảm bảo có những giấy tờ khác như sau:

  • Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc căn cước công dân có photo công chứng người đại diện theo pháp luật của người lao động đó.
  • Có văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật thực hiện đứng ra ký kết hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động dưới 15 tuổi.
  • Giấy chứng minh/chứng nhận điều kiện sức khỏe.

>>> Tìm hiểu thêm: 7 lợi ích không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự <<<

Hồ sơ nhân sự liên quan đến thuế và kế toán

Bên cạnh những loại hồ sơ trên thì trong doanh nghiệp sẽ có liên quan đến nghĩa vụ đóng thuế của người lao động. Bộ hồ sơ này sẽ thực hiện lưu trữ những vấn đề về thuế và cung cấp đầy đủ, chi tiết những giấy tờ kế toán khác. Ví dụ như sẽ bao gồm:

  • Các giấy tờ liên quan đến quyết định về tiền lương, quy chế về chế độ lương, thử và phúc lợi tại doanh nghiệp.
  • Giấy tờ chứng nhận thanh toán tiền lương, bảng lương, bảng lưu trữ tổng hợp theo từng chu kỳ. Bảng lưu trữ tổng hợp thường sẽ dùng thông tin về nguồn thu nhập, các khoản thuế đã nộp của người lao động cũng như của doanh nghiệp.
  • Lưu trữ các thẻ lương đã có xác nhận chữ ký đầy đủ của người lao động.
  • Những loại giấy tờ hoặc biên lai khấu trừ thuế đối với nhân sự không ký hợp đồng hoặc các nhân sự đã nghỉ việc giữa chừng.
  • Các từ kê khai về giảm trừ gia cảnh cho nhân viên đã được xác nhận bởi cơ quan thuế.

Phương pháp quản lý – lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn

Bên cạnh nắm rõ về những loại hồ sơ nhân sự có trong doanh nghiệp thì người quản lý cũng cần phải biết về những quy định liên quan đến quá trình lưu trữ hồ sơ. Dưới đây sẽ là một số quy định và nguyên tắc mà bạn cần lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ như sau:

Quy định chung về lưu trữ hồ sơ

Hiện tại các doanh nghiệp đang áp dụng hai cách lưu trữ hồ sơ chính là lưu giữ bằng bản cứng tại văn phòng và nêu trên các hệ thống phần mềm. Với bất kỳ hình thức lưu trữ nào doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo tuân thủ những quy định như sau:

Theo quy định tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là từ 05 năm đến vĩnh viễn tùy thuộc vào từng loại tài liệu. Cụ thể:

  • Hồ sơ về việc tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, luân chuyển, chuyển đổi vị trí việc làm, biệt phái, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: Thời hạn 20 năm
  • Hồ sơ về việc cho thôi việc, chuyển công tác của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: Thời hạn 20 năm
  • Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của cơ quan: Thời hạn 20 năm
  • Hồ sơ gốc của người lao động: Thời hạn 70 năm.
  • Hồ sơ các vụ tai nạn lao động: Đối với vụ tai nạn nghiêm trọng sẽ được lưu trữ vĩnh viễn. Vụ tai nạn không nghiêm trọng có thời hạn là 20 năm
  • Công văn trao đổi về công tác lao động: Thời hạn 05 năm.

>>> Tìm hiểu thêm: Gợi ý 6 loại báo cáo nhân sự phổ biến nhất cho bộ phận nhân sự <<<

Giải pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự phổ biến

Để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học và an toàn hơn, bạn có thể áp dụng hướng dẫn sau đây:

Phân loại hồ sơ trước lưu trữ

Trước khi thực hiện lưu trữ, bạn nên phân loại hồ sơ nhân sự theo phương thức hoặc các tiêu chí phù hợp với mục đích lưu trữ của doanh nghiệp. Ví dụ như một số cách phân loại sau:

  • Phân loại theo loại hồ sơ: Ví dụ lưu trữ theo Hồ sơ lý lịch, hồ sơ công tác, hồ sơ bảo hiểm, hợp đồng lao động,… Từ hệ thống này bạn sẽ bắt đầu phân cấp lưu trữ nhỏ hơn theo phòng ban, chức vụ, giới tính, thâm niên làm việc,…
  • Phân loại theo từng nhân sự: Với cách thức này, bạn sẽ phân chia nhân sự theo bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Sau đó, với mỗi nhân sự sẽ có một bộ hồ sơ riêng bao gồm đầy đủ các loại giấy tờ liên quan.
  • Một số cách phân loại khác: Ví dụ như phân theo thời gian làm việc, ký kết hợp đồng với doanh nghiệp, phân loại theo vùng miền, khu vực,…
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức lưu trữ hồ sơ cho phù hợp
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức lưu trữ hồ sơ cho phù hợp

Lập danh mục hồ sơ nhân sự

Danh mục hồ sơ là bảng liệt kê tất cả các hồ sơ theo trình tự rõ ràng, giúp người dung nhanh chóng tìm được hồ sơ mình cần. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ sử dụng các file Excel để tạo danh mục hồ sơ chính xác và chi tiết.

Doanh nghiệp cần chú ý việc lập danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính thông tin mới nhất. Trước khi thực hiện cập nhật, hãy nhớ sao lưu danh mục hiện tại để có thể tham khảo lại khi cần, nhất là khi bổ sung hồ sơ mới.

Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và có danh mục, bạn cần chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp. Hiện nay có hai cách lưu trữ hồ sơ nhân sự phổ biến:

  • Lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ
  • Thực hiện lưu trữ hồ sơ nhờ công nghệ thông qua các phần mềm hỗ trợ quản lý và lưu trữ hồ sơ.
Đối với lưu trữ hồ sơ theo các thủ công

Đối với các bản hồ sơ là văn bản, giấy tờ gốc, doanh nghiệp cần có kho lưu trữ riêng. Kho lưu trữ này phải đảm bảo đáp ứng được sự khô ráo, thoáng mát, thường xuyên thực hiện các biện pháp để phòng tránh ẩm mốc, mối mọt, tránh hư hỏng hồ sơ và tài liệu được lưu trữ. Doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức lưu trữ thủ công sau:

Lưu trữ bằng tủ hồ sơ nhiều ngăn 

Đây là cách lưu trữ được nhiều doanh nghiệp lớn, có quy mô nhân sự đông sử dụng. Dạng tủ này có ưu điểm là khá gọn gàng, sức chứa hồ sơ lớn và có thể dùng để trang trí không gian văn phòng làm việc.

Tủ hồ sơ nhiều ngăn rất hữu ích trong việc lưu trữ và bảo quản số lượng lớn hồ sơ, đa dạng các loại giấy tờ với các kích thước khác nhau. Doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ dựa trên các tiêu chí như phòng ban, chức vụ… để lưu trữ ở các ngăn riêng biệt. Để tiện cho quá trình tìm kiếm, bên ngoài mỗi ngăn nên dán giấy ghi tên các loại tài liệu được lưu trữ ở ngăn đó.

Sử dụng tủ hồ sơ 2 ngăn để lưu trữ

Loại tủ này được được các doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nhân sự sử dụng và nhu cầu lưu trữ giấy tờ ít. Với loại tủ này, thường các đơn vị sẽ tận dụng ngăn trên cho các hồ sơ đang sử dụng và ngăn dưới cho hồ sơ không sử dụng thường xuyên. 

Có rất nhiều cách thức lưu trữ hồ sơ nhân sự theo phương pháp thủ công
Có nhiều cách thức lưu trữ hồ sơ nhân sự theo phương pháp thủ công
Lưu trữ hồ sơ trong thùng có nắp đậy 

Với những loại hồ sơ, tài liệu lâu năm, ít sử dụng có thể dùng đến loại thùng lưu trữ này. Nhờ có nắp đậy nên tài liệu sẽ được bảo quản tốt, hạn chế hư hỏng do mối mọt. Nhược điểm lớn nhất của cách lưu trữ này là khi cần tìm kiếm sẽ tốn nhiều thời gian.

Sử dụng bìa đựng hồ sơ

Bìa đựng hồ sơ là phương pháp lưu trữ thích hợp dành cho việc lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại bìa đựng như bìa còng, bìa thư A4, kẹp giấy…

Lưu trữ hồ sơ nhân sự online thông qua phần mềm

Với phương thức lưu trữ hồ sơ nhân sự online, các thao tác lưu trữ thủ công hàng ngày sẽ được lược bỏ. Hồ sơ sẽ được lưu trữ tập trung, khoa học và thuận tiện khi tìm kiếm. Đồng thời khắc phục những nhược điểm của phương thức lưu trữ hồ sơ thủ công như:

  • Dễ thất lạc tài liệu, hồ sơ do số lượng nhân viên đông kèm khối lượng giấy tờ lớn.
  • Tốn thời gian khi cần tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên.
  • Bộ phận nhân sự thường xuyên quên thời gian gia hạn, tái ký hợp đồng do khó khăn khi kiểm tra dữ liệu.
  • Quy trình cập nhật hồ sơ thủ công, không cập nhật được tức thời.
Nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự thông qua phần mềm
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự thông qua các phần mềm

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự 4.0 HappyTime

HappyTime là giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, được phát triển với các bộ tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả. Trong đó, có tính năng lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự. Với HappyTime, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ tinh gọn và khoa học. Nhờ đó tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân sự HR.

Giải pháp số hóa hoạt động lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự

Với HappyTime, doanh nghiệp có thể:

  • Tiết kiệm chi phí mua sắm các tủ hồ sơ, lưu trữ online tập trung mọi tài liệu về nhân sự trên một hệ thống.
  • Phân loại hồ sơ với các trường thông tin đa dạng được thiết lập sẵn như thông tin cá nhân, quá trình làm việc… Tìm kiếm và tra cứu hồ sơ dễ dàng thông qua các từ khóa và bộ lọc nâng cao.
  • Nhanh chóng bổ sung, cập nhật thông tin, hồ sơ nhân sự.
  • Quản lý trọn vẹn vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu onboarding đến khi nghỉ việc.
  • Hệ thống báo cáo nhân sự trực quan, hỗ trợ đánh giá năng lực và chuyên cần của từng nhân viên.
  • Liên kết với các tính năng khác như chấm công, tính lương, onboarding… giúp doanh nghiệp quản lý mọi nghiệp vụ trên một phần mềm duy nhất.

Ngoài ra, HappyTime cũng giúp nhân viên có thể thực hiện khởi tạo các đơn từ, nhận thông tin phê duyệt phản hồi và lưu trữ những đơn từ đó trực tuyến ngay trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được nhiều thời gian hơn cho quá trình thực hiện các thủ tục hành chính và lưu trữ giấy tờ liên quan.

Bạn muốn số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự và quản lý nhân sự hiệu quả hơn? Tìm hiểu ngay về giải pháp HappyTime tại đây.

Kết luận

Hy vọng bạn hiểu hơn về hồ sơ nhân sự là gì và những vấn đề xung quanh quá trình lưu trữ thông tin hồ sơ liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm miễn phí HappyTime từ hôm nay để lựa chọn được giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

11+ mẫu bảng lương nhân viên chi tiết và mới nhất – Tải miễn phí

11 mẫu bảng lương nhân viên chuẩn form và chi tiết - Tải miễn phí
11 mẫu bảng lương nhân viên chuẩn form và chi tiết - Tải miễn phí

Thông thường, các doanh nghiệp thường sử dụng bảng lương để theo dõi lương và phúc lợi cho nhân sự toàn doanh nghiệp. Việc xây dựng một bảng lương chi tiết, chính xác là việc vô cùng quan trọng. Bài viết dưới đây HappyTime sẽ giới thiệu đến bạn 11+ mẫu bảng lương chi tiết và mới nhất. Bạn có thể tham khảo và tải xuống miễn phí để áp dụng cho doanh nghiệp mình.

Vai trò của việc xây dựng bảng lương riêng cho nhân viên

Việc xây dựng bảng lương chuyên nghiệp sẽ trở thành công cụ hỗ trợ nghiệp vụ tính lương cho bộ phận C&B. Đây cũng là tài liệu có ý nghĩa quan trọng với người lao động. Cụ thể:

Với doanh nghiệp

Đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật

Theo đó, Bộ luật Lao động quy định rõ ràng doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương chi tiết. Bởi đây là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện việc chi trả lương, phụ cấp cho nhân viên. Đồng thời, bảng lương sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nhờ vào bảng lương, sẽ hạn chế được việc xảy ra tranh chấp giữa tổ chức và nhân viên.

Đánh giá nhân viên chính xác, nhờ đó hỗ trợ thu hút và giữ chân nhân tài

Bảng lương chính là công cụ thể hiện rõ năng lực, trình độ làm việc của nhân viên. Thông qua mức lương cứng, các khoản thưởng và phụ cấp. Với bảng lương rõ ràng, nhân viên sẽ thấy đóng góp của mình đươc ghi nhận. Từ đó có động lực làm việc và gắn bó hơn với tổ chức. Đặc biệt, việc trả lương đúng với năng lực của cá nhân sẽ giúp doanh nghiệp nâng nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường. Nhờ đó thu hút thêm được nhiều ứng viên tiềm năng.

Quản lý tài chính và hiệu suất công việc

Bảng lương thường cung cấp những thông tin cần thiết để ban lãnh đạo, người quản lý có cơ sở để đánh giá hiệu suất và ghi nhận đóng góp của mỗi nhân viên. Đây cũng là cơ sở để xây dựng chính sách phân bổ nguồn lực và quỹ lương hợp lý. Điều này giúp tổ chức đảm bảo trả lương đúng hẹn và cân đối được ngân sách hoạt động.

Cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động

Thông qua bảng lương, ban lãnh đạo sẽ có cơ sở đánh giá tổng quan tình hình hoạt động theo từng tháng, quý, năm và hiệu quả sử dụng lao động. Từ đó, dễ dàng đưa ra các chính sách điều chỉnh trong tuyển dụng, phân bổ, sử dụng nhân sự, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bảng lương có vai trò quan trọng đối với cả phía doanh nghiệp và phía người lao động
Bảng lương có vai trò quan trọng đối với cả phía doanh nghiệp và phía người lao động

Đối với người lao động

Bảng lương giúp đảm bảo quyền lợi về mặt tài chính

Bảng lương là kết quả phản ánh sự đánh giá và công nhận của doanh nghiệp đối với mỗi cá nhân. Là cơ sở đảm bảo mỗi nhân viên được trả lương xứng đáng với thời gian và nỗ lực mà họ đã bỏ ra cho công việc.

Bảng lương lương thể hiện chính sách lương thưởng rõ ràng và minh bạch

Các thông tin trong bảng lương sẽ thể hiện rõ mức lương, các khoản trợ cấp, khoản thưởng, phúc lợi, các khoản khấu trừ… Bên cạnh đó là tiêu chí đánh giá công việc của doanh nghiệp. Thông qua các thông tin này, nhân viên sẽ thấy được tính minh bạch và rõ ràng trong việc chi trả lương của doanh nghiệp. Nhờ đó tạo được sự tin tưởng và ổn định trong mối quan hệ lao động.

Tăng động lực và cam kết với công việc

Bảng lương công bằng, mình bạch với chế độ lương thưởng hấp dẫn sẽ là động lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Họ sẽ thấy được ghi nhận và cam kết với công việc và tổ chức. Nhờ đó sẽ tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp hỗ trợ quản lý nhân sự và tiền lương, tham khảo ngay giải pháp HappyTime với 20+ tính năng vượt trội. Tìm hiểu tại đây.

Bảng lương nhân viên cần có những nội dung cơ bản nào?

Để bảng lương trở thành công cụ hữu dụng cho doanh nghiệp, nội dung trong bảng lương là rất quan trọng. Mẫu bảng lương cần đảm bảo đầy đủ và chi tiết để vừa đảm bảo tính rõ ràng và chuyên nghiệp vừa đảm bảo tính công bằng cho người lao động. Dưới đây là những nội dung cơ bản cần có trong mẫu bảng lương nhân sự:

Thông tin nhân viên

Đây là nội dung nhằm xác định danh tính kèm theo thông tin cá nhân của từng người lao động. Dữ liệu này nhằm tránh nhầm lẫn giữa các nhân sự với nhau. Các thông tin cần có bao gồm:

  • Họ và tên đầy đủ, kèm theo đó là một số thông tin nhân thân như ngày tháng năm sinh…
  • Mã số nhân viên.
  • Chức vụ và phòng ban trực thuộc.
  • Email liên hệ.
  • Số điện thoại (cá nhân/công ty).

Thông tin về lương cơ bản

Lương cơ bản là khoản lương được ghi trên hợp đồng lao động. Khoản này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản đi kèm khác.

Theo quy định tại Nghị định 74/2024/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động được quy định như sau:

  • Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng, mức lương tối thiểu theo giờ là 23.800 đồng/giờ.
  • Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng, mức lương tối thiểu theo giờ là 21.200 đồng/giờ.
  • Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng, mức lương tối thiểu theo giờ là 18.600 đồng/giờ.
  • Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng, mức lương tối thiểu theo giờ là 16.600 đồng/giờ.

>>> Tìm hiểu thêm: Top 20+ phần mềm tính lương nhân viên chính xác – Kèm đánh giá chi tiết <<<

Nội dung về các khoản phụ cấp

Thông thường, trong mẫu bảng lương, các khoản phụ cấp sẽ được chia thành hia loại là phụ cấp đóng bảo hiểm và phụ cấp không cần đóng bảo hiểm. Theo đó:

  • Phụ cấp không cần đóng bảo hiểm gồm ăn ở, đi lại, gửi xe, nuôi con nhỏ, sinh nhật….
  • Phụ cấp phải đóng bảo hiểm gồm phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, phụ cấp vùng….

Thu nhập danh nghĩa

Đây là khoản thu nhập người lao động nhận được theo lý thuyết gồm lương cơ bản cộng với phụ cấp nếu có.

Mẫu bảng lương cần đảm bảo có những nội dung cần thiết giúp theo dõi dễ dàng lương thưởng, chính sách đãi ngộ
Mẫu bảng lương cần đảm bảo có những nội dung cần thiết giúp theo dõi dễ dàng lương thưởng, chính sách đãi ngộ

Số ngày công thực tế trong tháng của người lao động

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định riêng về ngày công chuẩn. Nội dung này sẽ thể hiện tổng số thời gian nhân viên làm việc và được hưởng lương trong tháng tại công ty.

Tổng khoản lương thực nhận

Khoản lương này sẽ chưa bao gồm các khoản khấu trừ bảo hiểm, tạm ứng… Có 2 cách tính khoản lương thực nhận:

  • Cách 1: Tính theo ngày công mỗi tháng

Lương thực nhận = Thu nhập danh nghĩa / Tổng công làm 1 tháng x Số ngày công thực tế

  • Cách 2: Tính theo ngày công quy định tại doanh nghiệp

Lương thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa / Số ngày công quy định) x Số ngày công thực tế.

Các khoản khấu trừ của người lao động

Được hiểu là khoản tiền được khấu trừ từ lương cơ bản của mỗi nhân viên. Bao gồm các khoản như: Thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN, các khoản nợ lương, khấu trừ tiền phạt đi trễ – về sớm, vắng mặt không phép…. tùy theo chính sách, chế độ của mỗi doanh nghiệp.

11+ mẫu file bảng lương nhân viên chi tiết và chuẩn nhất

Nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khởi tạo mẫu bảng lương, dưới đây là 11+ mẫu để doanh nghiệp tham khảo.

File mẫu bảng lương nhân sự đơn giản

Mẫu bảng lương này sẽ bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên, phụ cấp, khoản khấu trừ, ngày công làm việc trên thực tế… Đây là mẫu dễ sử dụng và không quá phức tạp. Mẫu này thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc tổ chức đơn giản, với công thức tính lương không quá phức tạp. Ngược lại, với những doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn, có cấu trúc và công thức tính lương phức tạp thì mẫu bảng lương này không phù hợp.

Tải miễn phí mẫu bảng lương nhân sự đơn giản tại đây.

Mẫu bảng lương nhân sự đơn giản dành cho doanh nghiệp
Mẫu bảng lương nhân sự đơn giản dành cho doanh nghiệp

Mẫu bảng tính lương cơ bản theo ngày công hoặc ca làm việc

Mẫu bảng lương Excel này phù hợp với những doanh nghiệp tính lương theo công hoặc theo ca. Bảng lương bao gồm các thông tin cơ bản như: số ngày công chuẩn, lương ngày công, khoản khấu trừ bảo hiểm người lao động đóng, khoản khấu trừ bảo hiểm công ty đóng, thuế TNCN… Những doanh nghiệp có quy mô nhân sự nhỏ, ca làm việc không phức tạp phù hợp sử dụng mẫu bảng công này. Còn những doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn, cấu trúc phòng ban và ca làm việc phức tạp sẽ không phù hợp.

Tải miễn phí mẫu bảng tính lương cơ bản theo ngày công hoặc ca làm việc tại đây.

File mẫu bảng lương tổng hợp

Mẫu này sẽ bao gồm tất cả các thông tin quan trọng như thông tin nhân viên, lương cơ bản, các khoản phụ cấp, khoản khấu trừ và các khoản thưởng… được tổng hợp theo từng tháng cụ thể. Mọi quy mô nhân sự và loại hình doanh nghiệp cùng với cơ cấu lương từng vị trí khác nhau đều có thể tham khảo và dùng mẫu bảng lương này.

Tải miễn phí file mẫu bảng lương tổng hợp tại đây.

Mẫu bảng lương nhân viên theo tháng

Thông thường, bố cục bảng lương loại này sẽ được chia theo từng đơn vị công tác, vị trí công việc. Và mẫu này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn. Khi sử dụng mẫu này để làm lương, bộ phận HR cần lưu ý phải có đủ thông tin về mã số nhân sự, họ tên, đơn vị công tác, các khoản tạm ứng, các khoản khấu trừ….

Tải miễn phí mẫu bảng lương nhân viên theo tháng tại đây.

Mẫu bảng lương theo dõi dành cho doanh nghiệp

Mẫu bảng lương Excel này cung cấp thông tin chi tiết về lương theo từng bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp. Nhờ đó giúp theo dõi chính xác và hiệu quả ngân sách tiền lương. Mẫu bảng này cũng cung cấp đầy đủ các nội dung cơ bản của một file lương. Bên cạnh đó là các thông tin về các khoản thưởng, khoản tiền lương làm thêm giờ, khoản phụ cấp, giảm trừ gia cảnh theo quy định… Bảng lương này phù hợp với các doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban và cấu trúc tổ chức phức tạp nhưng đòi hỏi nhà quản lý cần theo dõi kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.

Tải miễn phí mẫu bảng lương theo dõi dành cho doanh nghiệp tại đây.

Mẫu bảng tính lương với đầy đủ các khoản khấu trừ
Mẫu bảng tính lương với đầy đủ các khoản khấu trừ

Mẫu bảng lương 3P chi tiết

Trả lương theo công thức 3P là việc trả lương dựa trên 3 tiêu chí: Position – Vị trí công việc; Person – năng lực chuyên môn và Performance – Kết quả công việc. Hệ thống lương 3P thể hiện rõ sự công bằng, minh bạch trong lương thưởng và đánh giá nhân sự. Đây cũng là công thức tính lương hiện được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Nhược điểm của cách tính lương này là doanh nghiệp cần xây dựng được quy tắc rõ ràng, cơ sở đánh giá hợp lý, công bằng. Đồng thời cần theo dõi và cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác.

Tải miễn phí mẫu bảng lương 3P tại đây.

Mẫu bảng tính lương dành cho nhân viên kinh doanh

Do đặc thù công việc nên file bảng lương dành cho vị trí kinh doanh sẽ tập trung nội dung các chỉ số kinh doanh như doanh số, hoa hồng, các khoản thưởng kinh doanh… Công thức tính lương cho vị trí này gồm: Lương cơ bản + phụ cấp (nếu có) + hoa hồng/thưởng doanh số. Những doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh có thể tham khảo mẫu lương này để nhân sự theo dõi chi tiết và cụ thể.

Tải miễn phí mẫu bảng tính lương cho nhân viên kinh doanh tại đây.

Bảng tính lương nhân viên theo sản phẩm

Thông thường những doanh nghiệp có nhân sự làm việc dưới dạng khoán việc hoặc doanh nghiệp sản xuất thì có thể áp dụng cách trả lương theo sản phẩm. Việc tính lương theo công thức này sẽ giúp nhân sự tập trung và nỗ lực để đóng góp và hoàn thành công việc. Đồng thời là cơ sở để đánh giá kết quả công việc, hiệu suất làm việc của nhân viên.

Mẫu bảng tính lương này sẽ gồm các nội dung chi tiết về sản lượng của một lao động, đơn giá theo từng sản phẩm. các khoản thưởng – phạt theo nội quy lao động… Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đo lường để xác định chính xác giá trị đóng góp của từng nhân viên trong trường hợp này.

Tải miễn phí bảng tính lương theo sản phẩm tại đây.

File bảng lương theo bậc

Việc tính lương trong trường hợp này sẽ căn cứ vào hệ số lương và bậc lương của người lao động. Để lập được bảng lương theo bậc, bộ phận HR cần có các thông tin như: Hệ số lương, bậc lương, lương cơ bản, tỷ lệ hưởng lương… Nội dung bảng lương cần chia thành các cột nội dung lương tạm ứng, lương thực lĩnh, trạng thái hoàn thành để nhân viên và nhà quản trị dễ kiểm soát.

Tải miễn phí file bảng lương theo bậc tại đây.

Mẫu form bảng lương cộng tác viên

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường thuê hoặc tuyển dụng đội ngũ cộng tác viên để tối ưu nguồn lực và chi phí nhân sự. Thông thường, cộng tác viên sẽ được thanh toán lương theo từng tháng. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng đội ngũ cộng tác viên có thể tham khảo mẫu bảng lương dưới đây để giúp họ nắm được nhanh chóng thu nhập của mình.

Tải miễn phí mẫu form bảng lương cộng tác viên tại đây.

Form mẫu bảng lương dành cho vị trí cộng tác viên
Form mẫu bảng lương dành cho vị trí cộng tác viên

Form mẫu phiếu lương nhân viên chi tiết

Nhiều doanh nghiệp thường gửi phiếu lương cho nhân viên xác nhận trước khi đi lương. Việc tạo phiếu lương chi tiết và rõ ràng cho từng nhân viên, sẽ giúp họ nắm bắt nhanh chóng thông tin về lương của mình kèm theo đó là các khoản phụ cấp, khấu trừ. Thông thường phiếu lương có thể ở dạng file Word hoặc file Excel. Sau khi bộ phận C&B tính bảng lương chung cho toàn doanh nghiệp, sẽ gửi phiếu lương tới từng nhân viên.

Tải miễn phí form mẫu phiếu lương nhân viên tại đây.

Gợi ý doanh nghiệp cách thiết kế bảng tính lương cho nhân viên

Trên đây là 11+ mẫu form tính bảng lương phổ biến để doanh nghiệp tham khảo. Tuy nhiên, để hỗ trợ nhiều doanh nghiệp có nhu cầu tạo phiếu lương riêng cho mình, dưới đây HappyTime sẽ gợi ý cách thiết kế bảng tính lương đơn giản nhất.

Cần xác định cụ thể về đối tượng nhân viên nhận lương

Đây là việc đầu tiên cần làm. Điều này sẽ giúp bộ phận HR dễ dàng trong việc liên hệ, kiểm soát thông tin và nắm bắt thu nhập của người lao động. Các thông tin HR cần thu thập bao gồm: Họ và tên, mã số nhân viên (nếu có), chức vụ đảm nhiệm, phòng ban, bậc lương và hệ số lương. Thông thường các thông tin này sẽ có trong hợp đồng lao động.

Sau khi đã xác định cụ thể thông tin nhân viên nhận lương, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh sau khi đã tham khảo các mẫu bảng lương được HappyTime gợi ý ở trên. Kiểm tra các nội dung cần có của bảng lương và soạn thảo bảng tính lương cho doanh nghiệp mình.

Các hàm Excel cơ bản dùng để tính lương nhân viên

Các doanh nghiệp hiện nay vẫn thường sử dụng các hàm Excel để hỗ trợ quá trình tính lương cho nhân viên. Dưới đây là các hàm chính doanh nghiệp thường sử dụng:

STTTên hàmCông thứcLưu ý
1Hàm IFHàm IF : =IF (điều kiện, giá trị trả về là đúng, giá trị trả về là sai)Giá trị sẽ đúng nếu điều kiện được đáp ứng hoặc giá trị sai nếu điều kiện không được đáp ứng
2Hàm COUNTIFHàm COUNTIF (Đếm ô theo điều kiện): = COUNTIF (phạm vi cần đếm dữ liệu, tiêu chí cần đếm)– Phạm vi: Vùng dữ liệu cần đếm.
– Tiêu chí: Điều kiện cần đếm có thể là một số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản xác định các ô cần đếm.
3Hàm SUMIF Hàm SUMIF (Tính tổng theo điều kiện): = SUMIF (range, criteria, [sum_range])– Range: Phạm vi dữ liệu để đánh giá theo điều kiện. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.
– Criteria: Đây là tiêu chí ở dạng số, biểu thức, văn bản hoặc hàm nhằm giúp xác định các ô cần thêm.
– Sum_range: Đây là các ô thực tế cần thêm nếu các ô khác với các ô được chỉ định trong phạm vi sẽ được thêm vào.
4Hàm VLOOKUPHàm VLOOKUP (sử dụng để tìm kiếm thông tin trong vùng dữ liệu): =VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])– Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
– Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.
– Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
– Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.
Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

>>> Tìm hiểu thêm: Trả lương theo 3P và KPI: Bản chất, đặc điểm và cách tính <<<

Giải đáp một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng mẫu bảng tính lương cho nhân viên

Có thể tùy chỉnh nội dung thông tin các bảng lương mẫu được không?

Các bảng lương mẫu là cơ sở để doanh nghiệp tham khảo khi soạn bảng lương cho doanh nghiệp mình. Các mẫu này có thể tải xuống và tùy chỉnh nội dung theo nhu cầu sử dụng. Tùy thuộc vào yêu cầu, công thức tính lương, HR có thể dễ dàng thêm, xóa hoặc thay đổi nội dung.

Các mẫu bảng tính lương phù hợp cho loại hình doanh nghiệp nào?

Hầu hết các bảng lương đều có thể sử dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp. Trong 11 mẫu bảng lương HappyTime đã cung cấp ở trên, chúng tôi có đưa ra nhận định về sự phù hợp của từng loại bảng lương cho từng doanh nghiệp. Nhà quản trị có thể tham khảo và lựa chọn mẫu phù hợp.

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý, mô hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu bảng lương sao cho phù hợp
Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý, mô hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu bảng lương sao cho phù hợp

Các mẫu bảng lương trên đã tính toán khoản khấu trừ, khoản nộp thuế cho nhân viên chưa?

Trong các form mẫu tính lương ở trên, có một số mẫu đã xây dựng nội dung phần khấu trừ thuế và các khoán khấu trừ khác. Khi sử dụng, doanh nghiệp chỉ cần áp dụng thêm hàm tính là có thể thực hiện việc khấu trừ chính xác các khoản cho người lao động.

Tính lương thủ công dễ sai sót? Xem ngay giải pháp.

Có giải pháp nào tối ưu nghiệp vụ tính lương hơn sử dụng mẫu bảng lương không?

Nhược điểm khi sử dụng mẫu bảng tính lương

Tốn thời gian trong tổng hợp và tính toán bảng lương

Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này chính là tốn thời gian. Hầu hết các bảng mẫu tính lương đều có nhiều trường dữ liệu. Và để tổng hợp được các trường dữ liệu này, bộ phận HR sẽ cần một danh sách những file Excel với rất nhiều dữ liệu thông tin. Các file này có thể kể đến:

  • File dữ liệu chấm công
  • File danh sách nhân sự kèm theo mức lương, hệ số, bậc lương (nếu có) của từng nhân sự
  • File tính các khoản tiền thưởng, phụ cấp
  • File tổng hợp các loại tiền phạt, trừ lương
  • File theo dõi ngày phép
  • File theo dõi đơn từ xin nghỉ gồm nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ…
  • File tính bảo hiểm
  • File tính thuế thu nhập cá nhân
  • File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc
  • File theo dõi biến động tăng, gỉam lương
  • File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương
  • File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc
  • Và hàng loạt các file dữ liệu khác

Thông thường, một nhân viên C&B sẽ mất từ 2-3 ngày để có thể tổng hợp được tất cả dữ liệu của tất cả các file trên. Sau đó tính toán và làm bảng lương cho một doanh nghiệp khoảng 50 nhân sự. Doanh nghiệp quy mô càng đông, việc sử dụng file Excel, file Word để tính toán bảng lương càng tiềm ẩn nhiều rủi ro và nhược điểm.

Tình trạng sai sót xảy ra thường xuyên

Việc phải xử lý một lượng lớn dữ liệu bằng thao tác thủ công, nên việc xảy ra sai sót là thường xuyên. Sau khi phát hiện sai sót, nhân viên C&B sẽ ngồi tra soát và sửa lại. Việc sai sót thường xuyên có thể khiến nhân viên cảm thấy khó chịu vì lương thưởng của mình thường xuyên bị tính sai, tính thiếu.

Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác như sau:

  • Không đảm bảo yêu cầu về bảo mật
  • Khả năng tích hợp kém
  • Dữ liệu phân tán, khi cần báo cáo rất tốn thời gian để rà soát tổng thể. Vì vậy gây ảnh hưởng tới việc ra quyết định quản trị.
  • Khó mở rộng khi quy mô doanh nghiệp tăng.

Tạm biệt thói quen tính lương thủ công, đơn giản hóa mọi thứ bằng phần mềm tính lương tự động. Tìm hiểu ngay.

Số hóa nghiệp vụ tính lương với HappyTime: Nhanh chóng – chính xác và tiết kiệm

HappyTime là nền tảng quản trị nhân sự toàn diện, được phát triển phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Việt. Trong đó, công cụ tính lương của HappyTime được đánh giá là có khả năng tổng hợp dữ liệu, tính toán và tạo bảng lương tự động nhanh chóng. Với các tính năng ưu việt, HappyTime chính là giải pháp giải quyết mọi vấn đề liên quan đến công – lương. Nhờ đó đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong chi trả lương thưởng.

HappyTime là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để số hóa nghiệp vụ tính lương
HappyTime là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để số hóa nghiệp vụ tính lương

Tính năng tính lương của HappyTime có thể tóm tắt như sau:

  • Tùy chọn linh hoạt nhiều loại bảng lương, hỗ trợ xây dựng công thức tính lương theo hàm Excel.
  • Tự động tính toán lương với đa dạng hệ số, khấu trừ thuế, bảo hiểm xã hội… cho từng nhân sự.
  • Phân quyền truy cập, chỉnh sửa bảng lương theo nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Đáp ứng được việc tính lương theo KPI/Doanh số/Ca kíp làm việc/Sản phẩm/Lương theo vị trí, cấp bậc, hệ số.
  • Cho phép xây dựng bảng lương theo từng phòng ban, vị trí, đối tượng.
  • Gửi phiếu lương tự động, nhanh chóng cho tất cả nhân viên xác nhận, Phản hồi và giải đáp thắc mắc phiếu lương ngay trên phần mềm.
  • Khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác. Tính năng tính lương tự động kết nối và đồng bộ dữ liệu thông tin từ tính năng quản lý thông tin và hợp đồng lao động, tính năng chấm công, tính năng quản lý đơn từ, ngày phép…

Bên cạnh đó, HappyTime có khả năng tự động tổng hợp và tạo báo cáo nhân sự chuyên sâu. Từ báo cáo này, ban lãnh đạo có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình chung nhân sự toàn doanh nghiệp, đánh giá mức độ chuyên cần…

Với HappyTime, nghiệp vụ tính lương được tự động hóa hoàn toàn. Không còn sai sót, không còn tổng hợp thủ công, dữ liệu luôn cập nhật realtime và chính xác.

Kết luận

Xây dựng mẫu bảng lương chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình làm việc cho bộ phận HR và C&B. Hy vọng với bài viết trên đây của HappyTime đã giúp doanh nghiệp biết cách xây dựng form mẫu lương cho doanh nghiệp mình. Bên cạnh phương pháp thủ công, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các phần mềm nhân sự để tiết kiệm thời gian và công sức tính lương. Để nhận demo trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý tiền lương nhân sự tự động, đăng ký tại đây.

Mẫu hợp đồng lao động chi tiết và chuẩn nhất hiện nay – Tải miễn phí

mẫu hợp đồng lao động chi tiết và chuẩn form nhất hiện nay
mẫu hợp đồng lao động chi tiết và chuẩn form nhất hiện nay

Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý quan trọng, được ký kết khi doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự vào làm việc. Văn bản này quy định và ràng buộc rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên. Bài viết dưới đây, HappyTime sẽ chia sẻ tới bạn đọc những nội dung chính cần có trong hợp đồng. Kèm theo đó là một số mẫu hợp đồng chi tiết nhất, bạn đọc có thể tham khảo và tải về miễn phí.

Hợp đồng lao động là gì? Phân loại hợp đồng lao động theo quy định pháp luật

Hợp đồng lao động là gì?

Theo quy định tại Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 thì hợp đồng lao động (viết tắt HĐLĐ) là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động. Điều luật này cũng quy định rõ thời điểm cần ký kết HĐLĐ là trước khi nhận người lao động vào làm việc.

Như vậy, có thể hiểu đơn giản HĐLĐ là văn bản thỏa thuận giữa người lao động (nhân viên) và người sử dụng lao động (tổ chức, doanh nghiệp) về việc làm có trả lương. Văn bản này cần quy định rõ ràng về điều kiện lao động, lương thưởng, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

Hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là gì?

Phân loại hợp đồng lao động

Trước thời điểm Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, doanh nghiệp có thể lựa chọn ký kết 3 loại hợp đồng sau: HĐLĐ theo mùa vụ, HĐLĐ xác định thời hạn và HĐLĐ không xác định thời hạn. Tuy nhiên hiện nay theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, pháp luật chỉ thừa nhận 2 loại hợp đồng là HĐLĐ không xác định thời hạn và HĐLĐ xác định thời hạn. Theo đó:

  • HĐLĐ không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
  • HĐLĐ xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

Tùy thuộc vào tính chất công việc và thỏa thuận giữa các bên, người lao động và người sử dụng lao động sẽ quyết định loại hợp đồng phù hợp. Ngoài ra, dựa theo hình thức ký kết, HĐLĐ cũng được chia thành:

  • HĐLĐ ký giấy: Đây là loại hợp đồng bản cứng, thường được soạn thảo trên giấy và ký tay, đóng dấu đỏ.
  • HĐLĐ ký số (Hay còn gọi là hợp đồng điện tử): Loại hợp đồng được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây. Các bên trong hợp đồng có thể khởi tạo, đàm phán, ký kết và quản lý hợp đồng 100% online mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

>>> Tham khảo thêm bài viết: File mẫu excel quản lý thông tin nhân sự mới và chuẩn nhất hiện nay

Những nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng lao động

Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ những nội dung cần có trong HĐLĐ, bao gồm:

Thông tin về hai bên ký kết hợp đồng

  • Đối với người sử dụng lao động: Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động.
  • Đối với người lao động: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động.

Nội dung quy định về công việc, điều kiện làm việc

  • Cần quy định rõ ràng thông tin về công việc mà người lao động đảm nhiệm và địa điểm làm việc là ở đâu.
  • Quy định cụ thể về thời hạn của hợp đồng lao động.
  • Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác nếu có.
  • Chế độ nâng bậc, nâng lương được quy định như thế nào, cần ghi rõ ràng về điều kiện, thời hạn nâng bậc, nâng lương.
  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi mỗi ngày, mỗi tuần, quy định về thời gian nghỉ lễ, nghỉ phép…
  • Trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc trang bị bảo hộ lao động cho người lao động theo quy định, có cung cấp trang thiết bị làm việc hay không.
  • Chế độ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, quy định rõ ràng về mức đóng của mỗi bên.
  • Cam kết của người sử dụng lao động về việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong hợp đồng

Hợp đồng lao động cần quy định cụ thể và rõ ràng về quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của hai bên khi ký kết hợp đồng. Cụ thể:

  • Với người sử dụng lao động: Cần quy định chi tiết về quyền, nghĩa vụ cơ bản theo quy định của pháp luật như quyền tổ chức, quản lý lao động, quyền sử dụng lao động, nghĩa vụ đảm bảo điều kiện môi trường làm việc an toàn, nghĩa vụ trả lương, thưởng, đóng bảo hiểm….
  • Với người lao động: Cần quy định chi tiết về quyền, nghĩa vụ của người lao động theo quy định, gồm quyền được làm việc, hưởng lương, đóng bảo hiểm xã hội, được nghỉ ngơi, nghỉ phép theo quy định pháp luật….

Điều khoản giải quyết tranh chấp

Đây là điều khoản khá quan trọng trong hợp đồng. Quá trình thực hiện hợp đồng có thể xảy ra tranh chấp giữa hai bên. Điều khoản này sẽ là cơ sở pháp lý để quyết định cách thức giải quyết tranh chấp, phát sinh giữa hai bên.

Hợp đồng lao động bắt buộc phải có một số nội dung, điều khoản theo quy định pháp luật
Hợp đồng lao động bắt buộc phải có một số nội dung, điều khoản theo quy định pháp luật

Một số lưu ý khi ký kết hợp đồng lao động

Dưới đây là một số lưu ý khi ký kết HĐLĐ theo quy định pháp luật. Bạn cần nắm rõ để tránh trường hợp hợp đồng bị vô hiệu.

Nguyên tắc ký kết HĐLĐ

Nguyên tắc giao kết HĐLĐ là những quy định cơ bản mà các bên phải tuân theo khi giao kết hợp đồng. Với HĐLĐ, nguyên tắc ký kết bao gồm:

  • Tự nguyện: Các bên tự nguyện giao kết hợp đồng lao động, không bị ép buộc, cưỡng bức.
  • Bình đẳng: Các bên bình đẳng với nhau, không phân biệt đối xử về dân tộc, giới tính, tôn giáo,…
  • Thiện chí: Các bên thực hiện hợp đồng lao động với thiện chí, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của nhau.
  • Hợp tác: Các bên hợp tác với nhau để thực hiện hợp đồng lao động đạt kết quả tốt nhất.
  • Trung thực: Các bên thực hiện hợp đồng lao động trung thực, không gian lận, lừa dối.

Ngoài ra, pháp luật tôn trọng quyền tự do giao kết hợp đồng của mỗi bên. Tuy nhiên, điều này cần đảm bảo không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể, đạo đức xã hội.

Những lưu ý khác về HĐLĐ theo quy định pháp luật

Bên cạnh việc tuân theo nguyên tắc giao kết, ký kết hợp đồng, bạn cũng cần lưu ý những yếu tố sau đây khi ký kết HĐLĐ:

Về thời gian thử việc

Hiện nay pháp luật quy định thời gian thử việc đối với người lao động là:

  • Tối đa 180 ngày đối với người quản lý doanh nghiệp.
  • Không quá 60 ngày đối với trình độ từ cao đẳng trở lên.
  • Tối đa 30 ngày đối với trình độ trung cấp.
  • Tối đa 6 ngày đối với các công việc khác.
  • Người lao động chỉ được thử việc 1 lần cho 1 công việc và không áp dụng thử việc đối với hợp đồng dưới 1 tháng.

Về lương chi trả cho người lao động

  • Đối với thử việc: Lương thử việc phải ít nhất bằng 85% lương chính thức. Khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động. Trường hợp người lao động đạt yêu cầu, việc ký kết HĐLĐ chính thức là bắt buộc. Trường hợp thử việc không đạt yêu cầu thì chấm dứt hợp đồng lao động đã giao kết hoặc hợp đồng thử việc. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết mà không cần báo trước và không phải bồi thường.
  • Đối với chính thức: Lương chính thức: Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Bộ luật Lao động.
  • Tiền lương làm thêm giờ: Tuân theo quy định của Bộ luật lao động hiện hành, với việc xem xét kỹ lưỡng về thời gian làm thêm giờ và mức lương.

>>> Tham khảo thêm bài viết: Cách tính lương thử việc 2024 theo quy định của Bộ luật Lao động

Về giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ

Đơn vị/doanh nghiệp không được giữ bản chính của bất kỳ loại giấy tờ nào bao gồm giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

Các bên cần tuân thủ nguyên tắc ký kết và các điều khoản theo quy định của pháp luật, tránh trường hợp hợp đồng bị vô hiệu
Các bên cần tuân thủ nguyên tắc ký kết và các điều khoản theo quy định của pháp luật, tránh trường hợp hợp đồng bị vô hiệu

Tổng hợp các mẫu hợp đồng lao động chuẩn và chi tiết nhất hiện nay

Dưới đây là 6 mẫu HĐLĐ doanh nghiệp có thể tham khảo. Tùy theo lĩnh vực, ngành nghề và yêu cầu cụ thể cho công việc, doanh nghiệp có thể sửa đổi và bổ sung cho phù hợp.

Mẫu hợp đồng lao động xác định thời hạn

Đây là hợp đồng đã xác định cụ thể thời gian tối đa thực hiện hợp đồng là 36 tháng và là loại hợp đồng phổ biến nhất tại doanh nghiệp. HĐLĐ xác định thời hạn thường được sử dụng khi có nhu cầu làm việc trong một khoảng thời gian cố định hoặc khi có yếu tố đặc biệt, chẳng hạn như dự án cụ thể hoặc công việc có thời hạn.

Mẫu hợp đồng lao động xác định thời hạn

Tải miễn phí mẫu hợp đồng lạo động xác định thời hạn

Mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Đây là loại hợp đồng mà trong đó thời gian làm việc và điều kiện chấm dứt hợp đồng không được xác định rõ từ đầu. Hợp đồng sẽ được chấm dứt khi thỏa mãn các điều kiện chấm dứt hợp đồng theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận chấm dứt của các bên.

Hợp đồng không xác định thời hạn được sử dụng đối với những trường hợp người lao động có kinh nghiệm làm việc hoặc đảm nhiệm các vị trí chủ chốt trong doanh nghiệp. Loại hợp đồng này mang lại sự linh hoạt khi giao kết và thực hiện hợp đồng.

Mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Tải miễn phí mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Mẫu hợp đồng lao động bản tiếng Anh

Trường hợp doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc tuyển dụng nhân sự là người nước ngoài sẽ sử dụng mẫu hợp đồng này.

Mẫu hợp đồng lao động bản tiếng Anh

Tải miễn phí mẫu hợp đồng lao động bản tiếng anh

Mẫu hợp đồng lao động song ngữ

Nhiều doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh tại Việt Nam hoặc doanh nghiệp có nhân sự đa quốc tịch sẽ áp dụng hợp đồng song ngữ. Thông qua hợp đồng này, cả hai bên là người lao động và người sử dụng lao động có thể hiểu rõ về công việc, quyền, nghĩa vụ của mình một cách chính xác và đồng đều nhất. Điều này giúp tránh được sự hiểu lầm và nguy cơ xảy ra tranh chấp, đồng thời tăng cường tính minh bạch và tính hợp tác trong quan hệ làm việc.

Mẫu hợp đồng lao động song ngữ

Tải miễn phí mẫu hợp đồng lao động song ngữ

Mẫu hợp đồng lao động kèm thử việc

HĐLĐ kèm thử việc là một loại hợp đồng mà trong đó người lao động sẽ trải qua một giai đoạn thử thách để đánh giá về trình độ và năng lực trước khi bắt đầu công việc theo hợp đồng và trở thành nhân viên chính thức tại doanh nghiệp. Giai đoạn thử việc này cũng giúp hai bên đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, môi trường làm việc cũng như định hướng của người lao động.

Theo quy định của pháp luật, trong quá trình thử việc, cả người lao động và người sử dụng lao động đều có quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần phải tuân theo các điều khoản chấm dứt của HĐLĐ chính thức. Nếu sau thời gian thử việc, cả hai bên đều cảm thấy phù hợp và muốn hợp tác lâu dài, hợp đồng có thể chuyển thành HĐLĐ chính thức với các điều kiện và quy định cụ thể.

Mẫu hợp đồng lao động kèm thử việc

Tải miễn phí mẫu hợp động lao động kèm thử việc

Mẫu phụ lục hợp đồng lao động

Phụ lục hợp đồng là một phần của hợp đồng và có hiệu lực như hợp đồng lao động. Phụ lục sẽ thường đi kèm với hợp đồng chính, quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều khoản, hoặc điều chỉnh cụ thể liên quan đến nội dung của hợp đồng chính. Phụ lục này có thể chứa các điều khoản quan trọng, bổ sung, hoặc mở rộng các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng chính, giúp làm rõ và điều chỉnh quy định để đáp ứng các điều kiện đặc biệt hoặc thay đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Tuy nhiên, phụ lục hợp đồng không được sửa đổi thời hạn của HĐLĐ. Trường hợp phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết một số điều, khoản của HĐLĐ mà dẫn đến cách hiểu khác với HĐLĐ thì thực hiện theo nội dung của hợp đồng lao động. Trường hợp phụ lục hợp đồng lao động sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của HĐLĐ thì phải ghi rõ nội dung điều, khoản sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực.

Mẫu phụ lục hợp đồng

Tải miễn phí mẫu phụ lục hợp đồng

Số hóa hoạt động quản lý hợp đồng lao động với HappyTime

Việc quản lý HĐLĐ là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Bởi đây là cơ sở pháp lý ràng buộc giữa doanh nghiệp với nhân sự. Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ khoảng 10-20 nhân sự, việc quản lý hợp đồng theo phương pháp thủ công thông qua Google Sheet, Excel, lưu trữ vật lý sẽ hiệu quả và phù hợp với ngân sách doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có quy mô lên đến hàng trăm, nghìn nhân sự, việc quản lý hợp đồng thủ công có thể gây nên nhiều bất cập như: sai sót, thất lạc thông tin, khó khăn trong việc tìm kiếm và tra cứu. Đặc biệt, HR có thể quên mất thời gian ký/tái ký hợp đồng do không có công cụ nhắc nhở.

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán này, HappyTime đã cho ra mắt tính năng Quản lý và theo dõi hợp đồng. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ hợp đồng lao động và cơ sở dữ liệu nhân sự một cách khoa học và tập trung. HappyTime đảm bảo yêu cầu về an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu theo các tiêu chuẩn quốc tế.

Quản lý tập trung và theo dõi hợp đồng hiệu quả với HappyTime
Quản lý tập trung và theo dõi hợp đồng hiệu quả với HappyTime

Tính năng Quản lý và theo dõi hợp đồng ưu việt của HappyTime

  • Dễ dàng theo dõi thông tin nhân sự, hợp đồng ký kết của từng nhân sự theo phòng ban, bộ phận. Bên cạnh đó là tính năng thông báo ký/tái ký hợp đồng.
  • Quản lý, phân loại và lưu văn bản, tài liệu hợp đồng tập trung, trên 1 nền tảng duy nhất. Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm bằng từ khóa hoặc bộ lọc nâng cao.
  • Phân quyền thông minh theo phòng ban, vị trí,… giúp đảm bảo tính bảo mật. Trường hợp HR nghỉ việc, nhân sự mới có thể dễ dàng theo dõi, nắm bắt thông tin ngay lập tức.
  • Hỗ trợ lưu trữ mẫu hợp đồng, mẫu phụ lục hợp đồng giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo hợp đồng. Gợi ý tự động cập nhật hợp đồng, phụ lục hợp đồng khi chỉnh sửa mẫu văn bản hợp đồng.
  • Cho phép chỉnh sửa nội dung các loại hợp đồng ngay trên hệ thống, tải lên hợp đồng hàng loạt bằng cách import file excel.
  • Đính kèm tài liệu hợp đồng dễ dàng, hỗ trợ tải xuống danh sách hợp đồng, in và ký hợp đồng.

Nếu bạn quan tâm đến tính năng Quản lý hợp đồng của HappyTime, có thể đăng ký tại đây để nhận tư vấn và demo trải nghiệm thử phần mềm.

Kết luận

Trên đây là tổng hợp những thông tin mới nhất theo quy định của pháp luật về HĐLĐ. Kèm theo đó là các mẫu hợp đồng chuẩn form và chi tiết nhất để doanh nghiệp tham khảo. Mong rằng với bài viết này có thể giúp doanh nghiệp nắm bắt và soạn thảo được HĐLĐ cho doanh nghiệp mình.

Phụ lục hợp đồng là gì? Mẫu phụ lục hợp đồng chi tiết và chuẩn form – Tải miễn phí

phụ lục hợp đồng là gì? Mẫu phụ lục hợp đồng chi tiết và chuẩn form
phụ lục hợp đồng là gì? Mẫu phụ lục hợp đồng chi tiết và chuẩn form

Phụ lục hợp đồng là một phần quan trọng của hợp đồng và có hiệu lực như hợp đồng. Đây là công cụ quan trọng giúp hoàn thiện và bổ sung tính pháp lý khi ký kết và thực hiện hợp đồng. Vậy phụ lục hợp đồng là gì? Soạn thảo phụ lục và mẫu phụ lục chuẩn form ra sao? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Phụ lục hợp đồng là gì?

Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015 quy định “Hợp đồng có thể có phụ lục kèm theo để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng.”

Như vậy, có thể hiểu phụ lục hợp đồng là văn bản đi kèm với hợp đồng và có hiệu lực pháp lý như hợp đồng. Phụ lục sẽ quy định chi tiết một số điều khoản sửa đổi, bổ sung trong hợp đồng. Trường hợp phụ lục có điều khoản trái với nội dung của điều khoản trong hợp đồng thì điều khoản này không có hiệu lực, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác. Trường hợp các bên chấp nhận phụ lục có điều khoản trái với điều khoản trong hợp đồng thì coi như điều khoản đó trong hợp đồng đã được sửa đổi.

Phân loại phụ lục

Hiện nay, cách phân loại phụ lục phổ biến nhất là theo mục đích ký kết phụ lục. Theo đó, phụ lục có thể chia thành 2 loại:

  • Phụ lục quy định chi tiết một số điều khoản đã có trong hợp đồng: Loại phụ lục này sẽ được ký kết khi trong hợp đồng có một hoặc một số điều khoản chưa rõ ràng. Việc lập phụ lục sẽ góp phần giải thích chi tiết hơn các điều khoản đó. Tuy nhiên, nội dung của phụ lục không được trái so với nội dung đã đề cập trong hợp đồng. Ví dụ: phụ lục hợp đồng quy định chi tiết điều khoản công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện…
  • Phụ lục sửa đổi, bổ sung điều khoản có trong hợp đồng: Trường hợp hợp đồng đã ký cần thay đổi, sửa đổi nội dung một hoặc một số điều khoản thì hai bên sẽ ký kết phụ lục loại này. Ví dụ khi gia hạn hoặc rút ngắn thời gian thực hiện hợp đồng, trường hợp tăng hoặc giảm giá trị hợp đồng…
Phụ lục là gì? Có những loại phụ lục nào?
Phụ lục hợp đồng là gì? Có những loại phụ lục nào?

Những điểm cần lưu ý về phụ lục hợp đồng lao động theo quy định pháp luật

Đây là văn bản pháp lý được ký kết giữa người lao động (nhân viên) và người sử dụng lao động (tổ chức, doanh nghiệp). Theo quy định tại Điều 22 Bộ luật Lao động năm 2019, phụ lục là một bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động. Phụ lục được các bên ký kết nhằm mục đích để sửa đổi, bổ sung hoặc được dùng để quy định chi tiết một số nội dung trong hợp đồng lao động.

Khi ký kết phụ lục hợp đồng lao động, hai bên cần lưu ý những vấn đề sau:

Về nội dung của phụ lục

– Phụ lục không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.

– Phụ lục nhằm quy định chi tiết một số điều, khoản của hợp đồng lao động phải đảm bảo không dẫn đến cách hiểu khác với nội dung trong hợp đồng đó. Trường hợp gây nhầm lẫn hoặc tạo ra cách hiểu khác thì thực hiện theo nội dung hợp đồng lao động được giao kết lúc đầu.

– Phụ lục nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động thì phải ghi rõ nội dung điều, khoản sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực.

>>> Tham khảo thêm: Mẫu hợp đồng lao động chi tiết và chuẩn nhất hiện nay – Tải miễn phí

Về thời gian báo trước khi ký phụ lục

–  Phụ lục quy định chi tiết một số điều, khoản của hợp đồng lao động: Không quy định thời gian báo trước.

– Phụ lục sửa đổi, bổ sung một số nội dung của hợp đồng lao động: Bên yêu cầu sửa đổi phải báo trước 03 ngày về các nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho bên còn lại biết để thống nhất thỏa thuận (Điều 33 Bộ luật Lao động 2019).

Số lượng phụ lục được ký giữa các bên

Pháp luật lao động hiện hành không giới hạn số lượng phụ lục hợp đồng lao động được ký giữa các bên. Do đó, khi có nhu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc quy định chi tiết điều khoản trong hợp đồng lao động, hai bên đều có thể thỏa thuận và ký kết phụ lục đi kèm.

Cần lưu ý những gì khi ký kết phụ lục
Cần lưu ý những gì khi ký kết phụ lục hợp đồng lao động?

Phân biệt giữa phụ lục hợp đồng và hợp đồng phụ

Đây là hai khái niệm thường xuyên gây nhầm lẫn. Theo quy định tại Điều 402 Bộ luật Dân sự 2015 thì “Hợp đồng phụ là hợp đồng mà hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính”. Như vậy có thể hiểu, hợp đồng phụ cũng là một dạng hợp đồng, trong đó hiệu lực của hợp đồng phụ sẽ thuộc vào hợp đồng chính.

Đồng thời, sự vô hiệu của hợp đồng chính sẽ là căn cứ chấm dứt hợp đồng phụ, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận hợp đồng phụ được thay thế hợp đồng chính (quy định này không áp dụng đối với biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ). Bên cạnh đó, sự vô hiệu của hợp đồng phụ không làm chấm dứt hợp đồng chính, trừ trường hợp các bên thỏa thuận hợp đồng phụ là một phần không thể tách rời của hợp đồng chính (theo quy định tại Điều 407 Bộ luật Dân sự 2015).

Bảng phân biệt hợp đồng phụ và phụ lục hợp đồng

Tiêu chíPhụ lục hợp đồngHợp đồng phụ
Khái niệmLà văn bản quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của hợp đồng.Là hợp đồng mà hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính.
Căn cứ phát sinhPhụ lục phát sinh từ 01 hoặc 01 số điều khoản trong hợp đồng.Hợp đồng phụ có căn cứ phát sinh từ hợp đồng chính và phụ thuộc vào hiệu lực của hợp đồng chính.
Bản chấtPhụ lục chỉ là 01 phần của hợp đồng và chỉ có ý nghĩa khi gắn với 01 hợp đồng cụ thể. Nếu tách rời, phụ lục không có giá trị.Hợp đồng phụ là một loại hợp đồng, bản chất là thỏa thuận có thể làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt nghĩa vụ của chủ thể ngay cả khi nó đứng độc lập.
Nội dungNội dung của phụ lục không được trái với nội dung trong hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Trường hợp các bên chấp nhận điều khoản trong phụ lục trái với hợp đồng thì mặc định là điều khoản trong hợp đồng đã bị sửa đổi.Nội dung của hợp đồng phụ cũng được xem là nội dung của hợp đồng.
Hiệu lựcPhụ lục có hiệu lực như hợp đồng, phụ thuộc vào hợp đồng. Khi hợp đồng bị chấm dứt hoặc vô hiệu thì phụ lục hợp đồng cũng không còn hiệu lực.Hợp đồng phụ có hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận hợp đồng phụ được thay thế hợp đồng chính. Sự vô hiệu của hợp đồng chính làm chấm dứt hợp đồng phụ trừ trường hợp các bên có thỏa thuận hợp đồng phụ được thay thế hợp đồng chính. Quy định này không áp dụng đối với biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. (Điều 407 Bộ luật Dân sự 2015).

Phụ lục và những nội dung cần có

Căn cứ vào nội dung và loại hợp đồng, cũng như thỏa thuận của các bên và quy định của pháp luật liên quan thì phụ lục sẽ có những điều khoản nội dung khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung phụ lục sẽ cần có đầy đủ những nội dung chính như sau:

Về thông tin chung

  • Tiêu đề: Tiêu đề cần thể hiện rõ ràng nội dung chính và mục đích của phụ lục. Cụ thể là bổ sung, thay đổi hợp đồng…
  • Số hiệu: Giúp phân biệt các phụ lục khác nhau trong cùng một hợp đồng. 
  • Ký hiệu: Giúp phân biệt các phiên bản khác nhau của cùng một phụ lục.
  • Ngày lập: Ngày mà phụ lục được lập và ký kết.
  • Tham chiếu đến hợp đồng chính: Phụ lục nên nêu rõ tên và ngày ký của hợp đồng chính mà phụ lục đang bổ sung hoặc điều chỉnh.

Về nội dung chính

  • Nội dung điều khoản cụ thể cần bổ sung, sửa đổi hoặc giải thích là điều khoản nào trong hợp đồng chính.
  • Cần nêu rõ ràng, chi tiết và cụ thể về điều khoản đó để tránh gây hiểu lầm. Đặc biệt, nội dung cần nhất quán với nội dung điều khoản trong hợp đồng gốc, không được trái với nội dung hợp đồng gốc.

Về thông tin các bên tham gia phụ lục

  • Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của các bên tham gia hợp đồng.
  • Chữ ký và đóng dấu của đại diện hợp pháp của các bên.

Quy định về điều khoản thi hành

  • Quy định về cách thức thi hành phụ lục.
  • Hiệu lực và thời hạn của phụ lục: Xác định thời gian có hiệu lực của phụ lục, thời hạn kết thúc hoặc điều kiện chấm dứt phụ lục.
  • Trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến phụ lục hợp đồng, cách thức giải quyết được quy định cụ thể là gì.

11 mẫu phụ lục hợp đồng chi tiết và chuẩn nhất hiện nay

Mẫu phụ lục hợp đồng lao động

Mẫu phụ lục hợp đồng lao động

Tải ngay mẫu phụ lục hợp đồng lao động tại đây

Mẫu phụ lục hợp đồng kinh tế

Mẫu phụ lục hợp đồng kinh tế

Tải ngay mẫu phụ lục hợp đồng kinh tế tại đây

Mẫu phụ lục hợp đồng mua bán

Mẫu phụ lục hợp đồng mua bán

Tải ngay mẫu phụ lục hợp đồng mua bán tại đây

Mẫu phụ lục hợp đồng thuê nhà

Mẫu phụ lục hợp đồng thuê nhà

Tải ngay mẫu phụ lục hợp đồng thuê nhà tại đây

Mẫu phụ lục hợp đồng dịch vụ

Mẫu phụ lục hợp đồng dịch vụ

Tải ngay mẫu phụ lục hợp đồng dịch vụ tại đây

Mẫu phụ lục hợp đồng xây dựng

Mẫu phụ lục xây dựng

Tải ngay mẫu phụ lục hợp đồng xây dựng tại đây

Mẫu phụ lục thay đổi thông tin hợp đồng

Mẫu phụ lục thay đổi thông tin hợp đồng

Tải ngay mẫu phụ lục thay đổi thông tin hợp đồng tại đây

Mẫu phụ lục điều chỉnh giá

Mẫu phụ lục điều chỉnh giá

Tải ngay mẫu phụ lục điều chỉnh giá tại đây

Mẫu phụ lục điều chỉnh thuế VAT

Mẫu phụ lục điều chỉnh thuế VAT

Tải ngay mẫu phụ lục điều chỉnh thuế VAT tại đây

Mẫu phụ lục bằng tiếng anh

Mẫu phụ lục bằng tiếng anh

Tải ngay mẫu phụ lục bằng tiếng anh tại đây

Mẫu phụ lục song ngữ

Mẫu phụ lục song ngữ

Tải ngay mẫu phụ lục song ngữ tại đây

Giải đáp một số câu hỏi về phụ lục

Pháp luật quy định như thế nào về hiệu lực của phụ lục hợp đồng lao động?

Từ khái niệm về phụ lục hợp đồng lao động và căn cứ Điều 23 Bộ luật Lao động 2019 quy định về hiệu lực của hợp đồng lao động thì hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày hai bên giao kết, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác. Như vậy, phụ lục sẽ có hiệu lực kể từ ngày 02 bên giao kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.

Phụ lục có cần công chứng không?

Việc công chứng phụ lục sẽ phụ thuộc vào hợp đồng chính và quy định của pháp luật có liên quan. Ví dụ theo quy định của Luật Nhà ở 2023, thì hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp nhà đất cần công chứng, chứng thực. Do đó phụ lục của những hợp đồng này cũng cần công chứng, chứng thực như hợp đồng chính. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng thông thường khác như hợp đồng lao động, việc công chứng là không bắt buộc theo quy định của pháp luật.

>>> Tìm hiểu thêm: Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự an toàn <<<

Trường hợp nào không được ký phụ lục hợp đồng lao động?

Pháp luật không quy định cụ thể các trường hợp không được ký phụ lục. Do đó, khi cần sửa đổi hay bổ sung hợp đồng thì hai bên có thể thỏa thuận lập và ký phụ lục. Tuy nhiên trường hợp phụ lục chứa nội dung thay đổi, điều chỉnh thời hạn hợp đồng lao động thì sẽ không được ký theo quy định Bộ luật Lao động.

Có được ký phụ lục để bổ sung trợ cấp không?

Pháp luật không hề cấm do đó các bên có thể thỏa thuận và ký phụ lục để bổ sung nội dung trợ cấp, phụ hoặc hoặc các khoản phúc lợi khác. Tuy nhiên, nội dung này không được trái quy định pháp luật và không được làm giảm quyền lợi của người lao động. Trường hợp việc ký phụ lục làm thay đổi loại hợp đồng đã ký thì hai bên sẽ phải ký hợp đồng lao động mới (theo quy định tại Điều 22 Bộ luật Lao động 2019). Ví dụ trường hợp phụ lục thay đổi từ hợp đồng xác định thời hạn sang hợp đồng không xác định thời hạn.

Cần tìm hiểu kỹ về hợp đồng và quy định pháp luật trước khi ký kết phụ lục
Cần tìm hiểu kỹ về hợp đồng và quy định pháp luật trước khi ký kết phụ lục

Cần lưu ý những gì khi ký phụ lục để đảm bảo quyền lợi tối đa?

Để đảm bảo quyền lợi khi ký phụ lục, cần lưu ý những vấn đề sau:

  • Quá trình thỏa thuận, hai bên cần hiểu rõ hợp đồng chính và nghiên cứu kỹ quy định pháp luật có liên quan để đảm bảo nội dung phụ lục không có điều khoản trái với hợp đồng chính hoặc trái với pháp luật.
  • Tuân thủ nguyên tắc ký kết phụ lục. Cụ thể theo quy định tại Điều 15 và Điều 16 Bộ luật Dân sự 2015, hai bên cần tuân thủ nguyên tắc thiện chí, trung thực, không được lạm dụng quyền lực để gây bất lợi cho bên còn lại khi ký kết và thực hiện hợp đồng và phụ lục.
  • Để đảm bảo tính chính xác, có thể nhờ tư vấn từ luật sư hoặc các chuyên gia pháp lý.

Vi phạm liên quan đến phụ lục hợp đồng lao động sẽ bị xử lý như thế nào?

Theo quy định của pháp luật, việc thay đổi thời hạn của hợp đồng lao động khi ký phụ lục là không được phép. Trường hợp hai bên ký kết phụ lục vi phạm điều này sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP mức xử phạt được quy định như sau:

  • Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động.
  • Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động.
  • Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động.
  • Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động
  • Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Số hóa hợp đồng và phụ lục hợp đồng với giải pháp quản trị nhân sự tổng thể Happy Time

Việc quản lý và lưu trữ hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các văn bản hành chính khác là việc quan trọng và cần thiết ở mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, đây lại là công việc đầy thách thức. Vì số lượng văn bản, hồ sơ lớn nên thường xuyên xảy ra tình trạng thất lạc hoặc khó khăn khi cần tìm kiếm.

Bên cạnh đó, trường hợp có thay đổi về nội dung hợp đồng, việc bổ sung, điều chỉnh bằng phụ lục cần được theo dõi chính xác để đảm bảo yêu cầu về pháp lý. HappyTime chính là giải pháp giúp số hóa hoạt động này, đảm bảo lưu trữ tập trung và loại bỏ hoàn toàn rủi ro.

Giải pháp quản lý và lưu trữ hợp đồng, phụ lục hợp đồng tập trung, hiệu quả HappyTime
Giải pháp quản lý và lưu trữ hợp đồng, phụ lục hợp đồng tập trung, hiệu quả HappyTime

HappyTime với tính năng Quản lý và theo dõi hợp đồng, phụ lục hợp đồng

  • Số hóa, lưu trữ tập trung hợp đồng, phụ lục hợp đồng và mọi thông tin liên quan đến nhân sự. Nhờ đó giảm thiểu các rủi ro pháp lý và tranh chấp liên quan đến hợp đồng, phụ lục hợp đồng.
  • Dễ dàng tìm kiếm và cập nhật thông tin theo từ khóa hoặc bộ lọc nâng cao. Từ đó, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
  • Xây dựng quy trình xử lý hợp đồng khoa học và linh hoạt.
  • Hỗ trợ tính năng lưu trữ mẫu hợp đồng, phụ lục hợp đồng. Bộ phận nhân sự khi cần ký kết hợp đồng, phụ lục mới có thể tìm kiếm và tải mẫu về nhanh chóng.
  • Hệ thống gợi ý chỉnh sửa nội dung hợp đồng, phụ lục hợp đồng khi nội dung văn bản mẫu có sự cập nhật, thay đổi.
  • Theo dõi và nhắc nhở thời hạn ký/tái ký hợp đồng.
  • Phân quyền quản trị bảo mật và thông minh theo phòng ban, vị trí…

Kết luận

Hy vọng bài viết này của HappyTime đã giúp bạn đọc hiểu thêm về phụ lục hợp đồng. Đồng thời, 11 mẫu phụ lục hợp đồng sẽ giúp bạn đọc dễ dàng tham khảo và soạn thảo được phụ lục cho hợp đồng của mình.

Mẫu hợp đồng khoán việc chi tiết và chuẩn form nhất hiện nay

hợp đồng khoán việc là gì? quy định và mẫu hợp đồng khoán việc chuẩn
hợp đồng khoán việc là gì? quy định và mẫu hợp đồng khoán việc chuẩn

Hợp đồng thuê khoán thường được doanh nghiệp sử dụng khi có nhu cầu tuyển dụng lao động ngắn hạn, theo dự án. Đây là căn cứ pháp lý ràng buộc các bên trong hợp đồng. Vậy hợp đồng khoán việc là gì? Nội dung hợp đồng cần những điều khoản nào và cần lưu  ý những gì khi ký kết hợp đồng? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Hợp đồng khoán việc là gì?

Bộ luật Lao động 2019 không quy định cụ thể về hợp đồng khoán việc. Vì vậy, hợp đồng giao khoán được coi như một giao dịch dân sự và chịu sự điều chỉnh của pháp luật dân sự. Và đây là một dạng hợp đồng dịch vụ.

Theo đó hợp đồng khoán việc (hay còn gọi là hợp đồng thuê khoán việc) là sự thỏa thuận của các bên, theo đó bên nhận khoán có nghĩa vụ hoàn thành một công việc nhất định theo yêu cầu của bên giao khoán. Sau khi hoàn thành công việc, bên nhận khoán sẽ bàn giao kết quả, bên giao khoán sẽ nhận và trả khoản tiền thù lao cho bên khoán việc.

Hợp đồng khoán việc là gì?
Hợp đồng khoán việc là gì?

Phân loại hợp đồng khoán việc

Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại. Tuy nhiên phổ biến nhất hiện nay, tùy thuộc vào tính chất và phạm vi công việc, hợp đồng giao khoán được chia thành 2 loại là hợp đồng thuê khoán việc toàn bộ và hợp đồng thuê khoán việc từng phần.

Hợp đồng thuê khoán việc toàn bộ

Đây là hợp đồng được ký kết khi mà bên giao khoán giao toàn bộ công việc kèm theo các chi phí cần thiết để hoàn thành công việc. Trường hợp này, khoản khoản thù lao người nhận khoán việc nhận sẽ bao gồm cả chi phí cơ sở vật chất, chi phí lên quan và tiền công để hoàn thành công việc.

Hợp đồng thuê khoán việc từng phần

Đây là hợp đồng mà trong đó bên khoán việc chỉ giao một phần công việc, bên nhận khoán việc sẽ phải đầu tư công cụ, cơ sở vật chất để hoàn thành công việc. Tuy nhiên khi trả tiền thù lao khoán việc cho bên nhận khoán việc thì ngoài tiền công lao động, bên giao khoán công việc sẽ phải tính đến giá trị khấu hao của công cụ lao động.

>>> Tham khảo thêm: Mẫu hợp đồng lao động chi tiết và chuẩn nhất hiện nay <<<

Phân biệt hợp đồng khoán việc và hợp đồng lao động

Khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 có quy định hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.

Bảng phân biệt giữa hợp đồng khoán việc và hợp đồng lao động

Tiêu chíHợp đồng khoán việcHợp đồng lao động
Dựa theo tính chất công việcMang tính thời vụ, ngắn hạn, không ổn định.Mang tính chất ổn định, lâu dài.
Dựa theo yêu cầu công việcNgười lao động chỉ cần dùng sức lao động của mình để hoàn thành công việc do người sử dụng lao động giao và nhận tiền lương.Người được giao khoán phải bỏ toàn bộ hoặc một phần vật chất, cùng với sức lao động của mình để hoàn thành công việc được giao khoán và nhận phần tiền công giao khoán.

Các quy định của pháp luật về hợp đồng khoán việc

Hình thức của hợp đồng thuê khoán

Theo quy định, hợp đồng giao khoán công việc về mặt hình thức cần tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng dân sự nói chung. Hợp đồng này có thể được xác lập bằng văn bản, bằng lời nói hoặc bằng hành vi cụ thể. Tuy nhiên, văn bản luôn là hình thức chắc chắn, khuyến khích các bên lựa chọn nhất vì nó ghi nhận rõ ràng thỏa thuận của các bên và là cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này (nếu có).

Nghĩa vụ đóng thuế của các chủ thể trong hợp đồng

Theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC thì các cá nhân khi có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả khi hoàn thành công việc thì cần nộp thuế thu nhập cá nhân.

Như vậy, theo quy định, doanh nghiệp cần khấu trừ tiền thuế thu nhập cá nhân trước khi trả thu nhập cho bên nhận khoán việc. Đồng thời có nghĩa vụ cung cấp chứng chứng từ đầy đủ và cần thiết cho cơ quan thuế. của bên nhận khoán việc. Sau đó cung cấp chứng từ cần thiết cho cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân nhận khoán việc đã ủy quyền quyết toán thuế cho một doanh nghiệp khác thì bên giao khoán việc không cần cung cấp chứng từ khấu trừ cho cơ quan thuế nữa.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điểm i, khoản 1 Điều 25 cùng Thông tư trên thì các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, có tổng mức trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên tổng thu nhập trước khi trả cho cá nhân đó.

Với hợp đồng giao khoán khi ký kết, nghĩa vụ nộp thuế được xác định theo một trong hai trường hợp

– Nếu tổng thu nhập dưới 2 triệu đồng/lần ký hợp đồng giao khoán thì chưa cần nộp thuế thu nhập cá nhân.

– Nếu có tổng thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên, khi chi trả tiền công, thì doanh nghiệp sẽ phải khấu trừ 10% thuế TNCN trên tổng thu nhập trước khi chi trả cho người lao động.

Các bên khi ký kết hợp đồng thuê khoán việc cần tuân thủ các quy định của pháp luật
Các bên khi ký kết hợp đồng thuê khoán cần tuân thủ các quy định của pháp luật

Quy định về nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội khi ký hợp đồng thuê khoán

Theo khoản 1, Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định đối tượng tham gia đóng bảo hiểm xã hội thì cá nhân nhận khoán việc không phải đối tượng tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Trường hợp một trong hai bên muốn đóng bảo hiểm xã hội thì sẽ tham gia dưới hình thức tự nguyện.

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang lợi dụng quy định này để ký hợp đồng giao khoán nhằm trốn tránh nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Vì vậy khi thực hiện ký hợp đồng lao động các cá nhân nên đọc kỹ các điều khoản và thời hạn hợp đồng.

Các trường hợp được phép đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê khoán

Như đã trình bày ở trên, hợp đồng thuê khoán việc là một giao dịch dân sự nên sẽ chịu dự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự. Theo đó, tại Điều 492 Bộ luật Dân sự 2015, khi thuộc các trường hợp dưới đây thì một trong hai bên có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê khoán. Cụ thể:

  • Trường hợp một bên vì lý do cá nhân muốn đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thì phải báo cho bên kia biết trước một thời gian hợp lý. Nếu thuê khoán theo thời vụ hoặc theo chu kỳ khai thác thì thời hạn báo trước phải phù hợp với thời vụ hoặc chu kỳ khai thác.
  • Trường hợp bên thuê khoán vi phạm nghĩa vụ mà việc khai thác đối tượng thuê khoán là nguồn sống duy nhất của bên thuê khoán và việc tiếp tục thuê khoán không làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của bên cho thuê khoán thì bên cho thuê khoán không được đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng. Bên thuê khoán phải cam kết với bên cho thuê khoán không được tiếp tục vi phạm hợp đồng.

Ngoài ra, khi bên thuê khoán khai thác công dụng tài sản không đúng với mục đích thì bên cho thuê khoán có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng. Nếu có thiệt hại xảy ra thì được quyền yêu cầu bồi thường.

Các điều khoản nội dung chính trong hợp đồng thuê khoán

Tùy thuộc vào tính chất công việc và thỏa thuận giữa các bên, nội dung hợp đồng thuê khoán có thể sẽ khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là những điều khoản nội dung chính cần có theo quy định.

Thông tin về các bên tham gia hợp đồng

Theo đó, các bên cần cung cấp đủ và chính xác thông tin cá nhân của bên thuê khoán và bên cho thuê khoán. Các thông tin này bao gồm: Họ tên, thông tin cá nhân, địa chỉ, số tài khoản, trường hợp một trong hai bên là tổ chức thì cần có mã số thuế/mã số doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật…

Các điều khoản chung về công việc cần thực hiện

  • Nội dung công việc cần thực hiện: Các bên cần ghi rõ yêu cầu công việc của bên thuê khoán với bên nhận khoán cụ thể như thế nào.
  • Tiến độ thực hiện công việc: Cần ghi rõ về địa điểm làm việc, thời gian thực hiện công việc từ ngày, tháng, năm nào đến ngày, tháng, năm nào.
  • Thù lao/chi phí sau khi hoàn thành công việc: Cần ghi rõ số tiền bằng số, bằng chữ, đơn vị tính, thời hạn và tiến độ trả thù lao. Bên cạnh đó là thỏa thuận rõ ràng về hình thức thanh toán thù lao đưa tiền mặt trực tiếp hay chuyển khoản.
  • Quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng khoán việc. Dựa trên các quy định của pháp luật và ý chí, các bên tự thỏa thuận các quyền và nghĩa vụ tương ứng với từng bên trong hợp đồng.

Các điều khoản khác

  • Quy định về thời hiệu, thời hạn thuê khoán, cam kết của các bên khi thực hiện hợp đồng.
  • Phương thức giải quyết tranh chấp: thỏa thuận và lựa chọn hình thức giải quyết khi xảy ra tranh chấp, các vấn đề về phạt vi phạm hợp đồng.
  • Kết thúc hợp đồng là chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền của hai bên khi thực hiện hợp đồng khoán việc.

>>> Tham khảo thêm: Hợp đồng điện tử là gì? Những điều cần lưu ý khi ký kết hợp đồng điện tử <<<

Mẫu hợp đồng khoán việc chi tiết và chuẩn form

Mẫu hợp đồng thuê khoán cơ bản

mẫu hợp đồng giao khoán việc cơ bản

Tải miễn phí mẫu hợp đồng giao khoán việc cơ bản tại đây.

Mẫu hợp đồng khoán việc dành cho một số vị trí, công việc nhất định

  • Mẫu hợp đồng khoán việc tạp vụ
mẫu thuê khoán tạp vụ

Tải miễn phí mẫu hợp đồng khoán việc tạp vụ tại đây.

  • Mẫu hợp đồng thuê khoán kế toán

Tải miễn phí mẫu hợp đồng thuê khoán kế toán tại đây.

  • Mẫu hợp đồng khoán việc bảo vệ
mẫu thuê khoán bảo vệ

Tải miễn phí mẫu hợp đồng thuê khoán bảo vệ tại đây.

  • Mẫu hợp đồng khoán việc theo giờ
mẫu hợp đồng thuê khoán theo giờ

Tải miễn phí mẫu hợp đồng giao khoán theo giờ tại đây.

Giải đáp một số câu hỏi về hợp đồng giao khoán

Hợp đồng khoán việc được ký mấy lần trong năm?

Hiện nay pháp luật chưa có quy định nào về giới hạn số lần ký hợp đồng thuê khoán. Do đó, các bên có thể ký nhiều hợp đồng thuê khoán trong năm nhưng cần đảm bảo hợp đồng khoán việc cũ đã hết thời hạn.

Trường hợp nào nên ký hợp đồng khoán việc?

Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về trường hợp nào phải ký hợp đồng thuê khoán. Theo đó, tùy vào các trường hợp khác nhau, các bên có thể lựa chọn ký kết loại hợp đồng này. Việc lựa chọn sử dụng hợp đồng khoán việc hay hợp đồng lao động cần phải dựa vào đặc điểm, tính chất của từng loại hợp đồng cũng như lĩnh vực, công việc mà doanh nghiệp đang tham gia hoạt động.

Khi ký hợp đồng thuê khoán, bên nhận khoán việc có cần chấm công không?

Khi doanh nghiệp ký hợp đồng thuê khoán với từng cá nhân thì cá nhân làm việc sẽ được chấm công, tính lương cũng như tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định của luật lao động hiện hành và theo các điều khoản đã ký trong hợp đồng.

Quản lý tập trung và theo dõi hợp đồng với HappyTime

Nhu cầu số hóa hoạt động quản lý hợp đồng ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là ở những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Với số lượng nhân sự đông, dẫn đến số lượng hợp đồng, loại hình hợp đồng và các tài liệu nhân sự lớn. Cách quản lý theo phương pháp thủ công không còn phù hợp, thường xuyên thất thoát, mất dữ liệu.

HappyTime chính là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự, số hóa mọi nghiệp vụ HR và C&B. Đặc biệt, bộ tính năng hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi được tập trung và đảm bảo yêu cầu về tính pháp lý.

quản lý và lưu trữ hợp đồng khoán việc hiệu quả với HappyTime

Tính năng nổi bật về Quản lý hợp đồng của HappyTime

  • Số hóa và lưu trữ hợp đồng, phụ lục hợp đồng cùng mọi thông tin liên quan đến nhân sự một cách tập trung giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp.
  • Cho phép tìm kiếm và cập nhật thông tin hợp đồng, phụ lục hợp đồng một cách dễ dàng thông qua từ khóa hoặc bộ lọc nâng cao. Nhờ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.
  • Chỉnh sửa nội dung các loại hợp đồng ngay trên hệ thống, tải lên hợp đồng hàng loạt bằng cách import file excel.
  • Đính kèm tài liệu hợp đồng dễ dàng, hỗ trợ tải xuống danh sách hợp đồng, in và ký hợp đồng.
  • Quy trình xử lý hợp đồng và phụ lục được xây dựng một cách khoa học và linh hoạt, hỗ trợ người dùng lưu trữ mẫu hợp đồng và phụ lục. Khi cần ký kết tài liệu mới, bộ phận nhân sự có thể tìm kiếm và tải mẫu nhanh chóng.
  • Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp tính năng gợi ý chỉnh sửa cho nội dung hợp đồng và phụ lục khi có sự thay đổi.
  • Theo dõi và nhận nhắc nhở về thời hạn ký hoặc tái ký hợp đồng.
  • Phân quyền quản trị được thiết lập một cách bảo mật và thông minh theo từng phòng ban và vị trí công việc.

Kết luận

Trên đây là những quy định quan trọng của pháp luật về hợp đồng khoán việc. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp doanh nghiệp và bạn đọc hiểu rõ hơn về tính chất của loại hợp đồng này. Cũng như tham khảo mẫu để soạn thảo được hợp đồng phù hợp cho doanh nghiệp mình.

Danh mục