Cách xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép thường xuyên

Nhân viên thường xuyên vắng mặt có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của công ty, tinh thần làm việc của các nhân sự khác và hoạt động quản lý của bộ phận quản trị. Vậy, làm thế nào để xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép thường xuyên? Bạn đọc hãy cùng HappyTime tìm hiểu giải pháp qua bài viết sau!

Trường hợp nào được coi là nghỉ phép quá nhiều?

Nhân viên được coi là nghỉ phép quá nhiều là khi họ:

• Nghỉ hết số phép tháng
• Nghỉ không lương trong nhiều ngày rải rác hoặc liên tiếp

Nhân viên chỉ được chấp nhận xin nghỉ khi có lý do chính đáng, thường liên quan đến các tình huống nằm ngoài tầm kiểm soát của nhân viên như bệnh tật, trường hợp khẩn cấp trong gia đình, v.vv.. Trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên có quyền được nghỉ phép một số lần nhất định trong tháng (thường là 1-2 ngày), bao gồm thời gian nghỉ có lương hoặc nghỉ ốm.

Việc nhân viên vắng mặt liên tục, lặp đi lặp lại sẽ ảnh hưởng đến hoạt động vận hành, quản lý doanh nghiệp, cũng như cảm xúc của những nhân viên đi làm đầy đủ, chăm chỉ.

Cách xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép thường xuyên

Đối mặt với những nhân viên thường xuyên xin nghỉ phép, nhà quản trị cần trực tiếp trao đổi, trò chuyện để tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp nhất. Sau đây là những cách xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép thường xuyên tối ưu nhất:

Nhắc nhở về các chính sách về nghỉ phép và thủ tục xin nghỉ

Hãy sử dụng những chính sách về nghỉ phép và thủ tục nghỉ phép của công ty để nhắc nhở nhân viên về tình trạng vắng mặt quá mức của họ. Điều này bao gồm:

• Số ngày nghỉ tối đa được phép
• Cách thức và thời hạn thông báo trước khi xin nghỉ
• Hậu quả có thể xảy ra nếu vi phạm chính sách

Nhà quản trị cần để nhân viên nhận thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của họ khi làm việc ở công ty, và rằng bất cứ nhân sự nào thuộc tổ chức cũng cần tuân thủ những tiêu chuẩn này.

Tìm hiểu lý do vắng mặt, hỗ trợ giải quyết vấn đề

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng xin nghỉ phép liên tục của nhân viên, ví dụ như vấn đề di chuyển, sức khỏe, hoàn cảnh cá nhân, kiệt sức vì công việc, chán nản vì công việc lặp đi lặp lại, v.vv..

Nhà quản trị cần tìm hiểu chính xác nguyên nhân, lắng nghe và đồng cảm với hoàn cảnh của nhân viên để đưa ra phương án giải quyết tốt nhất cho cả hai bên. Hãy nhắc lại tầm quan trọng của nhân viên đối với doanh nghiệp, và hỏi xem liệu công ty có thể làm gì để giúp họ đi làm đủ ngày giờ, theo sát lịch trình công việc.

Trong trường hợp nhân viên thực sự có lý do bất khả kháng, không thể tới công ty nhưng vẫn có thể hoàn thành công việc ở một địa điểm khác, nhà quản lý có thể cân nhắc tới phương án cho phép nhân viên làm việc từ xa, hỗ trợ họ trong khoảng thời gian khó khăn này. Điều này không chỉ thể hiện sự linh hoạt từ phía tổ chức mà còn gửi đi thông điệp về sự quan tâm và chăm sóc đối với nhân viên, thắt chặt sợi dây gắn kết giữa công ty và đội ngũ nhân viên.

Cảnh cáo hoặc kỷ luật chính thức theo đúng chính sách chấm công

Không nên trì hoãn việc kỷ luật những nhân viên xin nghỉ làm thường xuyên, vì điều này sẽ gây bất lợi cho tất cả những người phối hợp liên quan, cũng như giảm năng suất và hiệu quả làm việc của công ty.

Nếu chính sách công ty yêu cầu cảnh cáo hoặc kỷ luật nhân viên sau 1-3 lần/tháng vắng mặt không lý do, nhà quản trị cần tuân thủ đúng những quy tắc đó. Điều này khiến những nhân viên xin nghỉ thường xuyên biết được rằng họ sẽ bị xử lý theo đúng chính sách chấm công mà không có sự đối xử đặc biệt nào.

>>> Xem thêm: Các quy định chấm công chuẩn xác và phổ biến nhất hiện nay

Áp dụng các quy tắc một cách công bằng với tất cả nhân sự

Để đảm bảo môi trường làm việc công bằng và minh bạch, quản lý nhân sự cần áp dụng chính sách nghỉ phép và các quy tắc liên quan đến việc xin nghỉ một cách nhất quán và công bằng cho tất cả nhân sự, bao gồm cả quản lý và nhân viên. Điều này giúp ngăn chặn sự thiên vị và xây dựng niềm tin, sự tôn trọng nơi nhân viên.

Có dữ liệu chấm công chính xác làm căn cứ xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép quá nhiều

Tất cả mọi hình thức khiển trách, cảnh báo hay kỷ luật đều cần dựa trên những dữ liệu chấm công chính xác và minh bạch. Nhà quản trị nên sử dụng kết quả chấm công thực tế của nhân viên để xác định số ngày xin nghỉ phép trong một tháng, làm căn cứ xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép nhiều trở nên công bằng.

HappyTime là giải pháp quản lý chấm công toàn diện, cho phép ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên, tự động thu thập đơn xin nghỉ và cập nhật ngày nghỉ (có phép, không phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ, v.vv..) vào trong hệ thống và xuất bảng chấm công ra file Excel chi tiết.

Với HappyTime, doanh nghiệp sẽ quản lý được lịch trình công việc của nhân viên một cách sát sao, nắm rõ tình trạng nhân viên vắng mặt quá mức và có cơ sở để xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép một cách minh bạch, rõ ràng.

>>> Xem thêm: Tổng hợp các tính năng của HappyTime

Khen thưởng và ghi nhận những nhân viên thực hiện tốt quy định hoặc có sự tiến bộ

Sự ghi nhận sẽ luôn thu được kết quả tốt hơn so với cảnh cáo và kỷ luật. Vì thế, doanh nghiệp cần truyền cảm hứng nhiều hơn cho nhân viên để củng cố sự tích cực. Doanh nghiệp có thể ghi nhận những nhân viên đi làm đúng giờ, không vắng mặt không lý do, đi làm đầy đủ và khen ngợi công khai những thành tích đó.

Để động viên nhân viên của mình, nhà quản trị có thể tạo ra sự cạnh tranh bằng cách bổ sung phần thưởng. Đó không nhất thiết phải là điều gì lớn lao, có thể chỉ là thưởng chuyên cần hoặc có sự vinh danh cũng đủ để khuyến khích và tạo động lực làm việc cho nhân viên. 

Hiểu được điều này, khi phát triển HappyTime chúng tôi cũng ứng dụng hệ thống Gamification nhằm game hóa những hoạt động thường ngày nơi làm việc, trong đó có:

• Vinh danh nhân viên đi làm sớm, đi làm đúng giờ
• Đưa những nhân viên có thành tích chuyên cần tốt lên trên bảng xếp hạng
• Gửi lời chúc mừng/cảm ơn/thông điệp tích cực đến nhân viên
• v.vv..

Nhờ đó, HappyTime giúp gia tăng trải nghiệm cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần làm việc và hạn chế tình trạng nhân viên xin nghỉ quá mức.

Xem thêm: Tính năng “Vận hành hoạt động nội bộ” của HappyTime

Ảnh hưởng của việc nhân viên thường xuyên vắng mặt với doanh nghiệp

Mặc dù có nhiều lý do chính đáng để nhân viên xin nghỉ làm thường xuyên, nhưng nếu không có biện pháp xử lý kịp thời sẽ dẫn đến văn hóa công ty kém hiệu quả, làm gián đoạn nghiêm trọng quy trình làm việc của công ty:

• Toàn bộ doanh nghiệp giảm năng suất, có thể giảm doanh thu do thiếu mắt xích vận hành.
• Tinh thần làm việc của các nhân viên khác trở nên sa sút hoặc bất mãn, cảm thấy không công bằng khi phải xử lý thêm công việc của những nhân viên xin nghỉ quá nhiều.
• Môi trường làm việc trở nên căng thẳng hơn do thiếu nhân sự và mối quan hệ trở nên lỏng lẻo.
• Ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác khi thường xuyên thiếu vắng nhân sự.

Cách khuyến khích nhân viên đi làm đều đặn, tuân thủ chính sách nghỉ phép của công ty

Một trong những cách tốt nhất để giảm thiểu tình trạng nhân viên xin nghỉ phép quá nhiều là xây dựng văn hóa làm việc tích cực và khuyến khích đi làm đều đặn:

Khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và đời sống

Đôi khi nhân viên xin nghỉ phép quá nhiều là do đã quá kiệt sức với công việc, mệt mỏi với văn hóa doanh nghiệp hiện tại và có nguy cơ xin thôi việc sớm. Sự căng thẳng có thể xuất phát từ chỉ số KPI đè nặng, thường xuyên phải làm thêm giờ và không có thời gian nghỉ ngơi, quy trình làm việc thiếu linh hoạt, v.vv.. Vì thế, để khuyến khích nhân viên gắn bó lâu dài với công việc, cách tốt nhất là giảm thiểu các áp lực và căng thẳng nêu trên, giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và đời sống.

Xem thêm: 5 bước kiến tạo văn hoá “lòng biết ơn nơi làm việc”

Cho phép sự linh hoạt

Thay vì bắt buộc nhân viên phải có mặt ở công ty để làm việc, với những công việc văn phòng đặc thù, doanh nghiệp có thể tạo điều kiện cho họ được lên lịch làm việc tại nhà, làm việc từ xa (work from home) với tần suất phù hợp để giảm áp lực về di chuyển cũng như cho họ sự tự do để làm việc hiệu quả hơn.

HappyTime có tính năng tự động sắp xếp lịch làm việc và cho phép chấm công từ xa với nhiều hình thức, trong đó có QRcode và chấm công bằng hình ảnh là phù hợp để nhân viên chấm công tại nhà. Vì thế, doanh nghiệp có thể yên tâm theo dõi được lịch trình làm việc của nhân viên dù họ không có mặt ở công ty.

Xem thêm: 10 cách “lên dây cót tinh thần” cho nhân viên để làm việc tốt hơn x10

Trên đây là toàn bộ cách xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép quá mức mà doanh nghiệp nên áp dụng để cải thiện tình hình và thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản trị HappyTime, doanh nghiệp có thể quản lý lịch trình và tần suất làm việc của nhân viên, kịp thời phát hiện nhân viên vắng mặt quá nhiều để đưa ra phương án giải quyết phù hợp với chính sách của công ty.

Để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí phần mềm HappyTime trong quản lý chấm công và nhân sự, doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ:

• Hotline: 0967-778-018
• Email: contact@happytime.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.