Hàm tính lương trong Excel và cách sử dụng chi tiết nhất

Tận dụng hàm tính lương trong Excel là cách làm truyền thống và cơ bản nhất mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn áp dụng. Chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ, start-up, ít nhân sự thì vẫn sẽ dùng cách tính lương thủ công như vậy.

Để giúp bạn đơn giản hóa quá trình tính lương, làm bảng lương cho nhân viên, Blog TopCV sẽ chia sẻ với bạn các hàm tính lương thường dùng nhất trong Excel. Kèm theo đó là mẫu bảng lương đơn giản mà dễ hiểu nhất.

Một số quy định và căn cứ để áp dụng hàm tính lương trong Excel 

Theo thông tư 133 & 200, các doanh nghiệp được phép tự thiết kế bảng lương cho nhân viên phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có những quy định bắt buộc phải tuân theo để đảm bảo tính công bằng cho người lao động. Đó là phải căn cứ vào các yếu tố:

• Hợp đồng lao động
• Mức lương tối thiểu của vùng
• Các khoản thu nhập cá nhân có chịu thuế và không chịu thuế
• Các khoản phí trong trường hợp đóng và không đóng bảo hiểm xã hội
• Tỷ lệ trích bảo hiểm vào chi phí doanh nghiệp và vào lương của người lao động
• Bảng chấm công hoặc phiếu xác nhận lượng sản phẩm đối với hình thức chấm công theo sản phẩm

Tìm hiểu thêm: Hướng Dẫn Cách Ghi Bảng Chấm Công Hàng Ngày Chính Xác Nhất

Các khoản mục cơ bản khi áp dụng cách tính lương trên Excel

Tận dụng hàm tính lương trong Excel nhằm tính toán tất cả các hạng mục chi phí lương cơ bản như sau:

Lương chính

Đây là hạng mục lương được ghi nhận trong hợp đồng lao động. Lương chính cần được thể hiện ở trên thang lương và trong bảng lương của doanh nghiệp. Đây chính là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng mức lương đóng BHXH cho người lao động.

Các khoản phụ cấp

Có rất nhiều loại phụ cấp mà doanh nghiệp bắt buộc và không bắt buộc cung cấp cho người lao động của mình. Dưới đây là danh sách các khoản phụ cấp mà thường được các doanh nghiệp áp dụng và trình bày trong bảng lương nhân viên:

• Phụ cấp không đóng BHXH: Bao gồm các loại tiền thưởng, tiền ăn trưa/ăn giữa ca, khoản hỗ trợ đi lại/xăng xe/điện thoại/nhà ở, khoản hỗ trợ khi người lao động kết hôn/sinh nhật/mất/tai nạn, tiền làm thêm giờ vào ngày nghỉ/lễ,… Trong đó, có các khoản được miễn thuế thu nhập cá nhân, có những khoản không được miễn thuế và không được vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế.
• Phụ cấp đóng BHXH: Bao gồm các loại phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại/nặng nhọc/nguy hiểm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thâm niên, phụ cấp lưu động,…

Lưu ý: Các mức phụ cấp này là không giống nhau giữa các doanh nghiệp và giữa các người lao động trong một doanh nghiệp. Đồng thời, mức phụ cấp cao hay thấp cũng tùy thuộc vào ngân sách của doanh nghiệp, tính chất và điều kiện làm việc.

Tổng thu nhập

Đây là hạng mục bao gồm lương chính và phụ cấp. Công thức tính tổng thu nhập là:

Tổng thu nhập = Lương Chính + Phụ cấp

Ngày công

Thu nhập của người lao động cần được xác định dựa trên số công thực tế. Đây là yếu tố xác định thời gian làm việc của nhân viên trên tháng và là một trong những điều kiện để doanh nghiệp thỏa thuận mức lương cứng phù hợp cho người lao động.

Dựa vào bảng chấm công dạng file excel, hoặc trích xuất dữ liệu từ các phần mềm chấm công tính lương mà nhà quản trị có thể theo dõi chính xác số ngày công của nhân viên. Từ đó tính ra khoản lương tháng chính xác nhất và thuận tiện nhất.

Tìm hiểu thêm: 5 Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Chấm Công Miễn Phí Bằng Excel

Lương thực tế

Lương thực tế khác với tổng thu nhập. Tổng thu nhập là khoản tiền mà người lao động được nhận trên tiêu chuẩn đủ số công mỗi tháng. Còn lương thực tế thì phải ứng với số ngày công đi làm thực tế của tháng đó. Công thức tính lương thực tế là:

Lương thực tế = Tổng thu nhập x (Số ngày đi làm thực tế / Số ngày công của tháng)

Lương đóng BHXH

Lương đóng bảo hiểm xã hội cần áp dụng cho mức lương chính. Lương chính có thể là mức được thỏa thuận ngay từ đầu, dựa trên quy định pháp luật. Hoặc mặc định là mức lương tối thiểu vùng được cập nhật mới nhất. Công thức tính lương đóng BHXH là:

Lương đóng BHXH = Mức lương chính + Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH

Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm năm 2022

Mỗi cuối tháng đến kỳ tính lương, lương thực lĩnh của nhân viên sẽ phải trừ đi 10.5% để đóng bảo hiểm. Còn doanh nghiệp sẽ chịu 23%.  Tỷ lệ trích bảo hiểm cụ thể như sau:

Các khoản trích theo lương	Tính vào chi phí DN	Tính vào lương nhân viên
BHXH (bảo hiểm xã hội)	17%	8%
BHYT (bảo hiểm y tế)	3%	1,5%
BHTN (bảo hiểm thất nghiệp)	1%	1%
KPCĐ (kinh phí công đoàn)	2%
Tổng	23%	10,5%

Thuế TNCN phải nộp

Người lao động có hợp đồng trên 3 tháng thì thuế thu nhập cá nhân sẽ được tính lũy tiến từng phần. Còn lao động thời vụ, hoặc đang trong thời gian thử việc, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng thì sẽ khấu trừ 10% trên tổng thu nhập trước khi thanh toán lương.

Tạm ứng

Khoản tạm ứng là số tiền lương nhân viên đã ứng trong tháng làm việc, cần trả lại đầy đủ. Còn nếu là tiền tạm ứng để mua hàng thì sẽ tính riêng, không được tính trong mục lương.

Thực lĩnh

Sau tất cả, số tiền lương thực lĩnh mới là khoản tiền chảy về túi của người lao động. Tiền lương thực lĩnh này được tính với công thức:

Thực lĩnh = Tổng thu nhập – Khoản tiền BHXH trích vào lương của nhân viên – Thuế TNCN phải nộp (nếu có) – Tạm ứng (nếu có).

Các hàm tính lương trong Excel được ứng dụng phổ biến

Dựa vào các hạng mục tiền lương kể trên, có thể thấy các công thức tính lương sẽ chỉ dừng lại ở các phép tính cơ bản. Nhưng thực tế, trong quá trình tính lương, để rút ngắn thời gian và hệ thống hóa lại các dữ liệu, sẽ có những nghiệp vụ phát sinh. Điển hình như là lọc dữ liệu, đồng bộ hàng, cột,… trong file Excel. 

Bởi vì việc tính lương không phải chỉ áp dụng cho một hai người nhân viên. Mà cả doanh nghiệp với số lượng nhân viên lớn hơn thì không ai có thể ngồi cộng tay được cả. Trên hết, để giảm thiểu sai số thì cần phải áp dụng các hàm tính lương trong Excel một cách thành thục.

Dưới đây là toàn bộ các hàm tính lương trong Excel được sử dụng phổ biến nhất bởi các HR, nhân viên hành chính nhân sự và kế toán. Bạn hãy tham khảo để áp dụng vào công việc của mình sao cho thuận lợi và hiệu quả hơn!

Ghi chú: ĐK: Điều kiện

Hàm IF

Cú pháp: IF (ĐK, giá trị A, giá trị B)

Ý nghĩa: Điều kiện được thỏa mãn cho ra giá trị A, điều kiện không thỏa mãn cho ra giá trị B.

Hàm IF(OR)

Cú pháp: IF (ĐK (Hoặc là ĐK1, hoặc là ĐK2, hoặc là ĐK3,…), giá trị A, giá trị B)

Ý nghĩa: Nếu thỏa mãn 1 trong n điều kiện thì giá trị sẽ là A, nếu không điều kiện nào thỏa mãn thì giá trị sẽ là B.

Hàm IF(AND)

Cú pháp: IF (ĐK (ĐK1, ĐK2, ĐK3,…), giá trị A, giá trị B)

Ý nghĩa: Nếu thỏa mãn đồng thời n điều kiện thì giá trị sẽ là A, nếu không điều kiện nào thỏa mãn thì giá trị sẽ là B.

Hàm IFERROR

Cú pháp: IFERROR(giá trị)

Ý nghĩa: Nếu ô tính bị lỗi sẽ hiện giá trị 0

Hàm IF lồng nhau

Cú pháp: IF (ĐK1, giá trị A, if (ĐK2, giá trị B, if (ĐK3, giá trị C)…, giá trị H))

Ý nghĩa: Nếu điều kiện 1 thỏa mãn cho ra giá trị A, điều kiện 2 thỏa mãn cho ra giá trị B,… Nếu không giá trị nào được thỏa mãn sẽ cho ra giá trị H. 

Công thức này thường được áp dụng để tính thuế TNCN.

Hàm COUNT (Đếm số ô chứa số)

Cú pháp: COUNT(value1, [value2],…)

Ý nghĩa: Value1 là bắt buộc, mục đầu tiên, nhằm tham chiếu ô hoặc phạm vi bất kỳ mà bạn muốn đếm số. Value2 là tùy chọn, tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung bạn muốn đếm số.

Hàm COUNTIF (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/điều kiện)

Cú pháp: COUNTIF(phạm vi, tiêu chí)

Ý nghĩa: Phạm vi là bắt buộc, gồm một hoặc nhiều ô, bao gồm các số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số, bỏ qua ô trống và ô chứa văn bản. Tiêu chí là bắt buộc, gồm số, biểu thức, tham chiếu ô hay chuỗi văn bản xác định.

Hàm COUNTIFS (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/nhiều điều kiện)

Cú pháp: COUNTIFS (phạm vi 1, tiêu chí 1, [phạm vi 2, tiêu chí 2],…)

Ý nghĩa: Phạm vi 1 là bắt buộc, là phạm vi đầu tiên, cần đánh giá các tiêu chí liên kết. Tiêu chí 1 là bắt buộc, có dạng số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản xác định các ô cần đếm. Phạm vi và tiêu chí 2 trở đi là tùy chọn, tối đa 127 cặp.

Hàm COUNTA (Đếm số ô không trống trong một phạm vi)

Cú pháp: COUNTA(value1, [value2],…)

Ý nghĩa: Value1 là bắt buộc, đối số đầu tiên đại diện cho giá trị muốn đếm. Value 2 là tùy chọn, các đối số bổ sung đại diện cho giá trị muốn đếm, tối đa 255 đối số.

Hàm SUM (Tính tổng các số)

Cú pháp: SUM(number1, number2,…) hoặc SUM(A1:An)

Ý nghĩa: Number1 là số thứ nhất, number2 là số thứ 2, giá trị cho ra là tổng các số đó. A1:An là giải ô liên tiếp đã chọn để tính tổng các số chứa trong đó.

Hàm SUMIF (Tính tổng có điều kiện)

Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Ý nghĩa: Range là bắt buộc, chỉ phạm vi muốn đánh giá theo tiêu chí. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số/tên/mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản sẽ bị bỏ qua. Criteria là bắt buộc, tiêu chí ở dạng số/biểu thức/tham chiếu ô/văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào. Sum_range là tùy chọn cộng các ô không phải là các ô đã xác định trong đối số range.

Hàm SUMIFS (Tính tổng có điều kiện)

Cú pháp: SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1, [criter_range2, criteria2],…)

Ý nghĩa: Sum_range là các ô cần tính tổng, gồm số, tên vùng, mảng, tham chiếu đến các giá trị, không bao gồm ô trống hoặc văn bản. Criteria_range1, criteria_range2,… có thể khai báo tối đa 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện bổ sung cho vùng. Criteria1, criteria2,… có thể khai báo tối đa 127 điều kiện dạng số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi.

Hàm xử lý thời gian

Cú pháp:

• Hàm DATE(year,month,day): Tạo 1 giá trị ngày tháng cụ thể
• Hàm YEAR(serial_number): Theo dõi số năm tương ứng với 1 giá trị ngày tháng
• Hàm MONTH(serial_number): Theo dõi số tháng ứng với 1 giá trị ngày tháng
• Hàm DAY(serial_number): Theo dõi số ngày ứng với 1 giá trị ngày tháng
• Hàm HOUR(serial_number): Theo dõi số giờ ứng với 1 giá trị thời gian
• Hàm MIN(serial_number): Theo dõi số phút ứng với 1 giá trị thời gian

Hàm VLOOKUP

Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Ý nghĩa: Đối tượng tìm kiếm lookup_value = Mã nhân viên/Tên nhân viên cần nằm trong phạm vi cột đầu tiên phía bên trái của bảng tìm kiếm. Table_array = Bảng Danh sách nhân viên.

Dựa vào các hàm tính lương trong Excel kể trên, dễ thấy rằng đó vẫn là phương pháp tính khá thủ công, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót dữ liệu và trên hết là tốn thời gian để tổng hợp dữ liệu. Để khắc phục những nhược điểm này, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm chấm công online HappyTime. Với giao diện dễ quản trị, thu thập dữ liệu chính xác và xuất bảng chấm công ra file excel một cách tiện lợi, doanh nghiệp có thể theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách sát sao, từ đó có được bảng chấm công tính lương chính xác và nhanh chóng. Để tìm hiểu thêm về phần mềm chấm công tính lương HappyTime, các doanh nghiệp có thể tham khảo tại bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.