Chấm công là việc làm quan trọng mà bất cứ nhân sự nào cũng cần thực hiện. Thông qua chấm công, nhà quản lý sẽ nắm được thông tin về quá trình thực hiện nội quy của nhân viên, đồng thời dễ dàng thực hiện hoạt động tính lương thưởng hoặc tiến hành khiển trách nếu cần. Chấm công là gì? Có những hình thức chấm công nào? Có nên sử dụng app chấm công online hay không? Những băn khoăn này sẽ được HappyTime chia sẻ cụ thể dưới đây
Mục lục
Chấm công là gì?
Chấm công là hình thức nhân sự khai báo về sự hiện diện của nhân viên tại chỗ làm kèm theo giờ giấc đi làm và tan ca. Thông qua thông tin được cung cấp từ hoạt động chấm công, doanh nghiệp sẽ nắm được thời gian làm việc của nhân viên, số ngày đi làm và số ngày nghỉ. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tính toán lương thưởng và chế độ phạt nếu có. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ có ý thức hơn đối với công việc và có trách nhiệm hơn với tập thể, với cái chung.
Có những hình thức chấm công nào?
Hiện nay, các hình thức chấm công khá đa dạng. Trong đó, các hình thức chấm công được sử dụng phổ biến nhất hiện nay phải kể đến như:
- Chấm công bằng thẻ giấy
- Chấm công bằng thẻ từ
- Chấm công bằng khuôn mặt
- Chấm công bằng vân tay
- Chấm công bằng QR Code
- Chấm công online qua app
Dưới đây chúng tôi sẽ đi sâu tìm hiểu ưu điểm cũng như nhược điểm của từng hình thức chấm công nói trên nhé.
Chấm công bằng vân tay thông qua máy chấm công
Hình thức chấm công này cũng sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.
Ưu điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:
- Hạn chế tình trạng gian lận bởi vân tay của mỗi người là khác nhau
- Đem lại độ chính xác cao
- Máy thực hiện việc chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp
- Cho phép trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào…linh hoạt giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
- Không phát sinh các chi phí in thẻ giấy thẻ từ, chi phí ban đầu cũng rẻ hơn so với hình thức chấm công khuôn mặt, mống mắt
Nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:
- Tay ướt, quá lạnh hoặc bị thương đều sẽ ảnh hưởng đến quá trình chấm công
- Với những bộ phận sản xuất kim loại, hóa chất…vân tay hay bị mòn rất khó lấy vân tay
Chấm công bằng thẻ từ
Phương pháp chấm công bằng thẻ từ này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Mã số và các thông tin cần thiết của người lao động sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong máy.
Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:
- Thời gian chấm công nhanh chóng chỉ mất khoảng 2 giây giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Sử dụng loại thẻ nhựa nên cũng dễ bảo quản hơn so với dòng thẻ giấy.
- Tích hợp cùng phần mềm chấm công, dễ dàng kết nổi với máy tính cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, hiệu quả.
- Tránh tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự, kế toán…
- Có thể được tích hợp thêm các chức năng kiểm soát cửa ra vào, chấm công bằng vân tay, chấm công khuôn mặt…
- Bộ nguồn dự trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.
Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:
- Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên
- Đòi hỏi người lao động phải mang theo thẻ
- Có thể chấm công hộ dễ dàng nếu không có người giám sát.
Chấm công bằng QR Code
Với giải pháp chấm công bảng QR code bạn chi cần mất vài giây để ghi nhận ngày công của mình. App chấm công trên điện thoại của bạn sẽ ghi nhận mã chấm công đã được hệ thống cung cấp để xác nhận chấm công cho bạn. Mỗi doanh nghiệp sẽ thiết lập cho mình một mã QR riêng. Mã nãy sẽ chứa đựng những thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Điện thoại sẽ đóng vai trò như một máy chấm công để bạn thực hiện các thao tác chẩm công trên đó. Những thông tin dữ liệu hàng ngày của bạn sẽ được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống.
Ưu điểm của chấm công bằng QR code:
- Tiết kiệm cho doanh nghiệp chi phí quản lý chấm công
- Có khả năng chống sao chép thông tin
- Doanh nghiệp không mất thời gian chấm công
- Có thể chấm công tại bất kỳ đâu
Nhược điểm của chấm công bằng QR code:
- Phụ thuộc vào hệ thống mạng, ếu hệ thống mạng bất ngờ xảy ra lỗi thì người lao động có thể bị chấm công muộn dù đến làm việc đúng giờ.
- Dễ xảy ra gian lận, nhân viên có thể chấm công hộ bởi mã QR là mã dùng chung trong công ty cho tất cả nhân viên.
- Yêu cầu người lao động phải biết sử dụng các phần mềm để thao tác chấm công, gây khó khăn với những người lao động lớn tuổi không thành thạo về công nghệ.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công khuôn mặt. ứng dụng dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh 1 đối tượng 1 cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước. Đây không phải là công nghệ mới, trên thực tế thì từ khi công nghệ sinh trắc học phát triển và bùng nổ thì công nghệ nhận diện khuôn mặt cũng được phát triển theo.
Ưu điểm của hình thức chấm công khuôn mặt:
- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay…
- Cho độ chính xác cao, không thể nào gian lận chấm công hộ
- Tốc độ chấm công nhanh, hiệu quả
- Không phát sinh thêm chi phí khác
- Kết nối thông minh với máy tính, usb… cho việc xử lý dữ liệu nhanh chóng
Nhược điểm của hình thức chấm công khuôn mặt:
- Chi phí đầu tư cho máy chấm công khá đắt.
- Tốc độ xử lý chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay, thẻ, giấy.
Chấm công thông qua app
Đây là hình thức chấm công sử dụng phần mềm chấm công online.
Ưu điểm của hình thức chấm công thông qua app:
- Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả
- Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.
- Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên
- Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.
Nhược điểm của hình thức chấm công thông qua app:
- Đòi hỏi máy tính luôn phải kết nối mạng.
- Yêu cầu người lao động phải biết sử dụng phần mềm, máy tính, với những doanh nghiệp hay lao động phổ thông lớn tuổi điều này sẽ gây ra nhiều khó khăn.
Có nên sử dụng app chấm công online không?
Giờ đây, app chấm công được các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng rất nhiều bởi các hiệu quả mà nó mang lại. Bao gồm:
Dễ dàng quản lý chấm công từ xa
Với sự hỗ trợ của các app chấm công trên điện thoại. Chỉ cần sở hữu một chiếc điện thoại thông minh được kết nối mạng là nhân viên đã có thể thao tác hoàn toàn ngay trên ứng dụng. Điều này không chỉ giải quyết được bài toán về trải nghiệm người dùng. Đồng thời nhà quản lý cũng có thể theo dõi được nhân viên nào đi làm sớm hoặc đi làm muộn.
Khởi tạo và phê duyệt nhanh chóng đơn từ trực tuyến
Với app chấm công trên điện thoại, nhà quản lý có thể dễ dàng khởi tạo. Và phê duyệt đơn từ trực tuyến. Quá trình này giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai phía là nhân viên và nhà quản lý. Đặc biệt còn cải thiện tốc độ phê đơn từ cũng như giúp tiết kiệm diện tích lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp.
Cổng thông tin hữu ích cho doanh nghiệp
Tiện ích mà app chấm công cung cấp không chỉ là ghi nhận giờ làm việc. Nó còn như một cổng thông tin chung để nhà quản lý có thể theo dõi thông tin làm việc của từng nhân viên. Và bản thân các nhân viên cũng có thể check chéo nhau.
Hỗ trợ tính lương tự động
Việc nhập thủ công từ ngày công, số phút đi làm muộn hoặc nghỉ không phép, tính số ngày nghỉ phép, khiến công tác tính lương còn nhiều bất cập, dễ xảy ra rủi ro và sai sót không mong muốn. Các phần mềm chấm công hiện nay có tích hợp app chấm công trên điện thoại đều ghi nhận được số ngày đi làm của nhân viên, số ngày nghỉ phép, cập nhật lương tự động khi đến cuối tháng… đều có thể khắc phục được vấn đề này.
Tính chính xác và bảo mật cao
Một trong những lợi ích từ app chấm công trên điện thoại mang lại phải kể đến là tính chính xác và độ bảo mật cao. Việc ghi nhận giờ làm thực tế giúp giảm thiểu sai sót không mong muốn. Kết hợp tính năng phân quyền quản lý tùy vào cơ cấu tổ chức từng doanh nghiệp. Từ đó có thể giúp độ bảo mật của ứng dụng chấm công được nâng cao.
Nên sử dụng ứng dụng chấm công vân tay nào?
Phần mềm chấm công vân tay hiện nay rất được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi các tính năng tuyệt vời mang lại. Sử dụng phần mềm máy chấm công giúp giải quyết nhanh các vấn đề như thống kê hoạt động làm việc nhân viên, dữ liệu cá nhân… Vậy nên sử dụng phần mềm chấm công vân tay nào?
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm chấm công vân tay phổ biến hiện nay:
- Phần mềm chấm công FTA
- Phần mềm chấm công Wise Eye
- Phần mềm chấm công TAS-ERP
- Phần mềm chấm công HRIS
- Phần mềm chấm công HappyTime
Trong số những phần mềm trên thì HappyTime được khá nhiều người dùng đánh giá cao. HappyTime là một trong những phần mềm chấm công được yêu thích hàng đầu tại Việt Nam. Phần mềm được cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trải nghiệm, trước khi nâng cấp lên phiên bản đầy đủ các tính năng. Phần mềm có giao diện thân thiện, gần gũi với người Việt và mang đến cho doanh nghiệp của bạn những hiệu quả rất bất ngờ đấy.
Ưu điểm của phần mềm chấm công vân tay HappyTime
Phần mềm chấm công vân tay HappyTime có rất nhiều tính năng nổi bật, sẽ hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý tốt công việc chấm công và quản lý nhân sự tại doanh nghiệp mình. Những tính năng tuyệt vời của HappyTime đó là:
Chấm công trực tuyến
HappyTime là giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp.
- Chấm công trên app thông qua hệ thống wifi nội bộ
- Tích hợp được nhiều loại máy chấm công phổ biến khác nhau trên thị trường
- Đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công sang hệ thống HappyTime nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
Quản lý đơn từ
Nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép ngay trên ứng dụng. Đồng thời, nhà quản lý có thể phê duyệt, xử lý đơn từ của nhân viên.
Quản lý nhân sự
Theo dõi nhân sự trên hệ thống HappyTime, nhà quản lý có thể theo dõi ai đi làm muộn, đi làm sớm hoặc đi công tác những ngày nào.
Xuất ra file Excel
Dễ dàng xuất file chấm công ra Excel với đầy đủ những thông tin cần thiết. Bao gồm: số công trong tháng, tổng số phút đi muộn, tăng ca,… theo chuẩn số liệu trên hệ thống”
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm chấm công vân tay phù hợp thì bạn hãy chọn HappyTime nhé. Tin rằng bạn sẽ vô cùng hài lòng.
Thông qua bài viết này, hẳn là bạn đã hiểu rõ hơn về chấm công là gì cũng như ưu nhược điểm của từng hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay. Chúc bạn và doanh nghiệp sẽ lựa chọn được app chấm công hiệu quả và tiết kiệm nhất nhé.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
