Chấm công tính lương chính xác và hiệu quả là bài toán khiến không ít nhà quản lý đau đầu, nếu có sai lệch sẽ dẫn đến rất mất thời gian. Do đó, việc tạo lập bảng chấm công sao cho chuẩn và đẩy đủ là vô cùng quan trọng. Bảng chấm công là gì và làm sao để tạo bảng chấm công cá nhân đơn giản và chính xác sẽ là đề tài được HappyTime chia sẻ ở bài viết này.
Mục lục
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công sẽ là căn cứ để nhà quản lý theo dõi số ngày làm việc thực tế của nhân viên, từ đó tính toán lương thưởng và chế độ bảo hiểm phù hợp cho từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Bảng chấm công cá nhân là một trong những văn bản xác định và thông báo ngày làm việc của người lao động. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần trình bày bảng chấm công cụ thể và dễ hiểu nhất để tránh những sai sót không đáng có.
Bảng chấm công cá nhân cần có thông tin gì?
Hiện nay, bảng chấm công cá nhân được trình bày dưới nhiều dạng thức, trong đó phổ biến nhất là file Excel. Tuy nhiên để đảm bảo tính chính xác, đơn giản và dễ hiểu nhất, doanh nghiệp cần đảm bảo những thông tin sau:
- Họ tên nhân viên
- Chức danh
- Phòng ban
- Ngày trong tháng
- Số ngày nghỉ
- Số ngày làm thêm giờ
Thông thường, mẫu bảng chấm công cá nhân được trình bày trên file Excel sẽ bao gồm 13 sheet. Trong đó 12 sheet lương ứng với 12 tháng trong năm và 1 sheet danh sách nhân viên.
Để hoàn thành bảng công, Nhân sự cần thống nhất trước các kí hiệu đánh dấu ngày công, ngày nghỉ phép, làm thêm giờ… Cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp lại ngày làm việc của từng cá nhân để tính lương, thưởng trong một tháng.
Tham khảo thêm:
>> Nắm vững quy định bảng chấm công nhân viên chỉ trong 3 phút
>> Tải miễn phí 3 bảng chấm công theo tuần chuẩn nhất
>> Bật mí 3 bảng chấm công theo tháng cho nhà quản lý nhân sự
Hướng dẫn cách lập bảng chấm công cá nhân chi tiết
Dưới đây là hướng dẫn cách tạo bảng chấm công cá nhân cụ thể trên file Excel:
1. Tạo sheet danh sách nhân viên
Quá trình này bạn nên chia thành 2 cột bao gồm tên và mã số nhân viên. Khi nhập liệu bạn cần kiểm tra thật chính xác để tránh tình trạng nhiều người trùng tên dẫn đến tính nhầm ngày công, sai sót về lương. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp còn bổ sung thêm chức danh, phòng ban, quê quán, địa chỉ, thông tin liên hệ…
Nếu như bạn thành thạo Excel và muốn sử dụng luôn những trường thông tin này để tạo liên kết trong file thì hãy để trống khoảng 2 – 3 dòng trên cùng và để lại 1 cột bên trái để dự phòng các thông tin cần bổ sung.
Ngoài ra, đừng quên đặt tiêu đề cho bảng chấm công cá nhân, các thông tin chung như bộ phận, ngày tháng, mã số nhân viên. Cuối cùng đặt 4 – 5 cột để quy ra tổng số ngày công của tháng và ghi chú (nếu có).
Sau khi trình bày xong nội dung bảng, bạn nên căn chỉnh độ rộng của các cột hợp lý để bảng chấm công dễ nhìn và chuyên nghiệp hơn.
2. Đặt và thống nhất ký hiệu chấm công
Nhân sự nên lựa chọn và thống nhất một số ký hiệu cho các loại ngày công như: Ngày công thực tế đánh dấu “X”, Nghỉ lễ đánh dấu “NL”, Nghỉ phép đánh dấu “P”
Mỗi ký hiệu chấm công sẽ tương ứng với một cột quy ra công. Đến đây, bạn đã hoàn thành xong các thông tin cần có cho một bảng chấm công của mỗi nhân viên. Tuy nhiên, để thuận tiện hơn trong quy trình chấm công, bạn có thể bổ sung một số công thức tính cho các cột theo các hàm Excel.
3. Kiểm tra lại bảng
Sau khi hoàn tất quá trình lập bảng chấm công cá nhân trên file Excel, bạn nên kiểm tra và rà soát lại thông tin một lần nữa. Việc kiểm tra lại là cần thiết bởi dù có là người cẩn thận và giàu kinh nghiệm đến đâu, việc phải nhập liệu nhiều cũng dễ khiến bạn xảy ra các sai sót không đáng có. Nghiêm trọng hơn có thể sai cả một hệ thống chấm công.
Lợi ích khi sử dụng Happy Time trong lập bảng chấm công cá nhân
Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng
Happy Time sở hữu ưu điểm của cả hai phương thức chấm công bằng ứng dụng điện thoại và phần mềm máy tính. Phần mềm này được phát triển cho cả hai nền tảng thiết bị di động và máy tính. Theo đó, chỉ trong vài giây, dữ liệu thu được từ máy chấm công hay ứng dụng điện thoại sẽ được đồng bộ lên hệ thống của Happy Time.
Tích hợp đa dạng hình thức chấm công
Hiện nay trên thị trường nhiều doang máy chấm công chỉ có thể tích hợp với 1 phần mềm nhất định và ngược lại. Điều này khiến cho doanh nghiệp có ít lựa chọn hơn khi tìm kiếm các giải pháp chấm công tối ưu.
Phần mềm Happy Time có khả năng tương thích với nhiều dòng máy chấm công hiện có như GIGATA, Ronald Jack, Wise Eyes… Doanh nghiệ sẽ không cần bỏ thêm chi phí để đồng bộ thiết bị khi thay đổi phần mềm hay máy chấm công.
Lưu trữ và bảo mật thông tin hiệu quả
Như đã nói ở trên, cơ chế hoạt động của Happy Time dựa trên quá trình đồng bộ hóa dữ liệu từ thiết bị chấm công lên hệ thống của phần mềm thông qua Wifi nội bộ. Với cơ chế khép kin này, các thông tin thu được sẽ luôn được bảo mật, tránh thất thoát dữ liệu gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Ngoài ra, dữ liệu số hóa sẽ được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây không giới hạn giúp tiết kiệm không gian thay vì lưu trữ hồ sơ, giấy tờ truyền thống.
Tìm hiểu thêm:
>> Vai trò của bảng chấm công online với doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> 5 đặc điểm nổi bật của bảng chấm công trên điện thoại
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Đơn giản hóa quy trình chấm công, nâng cao trải nghiệm của nhân viên
Với Happy Time, quy trình chấm công của doanh nghiệp được rút ngắn chỉ vỏn vẹn 3 bước:
1. Chấm công trên máy chấm công/ ứng dụng
2. Người quản lý theo dõi tiến độ ngày công, ngày nghỉ… của nhân viên trên hệ thống
3. Xác nhận công, tính lương cho nhân viên và xuất bảng chấm công cho từng nhân viên để đối chiếu
Theo đó, người quản lý có thể tiết kiệm được thời gian, nhân lực cũng như đảm bảo được sự chính xác, công bằng, minh bạch trong quy trình. Nhân viên cũng có thể tự theo dõi và kiểm tra dữ liệu của mình trên hệ thống. Điều này vừa đảm bảo được quyền lợi của người lao động vừa nâng cao tính chuyên nghiệp trong tổ chức.
Đặc biệt, các biểu mẫu đơn từ được như bảng chấm công cá nhân, đơn nghỉ phép được Happy Time cung cấp sẵn. Người lao động hoàn toàn có thể chủ động lấy mẫu đơn trên hệ thống khi có như cầu sử dụng. Doanh nghiệp cũng có thể đồng bộ được các văn bản, biểu mẫu trong quá trình làm việc để tránh sai soát, thất lạc…
Kết luận
Hy vọng qua bài viết dưới đây, quý doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích về cách lập bảng chấm công cá nhân. Mẫu bảng chấm công cá nhân không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn chính lợi ích của doanh nghiệp.
Đặc biệt nếu doanh nghiệp đã và đang có nhu cầu tìm kiếm một giải pháp quản lý chấm công chuyên nghiệp và chính xác nhất, đừng bỏ qua phần mềm chấm công Happy Time nhé!
