Cùng với sự hội nhập của nền kinh tế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã và đang áp dụng các giải pháp công nghệ nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển khả năng nội tại của mình. Trong đó phải kể đến phần mềm chấm công vân tay ứng dụng công nghệ quản lý nhân sự hiệu quả.
Mục lục
Thực trạng sử dụng máy chấm công vân tay tại doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hiện nay, máy quét vân tay đã trở thành trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong công tác quản lý công. Thiết bị này giúp kiểm tra, giám sát cũng như ghi nhận quá trình làm việc của người lao động một cách rõ ràng, nhanh chóng.
Cụ thể, máy sẽ thu nhận các thông tin nhân viên thông qua dấu vân tay và đối chiếu lại với kho dữ liệu. Theo đó, doanh nghiệp có thể giảm bớt nhân sự, thời gian để tăng năng suất làm việc hiệu quả hơn.
Trên thực tế, có 3 loại máy chấm công vân tay tuy nhiên phổ biến nhất phải kể đến 2 dòng máy chính là:
- Máy chấm công vân tay cảm ứng điện rung
- Máy chấm công vân tay cảm ứng quang
Tùy theo điều kiện và nhu cầu mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể cân nhắc sử dụng một trong 2 loại máy chấm công trên.
Tìm hiểu thêm:
>> Cách khắc phục khi máy quét vân tay không nhận vân tay
>> Máy quét vân tay chấm công và 101 điều nhà quản lý cần biết
>> Đánh giá chi tiết 4 phần mềm chấm công phổ biến hiện nay
Một số vấn đề thường gặp của máy chấm công vân tay truyền thống
Ngay từ khi mới ra đời, máy chấm công vân tay truyền thống đã dễ dàng chinh phục được các doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang đến. Tuy nhiên, thực tế sử dụng đã cho thấy thiết bị chấm công này cũng tồn tại nhiều vấn đề như:
- Lỗi máy chấm vân tay không nhận vân tay do thời tiết, các tác nhân bên ngoài (dấu vân tay bị mờ, tay dính chất lỏng…
- Chi phí đầu tư ban đầu và phí sửa chữa cao
- Không thể kết nối với máy tính do lỗi IP
- Không ghi nhận công cho nhân viên đã chấm công
- Muốn xóa dấu vân tay của nhân viên đã nghỉ nhưng lại cần có vân tay của họ
- Dữ liệu máy chấm công lộn xộn không theo ngày tháng
- Máy chấm công vân tay bị sai giờ
- Máy chấm công tự kêu khi không ai chấm công
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công vân tay?
Bên cạnh việc sử dụng máy chấm công vân tay truyền thống, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã tích cực áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý. Trong đó có thể kể đến việc dùng phần mềm chấm công vân tay.
Không phải ngẫu nhiên, phần mềm chấm công vân tay online lại chiếm được ưu thế lớn trên thị trường sản phẩm hỗ trợ chấm công. Lý giải cho điều này, bạn có thể tham khảo một số nguyên nhân sau:
Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý cho doanh nghiệp
Nguyên lý hoạt động của máy chấm công là so sánh dữ liệu vân tay thu được với kho dữ liệu sẵn có. Chính vì vậy, với sự hỗ trợ của phần mềm chấm công vân tay, nguồn dữ liệu này sẽ được thu thập và lưu trữ về một điểm.
Theo đó, người quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra, theo dõi ngày, giờ công thực tế của nhân viên, số lượng nhân viên ra vào.
Số liệu thống kê cũng sẽ được xử lý nhanh chóng và chính xác hơn, hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình chấm công tính lương. Chi phí cho nhân sự giám sát cũng có thể được giảm thiểu.
Hạn chế tối đa sai sót
Đa số các phần mềm chấm công vân tay hiện nay đều được tích hợp sẵn chức năng tự động tính toán ngày công, khấu trừ số ngày nghỉ phép, giờ tăng ca…
Do đó, sau khi thu được nguồn dữ liệu từ máy chấm công, phần mềm sẽ tự động sao chép lên hệ thống. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý tập trung và tránh được các sai sót do hạn chế được các bước nhập liệu.
Giám sát minh bạch, công bằng
Nếu các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả thì chắc chắn không thể bỏ qua phần mềm chấm công vân tay.
Mọi thông tin nhân viên như họ tên, mã nhân viên, chức vụ, phòng ban cũng như ngày, giờ chấm công thực, số phút đi muộn về sớm đều được hiển thị trên hệ thống.
Tham khảo thêm:
>> Phần mềm chấm công trên điện thoại tốt nhất cho doanh nghiệp
>> Sử dụng phần mềm chấm công miễn phí: Nên hay không?
>> Review 3 chức năng chính của phần mềm chấm công tính lương
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Từ đó, người quản lý có thể giám sát nhân sự mọi lúc, mọi nơi. Các số liệu này đều không biết nói dối và có thể đảm bảo tính khách quan trong quá trình quản lý. Doanh nghiệp có thể dựa vào đây để đưa ra các đánh giá công tâm về nhân sự để có chế độ khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
Tính bảo mật cao
Đa số các phần mềm chấm công đều được xây dựng trên cơ sở cấu trúc dữ liệu có tính bảo mật cao. Cụ thể, phần mềm chấm công vân tay sử dụng hệ thống sinh trắc học vân tay có độ tin cậy và an toàn cao.
Các hành vi như gian lận ngày công, giờ công, lợi dụng ID để truy cập xấu sẽ dễ dàng bị ngăn chặn. Từ đó, bảo vệ được các thông tin cá nhân của nhân viên cũng như thông tin mật của doanh nghiệp.
Khả năng linh hoạt
Cùng với nhu cầu hội nhập phát triển, các doanh nghiệp luôn đòi hỏi khả năng kết nối nhanh chóng, hiệu quả cao. Với phần mềm chấm công vân tay, người quản lý hoàn toàn có thể chủ động theo dõi thời gian, quản lý đơn từ, bảng tính công… mọi lúc mọi nơi có thiết bị di động với kết nối Internet.
Hiện nay, trên thị trường, các sản phẩm phần mềm chấm công tính lương khá đa dạng. Một trong số đó không thể đến phần mềm chấm công trực tuyến Happy Time.
Sở hữu các ưu điểm vượt trội của một phần mềm chấm công hiện đại, đồng thời Happy Time còn được trang bị nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp như:
- Đồng bộ dữ liệu tự động, nhanh chóng
- Quản lý chấm công thông qua hệ thống wifi nội bộ
- Tích hợp nhiều hình thức chấm công
- Tạo, duyệt và quản lý đơn từ trực tuyến
- Xuất file Excel dễ dàng
- Phần mềm chấm công trên điện thoại và máy tính linh hoạt
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ lý do vì sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng phần mềm chấm công vân tay. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có thêm những lựa chọn phù hợp nhất để nâng cao chất lượng quản lý cho doanh nghiệp mình.
Chúc quý doanh nghiệp luôn thành công và ngày càng phát triển!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
