4 bước thực hiện 5S tại nơi làm việc & Những lưu ý quan trọng bạn cần biết

Thực hiện 5S tại nơi làm việc mang đến nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể triển khai thành công. Vậy, nên lưu ý gì khi thực hiện 5S tại nơi làm việc? Cùng Blog HappyTime tìm hiểu nhé.

Thực hiện 5S tại nơi làm việc là gì?

Hệ thống 5S là một tập hợp các nguyên tắc Nhật Bản được phát triển bởi Tập đoàn Toyota vào cuối những năm 1960. Thực hiện 5S tại nơi làm việc là quá trình tập trung hơn về tổ chức không gian để tăng năng suất, hiệu quả và an toàn. Tất cả ba yếu tố này đều ảnh hưởng tích cực đến mức độ tương tác của nhân viên tại nơi làm việc.

5S gồm 5 yếu tố chính như sau:

• Seiri – Sàng lọc: Xem xét và phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc.
• Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp, dán nhãn tất cả các công cụ, thiết bị, tệp, dữ liệu và tài nguyên thường xuyên sử dụng vào nơi dễ thấy để tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
• Seiso – Sạch sẽ: Lên kế hoạch vệ sinh nơi làm việc hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý nhằm tạo ra môi trường công việc sạch sẽ và ngăn ngừa tích tụ vi khuẩn
• Seiketsu – Săn sóc (Tiêu chuẩn): Thu hút lực lượng lao động thực hiện 3 bước trên một cách có hệ thống hàng ngày, để duy trì nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ đúng tiêu chuẩn.
• Shitsuke – Sẵn sàng (Duy trì): Tạo thói quen tốt và duy trì sự tự giác của mỗi thành viên trong tổ chức. Biến 5S thành một phần của văn hóa và kết hợp nó vào triết lý, giá trị cốt lõi của công ty.

Lợi ích khi thực hiện 5S tại nơi làm việc

Hiện nay 5S đã trở thành một phần thiết yếu của mọi loại hình doanh nghiệp, bất kể ngành nghề, lĩnh vực và quy mô. Các doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ hơn lợi ích mà 5S mang đến và quyết tâm áp dụng quy trình 5S trong các hoạt động sản xuất hay môi trường văn phòng,…

Có thể nói, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc không chỉ mang lại luồng không khí trong lành trong quá trình làm việc, mà còn giúp cải thiện tinh thần của nhân viên. Hơn thế, nếu phải tìm kiếm một tài liệu gì đó, với sự sắp xếp ngăn nắp thì đây không còn là vấn đề nữa.

Bên cạnh đó, khi thực hiện 5S tại nơi làm việc, doanh nghiệp cũng đang góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và năng suất làm việc của cả tập thể. Việc sắp xếp gọn gàng dụng cụ, giấy tờ còn giúp công ty tiết kiệm được một khoảng không gian đáng kể để phục vụ cho các mục tiêu khác.

Cụ thể, có thể liệt kê nhanh 11 lợi ích mà 5S mang lại như sau:

• Tận dụng tối đa không gian vật lý tại môi trường làm việc.
• Rút ngắn các thao tác tìm kiếm, tiếp cận, sử dụng và trả lại các vật dụng tại nơi làm việc.
• Tiết kiệm thời gian làm việc, rút ngắn quy trình và nâng cao năng suất lao động.
• Tránh lãng phí vật dụng, công cụ, hàng hóa, trang thiết bị ở nơi làm việc.
• Tiết kiệm chi phí vận hành hoạt động sản xuất và kinh doanh.
• Giảm tỷ lệ thương tật và tai nạn lao động do sự lộn xộn ở nơi làm việc gây ra.
• Củng cố tinh thần lao động cho nhân viên nhờ một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, an toàn và dễ chịu.
• Tạo thói quen làm việc nề nếp, có kỷ luật, có quy tắc cho nhân viên.
• Tạo ra văn hóa lao động có nguyên tắc.
• Giúp tổ chức xây dựng được hình ảnh tốt đẹp trong mắt khách hàng và đối tác.
• Thực hiện 5S tại nơi làm việc là tiền đề để các doanh nghiệp mở rộng cơ hội kinh doanh, nắm vị thế vững chắc trên thị trường và phát triển bền vững hơn.

Tại Việt Nam hiện nay, chưa có nghiên cứu cụ thể nào chỉ ra thực trạng thực hiện 5S tại nơi làm việc. Tuy nhiên, trong một khảo sát đầu năm 2023 của Trường Đại học Nông Lâm TP. Hồ Chí Minh, có đến 59.3% trong số 152 doanh nghiệp thuộc các khu công nghiệp phía Nam đã áp dụng 5S vào hoạt động quản lý của mình và cho thấy hiệu quả tích cực.

Đối với các tổ chức chưa áp dụng 5S, nguyên nhân được chỉ ra là do lãnh đạo chưa hiểu biết rõ về 5S, chưa cam kết hỗ trợ và làm gương cho nhân viên thực hiện theo.

Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc

Để thực thi 5S tại nơi làm việc có hiệu quả, doanh nghiệp bạn cần tiến hành theo 4 bước như sau:

Phổ biến về 5S cho toàn doanh nghiệp

Trước khi đi vào thực hành, doanh nghiệp cần phổ biến kiến thức và nguyên tắc của 5S cho toàn bộ nhân viên của mình. 

• Chuẩn bị nhân sự: Hãy phân công những nhân sự chính chịu trách nhiệm thực hiện 5S là trưởng ban, phó ban, thư ký và phụ trách hình ảnh. Những nhân sự này sẽ thực hiện công việc truyền đạt đến các phòng ban và cá nhân khác về chương trình 5S.
• Chuẩn bị công cụ: Những nhân sự chịu trách nhiệm đào tạo 5S sẽ chuẩn bị các loại hình ảnh, biểu ngữ, tài liệu, v.vv.. để truyền đạt thông tin đến toàn bộ nhân viên. Có thể lên lịch họp cho từng phòng ban hoặc họp toàn thể công ty để phổ biến về 5S cho toàn doanh nghiệp.
• Phát động 5S: Sử dụng các công cụ kể trên, dán và treo khắp nơi tại công ty để tất cả mọi nhân viên đều có thể tiếp cận đến kiến thức 5S một cách dễ dàng. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có kinh nghiệm đào tạo 5S thì có thể mời chuyên gia về phổ biến cho nhân sự.

Kiểm tra tình trạng hiện tại

Tiếp theo, doanh nghiệp bạn cần kiểm tra tình trạng hiện tại của môi trường làm việc xem:

• Không gian làm việc có bị lộn xộn không?
• Không gian làm việc có nhiều vật dụng thừa thãi, không dùng đến không?
• Không gian làm việc có nhiều rác thải, dơ bẩn không?
• Có nhiều vật dụng bị hỏng hóc chưa được bảo trì, sửa chữa không?
• Doanh nghiệp có đang tiêu tốn nhiều chi phí để sắm sửa các vật dụng đã có sẵn tại văn phòng không?
• Các vật dụng, công cụ, hàng hóa, tài liệu ở công ty có bị trộn lẫn với nhau, đặt ở những vị trí rải rác, thậm chí không rõ nằm ở đâu?
• Công việc của nhân viên có bị cản trở bởi sự lộn xộn, thiếu khoa học ấy không? 
• Nhân viên có ngó lơ khu vực làm việc bị dơ bẩn, lộn xộn không?

Nếu như câu trả lời cho tất cả câu hỏi này là “Có” thì nhất định đã đến lúc doanh nghiệp bạn phải triển khai mô hình 5S ngay.

Triển khai từng “S” trong 5S

Sau đây là cách triển khai 5S chi tiết cho mọi loại hình doanh nghiệp:

Sàng lọc

Sàng lọc – Seiri là bước phân loại các vật dụng trong doanh nghiệp nhằm loại bỏ các vật dụng không cần thiết và sự lộn xộn khỏi nơi làm việc. Lợi ích của “sàng lọc” là mang lại không gian làm việc hiệu quả hơn nhờ loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết, mở ra không gian lưu trữ hữu ích hơn cho các vật dụng khác.

Quy chuẩn để thực hiện việc Sàng lọc trong 5S là phân loại các vật dụng cần thiết, có thể cần thiết và không cần thiết dựa trên tần suất sử dụng và số lượng vật dụng:

Phân loại vật dụng	Tần suất sử dụng	Xác định số lượng	Cách bố trí
Vật dụng cần thiết	Sử dụng hàng ngày	Cần đủ dùng	Sắp xếp trong tầm với và gần chỗ làm việc
Vật dụng cần thiết	Sử dụng trong vòng 3-6 tháng	Cần đủ dùng	Sắp xếp xa chỗ làm việc
Vật dụng cần thiết	Sử dụng trong vòng 6 tháng	Cần đủ dùng	Lưu trữ trong kho, tủ chứa vật dụng
Vật dụng có thể cần nhưng chưa sử dụng			Lưu trữ trong kho, chờ xem xét giữ hay bỏ
Vật dụng không cần thiết			Loại bỏ khỏi nơi làm việc

Cách tiến hành Sàng lọc trong 5S cần được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định mức độ cần thiết của các vật dụng.
• Bước 2: Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, gây lộn xộn khỏi nơi làm việc.

Bước 3: Phân loại các vật dụng cần thiết để thuận tiện cho việc bố trí theo quy chuẩn.

Để thực hiện việc Sàng lọc một cách hiệu quả, doanh nghiệp bạn cần tận dụng công cụ Thẻ đỏ (Red Tag). Sử dụng thẻ đỏ gắn trên các vật dụng cần loại bỏ khỏi nơi làm việc hoặc gắn lên khu vực chứa các vật dụng cần loại bỏ để sau đó xem xét lại, quyết định loại bỏ vật dụng hay không.

Một số ví dụ về việc Sàng lọc tại nơi làm việc:

• Bước 1: Xác định mức độ cần thiết của các vật dụng.
• Bước 2: Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, gây lộn xộn khỏi nơi làm việc.
• Bước 3: Phân loại các vật dụng cần thiết để thuận tiện cho việc bố trí theo quy chuẩn.

Sắp xếp

Sắp xếp – Seiton là bước sắp xếp các vật dụng cần thiết vào đúng vị trí sao cho khoa học, hiệu quả và an toàn nhất. Lợi ích mà Sắp xếp – Seiton đem lại là tiết kiệm thời gian lấy và trả vật dụng, tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên, tăng năng suất lao động và gia tăng trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên.

Quy chuẩn để thực hiện việc Sắp xếp trong 5S là phải đảm bảo 3 yếu tố:

• An toàn: Nhân viên dễ thao tác khi làm việc, dễ vận chuyển, thuận tiện đi lại mà không bị va vấp, bị nguy hiểm.
• Thuận tiện: Khi cần vật dụng thì dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại vị trí cũ.
• Mỹ quan: Đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp và trông bắt mắt.

Các bước thực hiện Sắp xếp 5S tại nơi làm việc như sau:

• Bước 1: Thống kê danh mục các vật dụng cần sắp xếp
• Bước 2: Phác thảo sơ đồ bố trí các vật dụng trong môi trường làm việc.
• Bước 3: Chuẩn bị các công cụ như nhãn dán, băng keo màu, sơn màu, sticker, icon để kẻ vạch và đánh dấu các khu vực/vị trí lưu trữ vật dụng.
• Bước 4: Sắp xếp các vật dụng theo quy chuẩn.
• Bước 5: Kẻ vạch, đánh dấu, dán nhãn cho các vật dụng để sau này khi dùng vật dụng xong, mọi người nhận biết được vị trí chính thức của chúng để trả lại.

Để thực thi Sắp xếp trong 5S một cách thuận lợi, doanh nghiệp bạn hãy chuẩn bị các loại công cụ như: Nhãn dán, băng keo màu, giấy nhớ có màu, sticker, icon, sơn màu, v.vv.. dán lên các vật dụng và vị trí lưu trữ vật dụng để biểu thị thông tin cho mọi người. Sau này khi nhân viên có lấy các vật dụng ra dùng thì cũng sẽ biết vị trí lưu trữ chính xác để trả lại chỗ cũ.

Một số ví dụ về việc Sắp xếp tại nơi làm việc:

 ví dụ về việc Sắp xếp tại nơi làm việc:

• Đặt máy tính tại góc trái của bàn làm việc, thuận với hướng ngồi để dễ thao tác hơn mà không bị mỏi, để trống trung tâm của bàn làm việc để thuận tiện làm các việc khác mà không bị vướng víu.
• Phân loại tài liệu và dùng kẹp ghim màu sắc để đánh dấu, giúp việc tìm kiếm thuận tiện và dễ dàng hơn.
• Đặt các đồ dùng thường xuyên sử dụng ở phía bên tay phải, trong tầm với để dễ tiếp cận hơn.

Sạch sẽ

Sạch sẽ – Seiso là bước làm sạch tất cả các vật dụng và môi trường làm việc, kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các công cụ, thiết bị và vật dụng khác tại nơi làm việc, bảo trì định kỳ các loại máy móc, dụng cụ. Lợi ích mà Sạch sẽ trong 5S đem lại là tạo ra sự gắn kết nhân viên, lên dây cót tinh thần cho nhân viên, giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động và tránh các thiệt hại không mong muốn.

Quy chuẩn để thực hiện Sạch sẽ trong 5S là phải đảm bảo 2 yếu tố:

• Hoàn toàn sạch sẽ: Sạch sẽ từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài.
• Không còn nguy cơ gây bẩn: Đã ngăn chặn, giảm thiểu và loại bỏ mọi nguồn gây bẩn.

Các bước thực hiện Seiso – Sạch sẽ trong 5S tại nơi làm việc như sau:

• Bước 1: Xác định khu vực cần làm sạch, phân công cho nhân viên hoặc các nhóm nhân sự cùng làm sạch các khu vực đó.
• Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ công cụ phù hợp với khu vực và vật dụng để nhân viên có thể làm vệ sinh.
• Bước 3: Vệ sinh vật dụng và khu vực theo đúng lịch đã được sắp xếp và đúng theo quy chuẩn đã đề ra.

Để thực thi Sạch sẽ – Seiso trong 5S, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ làm sạch phù hợp với từng vật dụng và khu vực; lên một lịch biểu phân công công việc công bằng nhất cho từng cá nhân. Đồng thời, cần tạo ra một checklist kiểm tra 5S về Sạch sẽ rõ ràng để kiểm soát và tăng hiệu quả 5S.

Một số ví dụ về Sạch sẽ trong 5S là:

• Nhân viên vệ sinh máy sản xuất trong xưởng, nhận thấy có vệt dầu chảy dưới gầm máy thì tìm hiểu nguyên nhân, phát hiện ra bên trong máy có một phụ kiện nhỏ bị nứt, lập tức báo cáo cho cấp trên để được sửa máy, ngăn chặn không cho dầu chảy ra nữa.
• Tất cả nhân viên đến văn phòng làm việc đều cất giày đúng vị trí cá nhân trên kệ giày rồi mới bước vào trong văn phòng, giúp cho không gian bên ngoài luôn gọn gàng, mà sàn văn phòng không bị bẩn.

Săn sóc

Săn sóc – Seiketsu là việc chuẩn hóa 3S đầu tiên của quy trình 5S, đảm bảo việc sàng lọc, sắp xếp và làm sạch được diễn ra đúng quy chuẩn, đạt được hiệu quả tốt nhất. Lợi ích của Săn sóc trong 5S là tạo ra được văn hóa làm việc có kỷ luật, đảm bảo môi trường làm việc được tổ chức một cách hiệu quả, an toàn và thẩm mỹ nhất.

Quy chuẩn để thực hiện việc bước Săn sóc trong 5S là tuyệt đối:

• Không có vật dụng thừa thãi.
• Không có lộn xộn, bừa bãi.
• Không mất vệ sinh.

Các bước thực hiện Săn sóc 5S tại nơi làm việc như sau:

• Bước 1: Thiết lập ra các tiêu chuẩn thực thi việc sàng lọc, sắp xếp và làm sạch.
• Bước 2: Lập kế hoạch, phân công công việc cho nhân viên cùng thực hiện.
• Bước 3: Tiến hành đánh giá các hoạt động sàng lọc, sắp xếp và làm sạch định kỳ theo ngày, tuần, tháng và quý.
• Bước 4: Thúc đẩy tinh thần, xây dựng văn hóa cho nhân viên cùng thực hiện 5S.

Vì bước Săn sóc là việc chuẩn hóa các bước trong 5S, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ trực quan để xây dựng nên các tiêu chuẩn. Sử dụng các dán nhãn, mã màu, hình ảnh để quy ước mỗi vật dụng, vị trí cần được sắp xếp và làm sạch như thế nào. Kẻ vạch trên sàn, tường và dán các câu khẩu hiệu phù hợp với từng khu vực để biểu thị thông tin cho nhân viên.

Một số ví dụ về việc Săn sóc tại nơi làm việc như sau:

• Doanh nghiệp tạo một bộ dụng cụ có chứa các vật liệu chuyên biệt để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong 5S.
• Sử dụng hình ảnh để tạo ra một bộ tài liệu đào tạo nhân viên thực thi 5S trong doanh nghiệp.
• Tạo ra một biên bản để các nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp kiểm tra quy trình và hiệu quả thực hiện 5S của nhau.

Sẵn sàng

Sẵn sàng – Shitsuke là việc duy trì thực hiện 5S theo tiêu chuẩn đã thiết lập, tạo nên thói quen/văn hóa thực thi 5S có kỷ luật. Lợi ích của việc thực hiện Shitsuke là tạo thói quen tự giác cho nhân viên, thúc đẩy nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả, tạo nên văn hóa doanh nghiệp có nguyên tắc và nâng tầm vị thế doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Quy chuẩn để thực hiện Sẵn sàng trong 5S là phải đảm bảo 3 tiêu chí:

• Thực hiện liên tục để tạo thành thói quen.
• Liên tục chia sẻ kinh nghiệm để cùng rèn luyện và thực thi 5S thành công.
• Lãnh đạo luôn là người đi đầu, truyền cảm hứng cho nhân viên bằng chính hành động của mình.

Các bước thực hiện Sẵn sàng trong 5S tại nơi làm việc như sau:

• Bước 1: Tiếp tục thực hiện sàng lọc, sắp xếp và làm sạch môi trường làm việc theo quy chuẩn.
• Bước 2: Theo dõi, đánh giá hiệu quả thực hiện 5S, xác định các vấn đề bất cập còn tồn đọng và cả những thành tựu mà nhân viên đạt được.
• Bước 3: Rút kinh nghiệm và tìm ra giải pháp để cải tiến 5S. Nếu nhân viên làm chưa tốt thì nhắc nhở, phê bình hoặc kỷ luật theo quy định. Nếu nhân viên đã làm tốt thì vinh danh, khen thưởng để thúc đẩy tinh thần.
• Bước 4: Lặp đi lặp lại các bước trong 5S và cải tiến không ngừng.

Để duy trì sự chuẩn hóa trong 5S, doanh nghiệp nên thiết lập các biên bản kiểm tra và đánh giá khoa học, không chỉ để nhà quản trị kiểm tra nhân viên, mà cũng nên để các nhóm nhân sự và từng cá nhân kiểm tra hiệu quả thực hiện 5S của nhau. Cách kiểm tra chéo này sẽ giúp giảm thiểu tối đa những sai sót trong thực thi 5S. Bên cạnh đó, cần có quy định về việc kỷ luật đối với nhân viên thực hiện 5S chưa đúng và khen thưởng đối với nhân viên đã thực hiện tốt 5S.

Một số ví dụ Sẵn sàng trong 5S tại nơi làm việc như sau:

• Doanh nghiệp tổ chức cuộc họp hàng tháng để thu thập phản hồi của nhân viên, tìm hiểu những khó khăn trong thực hiện 5S và cùng nhau tìm ra giải pháp khắc phục.
• Nhân viên cũ đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới thực hiện 5S.
• Đặt lịch nhắc nhân viên thực hiện 5S hàng ngày.

Tìm hiểu thêm: Xây Dựng Chương Trình Ghi Nhận Nhân Viên Tăng Hiệu Suất Đến 11.1%

Đánh giá và cải tiến 5S liên tục

Cuối cùng, khi đã nhiều lần lặp lại quy trình 5S rồi, doanh nghiệp bạn cần có biện pháp đánh giá hiệu quả thực hiện 5S tại nơi làm việc để từ đó có cải tiến sao cho phù hợp.

Việc đánh giá hiệu quả của 5S mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Luôn đưa ra được giải pháp tối ưu nhất để giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và hiệu quả.
• Giúp nhân viên hình thành thói quen tốt, luôn có động lực để làm việc với nguyên tắc tinh gọn, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
• Thúc đẩy độ gắn kết của nhân viên trao quyền cho họ thực hiện 5S tại nơi làm việc theo cách riêng của họ, và nhà quản trị trở thành người truyền cảm hứng cho nhân viên của mình.

Để tiến hành đánh giá và cải tiến 5S, doanh nghiệp bạn cần thực hiện các đầu việc sau:

• Bước 1: Xây dựng một biên bản đánh giá hiệu quả thực hiện 5S tại nơi làm việc, dựa trên các chỉ tiêu/quy chuẩn tương ứng với 5 bước của 5S.
• Bước 2: Với mỗi chỉ tiêu, doanh nghiệp bạn cần đặt ra các KPI và chỉ số cụ thể để đo lường mức độ hài lòng của nhân viên khi thực hiện xong các bước của 5S.
• Bước 3: Với mỗi KPI, nên cho điểm theo thang 5 hoặc 10 để cuối cùng tính ra điểm trung bình của từng chỉ tiêu. Dựa vào điểm số này, doanh nghiệp bạn sẽ biết tiêu chí nào chưa hoàn thành, cần được cải tiến, tiêu chí nào đã làm tốt rồi, cần duy trì.

Sau đây là một mẫu bảng Excel đánh giá hiệu quả 5S mà doanh nghiệp bạn có thể tham khảo:

Những lưu ý khi thực hiện 5s tại nơi làm việc

Để thực sự thành công khi thực hiện 5S tại nơi làm việc, doanh nghiệp bạn cần đáp ứng được các tiêu chí sau đây:

• Hiểu rõ tầm quan trọng của 5S và đưa ra chính sách thực hiện 5S cụ thể.
• Mỗi cá nhân và phòng ban trong tổ chức phải hợp tác và hỗ trợ nhau trong suốt quá trình thực thi 5S.
• Doanh nghiệp phải cung cấp đủ chi phí và thời gian để nhân viên làm quen dần với việc thực thi 5S.
• Cần thiết lập mục tiêu và phổ biến phương pháp thực hiện 5S rõ ràng với nhân viên.
• Liên tục thực hiện và duy trì các tiêu chuẩn trong 5S để có thể cải tiến môi trường làm việc đúng cách.

Trong quá trình thực hiện 5S tại nơi làm việc, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau đây để đảm bảo thành công hơn:

Nắm rõ các thành phần trong 5S tại nơi làm việc

Tương tự như việc thực hiện 5S ở những loại hình khác, quy trình 5S tại văn phòng cũng sẽ bao gồm 5 thành phần chính như sau:

Thực hiện đúng – đủ quy trình 5S phù hợp

Bên cạnh nắm rõ các thành phần, cần thực hiện 5s tại nơi làm việc đúng, đủ theo quy trình. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình phù hợp. Để xây dựng được quy trình này, bạn có thể tham khảo kỹ hơn tại 2 bài viết:

• Hướng dẫn 9 bước triển khai quy trình 5S chuẩn tại công ty
• Tổng hợp các mẫu kế hoạch thực hiện 5S chuẩn tham khảo

Chuẩn bị đầy đủ công cụ thực hiện 5S

Bạn cũng cần phải chuẩn bị đầy đủ công cụ, cơ sở vật chất để thực hiện 5S tại nơi làm việc thành công hơn. Ví dụ một số công cụ thường sẽ được sử dụng cho quá trình thực hiện 5S như:

• Thẻ đỏ: Dùng để dán nhãn cho các mặt hàng, thiết bị, công cụ,… không cần thiết hoặc không được sử dụng. Giúp sắp xếp hợp lý hơn.
• Các công cụ giúp điều khiển trực quan: Dùng để xác định vị trí chính xác cho các công cụ và thiết bị. Ví dụ: mã màu, nhãn và dấu hiệu.
• Danh sách kiểm tra vệ sinh: Dùng để đảm bảo không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Duy trì khía cạnh tỏa sáng của 5S.
• Quy trình làm việc đồng nhất: Dùng để đảm bảo mọi người đều tuân theo cùng một quy trình để thực hiện nhiệm vụ. Giúp tiêu chuẩn hóa 5S.
• Băng đánh dấu sàn: Dùng để đánh dấu ranh giới, lối đi và vị trí lưu trữ. Giúp sắp xếp theo thứ tự của 5S.
• Hệ thống Kanban: Dùng để quản lý mức tồn kho. Giúp duy trì mức tồn kho phù hợp, đảm bảo không lãng phí tài nguyên.
• Bảng quản lý trực quan: Dùng để hiển thị các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và tiến độ hướng tới các mục tiêu. Giúp duy trì các cải tiến được thực hiện thông qua 5S.

Lưu ý khi thực hiện 5S tại các loại doanh nghiệp khác nhau

Mặc dù mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể ứng dụng 5S theo một nguyên tắc chung nhất, nhưng với một số loại hình doanh nghiệp đặc thù như nhà xưởng, văn phòng và bệnh viện, vẫn cần lưu ý một số điều khi thực hiện 5S như sau!

Thực hiện 5S trong sản xuất/nhà xưởng

Giai đoạn đầu thực hiện 5S chưa quen, quy trình sản xuất có thể bị gián đoạn và không đáp ứng được nhu cầu về đơn hàng. Giải pháp cho các doanh nghiệp sản xuất, nhà xưởng là tăng cường quản lý, kiểm soát và tối ưu hóa quy trình sản xuất để đảm bảo 5S không ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.

Thực hiện 5S tại văn phòng

Thúc đẩy tinh thần nhân viên văn phòng và khuyến khích họ hợp tác là điều khó nhất khi thực hiện 5S. Bởi vì dù mọi người đều muốn ngăn nắp, nhưng không ai muốn đi sau dọn dẹp cho người khác cả.

Lúc này, doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp vào thời điểm phù hợp (không ảnh hưởng đến công việc chung của mọi người) để truyền tải quy tắc thực thi 5S, và nhấn mạnh vào lợi ích: Trải nghiệm hạnh phúc chỉ đến từ sự hợp tác có hiệu quả.

Thực hiện 5S tại bệnh viện

Trong bệnh viện, việc duy trì quy tắc S5 (Sẵn sàng – Shitsuke) theo đúng quy trình là rất mất thời gian, đặc biệt khi quá tải bệnh nhân. Mọi người không kịp giao tiếp để nhờ người khác hỗ trợ thực hiện 5S khi quá bận. Nhiều khi cần thay đổi các tiêu chuẩn 5S trong công việc riêng của mình, nhưng mọi người không thể tự quyết định vì còn liên đới đến các bộ phận khác.

Lúc này, thay vì chỉ phổ biến 5S riêng cho từng bộ phận, bệnh viện nên tích hợp mọi hoạt động 5S vào công việc chung của toàn bộ tổ chức. Chỉ khi có một mục tiêu chung và giao tiếp với nhau đủ hiệu quả thì các bệnh viện mới thực thi 5S được trọn vẹn.

Doanh nghiệp bạn có thể tận dụng nền tảng công nghệ quản trị nhân lực HappyTime để tự động phân công công việc cho nhân viên theo ca. HappyTime sẽ hỗ trợ bạn quản lý việc thực hiện 5S tại nơi làm việc. Bên cạnh đó, HappyTime cũng có tính năng hết sức thú vị là vinh danh, khen thưởng nhân viên – giúp thúc đẩy tinh thần cho nhân viên duy trì 5S hiệu quả hơn.

Để tìm hiểu kỹ hơn về HappyTime và những tiện ích hữu dụng, bạn hãy tham khảo thêm tại bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

Bài viết trên đây đã chia sẻ chi tiết nhất cách thực hiện 5S tại nơi làm việc cho các doanh nghiệp. Hy vọng rằng với những kiến thức này, doanh nghiệp bạn có thể đồng hành cùng các nhân viên của mình, cùng thực thi 5S theo đúng nguyên tắc để mang lại hiệu quả tốt nhất!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.