[Download] 5 mẫu bảng chấm công quán Cafe Excel thông dụng nhất

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên quán cafe thường gặp phải nhiều khó khăn do đặc thù công việc thường xoay ca liên tục. Xây dựng bảng chấm công quán cafe sẽ giúp các chủ tiệm giảm bớt phần nào những gánh nặng trong khâu quản trị.

Những khó khăn thường gặp khi quản lý chấm công quán cafe

Vì là ngành dịch vụ mang tính đặc thù, việc quản lý nhân sự khi vận hành quán cafe dễ gặp phải những khó khăn như sau:

• Giờ làm việc của nhân viên thay đổi liên tục vì hệ thống ca kíp phức tạp, không chỉ có ca hành chính mà có cả ca gãy, xoay ca tùy thuộc vào lịch trình của nhân viên cũng như khối lượng khách hàng.
• Trong nhiều trường hợp, nhân sự thiếu tính chuyên nghiệp, thường xuyên xin nghỉ đột xuất, nhờ làm thay, tự động đổi ca cho nhau hoặc nghỉ việc giữa chừng, dẫn đến việc sai lệch trong dữ liệu chấm công so với thực tế.
• Vì tính chất công việc mang tính liên tục, số lượng khách hàng có thể tăng đột ngột mà nhiều khi nhân viên không kịp chấm công, quên chấm công, dẫn đến sai sót trong quá trình tính lương, thưởng.

Trước những trở ngại này, các chủ tiệm và quản lý quán cà phê cần có những công cụ hỗ trợ quản lý chấm công, tính lương cho nhân viên, đặc biệt là khi số lượng chi nhánh và nhân viên tăng trưởng mạnh.

5 mẫu bảng chấm công quán cafe kèm link tải

Trong số các công cụ quản lý chấm công, bảng chấm công là yếu tố không thể thiếu giúp bộ phận quản lý theo sát giờ giấc làm việc và hiệu suất của nhân viên. Qua đó, chủ quán cà phê có thể thực hiện các cơ chế lương thưởng, đãi ngộ một cách chính xác và minh bạch nhất.

Sau đây là hai mẫu bảng chấm công thông dụng dành cho các quán cafe nói riêng và ngành ăn uống F&B nói chung:

Bảng chấm công quán cafe cho một nhân viên

Bảng chấm công dành cho cá nhân là căn cứ để tính lương, thưởng chính xác nhất. Với mẫu bảng chấm công này, bạn cần trình bày các thông tin như:

• Giờ làm việc của nhân viên;
• Ca phụ trách;
• Tình hình đi muộn về sớm hoặc tăng ca (tần suất, mức độ);
• Các ngày nghỉ;
• Lương thực nhận.

Ở bảng chấm công này, nhân viên chỉ chấm công 2 lần/ngày. Nếu nhân viên làm ca gãy (2 ca nhỏ trong cùng ngày, tổng vẫn bằng 8 tiếng) thì chấm công 4 lần. Lương vẫn tính theo tổng số giờ mà nhân viên đã làm việc trong ngày.

>>> Xem thêm: Chia ca cho nhân viên làm việc như thế nào là hiệu quả?

Vào cuối tháng, bộ phận quản lý sẽ gửi bảng chấm công này cho nhân viên. Nhân viên sẽ đối chiếu tính chính xác dữ liệu trong bảng chấm công so với thời gian thực tế đi làm và ký xác nhận. Khi đã có xác nhận từ nhân viên, bộ phận nhân sự có thể gửi biểu mẫu này cho kế toán để tiến hành trả lương cho nhân viên theo đúng thời gian quy định.

Bảng chấm công quán cafe cho toàn bộ nhân viên

Bảng chấm công này tổng hợp nhiều dữ liệu hơn, người lập bảng cần trình bày các thông tin quan trọng như:

• Tình hình đi muộn, về sớm của từng nhân viên (tần suất, mức độ);
• Tình hình làm thêm của từng nhân viên (tần suất, mức độ);
• Tình hình nghỉ của từng nhân viên (tần suất, phân loại).

Bảng chấm công quán cafe của toàn bộ nhân viên không chỉ là căn cứ để tính lương, thưởng cho nhân viên mà còn là một bảng báo cáo tổng quát, giúp người quản lý theo dõi tình trạng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Theo đó:

• Nếu nhân viên nghỉ quá nhiều, đi muộn về sớm nhiều, chứng tỏ họ đang mất đi động lực làm việc hoặc không có tinh thần trách nhiệm với công việc. Người quản lý cần xem xét lại chính sách lương thưởng, cách thức quản trị hay bất cứ yếu tố nào có thể tác động đến tinh thần làm việc của nhân viên.
• Nếu nhân viên phải làm thêm giờ quá nhiều, chứng tỏ công việc của họ đang bị quá tải. Lúc này người quản lý cần bổ sung thêm nhân lực để hỗ trợ, đảm bảo tạo cho nhân viên sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân.

>>> Xem thêm: 7 nguyên tắc vàng để xếp lịch làm việc theo ca cho nhân sự

Tuy nhiên, chủ quán cà phê và bộ phận quản lý cũng cần đối chiếu với doanh thu đạt được để đưa ra đánh giá khách quan nhất, từ đó có phương hướng điều chỉnh lại chính sách nhân sự cho phù hợp, nhằm thúc đẩy động lực cho nhân viên lao động một cách hiệu quả.

Lưu ý: Bảng chấm công này chỉ phù hợp với các quán cafe yêu cầu nhân viên làm đúng ca đã đăng ký, không ca gãy. Ngoài ra, đây là một bảng chấm công tổng hợp một lượng lớn dữ liệu nên sẽ cần một số văn bản kèm theo để giải trình như:

• Văn bản giải phân loại lý do nghỉ của nhân viên.
• Danh sách nhân viên thường xuyên đi muộn về sớm.
• Danh sách nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ.
• Bảng tính lương chi tiết của toàn bộ nhân viên và của từng nhân viên.

>>> Xem thêm: Cách chia 3 ca làm việc cho nhân viên nhà hàng và khách sạn

Một số mẫu bảng chấm công quán cafe khác

Ngoài hai mẫu bảng chấm công cơ bản trên, bạn có thể áp dụng các mẫu khác tương tự dưới đây để quản lý và chấm công nhân viên một cách có hiệu quả:

Bảng chấm công tháng chia từng tuần

Đây vừa là bảng chấm công, vừa là mẫu báo cáo tổng quan nhất về giờ làm việc của tất cả các vị trí nhân viên trong quán cafe. Biểu mẫu này tính tổng số giờ làm việc của nhân viên theo từng ngày để mỗi nhân viên dễ dàng đối chiếu dữ liệu.

Bảng chấm công ngày chia theo chi nhánh

Nếu công ty bạn đang vận hành cả một chuỗi cafe thì bạn có thể áp dụng bảng chấm công này. Bảng chấm công chia theo chi nhánh chủ yếu mang tính chất tổng hợp giờ làm việc của toàn hệ thống để báo cáo lên ban lãnh đạo chứ không đưa cho từng nhân viên để đối chiếu.

Bảng chấm công quán cafe cá nhân theo chức vụ và chi nhánh

Nếu nhân viên của công ty bạn thường xuyên phải đến nhiều cơ sở khác nhau để hỗ trợ công việc hay đào tạo nhân sự mới, chắc chắn bạn sẽ muốn áp dụng mẫu bảng chấm công này. Biểu mẫu phù hợp với các vị trí quản lý trưởng, cửa hàng trưởng hay trưởng nhóm phục vụ.

Ưu điểm và hạn chế của bảng chấm công quán cafe trên Excel

Quản lý chấm công tại quán cafe bằng template Excel mang đến những lợi ích nhất định:

• Tiết kiệm chi phí nếu quán cafe có quy mô nhỏ dưới 20 nhân sự, không có yêu cầu quá cao về quản lý chấm công.
• Template Excel có sẵn công thức, bạn chỉ cần nhập số liệu giờ làm việc của nhân viên là biểu mẫu sẽ tự động tính số công và tính lương cho từng nhân viên.
• Bạn có thể sử dụng các hàm trong Excel để theo dõi số liệu thống kê theo ý muốn.
• Khi cần báo cáo, Excel có thể tổng hợp số liệu nhanh chóng.

>>> Xem thêm: Phần mềm chia ca làm việc phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tuy nhiên, phương pháp quản lý dữ liệu chấm công này vẫn tồn tại rất nhiều hạn chế: 

• Người quản lý phải thực sự thành thạo Excel, các hàm và công thức tính thì mới tạo ra được một bảng chấm công tiện lợi nhất. Nếu không, bạn sẽ phải nhập liệu thủ công mất rất nhiều thời gian và công sức.
• Bảng chấm công quán cafe Excel chỉ có thể đáp ứng được nhu cầu của các quán có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên ít. 
• Dễ nhầm lẫn, sai sót dữ liệu do phải nhập thông tin chấm công một cách thủ công.
• Rất dễ làm mất dữ liệu nếu như sơ ý bấm nhầm lệnh hoặc thao tác sai trên trang tính.
• Không thể bảo mật được dữ liệu chấm công, ai cũng có thể chỉnh sửa, thay đổi được, không đảm bảo tính công bằng và minh bạch.
• Mỗi khi đến kỳ tính lương, bạn phải tạo bảng chấm công cá nhân cho từng nhân viên, gửi cho từng người và chờ xác nhận, rất mất thời gian.
• Nếu có sai sót, nhân viên buộc phải khiếu nại và người phụ trách quản lý chấm công phải tốn thời gian rà soát lại một lượng dữ liệu lớn.
• Không tích hợp được phần mềm nhân sự hoặc các loại máy chấm công để thu thập dữ liệu tự động.
• Excel chỉ hỗ trợ bạn thống kê dữ liệu chấm công theo tuần, tháng, khó có thể tổng hợp dữ liệu theo quý và năm.

Để loại bỏ hoàn toàn những trở ngại của phương pháp quản lý nhân sự bằng bảng chấm công quán cafe Excel, các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý và chủ tiệm có thể thử nghiệm phần mềm quản lý chấm công HappyTime.

HappyTime – Phần mềm quản lý chấm công quán cafe tối ưu

Không thu thập và xử lý dữ liệu thủ công, không tốn thời gian, không tốn kém chi phí, HappyTime mang đến một nền tảng quản lý chấm công hiệu quả toàn diện cho các doanh nghiệp. Với những khó khăn thường gặp trong quản lý công quán cafe, HappyTime đưa ra những giải pháp như sau:

• Tích hợp với mọi loại máy chấm công, thu thập dữ liệu và xuất bảng chấm công tự động.
• Cho phép chấm công trên ứng dụng di động HappyTime mà không cần dùng máy chấm công. Đa dạng cách thức chấm công như: Chấm công vân tay, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, chấm công bằng GPS, chấm công bằng QR code, v.vv..
• Số hóa hồ sơ nhân sự ngay trên phần mềm, giúp bộ phận quản lý dễ dàng quản lý thông tin khi có sự luân chuyển về nhân sự.
• Tự động sắp xếp ca làm việc cho nhân viên hoặc để nhân viên chủ động đăng ký lịch làm việc trên ứng dụng.
• Cho phép gửi và duyệt đơn từ online, giảm tải thủ tục hành chính rườm rà.
• Tự động hóa bảng lương, nhân viên có thể theo dõi lương của mình trên ứng dụng theo thời gian thực, không lo sai sót.
• Có thể cài đặt quy tắc chấm công cho nhiều chi nhánh, nhiều bộ phận cùng lúc mà không lo chồng chéo dữ liệu.

Ngoài ra, HappyTime còn có nhiều tính năng thông minh khác hỗ trợ quản lý nhân sự một cách tổng thể. Không chỉ tối ưu quy trình quản lý của các doanh nghiệp, HappyTime còn mang đến trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên trong mỗi ngày làm việc thông qua các tính năng như: hệ thống Gamification, tính năng gửi lời chúc ngày mới, các ngày lễ và dịp đặc biệt, v.vv…

Để đăng ký dùng thử phần mềm quản lý chấm công HappyTime và xuất bảng chấm công quán cafe chi tiết nhất, bạn hãy truy cập vào website HappyTime, hoặc gọi về số hotline 0967.778.018 và nhận tư vấn nhé!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.