Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn

Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn

Nhân sự Tin tức và Xu hướng

Lưu trữ hồ sơ nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần phải lưu ý. Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu cụ thể hơn vấn đề này trong bài viết chi tiết dưới đây nhé.

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là một bộ tài liệu riêng được sử dụng để lưu trữ những thông tin liên quan đến sơ yếu lý lịch, hợp đồng, giấy khám sức khỏe, chế độ lương thưởng hoặc bất kỳ thông tin gì liên quan đến nhân sự. Bộ hồ sơ này sẽ bao gồm toàn bộ quá trình làm việc cũng như thông tin cá nhân của nhân viên được lưu trữ. Tài liệu này sẽ được người lao động nộp lại và lưu giữ tại doanh nghiệp trong suốt mong đời làm việc của họ tại doanh nghiệp.

Hồ sơ nhân sự là tài liệu để lưu trữ những thông tin về người lao động
Hồ sơ nhân sự là tài liệu để lưu trữ những thông tin về người lao động

Bộ phận nhân sự sẽ căn cứ vào những thông tin này để có thể sắp xếp vị trí làm việc phù hợp, đưa ra những cơ sở về lương thưởng cho nhân viên đó. Vì tính chất và vai trò quan trọng nên những thông tin ở trong hồ sơ nhân sự cần phải được cập nhật và đảm bảo tính chính xác. Phải có công chứng và xác nhận của chính quyền địa phương trước khi thực hiện nộp cho doanh nghiệp lưu trữ.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự thường sẽ được phân loại theo từng cấp bậc hoặc vị trí của nhân viên. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp thì cách thức lưu trữ sẽ khác nhau, tuy vậy sẽ bao gồm 3 loại hồ sơ nhân sự chính như sau:

Hồ sơ của nhân viên thử việc

Đối với nhân viên thử việc, trong hồ sơ lưu trữ sẽ thường có những loại giấy tờ sau:

  • Sơ yếu lý lịch của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương theo hộ khẩu thường trú.
  • Đơn xin việc, có thể sử dụng Bản viết tay hoặc viết máy tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.
  • CV xin việc tùy thuộc vào yêu cầu.
  • Căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân photo và công chứng.
  • Các loại giấy tờ và bằng cấp được photo và công chứng 

Đối gửi người lao động là người nước ngoài thì cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn thời hạn, giấy phép chứng nhận là lao động hợp pháp tại Việt Nam. Trong trường hợp người lao động từ 15 đến 18 tuổi, người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng quá trình ký kết hợp đồng có sự đồng ý của người lao động và được thực thi dưới dạng văn bản.

Tìm hiểu thêm: Giới thiệu phần mềm nhân sự miễn phí đang được ưa chuộng hiện nay

Hồ sơ của người lao động chính thức

Quá trình thử việc và trở thành nhân viên chính thức thì người lao động sẽ phải bổ sung thêm một số loại giấy tờ khác trong hồ sơ nhân sự của mình. Thường sẽ cần bổ sung những loại giấy tờ sau:

  • Hợp đồng lao động chính thức được ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động. Thông thường bản hợp đồng này sẽ được doanh nghiệp soạn thảo và có đầy đủ trực ký của các bên liên quan.
  • Bản kê khai các khoản mà doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động. Bao gồm cả mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng mà người lao động được hưởng.
  • Các bản phụ lục liên quan đến hợp đồng lao động chính thức nếu có.
  • Những quyết định nội bộ có liên quan đến quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp. Ví dụ như quyết định thăng chức, quyết định tăng lương,…
  • Những giấy tờ phát sinh khác có liên quan đến người lao động và người sử dụng lao động, sự đồng ý và ký kết đầy đủ của các bên liên quan.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng trong hồ sơ nhân sự
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng trong hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự người lao động dưới 15 tuổi

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng người lao động dưới 15 tuổi. Lúc này hồ sơ nhân sự sẽ cần phải đảm bảo có những giấy tờ khác như sau:

  • Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc căn cước công dân có photo công chứng người đại diện theo pháp luật của người lao động đó.
  • Có văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật thực hiện đứng ra ký kết hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động dưới 15 tuổi.

Tìm hiểu thêm: 7 lợi ích không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Hồ sơ nhân sự liên quan đến thuế và kế toán

Bên cạnh những loại hồ sơ trên thì trong doanh nghiệp sẽ có liên quan đến nghĩa vụ đóng thuế của người lao động. Bộ hồ sơ này sẽ thực hiện lưu trữ những vấn đề về thuế và cung cấp đầy đủ, chi tiết những giấy tờ kế toán khác. Ví dụ như sẽ bao gồm:

  • Các giấy tờ liên quan đến quyết định về tiền lương, quy chế về chế độ lương, thử và phúc lợi tại doanh nghiệp.
  • Giấy tờ chứng nhận thanh toán tiền lương, bảng lương, bảng lưu trữ tổng hợp theo từng chu kỳ. Bảng lưu trữ tổng hợp thường sẽ dùng thông tin về nguồn thu nhập, các khoản thuế đã nộp của người lao động cũng như của doanh nghiệp.
  • Lưu trữ các thẻ lương đã có xác nhận chữ ký đầy đủ của người lao động.
  • Những loại giấy tờ hoặc biên lai khấu trừ thuế đối với nhân sự không ký hợp đồng hoặc các nhân sự đã nghỉ việc giữa chừng.
  • Các từ kê khai về giảm trừ gia cảnh cho nhân viên đã được xác nhận bởi cơ quan thuế.

Quy định cần biết về hồ sơ nhân sự

Bên cạnh nắm rõ về những loại hồ sơ nhân sự có trong doanh nghiệp thì người quản lý cũng cần phải biết về những quy định liên quan đến quá trình lưu trữ hồ sơ. Dưới đây sẽ là một số quy định và nguyên tắc mà bạn cần lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ như sau:

Quy định chung về lưu trữ hồ sơ

Hiện tại các doanh nghiệp đang áp dụng hai cách lưu trữ hồ sơ chính là lưu giữ bằng bản cứng tại văn phòng và nêu trên các hệ thống phần mềm. Với bất kỳ hình thức lưu trữ nào doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo tuân thủ những quy định như sau:

  • Về thời gian lưu trữ hồ sơ được quy định cụ thể tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ. Theo đó, tổ chức phải thực hiện bảo quản vĩnh viễn đối với hồ sơ gốc của cán bộ, viên chức, công chức.
  • Sau khi kết thúc hợp đồng lao động, thời gian lưu trữ được thực hiện là 5 năm đối với hợp đồng lao động vụ việc (bao gồm sơ yếu lý lịch, các bản của hợp đồng lao động, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,…).
Thời gian lưu trữ hồ sơ là 5 năm sau khi kết thúc hợp đồng lao động
Thời gian lưu trữ hồ sơ là 5 năm sau khi kết thúc hợp đồng lao động

Quy định về lưu trữ hồ sơ điện tử

Đối với lưu trữ hồ sơ, quản lý và lưu trữ các tài liệu dưới dạng điện tử được quy định cụ thể tại Khoản 3, Điều 3 của Luật Lưu trữ. Theo đó, những tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ ở những vật mang tin khác sẽ không có giá trị thay thế đối với tài liệu đã được số hóa.

Bên cạnh đó, Khoản 1, Điều 5 tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP cũng quy định thêm về việc lưu trữ các hồ sơ dữ liệu điện tử. Cụ thể, các tài liệu lưu trữ điện tử được tạo từ quá trình số hóa tài liệu lưu trữ ở những vật mang tin khác phải đáp ứng được tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào. Các đơn vị sẽ không được quyền hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn khi đã thực hiện số hóa tài liệu đó.

Vậy, khi đã thực hiện số hóa lưu trữ hồ sơ và các dữ liệu liên quan đến nhân sự từ file giấy, các doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hồ sơ gốc bằng giấy và không được thực hiện hủy khi chưa hết thời hạn. Quá trình lưu trữ hồ sơ gốc này rất quan trọng với các doanh nghiệp dù ở bất kỳ quy mô nào.

Tìm hiểu thêm: Khám phá Top 10 phần mềm nhân sự hàng đầu phổ biến tại Việt Nam

Giải pháp quản lý – lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn

Để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học và an toàn hơn, bạn có thể áp dụng hướng dẫn sau đây:

Phân loại hồ sơ trước lưu trữ

Trước khi thực hiện lưu trữ, bạn nên phân loại hồ sơ nhân sự theo phương thức hoặc các tiêu chí phù hợp với mục đích lưu trữ của doanh nghiệp. Ví dụ như một số cách phân loại sau:

  • Phân loại theo loại hồ sơ: Ví dụ lưu trữ theo Hồ sơ lý lịch, hồ sơ công tác, hồ sơ bảo hiểm, hợp đồng lao động,… Từ hệ thống này bạn sẽ bắt đầu phân cấp lưu trữ nhỏ hơn theo phòng ban, chức vụ, giới tính, thâm niên làm việc,…
  • Phân loại theo từng nhân sự: Với cách thức này, bạn sẽ phân chia nhân sự theo bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Sau đó, với mỗi nhân sự sẽ có một bộ hồ sơ riêng bao gồm đầy đủ các loại giấy tờ liên quan.
  • Một số cách phân loại khác: Ví dụ như phân theo thời gian làm việc, ký kết hợp đồng với doanh nghiệp, phân loại theo vùng miền, khu vực,…

Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ phù hợp

Sau khi đã phân loại, bạn cần chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp. Đối với các bản hồ sơ là văn bản, giấy tờ gốc, doanh nghiệp cần có kho lưu trữ riêng. Kho lưu trữ này phải đảm bảo đáp ứng được sự khô ráo, thoáng mát, thường xuyên thực hiện các biện pháp để phòng tránh ẩm mốc, mối mọt, tránh hư hỏng hồ sơ và tài liệu được lưu trữ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên lựa chọn thêm những phần mềm hỗ trợ quản lý và lưu trữ tập trung hồ sơ nhân sự điện tử. Ví dụ như những phần mềm lưu trữ hồ sơ cơ bản như HappyTime. Khi sử dụng phần mềm này, bạn có thể dễ dàng lưu trữ các thông tin về hồ sơ nhân sự, lọc và tìm kiếm thông tin nhanh chóng bên hệ thống.

Ngoài ra, HappyTime cũng giúp nhân viên có thể thực hiện khởi tạo các đơn từ, nhận thông tin phê duyệt phản hồi và lưu trữ những đơn từ đó trực tuyến ngay trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được nhiều thời gian hơn cho quá trình thực hiện các thủ tục hành chính và lưu trữ giấy tờ liên quan.

Sau khi đã lưu trữ, nhân viên phụ trách vẫn phải thường xuyên kiểm tra thông tin bởi nhân sự trong doanh nghiệp sẽ luôn có sự biến động. Quá trình kiểm tra này sẽ giúp nhân viên phụ trách cập nhật các sự thay đổi, phát hiện các lỗi sai hoặc những sự cố như thất lạc hồ sơ,… để khắc phục nhanh chóng, kịp thời hơn.

HappyTime giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ tập trung và an toàn hơn
HappyTime giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ tập trung và an toàn hơn

Hy vọng bạn hiểu hơn về hồ sơ nhân sự là gì và những vấn đề xung quanh quá trình lưu trữ thông tin hồ sơ liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm miễn phí HappyTime từ hôm nay để lựa chọn được giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

Tìm hiểu thêm: Khám phá phần mềm quản lý nhân sự Free phổ biến hiện nay