Một trong những cách nhanh nhất để xin nghỉ phép với người quản lý chính là gửi tin nhắn. Trong bài viết này, HappyTime sẽ chia sẻ những mẫu tin nhắn xin nghỉ phép cho từng trường hợp nhằm đảm bảo tính thuyết phục và chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.

2 mẫu tin nhắn xin nghỉ phép phổ biến nhất

Để tin nhắn xin nghỉ phép đảm bảo tính thuyết phục, bạn cần căn cứ vào 2 yếu tố:

Dưới đây là 2 mẫu tin nhắn xin nghỉ phép cho từng trường hợp: Nghỉ phép ngắn ngày – Nghỉ phép dài ngày, kết hợp cùng một số lý do xin nghỉ phép phổ biến để bạn có thể ứng dụng ngay vào trường hợp của bản thân.

Mẫu tin nhắn xin nghỉ phép trong một đến vài ngày

Mẫu tin nhắn xin nghỉ phép đầu tiên có thể được sử dụng khi bạn cần nghỉ phép trong một ngày hoặc vài ngày. Cụ thể:

Anh/Chị [Tên quản lý của bạn] ơi, em chào anh/chị ạ,

Em muốn xin nghỉ phép trong [số ngày] ngày, bắt đầu từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc] vì [lý do ngắn gọn].
Hiện em đã sắp xếp và chuyển giao các công việc cần thiết trong khoảng thời gian này cho bạn [Tên người thay thế]. Nếu có bất kỳ vấn đề cấp bách nào cần tới em, em vẫn sẽ hỗ trợ từ xa theo số điện thoại này ạ.

Em xin lỗi vì việc phát sinh đột ngột quá nên không thể báo sớm hơn với anh/chị, mong anh/chị thông cảm giúp em ạ.
Em cảm ơn anh/chị nhiều.

Hoặc trong trường hợp bạn và quản lý có mối quan hệ thân thiết, bạn có thể viết ngắn gọn, thậm chí là chèn thêm emoji để diễn tả cảm xúc như sau:

Anh/chị [Tên quản lý của bạn] ơi,

Vì hôm nay em [lý do của bạn] nên anh/chị cho em xin nghỉ với ạ 😢 Hiện tại thì chỉ có công việc [trình bày công việc] là cần gấp, bạn [Tên người thay thế] có thể thay em hoàn thành nốt trong ngày hôm nay, em đã nhờ bạn ấy rồi ạ. Còn các công việc [trình bày công việc] em sẽ triển khai ngay khi đi làm và sớm gửi lại anh/chị ạ.

Em cảm ơn anh/chị nhiều!!

Một số lý do phù hợp để nghỉ phép trong một đến vài ngày:

  • Nghỉ ốm
  • Ngã xe/Hỏng xe
  • Có lịch hẹn khám bệnh
  • Chuyển nhà, chuyển trọ
  • Gia đình có việc đột xuất
  • Nhà có đám cưới
  • Nhà có đám tang
  • Đi du lịch
  • Tham gia khoá học nâng cao kỹ năng, kiến thức phục vụ công việc

Mẫu tin nhắn xin nghỉ phép trong một tuần/một tháng

Khi muốn xin nghỉ phép dài hơn, chẳng hạn một tuần hoặc một tháng, khi nhắn tin xin nghỉ bạn cần có sự khéo léo và một lý do thuyết phục hơn so với khi xin nghỉ ngắn ngày.

Bạn có thể tham khảo mẫu tin nhắn xin nghỉ phép dài ngày như sau:

Chào [Tên quản lý của bạn],

Vì [lý do của bạn] nên tôi muốn xin nghỉ phép trong [số ngày] ngày, bắt đầu từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc].

Trong thời gian nghỉ phép, tôi rất tiếc vì không thể tiếp tục thực hiện các công việc hiện tại, và hiểu rằng việc này có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ của đội nhóm cũng như công ty. Chính vì vậy, tôi đã lên danh sách chi tiết các công việc cần hoàn thành và chia sẻ những tài liệu cần thiết vào email của bạn cũng như các bộ phận liên quan.

Tôi cũng đã chuyển giao các công việc này cho bạn [Tên người thay thế]. [Tên người thay thế] sẽ thay tôi chịu trách nhiệm hoàn thành các công việc trên trong thời gian tôi vắng mặt. Tôi cũng sẽ đảm bảo giữ liên lạc và sẵn sàng hỗ trợ từ xa nếu cần thiết.
Mong [tên quản lý] có thể xem xét và phê duyệt đơn xin nghỉ phép giúp tôi.

Tôi vô cùng trân trọng và biết ơn!

Một số lý do phù hợp để xin nghỉ phép dài ngày:

  • Bệnh tật nghiêm trọng: Khi bạn gặp phải bệnh tật nghiêm trọng, cần thời gian để điều trị, nghỉ ngơi và hồi phục.
  • Chăm sóc gia đình: Khi có thành viên trong gia đình gặp vấn đề sức khỏe hoặc cần chăm sóc đặc biệt, việc xin nghỉ để dành thời gian cho gia đình là cần thiết.

Lưu ý: Trong trường hợp nghỉ dài ngày, ngoài gửi tin nhắn thì có thể bạn sẽ phải giải trình chi tiết và làm các giấy tờ phức tạp hơn, tuỳ vào quy định của doanh nghiệp.

Sử dụng các mẫu tin nhắn xin nghỉ phép trên nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và thuyết phục
Sử dụng các mẫu tin nhắn xin nghỉ phép trên nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và thuyết phục

Xem thêm: Download Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Chuẩn Được Dùng Trong Doanh Nghiệp

Lưu ý khi gửi tin nhắn xin nghỉ phép

Mặc dù gửi tin nhắn là một trong những cách đơn giản nhất để xin nghỉ phép, nhiều người vẫn mắc phải những sai lầm không đáng có, khiến hình ảnh cá nhân bị ảnh hưởng xấu trong mắt người quản lý. Để đảm bảo yêu cầu của bạn được đáp ứng một cách suôn sẻ, hãy lưu ý những điểm quan trọng sau:

Đảm bảo đúng quy trình của công ty

Mỗi công ty đều có quy trình xin nghỉ phép riêng, trong đó thường sẽ bao gồm quy định về thời gian gửi đơn trước khi nghỉ, thời gian nghỉ tối đa, thông báo cho những bộ phận liên quan, bàn giao công việc, hoặc gửi yêu cầu qua một hệ thống quản lý nhân sự chuyên dụng.

Chính vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc và hiểu rõ chính sách nghỉ phép của công ty để tránh những rắc rối không cần thiết, hay thậm chí có thể bị từ chối đơn xin nghỉ phép.

Trong trường hợp công ty có quy định riêng về hình thức xin nghỉ, thì việc gửi tin nhắn xin nghỉ phép chỉ là cách thông báo nhanh để người quản lý nắm được thông tin, sau đó bạn sẽ vẫn cần thực hiện tuần tự đúng quy trình xin nghỉ phép của công ty.

Nội dung tin nhắn xin nghỉ phép

Để đảm bảo tin nhắn xin nghỉ đầy đủ và rõ ràng, bạn cần cung cấp thông tin chi tiết về:

  • Lời chào.
  • Lý do xin nghỉ phép.
  • Thời gian nghỉ.
  • Thời gian quay trở lại làm việc.
  • Công việc bàn giao và người phụ trách khi bạn vắng mặt.
  • Đảm bảo những công việc quan trọng, cấp bách nhất đã được hoàn thành hoặc chuyển giao cho người khác phụ trách.
  • Nếu có thể, hãy cung cấp thêm kế hoạch tiếp theo khi bạn quay trở lại để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
  • Kết thúc với lời cảm ơn và mong muốn được xét duyệt.
Tin nhắn xin nghỉ phép cần có thông tin về lý do, thời gian nghỉ và thời gian quay trở lại làm việc
Tin nhắn xin nghỉ phép cần có thông tin về lý do, thời gian nghỉ và thời gian quay trở lại làm việc

Ngôn ngữ, cách diễn đạt

Trong tin nhắn xin nghỉ phép, bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp, tránh sử dụng từ ngữ thiếu tôn trọng hoặc câu văn cộc lốc, không có chủ ngữ.

Hãy trình bày nguyên nhân một cách ngắn gọn, rõ ràng, mang tính trung lập nhưng vẫn đảm bảo tính thuyết phục.

Ví dụ: Đêm qua em lên cơn sốt, hiện tại vẫn chưa hồi phục nên em muốn xin nghỉ phép ngày hôm nay ạ.

Thực tế là nhiều nhân sự khi xin nghỉ phép, vì để đảm bảo yêu cầu được thông qua mà cố gắng viết lý do quá chi tiết và dài dòng. Điều này sẽ khiến quản lý khó nắm bắt thông tin nhanh chóng và có cảm giác bạn đang cố gắng kể lể nhằm tranh thủ sự đồng tình, vô tình gây ra sự phản cảm ngoài mong muốn.

Chính vì vậy, viết ngắn gọn, đúng trọng tâm, thành thật nhưng không thiếu sự khéo léo và tôn trọng là điều quan trọng nhất khi nhắn tin xin nghỉ phép.

Định dạng, cách trình bày

Trong khi soạn tin nhắn, hãy chú ý đến cách trình bày và sử dụng định dạng phù hợp để thể hiện sự chuyên nghiệp như sau:

  • Chú ý đến chính tả và ngữ pháp: Luôn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi tin nhắn, tránh trở thành một nhân viên cẩu thả trong mắt sếp.
  • Tránh viết HOA toàn bộ: Viết toàn bộ nội dung tin nhắn bằng chữ HOA có thể khiến người nhận cảm thấy như bạn đang tức giận, muốn la hét hay ra lệnh. Hãy chỉ viết hoa khi bạn muốn nhấn mạnh từ hoặc cụm từ quan trọng.
  • Tránh sử dụng quá nhiều biểu tượng cảm xúc: Tin nhắn thường mang tính thân thiện hơn so với các văn bản chính quy khác, do đó, nếu bạn và sếp có mối quan hệ gần gũi, có thể sử dụng một vài biểu tượng cảm xúc để thể hiện sự thân mật và dễ dàng hơn trong việc diễn đạt cảm xúc. Tuy nhiên, hãy hạn chế việc sử dụng chỉ trong khoảng 1-2 biểu tượng, tránh biểu lộ sự nhí nhảnh quá mức, điều này có thể gây phản cảm khi đang xin nghỉ phép.
  • Sử dụng dấu câu chính xác: Đảm bảo sử dụng đúng các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy và dấu cách để thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và dễ hiểu. Việc bỏ sót dấu câu có thể làm cho nội dung trở nên mơ hồ và khó đọc.
  • Dùng khoảng cách dòng hợp lý: Sử dụng khoảng cách dòng hợp lý sẽ giúp cho nội dung dễ đọc hơn, tránh việc dính liền các câu văn dài vào nhau. Tuy nhiên, đừng sử dụng quá nhiều khoảng cách, vì điều này cũng có thể làm cho tin nhắn trở nên khó đọc.

Không thúc giục, kiên nhẫn chờ quản lý trả lời

Đôi khi, quản lý có thể sẽ mất một khoảng thời gian nhất định trước khi trả lời tin nhắn của bạn.

Lúc này, việc bạn cần làm là kiên nhẫn chờ đợi, tránh gửi nhiều tin nhắn liên tiếp hoặc yêu cầu cấp trên phản hồi ngay lập tức. Điều này có thể gây phản cảm bởi sếp của bạn có thể đang bận công việc quan trọng khác, và việc bị nhân viên thúc giục duyệt đơn xin nghỉ phép chắc chắn không phải là một trải nghiệm dễ chịu.

Xem thêm: Bật Mí Cách Xin Nghỉ Phép Khéo Léo, Thuyết Phục Sếp Hiệu Quả

4 lưu ý bạn cần biết khi viết tin nhắn xin nghỉ phép
5 lưu ý bạn cần biết khi viết tin nhắn xin nghỉ phép

Thông tin khác: Quy định xin nghỉ phép theo Luật Lao động

Loại ngày nghỉ phép cần nhắn tin xin nghỉ

Theo Bộ luật lao động năm 2019, người lao động sẽ có những ngày nghỉ phép (nghỉ có lương) sau:

  • Nghỉ hằng tuần
  • Nghỉ lễ, tết
  • Nghỉ hằng năm

Trong đó, bạn chỉ cần xin nghỉ phép với loại “phép năm”, bao gồm:

a) 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

b) 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

c) 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

Ngoài ra, cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm của người lao động lại được tăng thêm tương ứng 01 ngày.

(Theo Điều 113 Bộ luật lao động năm 2019)

Nghỉ phép phải báo trước bao nhiêu ngày?

Hiện tại, pháp luật Việt Nam chỉ quy định số ngày nghỉ phép năm của người lao động mà không yêu cầu cụ thể về thủ tục xin nghỉ hay thời gian báo trước. Chính vì vậy, quy định về vấn đề này có thể khác nhau tùy vào loại hình công ty, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề hoạt động.

Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, thời gian báo trước nghỉ phép thường là:

  • Nghỉ nửa ngày hoặc 1 ngày: Xin phép trước 1 ngày.
  • Nghỉ 1,5-2,5 ngày: Xin phép trước 3 ngày.
  • Nghỉ từ 3 đến 5 ngày: Xin phép trước 1 tuần.
  • Nghỉ từ 5,5 ngày trở lên: Xin phép trước 2 tuần.

Để biết chính xác thời gian báo trước nghỉ phép tại nơi làm việc của bạn, bạn cần đọc kỹ nội quy của công ty mình. Thông tin này thường có trong hợp đồng lao động, quy chế lao động hoặc tài liệu nội bộ của công ty. Nếu bạn không chắc chắn hoặc cần thêm thông tin, hãy liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc người quản lý trực tiếp để được giải đáp chi tiết.

Số ngày được nghỉ tối đa trong một lần nghỉ phép

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ phép hàng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp, nhưng tổng thời gian nghỉ không được vượt quá số ngày phép quy định. 

Tuy nhiên, để tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc, một số doanh nghiệp vẫn quy định về số ngày tối đa mà mỗi nhân viên được nghỉ trong một lần xin phép. Vì vậy bạn cần hết sức chú ý, tránh vi phạm dẫn đến nghỉ không lương, bị kỷ luật, hay thậm chí là bị cho thôi việc.

Kết luận

Một tin nhắn xin nghỉ phép chuyên nghiệp (đảm bảo ngôn từ khéo léo, lý do thuyết phục, trình bày khoa học) sẽ giúp bạn dễ dàng được phê duyệt khi cần xin nghỉ phép. Hãy sử dụng những mẫu tin nhắn trên, linh hoạt sửa đổi để phù hợp với tình huống của bạn nhất, và nhanh chóng xin nghỉ với người quản lý khi cần thiết.

Ngoài ra, nếu bạn muốn trở thành một nhân viên cốt cán có đóng góp lớn cho tổ chức, hãy thử đề xuất với cấp trên và bộ phận nhân sự trong công ty truy cập và trải nghiệm HappyTime miễn phí để tối ưu hóa quy trình quản lý đơn từ.

Với HappyTime, doanh nghiệp sẽ dễ dàng:

  • Thiết lập các loại đơn từ theo nhu cầu doanh nghiệp.
  • Nhân sự chủ động khởi tạo và theo dõi tiến độ duyệt của các loại đơn từ ngay trên ứng dụng di động HappyTime.
  • Quản lý nhận thông báo và phê duyệt ngay khi có đơn cần duyệt (cũng trên app HappyTime).
  • Tất cả đơn từ được lưu trữ trực tuyến, tập trung trên hệ thống HappyTime, bộ phận nhân sự không còn mất thời gian tổng hợp số liệu để làm bảng công, bảng lương cuối tháng.

Sử dụng HappyTime ngay để quy trình gửi – duyệt đơn nhanh chóng, đơn giản hơn bao giờ hết!


HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.
Tìm hiểu về HappyTime