Máy chấm công thẻ từ là gì? Ưu và nhược điểm? Có nên dùng không?

Máy chấm công thẻ từ là gì? Ưu và nhược điểm? Có nên dùng không?

Tin tức và Xu hướng

Máy chấm công thẻ từ là một trong những dòng thiết bị được sử dụng để kiểm soát thời gian ra – vào của nhân viên. Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu cụ thể hơn về loại máy chấm công này trong bài viết sau đây nhé.

Máy chấm công thẻ từ là gì?

Máy chấm công thẻ từ là thiết bị chấm công điện tử sử dụng phương pháp nhận diện bằng thẻ cảm ứng, thẻ từ để xác nhận thông tin check in check out của nhân viên. Mỗi nhân viên được cung cấp 1 thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng có mã số riêng đã được lưu trữ trong máy chấm công. Khi thực hiện check in check out, nhân viên sẽ quét thẻ để máy đọc mã và xác nhận thông tin.

Máy chấm công thẻ từ sẽ sử dụng thẻ từ, thẻ cảm ứng để lưu dữ liệu
Máy chấm công thẻ từ sẽ sử dụng thẻ từ, thẻ cảm ứng để lưu dữ liệu

Hiện tại trên thị trường có 3 dòng máy chấm công bằng thẻ từ chính là:

  • Máy dùng thẻ EM Card: Đây là dòng phổ biến và sử dụng chuẩn thẻ EM Card có tần số 125 KHz để chấm công.
  • Máy dùng thẻ Mifare: Sử dụng thẻ Mifare với tần số 13.56 MHz.
  • Máy dùng thẻ HID: Sử dụng dòng thẻ chuẩn HID để lưu mã số chấm công.

Ưu điểm và hạn chế khi chấm công bằng thẻ từ

Tương tự như những thiết bị hoặc phương pháp chấm công khác, sử dụng thẻ từ chấm công cũng có những ưu điểm và hạn chế riêng. Cụ thể như sau:

Ưu điểm của chấm công thẻ từ

Ưu điểm khi sử dụng thẻ từ chấm công như sau:

  • Thao tác chấm công được thực hiện khá nhanh chóng, chỉ mất vài giây để nhân viên xác nhận lượt chấm công của mình. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
  • Cách sử dụng khá đơn giản bởi chỉ cần cấp thẻ cho nhân viên là đã bắt đầu có thể thực hiện chấm công.
  • Người chấm công không cần lo lắng về việc dấu vân tay bị mờ, đang mặc đồ bảo hộ phải tháo găng tay để chấm công.
  • Thẻ từ hay thẻ cảm ứng thường sẽ là thẻ nhựa do đó dễ bảo quản hơn so với những dòng thẻ giấy.
  • Có thể kết nối với nhiều hệ thống hoặc phần mềm chấm công khác để tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và đầy đủ hơn.
  • Một số loại máy chấm công bằng thẻ từ có thể thực hiện luôn hoạt động kiểm soát ra vào hoặc những tính năng khác để bảo mật thông tin tốt hơn cho doanh nghiệp.
Tốc độ xử lý khi dùng thẻ từ chấm công khá nhanh
Tốc độ xử lý khi dùng thẻ từ chấm công khá nhanh

Nhược điểm chấm công thẻ từ

Bên cạnh những ưu điểm trên thì dùng thẻ từ chấm công cũng sẽ có một vài hạn chế mà bạn cần lưu ý. Ví dụ như:

  • Nhân viên muốn chấm công thì phải có thẻ mới được xác nhận thành công.
  • Có thể xảy ra trường hợp chấm công hộ khi nhân viên nhờ người khác sử dụng thẻ để chấm công.
  • Doanh nghiệp cũng sẽ tốn kém thêm chi phí để in thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng cho nhân viên.
  • Thẻ có thể bị hỏng hoặc mất từ tính, cảm ứng dẫn đến không thể chấm công và ảnh hưởng đến nhân viên.

Có nên sử dụng máy chấm công thẻ từ không?

Hiện tại, máy chấm công thẻ từ vẫn đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay với quy mô từ vài trăm đến vài ngàn người. Do đó, để xác định có nên sử dụng thiết bị chấm công này hay không, bạn sẽ cần phải cân nhắc dựa trên điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Để giúp quá trình sử dụng hiệu quả, bạn có thể kết hợp máy chấm công bằng thẻ từ với những phần mềm chấm công khác.

Ví dụ như app chấm công miễn phí HappyTime. Đây là phần mềm giúp bạn có thể dễ dàng kết nối, chuyển toàn bộ dữ liệu từ máy chấm công lên phần mềm nhanh chóng. Bên cạnh đó, ứng dụng còn cung cấp thêm nhiều hình thức chấm công đa dạng khác mà bạn có thể lựa chọn. Khi kết hợp HappyTime với những thiết bị chấm công khác, quá trình tổng hợp thông tin, dữ liệu ngày công, tính lương cũng được rút ngắn hơn 70% so với cách thông thường.

Lưu ý gì khi sử dụng thẻ từ chấm công

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

  • Nên lựa chọn các dòng máy có dung lượng bộ nhớ phù hợp với số lượng nhân viên của doanh nghiệp.
  • Ưu tiên dòng máy có thiết kế nhỏ gọn, đi kèm với nhiều tiện ích khác nhau và dễ dàng tích hợp với các phần mềm chấm công khác.
  • Nên đặt máy tại nơi khô thoáng và tránh các vị trí bị ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp, vị trí phải tiếp xúc với nhiều bụi bẩn, thường xuyên thay đổi nhiệt độ, độ ẩm. Điều này gây ra ảnh hưởng đến các mạch, linh kiện điện tử bên trong của thiết bị.
  • Cần thực hiện lau chùi, bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ để đảm bảo sự ổn định của máy trong quá trình hoạt động.
  • Thường xuyên kiểm tra và xóa những dữ liệu không cần thiết để giúp giải phóng bộ nhớ của thiết bị, tăng tốc độ xử lý tốt hơn.
Không nên để máy chấm công ở khu vực dễ bị ảnh hưởng từ môi trường
Không nên để máy chấm công ở khu vực dễ bị ảnh hưởng từ môi trường

Hy vọng bạn sẽ hiểu hơn về máy chấm công thẻ từ và ưu – nhược điểm của thiết bị này như thế nào qua bài viết hôm nay. Bên cạnh đó đừng quên truy cập ngay vào HappyTime để có thể trải nghiệm phần mềm tích hợp hệ thống chấm công và chấm công đa chức năng miễn phí ngay từ hôm nay nhé.