Để thúc đẩy sự tự giác của nhân viên, nhà quản trị cần khéo léo kết hợp hai phương pháp: Áp dụng chính sách kỷ luật và tạo động lực cho nhân viên. Kỷ luật và động lực chính là yếu tố trọng tâm truyền năng lượng cho nhân viên thực hiện tốt công việc. Cùng BlogHappyTime tìm hiểu sâu hơn về kỷ luật và động lực trong quản trị nhân sự nhé.
Mục lục
Vai trò của kỷ luật và động lực trong quản trị nhân sự
Động lực và kỷ luật là hai yếu tố cốt lõi thúc đẩy nhân viên duy trì công việc có hiệu quả. Động lực là thứ thôi thúc ý chí của họ, truyền cho họ năng lượng để làm việc hăng hái. Còn kỷ luật là thứ giữ cho họ sự kiên nhẫn, tự tin và sức mạnh để vượt qua mọi khó khăn.
Càng có nhiều động lực, nhân viên càng được thôi thúc để đạt được mục tiêu trong công việc. Họ sẽ không ngừng học hỏi, chủ động “chinh chiến” và cống hiến hết mình để đạt được thành công. Nhưng nếu động lực mất đi, họ chán nản, mệt mỏi, chẳng muốn làm gì nữa.
Càng có tính kỷ luật cao, nhân viên càng thực thi công việc hiệu quả, cho dù nó khó khăn đến mức nào. Bởi khi có kỷ luật, họ biết đặt ra mục tiêu, dẹp bỏ những ham muốn vị kỷ để làm việc một cách nhất quán, có kiểm soát. Nếu không có kỷ luật, mọi khuôn mẫu sẽ bị phá hủy.
Trong quản trị nhân lực, lãnh đạo cần biết cách dung hòa cả hai yếu tố này: Kỷ luật và động lực. Có vậy, nhân viên mới làm việc một cách hăng hái và tăng trưởng năng suất đều đặn. Đưa doanh nghiệp đến những bước đột phá mới.
Tìm hiểu thêm: Top 5+ Các Mô Hình Quản Lý Nhân Sự Hiện Đại Trong Doanh Nghiệp
Kỷ luật và động lực cái nào quan trọng hơn?
Động lực là một loại cảm giác. Mà cảm giác thì dễ đến, dễ đi. Nó dễ bị thay đổi và không hề cố định. Trong quá trình làm việc, có nhiều yếu tố thúc đẩy động lực cho nhân viên, nhưng cũng có lắm thứ nhanh chóng phá hủy đi tất cả động lực mà họ vừa mới có.
Trái lại, kỷ luật kiên định hơn. Nó giống một tòa thành kiên cố cần rất nhiều thời gian để xây dựng. Mà để bị bào mòn bởi tự nhiên thì nó cũng cần cả một quãng thời gian vô cùng dài. Kỷ luật là một loại quán tính, thúc đẩy nhân viên tiếp tục làm việc dù họ đã không còn động lực.
Ví dụ, một nhân viên duy trì thói quen ra khỏi nhà lúc 6 giờ sáng để có mặt tại doanh nghiệp trước 7 giờ. Dù mệt mỏi vì quãng đường xa, nhưng anh ta đã như vậy được 6 tháng. Ngay cả khi tình hình kinh doanh của công ty không được tốt, lương bị giảm, anh ta chẳng có động lực nào để làm việc, nhưng sự kỷ luật đã giữ anh ta ở lại và đi làm đúng giờ.
Như vậy, trong cách thức quản lý nhân viên hiệu quả, nên đặt kỷ luật lên hàng đầu. Vì nếu nhà quản trị rèn luyện cho nhân viên của mình sự quy củ đủ tốt, thì dù chuyện gì xảy ra, bộ máy vận hành của doanh nghiệp vẫn chưa thể nào chao đảo ngay lập tức.
Tìm hiểu thêm: Làm Sao Để Quản Lý Việc Đi Trễ? Hãy Áp Dụng Ngay 7 TIPS Sau Đây
Nếu kỷ luật được kết hợp với động lực thì sao?
Dù vậy, thiếu đi một trong hai yếu tố kỷ luật hoặc động lực, hệ thống vận hành của doanh nghiệp sẽ đều gặp sự cố. Dù cho ưu tiên tính kỷ luật hơn, nhưng không có động lực coi như thất bại trong quản trị nhân lực.
Coi động lực và kỷ luật là một chiếc mô tô. Động lực chính là nhiên liệu để khởi động và duy trì năng lượng cho chiếc xe. Còn kỷ luật là hệ thống máy móc giúp chiếc xe vận hành bền bỉ, hiệu quả và trơn tru.
Trong quản trị nhân sự và doanh nghiệp, động lực là yếu tố cần thiết để nhân viên khởi động ngày làm việc với sự hăng hái, nhiệt huyết, và kỷ luật là yếu tố nhất định phải có để nhân viên đi được đường dài với doanh nghiệp.
Nếu một nhà quản lý chỉ áp dụng các giải pháp tạo động lực cho nhân viên, ban đầu có thể được yêu thích và hưởng ứng. Nhưng theo thời gian, nhân viên sẽ mất đi sự tôn trọng cần có đối với nhà lãnh đạo. Họ dễ buông lỏng bản thân và không làm theo bất cứ khuôn khổ nào.
Trái lại, nếu nhà quản lý chỉ áp dụng các biện pháp kỷ luật triệt để thì sẽ không bao giờ truyền được cảm hứng cho nhân viên. Họ cảm thấy không được công nhận, không có cảm xúc tích cực, thậm chí cảm thấy áp lực mỗi khi đi làm và không muốn cống hiến nữa.
Như vậy, chỉ khi kết hợp động lực và kỷ luật thì các nhà quản trị mới tạo ra được sự cân bằng trong hệ thống nhân sự. Thúc đẩy được tinh thần làm việc cho họ và duy trì được hệ thống vận hành, kinh doanh hiệu quả.
Tìm hiểu thêm: 8 Giải Pháp Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Nên Áp Dụng Trong Năm 2023
Thúc đẩy sự tự giác của nhân viên: Dùng động lực làm nền móng cho kỷ luật
Trong cuốn sách nói đến việc rèn tính kỷ luật “Từ tốt đến vĩ đại” (Good to Great), tác giả Jim Collins đã nói: “Kỷ luật không phải buộc người khác thực hiện hành vi hoặc tuân thủ các quy tắc cụ thể, mà là tạo ra hệ thống, quy trình để thúc đẩy họ làm theo”.
Một nhà quản trị cừ khôi là khi làm tốt vấn đề kỷ luật trong doanh nghiệp bằng cách thúc đẩy sự tự giác của nhân viên. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, đem lại lợi nhuận tốt, tiết kiệm được thời gian để quản lý, tập trung hơn vào các chiến lược quan trọng.
Vậy, làm sao để nhân viên có thể tự giác kỷ luật đây? Biết cách tận dụng động lực làm nền móng cho kỷ luật chính là giải pháp giúp nhà quản trị bớt áp lực hơn với công cuộc quản lý nhân sự của mình!
Bản chất của sự tự giác nằm ở nhận thức của nhân viên về mục tiêu của họ, mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu được doanh nghiệp cần gì ở mình. Sau đây sẽ là một số gợi ý giúp cho nhà quản trị thuận lợi thúc đẩy sự tự giác ở nhân viên!
Xây dựng chính sách minh bạch ngay từ đầu
Doanh nghiệp luôn cần có một bộ quy tắc công khai, minh bạch, để toàn bộ nhân viên nắm được tinh thần kỷ luật của doanh nghiệp ngay từ đầu. Cần cho họ thấy được hành vi nào đúng, hành vi nào sai, và doanh nghiệp đang muốn nhân viên làm gì.
Như vậy, khi nhân viên có vi phạm, doanh nghiệp mới có cớ để khiển trách. Mà khi nhân viên làm đúng, chứng tỏ họ đã có sự tự giác và tôn trọng doanh nghiệp. Để tạo một hệ thống chính sách hoàn chỉnh, nhà quản trị có thể tham khảo 5 bước:
- Bước 1: Xây dựng: Xây dựng bộ chính sách gồm hệ thống các quy tắc, quy định theo tiêu chuẩn, hợp lý và công bằng.
- Bước 2: Ban hành, phổ biến: Ban lãnh đạo thông báo cho toàn bộ hệ thống nhân viên về chính sách kỷ luật đó.
- Bước 3: Thực thi, kiểm tra: Khảo sát ý kiến của nhân viên về các chính sách để tạo cho họ cảm giác được tôn trọng. Xem họ đồng tình với điều nào, không đồng tình với điều nào, có mong muốn bổ sung, góp ý gì không. Khi bộ chính sách có được sự đồng ý của nhân viên, họ sẽ ít phản kháng hay chống đối lại khi vi phạm.
- Bước 4: Đánh giá hiệu quả: Các quy chế đưa ra nên được áp dụng ngay vào các phần mềm chấm công wifi, tính lương, xử phạt,… để thấy ngay hiệu quả. Nhân viên vi phạm nhiều là đang thiếu tự giác hoặc do chính sách có vấn đề. Mà nhân viên thực thi tốt chứng tỏ nhà quản trị đã thành công rồi đấy!
- Bước 5: Cải tiến chính sách: Không phải nguyên tắc nào cũng phù hợp mãi mãi về sau. Sẽ có những thời điểm doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách cho phù hợp với xu thế cũng như tình trạng vận hành của doanh nghiệp. Vì thế, để tạo ra một hệ thống quản trị hoàn chỉnh thì chắc chắn sẽ phải cải tiến chính sách vào một thời điểm nào đó.
Tìm hiểu thêm: Top 4 Phần Mềm Quản Lý Đãi Ngộ Và Nguồn Nhân Lực Phổ Biến
Xử lý vi phạm hợp tình hợp lý
Để thúc đẩy sự tự giác của nhân viên, chúng ta cần thời gian. Nên tạo cơ hội cho nhân viên sửa chữa hành vi của mình trước khi xử phạt nghiêm khắc. Bởi mục đích cuối cùng của kỷ luật cũng chính là đào tạo mà thôi.
Đầu tiên, hãy cảnh cáo nhẹ nhàng bằng một cuộc trò chuyện riêng tư. Đây là cơ hội để nhân viên được giải thích về hành vi của mình. Và anh ta cũng có cơ hội để sửa chữa sai lầm mà không ảnh hưởng đến các nhân sự khác và công việc chung tại doanh nghiệp.
Với lần vi phạm tiếp theo, nhà quản trị có thể cảnh cáo bằng văn bản, ngụ ý rằng mức độ nghiêm trọng của cảnh báo đã tăng lên. Đồng thời, văn bản này cũng là sự bảo hộ về mặt pháp lý trong trường hợp anh ta khởi kiện hoặc gây ra những rắc rối về mặt truyền thông.
Trong trường hợp văn bản cũng không đủ để thúc đẩy nhân viên đó sửa chữa sai lầm. Vậy hãy trao đổi rõ về việc giáng chức hoặc sa thải. Không thể để một cá nhân không có kỷ luật làm ảnh hưởng đến động lực và tính tự giác của cả một tập thể.
Quản lý hiệu suất dựa trên mục tiêu thay vì giám sát quá mức
Không có nhân viên nào muốn bị lãnh đạo theo dõi nhất cử nhất động khi làm việc cả. Điều này gây ra sự khó chịu, xao nhãng, mất tập trung. Họ cảm thấy không có được sự tin tưởng, sự tự do và không gian thoải mái để làm việc hiệu quả. Nên dần dà họ sẽ lơ là công việc.
Muốn thúc đẩy sự tự giác của nhân viên, cần tạo ra cảm giác tự do trong khuôn khổ. Thay vì giám sát quá mức, nhà lãnh đạo nên quản lý nhân viên và hiệu suất lao động của họ dựa trên mục tiêu. Nếu không, họ sẽ mất đi động lực làm việc và sẵn sàng rời đi.
Cần cho nhân viên thấy được: Mục tiêu của công ty là gì, nhân viên đóng góp như thế nào để giúp công ty đạt được mục tiêu đó, nhân viên cần làm gì để công ty của họ tăng trưởng và họ được trả công xứng đáng với năng lực.
Khi cho họ thấy rõ mục tiêu và việc cần làm rồi, nhà quản trị hãy vẽ ra kế hoạch thực thi, phương pháp đo lường hiệu quả cùng những hỗ trợ cần thiết. Để họ có thể tự do thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Khi đó, họ vẫn theo sát mục tiêu, vẫn làm việc dựa trên quy trình được thiết lập sẵn, vẫn đảm bảo được hiệu quả mà lãnh đạo không nhất thiết phải kè kè bên cạnh để đảm bảo tiến độ hay chất lượng công việc.
Khen thưởng và ghi nhận
Trong thời đại này, người lao động mong muốn nhiều thứ hơn từ công việc chứ không chỉ dừng lại ở tài chính. Có vô số yếu tố khác có thể tạo thành động lực cho họ đi làm, ví dụ:
- Cơ hội được thể hiện năng lực
- Có được sự công nhận, quan tâm và tin tưởng từ lãnh đạo
- Có được sự khen ngợi, phản hồi tích cực tương xứng với giá trị họ mang lại
- Đồng nghiệp tốt, vui vẻ, hòa thuận
- Đồng nghiệp không ngần ngại san sẻ công việc, hỗ trợ nhau
- Không gian làm việc chuyên nghiệp, hiện đại
- Các tiện ích hỗ trợ chăm sóc sức khỏe ngay tại công ty…
Trong đó, sự khen thưởng là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhân viên trong khi thực thi sự kỷ luật từ nhà quản lý. Đây chính là một trong những động lực làm việc lớn nhất mà mọi nhân viên đều mong muốn có được.
Tìm hiểu thêm: Xây Dựng Chương Trình Ghi Nhận Nhân Viên Tăng Hiệu Suất Đến 11.1%
Nghe thì chẳng liên quan gì đến thúc đẩy sự tự giác của nhân viên, nhưng thực ra, đây lại là nền tảng để xây dựng tính kỷ luật cao. Được khen đúng việc, đúng lúc, đúng chỗ, nhân viên sẽ cảm thấy mình được trân trọng, được công nhận, và tích cực thực thi kỷ luật tốt hơn nữa.
Doanh nghiệp nên đưa khen thưởng và ghi nhận vào làm một phần văn hóa của mình. Thông qua các vật phẩm và hoạt động cơ bản này, nhà quản trị có thể thúc đẩy tinh thần tự giác ở nhân sự bằng
- Các phần thưởng nội bộ
- Xếp hạng nhân viên để tăng tính cạnh tranh
- Phần thưởng đi kèm thử thách như một cuộc chơi
- Lời khen ngợi riêng tư đi kèm với lời khen công khai
- Những món quà nho nhỏ như thiệp cảm ơn, hoa, trái cây, giấy khen,…
Hãy để cho nhân viên nhân ra rằng: Thành công của họ làm nên thành công cho doanh nghiệp. Mỗi hành động nhỏ bé mang tính kỷ luật đều đóng góp trực tiếp vào thành công mà họ mang lại.
Nhìn chung, trải nghiệm của nhân viên là điểm mấu chốt để nhân viên tự xây dựng tinh thần tự giác. Tự do trong khuôn khổ chính là như vậy! Họ không bị ép buộc phải làm theo những gì lãnh đạo nói, mà họ tự mình làm theo những gì họ nhận thức được là đúng đắn.
Tìm hiểu thêm: Xu Hướng Trải Nghiệm Nhân Viên – 15 Nhận Định Mới Cho Năm 2023
Trong hành trình xây dựng trải nghiệm nhân viên, chắc hẳn doanh nghiệp sẽ gặp phải nhiều trở ngại. Đó là vấn đề về chi phí, nguồn lực, văn hóa và nhiều yếu tố khác. HappyTime – Ứng dụng chấm công online đã ra đời nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu quy trình quản trị nhân lực và gia tăng trải nghiệm nhân viên.
HappyTime sở hữu nhiều tính năng thông minh và tiện ích, mang lại những lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp như:
- Cung cấp tiện ích chấm công online, hỗ trợ quá trình tính lương thuận lợi hơn, giúp nhân viên cảm thấy an toàn hơn với các nhu cầu cơ bản liên quan đến công và lương thưởng.
- Trang bị hệ thống bản tin nội bộ, tăng cường trải nghiệm kết nối, giao tiếp với đồng nghiệp tại nơi làm việc.
- Ghi nhận mọi sự nỗ lực nhỏ nhất của nhân viên, giúp họ cảm thấy được tôn trọng và trân trọng.
- Cung cấp tính năng tạo và phê duyệt đề xuất, đơn từ nhanh chóng, thuận lợi, giúp các chính sách, thông báo đến được với nhân viên kịp thời, rút gọn thủ tục hành chính.
- Tính năng Gamification giúp nhân viên trong công ty được giải trí, giảm thiểu căng thẳng trong ngày dài làm việc.
Để thử nghiệm HappyTime, nhà quản trị hãy tải ứng dụng và tìm hiểu thêm về nền tảng công nghệ này tại bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên
Kỷ luật không phải là độc tài
Chắc hẳn vẫn còn có nhiều người lầm tưởng kỷ luật là kiểm soát, gò bó và không có tự do. Như là một văn phòng làm việc lặng im như tờ, chỉ có mỗi tiếng gõ bàn phím mà mặt ai nấy cũng đều khó đăm đăm.
Thực ra, các nhà lãnh đạo có tư duy tiên tiễn sẽ hiểu rằng môi trường kỷ luật sẽ là nơi tự do nhất. Nơi mà mỗi nhân viên đều tự kiểm soát bản thân để thực thi công việc theo kế hoạch. Họ tôn trọng công việc, tôn trọng lẫn nhau, luôn hỗ trợ nhau để cùng đạt được mục tiêu.
Khi xây dựng được một môi trường làm việc kết hợp giữa tính kỷ luật và động lực, nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể thúc đẩy sự tự giác của nhân viên. Tạo nên được một cơ ngơi vững chắc, nơi mỗi một cá nhân đều làm nên giá trị tốt đẹp, đưa doanh nghiệp đến những tầm cao mới. Các nhà quản trị, lãnh đạo hãy đón đọc thêm nhiều bài viết tiếp theo tại Blog HappyTime để kiếm thêm cho mình kinh nghiệm quản lý nguồn nhân lực tại doanh nghiệp nhé!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
