Kaizen được biết đến là một trong những triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật giúp cải thiện hiệu quả làm việc và giảm thiểu chi phí. Cùng HappyTime tìm hiểu chi tiết về triết lý này và cách áp dụng nó vào tổ chức hiệu quả nhất.
Mục lục
Kaizen là gì?
Kaizen là thuật ngữ tiếng Nhật được ghép bởi 2 từ: “kai” – “liên tục” và “zen” – “cải tiến”. Như vậy Kaizen có thể hiểu đơn giản là “cải tiến liên tục” hay “cải tiến không ngừng nghỉ”.
Với vai trò là một triết lý, mindset chính mà Kaizen muốn truyền tải là những thay đổi nhỏ dần dần sẽ tạo nên tác động to lớn theo thời gian. Còn với vai trò là một phương pháp luận, Kaizen giúp cải thiện các khía cạnh cụ thể trong một công ty bằng cách cổ vũ nhóm quản lý cấp cao lẫn nhân viên cấp thấp cùng bắt đầu các thay đổi nhỏ hằng ngày nhằm mang lại những kết quả lớn trong tương lai.
Kaizen là một quá trình cải tiến liên tục, do đó, bạn có thể áp dụng nó vào bất kỳ hoạt động nào của công ty. Các kết quả ngắn hạn không phải là mục tiêu chính mà thay vào đó, Kaizen thường được sử dụng để cải thiện hiệu quả và giảm thiểu chi phí cho tổ chức.
Lịch sử phát triển của Kaizen
Nguồn gốc của Kaizen có thể bắt nguồn từ sau Chiến tranh Thế giới II, khi cải cách kinh tế bắt đầu diễn ra tại Nhật Bản. Người ta tập trung vào tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý kiến và thực hiện các cải tiến nhỏ mỗi ngày.
Kể từ khi Công ty Toyota Motor đề xuất hệ thống các ý tưởng sáng tạo vào tháng 5 năm 1951, chúng đã giúp nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như năng suất lao động và góp phần đáng kể vào sự phát triển của công ty.
Vào tháng 9 năm 1955, các giám đốc điều hành tại Nhật Bản bắt đầu ghé thăm Hoa Kỳ theo như lời đề nghị của Trung tâm Năng suất Nhật Bản. Sự kết hợp giữa phương thức kinh doanh kiểu Mỹ cùng phương pháp tiếp cận nhân văn đã giúp các công ty Nhật Bản có khả năng cạnh tranh trên toàn cầu.
Và tới những năm 1980, nhà cố vấn doanh nghiệp Masaaki Imai đã làm việc với Taiichi Ohno để lan truyền thông điệp về Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), kết quả của nhiều năm cải tiến liên tục. Masaaki Imai được coi như là cha đẻ của Kaizen. Với cuốn sách Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success xuất bản năm 1986, ông đã giới thiệu phương pháp quản trị có hệ thống này đến toàn thế giới.
Ngày nay, nhiều tổ chức thuộc các ngành công nghiệp khác nhau đã áp dụng Kaizen như một phần của giá trị cốt lõi của họ và thực hành cải tiến liên tục hàng ngày. Kaizen cũng thường được sử dụng kết hợp với nhiều phương pháp khác như Six Sigma, Lean hay SWOT.
Phân loại Kaizen
Có 2 cách để thực hiện Kaizen mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng hiện nay, đó là: Sự kiện Kaizen và Kaizen hằng ngày. Cụ thể:
Kaizen hằng ngày
Kaizen hằng ngày bao hàm khái niệm cốt lõi của Kaizen, đó là cải tiến liên tục. Trong đó, tất cả mọi nhân viên sẽ được trao quyền và khuyến khích cải tiến Kaizen liên tục các quy trình đang thực hiện hàng ngày.
Họ liên tục quan sát và đặt những câu hỏi về quy trình làm việc và sản xuất như:
- Một thay đổi nhỏ hôm nay có thể tăng tốc hoặc cải thiện sản xuất không?
- Một khi thay đổi đó đã được thực hiện thì có hiệu ứng lan tỏa không?
- Những thay đổi bổ sung có thể tạo ra một tỷ lệ cải tiến nhỏ – thậm chí ít hơn 1% không?
- Nếu thực hiện thay đổi này đối với quy trình làm việc của mình thì nó có cải thiện quy trình sản xuất tổng thể không?
Sự kiện Kaizen
Sự kiện Kaizen có thể được sử dụng để giải quyết vấn đề về các sự cố đột xuất hoặc quy trình sản xuất dài hạn. Các sự kiện Kaizen cũng giống như những cuộc thi hackathons phổ biến được nhiều công ty kỹ thuật tổ chức. Trong đó, nhân viên, người quản lý và đôi khi là giám đốc điều hành sẽ cùng nghiên cứu một vấn đề và đề xuất các biện pháp cải tiến.
Dưới đây là một số sự kiện Kaizen được áp dụng phổ biến:
- Kaizen cải tiến tập trung vào một vấn đề duy nhất đã biết.
- Kaizen loại bỏ lãng phí trong các quy trình.
- Kaizen chống lỗi, giảm lỗi của con người bằng cách cải tiến các quy trình.
- Kaizen giảm thời gian chờ đợi.
Lợi ích khi thực hiện Kaizen
Như đã đề cập ở trên, Kaizen ra đời với mục tiêu cải thiện năng suất, hiệu quả và an toàn. Tuy nhiên, những doanh nghiệp áp dụng phương pháp này còn được hưởng thêm nhiều lợi ích khác, bao gồm:
- Giảm lãng phí: Giảm lãng phí trong quá trình sản xuất và quản lý hàng tồn kho; giảm thời gian và công sức không cần thiết; tận dụng tối đa năng lực của nhân viên.
- Gia tăng sự hài lòng, cam kết của nhân viên và giữ chân nhân tài: Khi nhân viên được tham gia vào quy trình cải tiến và có cơ hội đóng góp ý kiến, họ cảm thấy được đánh giá và coi trọng. Điều này tạo ra sự hài lòng, cam kết và gắn bó với tổ chức, làm tăng khả năng giữ chân nhân viên.
- Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm: Ứng dụng Kaizen buộc nhân sự trong doanh nghiệp phải cùng nhau phối hợp để giải quyết vấn đề, nhờ vậy mà việc xây dựng, củng cố đội nhóm càng trở nên hiệu quả.
- Nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề: Thực hiện Kaizen yêu cầu nhân viên phải phát hiện vấn đề, đưa ra giải pháp và xử lý liên tục.
- Gia tăng sự cạnh tranh trong thị trường: Áp dụng Kaizen hiệu quả sẽ góp phần giảm chi phí và cung cấp sản phẩm chất lượng cao hơn, từ đó gia tăng lợi thế cạnh tranh cho toàn doanh nghiệp.
- Cải thiện sự hài lòng của người tiêu dùng: Nhờ thực hiện Kaizen mà các sản phẩm tạo ra thường có chất lượng cao và ít lỗi hơn.
| Thông tin thêm: Một thuật ngữ Nhật Bản khác liên quan đến Kaizen là “muda”, có nghĩa là lãng phí. Kaizen giúp giảm lãng phí bằng cách giảm việc sản xuất quá mức, cải thiện chất lượng sản phẩm, gia tăng hiệu suất, tối ưu thời gian làm việc, và loại bỏ các hoạt động không cần thiết. Tất cả những điều này dẫn đến tiết kiệm chi phí và có thể biến các tiềm năng thua lỗ thành lợi nhuận. |
Nguyên tắc cốt lõi của Kaizen là gì?
Từ khái niệm Kaizen là gì trên, có thể thấy đây là một quá trình diễn ra từ từ và lâu dài. Tuy nhiên bởi các nhà quản lý thường mong đợi những kết quả ngay lập tức nên việc thực hiện Kaizen trong nơi làm việc rất khó diễn ra.
Đây cũng là lý do mà các công ty thường bỏ lỡ việc cải tiến, tối ưu hóa quy trình kinh doanh – yếu tố tạo lợi thế cho họ trên thị trường. Nếu muốn tận dụng tối đa lợi ích của phương pháp này, tốt hơn hết là bạn nên nắm rõ 5 yếu tố nền tảng của Kaizen. Cụ thể như sau:
Nguyên tắc 1 – Làm việc nhóm
Tất cả nhân viên trong công ty nên làm việc phối hợp để đạt được mục tiêu cuối cùng: Liên tục cải tiến các quy trình kinh doanh nội bộ. Trong đó, tất cả nhân viên sẽ bao gồm bất kỳ ai, từ quản lý cấp cao đến nhân viên bình thường.
Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà nhân viên có thể học hỏi và hỗ trợ lẫn nhau để sáng tạo giải pháp tối ưu cho quy trình kinh doanh.
Nguyên tắc 2 – Kỷ luật cá nhân
Nhân viên có thể giữ vững kỷ luật cá nhân sẽ mang đến nhiều giá trị và đóng góp hơn cho tổ chức. Do đó, một trong những yếu tố cốt lõi của Kaizen biểu thị rằng tất cả nhân viên phải tăng cường kỷ luật bản thân ở mọi khía cạnh liên quan đến công việc.
Ví dụ như: Quản lý thời gian, chất lượng công việc, cân bằng giữa nguồn lực và tài chính, v.v..
Xem thêm: Kỷ Luật Và Động Lực – Giải Pháp Thúc Đẩy Sự Tự Giác Của Nhân Viên
Nguyên tắc 3 – Nâng cao tinh thần
Một công ty có thể thành công hoặc không thành công trong quá trình thực hiện các cải tiến. Tuy nhiên bất kể thế nào, nhân viên trong tổ chức đều nên cố gắng duy trì tinh thần tích cực, hướng về phía trước. Điều này có nghĩa là toàn thể nhân viên nên cố gắng làm việc với tất cả sự tự tin và nhiệt huyết của mình.
Để giúp khuyến khích điều này, ban quản lý cấp cao nên cung cấp các chính sách, phúc lợi động viên.
Ví dụ như: Tạo điều kiện làm việc thoải mái, dễ chịu; khen thưởng và phúc lợi; mức lương cạnh tranh; v.vv… Thông qua đó, nhân viên sẽ có động lực và hứng thú để tham gia vào quá trình cải tiến quy trình kinh doanh liên tục.
Xem thêm: Top 9 Cách Tạo Động Lực Làm Việc Cho Nhân Viên Hiệu Quả Nhất
Nguyên tắc 4 – Vòng tròn chất lượng
Một yếu tố nền tảng quan trọng tiếp theo bạn cần chú ý chính là vòng trong chất lượng. Vậy vòng tròn chất lượng trong Kaizen là gì? Đây là thuật ngữ đề cập đến một nhóm nhân viên cùng tập trung để thảo luận và sáng tạo những giải pháp để cải tiến mọi khía cạnh trong tổ chức.
Tuy nhiên điều quan trọng là cần sắp xếp vòng tròn chất lượng với sự góp mặt của nhân viên từ nhiều cấp bậc khác nhau trong công ty. Trong các vòng tròn này, họ sẽ có cơ hội chia sẻ ý tưởng và suy nghĩ, kiến thức và chuyên môn, công nghệ và các nguồn lực hữu ích khác. Kết quả là, sự cộng tác và hợp tác trong các vòng tròn chất lượng này sẽ giúp mọi người cùng đánh giá tính hiệu quả của những giải pháp và có thể cải tiến hơn nữa.
Nguyên tắc 5 – Tự do đưa ra đề xuất cải tiến
Tất cả nhân viên nên được tự do đưa ra ý tưởng và đề xuất để cải tiến các quy trình hoạt động. Hơn nữa, nếu có thể, những ý tưởng và đề xuất đã được trình bày cần phải được xem xét và thực hiện. Đó là trong trường hợp tổ chức dư giả thời gian, tiền bạc và nguồn lực.
Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi mà nhân viên được khuyến khích đóng góp ý tưởng và đề xuất để cải thiện mọi khía cạnh trong công ty.
Xem thêm: 6 Ý Tưởng Để Nhân Viên Cảm Thấy Sự Công Nhận Trong Công Việc
Hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện Kaizen
Vì Kaizen là một quá trình từng bước nên việc triển khai Kaizen hiệu quả chỉ có thể diễn ra khi đặt được những câu hỏi đúng. Dưới đây là những câu hỏi hướng dẫn chính để giúp bạn bắt đầu (và tiếp tục) các sáng kiến cải tiến liên tục:
Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Nếu một văn hóa chống lại sự thay đổi liên tục là xấu, thì việc đầu tư nguồn lực để giải quyết những vấn đề sai lầm còn tồi tệ hơn nhiều. Thay vì phủ nhận về những vấn đề (hoặc con người) mà họ nghĩ là sai trái thì ban lãnh đạo cần đào sâu vào nguyên nhân gốc rễ của vấn đề (có thể thông qua Gemba Walk).
Hãy giao tiếp trực tiếp với nhân viên và thực hiện quan sát công việc của họ với tư cách người quan sát, không chỉ trích, soi mói hay đổ lỗi. Thay vào đó, hãy tiếp thu mọi công việc thực tế đang diễn ra hằng ngày để có được cái nhìn tổng quan nhất.
Xác định phương thức giải quyết
Một trong những kỹ thuật giải quyết vấn đề đơn giản nhất là phân tích 5 Whys. Kỹ thuật này sẽ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và áp dụng vào việc xây dựng các giải pháp ngăn ngừa vấn đề tái diễn.
Kết hợp cùng những đề xuất sáng tạo và thông tin giá trị từ những nơi vấn đề đang thực sự xảy ra sẽ giúp nhà quản lý có thể triển khai các cải tiến có giá trị cao với chi phí thấp.
Triển khai thực hiện Kaizen
Bước tiếp theo là thực hiện các cải tiến Kaizen một cách nhất quán, bởi tất cả mọi người và trong tất cả các khía cạnh của tổ chức. Trong đó, cấp quản lý cần thể hiện sự cam kết của mình đối với việc duy trì cải tiến nhỏ liên tục và thực hiện những sáng kiến có tác động dài hạn.
Lưu ý rằng, Kaizen là dành cho tất cả mọi người – không chỉ là thành viên của một nhóm – và nên diễn ra ở mọi nơi chứ không chỉ trên bàn làm việc hay nơi sản xuất.
Xem xét và điều chỉnh
Cá nhân thường từ bỏ việc thực hiện Kaizen vì họ không thấy hoặc cảm nhận được sự khác biệt của những hành động nhỏ nhặt đang thực hiện đối với tổ chức. Việc thực hiện các báo cáo A3 hay 8D lúc này sẽ cực kỳ hiệu quả gì chúng giúp giám sát hiệu suất và đo lường hiệu quả của các cải tiến Kaizen là gì. Từ đó giúp chứng minh hiệu quả và truyền tải những tác động mà Kaizen đã mang lại cho tổ chức.
Ngược lại, những báo cáo này cũng có thể chỉ ra rằng những cải tiến Kaizen hiện tại chưa mang lại hiệu quả đúng như mong đợi. Lúc này, tổ chức cần phải điều chỉnh kế hoạch sao cho đạt được kết quả tốt hơn. Và việc đánh giá kết quả cũng cần phải được thực hiện thường xuyên sau đó để đảm bảo có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
Chuẩn hóa quy trình
Sau khi đã đánh giá kết quả và điều chỉnh các cải tiến, bạn cần thực hiện tiêu chuẩn hóa giải pháp đã thành công trên toàn bộ doanh nghiệp. Việc tiêu chuẩn hóa này sẽ giúp đảm bảo rằng cải tiến được áp dụng đồng bộ trong toàn quá trình sản xuất hay các khía cạnh khác của tổ chức. Nó cũng giúp đảm bảo tính liên tục của cải tiến và tạo thành một tiêu chuẩn chung cho nhân viên trong công ty.
Công cụ và tài liệu hỗ trợ thực hiện Kaizen trong sản xuất
Có rất nhiều công cụ hỗ trợ thực hiện Kaizen, giúp doanh nghiệp tiếp cận và triển khai phương pháp Kaizen một cách hiệu quả nhất. Nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ Kaizen là gì và cách triển khai, áp dụng hiệu quả vào tổ chức của mình thì có thể tham khảo những tài liệu và công cụ hỗ trợ sau:
Công cụ hỗ trợ
Một số công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc triển khai các bước Kaizen có thể kể đến như:
- Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping – VSM): Sơ đồ chuỗi giá trị là một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Nó giúp định vị chính xác các hoạt động và những dòng sản xuất khác nhau, từ đó giúp tìm ra hoạt động không cần thiết hoặc chưa hiệu quả để tối ưu.
- Phân tích lỗi và tác động (Failure Mode and Effects Analysis – FMEA): Phân tích lỗi và tác động là một công cụ hỗ trợ giúp phân tích các sự cố có thể xảy ra trong tổ chức. Như vậy, nhà quản lý có thể xác định mức độ nghiêm trọng của từng lỗi và có phương án giải quyết chúng trong thời gian thích hợp, trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.
- Sơ đồ xương cá: Trong nội dung các bước thực hiện Kaizen là gì ở trên, có thể thấy rằng việc xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là rất quan trọng. Và sơ đồ xương cá sẽ là công cụ hỗ trợ phân tích nguyên nhân gây ra vấn đề trong mọi khía cạnh của tổ chức. Thông qua sơ đồ này, nhà quản lý có thể định vị nguyên nhân và tìm ra các giải pháp thích hợp để khắc phục chúng.
Xem thêm: 5S Kaizen Là Gì? Chìa Khóa Quản Trị Bền Vững Cho Doanh Nghiệp
Tài liệu hỗ trợ
Một số tài liệu hỗ trợ phổ biến để triển khai Kaizen bao gồm:
- The Toyota Way: Đây là cuốn sách nói về phương pháp quản lý và sản xuất của tập đoàn Toyota, một trong những tập đoàn đầu tiên ứng dụng phương pháp Kaizen. Cuốn sách giải thích chi tiết triết lý quản lý và sản xuất của Toyota, cùng với các nguyên tắc và phương pháp thực hiện.
- Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success: Đây là một trong những cuốn sách được viết bởi Masaaki Imai – người được xem là cha đẻ của phương pháp Kaizen. Cuốn sách này giới thiệu những kiến thức cơ bản về phương pháp Kaizen là gì để giúp người đọc có cái nhìn tổng hơn về nó.
- Gemba Kaizen: Đây là cuốn sách tiếp theo của tác giả Masaaki Imai. Trong đó, tác giả đi sâu vào giải thích về khái niệm Gemba Kaizen, nơi diễn ra quá trình sản xuất thực tế và cũng là nơi tập trung của phương pháp Kaizen.
Các công cụ và tài liệu hỗ trợ trên chỉ là một số gợi ý để bạn tham khảo. Doanh nghiệp có thể lựa chọn và sử dụng chúng một cách linh hoạt để tối ưu hóa quy trình sản xuất và đạt được những lợi ích mà phương pháp Kaizen mang lại.
Tối ưu hiệu suất làm việc với HappyTime
Mục tiêu cuối cùng mà Kaizen hướng đến là giúp nhân viên làm việc một cách đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao hơn. Trong đó, nền tảng hỗ trợ quản lý và nâng cao trải nghiệm nhân viên như HappyTime là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trong việc Kaizen nhiều khía cạnh, loại bỏ những hoạt động dư thừa để tinh gọn quy trình cho tổ chức.
Những lợi ích nổi trội của HappyTime có thể kể đến như:
- Giúp quản lý và tinh gọn quy trình chấm công thông qua tính năng tích hợp, đồng bộ dữ liệu với nhiều loại thiết bị chấm công trên thị trường. Mọi thông tin chấm công đều được cập nhật chính xác, minh bạch và có thể trích xuất ra file Excel khi cần thiết.
- Hỗ trợ quản lý sự vụ, thủ tục trực tuyến khi cho phép khởi tạo, phê duyệt đơn từ của nhân sự nhanh chóng ngay trên thiết bị di động, đồng thời gửi thông báo cho quản lý và nhân sự có liên quan đến đơn từ.
- Số hóa hoạt động quản lý nhân sự bằng việc lưu trữ lưu trữ toàn bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự, hợp đồng, quỹ nghỉ phép, công lương trên một hệ thống để theo dõi, quản lý và triển khai kế hoạch nhân sự phù hợp.
- Nâng cao văn hóa doanh nghiệp với các chương trình truyền thông nội bộ, tính năng gửi lời chúc mỗi ngày, v.vv.. giúp nhân viên có những trải nghiệm tích cực và hạnh phúc.
Như vậy có thể thấy, HappyTime là lựa chọn hàng đầu nếu bạn đang muốn triển khai Kaizen về khía cạnh hành chính nhân sự. Nền tảng này sẽ loại bỏ những khoảng thời gian phải thực hiện những công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày và giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí.
Trên đây là những thông tin cơ bản về khái niệm Kaizen là gì cũng như những nguyên tắc cốt lõi của phương pháp này. Mong rằng với những hướng dẫn trong bài, bạn có thể áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp của mình để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm tải chi phí. Ngoài ra, đừng quên trải nghiệm thử HappyTime nếu bạn đang muốn thực hiện Kaizen trong lĩnh vực chấm công và nhân sự nhé.
Xem thêm: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
