Top 5 Lợi Ích Của 5S Trong Vận Hành Doanh Nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, có lẽ tiêu chuẩn 5S Nhật Bản đã không còn xa lạ. Đây là một trong những phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc tối ưu nhất hiện nay. Việc triển khai chương trình 5S cũng được chứng minh đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức. Vậy, lợi ích của 5S là gì?

Trong bài viết này, Blog HappyTime đã tổng hợp 6 lợi ích hàng đầu mà chương trình 5S mang lại cho các doanh nghiệp. Hy vọng có thể giúp các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội, áp dụng mô hình 5S vào chính sách quản trị một cách hiệu quả nhất.

Lợi ích của 5s là gì?

Mô hình 5S đề cập đến 5 bước: Sàng lọc (Seri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu) và Sẵn sàng (Shitsuke). Nhiều doanh nghiệp đã triển khai 5S nhằm giảm lãng phí, tối ưu năng suất thông qua duy trì nơi làm việc có trật tự và nhất quán.

Dưới đây là 5 lợi ích mà doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ mô hình quản trị 5S:

Giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp

Có nhiều chi tiêu trong doanh nghiệp thực sự không cần thiết và được coi là lãng phí. Lợi ích hàng đầu của 5S chính là ngăn chặn những sự lãng phí này.

Giả sử một nhân viên trong văn phòng của bạn cần giấy để in một đề xuất rất dài. Họ lấy một tệp giấy dày từ khu vực lưu trữ để in, còn giấy thừa thì họ để luôn trên bàn làm việc riêng của họ, hoặc là không bao giờ đụng đến nữa, hoặc là họ dùng luôn làm nháp và cuối cùng cũng vứt đi. Đến khi bạn cần in ấn, máy in lại hết giấy, khu vực lưu trữ cũng không còn. Bạn không thể in tài liệu cho đến khi công ty đặt mua thêm giấy. Đó là một sự lãng phí.

Trong trường hợp này, nếu áp dụng tiêu chí sàng lọc của 5S, nhân viên in ấn ban đầu chỉ cần lấy đủ số lượng giấy cần thiết cho bản in, còn giấy thừa để ngăn nắp tại khu lưu trữ là xong.

Ngăn ngừa các sự cố thiết bị

Yêu cầu của mô hình 5S là đào tạo nhân viên làm việc theo quy trình, trong đó họ phải làm sạch và kiểm tra mọi thiết bị trước và sau khi sử dụng. Nếu thực hiện được điều này, nhân viên có khả năng phát hiện các sự cố thiết bị tốt hơn trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng.

Giả sử một nhân viên sản xuất đang vệ sinh máy móc, nhận thấy một vũng dầu bám trên sàn thì lau sạch đi. Sau đó, họ tìm hiểu thêm xem nguồn gốc của vết dầu đó là đâu. Họ nhận ra một vết nứt nhỏ trên thân máy móc, có thể gây rò rỉ. Cuối cùng, họ báo cáo vấn đề với ban quản lý hoặc bộ phận phụ trách sửa chữa, ngăn chặn không để một vấn đề nhỏ trở nên tồi tệ hơn. Trên hết, hành động của nhân sự đó đã ngăn chặn mối nguy về an toàn lao động hoặc hệ thống sản xuất phải ngừng vận hành hoàn toàn.

Chỉ với một hành động nhỏ này, nhân viên đó đã áp dụng cùng lúc 3 tiêu chí là sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ rồi. 

Phòng ngừa tai nạn nơi làm việc

Một lợi ích của 5S rất thiết thực nữa là giúp nhân viên có thói quen giữ khu vực làm việc sạch sẽ và có tổ chức. Từ đó tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn, giảm thiểu tai nạn nghề nghiệp.

Ví dụ, ở công trường, người lao động có thói quen để các công cụ lung tung trên mặt đất. Nếu có người vấp phải thì rất nguy hiểm, sẽ bị ngã hoặc xảy ra thương tích. Công cụ cũng có thể bị hỏng sau khi va chạm. Hậu quả mà doanh nghiệp phải gánh chịu sau đó là khôn lường.

Áp dụng tiêu chí sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc trong 5S, người lao động chỉ cần để gọn các công cụ lao động vào đúng chỗ của chúng là xong.

Cải thiện năng suất lao động

Hợp lý hóa các hoạt động, nâng cao hiệu quả làm việc và tăng năng suất là lợi ích của 5S không thể bỏ qua. Khi nhân viên luôn biết chính xác vị trí của các vật dụng, công cụ hỗ trợ công việc thì họ có thể bắt tay vào làm việc ngay mà không mất thời gian tìm kiếm.

Áp dụng 5S đặc biệt có lợi cho các nhân viên mới dễ dàng làm quen với công việc và sớm tạo ra được giá trị cho doanh nghiệp. Với tiêu chí sẵn sàng trong 5S, mỗi cá nhân trong tổ chức cũng sẽ luôn sẵn sàng cho công việc, ý thức cao trách nhiệm của bản thân và luôn có tinh thần tự giác để làm việc một cách chủ động.

Tìm hiểu thêm: Làm Sao Để Nhân Viên Làm Việc Có Năng Suất Chất Lượng Hiệu Quả

Giảm sự căng thẳng của nhân viên nơi làm việc

Áp dụng các quy tắc của 5S, môi trường làm việc sẽ luôn được sắp xếp một cách khoa học, minh bạch, giúp cho nhân viên thực hiện công việc một cách thuận tiện hơn. Việc lấy thông tin và trao đổi giữa các nhân viên cũng diễn ra nhanh chóng, rõ ràng.

Đồng thời, không gian làm việc được dọn dẹp thường xuyên, tạo ra cảm giác sạch sẽ, dễ chịu cũng sẽ giúp các nhân viên làm việc thoải mái hơn. Có thể nói, 5S giúp mang lại trải nghiệm hạnh phúc, dễ chịu cho nhân viên ở nơi làm việc.

HappyTime hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng 5S hiệu quả

Thấu hiểu được những giá trị mà mô hình 5S mang lại cho doanh nghiệp, HappyTime đã nghiên cứu và hoàn thiện nền tảng quản trị nhân sự tối ưu. Cũng với các tính chất: Giảm lãng phí, giảm thủ tục rườm rà, tăng năng suất, tăng trải nghiệm nhân viên, không tốn kém, HappyTime sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách tinh gọn và hiệu quả hơn rất nhiều.

Phần mềm HRM HappyTime sở hữu các tính năng hấp dẫn:

• Kiểm soát thời gian làm việc, chấm công, tính lương cho nhân viên: Giảm bớt gánh nặng cho bộ phận quản trị nhân sự, giảm áp lực cho các nhân viên trong việc chấm công vào giờ cao điểm.
• Gửi và duyệt đơn trực tuyến tiện lợi: Giảm bớt thủ tục rườm rà, nhân viên không phải chờ đợi lâu, người quản lý không phải ký tá nhiều.
• Game hóa các hoạt động thường ngày của nhân viên ở nơi làm việc: Nhân viên được vinh danh, khen thưởng khi đi làm sớm hay có các thành tích nổi bật,… Nhờ vậy, nhân viên có được tinh thần tốt và động lực để làm việc.

Để tìm hiểu thêm về nền tảng quản trị nhân sự này, các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại bài viết: Top 5 Lý Do Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HappyTime.

Qua bài viết trên đây, hy vọng rằng các nhà quản trị đã nắm được lợi ích của 5S là gì đối với bộ máy quản trị doanh nghiệp. Để áp dụng ngay chương trình 5S vào doanh nghiệp của mình và cùng với nhân viên tạo ra những giá trị tích cực, hãy để HappyTime giúp bạn tối ưu hoá quy trình quản trị doanh nghiệp nhé!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.