Chấm công là gì? Những cách chấm công phổ biến nhất hiện nay

Chọn ra một hình thức chấm công và quản lý chấm công phù hợp, hiệu quả, kinh tế nhất với doanh nghiệp luôn là vấn đề được các nhà lãnh đạo quan tâm. Trong bài viết này, HappyTime sẽ cùng bạn tìm hiểu về các cách chấm công nhân viên tối ưu nhất.

Chấm công là gì?

Chấm công là hành động ghi chép, ghi nhận và khai báo giờ làm việc của người lao động tại địa điểm làm việc, nhằm đánh giá ý thức của nhân viên trong công việc và làm cơ sở để tính lương cho nhân sự.

Các thời điểm quan trọng mà người lao động thường được yêu cầu chấm công trong ngày bao gồm: Giờ vào làm, giờ tan làm, giờ bắt đầu nghỉ giải lao/nghỉ trưa, giờ kết thúc nghỉ giải lao/nghỉ trưa.

Vì sao cần chấm công cho nhân viên?

Các nhà quản lý cần tổ chức chấm công cho nhân viên nhằm 3 mục đích:

Có dữ liệu làm căn cứ tính lương cho nhân viên

Bộ phận hành chính nhân sự và kế toán cần có dữ liệu về số ngày, số giờ làm việc của nhân viên theo tuần/tháng/dự án để có thể tính lương, thưởng hoặc phạt cho nhân viên. Bảng chấm công nhân viên chính là biểu mẫu cung cấp các dữ liệu này.

Hiện nay hầu hết doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu chấm công nhân viên theo tháng để tính và thanh toán lương cho nhân viên.

Theo dõi tổng thể tần suất làm việc và khối lượng công việc của nhân viên

Nếu nhân viên thường xuyên đi sớm về khuya tức là họ đang bị quá tải công việc. Nếu giờ làm việc của nhân viên ổn định trong khung giờ hành chính mỗi ngày thì tức là họ đang xử lý tốt công việc của mình mà không phải làm thêm giờ. Dựa vào thông tin này, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định điều phối nhân sự hoặc điều chỉnh khối lượng công việc sao cho phù hợp với các chiến lược kinh doanh mới, nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất.

Đánh giá được thái độ và phong cách làm việc của nhân viên

Nhìn vào dữ liệu chấm công, doanh nghiệp có thể theo dõi được nhân viên nào thường xuyên đi muộn về sớm và nhân viên nào tuân thủ đúng quy định giờ làm. Thông qua chấm công, nhà quản trị có thể đánh giá mức độ chuyên cần và thái độ làm việc của nhân viên. Từ đó, bạn có thể đưa ra những giải pháp để gia tăng động lực cho nhân viên đi làm đúng giờ, làm việc một cách vui vẻ.

Các cách chấm công phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều cách chấm công cho nhân viên, từ kiểu thủ công, tận dụng máy móc cho đến các hình thức công nghệ. Sau đây là danh sách các cách chấm công đi làm phổ biến nhất cùng những ưu nhược điểm mà nhà quản trị có thể tham khảo:

Chấm công thẻ giấy

Chấm công thẻ giấy là hình thức chấm công cơ học được áp dụng từ rất nhiều năm về trước. Doanh nghiệp cần trang bị một chiếc máy chấm công cầm tay có hiển thị thời gian thực. Mỗi nhân viên sẽ có một hoặc nhiều thẻ giấy (nếu làm việc theo ca luân phiên trong tháng).

Trên thẻ giấy được chia thành các cột khác nhau, là nơi in giờ làm việc của nhân viên. Trên đầu máy có một khe để đưa thẻ giấy vào. Vào mỗi ngày làm việc, nhân viên đưa thẻ giấy vào trong máy chấm công, máy sẽ in ngày giờ làm việc lên thẻ. Sau mỗi tháng làm việc, nhân viên sẽ được cấp thẻ chấm công mới khi thẻ cũ đã đầy.

Ưu điểm

• Không cần lắp đặt máy chấm công cố định ở một chỗ, không cần kết nối dữ liệu trong máy tính, không cần tổng hợp lại dữ liệu mỗi cuối tháng.
• Không tốn chi phí lắp đặt.
• Dễ sử dụng.
• Tốc độ in nhanh trong vòng 1 giây, tiết kiệm thời gian cho nhân viên khi chấm công.
• Chi phí máy chấm công thẻ giấy thấp hơn các giải pháp chấm công khác.
• Nhiều loại máy chấm công thẻ giấy có tích hợp thêm chuông báo giờ làm việc và giờ nghỉ giúp cho nhân viên không bị quên chấm công.

Nhược điểm

• Bảo quản thẻ giấy bất tiện, thẻ dễ bị rách, ướt, mất, hoặc để quên ở nhà, nhân viên không được tính công.
• Dễ xảy ra tình trạng gian lận chấm công giữa các nhân viên khi họ tự chấm công hộ cho nhau, không đảm bảo sự công bằng, chính xác trong dữ liệu chấm công. Điều này khiến doanh nghiệp tốn chi phí và thời gian giám sát.
• Tổng hợp thông tin, tính công và lương mỗi tháng hoàn toàn thủ công, dễ sai sót, tốn thời gian và công sức.
• Mỗi tháng phải in thẻ giấy chấm công cho nhân viên sẽ gây tốn kém chi phí, thủ tục quản lý hành chính trở nên rườm rà khi phải bảo quản quá nhiều thẻ chấm công hàng tháng.
• Chỉ khả thi với doanh nghiệp quy mô nhỏ, lý tưởng là dưới 10 nhân sự.

>>> Xem thêm: Máy chấm công thẻ giấy – Ưu nhược điểm là gì? Có nên dùng không?

Chấm công thẻ từ

Cách chấm công nhanh hơn thẻ giấy chính là thẻ từ. Nhân viên chỉ cần mang theo bên mình một chiếc thẻ từ nhỏ như thẻ ngân hàng thông tường, quẹt lên phần đầu đọc trên máy chấm công là giờ làm việc sẽ tự động cập nhật vào trong máy.

Ưu điểm

• Chấm công thẻ từ nhanh, chỉ trong vòng 1-2 giây là máy sẽ ghi nhận chính xác giờ làm việc của nhân viên.
• Thẻ nhựa nên dễ bảo quản và mang theo khi đi làm, không sợ bị ướt, rách.
• Máy chấm công được kết nối với máy tính, giúp giảm thiểu tình trạng sai số, chuyển đổi dữ liệu nhanh, giảm bớt gánh nặng cho bộ phận quản lý nhân sự.
• Máy chấm công có thể tích hợp nhiều chức năng hữu ích như chống trộm, kiểm soát cửa ra vào của công ty.
• Khi bị mất điện đột ngột, bộ nguồn dự trữ vẫn sẽ lưu trữ dữ liệu cho máy nên không lo lắng việc mất dữ liệu.

Nhược điểm

• Chi phí in thẻ từ cao.
• Vẫn xảy ra trường hợp nhân viên quên không mang theo thẻ từ hoặc làm mất thẻ.
• Nhân viên có thể gian lận chấm công, chấm công hộ cho nhau nếu không có bộ phận giám sát.
• Nhiều doanh nghiệp yêu cầu sử dụng thẻ từ như hình thức mở và đóng cửa văn phòng. Mỗi khi nhân viên cần ra ngoài, đi lại đều cần đem theo thẻ để quẹt. Điều này dẫn đến việc bộ phận nhân sự sẽ phải xử lý một lượng dữ liệu lớn vào cuối tháng vì trong một ngày nhân viên quẹt thẻ rất nhiều lần để ra vào, trong khi chỉ có 2 – 4 thông số cần lọc để chấm công..

>>> Xem thêm: Máy chấm công thẻ từ là gì? Ưu và nhược điểm? Có nên dùng không?

Chấm công vân tay

Cách chấm công bằng vân tay là phổ biến và được áp dụng bởi hầu hết mọi doanh nghiệp hiện nay. Bằng việc áp dụng công nghệ nhận diện sinh trắc học, xử lý hình ảnh vân tay, loại máy chấm công này có thể xác định danh tính của nhân viên một cách chính xác, ghi nhận giờ làm việc của nhân viên theo đúng thời gian thực.

Ưu điểm

• Loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận chấm công nhờ khả năng nhận diện cao.
• Đảm bảo giờ chấm công chính xác tuyệt đối, không bị sai lệch dữ liệu.
• Máy chấm công vân tay nhận diện nhanh trong khoảng 1 – 2 giây.
• Không tốn chi phí để in thẻ, in giấy như hai hình thức kể trên.
• Hầu hết các loại máy chấm công đều trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào linh hoạt, cho phép bộ phận nhân sự quản lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác hơn.

Nhược điểm

• Công nghệ chấm công vân tay sẽ ghi nhận kết quả không chính xác khi tay của người chấm công bị ướt, bị thương hoặc bị lạnh quá mức.
• Sẽ xảy ra nhiều trường hợp nhân viên chấm công trên dưới 10 lần mà máy vẫn không nhận dữ liệu, vẫn báo vân tay không hợp lệ dù không có yếu tố ngoại cảnh tác động.
• Sẽ xảy ra tình trạng nhiều nhân viên quên chấm công nếu máy chấm công lắp đặt ở vị trí khó thấy, không thuận tiện cho việc chấm công.
• Nhiều doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất như kim loại, cơ khí, hóa chất khó có thể áp dụng hình thức chấm công này vì vân tay của người lao động dễ bị bào mòn, khó nhận diện.

>>> Xem thêm: Chấm công vân tay là gì? Toàn bộ điều cần biết về chấm công vân tay

Chấm công bằng khuôn mặt

Chấm công bằng khuôn mặt, còn gọi là chấm công Face ID, được áp dụng phổ biến ở những tổ chức cần độ xác minh sinh trắc học chính xác vì lý do bảo mật thông tin hoặc hạn chế tiếp xúc vì lý do sức khỏe. Hình thức chấm công này chủ yếu được sử dụng tại sân bay, bệnh viện, trường học, các trung tâm nghiên cứu, các doanh nghiệp làm về công nghệ, hóa chất, v.vv..

Ưu điểm

• Loại bỏ hoàn toàn các nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ hay chấm công vân tay.
• Độ chính xác cao, nhiều công nghệ tối ưu có thể nhận diện được người chấm công kể cả khi họ đeo khẩu trang và các phụ kiện khác.
• Tốc độ nhận diện nhanh chỉ trong vòng 1 giây.
• Người chấm công không cần tiếp xúc với bề mặt, chỉ cần đứng trước máy chấm công trong khoảng cách từ 0.5 – 3 mét là có thể ghi nhận giờ chấm công. Qua đó, giảm tải được sự tiếp xúc, lây nhiễm dịch bệnh trong những giai đoạn cần đảm bảo an toàn về mặt sức khỏe cho nhân viên.
• Có thể kết nối với máy tính, usb để quản lý dữ liệu một cách nhanh chóng.

>>> Xem thêm: 5 lợi ích của công nghệ nhận dạng khuôn mặt trong chấm công

Nhược điểm

• Chi phí mua máy và lắp đặt rất tốn kém. Công nghệ càng hiện đại thì chi phí càng cao.
• Doanh nghiệp quy mô càng lớn, càng phải trang bị nhiều máy chấm công khuôn mặt thì chi phí càng đội lên nhiều.
• Không phải loại máy chấm công nào cũng nhận diện khuôn mặt được nhanh chóng.

Chấm công bằng mống mắt

Chấm công bằng mống mắt được xem là công nghệ chấm công hiện đại nhất hiện nay. Cũng tương tự như hình thức chấm công khuôn mặt, nhưng khả năng nhận diện ở máy chấm công mống mắt lại cao hơn, có thể nhận dạng một người thông qua cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt.

Ưu điểm

• Đảm bảo tính chính xác 100%, không còn tình trạng gian lận chấm công.
• Là hình thức chấm công hiện đại, có tốc độ xử lý nhanh chóng nhất, dễ sử dụng, không cần tiếp xúc với bề mặt.
• Tính bảo mật cao nhất, phù hợp với các cơ quan chức năng hoặc các tổ chức hoạt động về an ninh.
• Dù nhân viên đeo kính áp tròng thì vẫn có thể được nhận diện chính xác.

Nhược điểm

• Giá thành vô cùng đắt, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách lớn để lắp đặt máy và mua công nghệ.

Chấm công bằng phần mềm qua GPS, QR code, WiFi

Trong số các giải pháp chấm công, có lẽ chấm công bằng phần mềm là ít tồn tại các hạn chế nhất. Dựa trên điện toán đám mây, đồng bộ hóa dữ liệu và tự động quản lý chấm công, phần mềm chấm công sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự và giảm thiểu sự cồng kềnh trong các thủ tục hành chính.

Trên thị trường hiện nay, các phần mềm chấm công chủ yếu hỗ trợ thông qua các hình thức như sau: 

• Chấm công GPS: Nhân viên có thể chấm công trong bán kính thuộc địa bàn mà công ty cho phép. Ví dụ nhân viên có thể chấm công ngay khi đến chân tòa nhà nơi mình làm việc, không phải đi vào tận văn phòng để chấm công. Hoặc các nhân viên phát triển thị trường phải làm việc trong một địa bàn ngoài văn phòng (phường, quận,…) có thể chấm công ở bất cứ địa điểm nào trong địa bàn đó.
• Chấm công WiFi: Điện thoại di động của nhân viên có kết nối với WiFi, nhưng chỉ chấm công được khi kết nối với đúng WiFi của công ty. Như vậy dù đứng cách công ty vài mét thì vẫn có thể chấm công mà không cần xếp hàng chờ đến lượt.
• Chấm công QR code: Mỗi doanh nghiệp tự tạo một mã QR riêng và nhân viên chỉ cần quét mã đó trên điện thoại di động cá nhân là sẽ được ghi nhận.

Ưu điểm

• Tốc độ chấm công nhanh chóng.
• Nhân viên có được trải nghiệm dễ chịu khi chấm công, không cần vội vàng có mặt ở công ty mà có thể chấm công ở ngoài công ty, miễn sao trong khoảng thời gian và địa bàn cho phép.
• Quản lý tốt giờ làm việc của các hình thức làm việc đặc thù như: làm việc ngoài văn phòng, phải di chuyển nhiều, không cố định một chỗ, v.vv..
• Phần mềm có thể điều chỉnh linh hoạt với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
• Mọi dữ liệu được chuyển và lưu trữ về một hệ thống dữ liệu duy nhất, bộ phận quản lý dễ dàng quản lý mà không lo mất mát, sai lệch.
• Việc áp dụng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.

Nhược điểm

• Nhân viên bắt buộc phải có smartphone (điện thoại thông minh) và có kết nối internet.
• Nhân viên cần biết cách sử dụng phần mềm, thông thạo ứng dụng công nghệ thông tin. Nếu không, nhân viên sẽ phải học cách chấm công cho thành thạo trên ứng dụng. 
• Bộ phận quản lý sẽ tốn thời gian để tổ chức một buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công cho nhân viên.

>>> Xem thêm: Khám phá 10 phần mềm chấm công online free năm 2022

Những giải pháp chấm công hiện có trên thị trường đã thực sự tối ưu?

Mặc dù có nhiều giải pháp quản lý chấm công nhưng không dễ để tìm ra một phương thức hoàn hảo. Vì nhiều lý do, các cách chấm công đi làm hiện nay vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định như:

Khó triển khai ở những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Khi doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh thì mỗi chi nhánh phải lắp đặt một hoặc nhiều máy chấm công, phụ thuộc vào khối lượng nhân sự và mặt bằng. Điều này dẫn đến các hệ quả khó chịu như:

• Bộ phận hành chính nhân sự phải tăng nhân sự để quản lý công ở từng chi nhánh.
• Bộ phận xử lý chấm công, tính lương bị quá tải công việc do khó đồng bộ các dữ liệu từ nhiều máy chấm công khác nhau để xử lý số liệu vào mỗi kỳ thanh toán lương.
• Dễ gặp phải sai sót, thất thoát dữ liệu chấm công khi phải trung chuyển dữ liệu từ các chi nhánh về một trụ sở, dẫn đến khiếu nại và rà soát phức tạp trong mỗi kỳ lương.
• Doanh nghiệp tốn kém nhiều chi phí hơn trong quản lý chấm công mỗi khi mở rộng thêm chi nhánh.

Chưa mở rộng được chức năng

Các phương thức chấm công thủ công và trên máy móc hiện tại mới chỉ đáp ứng được chức năng ghi nhận giờ làm việc của nhân viên chứ chưa tích hợp được các chức năng khác. Chỉ có các phần mềm quản lý chấm công là có thể mở rộng chức năng khi nhà phát triển tích hợp thêm công nghệ hoặc lập trình thêm các tính năng mới.

Chưa mang lại trải nghiệm dễ chịu cho nhân viên chấm công

Chấm công thủ công hay sử dụng máy móc thì rất tốn thời gian. Nhân viên buộc phải đi làm sớm hơn để có thể chấm công kịp giờ mà không phải đứng xếp hàng, chen chúc quanh khu vực chấm công. Đặc biệt là ở các doanh nghiệp quy mô lớn, hoặc làm việc ở những tầng cao thuộc một tòa nhà lớn, phải tốn thời gian di chuyển lên tầng để kịp chấm công thì sẽ gây ra áp lực cho nhân viên mỗi ngày đến công ty.

Chưa kể, nhân viên dễ gặp phải sự cố khi chấm công, ví dụ như: Quên thẻ chấm công ở nhà, vừa đi mưa ngón tay ướt máy không nhận diện được, giấy chấm công bị ướt, rách hoặc mất, v.vv.. Điều này xảy ra vào mỗi ngày làm việc sẽ khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, thất vọng và mất động lực.

Chưa tận dụng triệt để sự phát triển của công nghệ

Ngày nay, mọi lĩnh vực đều đang cố gắng chuyển đổi sang số hóa, tự động hóa để tối ưu quy trình và hiệu suất. Quản lý nhân sự cũng vậy, cũng cần bắt kịp các xu hướng công nghệ mới để chuyển mình và gia tăng năng suất.

Tuy nhiên, các giải pháp chấm công hiện có trên thị trường chưa thực sự đạt được đến đỉnh cao công nghệ mà vẫn còn gặp nhiều lỗi trong quá trình xây dựng và triển khai giải pháp. Kể cả những phần mềm công nghệ quản lý chấm công thỉnh thoảng cũng gặp lỗi hoặc các chức năng chưa thực sự đem lại hiệu quả.

Đâu là cách chấm công hiệu quả và hiện đại nhất hiện nay?

Vậy, đâu mới thực sự là giải pháp chấm công hiệu quả nhất hiện nay? Câu trả lời dành cho doanh nghiệp của bạn chính là phần mềm HappyTime – Giải pháp quản lý và gia tăng trải nghiệm cho nhân viên.

HappyTime là nền tảng tối ưu nhất khi tận dụng được triệt để công nghệ AI tiên tiến hàng đầu, mở ra giải pháp quản lý nhân sự trọn vẹn chứ không chỉ dừng lại ở chấm công và quản lý chấm công. Nói riêng về chức năng quản lý chấm công của HappyTime, doanh nghiệp của bạn sẽ phải kinh ngạc bởi những ưu điểm vượt trội sau:

• HappyTime là một phần mềm chấm công online, bao gồm một hệ thống quản trị (trên nền tảng web trực tuyến), cho phép thu thập dữ liệu chấm công từ các loại máy chấm công hiện có trên thị trường. Qua đó, bộ phận nhân sự có thể tổng hợp dữ liệu chấm công một cách nhanh chóng, dễ dàng.
• HappyTime cũng cung cấp một ứng dụng di động thay cho thiết bị chấm công, cho phép người lao động chấm công ở những hình thức hiện đại nhất hiện nay như: Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, chấm công qua định vị GPS, chấm công bằng WiFi, chấm công bằng mã QR code, v.vv..
• HappyTime không giới hạn số lượng chi nhánh doanh nghiệp cần quản lý chấm công. Doanh nghiệp có thể cùng lúc áp dụng các chính sách chấm công khác nhau cho từng chi nhánh, bộ phận, phòng ban mà không lo chồng chéo dữ liệu.
• HappyTime còn là cách chấm công tính lương hoàn hảo. Mỗi ngày, nhân viên có thể theo dõi tình trạng chấm công và mức lương thực nhận ngay trên ứng dụng di động của mình. Cuối tháng, bộ phận nhân sự cũng không cần thực hiện cách chấm công và tính lương phức tạp mà đã có hệ thống HappyTime trợ giúp dựa trên bảng chấm công tự động tổng hợp được.
• HappyTime có thể xuất bảng chấm công ra file Excel, cho phép tùy biến các trường thông tin hiển thị trong bảng chấm công theo bộ lọc cung cấp sẵn.

Ngoài giải pháp quản lý chấm công, HappyTime còn mở rộng ra một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện như:

• Cho phép tạo và quản lý hồ sơ nhân sự trực tuyến, số hóa thông tin nhân viên để quản lý một cách hiệu quả.
• Phần mềm tự động thiết lập và sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, phù hợp với các doanh nghiệp cho làm theo ca. Nhân viên có thể đăng ký đổi ca một cách dễ dàng và linh hoạt thông qua kéo thả trên biểu mẫu.
• Phần mềm cho phép gửi và duyệt đơn từ online, bao gồm các mẫu sẵn có như đơn xin nghỉ phép, đơn xin tăng ca, v.vv.. Nhân viên không cần viết email, không cần soạn thảo văn bản, quản lý cũng không cần phải hồi, chỉ cần bấm nút phê duyệt hoặc từ chối. Tính năng này giúp giảm tải thủ tục hành chính, gia tăng hiệu suất làm việc cho cả nhân viên và bộ phận quản lý.
• Quan trọng hơn, khi nhân viên xin nghỉ phép và được phê duyệt, ứng dụng HappyTime sẽ tự động ghi nhận và tính công nghỉ có phép cho nhân viên như bình thường. Nhân viên không lo bị thiệt thòi về quyền lợi.
• Ứng dụng di động của HappyTime còn được tích hợp hệ thống gamification giúp gia tăng tinh thần làm việc cho nhân viên. Hệ thống này bao gồm: Vinh danh nhân viên đi làm sớm, mạng xã hội cho phép nhân viên và quản lý gửi lời chào, lời chúc đến nhau, game vòng quay trúng thưởng, tiện ích nhắc lịch uống nước, v.vv..

Với những chức năng và tính năng hết sức thiết thực và hữu ích, nền tảng HappyTime không chỉ hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý nhân viên một cách thông minh, khoa học, mà còn giúp gia tăng trải nghiệm và thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên một cách hiệu quả. Doanh nghiệp và nhà lãnh đạo có thể theo sát được thực trạng làm việc của nhân viên, quản lý quỹ lương hiệu quả và tiết kiệm được chi phí vận hành nếu ứng dụng công nghệ HappyTime.

Nếu muốn tìm hiểu thêm về chức năng quản lý chấm công và quản lý nhân sự của HappyTime, doanh nghiệp bạn hãy truy cập vào website HappyTime, hoặc gọi về số hotline 0967.778.018 để được tư vấn trực tiếp nhé!