Máy chấm công vân tay đang được phần lớn các doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý vẫn phân vân không biết có nên mua máy chấm công vân tay không vì còn có nhiều giải pháp chấm công khác hiệu quả không kém.
Để giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tối ưu nhất, HappyTime sẽ trình bày rõ những ưu nhược điểm của máy chấm công vân tay so với các hình thức khác. Bên cạnh đó là những lưu ý khi mua máy chấm công vân tay để quản lý nhân sự một cách hiệu quả.
Có nên mua máy chấm công vân tay không?
Việc có nên mua máy chấm công vân tay hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô công ty, tiềm lực tài chính, lĩnh vực kinh doanh và hình thức làm việc.
- Nên mua máy chấm công vân tay nếu công ty bạn có quy mô vừa và nhỏ, nhân viên chủ yếu làm việc tại văn phòng thì sử dụng máy chấm công vân tay là một giải pháp vừa hiệu quả, vừa kinh tế.
- Không nên mua máy chấm công vân tay nếu công ty của bạn có nhiều chi nhánh, nhiều phòng ban, hình thức làm việc đa dạng (có cả nhân viên làm cố định và linh hoạt địa điểm/thời gian), lĩnh vực làm việc đặc thù, yêu cầu tính bảo mật cao, v.vv.. Lúc này, doanh nghiệp nên cân nhắc đến các giải pháp quản lý chấm công khác hiện đại hơn, ví dụ như phần mềm chấm công online.
>>> Xem thêm:
- Top 10 Phần Mềm Chấm Công Vân Tay Miễn Phí Hiện Nay
- Những Quy Định Về Chấm Công Vân Tay Dành Cho Mọi Doanh Nghiệp
Ưu nhược điểm của máy chấm công vân tay
Như bao hình thức chấm công khác, máy chấm công vân tay cũng sở hữu những ưu điểm và hạn chế nhất định:
Ưu điểm của máy chấm công vân tay
- Nhận diện chính xác người chấm công: Danh tính của mỗi người chấm công được xác định thông qua dấu vân tay, rất khó làm giả và thay đổi. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng chấm công hộ, gian lận chấm công.
- Quản lý giờ làm việc chính xác: Máy chấm công vân tay được cài đặt dựa trên thời gian thực, giúp ghi nhận giờ chấm công chính xác đến từng giây.
- Dễ dàng sử dụng: Người chấm công không cần mang theo bất cứ vật dụng nào (như thẻ từ, điện thoại, v.vv..) mà có thể chấm công dễ dàng chỉ bằng cách quét dấu vân tay.
- Độ bảo mật cao: Dữ liệu vân tay thường được mã hóa và bảo mật, đảm bảo rằng thông tin cá nhân của nhân viên không bị lộ ra ngoài.
- Quản lý dữ liệu khoa học với phần mềm: Các loại máy chấm công vân tay có thể kết nối được với các phần mềm quản lý trên máy tính, cho phép trích xuất giờ làm việc của nhân viên, xuất bảng chấm công ra file Excel làm căn cứ để tính lương dễ dàng.
- Chi phí phải chăng: So với các thiết bị chấm công hiện đại như Face ID, máy chấm công mống mắt, v.vv.. thì máy chấm công bằng vân tay có chi phí tương đối rẻ, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Nhược điểm của máy chấm công vân tay
- Bị giới hạn địa điểm chấm công: Máy chấm công bằng vân tay được lắp đặt cố định một chỗ. Với các doanh nghiệp quy mô lớn thì bắt buộc phải lắp đặt nhiều máy chấm công rải rác để hạn chế tình trạng tắc nghẽn vào giờ cao điểm.
- Không phù hợp với mọi hình thức làm việc: Máy chấm công vân tay chỉ phù hợp với các nhân sự làm việc cố định tại một địa điểm. Doanh nghiệp sẽ khó theo dõi thời gian làm việc của các nhân sự làm việc bên ngoài văn phòng.
- Không phù hợp với mọi đối tượng chấm công: Một số đối tượng lao động như người lớn tuổi, người làm trong lĩnh vực hóa sinh, kỹ thuật, v.vv.. có vân tay bị mờ sẽ dễ gặp lỗi máy chấm công không nhận vân tay.
- Khó nhận diện trong tình huống đặc biệt: Trong những ngày mưa gió hoặc nóng gắt, vân tay bị ướt mưa hoặc mồ hôi cũng khiến máy chấm công khó nhận diện. Ngoài ra, có những trường hợp hi hữu khiến việc chấm công trở nên khó khăn khi vân tay bị ảnh hưởng bởi vết thương hoặc bệnh da liễu.
- Tốc độ chấm công chậm: Máy chấm công bằng vân tay cần từ 2-3 giây mới có thể nhận diện được người chấm công, điều này đôi khi có thể gây tình trạng tắc nghẽn, mang tới trải nghiệm khó chịu cho nhân sự, đặc biệt là khi gần tới sát giờ làm việc.
- Đôi khi có lỗi hệ thống: Máy chấm công bằng vân tay có thể bị lỗi do tác động của môi trường (nóng ẩm) hoặc yếu tố khách quan (mất điện). Đôi khi bản thân máy xảy ra lỗi hệ thống, gây cản trở công việc quản lý.
Lưu ý khi mua máy chấm công vân tay
Nếu bạn đã cân nhắc kỹ ưu nhược điểm và vẫn quyết định trang bị máy chấm công bằng vân tay tại công ty mình, hãy lưu ý 7 yếu tố sau khi chọn mua loại thiết bị này:
- Dung lượng lưu trữ: Mỗi loại máy chấm công có khả năng lưu trữ một số lượng dấu vân tay nhất định. Công ty vừa và lớn nên chọn máy chấm công có khả năng lưu trữ trên 3000 vân tay. Khi máy chấm công đã lưu trữ đủ 3000 vân tay và bạn muốn thêm vân tay mới, bạn sẽ phải ghi đè lên các dấu vân tay cũ hoặc xóa đi một số dấu vân tay không cần thiết để giải phóng dung lượng, vì vậy hãy cân nhắc tới số lượng nhân sự khi chọn mua loại thiết bị này.
- Phần mềm quản lý chấm công tích hợp: Phần lớn các nhà sản xuất máy chấm công sẽ cung cấp phần mềm quản lý đi kèm, tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng có đa dạng tính năng để đáp ứng được hết nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trường hợp đã có máy chấm công nhưng phần mềm chưa tối ưu, bạn sẽ kết hợp sử dụng phần mềm quản lý của đơn vị khác, ví dụ như HappyTime.
- Lưu trữ dữ liệu khi mất điện: Máy chấm công vân tay hiệu quả cần có khả năng tự động lưu trữ thông tin chấm công khi bị ngắt nguồn điện đột ngột, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong quản lý thời gian làm việc và tính lương của nhân viên.
- Đa dạng tính năng: Hiện nay có nhiều loại máy chấm công vân tay không giới hạn ở tính năng nhận diện vân tay mà còn có thêm nhận diện khuôn mặt Face ID và thẻ từ. Máy chấm công càng có nhiều tính năng thì chi phí càng cao, nhưng tất nhiên lợi ích mang lại là đáp ứng tốt nhu cầu quản lý đa dạng của doanh nghiệp.
- Kiểm tra thử nghiệm: Trước khi mua, nếu có thể, doanh nghiệp hãy yêu cầu dùng thử máy chấm công để đảm bảo nó hoạt động tốt với môi trường và nhu cầu của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành: Xác minh rằng nhà cung cấp cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt và thời gian bảo hành hợp lý. Điều này đảm bảo rằng bạn có sự hỗ trợ cần thiết nếu gặp vấn đề với máy chấm công.
- Thời gian đáp ứng: Điều này liên quan đến tốc độ xác nhận vân tay và thời gian chấm công. Chọn máy chấm công có thời gian đáp ứng nhanh để tránh tình trạng hàng chờ lâu dẫn đến tắc nghẽn.
>>> Xem thêm: Tổng hợp câu hỏi thường gặp về máy chấm công bằng vân tay
So sánh máy chấm công vân tay với các thiết bị chấm công khác
Bên cạnh sử dụng máy chấm công vân tay, hiện nay trên thị trường cũng đang phổ biến các hình thức chấm công như: Face ID (Camera AI), Thẻ từ, Wifi nội bộ, GPS, Hình ảnh, QR Code, v.vv..
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các hình thức trên, dựa trên những yếu tố quan trọng nhất cần lưu ý khi lựa chọn thiết bị chấm công cho doanh nghiệp.
| Yếu tố | Chấm công vân tay | Chấm công khuôn mặt (Camera AI) | Chấm công thẻ từ | App trên điện thoại (Wifi nội bộ, GPS, Hình ảnh, QR Code) |
| Độ chính xác & Khả năng ngăn chặn gian lận | ++++ | ++++ | ++ | Càng kết hợp cùng lúc nhiều hình thức, độ chính xác càng cao |
| Cần có Internet | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Tốc độ chấm công | Nhanh (2-3s), nhưng có thể gây tắc nghẽn khi nhiều người cần chấm công cùng lúc | Nhanh (2-3s), nhưng có thể lỗi nếu tốc độ mạng không ổn định | ||
| Dung lượng lưu trữ | Tùy thuộc vào model và hãng sản xuất | |||
| Độ an toàn và bảo mật | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| Khả năng chấm công ngoài công ty | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ (trừ hình thức chấm công bằng Wifi nội bộ) |
| Nhắc nhở chấm công | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Tự động tổng hợp dữ liệu công, tính lương | Cần trích xuất dữ liệu và tính toán thủ công | ✅ | ||
| Tích hợp khả năng quản lý thông tin nhân sự, đơn từ, phân ca làm việc | ❌ | ❌ | ❌ | – Tùy thuộc vào sản phẩm – Đầy đủ tính năng tại HappyTime |
| Chi phí | Tùy thuộc vào model và hãng sản xuất | Tùy thuộc vào số tài khoản sử dụng | ||
| Doanh nghiệp phù hợp | – Doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nhân viên giới hạn, yêu cầu nhân sự chấm công tại công ty. – Không có nhiều địa điểm/chi nhánh làm việc, không yêu cầu quá nhiều về tính linh hoạt trong địa điểm làm việc và phân chia ca kíp. | – Doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu nhân sự chấm công tại công ty. – Có nhiều địa điểm/chi nhánh làm việc, thẻ từ có thể truy cập cùng lúc nhiều cơ sở/tiện ích. | – Doanh nghiệp linh hoạt làm việc từ xa, nhân sự thường xuyên phải đi công tác, gặp khách hàng – Phân chia ca kíp phức tạp. |
Chú thích:
- ⭐⭐⭐⭐: Rất tốt
- ⭐⭐⭐: Tốt
- ⭐⭐: Trung bình
- ❌: Không có khả năng
- ✅: Có khả năng
Lưu ý rằng, những đánh giá trên chỉ mang tính chất tổng quát và có thể thay đổi dựa trên cụ thể sản phẩm và hãng sản xuất.
Trong trường hợp bạn vẫn còn băn khoăn khi lựa chọn, sử dụng HappyTime là giải pháp tối ưu khi chúng tôi cung cấp khả năng linh hoạt kết hợp tất cả hầu hết các hình thức chấm công trên trong một nền tảng duy nhất.
HappyTime – Giải pháp quản lý chấm công tối ưu cho doanh nghiệp
Đáp ứng tốt nhu cầu chấm công đa dạng và phức tạp nhất, HappyTime hứa hẹn trở thành công cụ quản lý hữu hiệu dành cho doanh nghiệp. Đây là phần mềm quản trị nhân sự với tính năng chủ đạo là quản lý chấm công đa hình thức, trong đó có nhận diện vân tay.
| Ưu điểm khi sử dụng HappyTime là dữ liệu công sẽ tự động được tổng hợp, tự động tạo thành bảng công và tính lương hàng tháng. Bộ phận nhân sự nhờ vậy có thể tiết kiệm tối đa thời gian và giảm sai sót khi tính lương cho nhân sự (đặc biệt với các doanh nghiệp có lượng nhân viên lớn), tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác, mang lại hiệu quả cao hơn. |
Cách chấm công vân tay trên HappyTime
Có 2 cách để chấm công bằng dấu vân tay với HappyTime, đó là sử dụng ứng dụng di động và chấm công bằng máy có kết nối với phần mềm quản trị:
Chấm công vân tay bằng app HappyTime
Khi sử dụng HappyTime, doanh nghiệp không cần tốn thêm chi phí mua máy chấm công. Mọi hoạt động chấm công và quản lý đều diễn ra trên môi trường trực tuyến. Người chấm công chỉ cần tải ứng dụng HappyTime về điện thoại là có thể chấm công dấu vân tay, không phải lo tắc nghẽn, chờ đến lượt chấm công vào những giờ cao điểm.
Dữ liệu chấm công sẽ được chuyển về trang web quản trị của HappyTime ngay lập tức, không cần tải hay cài đặt phần mềm trên máy tính.
Sử dụng máy chấm công vân tay có kết nối với HappyTime
HappyTime có thể tích hợp được với nhiều loại máy chấm công hiện có trên thị trường. Khi kết nối với máy chấm công qua mạng Internet, HappyTime có thể tổng hợp thông tin từ máy chấm công và thống kê lại thành báo cáo trên trình quản trị HappyTime.
Bằng cách này, người chấm công vẫn quét dấu vân tay trên máy chấm công hàng ngày. Sau đó, nhà quản lý sẽ theo dõi toàn bộ thông tin trên môi trường online.
Bên cạnh kết nối HappyTime với máy chấm công vân tay, HappyTime cũng hỗ trợ kết nối với Camera AI. Hình ảnh khuôn mặt chấm công của từng nhân sự sẽ được cập nhật theo thời gian thực ngay trên trình quản trị HappyTime.
Các hình thức chấm công khác trên HappyTime
Ngoài chấm công bằng vân tay, HappyTime còn hỗ trợ những hình thức chấm công tiên tiến và hiện đại khác như:
- Chấm công bằng định vị GPS: HappyTime sẽ tự động xác định tính hợp lệ theo vị trí cài đặt của doanh nghiệp. Hình thức này phù hợp với cả doanh nghiệp cần chấm công trong và ngoài văn phòng.
- Chấm công bằng hình ảnh: Nhân sự chụp ảnh selfie hoặc nơi làm việc thực tế để chấm công, thông tin vị trí sẽ được hiển thị ngay trên ảnh chụp. Hình thức này đặc biệt phù hợp với người lao động làm việc ngoài văn phòng, không cố định thời gian và địa điểm làm việc như nhân viên sale, nhân viên thị trường, v.vv..
- Chấm công bằng WiFi nội bộ: Phù hợp với các doanh nghiệp làm việc tại văn phòng cố định, hạn chế tình trạng tắc nghẽn vào giờ cao điểm khi số lượng người chấm công tăng vọt. Chấm công sẽ thông được báo hợp lệ khi nhân sự kết nối với Wifi của công ty và thực hiện chấm công.
- Chấm công bằng QR Code: QR Code được tạo tự động và thay đổi liên tục sau mỗi lần chấm công, nhân viên có thể dễ dàng quét mã trên app để thực hiện chấm công. Linh động chấm công tại mọi địa điểm.
>>Tìm hiểu thêm: Tính năng chấm công của HappyTime
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công HappyTime
Bên cạnh cung cấp giải pháp chấm công thông minh, HappyTime còn tích hợp các tính năng quản trị nhân sự như: Quản lý thông tin nhân sự, Quản lý và phê duyệt đơn từ online, Quản lý ca làm việc, Quản lý bảng công và tính lương tự động, Quản lý hoạt động nội bộ – Gia tăng trải nghiệm nhân viên.
Nhờ vậy, HappyTime mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, nhà quản lý và nhân viên (người chấm công):
- Đối với doanh nghiệp: HappyTime số hóa hoạt động quản trị nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Đồng thời, giải pháp này thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và gia tăng tương tác nội bộ.
- Đối với nhà quản lý: Dễ dàng quản lý thời gian làm việc và ngày nghỉ của nhân viên, bao quát nhân sự theo hệ thống, nắm bắt biến động theo thời gian thực.
- Đối với bộ phận nhân sự: Giúp giảm thiểu thời gian và sai sót trong xử lý dữ liệu chấm công, đơn từ, tính lương; giảm thời gian làm các công việc thủ công; tập trung vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn.
- Đối với nhân viên: Chấm công dễ dàng mà không gặp phải trở ngại như khi dùng các thiết bị chấm công truyền thống. Chủ động theo dõi và phản hồi sai sót trong dữ liệu công, lương thông qua ứng dụng di động. HappyTime còn cung cấp hệ thống Gamification giúp gia tăng trải nghiệm tại nơi làm việc, gắn kết hơn với đồng nghiệp và công ty. Khi có được trải nghiệm “happy”, nhân viên sẽ gia tăng được hiệu suất công việc.
Bài viết trên đây đã chia sẻ toàn bộ thông tin về máy chấm công vân tay, những ưu nhược điểm và lưu ý khi chọn mua, giúp bạn giải đáp thắc mắc có nên mua máy chấm công vân tay không. Hy vọng rằng qua những thông tin này, bạn có thể đưa ra quyết định chính xác và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.
Đừng quên đăng ký trải nghiệm HappyTime miễn phí để tối ưu quy trình quản lý chấm công tại doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi ngay tại đây để được tư vấn thêm chi tiết:
- Hotline: 0967-778-018
- Email: [email protected]
- Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp
