Các doanh nghiệp sử dụng bảng tính chấm công để theo dõi số giờ làm việc và quản lý lương của nhân viên. Các mẫu bảng chấm công mà HappyTime cung cấp dưới đây cho phép bạn nhập tổng số giờ và tính lương cho nhân viên một cách dễ dàng.
Tải 18 bảng chấm công phổ biến nhất hiện nay
Sau đây là 18 mẫu bảng chấm công miễn phí trên file Word hoặc Excel. Bạn có thể tải bảng chấm công bên dưới mỗi mẫu để tùy chỉnh lại cho phù hợp với quy trình quản lý của công ty mình.
Bảng chấm công tháng theo ký hiệu
Đây là mẫu bảng chấm công phổ thông nhất mà hầu hết mọi doanh nghiệp đều đang áp dụng. Bảng chấm công này tận dụng các ký hiệu để đánh dấu số ngày làm việc, ngày nghỉ (với nhiều hình thức, chế độ khác nhau). Sau đó đếm các ký hiệu của từng tháng để tính ra số ngày làm việc và số ngày nghỉ việc của nhân viên trong tháng đó.
Đây chính là bảng chấm công chi tiết nhất, làm căn cứ để tính lương chính xác nhất. Tuy nhiên, để làm được bảng chấm công này, bộ phận nhân sự cần xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên (gồm giờ chấm công vào và ra mỗi ngày) ở trong một bảng tính khác. Bản chất bảng chấm công theo ký hiệu này chỉ là một bảng thống kê thủ công mà thôi.
Bảng chấm công theo Thông tư 133
Với các công ty có mô hình quản lý kiểu nhà nước, hoặc áp dụng cách tính lương theo cấp bậc/chức vụ thì bảng chấm công theo Thông tư 133 là chính xác nhất. Bảng chấm công này cũng dùng các ký hiệu để thống kê số ngày làm việc và số ngày nghỉ của nhân viên. Nhưng bên cạnh đó cung cấp đầy đủ các thông tin khác liên quan đến cơ chế lương (để quy ra công). Chỉ cần sử dụng chính xác số liệu từ bảng chấm công này, quy trình tính lương sau đó sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Bảng chấm công theo tháng chi tiết giờ chấm công
Mẫu bảng chấm công này cần được quản lý từng ngày trong tháng, mỗi ngày nhập đúng giờ vào làm, giờ tan làm, giờ bắt đầu và kết thúc nghỉ trưa. Sau đó sử dụng hàm để tính số giờ làm bình thường và làm thêm giờ của nhân viên. Qua đó áp dụng công thức tính lương được chính xác. Với biểu mẫu này, bạn cần trích xuất giờ chấm công của nhân viên từ máy hoặc phần mềm chấm công. Sao chép và dán các con số vào bảng để hạn chế sai sót dữ liệu.
Bảng chấm công theo tuần
Tương tự như mẫu bảng chấm công trên, nhưng biểu mẫu này chỉ thống kê giờ làm việc của nhân viên theo tuần. Bảng chấm công tuần phù hợp với những công ty đang quản lý nhân viên thời vụ, làm toàn thời gian, có chính sách thanh toán lương theo tuần.
Bảng chấm công hàng ngày theo từng giờ
Những công ty có chính sách linh hoạt thời gian làm việc, miễn nhân viên làm đủ 8 tiếng một ngày sẽ áp dụng bảng chấm công này. Nhân viên đến làm việc vào khung giờ nào thì tích vào ô tương ứng. Kết thúc giờ làm việc ở khung giờ nào cũng tích vào ô tương ứng. Thực tế, hình thức theo dõi giờ làm việc này hơi phức tạp. Vì cuối mỗi tháng bộ phận nhân sự sẽ phải tổng hợp lại bảng chấm công của nhân viên theo từng tuần một, rồi lại báo cáo vào một bảng chấm công tổng thì mới tính lương được.
Bảng chấm công nhân viên do quản lý theo dõi
Các vị trí làm bán thời gian hoặc làm thời vụ bên ngoài văn phòng (thường là nhân viên sampling, nhân viên trực showroom) sẽ được quản lý công bằng bảng chấm công này. Bảng chấm công này do người trực tiếp giám sát các nhân viên quản lý. Người giám sát đó sẽ theo dõi giờ bắt đầu và kết thúc làm việc của từng nhân viên rồi ghi lại vào bảng này. Điều kiện là số lượng nhân sự cần quản lý ít, chỉ khoảng 3-4 người.
Bảng chấm công theo dự án
Các công ty hoặc đội nhóm quản lý công việc theo dự án, được giao khoán thời gian làm việc thì sẽ sử dụng bảng chấm công này. Số giờ làm việc trong mỗi ngày không cố định, bởi còn do thời lượng hoàn thành công việc bên khách hàng yêu cầu mà mỗi nhân viên có thể làm nhiều hay ít tùy theo. Bảng chấm công này chủ yếu dùng để tính lương cho nhân viên chứ không hẳn để theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, do nhân viên có thể làm remote và hiệu quả công việc được đánh giá ở kết quả cuối cùng chứ không phải số giờ làm việc.
Bảng chấm công hàng tuần cho nhiều nhân viên
Các công ty nhỏ có số lượng nhân sự dưới 10 người có thể sử dụng riêng mẫu bảng chấm công này để xác định ca làm việc và nhập số giờ làm việc của các nhân viên trong một tuần. Bảng chấm công này theo dõi tổng số làm việc của tất cả nhân viên trong tuần đó, có thể dùng để tính toán tổng số lương cần trả cho nhân viên theo tuần. Như vậy, ngoài quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bảng chấm công này còn là công cụ theo dõi tình hình chi tiêu của công ty.
Bảng chấm công theo dự án tính hàng tuần
Cũng là một bảng chấm công theo dự án nhưng chỉ thuộc một dự án và chỉ theo dõi thời gian làm việc của một cá nhân. Bảng chấm công này không áp dụng cho các freelancer hay hình thức làm remote, nên sẽ có thêm các thông tin về ngày nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ lễ, v.vv.. Kèm với công thức tính lương, bảng chấm công này giúp dự đoán số lương cần thanh toán cho nhân viên mỗi tuần.
Bảng chấm công tăng ca
Với mẫu bảng chấm công này, bạn chỉ cần nhập giờ bắt đầu làm và giờ kết thúc công việc của nhân viên. Đặt công thức tính giờ làm thêm dựa trên số giờ làm cố định hàng ngày có thể tính ra được tổng giờ làm việc trong ngày của nhân viên.
Bảng chấm công tăng ca theo Thông tư 133 và 200
Tương tự bảng chấm công làm thêm giờ bên trên, nhưng tận dụng biểu mẫu theo Thông tư 133 và 200 cho bạn một biên bản thống kê công và lương của nhân viên chi tiết hơn. Để thống kê công trong biểu mẫu này, bạn cũng cần sử dụng các ký hiệu và nhập liệu thủ công tương đối nhiều. Vì trước đó bạn đã phải xử lý dữ liệu giờ làm của nhân viên trích xuất từ các phần mềm chấm công hoặc máy chấm công.
Bảng chấm công có giờ nghỉ giải lao
Bảng chấm công này theo dõi sát sao giờ làm việc của nhân viên, nhằm hạn chế tình trạng gian lận thời gian làm việc của nhân viên. Số phút giải lao không được vượt quá khoảng thời gian mà công ty cho phép.
Bảng chấm công chia ca theo tháng
Cũng sử dụng các ký hiệu để thống kê số ngày công của nhân viên theo tháng, bảng chấm công này dễ theo dõi và làm căn cứ tính lương chính xác. Do bạn đã phải tổng hợp giờ làm việc của nhân viên ở một bảng tính tổng trước đó, mới có dữ liệu để nhập thủ công vào bảng này. Một số ký hiệu sử dụng trong bảng là: X (ngày làm việc), P (nghỉ có phép), K (nghỉ không phép).
Bảng chấm công chia ca theo tuần gồm lương
Không phải là mẫu bảng thống kê, bảng chấm công này cho phép nhập trực tiếp giờ bắt đầu và kết thúc làm việc để tính ra số giờ làm trong tuần, kèm công thức tính lương. Vì đã giảm thiểu việc nhập liệu thủ công nên bảng tính này có thể chính xác hơn một chút.
Bảng chấm công theo địa điểm làm việc
Các nhân viên sale thị trường, nhân viên sampling (giới thiệu sản phẩm) phải làm việc bên ngoài văn phòng sẽ được chấm công dựa trên biểu mẫu này. Mỗi nhân viên được phân công làm việc trong một địa bản nhất định và phải báo cáo lại giờ làm việc với người quản lý thông qua file Excel miễn phí hoặc các phần mềm chấm công online.
Bảng chấm công theo đầu công việc
Mẫu bảng chấm công này rất phù hợp với các nhân viên tư vấn, bác sĩ, giáo viên hoặc người làm remote theo dự án, được giao khoán công việc. Tổng số giờ làm không cố định hàng ngày, mà tăng hay giảm tùy theo khối lượng công việc.
Bảng chấm công đi muộn về sớm
Để giảm thiểu tình trạng gian lận giờ làm, công ty bạn có thể sử dụng bảng chấm công đi muộn về sớm này. Theo dõi được tình trạng làm việc của nhân viên, qua đó có những biện pháp thúc đẩy tinh thần cho nhân viên đi làm đúng giờ, làm việc vui vẻ. Bạn có thể điều chỉnh biểu mẫu này cho chi tiết hơn theo cách thức quản lý của công ty mình.
Bảng chấm công nhân viên theo ngày kèm đánh giá
Bảng chấm công này thường được áp dụng cho các nhân viên trong thời gian thử việc. Người lập biểu mẫu là người quản lý trực tiếp của các nhân viên đó. Không chỉ ghi lại thời gian làm việc mà còn để lại những đánh giá để dễ dàng quyết định giữ hay loại nhân viên sau khi hết thời hạn thử việc.
>>> Xem thêm: Cách tạo bảng chấm công trong Excel dành cho doanh nghiệp
Lưu ý khi sử dụng bảng chấm công mẫu
Tải mẫu chấm công miễn phí trên mạng thì rất tiện lợi. Bạn không cần mất nhiều thời gian xây dựng mẫu mới hay soạn thảo văn bản mà đã sẵn có một khung chấm công, tính lương cho nhân viên. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch, chính xác về lương thưởng, bạn vẫn nên điều chỉnh lại các biểu mẫu này sao cho chi tiết nhất có thể.
Ngoài tính giờ làm việc, bảng chấm công cho nhân viên chính thức thuộc doanh nghiệp nên có đủ các thông tin như:
- Các ngày nghỉ theo chế độ (phép, không phép, nghỉ lễ, nghỉ dã ngoại, nghỉ bù, v.vv..).
- Các tiêu chí quy được ra công (số công hưởng lương sản phẩm, công hưởng lương do nghỉ việc/ngừng việc, v.vv..).
- Chi tiết số giờ đi muộn, về sớm (nếu công ty có chính sách phạt nhân viên đi muộn hoặc thưởng chuyên cần cho nhân viên đi làm đúng giờ).
- Thông tin chi tiết của nhân viên (tên, bộ phận, chức vụ, hình thức làm việc, người quản lý, v.vv..).
Những nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công miễn phí
Với sự phát triển công nghệ thông minh mạnh mẽ như hiện nay, cách thức chấm công và quản lý giờ làm việc kiểu truyền thống dường như đã lỗi thời. Tải mẫu bảng chấm công có ưu điểm duy nhất là miễn phí, nhưng nhược điểm thì có rất nhiều:
- Khó có thể quản lý thủ công khi quy mô nhân sự mở rộng, số lượng nhân viên lên đến hàng trăm, hàng nghìn người.
- Bộ phận nhân sự buộc phải xử lý dữ liệu của nhân viên một cách thủ công, phải nhập giờ chấm công của từng nhân viên thì mới tính ra được tổng số giờ làm việc của họ.
- Dễ xảy ra sai sót trong khâu xử lý và nhập liệu, vì người cẩn thận đến đâu cũng không thể làm việc chính xác hoàn toàn với hàng triệu con số mỗi khi đến kỳ trả lương.
- Khó khăn khi theo dõi quỹ nghỉ phép của nhân viên.
- Khi có sai sót, nhân viên sẽ khiếu nại rất nhiều về ngày công, ngày phép, khiến cho bộ phận nhân sự càng thêm áp lực mỗi khi đến kỳ trả lương.
- Rất dễ xảy ra tình trạng gian lận, thiên vị trong chấm công, vì các con số được nhập thủ công chứ không được lưu lại trong máy. Kể cả trích xuất dữ liệu từ máy chấm công thì vẫn có thể chỉnh sửa được giờ chấm công.
- Bản thân các nhân viên khó có thể theo dõi tình trạng công, lương của mình thường xuyên, nhất là vào những thời điểm có việc cá nhân, phải nghỉ nhiều. Hoặc các nhân viên làm việc theo ca thường khó nhớ được ca làm của mình, vì thỉnh thoảng còn đổi ca với người khác.
HappyTime – Giải pháp tự động hóa quy trình chấm công, tính lương cho nhân viên
Các mẫu sổ chấm công miễn phí trên Excel và Word không còn là công cụ làm việc hữu ích nhất. Mọi doanh nghiệp đều đang chạy đua trong cuộc chiến công nghệ, bao gồm ứng dụng công nghệ vào kinh doanh và quản trị nhân sự để đạt được hiệu suất cao hơn.
Trong các giải pháp quản lý công hiện có trên thị trường, HappyTime chính là cái tên được quan tâm hàng đầu. HappyTime là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân sự, góp phần tự động hóa quy trình quản lý công cho các doanh nghiệp.
Trong số rất nhiều tính năng hữu ích thuộc lĩnh vực quản lý nhân sự, chấm công online, quản lý công và trích xuất bảng công được coi là tính năng chủ đạo của phần mềm HappyTime.
Happytime mở ra giải pháp quản lý nhân sự trọn vẹn, khi cho ra công nghệ quản lý công bằng AI thông minh nhất:
- Cung cấp phần mềm quản trị, thu thập dữ liệu chấm công từ mọi loại máy chấm công và thiết bị chấm công đang phân phối trên thị trường.
- Cung cấp ứng dụng di động, cho phép nhân viên chấm công với mọi hình thức hiện đại nhất hiện nay như chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, chấm công định vị GPS, chấm công bằng WiFi, QR code.
- Trên ứng dụng có hệ thống gamification nhằm gia tăng tinh thần cho nhân viên trong mỗi ngày làm việc, thúc đẩy nhân viên đi làm đúng giờ và nhắc chấm công tiện lợi.
- Hệ thống phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý công linh hoạt. Cùng lúc, doanh nghiệp có thể áp dụng các chính sách chấm công khác nhau cho từng chi nhánh, bộ phận, phòng ban, dù mỗi nhóm có giờ làm việc riêng.
- Tự động tạo lịch, sắp xếp và chia ca làm việc cho nhân viên. Nhân viên có thể đổi ca làm cho nhau dễ dàng bằng cách kéo thả lịch làm trên ứng dụng.
- Mỗi ngày, nhân viên đều có thể theo dõi tình hình công và lương của mình trên ứng dụng.
- Hệ thống cho phép gửi và phê duyệt đơn từ online, không cần soạn thảo đơn từ, viết email thông báo, giảm thiểu thủ tục hành chính, gia tăng hiệu suất làm việc cho cả bộ phận quản lý và nhân viên.
- Cho phép xuất bảng chấm công ra file Excel. Có thể tùy chọn được các trường thông tin hiển thị trong bảng chấm công dựa trên bộ lọc HappyTime cung cấp sẵn.
Có thể thấy, những tính năng chấm công, quản lý giờ làm của HappyTime mang lại những giá trị thiết thực cho các doanh nghiệp:
- Bộ phận nhân sự được giảm tải khối lượng các công việc thủ công, có nhiều thời gian để tập trung vào chuyên môn của mình.
- Doanh nghiệp nắm bắt được thực trạng làm việc của nhân viên, quản lý được quỹ lương hiệu quả hơn.
- Nhân viên được gia tăng trải nghiệm, không phải thực hiện các thủ tục rườm rà, không lo quên chấm công, không lo xếp hàng dài chấm công mỗi ngày mà chỉ cần một ứng dụng di động có thể xử lý hết tất cả.
>>> Xem thêm: HappyTime – Nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên
Hãy để HappyTime đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong công cuộc tự động hóa quản lý nhân sự. Bằng cách truy cập vào website chính thức HappyTime, hoặc gọi về số hotline 0967.778.018, doanh nghiệp bạn sẽ được hỗ trợ thử nghiệm phần mềm hữu ích này!
