Sàng lọc trong 5S là gì? Cách tiến hành phân loại nơi làm việc

Sàng lọc là bước đầu tiên của phương pháp quản lý doanh nghiệp 5S, giúp doanh nghiệp có thể tối giản chi phí và quy trình vận hành, đạt được những thành tựu mới về doanh thu. Vậy, sàng lọc trong 5S là gì? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu ngay nhé!

Sàng lọc trong 5S là gì?

Sàng lọc (Seiri – 整理) là bước đầu tiên của phương pháp quản lý nơi làm việc 5S Nhật Bản, chỉ hoạt động phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự nhằm loại bỏ những thứ không cần thiết, giữ cho nơi làm việc khoa học, sạch sẽ, ngăn nắp và hiệu quả hơn.

Chỉ khi thực hiện sàng lọc chuẩn chỉnh ngay từ đầu thì doanh nghiệp mới có thể thực hiện 4 bước tiếp theo trong 5S (gồm Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng) một cách hiệu quả. Bởi vì dù mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp, làm sạch, bảo dưỡng cẩn thận, nhưng đâu đó vẫn tồn tại những vật dụng thừa thãi thì doanh nghiệp vẫn phải tốn chi phí để lưu trữ, tốn thời gian để tìm kiếm và vận chuyển chúng.

Mục tiêu của Sàng lọc trong 5S là gì?

Sàng lọc – Seiri được ứng dụng trong 5S vì 2 mục đích:

Loại bỏ các vật dụng không cần thiết

Nơi làm việc có thể trở nên lộn xộn, rối ren vì những thứ không cần thiết. Ví dụ như nhà máy gỗ có quá nhiều mảnh gỗ thừa, văn phòng có quá nhiều hồ sơ hết hạn, nhà kho chứa quá nhiều hàng tồn, biển thông báo đính quá nhiều giấy tờ cũ, ổ cứng máy tính chứa quá nhiều dữ liệu lỗi thời, v.vv..

Chỉ khi loại bỏ hết những thứ không cần thiết đó thì doanh nghiệp mới:

• Giải phóng được không gian sản xuất.
• Giảm chi phí thuê nhà kho, văn phòng.
• Tận dụng giá trị của phế liệu.
• Tiết kiệm thời gian lấy vật dụng, hàng hóa.
• Tiết kiệm thời gian di chuyển vật dụng, hàng hóa.
• Giảm thiểu rủi ro hoặc các tác động tiêu cực từ những thứ thừa thãi.

Giảm thiểu sự lãng phí

Sàng lọc trong 5S không đơn giản là “thẳng tay” loại bỏ những vật dụng không cần thiết. Mà để tránh lãng phí các nguyên vật liệu, tránh lãng phí sức lao động và giảm thiểu lượng rác thải bắt buộc phải loại bỏ, doanh nghiệp cần xác định những thứ có thể sửa chữa, tái chế, tái sử dụng được và cải tiến chúng.

Ví dụ, ghế ngồi làm việc bị cao so với thể trạng của công nhân, khiến họ không thoải mái, lâu ngày dẫn đến đau mỏi, bệnh tật. Hậu quả là quy trình làm việc bị gián đoạn, giảm năng suất lao động. Như vậy, doanh nghiệp đang lãng phí thời gian và sức lao động của công nhân. Cách giải quyết là điều chỉnh chiều cao của ghế (sửa chữa/cải tiến) hoặc thay mới, còn ghế cũ dùng vào việc khác (tái sử dụng).

Lợi ích của Sàng lọc trong 5S là gì?

Tuy mới chỉ là bước khởi đầu của quy trình 5S, nhưng doanh nghiệp có thể ngay lập tức nhận ra những lợi ích của Sàng lọc – Seiri:

• Dễ dàng tìm kiếm các nguyên vật liệu, phụ tùng, hàng hóa bị bỏ quên, không cần phải tốn tiền mua hàng, tiết kiệm chi phí.
• Nơi làm việc hiệu quả, ngăn nắp thì việc di chuyển hàng hóa, vật dụng nhanh chóng và an toàn hơn.
• Tìm các vật dụng, công cụ nhanh hơn vì chúng đã được lưu trữ đúng chỗ, không bị che khuất bởi sự lộn xộn.
• Nhân viên có đủ không gian để làm việc hiệu quả.
• Giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động vì mọi vật dụng tại nơi làm việc đã được sàng lọc, phân loại và sắp xếp an toàn, đúng chỗ.
• Gia tăng trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên vì đã thay thế các công cụ kém chất lượng, giải quyết được các mối lo về an toàn tại nơi làm việc.

Tìm hiểu thêm: 10 Cách “Lên Dây Cót Tinh Thần” Cho Nhân Viên Để Làm Việc Tốt Hơn X10 Lần

Cách tiến hành phân loại – Sàng lọc trong 5S

Hiểu được lợi ích của Sàng lọc – Seiri trong 5S, nhưng cái khó là sàng lọc thế nào, làm sao để biết cái nào cần, cái nào không, phân loại ra sao và phân loại ở từng khu vực như thế nào? Có 3 bước để các doanh nghiệp thực hiện việc Sàng lọc như sau:

Xác định mức độ cần thiết của các vật dụng

Tất cả mọi thứ vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất, hồ sơ, tài liệu, công cụ hỗ trợ, v.vv.. đều sẽ gọi chung là vật dụng để dễ sàng lọc. Để biết vật dụng nào là cần thiết hay không, hãy xem xét ở tần suất sử dụng, số lượng và chức năng của chúng:

• Vật dụng cần thiết (có thể được dùng): Có đầy đủ chức năng để thực hiện công việc khi cần, luôn sẵn có đúng thời điểm và luôn có đủ số lượng để đáp ứng yêu cầu công việc.
• Vật dụng không cần thiết (có thể không được dùng): Không thực hiện được chức năng (lỗi, hỏng, hết hạn), hoặc không sẵn có khi cần dùng, hoặc không có đủ số lượng để đáp ứng yêu cầu công việc.
• Vật dụng không quá cần thiết (có thể được dùng nhưng xác suất dùng thấp): Đáp ứng đủ các tiêu chí về tần suất, số lượng và chức năng nhưng vì lý do nào đó rất ít khi dùng tới, thậm chí không bao giờ dùng tới.

Các vật dụng cần thiết thì giữ lại, sắp xếp ở nơi dễ tìm, dễ lấy, dễ cất. Các vật dụng không cần thiết thì loại bỏ hoặc tái chế/tái sử dụng. Các vật dụng không quá cần thiết có thể cân nhắc lưu trữ trong kho hoặc loại bỏ khỏi không gian làm việc.

Lên danh sách các vật dụng và giải pháp sàng lọc

Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ tạo danh mục các vật dụng cần được sàng lọc để cùng kiểm tra lại cho kỹ, đưa ra quyết định loại bỏ hay không. Cần phải thực hiện bước này để ngăn ngừa việc bỏ sót các vật dụng không cần thiết trong quy trình sàng lọc.

Đối với mỗi vật dụng, cần có chỉ dẫn cách bố trí, sắp xếp cho chi tiết. Ví dụ, các vật dụng được sử dụng 1 lần/ngày hoặc nhiều hơn thì lưu trữ lại địa điểm làm việc hoặc mang theo người khi làm việc. Còn các vật dụng bị lỗi thì trả lại nhà cung cấp, tái chế, tái sử dụng hoặc loại bỏ hẳn.

Để xây dựng bảng sàng lọc vật dụng này, bạn có thể dựa vào các tiêu chí phân loại ở bước đầu tiên:

• Nhóm vật dụng không cần thiết thì cần loại bỏ.
• Nhóm vật dụng không quá cần thiết thì loại bỏ hoặc lưu trữ riêng biệt.
• Nhóm vật dụng cần thiết thì tiếp tục chia theo tần suất sử dụng để phân loại cho dễ và chọn vị trí lưu trữ cho khoa học.

Riêng với nhóm vật dụng cần thiết, bạn có thể chia theo tần suất sử dụng như sau:

• Vật dụng hiếm khi được sử dụng: Là vật dụng chỉ sử dụng khoảng 1-2 lần mỗi năm, nên lưu trữ ở các khu vực riêng, ít khi tìm kiếm, miễn sao lúc cần thì dễ lấy nhất có thể là được.
• Vật dụng thỉnh thoảng được sử dụng: Là vật dụng dùng mỗi 1 hoặc 2 tháng, nhu cầu sử dụng thấp nhưng vẫn cần dùng ở mức cơ bản, thì nên lưu trữ ở những khu vực chúng thường được sử dụng để tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
• Vật dụng thường xuyên được sử dụng: Là vật dụng dùng ngày ngày, hàng giờ, hàng tuần, nên được lưu trữ ngay tại khu vực làm việc hoặc ngay trong tầm với. 

Tiến hành sàng lọc

Cuối cùng, lãnh đạo sẽ phân công công việc cho nhân viên để thực hiện việc sàng lọc tại nơi làm việc. Đây là hành động nhà quản trị trao quyền cho nhân viên thực hiện 5S, trong việc xác định, phân tích và sàng lọc tất cả các vật dụng tại khu vực làm việc của mình. Với cách này, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, được chủ động quyết định môi trường làm việc của mình, có nhiều động lực làm việc và thực hiện 5S mỗi ngày.

Tham khảo thêm Sơ đồ về Quy trình thực hiện “Sàng lọc” trong 5S:

Thẻ đỏ Red Tag – Công cụ chính của Sàng lọc trong 5S

Để hỗ trợ quá trình thực hiện sàng lọc trong 5S cho hiệu quả, bạn nên tận dụng công cụ Thẻ đỏ – Red Tag, dùng để đánh dấu các vật dụng cần được loại bỏ khỏi nơi làm việc. Trên thẻ đỏ 5S, cần có những thông tin cơ bản là:

• Số thẻ
• Mô tả vật dụng
• Lý do vật dụng bị gắn thẻ đỏ
• Ngày gắn thẻ
• Tên hoặc mã số nhân viên của người gắn thẻ
• Gợi ý cách sàng lọc vật dụng

Cách sử dụng thẻ đỏ rất đơn giản. Mỗi tháng, bạn để cho nhân viên tự đánh giá, phân loại các vật dụng trong khu vực làm việc của mình. Nếu có những vật dụng cần được loại bỏ thì nhân viên sẽ gắn thẻ đỏ cho chúng. Khi hết tháng, các bộ phận liên quan sẽ cùng xem xét từng thẻ đỏ để xem lý do tại sao nên loại bỏ những vật dụng đó và xử lý chúng theo bảng sàng lọc hoặc theo gợi ý của chính nhân viên phụ trách.

Thẻ đỏ mà vẫn còn tức là việc sàng lọc chưa được hoàn thiện. Còn có sự hiện diện của thẻ đỏ thì cả nhân viên và ban quản trị đều sẽ tự giác để sàng lọc lại nơi làm việc.

Bước Sàng lọc – Seiri trong 5S hiện đang được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp nhằm giảm thiểu sự lãng phí, tối giản chi tiêu, tăng năng suất và gia tăng trải nghiệm nhân viên. Hy vọng rằng qua bài viết trên đây, doanh nghiệp bạn đã hiểu rõ sàng lọc trong 5S là gì và cách để thực thi sàng lọc tại nơi làm việc.

Để tối ưu môi trường làm việc sao cho hiệu quả nhất, doanh nghiệp bạn có thể tận dụng nền tảng quản lý nhân sự HappyTime. Tận dụng tiện ích tự động quản lý lịch làm việc của HappyTime, bạn có thể dễ dàng thiết lập lịch thực thi sàng lọc 5S theo ca cho từng nhân viên, giúp nhân viên chủ động nắm bắt lịch làm việc và đổi ca khi có nhu cầu, và phía doanh nghiệp thì dễ dàng quản lý nhân viên của mình hơn. 

Cùng với tiện ích truyền thông nội bộ nhanh chóng, vinh danh, khen thưởng và chúc mừng nội bộ, nhà quản trị có thể tăng cường tinh thần thực hiện 5S và tối ưu hóa năng suất lao động của nhân viên.

Để tìm hiểu thêm về HappyTime và giá trị mà HappyTime mang lại cho doanh nghiệp bạn trong quá trình thực thi sàng lọc trong 5S, bạn hãy tham khảo bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.