Chấm công là hình thức quản lý nhân sự được hầu hết các doanh nghiệp hiện nay áp dụng. Cùng với đó, các hình thức cũng xuất hiện đa dạng nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu sử dụng của người dùng.
Mục lục
Chấm công là gì?
Tham khảo thêm:
>> Phần mềm hỗ trợ quy trình chấm công chuẩn xác 100%
>> Quy định chấm công tính lương dân công sở cần phải biết
>> Bật mí các quy định chấm công phổ biến hiện nay
>> Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên mới nhất
Có thể nói, chấm công là hoạt động vô cùng quen thuộc không chỉ với người lao động mà ngay cả các cấp quản lý. Việc này sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp và các bộ phận có liên quan như hành chính, nhân sự, kế toán nắm được thời gian làm việc, số ngày, giờ công của mỗi nhân viên.
Hiện nay, các hình thức chấm công rất đa dạng. Tùy theo nhu cầu sử dụng, ngân sách và quy mô nhân sự mà doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng một trong những hình thức như thẻ từ, chấm vân tay, nhận diện khuôn mặt và online.
Mỗi hình thức quản lý thời gian lại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Để hiểu rõ hơn về đặc điểm của từng hình thức này, mời bạn theo dõi tiếp phần sau của bài viết.
4 cách chấm công hiện đại nhất hiện nay
1. Chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng thẻ từ là một trong những hình thức đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng khá nhiều. Mỗi nhân viên sẽ được phát một thẻ từ với các thông tin đã được mã hóa trên thẻ.
Khi đó, nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào máy đọc, các thông tin về họ tên, mã số nhân viên, ngày, giờ ra vào sẽ được lưu lại trên máy.
Ưu điểm:
- Thời gian tiếp nhận nhanh chóng, chỉ mất khoảng 2s giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả nhân viên. Đặc biệt là với các doanh nghiệp có nhân sự đông, quy mô lớn.
- Thẻ từ ghi nhận được đính kèm rất dễ bảo quản, bền.
- Dễ dàng tích hợp với các phần mềm chấm công và kết nối với máy tính nhằm nâng cao hiệu quả.
- Hạn chế được các sai sót xảy ra trong quá trình chấm công và lưu trữ thông tin.
Nhược điểm:
- Phát sinh thêm chi phí in thẻ cho nhân viên
- Dễ bị rơi, mất thẻ
- Khó kiểm soát được tính chính xác của quá trình khi xuất hiện tình trạng chấm công hộ.
2. Chấm vân tay `
Chấm công bằng vân tay là hình thức ghi nhận thông tin đi làm của nhân sự dựa trên sinh trắc vân tây kết hợp cùng tính năng xử lý hình ảnh tiên tiến để xác định danh tính nhân viên. Thông qua dấu vân tay được mã hóa, máy chấm công sẽ thu được thông tin của từng nhân viên để xác định ngày, giờ đi làm.
Ưu điểm
- Hạn chế tình trạng gian lận ngày công
- Độ chính xác cao, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty
- Không phát sinh thêm các chi phí khác trong quá trình sử dụng
Nhược điểm
- Khi dấu vân tay gặp vấn đề sẽ ảnh hưởng đến quá trình ghi nhận giờ làm của nhân viên.
3. Nhận diện khuôn mặt
Trên thực tế, công nghệ ghi nhận bằng nhận diện khuôn mặt chính là việc dựa trên các đặc điểm của khuôn mặt để so sánh và định danh đối tượng một cách tự động thông qua hình ảnh sẵn có trong cơ sở dữ liệu. Tuy đây không phải ứng dụng mới nhưng cách thực hiện này vẫn được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao.
Ưu điểm
- Dễ dàng giải quyết các vấn đề gặp phải ở các hình thức khác như quên thẻ từ, dấu vân tay bị mờ…
- Giải quyết tình trạng thay thế hoặc ghi nhận công hộ
- Tiết kiệm chi phí phát sinh
- Dễ dàng kết nối với các thiết bị khác để xử lý dữ liệu.
Nhược điểm
- Chi phí đầu tư ban đầu khá cao
- Tốc độ xử lý dữ liệu chậm hơn so với các hình thức khác.
Chấm công online
Chấm công online hay trực tuyến là hình thức ghi nhận qua các phần mềm hoặc ứng diện trên điện thoại. Các thông tin của nhân viên sẽ được hệ thống ghi nhận ngay thông qua kết nối Internet hoặc hệ thống điện toán đám mây.
Ưu điểm
- Tiết kiệm thời gian của người lao động và người quản lý tổng hợp dữ liệu
- Có thể thay đổi linh hoạt tùy theo từng doanh nghiệp cụ thể
- Tạo tác phong chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
- Chấm dứt tình trạng chấm công hộ, gian lận thời gian
Nhược điểm
- Đòi hỏi kết nối mạng ổn định
- Yêu cầu người sử dụng phải có trình độ tin học nhất định
Làm thế nào để quản lý thời gian làm việc nhân viên hiệu quả?
Tìm hiểu thêm:
>> App chấm công – sự lựa chọn hàng đầu trong kỷ nguyên số
>> Ứng dụng chấm công – Giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Hiện nay, bài toán quản lý nhân sự, chấm công tính lương luôn được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Bởi tầm quan trọng của nó trong việc tạo môi trường làm việc công bằng, minh bạch và chuyên nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý công tác này một cách hiệu quả?
Câu trả lời có trong phần mềm chấm công trực tuyến Happy Time. Happy Time là giải pháp dành cho doanh nghiệp được phát triển với nhiều tính năng hiện đại như:
- Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, chính xác
- Cung cấp và hỗ trợ tạo lập đa dạng biểu mẫu, đơn từ
- Khả năng xuất file báo cáo, dữ liệu Excel nhanh
- Tích hợp nhiều hình thức khác nhau
Kết luận
Trên đây là tổng hợp các hình thức chấm công hiện đại nhất hiện nay. Việc sử dụng hệ thống quản lý ca làm online Happy Time giúp các doanh nghiệp:
- Đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng từ thiết bị vật lý lên phần mềm máy tính
- Hỗ trợ hiệu quả chấm công theo cả hai hình thức: sử dụng phần mềm trên máy tính và ứng dụng điện thoại.
- Tối ưu hóa quy trình tính lương, tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên và đội ngũ quản lý.
- Đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong quy trình quản lý công tính lương, khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm chi phí quản lý, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích khi lựa chọn hình thức phù hợp cho doanh nghiệp mình. Chúc bạn thành công!
