Truyền thông nội bộ là hoạt động giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tạo môi trường làm việc thoải mái, gắn kết cho người lao động. Để triển khai hoạt động hiệu quả, xây dựng được một kế hoạch truyền thông chuẩn chỉnh là rất quan trọng. Trong bài viết này của Happy Time, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết và hiệu quả nhất hiện nay.
Tại sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ?
Tham khảo thêm:
>> Văn hóa doanh nghiệp là gì – Tất tần tật về văn hóa tổ chức
>> 5 dạng văn hóa doanh nghiệp đặc trưng nhà quản lý cần biết
Truyền thông nội bộ là một hoạt động truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các phòng ban trong công ty với nhau, nhằm xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ mật thiết giữa các thành viên với nhau và với lãnh đạo.
Để hiểu rõ tại sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ, hãy cùng chúng tôi tham khảo một số lợi ích dưới đây:
Giúp nhân viên gắn kết với sứ mệnh, giá trị, mục tiêu chung
Một hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ mang tính chất thông báo tin tức một chiều, mà có thể giúp nhân viên hiểu định hướng công ty đang hướng tới, theo đó gắn kết mình với sứ mệnh, giá trị, mục tiêu chung. Khi người lao động hiểu được vị trí của mình và gắn kết với mục tiêu chung của tổ chức.
Gắn với ý nghĩa truyền thông, truyền thông nội bộ chính là quá trình đưa ra những thông tin công việc, truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo công ty tới tất cả nhân viên. Công tác này góp phần quan trọng trong sự gắn kết phát triển của nhân viên với công ty.
Tạo mối quan hệ tin tưởng, trao đổi hai chiều
Tác dụng tích cực mà truyền thông nội bộ mang lại nữa là tạo dựng được mối quan hệ tin tưởng và trung thành của cả đôi bên. Bởi lẽ việc truyền thông nội bộ là “kênh giao tiếp” hai chiều giữa nhân viên và cấp lãnh đạo. Cấp trên có thể thông qua truyền đạt thông tin nội bộ để định hướng của công ty giúp nhân viên hiểu và nhận thức rõ yêu cầu công việc và quyền lợi, nghĩa vụ của mình. Ngược lại cấp trên cũng nắm rõ tình hình nhân viên để có những kế hoạch, chiến lược hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành công ty.
Việc trao đổi hai chiều này tạo cảm giác được lắng nghe và chia sẻ, qua đó giúp nhân viên thêm tin và gắn bó với công ty hơn.
Gia tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc
Qua truyền thông nội bộ, lãnh đạo có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng và chính xác, giúp tiến độ hoạt động và năng suất của doanh nghiệp đạt kết quả cao hơn. Nhân viên sẽ thấy được giá trị của bản thân, được lắng nghe và được trọng dụng. Từ đó tạo sự thu hút, tăng sức sáng tạo, đưa ra nhiều hơn những ý tưởng tạo đột phá.
4 lỗi thường gặp khi lập kế hoạch truyền thông nội bộ
Kế hoạch truyền thông nội bộ là phương tiện truyền tải thông tin, ý tưởng, kết nối nhân viên và cấp lãnh đạo. Tuy nhiên, khi xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết, người lập kế hoạch thường dễ mắc phải các lỗi như sau:
Sử dụng phỏng đoán để đo lường
Khi đánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ, người xây dựng kế hoạch rất dễ mắc lỗi chủ quan là dùng suy nghĩ thay vì định lượng thực tế. Từ đó, không đánh giá được kế hoạch truyền thông này có thực sự tốt hay không để thực hiện tiếp hay xây dựng mới.
Việc này giống như một đoàn tàu bị lệch đường ray, có thể dẫn tới nhiều hướng đi mà doanh nghiệp không lường trước được, giảm giá trị của kế hoạch truyền thông nội bộ.
Thông điệp khó tiếp cận
Các thông điệp truyền thông nội bộ khi truyền tải hoặc chia sẻ đôi khi được truyền đạt bằng hình thức quá phức tạp, quá nhiều khiến người nghe khó có thể hiểu được thông điệp mà người người nói muốn truyền tải.
Điều đó vô tình làm giảm hoặc mất giá trị của truyền thông nội bộ, gay ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ, những nội dung nên được đơn giản hóa, không nên quá nhiều hay quá phức tạp.
Thiếu gắn kết trong khâu triển khai
Lên kế hoạch là một chuyện còn thực hiện kế hoạch đó như thế nào lại đòi hỏi ở người áp dụng lắng nghe và thấu hiểu ra sao.
Mỗi cá nhân trong công ty là một bản thể khác nhau có suy nghĩ khác nhau, chưa kể đến giữa các cấp với nhau thường có khoảng cách. Vì vậy việc tạo tính gắn kết trong khâu triển khai là lỗi mà thường xuyên gặp khi lập kế hoạch truyền thông nội bộ nhưng lại rất cần thiết.
Sử dụng các từ ngữ cá nhân, thái độ giao tiếp
Điều cuối thường gặp khiến truyền thông nội bộ không hiệu quả là việc sử dụng từ ngữ và thái độ khi giao tiếp. Đặc biệt khi trao đổi giữa cấp trên với cấp dưới, việc sử dụng từ ngữ, thái độ mang tính “bề trên”, “bề dưới”. Việc này rất cần được lưu ý để truyền thông nội bộ đạt được kết quả tích cực nhất.
Cách lập kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết và hiệu quả nhất
Để lập được một bản kế hoạch chi tiết và hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước lập kế hoạch truyền thông nội bộ dưới đây.
Đánh giá lại thực trạng của doanh nghiệp
Thực trạng của doanh nghiệp là cơ sở để bạn có thể đưa ra các chiens lược thực hiện về sau. Theo đó, bạn có thể xác định được các ưu điểm và các khó khăn của doanh nghiệp để điều chỉnh lại kế hoạch của mình.
Các tiêu chí bạn cần đánh giá lại bao gồm:
- Tình hình doanh nghiệp (tình hình tài chính, định hướng kinh doanh, nhân sự, văn hóa…)
- Các hoạt động truyền thông, văn hóa công ty đã từng thực hiện và hiệu quả của những hoạt động này
Xác định đối tượng cần hướng đến
Bạn cần biết các hoạt động truyền thông của mình hướng đến đối tượng nào để tìm ra cách tiếp cận phù hợp nhất.
Để xác định được đối tượng, bạn có thể tự đặt ra các câu hỏi sau:
- Những ai cần biết đến các thông tin này?
- Ai sẽ là đầu mối thông tin công việc của bạn?
- Bạn cần bao nhiêu nhân sự cho hoạt động này? Họ cần làm gì?
Xác định mục tiêu và lên ý tưởng
Để xác định mục tiêu, bạn có thể sử dụng nhiều công thức khác nhau trong đó có công thức SMART.
- Specific: Mục tiêu cụ thể
- Measurable: Mục tiêu đo lường được
- Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
- Relevant: Mục tiêu thực tế
- Time Bound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Theo đó, bạn cần xác định mục tiêu phát triển của công ty sau đó liên hệ với mục tiêu của kế hoạch.
Xác định chiến thuật hành động
Sau khi đặt ra được mục tiêu, bạn cần biết cách để hoàn thành mục tiêu đó. Đây chính là chiến lược mà bạn cần đề ra.
Chiến thuật chính là kế hoạch thực hiện các bước để hoàn thành mục tiêu của bạn. Trong đó, bạn cần cân nhắc nên triển khai các hoạt động gì, thời gian, địa điểm triển khai…
Đo lường hiệu quả của kế hoạch
Để đánh giá được các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ ở trên, bản kế hoạch của bạn cần phải có các yếu tố có thể đo lường được. Các tiêu chí đo lường mà bạn có thể tham khảo như:
- Mức độ quan tâm, tham gia và tương tác của nhân viên trong các hoạt động này.
- Sự thay đổi trong nhận thức và hành động của nhân viên sau hoạt động.
- Các chỉ số về mức độ trung thành, mức độ hài lòng, gắn bó của nhân viên đối với doanh nghiệp.
Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ
Mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng về hoạt động, cơ cấu tổ chức… cho nên phương thức truyền thông nội bộ cũng khác nhau. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức truyền thông như: Truyền thông trực tiếp hoặc truyền thông online.
Trong đó, đối với truyền thông online, người làm truyền thông cần xây dựng các kế hoạch riêng cho từng kênh truyền thông. Cụ thể:
- Facebook: kế hoạch truyền thông fanpage
- Youtube: làm clip, TVC…
- Website: Truyền thông qua banner, quảng cáo GDN…
Chúng tôi xin cung cấp bản kế hoạch truyền thông nội bộ mẫu làm khung sườn để các bạn xây dựng kế hoạch cho doanh nghiệp mình.
Kết luận
Nhìn chung, việc lập kế hoạch truyền thông nội bộ bài bản và toàn diện giúp gia tăng trải nghiệm của nhân viên. Do đó, nhà quản lý có thể cải thiện bằng những hoạt động thường ngày nhỏ nhất, ví dụ như hình thức chấm công.
Có thể nói, thay thế cách thức chấm công truyền thông bằng cách sử dụng phần mềm chấm công HappyTime đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bởi lẽ, nó không chỉ đem lại sự tiện lợi cho nhân viên mà còn giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi thông tin chấm công tính lương luôn được công khai.
Hy vọng với những nội dung chia sẻ ở trên, chúng tôi đã cung cấp cho bạn đọc thông tin hữu ích về kế hoạch truyền thông nội bộ cho đơn vị mình.
