5S là một phương pháp quản lý hiệu quả được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là trong các bệnh viện, cơ sở y tế. Vậy, 5S trong y tế là gì? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây nhé.

Tìm hiểu về 5S trong y tế là gì?

5S trong y tế là một quy trình, phương pháp, bộ công cụ, nguyên tắc được áp dụng để cải thiện nơi làm việc, khu vực phòng bệnh, khám chữa bệnh, v.vv.. của bệnh viện, cơ sở y tế. Quy trình này bao gồm 5 yếu tố chính là:

• Seiri – 整理 – Sort: Sàng lọc các yếu tố, thiết bị, công cụ,v.vv.. trong khu vực thực hiện 5S.
• Seiton – 整頓 – Set in order: Sắp xếp khu vực thực hiện 5S.
• Seiso – 清掃 – Shine: Sạch sẽ, dọn dẹp khu vực bệnh viện.
• Seiketsu – 清潔 – Standardize: Săn sóc hoặc chuẩn hóa quy trình.
• Shitsuke – 躾 – Sustain: Sẵn sàng hoặc duy trì thực hiện.

Lợi ích của 5S trong y tế là gì?

Vậy, lợi ích khi thực hiện 5S trong y tế là gì? Dưới đây sẽ là những lợi ích khi bạn thực hiện 5S trong bệnh viện, các cơ sở y tế:

Lợi ích với khách hàng, bệnh nhân

Việc thực hiện 5S trong y tế mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng, bệnh nhân đến sử dụng dịch vụ khám chữa bệnh. Cụ thể như sau:

• Cơ sở y tế trở nên sạch sẽ, gọn gàng hơn, giúp tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, an toàn và thoải mái hơn người bệnh, khách hàng.
• Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng giúp giảm thiểu những sai sót trong lâm sàng hay thuốc, giảm thiểu những rủi ro liên quan đến nguy cơ lây nhiễm cho người bệnh.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và độ hài lòng của người bệnh khi không phải chờ đợi quá lâu trong quá trình điều trị.
• Giúp cơ sở y tế tiết kiệm chi phí hoạt động, giảm thiểu lãng phí tài nguyên y tế. Từ đó gián tiếp giúp người bệnh giảm chi phí ý tế, khám chữa bệnh và đồng thời tăng tính cạnh tranh của cơ sở y tế đó.
• Mang đến một cảm giác khỏe mạnh cho người bệnh, giúp tinh thần của họ được nâng cao hơn trong quá trình thăm khám, điều trị.

Lợi ích với nhân viên y tế

Bên cạnh mang đến sự thoải mái hơn cho người bệnh, khách hàng, việc thực hiện 5S trong bệnh viện, các cơ sở y tế còn mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên y tế trong quá trình công tác, làm việc của mình. Việc thực hiện 5S trong bệnh viện giúp cải thiện chất lượng dịch vụ y tế và đem lại một số lợi ích quan trọng như sau:

• Tạo cơ hội cho nhân viên y tế đóng góp ý kiến về cải thiện quy trình và tăng hiệu quả công việc thông qua hoạt động 5S.
• Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, tiện nghi, giúp nhân viên y tế tập trung vào công việc hơn, tăng năng suất công việc.
• Giúp nhân viên y tế xác định rõ vị trí và sử dụng dụng cụ công việc dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Giúp nhân viên y tế tương tác và làm việc chuyên nghiệp hơn với đồng nghiệp và bệnh nhân thông qua việc sắp xếp gọn gàng các công cụ, dụng cụ.

Lợi ích cho các đơn vị y tế

Các cơ sở khám chữa bệnh, cơ sở y tế cũng sẽ nhận nhiều lợi ích từ việc thực hiện 5S. Ví dụ như sau:

Giảm sai sót và nâng cao chất lượng

Lỗi y khoa có nhiều nguyên nhân, bao gồm sử dụng thuốc và điều trị sai bệnh nhân. Việc sàng lọc và sắp xếp với 5S ngăn chặn lỗi này. Bảo quản thiết bị và môi trường làm việc sạch sẽ giảm “thời gian đi” tìm kiếm đồ vật. Áp dụng 5S cũng giúp tăng thời gian thăm khám và giảm sai sót trong lâm sàng.

Giúp giảm chi phí vận hành cho cơ sở

Luôn có quá nhiều lãng phí trong một cơ sở y tế, điều này không chỉ dẫn đến sự lãng phí vật tư, thời gian và không gian mà còn gây ra những vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ. Việc thực hiện 5S sẽ giúp tối ưu hóa các quy trình và loại bỏ các lãng phí sau:

• Lưu trữ vật tư quá nhiều so với mức cần thiết tại kho. Điều này dẫn đến không gian lưu trữ bị chiếm đầy và khó khăn trong việc tìm kiếm vật tư cần thiết.
• Sử dụng quá nhiều không gian cho việc lưu trữ thiết bị, dụng cụ. Như đã đề cập, không gian lưu trữ bị chiếm đầy sẽ làm ảnh hưởng đến việc lưu trữ và tìm kiếm vật tư.
• Mất thời gian cho việc tìm kiếm các loại thuốc/thiết bị khi cần thiết. Do việc lưu trữ không khoa học, nên nhân viên y tế phải tốn thời gian để tìm kiếm vật tư cần thiết hoặc chờ đợi đến khi vật tư được tìm thấy.
• Lãng phí thao tác do các vật tư, trang thiết bị y tế đặt ở các vị trí khó tiếp cận. Nhân viên y tế sẽ phải thực hiện nhiều thao tác không cần thiết để lấy được vật tư và trang thiết bị này.

Việc thực hiện 5S không chỉ giúp loại bỏ các lãng phí nói trên, mà còn tăng cường hiệu quả làm việc của các nhân viên y tế và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế cho bệnh nhân.

Một số lợi ích khác khi triển khai 5S trong y tế

Bên cạnh các lợi ích chính trên, việc triển khai 5S trong y tế cũng mang đến những lợi ích khác cho cơ sở y tế như sau:

• Giảm thời gian mà người bệnh phải chờ đợi do các thiết bị, tài liệu được sắp xếp hợp lý. Từ đó thời gian xử lý các thủ tục nhanh chóng hơn.
• Giảm tình trạng rối loạn thúc đẩy thường gặp trong bệnh viện, cơ sở y tế.
• Giảm thiểu các tình huống, sự cố bất ngờ để giúp các nhân viên y tế luôn sẵn sàng trong mọi trường hợp.
• Giúp giảm tình trạng trì hoãn trong điều trị, lâm sàng, từ đó giảm thiểu các khiếu nại đối với cơ sở y tế.
• Tạo động lực cho nhân viên làm việc, giảm thiểu tình trạng nghỉ việc, tốn kém chi phí tuyển dụng.

Cách triển khai 5S trong y tế là gì?

Tương tự với quá trình triển khai 5S trong những đơn vị, cơ quan khác, triển khai 5S trong y tế cũng sẽ bao gồm tối ưu các thành phần của quy trình này. Dưới đây sẽ là hướng dẫn để giúp bạn hiểu hơn về cách triển khai 5S trong y tế là gì. Bao gồm:

Seiri – Sort: Sàng lọc

Bước đầu tiên khi thực hiện 5S trong y tế là sàng lọc khu vực. Với bước này, bạn cần:

• Xác định thiết bị, vật tư y tế và các nguồn lực khác cần thiết cho công việc trong khu vực.
• Loại bỏ bất kỳ hạng mục nào mà bạn đã thực hiện đánh giá là không cần thiết.

Đây là bước đầu tiên của 5S và rất quan trọng để đảm bảo môi trường làm việc tại cơ sở y tế an toàn và hiệu quả. Nếu không có bước này, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các bước tiếp theo, đó là sắp xếp mọi thứ theo đúng thứ tự và cài đặt. Do đó, hãy dành thời gian để hoàn thành bước này một cách cẩn thận và chính xác.

Seiton – Set in order: Sắp xếp

Sau khi hoàn tất giai đoạn sàng lọc, bước tiếp theo trong quy trình 5S là “Sắp xếp”. Bước này tập trung vào việc sắp xếp và tổ chức mọi thứ một cách có trật tự, đảm bảo rằng các khu vực làm việc của nhân viên y tế, khu vực khám chữa bệnh được sắp xếp hợp lý để tối đa hóa hiệu quả và năng suất. 

Để đạt được những mục tiêu trong bước này, bạn cần yêu cầu sự hợp tác và tham gia của tất cả nhân viên. Bằng cách chia sẻ trách nhiệm và phân công nhiệm vụ, mỗi người có thể đóng góp vào quá trình sắp xếp. Khi mọi thứ được sắp xếp đúng cách, không chỉ giúp tăng hiệu suất và năng suất, mà còn giúp cho mọi người sống và làm việc trong một không gian gọn gàng và tiện nghi hơn, đặc biệt là trong môi trường bệnh viện.

Seiso – Shine: Dọn dẹp sạch sẽ

Bước thứ ba trong 5S là “Sạch sẽ”, đó là một hoạt động rất quan trọng trong quá trình duy trì sự sạch sẽ và gọn gàng của mọi khu vực làm việc trong cơ sở y tế. Mục đích của giai đoạn này là để đảm bảo rằng không chỉ các vị trí làm việc như phòng khám, phòng xét nghiệm hoặc phòng điều trị được giữ sạch sẽ, mà còn cần áp dụng cho mọi hạng mục, vật dụng và phương tiện trong bệnh viện.

Mỗi nhân viên trong bệnh viện nên được chỉ định một khu vực để chịu trách nhiệm vệ sinh và giữ gìn sự sạch sẽ cho khu vực đó. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, ba chữ “S” đầu tiên (“Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ”) phải trở thành một phần của công việc hàng ngày và được đưa vào văn hóa của bệnh viện.

Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng Hệ thống 5S không chỉ là một quá trình tạm thời, mà còn là một phần quan trọng của nền tảng văn hóa của bệnh viện. Bằng cách tích cực tham gia vào hoạt động “Shine” và đưa ba chữ “S” vào văn hóa của bệnh viện, mỗi nhân viên sẽ đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.

Seiketsu – Standardize: Chuẩn hóa quy trình

Giai đoạn 5S “Chuẩn hóa” sẽ thực hiện thiết lập tiêu chuẩn cho các hoạt động 3S đầu tiên. Các chính sách và quy tắc hỗ trợ 3 bước đầu tiên sẽ được thiết lập trong bước này. Hệ thống 5S chỉ thành công nếu mọi người tuân thủ kỷ luật.

Bước này nhằm đưa “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ” vào công việc hàng ngày. Sau khi tiêu chuẩn được thiết lập, chúng cần được phân phối cho tất cả nhân viên thông qua trực quan hóa, vệ sinh và đào tạo thường xuyên.

Shitsuke – Sustain: Duy trì hiệu quả

Điều quan trọng là tiếp tục duy trì sự thay đổi tích cực dựa sau khi đã thực hiện 4S nói trên. Và bước cuối cùng trong 5S – Shitsuke sẽ thực hiện nhiệm vụ này. Để duy trì được hiệu quả của 5S trong cơ sở y tế, cần thay đổi thái độ và suy nghĩ, thúc đẩy sự tự giác cho nhân viên. Lưu ý rằng, 5S chỉ là điểm khởi đầu của văn hóa Kaizen và không phải là mục tiêu cuối cùng trong sứ mệnh cải tiến dịch vụ của bệnh viện.

Việc triển khai phương pháp 5S trong bệnh viện giúp cải thiện năng suất, tăng chất lượng, bảo trì an toàn và tăng tính hiệu quả của việc sử dụng đồ dùng. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về 5S trong y tế là gì.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime.vn để có được hiệu quả tốt hơn trong quá trình thực hiện 5S với tính năng Gamification và truyền thông nội bộ của HappyTime. Đây là hai tính năng hữu hiệu giúp truyền tải thông tin và kích thích động lực, tăng cường sự tham gia của nhân viên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ 5S hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Làm sao để nhân viên nghe lời – 8 cách hữu ích cho bạn

Trong sản xuất, 5S là một trong những phương pháp có thể giúp doanh nghiệp tinh gọn quá trình tổ chức nơi làm việc hiệu quả hơn. Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu về 5S là gì trong sản xuất? Những lưu ý cần biết như thế nào nhé.

5S là gì trong sản xuất?

Phương pháp 5S là một cách tiếp cận có hệ thống để cải thiện tổ chức nơi làm việc. Đây là một phương pháp rất đơn giản, nhưng lại rất hiệu quả để tăng năng suất và làm việc hiệu quả hơn. Phương pháp này bao gồm 5 bước Seiri – Sàng lọc, Seiso – Sắp xếp, Seisou – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc (hoặc chuẩn hóa) và Shitsuke – Sẵn sàng (hoặc duy trì).

Mặc dù triết lý 5S trong sản xuất tinh gọn có thể nghe có vẻ trừu tượng, nhưng đây là một phương pháp thực hành rất hiệu quả và thực tế. Để đạt được thành công trong vấn đề này, yếu tố nhân lực được coi là rất quan trọng. Khi triết lý này được áp dụng, nơi làm việc sẽ được tổ chức một cách hợp lý và kết quả là hoạt động sản xuất sẽ được cải thiện nhanh chóng.

Lợi ích khi thực hiện 5S là gì trong sản xuất?

Mục đích của 5S là làm cho nhà máy sản xuất hoạt động tốt hơn bằng cách làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng hơn. Điều này xảy ra bằng cách làm cho không gian có ý nghĩa; các công cụ và vật liệu được đặt ở những vị trí hợp lý dựa trên người cần chúng, tần suất cần chúng, v.vv.. Cụ thể có những lợi ích sau:

• Tăng năng suất: Khi nơi làm việc được sắp xếp gọn gàng, tất cả các công cụ và vật dụng được đặt ở vị trí phù hợp, công nhân có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tập trung vào công việc của mình. Điều này dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả lao động.
• Giảm thời gian chờ đợi: Nếu công cụ, vật dụng và nguyên liệu được đặt ở vị trí phù hợp, nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sử dụng chúng. Điều này làm giảm thời gian chờ đợi và giúp sản xuất diễn ra nhanh hơn.
• Tăng tính an toàn: Việc sắp xếp và tổ chức nơi làm việc đúng cách giúp giảm nguy cơ tai nạn lao động và làm tăng tính an toàn cho các nhân viên.
• Giảm lãng phí: Khi nơi làm việc được tổ chức đúng cách, việc tìm kiếm và lấy các công cụ, vật dụng, nguyên liệu được giảm thiểu. Việc này giúp giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Tăng chất lượng sản phẩm: Khi nơi làm việc được sắp xếp sạch sẽ và gọn gàng, sản xuất được thực hiện trong môi trường làm việc tốt hơn. Điều này giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Bạn có thể thấy rõ hiệu quả của áp dụng 5S trong sản xuất khi so sánh 2 hình ảnh trước và sau khi thực hiện:

Trước khi thực hiện 5S (theo dõi hình ảnh dưới)

1. Hàng tồn kho sắp xếp lộn xộn.
2. Có những khoảng không, hàng hóa cũ chưa được sử dụng.
3. Các dụng cụ sắp xếp ở vị trí nguy hiểm, chồng chéo trong lối đi.
4. Không có tổ chức rõ ràng để quản lý các hàng hóa.
5. Rác thải tích tụ bừa bãi.

Sau khi thực hiện 5S (theo dõi hình ảnh dưới)

1. Thùng và giá đỡ được sắp xếp gọn gàng hơn.
2. Theo dõi tồn kho trong khu vực sản xuất hiệu quả.
3. Các thùng, khu vực được dán nhãn.
4. Thùng, giá đỡ và sàn nhà được giữ sạch sẽ và trong tình trạng tốt.
5. Khu vực được chiếu sáng tốt hơn.
6. Giá đỡ đủ thấp để không cần dùng thang để tiếp cận hàng tồn kho.

Các bước chuẩn bị trước khi áp dụng 5S trong sản xuất

Để quá trình 5S trong sản xuất được hiệu quả và thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ các chi phí và nguồn nhân lực cho quá trình này. Cụ thể như sau.

Chuẩn bị chi phí cho 5S

Có hai chi phí chính mà bạn cần quan tâm khi khi bắt đầu tìm hiểu về 5S là gì trong sản xuất. Hai chi phí này là:

Chi phí chuyển hướng lao động

Khi bắt đầu một dự án 5S, bạn sẽ cần nhiều thời gian để hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, vượt qua các “cạm bẫy” và “rào cản”, xây dựng kế hoạch hành động phù hợp,… Số chi phí tương ứng với số thời gian cần thực hiện chính là chi phí chuyển hướng lao động. Đây sẽ là chi phí gián tiếp đầu tiên mà doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra để thực hiện 5S.

Tuy vậy, đây là một giai đoạn quan trọng trong quá trình xây dựng quy trình 5S trong sản xuất và lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu. Việc đầu tư thời gian vào giai đoạn này sẽ giúp đảm bảo rằng các quy trình, kế hoạch được thiết lập một cách chính xác, quá trình thực hiện được thuận lợi hơn.

Chi phí vật liệu, hàng hóa, công cụ

Để đạt được mục tiêu 5S, việc mua và/hoặc đặt hàng nhiều loại vật liệu, hàng hóa, công cụ khác nhau là cần thiết. Tuy nhiên, việc đầu tư vào các sản phẩm này sẽ giúp tăng đáng kể hiệu suất quy trình và giảm thời gian và chi phí trong quá trình sản xuất. 

Một số sản phẩm cần thiết có thể bao gồm như băng keo dán sàn, máy in nhãn công nghiệp, hộp đựng dụng cụ xốp, bảng bóng, giá đỡ và bảng trắng để lập bản đồ 5S trong sản xuất. Việc đầu tư vào các sản phẩm này sẽ giúp tăng cường quy trình sản xuất, đưa sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Chuẩn bị nguồn nhân lực thực hiện 5S

Sau khi chuẩn bị chi phí, bạn cần chuẩn bị nhân lực để thực hiện nguyên tắc này. Với nguồn nhân lực, bạn cần lưu ý 2 vấn đề chính:

• Nhân lực quản lý, giám sát: Thường sẽ là một đội nhóm tập hợp các nhân viên phù hợp để đảm nhiệm vai trò này. Những nhân viên này sẽ được đào tạo cách áp dụng 5S là gì trong sản xuất, nên áp dụng như thế nào, những vấn đề cần lưu ý, v.vv.. Từ đó giúp quá trình triển khai 5S trong sản xuất hiệu quả hơn.
• Sự tham gia của nhân viên: Đây là yếu tố rất quan trọng để đạt được thành công trong việc triển khai 5S. Để đảm bảo sự tham gia đầy đủ của nhân viên, có thể sử dụng các phương pháp khác nhau như đào tạo và giáo dục về 5S, tạo ra các hoạt động kích thích nhân viên tham gia, hoặc cung cấp các chương trình khuyến khích nhân viên cống hiến thời gian và tài năng của mình cho quá trình triển khai 5S.

Lưu ý trước khi bắt đầu với 5S trong sản xuất

Để bắt đầu với 5S trong sản xuất, bạn cần tìm được sự ủng hộ của nhân viên. Hiểu đơn giản là nhân viên có thái độ cởi mở, sẵn sàng và có cam kết đóng góp để nỗ lực thành công trong quá trình áp dụng nguyên tắc 5S. Một số cách hữu ích để phát triển sự ủng hộ của nhân viên bao gồm:

• Tăng cường thông tin và giáo dục để nhân viên hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của 5S và lợi ích mang lại cho tổ chức.
• Tạo điều kiện thuận lợi để 5S trong sản xuất được thực hiện: Tổ chức cung cấp dụng cụ, thiết bị hỗ trợ, tạo ra môi trường làm việc thuận tiện để nhân viên dễ dàng thực hiện 5S.
• Cung cấp các ví dụ và khuôn khổ để thành công hơn khi thực hiện 5S trong sản xuất.
• Cho phép nhân viên thảo luận về các rào cản và cạm bẫy tiềm ẩn của các khuyến nghị.
• Cung cấp thông tin chi tiết về quy trình 5S sẽ thực sự hoạt động như thế nào để giúp giảm bớt một số điều chưa biết có thể cản trở quy trình.
• Tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đội, các nhóm công việc để khuyến khích nhân viên thực hiện 5S một cách tích cực.
• Tổ chức đánh giá và thưởng cho nhân viên thực hiện tốt 5S để khuyến khích sự đóng góp tích cực của nhân viên cho tổ chức.

Các bước cần biết khi áp dụng 5S trong sản xuất

Tùy thuộc vào quy mô của từng đơn vị, việc xác định các bước để áp dụng 5S trong sản xuất sẽ khác nhau. Tuy vậy, nhìn chung sẽ xoay quanh 5 thành phần chính của 5S. Bao gồm:

Seiri – Sàng lọc

Trong giai đoạn “Seiri” của phương pháp 5S, bạn cần phân loại tất cả các công cụ, đồ đạc, thiết bị, vật liệu, tài nguyên, và nhiều thứ khác trong khu vực sản xuất. Bước này được thực hiện để xác định những thứ cần thiết và những thứ có thể loại bỏ. Từ đó, việc tổ chức khu vực sản xuất trở nên hiệu quả hơn và giảm thiểu sự lãng phí.

Một số vấn đề cần xác nhận trong giai đoạn này như sau:

• Vật phẩm này có sử dụng trong công việc hàng ngày không? Ai sử dụng những vật phẩm đó?
• Nếu không, có thể loại bỏ được hay không?
• Bạn cần giữ lại bao nhiêu vật phẩm trong khu vực để đảm bảo sản xuất diễn ra thuận lợi?

Seiton – sắp xếp

Sau khi hoàn tất quá trình sàng lọc ban đầu, các mục còn lại có thể được sắp xếp một cách hợp lý hơn để tăng tính hiệu quả. Điều này có thể được thực hiện thông qua bước Seiton của 5S. Hệ thống thiết bị và dụng cụ trong sản xuất sẽ được phân loại và sắp xếp dựa trên các yếu tố như:

• Ai hoặc bộ phận nào, bước nào trong sản xuất sẽ sử dụng những thiết bị, công cụ đó?
• Mục đích sử dụng của các thiết bị, công cụ đó là gì?
• Thời điểm phổ biến mà các thiết bị, công cụ đó được sử dụng. Ví dụ đầu tháng, cuối tháng, đầu năm, cuối năm.
• Loại dụng cụ hoặc thiết bị được sử dụng.

Sau khi các mục được nhóm một cách thích hợp, bạn cần sắp xếp gọn gàng theo cách hợp lý nhất với quy trình sản xuất đã được xác định trước đó. Điều này sẽ giúp tăng tính hiệu quả của quy trình sản xuất và giúp công việc diễn ra trơn tru hơn.

Seiso – sạch sẽ

Trong giai đoạn Seiso, nơi sản xuất được làm sạch kỹ lưỡng để đảm bảo vệ sinh và bảo trì thiết bị và máy móc. Điều này bao gồm những công việc cơ bản như phủi bụi, quét, dọn dẹp và lau nhà, song song với việc kiểm tra và bảo trì thiết bị và máy móc. 

Bước này được thiết kế để giữ cho không gian sản xuất luôn được ngăn nắp và sạch sẽ, giúp xác định bất kỳ sự cố thiết bị nào có thể ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất nhanh chóng hơn. Không chỉ nhân viên vệ sinh được yêu cầu giữ cho khu vực sạch sẽ, mà tất cả các nhân viên cần được khuyến khích duy trì không gian làm việc của mình.

Seiketsu – săn sóc (hoặc chuẩn hóa)

Bước Seiketsu – chuẩn hóa được thực hiện để đảm bảo rằng khu vực sản xuất sẽ không trở lại trạng thái cũ sau khi hoàn tất ba bước đầu tiên. Trên thực tế, sắp xếp và dọn dẹp không phải là công việc sẽ được nhân viên tự giác thực hiện thường xuyên khi triển khai 5S tại nơi sản xuất. Do đó, để trở thành thói quen hoặc quy trình vận hành tiêu chuẩn, các nguyên tắc được tiêu chuẩn hóa, các nhiệm vụ được giao thường xuyên và lịch trình được lập.

Shitsuke – Sẵn sàng (hoặc Duy trì)

Đây là bước cuối cùng trong thực hiện 5S tại khu vực sản xuất. Để duy trì được nguyên tắc này, bạn cần phải đảm bảo tính nhất quán đối với toàn bộ nhân viên. Nhất quán trong truyền đạt, thực hiện, xử phạt và khen thưởng.

Bên cạnh đó, việc duy trì 5S cũng nên được đánh giá và theo dõi thường xuyên nhằm đảm bảo nhân viên đang áp dụng phương pháp này đúng cách và hiệu quả. Nếu cần thiết, một số điều chỉnh có thể được thực hiện để đảm bảo rằng 5S đang được áp dụng một cách tối ưu.

Hy vọng bạn sẽ hiểu về 5S là gì trong sản xuất và triển khai như thế nào với bài viết chia sẻ ngày hôm nay.

Để giúp bạn thực hiện 5S một cách hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng thêm công cụ hỗ trợ tuyệt vời là HappyTime. Với HappyTime, bạn có thể sử dụng tính năng truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng và Gamification để dễ dàng thông báo và thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S một cách hiệu quả nhất. Hãy truy cập ngay HappyTime.vn để trải nghiệm và nâng cao hiệu quả của quá trình 5S trong sản xuất hơn nhé.

Tìm hiểu thêm:

• Kỷ luật và động lực và giải pháp thúc đẩy sự tự giác của nhân viên
• Làm gì khi nhân viên chống đối với 8 lời khuyên thiết thực nhất
• Top 9 cách trị nhân viên cứng đầu để năng suất làm việc tăng tốc

3D 5S là một trong những bí quyết quản lý doanh nghiệp thành công và là nguyên tắc quan trọng để nâng cao chất lượng quản lý nhân sự. Vậy, nguyên tắc 3D 5S là gì? Bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây để hiểu hơn về vấn đề này nhé.

Nguyên tắc 3D 5S là gì?

Trên thực tế, 3D 5S là nguyên tắc quản trị, nâng cao chất lượng nhân sự được kết hợp giữa nguyên tắc 3D và nguyên tắc 5S. Để hiểu rõ hơn về 3D 5S là gì, hãy cùng tìm hiểu về 3D và 5D nhé.

Nguyên tắc 3D là gì?

3D là nguyên tắc hướng dẫn người quản lý chỉ đạo nhân viên hiệu quả hơn dựa vào 3 yếu tố chính là Directing (chỉ đạo), Dicussing (Thảo luận) và Delegating (Ủy thác). Nguyên tắc này hướng những người lãnh đạo nên đưa ra định hướng rõ ràng, dẫn dắt nhân viên để họ biết chính xác những gì cần làm và quy trình thực hiện ra sao để đạt được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Nguyên tắc 5S là gì?

Bên cạnh 3D, bạn cũng cần phải biết về 5S để hiểu được chính xác nguyên tắc 3D 5S là gì.

5S là một phương pháp giúp tổ chức nơi làm việc và làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, tổ chức và hiệu quả. Bằng cách thực hiện 5S, các nhân viên có thể tăng năng suất, giảm thời gian tìm kiếm vật dụng và tăng tính an toàn trong nơi làm việc. 

Theo đó, 5S gồm 5 thành phần chính như sau:

• Seiri (Sắp xếp).
• Seiton (Sàng lọc).
• Seiso (Sạch sẽ).
• Seiketsu (Săn Sóc/Tiêu chuẩn hóa).
• Shitsuke (Sẵn sàng/Kỷ luật duy trì).

Lý do bạn sẽ lãnh đạo thành công hơn với 3D 5S là gì?

Vậy, lý do nên sử dụng nguyên tắc 3D 5S là gì là gì? Dưới đây là những lý do mà bạn nên tham khảo:

• Áp dụng 3D 5S sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn.
• Gia tăng trải nghiệm cho nhân viên, giúp nhân viên giảm bởi sự căng thẳng trong công việc do những tác nhân bên ngoài.
• Cải thiện năng suất lao động rõ rệt cho doanh nghiệp.
• Tạo tinh thần làm việc, môi trường làm việc cởi mở cho nhân viên.
• Khuyến khích sự sáng tạo, năng động, từ đó tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả, có nhiều sáng kiến hơn cho doanh nghiệp.

Các thành phần cụ thể trong 3D 5S là gì?

Các yếu tố trong 3D

Cụ thể, 3 yếu tố trong 3D như sau:

Directing – Nguyên tắc chỉ đạo trực tiếp

Đầu tiên, một người lãnh đạo có nhiệm vụ quan trọng là truyền đạt và giải thích chính xác, trực tiếp cho nhân viên về:

• Công việc mà họ phải thực hiện.
• Cách thức thực hiện công việc đó.
• Các thời hạn để hoàn thành nhiệm vụ.
• Phân công vai trò cho nhân viên và giúp đặt ra tiêu chuẩn và kỳ vọng. 

Bên cạnh đó, trách nhiệm của người lãnh đạo theo chữ D này cũng bao gồm:

• Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn để giúp định hình mục tiêu dài hạn.
• Đưa ra quyết định với trách nhiệm phải chịu trách nhiệm với quyết định đó.
• Đánh giá và tìm ra cách giải quyết tốt nhất cho các vấn đề phát sinh.
• Tiến hành giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và cung cấp phản hồi và đánh giá chi tiết.
• Công nhận và tôn vinh những thành tựu đạt được bằng cách trao thưởng cho những nhân viên có hiệu suất làm việc cao.

Từ góc độ truyền thông, khi áp dụng chữ D đầu tiên trong 3D, nhà lãnh đạo cần truyền đạt cho nhân viên và cung cấp những hướng dẫn chi tiết. Từ đó,  giúp họ hiểu rõ hơn về công việc mà mình phải hoàn thành. Trong tình huống này, kỹ năng giao tiếp hiệu quả với các thông tin ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ là rất quan trọng.

Discussing – Nguyên tắc thảo luận

Nguyên tắc này đề cập đến phương thức lãnh đạo và nhân viên cần thời gian thảo luận để đưa ra những giải pháp kinh doanh hiệu quả. Khi sử dụng nguyên tắc lãnh đạo này sẽ có những lợi ích như sau:

• Mọi thành viên có thể trình bày ý tưởng của mình với việc hoàn thành mục tiêu chung.
• Giúp nhân viên phát triển được kỹ năng phản biện, cung cấp thông tin phản hồi và lắng nghe giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn.
• Giúp nâng cao cam kết của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu công ty.

Quản lý và nhân viên có thể cùng nhau đưa ra đánh giá và lựa chọn phù hợp để giải quyết vấn đề. Sau đó, cả hai bên cũng thực hiện giám sát hiệu quả phản hồi và thực hiện những hành động cần thiết để đạt được mục tiêu.

Delegating – Nguyên tắc ủy thác

Ủy thác là nguyên tắc lãnh đạo cuối cùng trong 3D và phù hợp để áp dụng với các nhân viên có kinh nghiệm, kiến thức cũng như kỹ năng hoàn thành công việc. Khi nhà quản lý giao quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên để hoàn thành công việc sẽ có những lợi ích như:

• Giúp cho nhà quản lý có thời gian cho những nhiệm vụ khác như nghiên cứu thị trường hay tư duy chiến lược.
• Giúp nhân viên phát triển kỹ năng quản lý thời gian của họ.
• Phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn, nơi mà việc giám sát và quản lý đội ngũ nhân viên trở nên khó khăn hơn.

Nhà quản lý theo trường phái này đưa cho nhân viên danh sách những việc cần hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Nếu nhân viên gặp khó khăn hoặc thắc mắc về việc hoàn thành công việc, họ có thể đưa ra ý kiến phản hồi và trao đổi với nhà quản lý để được hỗ trợ. Mọi hoạt động thưởng phạt với kết quả được ghi nhận đều thể hiện năng lực làm việc độc lập của nhân viên với những quyết định hợp lý.

Nhà quản lý theo trường phái này đưa cho nhân viên danh sách những việc cần hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Nếu nhân viên gặp khó khăn hoặc thắc mắc về việc hoàn thành công việc, họ có thể đưa ra ý kiến phản hồi và trao đổi với nhà quản lý để được hỗ trợ. Mọi hoạt động thưởng phạt với kết quả được ghi nhận đều thể hiện năng lực làm việc độc lập của nhân viên với những quyết định hợp lý.

Các yếu tố trong 5S

Các yếu tố trong 5S bao gồm:

Seiri – Sàng Lọc

Seiri là bước đầu tiên trong quy trình 5S, bước này đề cập đến hoạt động sắp xếp những hàng mục lộn xộn trong khu vực làm việc. Giúp bạn có thể tập trung vào những mục cần thiết và loại bỏ những mục không cần thiết. Điều đó sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc của bạn và giảm thiểu sự mất tập trung.

Trong giai đoạn đầu tiên, bạn sẽ phải phân loại tất cả các loại hàng hóa vào những vị trí nhất định và bỏ qua những thứ không cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đạt được kết quả tốt nhất, hãy xem xét cách sắp xếp hàng hóa một cách thông minh để tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa. Mục đích chính của quy trình này là giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa bằng cách sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. 

Seiton – Sắp xếp

Seiton là bước tiếp theo trong quá trình 5S. Với bước này, bạn sẽ thực hiện quản lý và sắp xếp nơi làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn. Sau bước sàng lọc, bạn cần tiếp tục sắp xếp những vật dụng cần thiết theo một cách khoa học và hợp lý nhất có thể, nhằm tăng tính tiện dụng và tối ưu hóa không gian làm việc.

Khi thực hiện Seiton, bạn có thể tận dụng các nguyên tắc khoa học như sử dụng không gian trống để sắp xếp, sắp xếp theo tần suất sử dụng, theo kích thước và hình dạng. Việc sắp xếp khoa học giúp đảm bảo mọi vật dụng được đặt ở đúng vị trí và dễ dàng truy cập.

Một trong những mục đích chính của Seiton là giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc, bằng cách tối ưu hóa quá trình thực hiện công việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm vật dụng.

Seiso – Sạch sẽ

Bước này bao gồm việc làm sạch, dọn dẹp, bảo trì sự sạch sẽ của môi trường làm việc. Việc làm sạch thường xuyên, không chỉ giúp giảm thiểu sự tích tụ của bụi bẩn, rác thải và vi khuẩn trong không gian làm việc, mà còn giúp tăng cường sự hiểu biết của nhân viên về việc giữ gìn và bảo vệ môi trường làm việc. 

Điều này sẽ giúp cho nhân viên luôn làm việc trong môi trường sạch sẽ và an toàn, nâng cao năng suất làm việc cũng như tinh thần làm việc của nhân viên. Ngoài ra, việc duy trì sự sạch sẽ trong môi trường làm việc cũng giúp tạo dựng một hình ảnh tốt về công ty đối với khách hàng và đối tác.

Xem thêm: Checklist Kiểm Tra 5S Về “Sạch sẽ” – Bí Quyết Duy Trì Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng

Seiketsu – Săn sóc (chuẩn hóa)

Bước tiếp theo của quy trình 5S là Seiketsu – chuẩn hóa quy trình với 3S đã thực hiện ở trên, đảm bảo thực hiện 3 bước đầu tiên thuận lợi giúp 5S trở thành tiêu chuẩn chung cho quá trình làm việc. Mục đích chính của Seiketsu là thiết lập lịch trình nhằm đảm bảo duy trì và lặp lại 3s đầu tiên.

Để thực hiện bước này, đội ngũ nhân viên cần phải tham gia tích cực vào quá trình chuẩn hóa quy trình. Cụ thể: 

• Cần phải tìm hiểu và hiểu rõ quy trình 5S, cũng như tầm quan trọng của việc chuẩn hóa quy trình. 
• Cần phải hợp tác với nhau để tìm ra những cách để tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả. Điều này có thể đòi hỏi thêm các bước như phân tích quá trình làm việc, đo lường hiệu quả và đề xuất các cải tiến. 
• Cần phải đảm bảo rằng quy trình được áp dụng đồng đều và đúng cách, ví dụ như thực hiện bằng cách đào tạo nhân viên mới, đảm bảo việc tuân thủ và giám sát kỹ lưỡng.

Shitsuke – Sẵn sàng (duy trì)

Shituke là bước kết thúc của quy trình 5S, nhằm đảm bảo 5S được cải tiến liên tục để duy trì vệ sinh và tiến hành kiểm tra. Ở bước này, thúc đẩy sự tự giác của nhân viên đóng vai trò quan trọng. 

Khi mới áp dụng 5S, doanh nghiệp có thể sẽ gặp một số khó khăn trong thực hiện từng bước của quy trình. Lúc này, doanh nghiệp cần kiên trì để biến 5S sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa, giúp tạo nên một tổ chức có trách nhiệm với môi trường và xã hội. Mục đích chính của Shituke là đảm bảo sự chuẩn chỉnh của quy tắc 5S và thúc đẩy sự nâng cao chất lượng công việc, tinh thần trách nhiệm và tăng cường sự tự động trong quá trình sản xuất.

Hy vọng với bài viết này, bạn đã hiểu hơn về nguyên tắc 3D 5S là gì, lợi ích của nguyên tắc 3D 5S cũng như và các thành phần của nguyên tắc này. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp tăng mức độ liên kết, khả năng thực hiện 3D 5S hiệu quả hơn, hãy truy cập vào HappyTime.vn để trải nghiệm ngay từ hôm nay.

Tại HappyTime, bạn có thể vận dụng các tính năng hấp dẫn như: HappyGame – Gamification, bảng tin nội bộ,… của HappyTime. Những tính năng này giúp kích thích động lực và tăng cường sự tham gia của nhân viên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ 3D 5S hiệu quả hơn.

5S là một quy tắc được áp dụng để văn phòng, không gian làm việc được sạch sẽ gọn gàng. Và Seiso – Sạch sẽ là một trong các bước của quy tắc này. Cùng Blog HappyTime tìm hiểu về Sạch sẽ trong 5S là gì và checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ như thế nào nhé.

Sạch sẽ trong 5S là gì?

Sạch sẽ (Seiso – Shine) là một phần của quy tắc 5S bên cạnh 4 yếu tố khác là Seiri – Sort (Sàng lọc), Seiton – Set in order (Sắp xếp), Seiketsu – Standardize (Săn sóc) và Shitsuke – Sustain (Sẵn sàng). Với Sạch sẽ trong 5S,  trong đó chú trọng đến việc giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng. Điều này có thể bao gồm việc dọn dẹp rác, lau chùi bụi bẩn và giữ cho mọi thứ trong khu vực thực hiện 5S. Sạch sẽ cũng có thể áp dụng cho cả nơi làm việc và công cụ làm việc của bạn.

Việc áp dụng Sạch sẽ có thể mang lại nhiều lợi ích cho công việc của bạn. Ví dụ như:

• Giúp giảm thiểu sự cố và tai nạn do một môi trường làm việc không an toàn hoặc bẩn thỉu.
• Giúp tăng hiệu quả, năng suất bằng cách giúp bạn tìm kiếm, truy cập công cụ và tài liệu nhanh chóng hơn. 
• Làm cho nơi làm việc của bạn trở nên thoải mái và dễ chịu hơn, giúp tăng tính tập trung và sự tập trung của bạn.

Sạch sẽ trong 5S được thực hiện như thế nào?

Quá trình thực hiện bước Sạch sẽ trong 5S sẽ còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy vậy nhìn chung sẽ bao gồm những hoạt động chính như sau:

• Xác định khu vực cần dọn dẹp, phân công trách nhiệm và lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày/tuần/tháng).
• Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ vệ sinh phù hợp với khu vực, vật dụng cần có để vệ sinh, dọn dẹp.
• Vệ sinh theo các nguyên tắc và lịch đã được xác định ở trên.

Thông thường, các doanh nghiệp có thể thực hiện vệ sinh, dọn dẹp theo các nguyên tắc như từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài. Việc áp dụng nguyên tắc này sẽ giúp ngăn chặn, giảm thiểu và loại bỏ tối đa các nguồn gây mất vệ sinh sạch sẽ trong doanh nghiệp.

Các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ

Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ sẽ khác nhau. Tuy vậy, dưới đây sẽ là một số checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Trách nhiệm thực hiện

• Nhân viên phụ trách thực hiện dọn dẹp có làm việc theo đúng lịch được phân công không?
• Nhân viên có áp dụng đúng những tiêu chuẩn liên quan đến quá trình dọn dẹp đã được quy định hay không?
• Nhân viên có thực hiện báo cáo về quá trình áp dụng 5S nói chung và bước Sạch sẽ trong 5S không?
• Tính tự giác, thái độ trong quá trình thực hiện như thế nào?

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Các hạng mục thực hiện

• Mức độ sạch sẽ của khu vực được phân công dọn dẹp như thế nào?
• Các loại dụng cụ, thiết bị, hồ sơ, tài liệu,… có được giữ gìn không, có được đặt ở những khu vực có điều kiện bảo quản phù hợp không?
• Có tài liệu, dụng cụ, thiết bị,… nào không thể sử dụng được do nguyên nhân từ môi trường xung quanh không được sạch sẽ không?
• Mức độ hài lòng của nhân viên đối với không gian làm việc sau khi được dọn dẹp như thế nào?
•  Kiểm tra thực tế xem các lối đi, sàn nhà, tường, rèm cửa và các vật dụng khác như tủ giá, bàn ghế, các thiết bị văn phòng… có rác thải, bụi bám, mạng nhện hoặc bất cứ dấu hiệu nào về tình trạng vệ sinh, thẩm mỹ kém không?

Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ: Quá trình xử lý rác thải

• Các thùng chứa rác trong khu vực dọn dẹp có được trang bị đầy đủ không?
• Vị trí đặt các thùng rác có phù hợp không? Những vị trí đó có được dọn dẹp sạch sẽ và đổ rác thường xuyên không?
• Nếu doanh nghiệp có các rác thải nguy hiểm, nguy hại thì chúng có được xử lý đúng quy định hay không?
• Quá trình xả thải rác có được phân loại theo quy định của doanh nghiệp không?

Cách thực hiện checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ

Để thực hiện được các checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Kiểm tra về quá trình các bước trước đó của 5S là Sàng lọc và Sắp xếp đã được thực hiện hay chưa.
• Bước 2: Lựa chọn những nội dung cần có kiểm tra, thực hiện bước sạch sẽ để đưa vào checklist.
• Bước 3: Xây dựng thang điểm đánh giá cho các nội dung trong checklist. Bạn có thể lựa chọn thang điểm theo 2 cách là thang điểm số từ 1 – 5 (hoặc 1 – 10), hoặc lựa chọn theo các cụm từ mức độ như Không hoàn thành – hoàn thành vừa đủ – đã hoàn thành – hoàn thành xuất sắc.

Nhìn chung, Sạch sẽ (Seiso – Shine) là một phần quan trọng của quy tắc 5S, khi triển khai hiệu quả sẽ đảm bảo sự thành công cho toàn bộ quá trình áp dụng 5S trong tổ chức. Vì vậy, hãy luôn đảm bảo yếu tố sạch sẽ được thực hiện phù hợp với các checklist ở trên. Hy vọng những Checklist kiểm tra 5S về sạch sẽ ở trên sẽ hữu ích cho bạn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime ngay để tiếp cận với giải pháp hỗ trợ quá trình thực hiện 5S dễ dàng và hiệu quả hơn. Với các tính năng Gamification, truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng,… HappyTime sẽ giúp bạn thông báo và thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Tìm hiểu thêm: Kỷ luật và động lực – Giải pháp thúc đẩy sự tự giác của nhân viên

Quy tắc 5S là cách tiếp cận khoa học và hiệu quả trong việc quản lý và tổ chức không gian văn phòng. Khi môi trường làm việc được bố trí một cách hợp lý, nhân viên có thể dễ dàng cải thiện năng suất và hiệu quả công việc. Cùng Blog HappyTime tìm hiểu rõ hơn về 5S văn phòng nhé.

5S văn phòng là gì?

5S văn phòng (hay 5S Kaizen) – có nguồn gốc từ Nhật Bản, là một phương pháp quản lý và tổ chức không gian văn phòng một cách khoa học và hiệu quả, được xây dựng dựa trên những kinh nghiệm và quy chuẩn rút ra từ việc quản lý chất lượng trong công việc. Quy tắc này bao gồm 5 từ được bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật, bao gồm các bước sau:

• Seiri – Sort: Sàng lọc
• Seiton – Set in order: Sắp xếp
• Seiso – Shine: Sạch sẽ
• Seiketsu – Standardize: Săn sóc
• Shitsuke – Sustain: Sẵn sàng

Lợi ích khi áp dụng 5S văn phòng là gì?

Áp dụng 5S văn phòng hiệu quả sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó có 3 lợi ích chính là:

Tăng năng suất và hiệu quả làm việc

Một trong những lợi ích chính của việc áp dụng 5S Kaizen trong văn phòng là tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Phương pháp này giúp loại bỏ các vật dụng không cần thiết, tăng tính tiện lợi và tránh lãng phí thời gian, từ đó giúp:

• Giảm thời gian tìm kiếm: Với không gian văn phòng được tổ chức gọn gàng, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu, công cụ và thiết bị mà họ cần để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm thời gian tìm kiếm và tăng thời gian để tập trung vào công việc chính.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phương pháp 5S cũng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách loại bỏ các hoạt động lãng phí. Nhân viên có thể thực hiện công việc của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, tăng năng suất làm việc của họ.
• Tăng sự tập trung và tránh xao nhãng: Với không gian văn phòng được sắp xếp ngăn nắp, nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng giúp tránh được xao nhãng và giữ cho tâm trí của nhân viên luôn tập trung vào công việc.
• Nâng cao hiệu quả công việc: Khi không gian văn phòng được sắp xếp hợp lý, nhân viên có thể tiết kiệm được thời gian và năng lượng khi thực hiện các công việc. Điều này giúp nâng cao hiệu quả công việc của họ, từ đó tăng năng suất làm việc của tổ chức.
• Giảm căng thẳng và áp lực: Một không gian văn phòng gọn gàng và sạch sẽ giúp giảm căng thẳng và áp lực đối với nhân viên. Họ có thể làm việc trong một môi trường thoải mái và tạo ra một tinh thần tích cực, tăng năng suất làm việc của họ trong thời gian dài.

Cải thiện chất lượng dịch vụ của tổ chức

Việc sử dụng phương pháp 5S trong môi trường văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ của tổ chức. Điều này được chứng minh bởi các lý do sau:

• Nâng cao năng suất và hiệu quả: Thông qua việc áp dụng quy trình 5S văn phòng, các nhân sự trong công ty có thể đảm bảo rằng tất cả các vật dụng và tài liệu cần thiết đều được sắp xếp, bố trí một cách hợp lý, từ đó giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc, giảm nhầm lẫn, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Điều này dẫn đến chất lượng dịch vụ tốt hơn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn.
• Tinh thần hợp tác và gắn kết: 5S khuyến khích sự hợp tác và gắn kết giữa các nhân viên, giúp họ cùng nhau giải quyết vấn đề và đưa ra giải pháp tốt nhất cho khách hàng. Điều này cũng giúp tổ chức đáp ứng nhanh hơn và linh hoạt hơn trong việc cung cấp dịch vụ.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: 5S giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng khả năng sử dụng tài sản. Điều này cho phép tổ chức dành nhiều thời gian hơn cho việc cải tiến dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Một văn phòng sạch sẽ và ngăn nắp sẽ dễ dàng tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác. Điều này giúp khách hàng tin tưởng hơn vào chất lượng dịch vụ của tổ chức, đồng thời đảm bảo rằng khách hàng có thể tìm kiếm thông tin và nhận được hỗ trợ một cách dễ dàng.
• Khuyến khích sự cải tiến liên tục: 5S khuyến khích sự đổi mới và cải tiến liên tục trong tổ chức. Khi nhân viên thường xuyên kiểm tra và đánh giá quy trình làm việc, họ sẽ phát hiện ra những cải tiến cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Tăng sự tự tin và trách nhiệm của nhân viên

Áp dụng 5S trong văn phòng giúp tăng cường đáng kể sự tự tin và trách nhiệm của nhân viên thông qua các yếu tố:

• Môi trường làm việc gọn gàng và ngăn nắp: Khi không gian văn phòng được sắp xếp hợp lý, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc. Điều này giúp họ tập trung hơn vào công việc, tăng cường sự tự tin và khả năng đưa ra quyết định.
• Nâng cao tinh thần hợp tác: 5S giúp nhân viên ý thức được vai trò của mình trong việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này khuyến khích họ hợp tác với đồng nghiệp để cùng đảm bảo văn phòng luôn ở trong tình trạng tốt nhất.
• Rõ ràng trách nhiệm: Khi áp dụng 5S, mỗi nhân viên sẽ hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc quản lý, bảo quản, và sử dụng tài sản công ty. Điều này giúp họ chủ động hơn trong công việc và đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổ chức.
• Tính kỷ luật và tự giác: 5S đòi hỏi nhân viên thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các nguyên tắc tổ chức. Điều này giúp họ phát triển tính kỷ luật, tự giác và có trách nhiệm cao hơn trong công việc.
• Tạo ấn tượng tốt: Một văn phòng sạch sẽ và gọn gàng tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng, đối tác, và đồng nghiệp. Nhân viên sẽ tự hào về nơi làm việc của mình và nỗ lực hơn để đạt được kết quả tốt trong công việc.

Áp dụng 5S văn phòng như thế nào?

Để thực hiện 5S văn phòng, bạn sẽ cần thực hiện từng S trong 5S theo thứ tự như sau:

Seiri – Sort (sàng lọc)

Bước đầu tiên khi thực hiện quy trình 5S văn phòng là sàng lọc và tối giản hóa vật dụng trong khu vực, không gian làm việc. Để thực hiện bước này, bạn cần thực hiện những hoạt động như:

• Xác định và phân loại các vật dụng cần thiết và không cần thiết trong văn phòng.
• Các vật dụng không cần thiết nên được loại bỏ hoặc chuyển đến nơi khác để không chiếm diện tích và gây cản trở trong quá trình làm việc.
• Các vật dụng cần thiết nên được phân loại, sắp xếp thành các danh mục cụ thể, đánh dấu nhãn và xác định khu vực hoặc phòng lưu trữ.

Việc sàng lọc, tối giản hóa các vật dụng trong văn phòng giúp tăng cường sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.

Seiton – Set in order (sắp xếp)

Sau khi loại bỏ những vật dụng không cần thiết, việc sắp xếp lại các vật dụng còn lại trong văn phòng là bước rất quan trọng. Trong quá trình này, bạn cần thực hiện những hoạt động như:

• Xác định vị trí phù hợp cho từng loại vật dụng để dễ dàng lấy và sử dụng.
• Nên sắp xếp các vật dụng theo nhóm tương tự nhau, chẳng hạn như các loại tài liệu, thiết bị, công cụ,… nên được sắp xếp cùng nhau trong một ngăn hoặc hộp. 
• Đặt các vật dụng thường xuyên sử dụng ở vị trí dễ dàng tiếp cận, còn các vật dụng ít sử dụng hơn có thể được đặt ở những vị trí khó tiếp cận hơn để tiết kiệm diện tích.
• Việc sắp xếp vật dụng còn phải đảm bảo rằng chúng không gây cản trở hoặc ảnh hưởng đến không gian làm việc của nhân viên khác.

Seiso – Shine (sạch sẽ)

Bước thứ ba trong quy trình 5S là làm sạch văn phòng, giúp tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái hơn. Bước này cũng sẽ giúp tăng năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên. Để thực bước Sạch sẽ trong 5S văn phòng, bạn nên:

• Xác định các vùng bẩn và vết bẩn trên các bề mặt, sau đó lau sạch bằng các dụng cụ và chất tẩy rửa phù hợp.
• Làm sạch và vệ sinh các bề mặt bàn làm việc, ghế, tủ, kệ, sàn nhà và cửa sổ. 
• Đặc biệt, bạn cần chú ý đến các khu vực dễ bị bẩn như bàn phím, chuột, điện thoại và các thiết bị điện tử khác. 
• Thực hiện bước sạch sẽ một cách định kỳ giúp duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, giúp tăng năng suất và giảm thiểu nguy cơ lây nhiễm và ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên.

Seiketsu – Standardize (săn sóc)

Bước thứ tư trong quy trình 5S là Săn Sóc (Seiketsu), có nghĩa là thực hiện các quy chuẩn – tiêu chuẩn hóa để đảm bảo rằng quy trình 5S được thực hiện đồng đều, hiệu quả trong toàn bộ văn phòng. Để thực hiện bước này, bạn nên:

• Xác định các tiêu chuẩn cho việc sắp xếp, sạch sẽ và tổ chức văn phòng. Các tiêu chuẩn này nên được đưa ra một cách rõ ràng và minh bạch để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên trong văn phòng đều hiểu và tuân thủ chúng.
• Đưa ra một danh sách các tiêu chuẩn cho việc sắp xếp các vật dụng, quản lý tài liệu, và sử dụng các thiết bị trong văn phòng. Các tiêu chuẩn này có thể bao gồm cách đặt tài liệu trên bàn làm việc, cách xếp các thiết bị trong tủ đồng bộ, và cách sử dụng và bảo quản các dụng cụ làm việc.
• Các tiêu chuẩn này cần được xem xét và cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng vẫn phù hợp với các nhu cầu của văn phòng trong quá trình phát triển.
• Để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn được tuân thủ, các nhân viên trong văn phòng cần được đào tạo về quy trình 5S và các tiêu chuẩn liên quan.

Shitsuke – Sustain (sẵn sàng)

Bước cuối cùng trong quy trình 5S là duy trì và liên tục cải tiến. Để đạt được mục tiêu này, có thể áp dụng các phương pháp như:

• Đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý thời gian.
• Chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức về quy trình 5S văn phòng.
• Tạo ra các bản báo cáo định kỳ để đánh giá hiệu quả quy trình và đề xuất các cải tiến mới. Việc này giúp đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả, đồng thời giúp tăng sự hiệu quả và năng suất trong công việc của nhân viên.

Các công cụ và tài liệu hỗ trợ áp dụng 5S trong văn phòng

Để thực hiện 5S trong văn phòng, bạn sẽ cần phải có các công cụ và tài liệu hỗ trợ. Dưới đây sẽ là một số công cụ và tài liệu hỗ trợ áp dụng 5S trong văn phòng thành công.

Danh sách công cụ hỗ trợ 5S trong văn phòng

Để thực hiện 5S, bạn nên chuẩn bị những công cụ hỗ trợ như sau:

• Bảng điểm kiểm tra 5S: Bảng điểm kiểm tra 5S giúp đánh giá mức độ hoàn thành 5S trong văn phòng. Nó giúp đo lường tiến độ của quá trình triển khai 5S và đưa ra các giải pháp cải thiện.
• Bảng phân loại đồ vật: Bảng phân loại đồ vật giúp định danh và phân loại các đồ vật trong văn phòng. Bạn có thể chia nhóm các đồ vật theo tính chất, công dụng hoặc thời gian sử dụng.
• Bảng phân tích không gian làm việc: Bảng phân tích không gian làm việc giúp đánh giá không gian làm việc hiện tại và đưa ra các giải pháp cải thiện. Bảng này giúp bạn xác định nơi nào cần được tối ưu hóa, giúp tăng năng suất và cải thiện chất lượng công việc.

Danh sách tài liệu hỗ trợ 5S trong văn phòng

Bên cạnh các ông cụ hỗ trợ, bạn cũng cần chuẩn bị thêm các tài liệu khác để quá trình thực hiện 5S trong văn phòng được hiệu quả. Ví dụ như sau:

• Sách hướng dẫn 5S: Sách hướng dẫn 5S là một tài liệu cần thiết cho quá trình triển khai 5S trong văn phòng. Nó giúp bạn hiểu rõ hơn về 5S và cách triển khai nó trong môi trường văn phòng.
• Tài liệu hướng dẫn về sắp xếp đồ vật: Tài liệu hướng dẫn về sắp xếp đồ vật giúp bạn hiểu rõ hơn về cách phân loại và sắp xếp đồ vật trong văn phòng. Nó giúp bạn tối ưu hóa không gian làm việc và giảm bớt thời gian tìm kiếm đồ vật.

Các bước đánh giá, kiểm soát hiệu quả áp dụng 5S văn phòng

Để đánh giá và kiểm soát hiệu quả áp dụng 5S văn phòng, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Xác định tiêu chuẩn 5S: Đầu tiên, cần xác định các tiêu chuẩn 5S phù hợp với văn phòng của bạn. Các tiêu chuẩn này sẽ giúp đánh giá mức độ áp dụng 5S của văn phòng.
• Tiến hành đánh giá: Sử dụng các tiêu chuẩn đã xác định, bạn có thể tiến hành đánh giá mức độ áp dụng 5S. Đánh giá này sẽ giúp bạn biết được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của hệ thống 5S hiện tại.
• Lập kế hoạch cải thiện: Dựa trên kết quả đánh giá, bạn có thể lập kế hoạch cải thiện cho hệ thống 5S. Kế hoạch này cần được thực hiện một cách cụ thể và có thời gian thực hiện rõ ràng.
• Thực hiện kế hoạch: Tiếp đó, bạn cần thực hiện kế hoạch đã lập để cải thiện hệ thống 5S. Việc thực hiện này cần được thực hiện đầy đủ và đúng thời gian quy định.
• Kiểm soát hiệu quả: Cuối cùng, bạn cần thực hiện kiểm soát hiệu quả của hệ thống 5S mới. Việc kiểm soát này giúp bạn đánh giá lại mức độ áp dụng 5S và xác định những điểm cần cải thiện trong tương lai.

Tóm lại, áp dụng quy tắc 5S văn phòng là một cách hiệu quả để quản lý, tổ chức không gian làm việc. Từ đó giúp cho không gian làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp mà còn giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. 

Bên cạnh đó, nếu bạn muốn quản lý và giám sát quá trình thực hiện 5S dễ dàng hơn, hãy truy cập và trải nghiệm HappyTime.vn từ hôm nay nhé. Với các tính năng Gamification, truyền thông nội bộ, bạn có thể dễ dàng thông báo, thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ 5S hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Kỷ luật và động lực – Giải pháp thúc đẩy sự tự giác của nhân viên

Quy trình 5S khi thực được thực hiện thành công có thể mang đến kết quả đáng kinh ngạc thông qua kỷ luật tại công ty của bạn. Vậy, quy trình 5S là gì và nên triển khai quy trình này như thế nào? bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây nhé.

Giới thiệu về quy trình 5S là gì?

Quy trình 5S Kaizen là một trong những công cụ đầu tiên có thể được áp dụng trong một công ty đang bắt đầu con đường văn hóa cải tiến liên tục. Việc triển khai 5S giúp xác định các quy tắc đầu tiên để loại bỏ lãng phí, duy trì môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và sạch sẽ. Phương pháp này được phổ biến bởi Taiichi Ohno và Shigeo Shingo. Taiichi Ohno là người đã thiết kế Hệ thống sản xuất Toyota, trong khi Shigeo Shingo đưa ra khái niệm về poka-ách.

Quy trình 5S dễ dàng cho mọi người bắt đầu sử dụng và không yêu cầu bất kỳ phân tích kỹ thuật nào. Bên cạnh đó, quy trình này cũng có thể được mở rộng để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của các công ty. Với cách tiếp cận linh hoạt và tập trung vào việc nâng cao hiệu suất và sự hiệu quả của công việc, phương pháp 5S có thể được áp dụng linh hoạt.

Ví dụ như ở các loại hình công ty, từ nhà máy sản xuất đến văn phòng, doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia lớn — và ở cả khu vực tư nhân và công cộng. Quy trình 5S bao gồm:

• Sàng lọc – Seiri – Sort: Loại bỏ vật dụng không cần thiết.
• Sắp xếp – Seiton – Straighten: Sắp xếp vật dụng theo tần suất sử dụng.
• Sạch sẽ – Seiso – Shine: Dọn dẹp nơi làm việc và loại bỏ nguồn bẩn.
• Săn sóc – Seiketsu – Standardize: Đặt tiêu chuẩn vệ sinh cao, có bố cục trưng bày phù hợp.
• Sẵn sàng – Shitsuke – Sustain: Thực hành 5S và kiểm tra thường xuyên.

10 bước thực hiện quy trình 5S

Để thực hiện quy trình 5S trong công ty, doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo ngay 10 bước sau:

Bước 1: Đánh giá thực trạng 5S tại tổ chức

Trước khi áp dụng quy trình 5S, bạn cần thực hiện một bài kiểm tra đơn giản để đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức hoặc khu vực làm việc của bạn. Bạn có thể trả lời những câu hỏi sau đây để xác định xem quá trình thực hiện 5S tại tổ chức đang ở mức độ nào:

• Bạn thường tìm kiếm lâu để tìm một công cụ cụ thể hoặc tài liệu?
• Có nhiều vật dụng không cần thiết hay không còn sử dụng trong khu vực làm việc của bạn?
• Có nhiều vật dụng hoặc thiết bị trong khu vực làm việc của bạn bị hỏng hoặc không hoạt động được?
• Khu vực làm việc của bạn có bụi bẩn, rác rưởi và cặn bã không cần thiết không được làm sạch thường xuyên?
• Các quy trình và quy định về an toàn làm việc không được tuân thủ đầy đủ trong khu vực làm việc của bạn?

Nếu bạn trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào trên, thì phương pháp 5S có thể giúp bạn cải thiện hiệu suất và năng suất của tổ chức hoặc khu vực làm việc của bạn. Bằng cách thực hiện các bước của phương pháp 5S, bạn sẽ giúp đẩy nhanh quá trình sản xuất và làm việc hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sự lãng phí và tăng cường sự tổ chức và an toàn trong khu vực làm việc của bạn.

Bước 2: Thành lập đội ngũ đào tạo quy trình 5S

Để triển khai 5S, bạn cần thực hiện đào tạo cho toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Do đó, chọn một nhóm nhân viên đáng tin cậy và đam mê để họ thực hiện nhiệm vụ này là điều cần thiết. Bạn cần thành lập đội nhóm này để giúp tổ chức thu hút sự tham gia của nhân viên.

Họ sẽ là những người được đào tạo bởi những chuyên gia về thực hiện quy trình 5S. Sau đó, họ sẽ thực hiện đào tạo lại và giúp nhân viên khác hiểu về các khái niệm cơ bản của 5S. Mỗi một nhân viên trong nhóm này sẽ làm việc với bộ phận cụ thể của họ và đặt thời gian cũng như mục tiêu cho nhóm trong bộ phận đó.

Bước 3: Lên kế hoạch và lộ trình thực hiện 5S

Sau khi đã chuẩn bị tài nguyên về con người, bạn cần lên các kế hoạch, lộ trình để thực hiện 5S để đạt hiệu quả hơn. Bạn có thể tham khảo thêm về các mẫu kế hoạch thực hiện 5S phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, tổ chức tại bài viết: “Tổng hợp các mẫu kế hoạch thực hiện 5s chuẩn tham khảo”.

Bước 4: Thực hiện thí điểm quy trình 5S

Khi tất cả các phòng ban đều nhận thức được mục đích và lợi ích của 5S, thì quá trình triển khai 5S sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả như mong muốn, các phòng ban cần thực hiện nhiều bước chuẩn bị trước khi bắt đầu triển khai.  Để tránh các trường hợp sai sót xảy ra, bạn sẽ cần phải thực hiện thí điểm ở một số khu vực nhất định để đánh giá hiệu quả trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức. 

Bước 5: Đào tạo và mở rộng 5S trong tổ chức

Sau khi thực hiện thí điểm quy trình 5S thuận lợi, bạn có thể bắt đầu thực hiện mở rộng 5S cho tổ chức của mình. Để đảm bảo việc triển khai 5S hiệu quả, tổ chức cần đào tạo tất cả nhân viên trở thành những người nắm vững kiến thức về 5S. Các trưởng nhóm có thể giải thích các ví dụ và chia sẻ kinh nghiệm của mình về việc thực hiện 5S để tạo động lực cho nhân viên. 

Việc đào tạo nhân viên sẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tăng cường kiến thức,  kỹ năng về 5S, nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Hơn nữa, đây cũng là cơ hội để mọi nhân viên hướng đến mục tiêu chung và đóng góp vào sự thành công của công ty.

Bước 6: Giám sát và tạo điều kiện triển khai 5S

Sau khi bạn đã hoàn thành việc đào tạo cho tất cả nhân viên của mình về cách thực hiện các bước 5S đúng cách, điều quan trọng tiếp theo là giám sát quá trình nhân viên thực hiện. Để đảm bảo việc thực hiện 5S đúng, hiệu quả, các trưởng nhóm trong mỗi bộ phận sẽ phải đảm nhận trách nhiệm thu thập các chỉ số hiệu suất và chia sẻ chúng với ban quản lý triển khai quy trình 5S.

Tuy nhiên, nhân viên có thể gặp khó khăn hoặc cần hướng dẫn về cách triển khai 5S trong các lĩnh vực tương ứng với công việc của họ. Trong trường hợp này, các nhà đào tạo nội bộ có thể giúp đỡ nhân viên bằng cách trả lời các câu hỏi và giải đáp các thắc mắc của họ. 

Từ đó sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những gì mình đang làm và những gì được kỳ vọng sẽ làm trong quá trình triển khai 5S. Chính vì vậy, việc hỗ trợ nhân viên trong quá trình triển khai 5S là rất cần thiết để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án này.

Bước 7: Yêu cầu báo cáo hàng tuần, hàng tháng

Để đảm bảo rằng quy trình 5S đang diễn ra đúng hướng, bạn nên tiến hành kiểm tra thường xuyên và cập nhật tiến độ từng tuần. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, cần đưa ra giải pháp kịp thời để khắc phục.

Ngoài ra, cần phải duy trì việc liên lạc thường xuyên giữa các bộ phận để đảm bảo rằng tất cả đều đang làm việc theo kế hoạch. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể xem xét thêm các quy trình và quy định để tăng cường hiệu quả trong việc quản lý dự án.

Bước 8: Đánh giá và đo lường kết quả thực hiện

Trong quá trình triển khai quy trình 5S cho doanh nghiệp, quá trình đánh giá và đo lường hiệu quả cần được tiến hành theo định kỳ để đưa ra những phân tích cụ thể về hiệu suất thực hiện. Điều này có thể bao gồm việc đo lường:

• Độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu về quy trình thực hiện 5S.
• Đánh giá sự hiệu quả của việc triển khai các biện pháp 5S.
• Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất và đề xuất các giải pháp cải tiến.

Bước 9: Xác nhận sai sót, ghi nhận thành tích

Trong quá trình kiểm tra hiệu suất triển khai quy trình 5S, bạn cần phải lưu ý ghi nhận những sai sót, lỗ hổng còn tồn đọng và cố gắng khắc phục. Bạn có thể hỏi nhân viên của mình xem họ có bất kỳ vấn đề nào trong việc hiểu quy trình hay không. Điều quan trọng là phải đảm bảo việc triển khai 5S suôn sẻ và hoàn hảo.

Bên cạnh đó, những nhân viên thành công trong việc đạt được các mục tiêu của họ phải được đánh giá cao và những nỗ lực của họ phải được ghi nhận. Sáng kiến này duy trì động lực làm việc cao cho nhân viên.

Bước 10: Chuẩn hóa, cải tiến quy trình 5S

Bước cuối cùng trong triển khai quy trình 5S chính là thực hiện chuẩn hóa và cải tiến quy trình 5S thường xuyên. Điều này sẽ giúp bạn có thể đạt được hiệu quả và giúp doanh nghiệp vận hành, phát triển tốt hơn nhờ vào 5S.

Làm thế nào để thực hiện 5S hiệu quả hơn?

Vậy, làm thế nào để thực hiện 5S hiệu quả hơn, hãy cùng tham khảo ngay những lưu ý sau đây nhé:

4 yếu tố cần có để triển khai 5S thành công

Một quy trình 5S muốn triển khai thành công cần đảm bảo 4 yếu tố chính sau đây:

• Lãnh đạo cam kết và hỗ trợ: Lời động viên và hỗ trợ từ ban lãnh đạo tạo động lực cho nhân viên áp dụng phương pháp 5S tốt hơn.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy tắc và phương pháp thực hiện 5S giúp cho quá trình triển khai hệ thống 5S không mấy khó khăn.
• Tự nguyện tham gia: Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người để họ tự chủ động tiến hành quy trình 5S như thói quen.
• Lặp lại với tiêu chuẩn cao hơn: Quy trình 5S cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ để duy trì và cải tiến công tác quản lý của tổ chức.

Các khó khăn thường gặp – cách khắc phục trong triển khai 5S

Trong quá trình triển khai 5S cho tổ chức, bạn cần lưu ý những khó khăn thường gặp phải và cách khắc phục như sau:

• Thiếu sự cam kết của lãnh đạo: Cần đưa ra những hình thức cam kết để thúc đẩy lãnh đạo thực hiện 5S cùng nhân viên như văn bản cam kết, chế độ thưởng – phạt,…
• Quá trình tuyên truyền 5S chưa thực sự hiệu quả: Có thể khắc phục bằng việc đẩy mạnh các hoạt động truyền thông nội bộ, đưa thông tin qua email, các buổi họp định kỳ,… để nhân viên hiểu hơn về 5S.
• Thiếu sự hỗ trợ từ các chuyên gia và đào tạo bài bản cho nhân viên: Doanh nghiệp có thể mời các chuyên gia về 5S triển khai đào tạo cho một nhóm nhân viên chỉ định. Từ nhóm nhân viên đó có thể thực hiện các buổi hướng dẫn, đào tạo bài bản hơn cho nhân viên.
• Thiếu sự giám sát khi thực hiện 5S: Nên áp dụng những phương pháp hoặc công cụ hỗ trợ giám sát quá trình 5S tại doanh nghiệp như công cụ quản lý chất lượng như PDSA, DMAIC hay Six Sigma.

Trên đây là bài viết tóm tắt về cách bạn có thể triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime ngay hôm nay để khám phá những tính năng hữu ích của nền tảng này, giúp quá trình thực hiện 5S được nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Với tính năng truyền thông nội bộ và Gamification nhằm tăng trải nghiệm nhân viên, HappyTime sẽ giúp bạn dễ dàng thông báo, thúc đẩy và khen thưởng nhân viên cho sự cống hiến của họ khi triển khai các hoạt động 5S.

Tìm hiểu thêm về những tính năng của HappyTime tại: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên

Là bước thứ 4 trong quy trình tổ chức nơi làm việc 5S Nhật Bản, “săn sóc” dễ gây hiểu lầm vì khó cắt nghĩa hơn các tiêu chí còn lại. Vậy, săn sóc trong 5S là gì? Làm sao để thúc đẩy tinh thần săn sóc hiệu quả trong tổ chức? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau!

Săn sóc trong 5S là gì?

Săn sóc (Seiketsu – Standardize), có nghĩa là “tiêu chuẩn hóa” việc sàng lọc, sắp xếp, dọn dẹp nơi làm việc, duy trì những việc đã thực hiện và cải tiến liên tục để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Săn sóc là bước thứ tư của phương pháp 5S, nhằm đặt ra những tiêu chuẩn mới về vệ sinh, ngăn nắp và thúc đẩy nhân viên tuân thủ theo các tiêu chuẩn đó.

Vai trò của săn sóc trong 5S là gì?

Vai trò của săn sóc trong 5S là ngăn chặn doanh nghiệp quay trở lại trạng thái vô tổ chức như ban đầu, đảm bảo duy trì nơi làm việc có sàng lọc, ngăn nắp và sạch sẽ theo đúng tiêu chuẩn và tối ưu hơn.

Seiketsu tối ưu và đẩy nhanh thời gian dọn dẹp hàng ngày

• Săn sóc trong 5S giúp duy trì sự sạch sẽ liên tục nên có thể rút ngắn thời gian dọn dẹp hàng ngày của nhân viên.
• Săn sóc đảm bảo rằng chỉ những đồ vật thực sự hữu ích mới được giữ lại và các công cụ phải được cất giữ đúng nơi quy định, như vậy là tối ưu việc Sàng lọc (Seiri) và Sắp xếp (Seiton).
• Săn sóc giúp nâng cao khả năng kiểm tra hiệu quả thực hiện 5S mỗi ngày đối với các thiết bị và cơ sở vật chất, bởi vì việc bảo trì và phòng ngừa rủi ro có thể được thực hiện trong thời gian sớm nhất có thể.

Seiketsu giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp

• Giảm các nguy cơ về sức khỏe và môi trường do nơi làm việc đã thường xuyên được loại bỏ bụi, chất lỏng, chất thải độc hại.
• Giảm nguy cơ trượt, ngã, tai nạn lao động nhờ đã làm sạch, sắp xếp ngăn nắp và đảm bảo an toàn lao động tại nơi làm việc.
• Giảm bào mòn, hư tổn máy móc, thiết bị nhờ việc làm sạch, kiểm tra và bảo trì thường xuyên.

Săn sóc Seiketsu tiêu chuẩn hóa chính 5S và doanh nghiệp

• Săn sóc trong 5S giúp giảm thời gian đào tạo cho nhân viên, vì các nhiệm vụ cơ bản đã được thực hiện suốt trong từng nhóm công việc, để mỗi nhân viên đều có kinh nghiệm để giải thích, hướng dẫn việc thực hiện 5S cho người mới.
• Seiketsu nhắc nhở nhân viên luôn hiểu đúng nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, điều này giúp giảm hoặc loại bỏ sự nhầm lẫn, sai sót khi thực hiện 5S tại nơi làm việc.
• Cải thiện tinh thần làm việc cho nhân viên bằng cách tạo ra môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện và an toàn. Điều này góp phần tăng chất lượng làm việc và ổn định năng suất.

Bí quyết thúc đẩy tinh thần săn sóc cho nhân viên

Để nhân viên duy trì được tinh thần săn sóc, chăm sóc văn phòng làm việc một cách chuẩn hóa và đưa công việc vào quy chuẩn, nhà lãnh đạo cần áp dụng các phương pháp như sau:

Tạo thói quen thực hiện 3S nhất quán

Doanh nghiệp bạn vẫn cần sử dụng các công cụ quen thuộc, mang tính trực quan hóa như lịch biểu phân công công việc, sơ đồ định vị các đồ vật/công cụ/tư liệu trong công ty, bản đánh giá/kiểm soát chất lượng thực thi 3S đầu tiên,…

Tuy nhiên, để nhân viên “duy trì” được hệ thống 3 bước Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ đó thì cần áp dụng các công cụ một cách hệ thống hơn:

Bước 1: Phân công nhiệm vụ cho nhân viên

Cần làm rõ với từng nhân viên công việc chính xác của họ là gì, làm khi nào, ở đâu, bằng cách nào để đảm bảo môi trường làm việc luôn được sàng lọc hiệu quả, sắp xếp gọn gàng, vệ sinh sạch sẽ. Doanh nghiệp bạn có thể in bảng phân công công việc, dán ở những nơi quan trọng để làm đầu mối, hoặc sử dụng các ứng dụng điện thoại nhắc lịch làm việc cho nhân viên.

Bước 2: Lồng ghép nghĩa vụ vào công việc hàng ngày

Để tránh tình trạng nhân viên lơ là với mô hình 5S, cần tận dụng các công cụ trực quan để liên tục “nhắc nhở” nhân viên. Doanh nghiệp bạn có thể in ra quy định, treo ở những nơi dễ trông thấy, nhắc đi nhắc lại khẩu hiệu thực hiện 5S mỗi ngày qua tin nhắn, email, mạng xã hội riêng của công ty,…

Bước 3: Kiểm tra tình trạng săn sóc

Dựa vào các bảng điểm đánh giá cho từng hạng mục sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ, doanh nghiệp bạn có thể đánh giá từng nhân viên về mức độ duy trì 3S của họ. Nên đánh giá định kỳ để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Và bảng đánh giá nên được công khai kèm với tuyên dương, phần thưởng để tạo động lực cho nhân viên thực hiện 3S.

Tìm hiểu thêm: Kỷ Luật Và Động Lực – Giải Pháp Thúc Đẩy Sự Tự Giác Của Nhân Viên

Ngăn ngừa mọi sự sai lệch khi thực hiện 3S

Bí quyết để thành công khi thực hiện săn sóc trong 5S là gì? Không thể chỉ dừng lại ở việc tạo thói quen duy trì 3S đầu tiên, mà còn cần nâng tầm ý chí của nhân viên lên mức luôn luôn “phòng ngừa” những sai lệch trong 5S.

Không thể cứ thấy dụng cụ bừa ra là lại yêu cầu nhân viên sắp xếp lại. Cũng không phải đợi đến lúc thấy bẩn rồi mới lau dọn. Khi đã tìm ra nguyên nhân của vấn đề, nhân viên cần nâng cao tinh thần đề phòng không cho chúng xảy ra nữa. Như vậy mới đúng là “chuẩn hóa”.

Có 3 điều cần ngăn ngừa trong khi thực hiện 5S trong doanh nghiệp là:

Ngăn ngừa việc tích lũy những vật dụng không cần thiết

Cần thúc đẩy nhân viên chủ động ngăn chặn việc nhập hàng, mua sắm đồ dùng văn phòng không cần thiết. Những gì không quan trọng thì không nên tốn tiền trang bị. Và nếu có đồ dùng nào tái sử dụng được mà đang bị đặt sai chỗ thì phải trả về đúng chỗ cho người khác có thể sử dụng được ngay khi cần.

Ngăn ngừa sự lộn xộn

Nhà quản trị cần yêu cầu nhân viên sử dụng các công cụ thực hiện 5S như nhãn dán, bảng hiệu, vạch phân cách, v.vv.. để quy định rõ ràng cách sắp xếp đồ dùng trong doanh nghiệp. Qua đó, thiết lập quy chuẩn và đào tạo cho nhân viên để hạn chế việc đặt đồ dùng sai vị trí.

Ngăn ngừa sự dơ bẩn

Cần tìm hiểu nguồn gốc, tác nhân gây ra những vết bẩn để đưa ra hướng giải quyết, phòng tránh kịp thời. Việc ngăn chặn từ gốc các yếu tố gây bẩn có thể giảm thiểu công việc dọn dẹp, lau chùi, làm sạch mỗi ngày của nhân viên.

Bài viết trên đây đã giải đáp chi tiết săn sóc trong 5S là gì. Với các giải pháp này, chắc hẳn doanh nghiệp bạn sẽ thực hiện tốt 5S nói chung và “săn sóc” nói riêng. Để được hỗ duy trì tốt 5S, phòng ngừa sai lệch xảy ra mà lại giảm thiểu áp lực cho bộ phận quản trị nhân sự, doanh nghiệp bạn nên tận dụng công nghệ vào vận hành và quản lý nhân viên.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo nền tảng quản trị nhân sự HappyTime với rất nhiều tiện ích hữu dụng như: Nhắc lịch chấm công đúng giờ, tạo bảng biểu phân công ca làm cho nhân viên, có bảng tin nội bộ giúp truyền tải thông tin về 5S nhanh chóng, tặng sao vinh danh khen thưởng cho những cá nhân thực hiện tốt 5S,…

Với HappyTime, doanh nghiệp bạn có thể theo dõi quá trình thực hiện 5S của nhân viên và đưa ra những đánh giá chính xác nhất, nhằm điều chỉnh lại ngay nếu như có bất thường xảy ra. Để tìm hiểu kỹ hơn về HappyTime, bạn hãy theo dõi bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên nhé!

Sạch sẽ là bước thứ 3 trong mô hình quản lý doanh nghiệp 5S. Những doanh nghiệp áp dụng tốt 5S với đầy đủ các bước đều nhận được những giá trị thiết thực về văn hóa và doanh thu. Vậy, sạch sẽ trong 5S là gì? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Sạch sẽ trong 5S là gì?

Sạch sẽ (Seiso – 清掃) là bước số 3 trong phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc 5S của Nhật Bản. “Sạch sẽ” hiểu đơn giản nghĩa là “giúp mọi thứ được sạch sẽ bóng loáng” – ám chỉ hoạt động giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, giữ cho không gian, thiết bị, môi trường xung quanh được sáng sủa, sạch sẽ và an toàn.

Trong tất cả 5 bước “Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng”, Sạch sẽ là khâu vô cùng quan trọng, là chìa khóa giúp giải quyết hai bước đầu tiên. Bởi vì dù mọi thứ đã được sàng lọc và sắp xếp đúng vị trí, dễ tìm, dễ lấy, dễ dùng, nhưng nếu chúng đang trong tình trạng dơ bẩn, hỏng hóc thì cũng không làm được việc gì cả.

Mục tiêu của Seiso – “Sạch sẽ” trong 5S

Seiso được đưa vào quy trình triển khai 5S với 2 mục tiêu chính là:

Thiết lập tiêu chuẩn mới cho khái niệm “sạch sẽ” nơi làm việc

Đối với mỗi cá nhân, khái niệm sạch sẽ là khác nhau tùy thuộc vào kiến thức và mức độ kinh nghiệm đã tích lũy trong suốt cuộc đời. Vì thế, mỗi doanh nghiệp đều cần có một tiêu chuẩn mới cho khái niệm sạch sẽ để có thể cùng nhau xem xét, đánh giá tình huống nhất quán.

Nếu có thể đối sánh những gì mọi người nghĩ – với một tiêu chuẩn chung để xác định môi trường làm việc là sạch sẽ hay bẩn thỉu, gọn gàng hay lộn xộn, v.vv.. thì điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc tối ưu.

Duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ đó

Sự sạch sẽ không phải là điều mà mọi người có thể giải quyết chỉ trong một lần. Trong suốt quá trình làm việc, sẽ luôn có những yếu tố thiếu sạch sẽ, thiếu ngăn nắp phát sinh. Và nhiệm vụ của doanh nghiệp là liên tục loại bỏ chúng theo thời gian.

Dần dần, mọi người trong tổ chức sẽ nỗ lực để đạt được các cấp độ sạch sẽ khác nhau tại nơi làm việc. Cuối cùng là đạt được cấp độ sạch sẽ theo đúng tiêu chuẩn đã đặt ra từ đầu. Vậy là từ đầu đến cuối, doanh nghiệp đã liên tục duy trì sự sạch sẽ.

Tại sao S3 – “Sạch sẽ” lại quan trọng trong quản trị doanh nghiệp?

Tất cả mọi người đều dễ dàng nhận thức được tầm quan trọng của sạch sẽ trong 5S là gì. Chưa nói trong doanh nghiệp, công việc, chỉ cần nhìn nhận trong đời sống thường ngày, nếu chúng ta biết giữ cho bản thân và môi trường xung quanh được sạch sẽ, chắc hẳn toàn bộ cơ thể và tâm trí đều được thoải mái, khỏe khoắn và tràn đầy năng lượng.

Trong doanh nghiệp cũng vậy. Dù chỉ đơn giản là quét dọn, lau chùi không gian làm việc, các công cụ và vật dụng nơi làm việc, thì cũng là cách để mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức:

• Giữ cho môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng mát, dễ chịu.
• Tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái, giảm căng thẳng cho nhân viên.
• Đảm bảo mỹ quan, vẻ chuyên nghiệp cho không gian làm việc, tạo được ấn tượng tốt với các khách hàng ghé thăm.
• Thông qua lau dọn, giữ vệ sinh, các hỏng hóc ở dụng cụ, máy móc, thiết bị cũng sẽ được kịp thời phát hiện, từ đó có thể được bảo trì và thay mới đúng hạn, không ảnh hưởng đến năng suất lao động, không để lại rủi ro mất an toàn lao động.

Cách ứng dụng 5S “Sạch sẽ” vào môi trường doanh nghiệp

Vậy, cách để nhà quản trị áp dụng “Sạch sẽ” trong 5S là gì? Có 3 đầu việc cơ bản để doanh nghiệp hưởng lợi từ mô hình quản trị 5S, đặc biệt là với khâu làm sạch như sau:

Vệ sinh hàng ngày

Rõ ràng, ai cũng hiểu muốn làm cho công ty trông sạch sẽ, gọn gàng và dễ chịu thì phải có người thực hiện công tác vệ sinh hàng ngày. Hiện nay các công ty đều thuê nhân viên tạp vụ để giữ gìn vệ sinh chung. Tuy nhiên, điều đó là chưa đủ nếu như từng cá nhân trong doanh nghiệp không tự mình ý thức và thúc đẩy sự tự giác.

Để tuyên truyền và tạo được một thói quen tốt cho nhân viên thay vì chỉ nhắc nhở suông thì nhà quản trị nên thiết lập một bộ các quy tắc vệ sinh hàng ngày tại doanh nghiệp. Mẫu quy trình nên được xây dựng như sau:

• Bước 1 – Xác định đối tượng cần được vệ sinh: Phân ra các hạng mục cơ bản như hàng hóa (vật liệu, thành phẩm,…) thiết bị (máy móc, công cụ, bàn ghế,…), không gian (phòng, sàn, tường, hành lang, sảnh,…).
• Bước 2 – Phân chia nhiệm vụ cho nhân viên: Nhân viên cần tự giữ vệ sinh tại vị trí làm việc của mình, đồng thời tiếp nhận các khu vực riêng theo lịch trình có sẵn. Nhà quản trị cần lên lịch trình cho nhân viên, ghi rõ ai phụ trách khu vực nào, ngày nào, thời gian nào.
• Bước 3 – Xác định phương pháp: Với mỗi khu vực/đầu việc thì cần dụng cụ hỗ trợ là gì. Cần tiến hành vệ sinh sạch sẽ trong bao lâu, tần suất thế nào.
• Bước 4 – Chuẩn bị dụng cụ: Các loại dụng cụ để làm sạch nên được lưu trữ và sắp xếp khoa học ở những nơi dễ tìm, dễ lấy, dễ dùng và dễ trả.
• Bước 5 – Tiến hành làm sạch: Đảm bảo mọi chi tiết nhỏ nhất trong không gian làm việc đều được làm sạch cẩn thận.

Kiểm tra từng loại thiết bị

Trong quá trình làm sạch thì nhân viên cũng cần kiểm tra luôn tất cả mọi thứ mình phụ trách. Để xem có phương tiện, dụng cụ, máy móc nào có nguy cơ bị hỏng hóc hay không. Từ đó đưa ra biện pháp xử lý kịp thời để phòng tránh rủi ro.

Bảo trì và cải thiện

Trong trường hợp phát hiện ra có bất thường, hỏng hóc thì dù chỉ là những dấu hiệu nhỏ nhất cũng cần tiến hành bảo trì, sửa chữa và cải thiện ngay. Nếu nhân viên phát hiện ra dấu hiệu bất thường mà không thể tự giải quyết thì phải gửi yêu cầu đến bộ phận bảo trì để được hỗ trợ.

Mô hình 5S nói chung và bước S3 – Sạch sẽ nói riêng được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhằm tối giản chi tiêu, tối ưu doanh thu và gia tăng trải nghiệm nhân viên.

Bài viết trên đây cũng đã giải thích rõ sạch sẽ trong 5S là gì, cùng cách áp dụng hiệu quả vào trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ này của HappyTime sẽ giúp các nhà quản trị cùng với nhân viên của mình tối ưu được môi trường làm việc, có được động lực để tạo ra nhiều giá trị tích cực hơn cho tổ chức.

Các doanh nghiệp có thể tận dụng ứng dụng quản lý nhân sự HappyTime để lên lịch tự động, phân công công việc khoa học, công bằng và minh bạch để thúc đẩy nhân viên của mình có ý thức hơn trong việc giữ gìn vệ sinh chung tại nơi làm việc.

Bên cạnh tính năng xếp lịch làm việc thông minh, HappyTime còn rất nhiều tính năng hữu ích khác giúp các nhà quản trị giảm bớt gánh nặng công việc, tối ưu hóa năng suất lao động của nhân viên và gia tăng trải nghiệm hạnh phúc trong doanh nghiệp.

Để tìm hiểu thêm về HappyTime và cách mà HappyTime có thể giúp doanh nghiệp ứng dụng sạch sẽ trong 5S, bạn hãy tham khảo bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

Đối với các doanh nghiệp, có lẽ tiêu chuẩn 5S Nhật Bản đã không còn xa lạ. Đây là một trong những phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc tối ưu nhất hiện nay. Việc triển khai chương trình 5S cũng được chứng minh đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức. Vậy, lợi ích của 5S là gì?

Trong bài viết này, Blog HappyTime đã tổng hợp 6 lợi ích hàng đầu mà chương trình 5S mang lại cho các doanh nghiệp. Hy vọng có thể giúp các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội, áp dụng mô hình 5S vào chính sách quản trị một cách hiệu quả nhất.

Lợi ích của 5s là gì?

Mô hình 5S đề cập đến 5 bước: Sàng lọc (Seri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu) và Sẵn sàng (Shitsuke). Nhiều doanh nghiệp đã triển khai 5S nhằm giảm lãng phí, tối ưu năng suất thông qua duy trì nơi làm việc có trật tự và nhất quán.

Dưới đây là 5 lợi ích mà doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ mô hình quản trị 5S:

Giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp

Có nhiều chi tiêu trong doanh nghiệp thực sự không cần thiết và được coi là lãng phí. Lợi ích hàng đầu của 5S chính là ngăn chặn những sự lãng phí này.

Giả sử một nhân viên trong văn phòng của bạn cần giấy để in một đề xuất rất dài. Họ lấy một tệp giấy dày từ khu vực lưu trữ để in, còn giấy thừa thì họ để luôn trên bàn làm việc riêng của họ, hoặc là không bao giờ đụng đến nữa, hoặc là họ dùng luôn làm nháp và cuối cùng cũng vứt đi. Đến khi bạn cần in ấn, máy in lại hết giấy, khu vực lưu trữ cũng không còn. Bạn không thể in tài liệu cho đến khi công ty đặt mua thêm giấy. Đó là một sự lãng phí.

Trong trường hợp này, nếu áp dụng tiêu chí sàng lọc của 5S, nhân viên in ấn ban đầu chỉ cần lấy đủ số lượng giấy cần thiết cho bản in, còn giấy thừa để ngăn nắp tại khu lưu trữ là xong.

Ngăn ngừa các sự cố thiết bị

Yêu cầu của mô hình 5S là đào tạo nhân viên làm việc theo quy trình, trong đó họ phải làm sạch và kiểm tra mọi thiết bị trước và sau khi sử dụng. Nếu thực hiện được điều này, nhân viên có khả năng phát hiện các sự cố thiết bị tốt hơn trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng.

Giả sử một nhân viên sản xuất đang vệ sinh máy móc, nhận thấy một vũng dầu bám trên sàn thì lau sạch đi. Sau đó, họ tìm hiểu thêm xem nguồn gốc của vết dầu đó là đâu. Họ nhận ra một vết nứt nhỏ trên thân máy móc, có thể gây rò rỉ. Cuối cùng, họ báo cáo vấn đề với ban quản lý hoặc bộ phận phụ trách sửa chữa, ngăn chặn không để một vấn đề nhỏ trở nên tồi tệ hơn. Trên hết, hành động của nhân sự đó đã ngăn chặn mối nguy về an toàn lao động hoặc hệ thống sản xuất phải ngừng vận hành hoàn toàn.

Chỉ với một hành động nhỏ này, nhân viên đó đã áp dụng cùng lúc 3 tiêu chí là sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ rồi. 

Phòng ngừa tai nạn nơi làm việc

Một lợi ích của 5S rất thiết thực nữa là giúp nhân viên có thói quen giữ khu vực làm việc sạch sẽ và có tổ chức. Từ đó tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn, giảm thiểu tai nạn nghề nghiệp.

Ví dụ, ở công trường, người lao động có thói quen để các công cụ lung tung trên mặt đất. Nếu có người vấp phải thì rất nguy hiểm, sẽ bị ngã hoặc xảy ra thương tích. Công cụ cũng có thể bị hỏng sau khi va chạm. Hậu quả mà doanh nghiệp phải gánh chịu sau đó là khôn lường.

Áp dụng tiêu chí sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc trong 5S, người lao động chỉ cần để gọn các công cụ lao động vào đúng chỗ của chúng là xong.

Cải thiện năng suất lao động

Hợp lý hóa các hoạt động, nâng cao hiệu quả làm việc và tăng năng suất là lợi ích của 5S không thể bỏ qua. Khi nhân viên luôn biết chính xác vị trí của các vật dụng, công cụ hỗ trợ công việc thì họ có thể bắt tay vào làm việc ngay mà không mất thời gian tìm kiếm.

Áp dụng 5S đặc biệt có lợi cho các nhân viên mới dễ dàng làm quen với công việc và sớm tạo ra được giá trị cho doanh nghiệp. Với tiêu chí sẵn sàng trong 5S, mỗi cá nhân trong tổ chức cũng sẽ luôn sẵn sàng cho công việc, ý thức cao trách nhiệm của bản thân và luôn có tinh thần tự giác để làm việc một cách chủ động.

Tìm hiểu thêm: Làm Sao Để Nhân Viên Làm Việc Có Năng Suất Chất Lượng Hiệu Quả

Giảm sự căng thẳng của nhân viên nơi làm việc

Áp dụng các quy tắc của 5S, môi trường làm việc sẽ luôn được sắp xếp một cách khoa học, minh bạch, giúp cho nhân viên thực hiện công việc một cách thuận tiện hơn. Việc lấy thông tin và trao đổi giữa các nhân viên cũng diễn ra nhanh chóng, rõ ràng.

Đồng thời, không gian làm việc được dọn dẹp thường xuyên, tạo ra cảm giác sạch sẽ, dễ chịu cũng sẽ giúp các nhân viên làm việc thoải mái hơn. Có thể nói, 5S giúp mang lại trải nghiệm hạnh phúc, dễ chịu cho nhân viên ở nơi làm việc.

HappyTime hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng 5S hiệu quả

Thấu hiểu được những giá trị mà mô hình 5S mang lại cho doanh nghiệp, HappyTime đã nghiên cứu và hoàn thiện nền tảng quản trị nhân sự tối ưu. Cũng với các tính chất: Giảm lãng phí, giảm thủ tục rườm rà, tăng năng suất, tăng trải nghiệm nhân viên, không tốn kém, HappyTime sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách tinh gọn và hiệu quả hơn rất nhiều.

Phần mềm HRM HappyTime sở hữu các tính năng hấp dẫn:

• Kiểm soát thời gian làm việc, chấm công, tính lương cho nhân viên: Giảm bớt gánh nặng cho bộ phận quản trị nhân sự, giảm áp lực cho các nhân viên trong việc chấm công vào giờ cao điểm.
• Gửi và duyệt đơn trực tuyến tiện lợi: Giảm bớt thủ tục rườm rà, nhân viên không phải chờ đợi lâu, người quản lý không phải ký tá nhiều.
• Game hóa các hoạt động thường ngày của nhân viên ở nơi làm việc: Nhân viên được vinh danh, khen thưởng khi đi làm sớm hay có các thành tích nổi bật,… Nhờ vậy, nhân viên có được tinh thần tốt và động lực để làm việc.

Để tìm hiểu thêm về nền tảng quản trị nhân sự này, các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại bài viết: Top 5 Lý Do Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HappyTime.

Qua bài viết trên đây, hy vọng rằng các nhà quản trị đã nắm được lợi ích của 5S là gì đối với bộ máy quản trị doanh nghiệp. Để áp dụng ngay chương trình 5S vào doanh nghiệp của mình và cùng với nhân viên tạo ra những giá trị tích cực, hãy để HappyTime giúp bạn tối ưu hoá quy trình quản trị doanh nghiệp nhé!

Để tăng hiệu suất và giảm thiểu chi phí vận hành, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đã và đang áp dụng quy tắc 5S tại nơi làm việc. Cụ thể, 5S là gì và làm sao để triển khai tiêu chuẩn 5S dễ dàng, hiệu quả trong doanh nghiệp? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Tiêu chuẩn 5S là gì?

5S là phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc của Nhật Bản, mục tiêu là tổ chức không gian làm việc thật sạch sẽ, gọn gàng, khoa học, qua đó quy trình lao động được hiệu quả và an toàn hơn. Quy tắc 5S tuân theo 5 tiêu chí với cốt lõi là:

• Sàng lọc (Tiếng Nhật là Seiri (整理) – Tiếng Anh là Sort).
• Sắp xếp (Tiếng Nhật là Seiton (整頓) – Tiếng Anh là Set in order).
• Sạch sẽ (Tiếng Nhật là Seiso (清掃) – Tiếng Anh là Shine).
• Săn sóc (Tiếng Nhật là Seiketsu (清潔) – Tiếng Anh là Standardize).
• Sẵn sàng (Tiếng Nhật là Shitsuke (躾) – Tiếng Anh là Sustain).

Bước 1: Sàng lọc – Seiri – Sort

Sàng lọc trong 5S là loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi môi trường làm việc và di chuyển những thứ cần thiết đến đúng vị trí. Bước này giúp giảm thiểu chi tiêu trong doanh nghiệp, đầu tư vào đúng chỗ, đúng lúc và giảm việc tiêu tốn thời gian, công sức của nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Sàng lọc trong 5S là gì? Cách tiến hành phân loại ở nơi làm việc

Bước 2: Sắp xếp – Seiton – Set in order

Sắp xếp trong 5S là việc phân loại những thứ cần thiết và sắp đặt chúng vào những khu vực cụ thể để nhân viên dễ tìm kiếm, dễ sử dụng, dễ trả lại chỗ cũ. Với tiêu chí này, quy trình làm việc trong doanh nghiệp được rút ngắn, nhân viên làm việc thuận lợi hơn.

Tìm hiểu thêm: Sắp Xếp Trong 5S Là Gì, Sắp Xếp Sao Cho Hiệu Quả?

Bước 3: Sạch sẽ – Seiso – Shine

Đây là tiêu chí vệ sinh 5S vô cùng quan trọng. Sạch sẽ trong 5S là hoạt động giữ gìn vệ sinh của môi trường làm việc, của các công cụ và máy móc hỗ trợ công việc. Đồng thời cũng cần chú ý đến các dấu hiệu của hỏng hóc để kịp thời bảo trì, sửa chữa hoặc thay mới.

Tìm hiểu thêm:

• Sạch sẽ trong 5S là gì? Cách thực hiện S3 trong doanh nghiệp
• Checklist Kiểm Tra 5S Về “Sạch sẽ” – Bí Quyết Duy Trì Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng

Bước 4: Săn sóc – Seiketsu – Standardize

Săn sóc trong 5S chỉ việc duy trì và đảm bảo sự nhất quán, chuẩn hóa khi thực hiện 3 bước đầu tiên của 5S. Không có bước săn sóc, 5S trong công ty có thể sụp đổ bất cứ lúc nào, và doanh nghiệp sẽ lại quay trở về đúng tình trạng ban đầu.

Tìm hiểu thêm: Săn sóc trong 5S là gì? Làm sao để săn sóc doanh nghiệp hiệu quả?

Bước 5: Sẵn sàng – Shitsuke – Sustain

Sẵn sàng trong 5S chỉ tinh thần luôn luôn sẵn sàng, tự giác thực hiện 5S của nhân viên, áp dụng nhất quán các tiêu chuẩn 5S để duy trì và cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Để làm được điều này, người lãnh đạo cần tích cực tạo động lực và thúc đẩy tinh thần nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Sẵn sàng trong 5S là gì? Cách thúc đẩy tinh thần cho nhân viên

Dựa vào các tiêu chí trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ mô hình 5S là gì. 5S chính là phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp để công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Kaizen cũng là một phương pháp trong phong trào sản xuất tinh gọn, có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ liên tục tìm ra những thay đổi nhỏ để cải tiến quy trình làm việc theo thời gian.

Tương tự như Kaizen, quy tắc 5S cũng có mục tiêu là cải tiến quy trình làm việc. Tuy nhiên, 5S lại là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện Kaizen. Bởi vì cách thức áp dụng 5S là tập trung vào tính tổ chức và hiệu quả của quy trình làm việc. Mà một khi công việc được tổ chức một cách có hệ thống, thì doanh nghiệp mới dễ dàng tìm ra được cơ hội cải tiến.

Tìm hiểu thêm về: Sự khác biệt về 5S và Kaizen

Nguồn gốc của phương pháp 5S đến từ Nhật Bản

5S bắt nguồn từ Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), một phương pháp được Tập đoàn Ô tô Toyota áp dụng vào đầu và giữa thế kỷ 20. Biểu tượng 5S đã được xây dựng nên nhờ phong trào tinh gọn sản xuất ở Nhật Bản, nhằm mục đích tăng giá trị cho sản phẩm và dịch vụ.

5S thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ các chất thải trong quy trình sản xuất. Đây được coi là một phần nền tảng của Toyota bởi vì nơi làm việc không sạch sẽ, không có tổ chức thì rất khó đạt được kết quả tốt một cách nhất quán.

Một không gian bừa bộn, lộn xộn có thể dẫn đến sai sót, sản lượng chậm lại, thậm chí là tai nạn lao động. Tất cả những điều đó có thể làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp và tác động tiêu cực đến công ty.

Sau này, hình ảnh 5S trở nên quen thuộc hơn với hầu hết các doanh nghiệp trên toàn thế giới. 5S Nhật Bản không chỉ áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, mà được triển khai ở mọi loại hình doanh nghiệp.

Mục tiêu 5S là gì?

Mục đích của 5S là cải tiến môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất lao động trong doanh nghiệp.

Để đạt được điều này, 5S chú trọng vào xây dựng ý thức của nhân viên, xây dựng tinh thần đồng đội, phát triển vai trò của lãnh đạo trong các hoạt động thực tế, xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ và tiết kiệm công sức, tiền bạc, thời gian.

Như vậy, bất kể lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp bạn là gì, thì đều có thể hưởng lợi từ nguyên tắc quản lý 5S. 

Lợi ích của hệ thống 5S là gì?

Lợi ích mà mô hình 5S mang lại cho doanh nghiệp là cải thiện không gian làm việc khoa học, sạch sẽ và an toàn hơn, gia tăng hiệu quả công việc và tăng mức độ hài lòng của nhân viên.

Chỉ khi có được một môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu, thì nhân viên mới có tinh thần để dốc hết sức mình làm việc được.

Các lợi ích của 5S dễ dàng nhận thấy như sau:

• Gia tăng trải nghiệm làm việc cho nhân viên, giảm sự căng thẳng nơi làm việc.
• Cải thiện năng suất lao động.
• Ngăn ngừa các sự cố thiết bị.
• Tiết kiệm, giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp.
• Hạn chế sai sót, phòng ngừa tai nạn nơi làm việc.

Các bước triển khai nguyên tắc 5S là gì?

Phương pháp 5S cần được triển khai ở bất cứ nơi đâu có hoạt động kinh doanh như doanh nghiệp, nhà xưởng, bệnh viện,… Điều này nhằm hình thành cung cách làm việc nề nếp, môi trường sạch sẽ, tiện lợi, tránh lãng phí việc vận hành doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện 5S cũng khá đa dạng, tùy thuộc vào từng lĩnh vực và đặc thù doanh nghiệp. Thông thường, để thực hiện 5S, doanh nghiệp có thể thực hiện 7 bước cơ bản là:

• Bước 1 – Chuẩn bị: Gồm việc lên kế hoạch chi tiết, điều phối nhân sự, truyền đạt thông tin đến các phòng ban, lên kế hoạch đào tạo và đánh giá quy trình.
• Bước 2 – Phát động chương trình: Tuyên truyền chính sách thực hiện 5S đến các nhân viên thông qua hình ảnh, biểu ngữ, tin nhắn, email,…
• Bước 3 – Sàng lọc những thứ cần thiết: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần đánh giá và đưa ra các tiêu chí cụ thể để xác định những vật dụng nào cần thiết, nên giữ lại và những vật dụng này không quan trọng, nên loại bỏ.
• Bước 4 – Sắp xếp mọi thứ: Sắp xếp các vật dụng, tài liệu, đồ vật, công cụ làm việc tại đúng vị trí của chúng, sao cho dễ tìm kiếm, dễ sử dụng.
• Bước 5 – Vệ sinh công ty: Tiến hành làm sạch các khu vực được phân công. Đảm bảo không còn tồn đọng bất cứ hỏng hóc, sự cố, dấu hiệu nguy cơ rủi ro.
• Bước 6 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ: 5S cần sự đồng bộ và thống nhất. Vì thế cần thực hiện 5S trong một khoảng thời gian nhất định thì mới thấy được hiệu quả.
• Bước 7 – Đánh giá nội bộ 5S: Những nhân sự chịu trách nhiệm đánh giá hiệu quả 5S của bộ phận mình sẽ ghi nhận lại tình trạng thực hiện của toàn bộ quá trình. Từ đó nhìn ra điểm ưu và điểm nhược của quá trình đó, đưa ra được giải pháp khắc phục doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

Cách triển khai 5S trong doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng và triển khai chương trình 5S. Có 3 bước để các nhà quản trị thúc đẩy nhân viên của mình thực hiện 5S tại nơi làm việc:

Phổ biến triết lý tinh gọn của nguyên tắc 5S cho nhân viên

Trước khi triển khai các tiêu chí 5S, nhà quản trị cần phổ biến lý thuyết cho nhân viên của mình một cách tinh gọn.

Cần phải cho nhân viên thấy được khái niệm – nguyên tắc – lợi ích của hệ thống 5S là gì, trách nhiệm của nhân viên 5S là gì và vai trò của quản lý 5S là gì.

Sau đó, doanh nghiệp sẽ chọn lựa các công cụ tinh gọn nhằm đánh giá hiệu quả 5S và theo dõi chỉ số KPI để biết mức độ thành công của 5S.

Giới thiệu chương trình 5S và đào tạo nhân viên

Sau khi làm rõ cho nhân viên hiểu về mô hình 5S, doanh nghiệp sẽ tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên tập dượt trước với việc ứng dụng 5S vào công việc:

• Hướng dẫn nhân viên cách tốt nhất để tổ chức, sắp xếp khu vực làm việc của họ.
• Hướng dẫn nhân viên sử dụng các công cụ theo tiêu chuẩn 5S để tiếp cận đến các tư liệu, tệp tin, dụng cụ, máy móc,… một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Hướng dẫn nhân viên cách giữ vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc và chỉ cho họ thấy khu vực họ cần đảm nhiệm.
• Làm việc với người quản lý của từng phòng ban để áp dụng các phương pháp được tiêu chuẩn hóa cho từng hệ thống nhân sự.

Sau khi đã được đào tạo chỉn chu rồi, nhân viên sẽ trực tiếp áp dụng 5S tại nơi làm việc.

Tiến hành đánh giá hoạt động 5S với các KPI để cải tiến liên tục

Cuối cùng, nhà quản trị cần đánh giá hiệu quả triển khai 5S trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này là vô cùng quan trọng để giữ cho nhân viên có động lực, liên tục cải tiến bản thân và môi trường làm việc cùng 5S.

Để tiến hành đánh giá, doanh nghiệp có thể sử dụng một bảng tính Excel chia ra 5 chỉ tiêu trong 5S. Đối với mỗi chỉ tiêu, tạo ra các KPI và chỉ số để đo lường mức độ hài lòng, gắn kết của nhân viên. Cho điểm mỗi KPI từ 1-5 và tính điểm trung bình của từng chỉ tiêu.

Từ kết quả rút ra, nhà quản trị có thể kết luận rằng nhân viên cần phải cải thiện nhiều hơn. Hay là họ đang triển khai 5S rất tốt và nhiệm vụ của người lãnh đạo là phải lan tỏa tinh thần, động lực để nhân viên duy trì hiệu quả thực hiện 5S.

Để giúp quá trình triển khai 5S diễn ra một cách hiệu quả và khoa học nhất, các doanh nghiệp nên xây dựng trước một bản kế hoạch chi tiết. Doanh nghiệp bạn có thể tham khảo bài viết sau để biết cách xây dựng kế hoạch thực hiện 5S: Tổng hợp các mẫu kế hoạch thực hiện 5s.

Các công cụ hỗ trợ triển khai 5S hiệu quả

Sau khi đã tìm hiểu kỹ về 5S, chắc hẳn các doanh nghiệp đều rất tò mò vào các loại công cụ cần có để hỗ trợ quá trình triển khai 5S được hiệu quả nhất. Vậy, công cụ 5S là gì? Cần có những công cụ hỗ trợ nào khi thực hiện 5S?

Các doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ như thẻ tag, nhãn dán, băng dính màu, băng đánh dấu sàn, biển hiệu,… để hỗ trợ quá trình thực hiện 5S của mình. Đây là các công cụ trực quan hóa, thể hiện rõ thông điệp đến nhân viên, giúp họ thực hiện 5S một cách dễ dàng hơn.

Ví dụ:

• Sử dụng băng đánh dấu sàn để biểu thị những vị trí cần đặt thiết bị hoặc cần tránh ra, không đụng phải.
• Sử dụng nhãn dán trên các ngăn kéo chứa đồ để biểu thị đồ vật được cất trong đó.
• Sử dụng các biển hiệu để thông báo cho nhân viên biết ở khu vực này thì cần giữ sạch sẽ như thế nào.

Nhờ các công cụ này, hình ảnh 5S văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn, tạo được ấn tượng tốt cho cả khách hàng và nhân viên làm việc tại công ty. Rõ ràng, ai cũng muốn được làm việc trong một môi trường chỉn chu, khoa học. Và 5S hoàn toàn có thể trở thành văn hóa làm việc đáng ngưỡng mộ của các doanh nghiệp.

Bí quyết thực hành 5S hiệu quả trong doanh nghiệp

HappyTime có một số lời khuyên dành cho doanh nghiệp để có thể tổ chức 5S thành công tại nơi làm việc:

• Tích cực lan tỏa tinh thần 5S đến với nhân viên: Áp dụng 5S là khi doanh nghiệp đang yêu cầu nhân viên của mình vượt ra ngoài phạm vi công việc điển hình của họ. Vì thế, cần lan tỏa đến nhân viên tinh thần tích cực của 5S, tạo ra cảm xúc và trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên thì mới thúc đẩy họ hành động được.
• Thông báo cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp về kế hoạch 5S: Nhiều doanh nghiệp chỉ áp dụng 5S vào bộ phận sản xuất của mình mà không biết thực tế 5S tạo ra được giá trị tích cực dù được đặt vào bất cứ lĩnh vực nào. Khi chia sẻ lợi ích của 5S đến tất cả các phòng ban của doanh nghiệp thì người quản lý sẽ nhận được sự ủng hộ của toàn bộ nhân viên. Tinh thần là thứ được lan tỏa rất nhanh chóng và dễ dàng. Vì thế, để tăng khả năng thành công của 5S thì nhà quản trị nên mở rộng triết lý này đến tất cả mọi người.
• Người lãnh đạo luôn cần đồng hành cùng nhân viên: Nhân viên nhìn vào người lãnh đạo của mình để làm việc và cống hiến. Lãnh đạo có tâm và có tầm chính là tấm gương cho nhân viên noi theo. Vì thế, để áp dụng 5S một cách hiệu quả nhất, người lãnh đạo cần trực tiếp “ra mặt”.
• Cải tiến mô hình 5S với các tiêu chuẩn cao hơn: 5S là không ngừng cải thiện môi trường làm việc để đạt được quy trình tinh gọn và hiệu quả tốt nhất có thể. Trong khi cốt lõi của 5S là con người, nên nếu nâng cao được tiêu chuẩn 5S chứng tỏ nhân sự của công ty đang tạo ra hiệu suất cao hơn, tiết kiệm nhiều chi phí cho doanh nghiệp hơn.

Vai trò của nhân sự trong quy tắc 5S là gì?

Về bản chất, 5S đề cao tính tập thể, yêu cầu mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều phải tham gia vào quá trình này. Chính những nhân sự trong doanh nghiệp sẽ quyết định hiệu quả hệ thống 5S là gì.

Khi thực hiện mô hình 5S, đội ngũ tạo ra giá trị chính là các nhân viên trực tiếp triển khai công việc. Còn đội ngũ chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá hiệu quả 5S chính là nhà lãnh đạo. Phương pháp 5S phát huy tốt nhất khi tất mọi người, kể cả nhân viên và người quản lý đều hiểu rõ và tuân thủ đúng những quy định của 5S.

Bài viết trên đây đã giải đáp cho các doanh nghiệp hiểu rõ 5S là gì và cách triển khai 5S hiệu quả nhất. Để được hỗ trợ thực hiện 5S hiệu quả nhất, các doanh nghiệp có thể tận dụng ứng dụng quản lý nhân sự online HappyTime.

Đây là ứng dụng chấm công thông minh, sở hữu nhiều tiện ích hữu dụng như:

• Quản lý giờ làm việc, chấm công tính lương chính xác;
• Thiết lập và quản lý lịch làm việc cho nhân viên;
• Gửi và duyệt đơn từ nhanh chóng, thuận lợi;
• Gia tăng tương tác giữa nhân viên và lãnh đạo với nhau giúp truyền thông nội bộ hiệu quả;
• …

Nhờ vậy, HappyTime sẽ giúp doanh nghiệp bạn triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả 5S một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.

Để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý nhân sự HappyTime, bạn có thể tham khảo bài viết: Top 5 Lý Do Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HappyTime.