Quy định chấm công được doanh nghiệp đưa ra nhằm đảm bảo hoạt động chấm công được thực hiện chính xác và hiệu quả. Những quy định này không chỉ mang lợi ích kinh tế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của nhân viên và tổ chức.

Trong bài viết dưới đây, Happy Time sẽ chia sẻ các quy định chấm công phổ biến giúp nâng cao công tác quản lý nhân sự hiệu quả.

Quy định chấm công gồm những yếu tố nào?

Tham khảo thêm;

>> Bật mí các quy định chấm công phổ biến hiện nay

>> Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên mới nhất

>> Cách chấm công nhân viên được 9/10 doanh nghiệp sử dụng

quy định chấm công giúp quản lý nhân sự hiệu quả
Các quy định chấm công giúp quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Thông thường, quy định chấm công sẽ tùy theo từng doanh nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố khác nhau để phù hợp với văn hóa của tổ chức. Tuy nhiên, có thể kể đến một số yếu tố cơ bản dưới đây trong quy định chấm công như:

Thời gian bắt đầu làm việc

Chấm công thường được tính từ thời gian bắt đầu làm việc cho đến thời gian kết thúc công việc theo quy định. Đối với khối văn phòng, hầu hết các đơn vị quy định thời gian bắt đầu làm việc: 

Sáng từ 8h – 12h

Chiều từ 1h – 5h 

(Có thể chênh lệch khoảng 30 phút)

Quy định về việc ra vào công ty

Để đảm bảo nhân viên thực hiện tốt nội quy, doanh nghiệp thường đưa ra các quy định ra vào công ty. Dựa trên đặc thù công việc của từng bộ phận mà quy định ra vào sẽ có sự khác nhau. 

Thời gian linh động trong giới hạn

Trên thực tế, các doanh nghiệp có thể có nhiều hình thức làm việc linh hoạt thời gian như làm việc trực tuyến, điều chỉnh giờ làm việc, làm việc bán thời gian, lịch làm việc nén… Những hình thức này được đưa ra nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho người lao động trong giới hạn cho phép. Từ đó, giảm bớt áp lực, tăng độ hài lòng về công việc, bảo đảm sức khỏe và tăng hiệu quả làm việc của người lao động. 

Quá trình chấm công cần tuân thủ theo các quy định
Quá trình chấm công cần tuân thủ theo các quy định của từng doanh nghiệp

Số ngày nghỉ phép và đăng ký nghỉ phép

Theo Luật lao động, trung bình người lao động có 12 ngày nghỉ phép/ năm (với người lao động trong điều kiện bình thường), 14 ngày nghỉ phép/ năm (với người chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm việc nặng nhọc, làm việc trong môi trường nguy hiểm, độc hại), 16 ngày nghỉ/ năm (đối với người làm việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm)

Công thức tính số ngày nghỉ phép với lao động chưa làm đủ 12 tháng trong một đơn vị, tổ chức:

Ngày nghỉ hằng năm = [Ngày nghỉ hằng năm + ngày nghỉ tăng thêm theo thâm niên (nếu có)]/ 12 x số tháng làm việc thực tế trong năm

Đặc biệt, theo Điều 114 BLLĐ, cứ 5 năm làm việc tại một đơn vị tổ chức thì số ngày nghỉ phép sẽ tăng thêm 1 ngày. 

Đăng ký làm việc ở nhà

Người lao động có thể đăng ký làm việc tại nhà tùy theo chính sách, quy định của công ty. Trong đó, bạn nên chú ý đến số ngày được đăng ký làm tại nhà, các quy định chấm công tính lương, thời gian làm việc, cách đánh giá…

Hình thức xử lý các trường hợp vi phạm

Dựa trên mức độ vi phạm mà doanh nghiệp sẽ đưa ra các hình thức xử lý khác nhau. Cụ thể như viết bản kiểm điểm, phạt hành chính, miễn trừ chức vụ, chấm dứt hợp đồng lao động.

Quy định chấm công phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng

quy định chấm công là gì
Chấm công trực tuyến qua ứng dụng điện thoại và các phần mềm đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng

Quy định chấm công được các doanh nghiệp đưa ra nhằm đảm bảo kỷ luật, văn hóa cũng ty cũng như tạo cơ sở tính lương công bằng, minh bạch. Hiện nay, quy định chấm công phổ biến mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng có thể kể đến như:

Quy định cách chấm công 

Dựa theo văn hóa và yêu cầu mà doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong số những hình thức chấm công:

  • Chấm công thủ công bằng tay
  • Hình thức chấm công bằng vân tay
  • Sử dụng bằng thẻ từ
  • Nhận diện khuôn mặt
  • Chấm công online bằng điện thoại

Bên cạnh đó, các cách chấm công này cũng có sự thay đổi và phân biệt rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và chức vụ khác nhau. Chẳng hạn công nhân nhà máy sẽ được tổ trưởng điểm danh chấm công và đăng ký ca làm. Còn nhân viên văn phòng quy định chấm công bằng vân tay khi bắt đầu ngày làm việc và lúc ra về. 

Thời gian làm thêm giờ, nghỉ phép và công tác 

Thực tế, hiện nay nhiều công ty không khuyến khích nhân viên làm thêm giờ. Tuy nhiên, bên cạnh đó, vẫn có những doanh nghiệp sẵn sàng trả lương tăng ca cho nhân viên. Nhân viên có thể chủ động đăng ký tăng ca, thêm giờ với bộ phận nhân sự.

Khoản 1, Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Người lao động hưởng lương theo thời gian, được trả lương làm thêm giờ khi làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường (không quá 8 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần)”. 

Do đó, ngày công theo thời gian làm thêm giờ càng chính xác thì quyền lợi của người lao động càng được đảm bảo. 

Về thời gian nghỉ phép, người lao động có 12 ngày nghỉ phép có lương trong một năm nếu làm đủ 12 tháng làm việc cho công ty (Căn cứ BLLĐ 2019). Nếu dưới 12 tháng làm việc thì thời gian nghỉ hằng năm sẽ tương ứng với số thời gian làm việc. Chẳng hạn, bạn làm việc tại công ty được 6 tháng thì số ngày nghỉ trong 1 năm của bạn là 6 ngày. 

Với các trường hợp chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày phép thì sẽ được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ. 

Quy định về thời gian công tác của mỗi tổ chức sẽ có sự thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp và yêu cầu công việc. Vì vậy, người lao động cần liên hệ với bộ phận Nhân sự để tìm hiểu kỹ hơn. 

Quy định chốt ngày công và thông báo ngày công 

Tìm hiểu thêm:

>> Nắm vững quy định bảng chấm công nhân viên chỉ trong 3 phút

>> Tải miễn phí 3 bảng chấm công theo tuần chuẩn nhất

>> Quy định về quản trị nhân sự nội bộ dành cho nhà quản lý

 quy định chấm công hiện nay
Nhiều ứng dụng quy định chấm công hiện nay hỗ trợ đa dạng tác vụ

Thời gian chốt công là do mỗi đơn vị tự quy định trong nội bộ. Ví dụ như có công ty ngày chốt công sẽ là ngày 25 hàng tháng nhưng cũng có nơi chốt công vào mùng 10 hàng tháng. 

Vào mỗi thứ 2 hàng tuần, phòng Nhân sự sẽ kiểm tra lại dữ liệu chấm công của tuần làm việc trước, tổng hợp lại trong báo cáo “Kiểm tra ngày công” để toàn thể nhân viên theo dõi và cập nhật đúng ngày công của mình. 

Khiếu nại ngày công 

Nếu sau khi nhận được báo cáo “Kiểm tra ngày công”, nhân viên phát hiện ra sai sót có thể liên hệ lại với bộ phận Nhân sự để bổ sung thông tin. Cụ thể như số ngày công tác, số ngày nghỉ phép, số ngày tăng ca. 

Nếu rơi vào các trường hợp nhân viên quân chấm công hay số lần ra vào vượt quá quy định thì nhân viên có thể tự bổ sung trên hệ thống (nếu có) hoặc gửi email cho Nhân sự. 

Trong quá trình khiếu nại, người lao động hải đưa ra được các bằng chứng chứng minh việc chấm công của mình để bên Nhân sự bổ sung trực tiếp vào phần mềm chấm công.

Quy định khấu trừ ngày công 

Nếu nhân viên chấm thiếu công mà không kịp giải trình và bổ sung thông tin theo đúng thời hạn quy định thì sẽ mất ngày công đó. Tại một số đơn vị, nếu nhân viên quên chấm công nhiều lần trong một tháng sẽ bị nhắc nhở và phạt hành chính. 

Các trưởng bộ phận (Trưởng phòng, Trưởng ban) có trách nhiệm phê duyệt ngày đăng ký nghỉ phép vào báo cáo bổ sung công. Quá thời hạn xét duyệt, Trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về các hệ quả liên quan.

Tạm kết

Trên đây là một số quy định chấm công phổ biến được áp dụng tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Để chuyên nghiệp hóa tác phong và văn hóa công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm và chọn lọc những quy định phù hợp với đơn vị mình.

Đồng thời, để hạn chế sai sót trong quá trình chấm công và tinh giảm các bước trong quy trình chấm công, bạn có thể tham khảo thêm phần mềm chấm công online Happy Time giúp theo dõi sát sao số ngày công, thời gian tăng ca, hạn chế sai sót, dễ dàng sử dụng. 


HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.
Tìm hiểu về HappyTime