Top 5 lý do tại sao truyền thông nội bộ quan trọng

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối nhân viên, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Bài viết này Happytime sẽ chia sẻ 5 lý do tại sao truyền thông nội bộ quan trọng với doanh nghiệp. Bên cạnh đó cập nhật đến bạn đọc các  xu hướng ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực này năm 2024.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ (TNNB) – hay còn gọi là “Internal Communications” là hoạt động truyền tải thông tin và chia sẻ ý kiến giữa các thành viên trong tổ chức. Nó đóng vai trò như sợi dây kết nối vô hình, giúp kết nối mọi người và đảm bảo rằng tất cả đều được cập nhật thông tin mới nhất về doanh nghiệp.

5 vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ

Dưới đây là 5 vai trò quan trọng nhất mà truyền thông nội bộ mang lại.

Truyền tải được tầm nhìn, giá trị cho nhân viên

Hơn cả việc thông báo mục tiêu, sứ mệnh, TTNB là cầu nối gắn kết lãnh đạo và nhân viên. Thông qua việc truyền đạt thông tin rõ ràng, liên tục, mỗi cá nhân sẽ hiểu rõ giá trị cốt lõi và định hướng dài hạn của tổ chức, từ đó tạo động lực và cam kết cống hiến hiệu quả hơn.

Thông tin truyền đạt đa chiều và minh bạch

Truyền thông nội bộ là phương thức tương tác hai chiều tạo nền tảng cho môi trường làm việc cởi mở, minh bạch. Bên cạnh đó, thực hiện hoạt động này giúp cung cấp thông tin chính xác, tạo cơ hội thảo luận, xây dựng sự tin tưởng, giảm thiểu tin đồn và hiểu lầm Đây chính là chìa khóa để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả.

Nâng cao sự gắn kết trong tổ chức

Truyền thông nội bộ là một kênh quan trọng để thúc đẩy sự gắn kết và hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức. Thông qua các sự kiện, hoạt động gắn kết hoặc các bài đăng trực tuyến, nhân viên có cơ hội tương tác, giao lưu, chia sẻ thông tin và hiểu biết lẫn nhau. Điều này giúp tăng cường sự đoàn kết, phát huy tinh thần hỗ trợ lẫn nhau, từ đó tạo nên một môi trường làm việc năng động, hiệu quả và thân thiện hơn.

Giữ chân và thu hút nhân tài

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân và thu hút nhân tài mới cho tổ chức. Thể hiện trên khía cạnh xây dựng môi trường làm việc tích cực, lành mạnh, khích lệ tinh thần thoải mái và tạo động lực cho nhân viên làm việc hăng say. Thông qua những hoạt động chung, nhân sự có thể thu hẹp khoảng cách và xóa bỏ những hiểu lầm giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp hoặc giữa các phòng ban. Từ đó, quá trình hợp tác và làm việc sẽ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, đạt được những thành tựu nổi bật hơn.

Bên cạnh đó, TTNB tạo cơ hội để mỗi cá nhân cảm thấy mình là một phần của tổ chức, từ đó sẵn lòng chung sức xây dựng và phát huy những giá trị văn hóa tốt đẹp. Đây đồng thời cũng là yếu tố thúc đẩy tuyển dụng, thu hút nhiều nhân lực cống hiến trong một môi trường làm việc tích cực. Theo số liệu nghiên cứu của Axios, 69% nhân viên cho biết họ sẽ gắn bó lâu dài với công ty nếu được thông tin đầy đủ.

Quản lý khủng hoảng hiệu quả

Vai trò của truyền thông nội bộ trong việc hỗ trợ nhân viên vượt qua khủng hoảng và ứng dụng mô hình Kübler-Ross

Theo mô hình đường cong thay đổi của Elisabeth Kübler-Ross, con người trải qua 5 giai đoạn cảm xúc khi đối mặt với khủng hoảng: sốc, tức giận, thương lượng, trầm cảm và chấp nhận. Vai trò của truyền thông nội bộ là hỗ trợ nhân viên vượt qua hiệu quả từng giai đoạn này. 

Cụ thể, TTNB cung cấp thông tin, tạo kênh tương tác để lắng nghe và giải tỏa cảm xúc của nhân viên, chia sẻ kế hoạch doanh nghiệp, tạo diễn đàn đóng góp ý kiến, khích lệ tinh thần bằng câu chuyện thành công, khen ngợi nỗ lực, định hướng tầm nhìn tương lai và khuyến khích gắn kết cộng đồng. Với sự hỗ trợ phù hợp này, nhân viên dần vượt qua được khó khăn và chuyển tiếp sang giai đoạn mới một cách tích cực, giúp doanh nghiệp vững vàng vượt qua khủng hoảng.

Tham khảo thêm: 8 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

5T – Mô hình triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả

Mô hình 5T là một phương pháp truyền thông hiệu quả, giúp đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu chiến lược và cùng nhau đạt được những kết quả quan trọng. Dưới đây là chi tiết từng bước của mô hình 5T:

Nguồn tham khảo: Vũ Agency

Tiếp nhận

Ở bước đầu tiên, người ta cần tiếp nhận, yêu cầu và phân tích lý do cần truyền thông một chủ đề nào đó. Họ cần hiểu rõ mục đích và lợi ích của chủ đề đó đối với tổ chức và cá nhân, đồng thời xác định các kết quả cụ thể cần đạt được.

Tạo dựng

Tiếp theo là bước tạo dựng, xác định rõ ràng mục tiêu của chủ đề truyền thông, cũng như mục tiêu cụ thể cho ban lãnh đạo, các phòng ban và từng cá nhân. Đồng thời, cần định rõ đối tượng sẽ nhận thông điệp, thời gian và ngân sách dành cho hoạt động truyền thông.

Thể hiện

Bước thứ ba là thể hiện bằng cách lựa chọn phương thức và kênh truyền thông phù hợp. Trong giai đoạn này, đội ngũ lãnh đạo sẽ chia sẻ thông tin về chiến lược, kết quả kinh doanh và các mục tiêu. Các thành viên tham gia thảo luận nhóm để hỗ trợ lẫn nhau, đồng thời giao tiếp trực tiếp ngắn gọn và cụ thể về công việc. Việc trao đổi giữa các đồng nghiệp cũng được khuyến khích. Để hỗ trợ quá trình truyền thông, các công cụ như email, mạng xã hội sẽ được sử dụng. Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu quả giao tiếp, sẽ kết hợp các kênh truyền thông khác nhau bao gồm lời nói, in ấn và kỹ thuật số.

Thiết kế

Bước tiếp theo là thiết kế, xây dựng nội dung thông điệp truyền thông một cách rõ ràng và hấp dẫn bằng cách tập hợp, biên tập và thiết kế nội dung với hình ảnh, video và các phương tiện khác.

Truyền tải

Cuối cùng là bước truyền tải, truyền thông nội bộ được thực hiện một cách tương tác hai chiều, không chỉ phát đi thông tin mà còn nhận phản hồi từ các thành viên. Tài liệu và nội dung được truyền tải qua các kênh đã xác định trước đó. Phản hồi sẽ được thu thập, tổng hợp thành số liệu, báo cáo và rút ra bài học. Ý kiến phản biện cũng được chấp nhận để cải tiến cho các chủ đề truyền thông nội bộ tiếp theo.

Mô hình 5 là một quy trình tuần hoàn, có thể áp dụng cho mọi mục tiêu và chủ đề truyền thông mới. Sau khi hoàn thành một chu kỳ truyền thông, mô hình này cho phép doanh nghiệp hiệu chỉnh và lặp lại quy trình để liên tục cải tiến và đạt được hiệu quả cao hơn.

Xu hướng ứng dụng công nghệ trong truyền thông nội bộ năm 2024 

Năm 2024, công nghệ tiếp tục đóng vai trò chủ đạo trong việc định hình lĩnh vực truyền thông nội bộ. Các doanh nghiệp đang hướng đến việc áp dụng những giải pháp sáng tạo để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ, từ đó thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, cải thiện giao tiếp và xây dựng văn hóa công ty mạnh mẽ.

Trước tiên, công nghệ số sẽ ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn trong việc truyền tải thông tin và tương tác với nhân viên thông qua các nền tảng và công cụ kỹ thuật số.

Thứ hai, doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn vào việc ứng dụng công nghệ để cá nhân hóa trải nghiệm truyền thông cho từng nhân viên.

Thứ ba, tăng tính tương tác thông qua sử dụng công nghệ sẽ được khuyến khích, với nhân viên tham gia và đóng góp ý kiến nhiều hơn qua các kênh truyền thông nội bộ.

Đặc biệt, trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ được áp dụng để tự động hóa các tác vụ truyền thông nội bộ như tạo, phân phối nội dung và đo lường hiệu quả.

Happytime – Nền tảng hỗ trợ triển khai truyền thông nội bộ được nhiều doanh nghiệp Việt tin dùng

90% doanh nghiệp triển khai Happytime đều phản hồi tích cực về sự hỗ trợ của nền tảng đối với hoạt động truyên thông nội bộ. Các tính năng có thể kể đến bao gồm:

Truyền thông nội bộ hiệu quả với HappyTime

Truyền thông nhanh chóng và hiệu quả với mục tin tức, giúp cập nhật thông tin, thông báo của công ty đến nhân viên một cách nhanh chóng và kịp thời.

Tăng cường tương tác nội bộ, cho phép nhân viên phản hồi trực tiếp vào bài đăng, chia sẻ ý kiến và thảo luận về các chủ đề quan trọng.

Nâng cao hiệu quả truyền thông trong những dịp đặc biệt với tính năng popup sự kiện nổi bật để thu hút sự chú ý của nhân viên. Từ đó các sự kiện quan trọng như sinh nhật công ty, teambuilding đều nhận được sự tham gia đầy đủ của toàn bộ nhân sự.

Khen thưởng và vinh danh nhân sự nhờ hệ thống điểm HappyStar, tự động gửi lời chúc mừng sinh nhật, thâm niên đến từng nhân viên, thể hiện sự quan tâm và trân trọng của công ty. Đặc biệt cho phép đổi điểm HappyStar lấy quà tặng hấp dẫn, tạo động lực cho nhân viên.

HappyTime còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự và tối ưu chi phí vận hành

Ngoài hỗ trợ truyền thông nội bộ, Happytime còn có các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự và tối ưu chi phí vận hành. Điển hình như tính năng quản lý thông tin nhân sự tập trung ngay trên nền tảng, tính năng phân ca làm việc linh hoạt, đa dạng hình thức chấm công, tự động tổng hợp công và tính lương với công thức được thiết lập sẵn… Happytime đã và đang đồng hành cùng hơn 1000 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Để tìm hiểu thêm về các tính năng hữu ích cũng như trải nghiệm miễn phí Happytime, đăng ký tại đây hoặc liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.