6 quy định chấm công bằng vân tay phổ biến nhất – Bước tiến mới trong quản lý nhân sự

Khi sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý giờ làm việc của nhân viên, mỗi công ty đều cần xây dựng một bản quy định chấm công bằng vân tay dựa trên khung tham chiếu là Bộ Luật Lao động. Trong bài viết này, HappyTime sẽ chia sẻ với bạn 6 quy định chấm công bằng vân tay thông dụng và hiệu quả nhất để quản lý công lương cho nhân sự.

Mẫu quy định chấm công bằng “máy chấm công quét vân tay” Tải xuống

Quy định thời gian chấm công vân tay

Tùy theo đặc thù công việc mà thời gian chấm công cũng sẽ khác nhau giữa từng doanh nghiệp, bộ phận, nhân sự.

• Các công việc hành chính có thể bắt đầu từ 8h sáng đến 5h chiều.
• Người lao động có thể làm theo ca 2, 4 tiếng hoặc ca dài 8 tiếng.
• Các vị trí sản xuất sẽ có thời gian làm muộn hơn hoặc sớm hơn. 

Cách chấm công thông dụng nhất là chấm công 2 lần và 4 lần trong ngày. Với quy định chấm công 2 lần/ngày, nhân viên cần quét vân tay trên máy chấm công vào đầu giờ làm việc và cuối giờ kết thúc công việc. Với quy định chấm công 4 lần/ngày, nhân viên cần chấm công thêm 2 lần là lúc bắt đầu và lúc kết thúc giờ nghỉ trưa/nghỉ giải lao. Trong đó, thời gian chấm công thường được áp dụng là:

• Đầu giờ sáng: Từ 7-9 giờ, tùy thuộc vào quy định giờ làm của từng công ty.
• Cuối giờ sáng (bắt đầu nghỉ trưa): 11-12 giờ, tùy theo giờ bắt đầu làm việc buổi sáng.
• Đầu giờ chiều: 13-14 giờ, tùy từng doanh nghiệp.
• Cuối giờ chiều: 16-18 giờ, tùy thuộc vào thời gian bắt đầu làm buổi chiều.

Ngoài ra, một số công ty còn áp dụng thêm giờ chấm công buổi tối (cho người làm ca tối), giữa buổi chiều tối (cho người tăng ca) và giữa buổi chiều (cho các nhân sự có con nhỏ dưới 12 tháng và được phép về sớm). Thời gian chấm công phổ biến cho các trường hợp này là:

• Giữa buổi chiều: 15h30 – 16h30.
• Giữa buổi chiều tối: 19-20 giờ tùy theo khối lượng công việc.
• Đầu giờ tối: 17-18 giờ, tùy theo quy định giờ làm việc của công ty.
• Cuối giờ tối: 21-22 giờ tùy vào thời gian bắt đầu làm ca tối.

Lưu ý: Xác định giờ chấm công cần đảm bảo tuân thủ luật lao động. Tổng số giờ làm việc bình thường của nhân viên không được vượt quá 8 tiếng (theo giờ hành chính). Trong trường hợp làm theo ca hoặc tăng ca cần có chính sách lương thưởng và đãi ngộ riêng, rõ ràng.

>>> Xem thêm: Quy định về thời gian làm việc của người lao động – Cập nhật mới nhất

Quy định chấm công vân tay khi tăng ca, làm thêm giờ

Để đảm bảo lợi ích giữa các bên, Bộ Lao động cũng đã quy định rõ các chính sách chấm công tính lương khi nhân viên tăng ca, làm thêm giờ. Nhà quản trị có thể coi đây là khung quy chiếu để điều chỉnh chính sách sao cho phù hợp với quy mô và tính chất doanh nghiệp.

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, quy định về số giờ làm thêm được trình bày như sau:

“1. Người sử dụng lao động được sử dụng lao động làm thêm giờ khi:

• Được sự đồng ý của người lao động.
• Số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày.
• Nếu tính giờ làm việc theo tuần thì số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày và không quá 40 giờ trong 01 tháng.
• Đảm bảo số giờ làm thêm không quá 200 giờ trong 01 năm.

2. Người lao động được phép sử dụng lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm nếu:

• Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng dệt may, da giày, điện, điện tử, nông lâm nghiệp, thủy sản, viễn thông, lọc dầu, cấp thoát nước.
• Công việc đòi hỏi lao động có chuyên môn cao nhưng thị trường lao động không cung ứng đủ.
• Công việc phải giải quyết cấp bách, không thể trì hoãn do tính thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm.
• Công việc phải giải quyết cấp bách do yếu tố khách quan như thời tiết, thiên tai.
• Trường hợp khác do Chính phủ quy định.”

Như vậy, tổng thời gian chấm công tăng ca, làm thêm phải được giới hạn là không quá 40 giờ/tháng và không quá 200 giờ/năm, trừ một số trường hợp là không quá 300 giờ/năm.

Ví dụ, nếu giờ làm việc bình thường là 8 tiếng/ngày thì người lao động tăng ca không quá 4 tiếng/ngày. Nếu tính giờ làm việc theo tuần thì người lao động tăng ca không quá 12 tiếng/ngày, 40 tiếng/tháng.

Quy định chấm công vân tay ngày lễ tết

Làm việc ngày lễ tết được xem là tăng ca dù số giờ làm việc cũng giống như ngày thường. Người lao động vẫn chấm công bình thường theo đúng số giờ được công ty quy định (không quá 8 tiếng giờ hành chính). Nếu làm thêm giờ thì quy định chấm công ngày lễ tết cũng tương tự quy định chấm công tăng ca, làm thêm giờ ngày thường, yêu cầu không vượt quá 50% số giờ làm việc của ngày bình thường. 

Tuy nhiên, mức lương cho người lao động làm việc ngày lễ tết phải được điều chỉnh, không thể tính theo công thức của ngày làm việc bình thường. Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương làm thêm giờ, tăng ca, làm việc ban đêm được quy định như sau:

“1. Người lao động được trả lương làm thêm giờ theo đơn giá:

• Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%.
• Vào ngày nghỉ, ít nhất bằng 200%.
• Vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300%.

2. Người lao động làm việc ban đêm được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương của ngày làm việc bình thường.

3. Người lao động làm thêm giờ ban đêm còn được trả thêm 20% tiền lương của ngày làm việc bình thường hoặc của ngày nghỉ hàng tuần hoặc của ngày nghỉ lễ tết.”

Như vậy, vào ngày lễ tết:

• Nếu người lao động vẫn đi làm thì chấm công bình thường theo quy định của công ty và phải được trả lương ít nhất bằng 300% so với ngày làm bình thường.
• Nếu làm việc ngày lễ tết và được chia ca làm vào ban đêm thì người lao động phải được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương của ngày làm bình thường.
• Nếu làm việc vào ngày lễ tết nhưng tăng ca vào ban đêm thì người lao động phải được trả thêm 20% tiền lương của ngày làm bình thường.

Quy định chấm công cho các trường hợp đặc biệt khác

Ngoài các trường hợp thường thấy như trên, trong nội quy chấm công bằng vân tay còn bao gồm những trường hợp đặc biệt như có con nhỏ, xin nghỉ phép, xin nghỉ không lương, xin đi muộn về sớm, đi công tác, đăng ký ca làm linh hoạt, lỗi chấm công vân tay, v.vv..

Với mỗi trường hợp, cần xác định xem thời gian chấm công khi nào là hợp lệ (được tính đủ công và đủ lương), trường hợp nào là không hợp lệ (không được tính lương hoặc không tính lương theo mức thông thường).

Với các trường hợp ngoại lệ, có một số quy định quan trọng khi chấm công vân tay như sau:

• Nhân viên thực hiện công việc đặc thù: Nhiều trường hợp cần được áp dụng cách chấm công riêng, phù hợp với đặc điểm công việc. Ví dụ như không cố định giờ chấm công mỗi ngày, nhưng cần đảm bảo khoảng cách giữa hai lần chấm công đủ 8 tiếng (theo giờ hành chính).
• Nhân viên làm việc ngoài văn phòng: Công nhân lái xe, nhân viên tiếp thị thị trường, nhân viên kinh doanh thị trường, v.vv.. không chỉ cần chấm công vân tay để khai báo giờ làm mà còn cần báo cáo và được theo dõi bên ngoài văn phòng.
• Nhân viên có con nhỏ dưới 12 tháng: Được phép về sớm 30 phút đến 1 giờ đồng hồ, chấm công vân tay cuối giờ làm bình thường và vẫn được tính đủ công, đủ lương như các nhân viên khác.
• Nhân viên xin nghỉ: Trong các trường hợp nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đi công tác, v.vv.. không thể chấm công vân tay được, nhân viên phải báo cáo với trưởng phòng và bộ phận nhân sự để được tính công bình thường.
• Nhân viên xin đi muộn hoặc về sớm: Trong trường hợp có lý do chính đáng và báo cáo lên cấp trên chi tiết sự việc, nhân viên có thể chấm công sớm hoặc muộn hơn giờ quy định mà vẫn được tính đủ công như các nhân viên khác.
• Nhân viên chấm công vân tay bị lỗi: Nhân viên phải báo cáo với người quản lý của mình về việc lỗi máy chấm công để được ghi nhận giờ làm việc chính xác. Lúc này, người quản lý có trách nhiệm viết đơn giải trình hoặc gửi mail cho bộ phận nhân sự để thông báo, nhằm bảo vệ quyền lợi cho nhân viên.

Khi sử dụng HappyTime, tất cả những trường hợp chấm công đặc thù này đều có thể tùy chỉnh trong trình quản trị, sâu tới từng chi nhánh, phòng ban, nhân sự.

>> Xem thêm tại: Cách cài đặt hình thức chấm công trong HappyTime

Quy định về thời gian đi muộn, về sớm

Để đảm bảo công bằng, minh bạch trong quá trình tính lương, doanh nghiệp cũng cần ban hành quy định về thời gian được coi là đi muộn, về sớm:

• Đi muộn: Nhân viên được coi là đi muộn nếu quét vân tay muộn từ 1 phút đến 1 giờ sau thời gian làm việc được quy định.
• Về sớm: Nhân viên được coi là về sớm nếu quét vân tay sớm từ 1 phút đến 1 giờ trước thời gian tan làm được quy định.
• Vắng mặt: Nhân viên được coi là vắng mặt, không được tính công nếu quét vân tay muộn/sớm hơn 1 giờ so với thời gian làm việc được quy định; không quét vân tay một lần nào trong cả ngày làm việc; hoặc không quét đủ 2 (hoặc 4 lần) từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc ngày làm việc.

Dựa vào quy định này, doanh nghiệp có thể đưa ra chính sách thưởng hoặc phạt sao cho phù hợp để thúc đẩy sự tự giác của nhân viên.

Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng, Điều 128 Luật lao động năm 2019 quy định:

“Những quy định cấm khi xử lý kỷ luật lao động:

1. Xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động.

2. Dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

3. Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động”.

Điều 125 Luật lao động 2019 quy định các hình thức kỷ luật lao động như sau:

“1. Khiển trách.

2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức.

3. Sa thải.”

Như vậy có thể thấy rằng, người lao động đi muộn về sớm có thể bị kỷ luật theo nội quy của doanh nghiệp, song không thể bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần nắm rõ những điều khoản về luật lao động, tránh đưa ra quy định phạt đi muộn về sớm trái với pháp luật hiện hành.

Quy định tính lương và hình thức thưởng phạt từ dữ liệu máy chấm công vân tay

Theo các quy định chấm công vân tay kể trên và dữ liệu thu được từ máy chấm công, doanh nghiệp có thể đưa ra các quy định về lương, thưởng và phạt sao cho phù hợp. Sau đây là một số quy định được các doanh nghiệp áp dụng:

• Thưởng chuyên cần: Nhiều doanh nghiệp áp dụng chính sách thưởng chuyên cần cho những nhân viên đi làm đúng giờ tất cả các ngày và làm đủ công trong tháng. Tại HappyTime, chúng tôi cũng tích hợp game “Chấm công đúng giờ” trong app chấm công HappyTime. Bằng cách ứng dụng loại hình Gamification này, nhân viên có thể tích điểm đổi quà mỗi khi chấm công đúng giờ, tạo thêm trải nghiệm thú vị tại nơi làm việc cho nhân sự.
• Kỷ luật đi muộn, về sớm: Nếu nhân viên đi muộn hoặc về sớm không báo cáo thì sẽ cần quy định kỷ luật cụ thể. Giả sử nhân viên đi muộn hoặc về sớm 2 lần đầu sẽ bị khiển trách bằng miệng, lần 3 bị khiển trách bằng văn bản, lần 4 bị cách chức, lần 5 bị sa thải.
• Phạt không chấm công: Nếu nhân viên quên chấm công nhưng có giải trình đầy đủ và có chứng minh bản thân đi làm ngày hôm đó thì chỉ bị nhắc nhở, khiển trách. Nếu quên chấm công mà không thể giải trình hoặc không chứng minh được bản thân có đi làm thì sẽ mất nguyên một ngày công.

>>> Xem thêm: Quy định về nội quy chấm công tính lương cho nhân viên

Lưu ý khi xây dựng quy định chấm công bằng vân tay

Mục tiêu của quy chế chấm công vân tay là tạo ra một văn hóa làm việc có quy củ và làm căn cứ tính lương cho nhân viên. Chính vì vậy, để bản quy định chấm công thực hiện được đúng mục tiêu, nhà quản lý cần lưu ý:

• Quy định chấm công cần làm rõ về thời gian chấm công cho từng bộ phận, nhân sự; quy định tính công khi tăng ca; làm rõ các hình thức phạt khi nhân sự đi muộn về sớm.
• Quy định chấm công vân tay và quy định tính lương cần phải nhất quán với nhau, hỗ trợ làm căn cứ cho nhau.
• Quy định về chấm công và tính lương phải thúc đẩy được tính kỷ luật của nhân viên mà vẫn tạo được sự thoải mái và khuyến khích sự tự giác.
• Quy định chấm công không được vi phạm Bộ luật Lao động Việt Nam.

Thực tế, có nhiều doanh nghiệp áp dụng quy định chấm công vân tay rất khắt khe, tạo nên cảm giác gò bó cho nhân viên. Điều này khiến tinh thần của nhân viên bị giảm sút, kéo theo hiệu suất công việc cũng giảm theo. Không những vậy, hình thức chấm công tại máy quét vân tay lại tồn tại khá nhiều nhược điểm, gây ra nhiều trở ngại cho cả nhân viên và người quản lý như:

• Khó nhận diện dấu vân tay trong trường hợp tay bị ướt, dấu vân tay mờ, mất dấu vân tay, v.vv.. dẫn đến tốc độ lấy dấu vân tay chậm, dễ làm lỡ mất giờ chấm công theo quy định.
• Dễ gây ra tình trạng tắc nghẽn vào giờ cao điểm, khi nhiều nhân viên chen lấn chấm công để không bị muộn giờ làm.
• Nếu máy chấm công được lắp đặt ở chỗ khuất tầm nhìn, có thể khiến nhân viên quên không quét vân tay.
• Một số máy chấm công vân tay đời cũ không có khả năng tự động lưu trữ dữ liệu khi mất điện bất ngờ, có thể làm mất toàn bộ dữ liệu chấm công của nhân viên.
• Máy chấm công chỉ có tác dụng ghi nhận giờ quét vân tay của nhân viên, không thể cài đặt được quy tắc chấm công. Nếu công ty cần xây dựng nhiều quy định chấm công khác nhau cho các đối tượng nhân viên, phòng ban, bộ phận khác nhau thì buộc phải tính công thủ công trên file Excel. Như vậy, mỗi lần đến kỳ thống kê công, tính lương, bộ phận nhân sự sẽ rất bận rộn, thậm chí quá tải công việc.

Với những trở ngại đó, đôi khi nhân viên sẽ cảm thấy áp lực khi lúc nào cũng phải để tâm đến việc chấm công trong khi vẫn phải đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc. Như vậy, khi xây dựng quy định chấm công bằng vân tay, doanh nghiệp cũng nên nới lỏng, không nên quá khắt khe.

HappyTime – Giải pháp quản lý chấm công vân tay hiện đại

Để giải quyết toàn bộ những nhược điểm của hình thức chấm công vân tay và quản lý công lương theo phương pháp truyền thống, doanh nghiệp nên chuyển đổi số, chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại và khoa học hơn. HappyTime tự hào là một trong những giải pháp quản lý chấm công hiệu quả nhất thị trường Việt Nam hiện nay.

HappyTime cung cấp ứng dụng di động cho phép nhân viên chấm công vân tay trực tuyến dễ dàng và chủ động. Bên cạnh đó là trình quản lý dữ liệu chấm công trực tuyến trên website cung cấp đầy đủ các tính năng, phá vỡ mọi rào cản của hình thức quản lý chấm công cũ:

• Hỗ trợ chấm công vân tay online trên ứng dụng di động, hoặc kết nối trình quản lý chấm công với máy chấm công vân tay để tổng hợp dữ liệu.
• Cài đặt quy định chấm công vân tay đa dạng cho nhiều chi nhánh, phòng ban, bộ phận, nhân sự khác nhau, không giới hạn.
• Nhắc nhở nhân viên chấm công khi tới giờ làm việc, hạn chế tình trạng quên chấm công.
• Nhân viên không phải xếp hàng chờ chấm công, vì chỉ cần điện thoại di động có kết nối mạng là có thể chấm công ngay trên app HappyTime.
• Cho phép nhà quản lý theo dõi chi tiết tình trạng làm việc của nhân viên theo thời gian thực.
• Trích xuất bảng chấm công ra file Excel theo thời gian thực.
• Tính lương tự động theo công thức được cài đặt sẵn.
• Dung lượng lưu trữ dữ liệu lớn, không lo mất dữ liệu, không phụ thuộc vào nguồn điện do mọi thứ được quản lý trên môi trường trực tuyến.

Ngoài ra, HappyTime còn sở hữu rất nhiều tính năng khác, hỗ trợ mọi hình thức chấm công hiện đại và giúp ích cho quá trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Tổng hợp các tính năng của HappyTime

Tùy vào hình thức công việc, lĩnh vực hoạt động và điều kiện của từng công ty mà nhà quản lý có thể xây dựng một bản quy định chấm công bằng vân tay được tối ưu hóa riêng biệt. Tuy nhiên, mọi quy định đều cần đảm bảo đủ các yếu tố: Thời gian chấm công, thời gian đi muộn về sớm và một số trường hợp ngoại lệ.

Hy vọng rằng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu được sơ bộ những nội dung cần có cho quy định chấm công. Để được hỗ trợ quản lý nhân sự một cách khoa học, hiệu quả và dễ dàng hơn, bạn đừng quên trải nghiệm phần mềm quản lý chấm công HappyTime nhé!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.