Chấm công GPS là gì? Cách chấm công bằng GPS với HappyTime

Chấm công GPS là hình thức quản lý giờ làm việc phù hợp nhất với các nhân viên thường xuyên làm việc ngoài văn phòng. Cụ thể, chấm công bằng GPS là gì, hoạt động như thế nào, cách thực hiện ra sao? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Chấm công GPS là gì?

Chấm công GPS là một phương pháp sử dụng hệ thống định vị toàn cầu (GPS – Global Positioning System) để ghi lại vị trí của một người làm việc vào thời điểm cụ thể. Chấm công GPS thường được áp dụng trong quản lý nhân sự để kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên, đặc biệt là đối với những người làm việc từ xa, hoặc phải di chuyển nhiều giữa các địa điểm làm việc.

Chấm công GPS được thực hiện như thế nào?

Để chấm công GPS, doanh nghiệp có thể cho nhân viên sử dụng các thiết bị hoặc ứng dụng chấm công có khả năng định vị GPS. Dưới đây là 3 phương tiện thông dụng nhất:

• Ứng dụng di động: Các ứng dụng di động có thể sử dụng chức năng GPS trên điện thoại để ghi lại vị trí của người làm việc. Nhân viên cần mở ứng dụng và chấm công khi đến hoặc rời khỏi địa điểm làm việc. Hiện tại HappyTime cũng đang cung cấp hình thức này giúp doanh nghiệp quản lý giờ làm việc của nhân sự (Ngoài ra HappyTime còn tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nữa, bạn có thể tìm hiểu tại Tính năng chấm công của HappyTime).
• Thẻ chấm công GPS: Một số công ty cung cấp thẻ chấm công tích hợp GPS, cho phép ghi lại thông tin vị trí khi nhân viên chấm công.
• Thiết bị định vị GPS độc lập: Các thiết bị nhỏ gắn trên quần áo hoặc trong túi có thể sử dụng để định vị và ghi lại vị trí của người sử dụng.

Bằng cách này, toàn bộ thông tin về thời gian và vị trí làm việc của nhân viên sẽ được chuyển đến server của hệ thống quản lý. Nhà quản lý có thể theo dõi thông tin chấm công của nhân viên mỗi ngày dù họ không có mặt tại văn phòng.

Ưu và nhược điểm của hình thức chấm công bằng GPS

Chấm công bằng định vị GPS được ứng dụng nhiều nhất tại các doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên sale thị trường, tiếp thị, giới thiệu mẫu sampling, v.vv.. do tính chất công việc phải di chuyển nhiều bên ngoài. Ưu và nhược điểm của hình thức chấm công này là:

Ưu điểm

• Chấm công dễ dàng, linh hoạt: Nhân viên có thể chấm công mọi lúc, mọi nơi chỉ với thiết bị di động của mình mà không cần xếp hàng dài trước chiếc máy chấm công để đợi lấy vân tay hay quét FaceID.
• Đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác nhất: Dữ liệu chấm công được cập nhật ngay lập tức theo thời gian thực (real-time), giúp quản lý dễ dàng giám sát nhân viên làm việc từ xa.
• Đơn giản hóa công tác quản lý chấm công: Với các vị trí phải làm việc ngoài văn phòng, cách theo dõi chấm công truyền thống (sử dụng máy chấm công, thẻ từ, v.vv..) không thể xác định chắc chắn nhân viên có thực sự làm việc tại những địa điểm được phân công hay không. Lúc này, định vị GPS sẽ cung cấp thông tin chính xác nhất, khách quan nhất, đồng thời nâng cao ý thức cho nhân viên.
• Tiết kiệm thời gian cho bộ phận quản trị: Nhờ có công nghệ định vị, bộ phận liên quan như HR, kế toán có thể tiết kiệm thời gian trong hoạt động quản lý chấm công và tính lương hàng tháng cho nhân viên.
• Giảm thiểu chi phí: Trước đây, doanh nghiệp phải điều phối thêm nhân sự giám sát, hoặc yêu cầu nhân viên cung cấp hình ảnh, video để làm bằng chứng, gây mất thời gian, thiếu khách quan và tốn chi phí. Tuy nhiên, với phần mềm chấm công GPS, thiết bị di động sẽ tự động xác định vị trí thực tế của nhân viên. Doanh nghiệp không cần bỏ tiền thuê người giám sát nhân viên, nhân viên cũng có thể tập trung làm việc để gia tăng lợi nhuận cho công ty mà không tốn thời gian khai báo.

Nhược điểm

• Nhân viên bắt buộc phải có điện thoại thông minh, kết nối Internet và bật GPS.
• Nhiều phần mềm quản lý chấm công GPS có tính xác thực chưa cao do chưa xử lý được tình trạng giả mạo vị trí và hình ảnh.

Để có được hiệu quả quản lý tốt nhất, doanh nghiệp bạn nên chọn các phần mềm mới, sở hữu công nghệ hiện đại và bắt kịp xu hướng công nghệ mới nhất.

So sánh hiệu quả của chấm công GPS và chấm công vân tay truyền thống

So với hình thức chấm công trên máy quét vân tay vốn đã rất phổ biến ở các doanh nghiệp nhưng còn nhiều bất tiện, chấm công GPS (đặc biệt là của HappyTime) cho thấy rõ những ưu điểm trong quản lý hệ thống chi nhánh, đa dạng hình thức làm việc và chia ca kíp phức tạp.

HappyTime – Phần mềm quản lý chấm công GPS tối ưu nhất

HappyTime là một trong những nền tảng quản lý chấm công và gia tăng trải nghiệm nhân sự nhận được nhiều sự quan tâm nhất hiện nay. Ứng dụng công nghệ AI hiện đại bậc nhất, HappyTime loại bỏ tất cả những rào cản liên quan đến quản lý chấm công còn tồn tại ở nhiều phần mềm khác. Đây chính là công cụ hữu ích đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm chấm công bằng GPS.

Ưu điểm chấm công bằng GPS của HappyTime: 

• Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cho dữ liệu chấm công, bao gồm thời gian, địa điểm, vị trí địa lý của nhân viên thực hiện thao tác chấm công trên ứng dụng. Loại bỏ hoàn toàn tình trạng giả mạo vị trí và hình ảnh chấm công. 
• Dữ liệu chấm công của nhân viên ngay lập tức được chuyển về hệ thống quản lý của công ty, chính xác đến từng bán kính, vĩ độ và kinh độ.
• Cho phép xây dựng ca làm việc linh hoạt theo quy định của doanh nghiệp, lưu trữ, kết xuất dữ liệu chấm công tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Cùng lúc quản lý chấm công của nhiều chi nhánh, phòng ban, bộ phận khác nhau trong cùng một doanh nghiệp.
• Quản lý và phê duyệt đơn từ trực tiếp trên hệ thống.
• Đồng thời lưu trữ và số hóa toàn bộ hồ sơ của nhân viên trên nền tảng.

Với tính năng chấm công GPS của HappyTime, doanh nghiệp và bộ phận quản trị có thể theo dõi sát sao hơn giờ làm việc của nhân viên bên ngoài văn phòng mà không tốn kém thời gian và chi phí. Bản thân các nhân viên sử dụng một ứng dụng chấm công GPS có độ chính xác và minh bạch cao cũng sẽ có tinh thần tự giác và trung thực hơn.

Không chỉ nổi bật với tính năng chấm công GPS tối ưu, HappyTime còn được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi cung cấp giải pháp quản lý nhân sự tổng thể:

• Đa dạng hình thức chấm công trực tuyến: Chấm công vân tay ngay trên ứng dụng, chấm công bằng FaceID, chấm công bằng QR code, chấm công bằng camera.
• Tích hợp với nhiều loại máy chấm công khác nhau: HappyTime có thể kết nối với máy chấm công để quản lý dữ liệu thu được, giúp tự động hóa hoạt động quản lý công và tính lương, giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự.
• Thông báo, nhắc nhở giờ chấm công: Nhằm hạn chế tình trạng nhân viên quên chấm công, bị mất ngày công, không được tính lương.
• Tự động tổng hợp bảng công, lương: Tự động hóa quy trình tổng hợp bảng công, trích xuất bảng công ra file Excel tiện lợi.
• Quản lý và phê duyệt đơn từ online: HappyTime số hóa toàn bộ các loại đơn từ và cho phép người quản lý phê duyệt đơn từ online ngay trên hệ thống quản lý hoặc thiết bị di động mà không cần giấy tờ thủ công.
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học: Ngoài tự động hóa chấm công, HappyTime còn số hóa hồ sơ nhân viên, giúp tạo mới, quản lý và cập nhật dữ liệu nhân sự dễ dàng.
• Game hóa hoạt động thường ngày: Nhằm gia tăng trải nghiệm nhân viên, thúc đẩy tinh thần làm việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, HappyTime được phát triển thêm các hoạt động game hóa như vinh danh nhân sự đi làm sớm, gửi lời chúc đến nhân viên, nhắc lịch uống nước, trò chơi vòng quay may mắn, v.vv..

Cách chấm công bằng GPS với HappyTime

Để quản lý chấm công GPS trên ứng dụng HappyTime, doanh nghiệp cần tạo một workspace trên website quản trị, sau đó nhân viên đăng ký tài khoản trên ứng dụng di động và thực hiện chấm công bằng định vị.

Với nhà quản trị: Đăng ký tài khoản quản trị, tạo workspace và quản lý 

• Bước 1: Sau khi mua gói giải pháp quản lý chấm công HappyTime, bạn truy cập vào hệ thống tại đường link https://panel.happytime.vn để đăng ký tài khoản.
• Bước 2: Nhập số điện thoại, tên công ty, chức vụ, email, quy mô công ty và mã giới thiệu nếu có. Chọn “Đồng ý với Điều khoản và Chính sách của HappyTime” rồi bấm nút Đăng ký.
• Bước 3: Hệ thống sẽ gửi mã xác nhận qua tin nhắn để yêu cầu xác thực tài khoản.

• Bước 4: Bạn đăng nhập vào hệ thống và tạo workspace. Đây là nơi cung cấp các công cụ để thiết lập và quản lý dữ liệu của doanh nghiệp, trong đó có dữ liệu chấm công của nhân viên.
• Bước 5: Khi tạo được workspace rồi, bạn có thể theo dõi thông tin giờ làm việc, tọa độ nơi nhân viên làm việc, thời gian chấm công (đi muộn, về sớm), số ngày nghỉ, ngày đi công tác, ngày làm việc tại nhà, ngày làm việc từ xa, v.vv.. Bạn có thể xuất bảng công của từng nhân viên ra file Excel để làm căn cứ tính lương nhân viên mỗi tháng.

Với nhân viên: Đăng ký tài khoản trên app và chấm công GPS

• Bước 1: Nhân viên tải app HappyTime trên Google Play hoặc AppStore theo hướng dẫn của nhà quản trị.
• Bước 2: Nhân viên đăng ký tài khoản và xác minh bằng mã được gửi về SMS.
• Bước 3: Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, nhập thông tin cá nhân, đăng tải ảnh đại diện.
• Bước 4: Bật GPS để thử nghiệm chấm công ngay tại trang chủ của ứng dụng.

Khi sử dụng app HappyTime, nhân viên có thể tự theo dõi bảng chấm công cá nhân,, gửi đơn từ online, theo dõi các thông tin nội bộ, v.vv.. 

>>> Xem thêm: Cách quản lý nhân viên với phần mềm chấm công HappyTime

Có thể thấy, mọi loại hình doanh nghiệp với quy mô từ nhỏ đến lớn, bất kể lĩnh vực kinh doanh là gì và hình thức làm việc phức tạp đến đâu đều có thể tận dụng tối đa hiệu quả từ nền tảng quản lý nhân sự HappyTime. Không chỉ nổi bật với tính năng chấm công GPS, HappyTime còn mang đến nhiều giá trị hơn cho các doanh nghiệp khi gia tăng hiệu suất, giảm thiểu chi phí quản trị và trên hết là tăng trưởng hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp.

Để khám phá từng tính năng hữu ích của nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân sự này, doanh nghiệp bạn vui lòng truy cập vào website HappyTime, hoặc gọi đến số hotline 0967.778.018 để được tư vấn chi tiết!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.