Off-the-job training là gì? Lợi ích, hạn chế và các phương pháp triển khai

Off-the-job training – đào tạo ngoài công việc là một hình thức đào tạo phổ biến, giúp đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp củng cố, phát triển kiến thức, kỹ năng hiệu quả. Bạn hãy cùng HappyTime tìm hiểu Off-the-job training là gì, lợi ích, hạn chế & các phương pháp triển khai qua bài viết sau.

Off-the-job training là gì? Phân biệt Off-the-job training với On the job training

“Off-the-job training” (đào tạo ngoài công việc) là một hình thức đào tạo mà nhân viên được hướng dẫn, đào tạo để cải thiện kỹ năng, kiến thức, hành vi liên quan đến công việc tại một địa điểm bên ngoài môi trường làm việc của họ.

Thay vì học tại công ty, nhân sự có thể tham gia các khóa học, hội thảo, hoặc các hoạt động đào tạo khác, thường được tổ chức bởi các trung tâm tạo chuyên nghiệp hoặc trường học. Điều này giúp họ tập trung hoàn toàn vào quá trình học cũng như hiệu suất công việc, từ đó đạt được hiệu quả quả tối ưu nhất.

Để hiểu rõ hơn về Off-the-job training, hãy cùng HappyTime so sánh với một hình thức đào tạo khác cũng rất phổ biến trong doanh nghiệp: OTJ – On the job training (đào tạo tại chỗ).

Điểm giống nhau

Cùng hướng tới việc giúp người lao động nâng cao kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để xử lý công việc.Cùng giúp người lao động dần nâng cao, tối ưu hoá hiệu quả, hiệu suất làm việc.

Điểm khác nhau

Hạng mục so sánh	Off-the-job training	On-the-job training
Định nghĩa	Đào tạo diễn ra ngoài môi trường làm việc	Đào tạo diễn ra ngay tại nơi làm việc
Địa điểm đào tạo	Các trung tâm hoặc trường học	Tại nơi làm việc
Đối tượng phù hợp	Thường áp dụng cho nhiều ngành nghề và kỹ năng khác nhau, được thiết kế để cung cấp kiến thức và kỹ năng cơ bản cho một nhóm lớn người học.	Thường áp dụng cho công việc cụ thể trong một tổ chức hoặc ngành nghề, tập trung vào nhu cầu cụ thể của công việc và tổ chức.
Nguyên tắc đào tạo	Học bằng cách tiếp thu kiến thức từ cả lý thuyết và thực tế	Học bằng cách thực hành những công việc thực tế
Người hướng dẫn	Thường là giáo viên hoặc chuyên gia đào tạo	Thường là người quản lý, đồng nghiệp, hoặc người có kinh nghiệm trong công việc
Phương tiện đào tạo	Bảng trắng, slide, sách giáo trình	Học thông qua thực hành, quan sát, và trải nghiệm thực tế
Sự tham gia tích cực của học viên	Có thể bị hạn chế vì học viên phải dừng hoàn toàn công việc để tham gia đào tạo. Nếu học viên không nhận thấy tầm quan trọng của chương trình đào tạo thì quá trình tham gia sẽ chỉ mang tính hình thức.	Cao, vì xuất phát từ công việc thực tế
Ảnh hưởng tiến độ công việc	Gây gián đoạn công việc, dừng hoàn toàn công việc để tập trung đào tạo	Không làm gián đoạn công việc do học viên làm việc và tạo ra kết quả ngay trong quá trình học
Chi phí đào tạo	Có thể tốn kém do cần cung cấp cơ sở vật chất và nguồn nhân lực đào tạo	Chi phí thấp hơn vì diễn ra trong môi trường làm việc hiện tại

Xem thêm: OJT là gì? 6 bước triển khai OJT thành công cho doanh nghiệp

Ví dụ về Off-the-job training

Đặc điểm nổi bật của off-the-job training là được tổ chức bên ngoài môi trường làm việc thông thường của học viên. Ví dụ như:

• Các quản lý cấp cao, C-Level được cử đi học về quản trị nhân sự. Công ty sẽ tiến hành kết nối, mời chuyên gia giàu kinh nghiệm về chia sẻ với đội ngũ. Chương trình đào tạo này có thể được thiết kế thành hoạt động trong 3 ngày 2 đêm tại một khu nghỉ dưỡng.
• Đội ngũ quản lý dự án được tập trung đào tạo 1 ngày về quản lý dự án theo mô hình Agile. Buổi đào tạo được triển khai theo hình thức bài giảng chia sẻ.
• Nhân viên được cử đi tham gia hội thảo chuyên đề về lĩnh vực họ đang phụ trách. Chẳng hạn như nhân viên phụ trách truyền thông nội bộ được cử đi tham gia hội thảo về việc ứng dụng các nền tảng quản trị nhân sự vào truyền thông nội bộ.

Các nhà lãnh đạo hàng đầu cũng đánh giá cao và tham gia các khóa đào tạo off-the-job training. Chẳng hạn như:

• Warren Buffett, chủ tịch và CEO của Berkshire Hathaway đã tham gia nhiều khóa đào tạo và hội thảo về quản lý đầu tư và lãnh đạo. Ông chia sẻ thông điệp về việc liên tục học hỏi và nâng cao kiến thức là chìa khóa của sự thành công trong sự nghiệp.
• Elon Musk, CEO của Tesla và SpaceX, đã tham gia vào các khóa đào tạo về quản lý dự án và lãnh đạo. Ông nhấn mạnh việc phát triển kỹ năng quản lý và khả năng đàm phán là quan trọng để đối mặt với các thách thức.
• Indra Nooyi, cựu CEO PepsiCo là một nhà lãnh đạo kinh doanh có tầm nhìn. Indra Nooyi tin rằng những đặc điểm, kỹ năng lãnh đạo khác có thể bị lu mờ nếu một người không sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt. Để thực hiện theo “câu thần chú” này, Indra đã tham gia khóa đào tạo chính thức để trau dồi kỹ năng giao tiếp của mình. Bà cũng từng duy trì một blog tại Pepsi. Đây là nơi bà thường xuyên liên lạc với nhân viên của mình qua các bài đăng.
• Mary Barra, CEO của General Motors, thường xuyên tham gia các chương trình đào tạo về quản lý chiến lược và phát triển nguồn nhân lực. Bà là một ví dụ về việc sử dụng off-the-job training để định hình chiến lược và văn hóa tổ chức.

Lợi ích của Off-the-job training

Theo nghiên cứu của Semos Cloud, 68% nhân viên cho rằng đào tạo và phát triển là chính sách quan trọng nhất của công ty dành cho họ. Có đến 74% nhân viên không tin rằng họ đang phát huy hết tiềm năng của mình.

Semos Cloud cũng cho biết: 40% nhân viên không nhận được sự hỗ trợ, đào tạo sẽ rời công ty trong năm làm việc đầu tiên. Ngược lại, 93% nhân viên sẽ gắn bó lâu dài với công ty nếu họ nhận được sự hỗ trợ phát triển. 

Off-the-job training – một hình thức đào tạo phổ biến cũng có thể đem lại những lợi ích đa dạng cho cả tổ chức, đội ngũ lãnh đạo, quản lý và nhân viên. 

Lợi ích của Off-the-job training với tổ chức

• Giảm tỷ lệ biến động nhân sự: Khi nhân viên nhận thức được rằng tổ chức đang đầu tư vào sự phát triển của họ thông qua off-the-job training, họ có xu hướng gắn kết và trung thành với tổ chức hơn. Điều này giảm khả năng nhân sự rời bỏ công ty để tìm kiếm cơ hội phát triển ở nơi khác.
• Xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp với năng lực mạnh: Nhân viên được đào tạo ngoài công ty thường học hỏi từ giảng viên có chuyên môn cao, với bề dày cả về kinh nghiệm lẫn trải nghiệm trong ngành. Điều này sẽ giúp nhân sự nhanh chóng tăng cường năng lực tư duy, kiến thức chuyên môn và hiệu suất làm việc, hạn chế sai sót trước khi bắt đầu áp dụng vào công việc thực tế, đặc biệt là trong các lĩnh vực yêu cầu kỹ năng chuyên sâu, từ đó xây dựng những giá trị tích cực cho toàn công ty.
• Nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể của tổ chức: Off-the-job training giúp góp phần vào hành trình kiến tạo, phát triển đội ngũ nhân sự chất lượng, hiệu suất cao cho tổ chức. Do hiệu suất được tính bằng công thức: “Kết quả đạt được / Chi phí bỏ ra”, nên khi nhân viên được đào tạo sẽ đạt được kết quả công việc ngày càng lớn hơn, trên nền chi phí bỏ ra (tiền bạc, thời gian v.vv..) ngày càng tối ưu thì tương ứng hiệu suất công việc sẽ được cải thiện tích cực. 
• Xây dựng hình ảnh tích cực của doanh nghiệp: Việc đầu tư vào sự phát triển nhân sự qua off-the-job training có thể tạo ra một hình ảnh tích cực của doanh nghiệp, thu hút ứng viên tài năng và tăng giá trị thương hiệu.
• Theo sát tình hình thị trường và xu hướng ngành: Off-the-job training giúp doanh nghiệp duy trì sự cập nhật với xu hướng ngành và thị trường. Nhân viên sẽ học được những phương pháp và công nghệ mới, giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng và giữ vững lợi thế cạnh tranh.

Lợi ích của Off-the-job training với quản lý

• Nâng cao năng lực: Với cấp quản lý, đào tạo ngoài công việc sẽ giúp họ nhanh chóng nâng cao năng lực, kiến thức quản lý, chuyên môn của mình. Tham gia chương trình đào tạo cũng là cơ hội để các quản lý hệ thống hoá lại kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của mình.
• Đồng bộ ngôn ngữ, tư duy làm việc trong đội ngũ: Khi tất cả thành viên cùng được trang bị nền tảng kiến thức, kỹ năng từ chương trình đào tạo ngoài công việc, đội ngũ sẽ có thể đồng bộ ngôn ngữ, tư duy làm việc. Từ đó,  các quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc dẫn dắt, cùng đội ngũ chinh phục được những mục tiêu ngày càng thử thách hơn. 
• Thoát khỏi “chủ nghĩa kinh nghiệm”: Off-the-job training hoàn toàn có thể giúp các quản lý thoát khỏi “chủ nghĩa kinh nghiệm”, làm việc chỉ dựa trên những kinh nghiệm đã cũ, theo lối mòn, thiếu tính sáng tạo và đột phá. Có thể nói, off-the-job training là một công cụ quan trọng và cần thiết để các nhà quản lý mở rộng tầm nhìn và tạo điều kiện cho sự đổi mới.

Lợi ích của Off-the-job training với nhân viên

• Mở rộng kiến thức và kỹ năng: Nhân viên tham gia off-the-job training sẽ có cơ hội học hỏi và phát triển kiến thức, kỹ năng mới mà họ có thể không thu được trong quá trình làm việc hàng ngày. Điều này giúp nâng cao năng lực làm việc và tạo ra một nhóm nhân sự đa dạng với kỹ năng và kiến thức đa dạng.
• Phát triển khả năng giải quyết vấn đề: Off-the-job training thường tập trung vào việc giúp nhân viên phát triển khả năng tiếp cận thông tin và giải quyết vấn đề. Điều này có thể cải thiện khả năng tự giác và sức sáng tạo của nhân viên khi đối mặt với những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
• Xây dựng mạng lưới quan hệ chất lượng: Off-the-job training thường tạo cơ hội cho nhân viên gặp gỡ và tương tác với những người làm việc trong cùng lĩnh vực hoặc ngành nghề. Điều này sẽ giúp họ sở hữu một mạng lưới quan hệ chất lượng, thúc đẩy các hoạt động chia sẻ kiến thức và hợp tác về sau.
• Tăng khả năng tiếp cận và cập nhật thông tin: Việc tham gia off-the-job training định kỳ sẽ giúp nhân viên nhanh chóng cập nhật được những thông tin và xu hướng mới trong ngành, giúp họ không bị lỗi thời với sự phát triển trong chính lĩnh vực làm việc của mình.

HappyTime – Nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam hoàn toàn có thể hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai off-the-job training bằng cách: – Cập nhật các tin tức, thông báo của công ty về hoạt động off-the-job training tới nhân viên một cách nhanh chóng ngay trên bảng tin nội bộ của app HappyTime. – Cho phép nhân viên phản hồi trực tiếp vào bài đăng, thúc đẩy tinh thần học tập.Tạo popup sự kiện, nâng cao hiệu quả truyền thông vào các đợt triển khai off-the-job training. – Tặng “HappyStar” để cảm ơn nhân sự chịu trách nhiệm đào tạo, đồng thời khen thưởng những nhân viên đạt hiệu quả công việc cao sau khi được đào tạo, cho phép họ dễ dàng đổi HappyStar ra các phần quà có giá trị. – v.vv.. Xem thêm: Cách HappyTime hỗ trợ doanh nghiệp truyền thông nội bộ

Hạn chế của Off-the-job training

Off-the-job training tuy có thể đem lại nhiều lợi ích đa dạng nhưng cũng có những điểm hạn chế như:

• Chi phí cao: Off-the-job training sẽ làm phát sinh các chi phí cần chi trả như: mời chuyên gia chia sẻ, thuê không gian đào tạo chuyên biệt, chi phí di chuyển, lưu trú, thời gian gián đoạn công việc, v.vv… Chi phí này có thể là nguyên nhân khiến nhiều tổ chức do dự khi quyết định đầu tư vào loại hình đào tạo này.
• Khó áp dụng kiến thức ngay lập tức trong thực tế: Lý do là vì cần có thời gian để chuẩn bị các nguồn lực, điều kiện khác nhau để áp dụng. Chẳng hạn như các cấp quản lý học một khóa học về cách quản trị mục tiêu, tạo động lực cho nhân viên thì cũng phải tốn thời gian một vài quý để đội ngũ dần quen với cách quản lý mới và tạo được sự chuyển biến mới.  
• Khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất ngay lập tức: Đôi khi, kết quả của off-the-job training không thể đánh giá ngay lập tức khi nhân viên trở về công việc. Việc áp dụng những kiến thức mới vào công việc thực tế có thể mất thời gian, và việc đo lường hiệu suất có thể trở nên khó khăn.
• Không linh hoạt: Off-the-job training thường được tổ chức tại những địa điểm cụ thể và vào những thời điểm nhất định. Điều này có thể là trở ngại với những nhân viên có lịch trình bận rộn hoặc ở những địa điểm xa.
• Không tương thích với một số ngành nghề: Có những ngành nghề yêu cầu việc áp dụng kiến thức mới ngay lập tức, và off-the-job training có thể khó đáp ứng được điều này. Trong những trường hợp như vậy, các hình thức đào tạo on-the-job có thể hiệu quả hơn.
• Rủi ro mất nhân sự: Khi nhân viên tham gia off-the-job training và tích lũy được nhiều kỹ năng và kiến thức mới, tổ chức có thể phải đối mặt với rủi ro mất nhân sự khi nhân viên cảm thấy họ có khả năng tìm kiếm cơ hội mới với kiến thức và kỹ năng mới này.
• Gây gián đoạn công việc: Việc tham gia vào các khóa học, chương trình đào tạo hoặc sự kiện đào tạo ngoài công ty thường đòi hỏi nhân viên phải rời khỏi nơi làm việc để dành thời gian cho quá trình đào tạo. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành công việc đúng hạn.

Các phương pháp triển khai Off-the-job training

Để off-the-job training đạt được hiệu quả cao nhất, giúp nhân viên cải thiện kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và dần nâng cao, tối ưu hoá hiệu quả, hiệu suất làm việc, bạn có thể tham khảo các phương pháp triển khai off-the-job training dưới đây: 

Đào tạo qua bài giảng (Lectures)

Đào tạo qua bài giảng là hình thức đào tạo off-the-job training được tiến hành với việc đúc rút kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, những lý thuyết, ý tưởng qua bài giảng chia sẻ với học viên.

• Phương pháp triển khai: Giảng viên đào tạo sẽ chia sẻ kiến thức trong không gian lớp học, hội nghị với hình thức một bài giảng, thường dưới dạng slide Powerpoint.
• Lợi ích: Học viên dễ dàng tiếp cận những kiến thức có tính tổng kết, đúc rút, hệ thống hoá ở mức cao.

Ví dụ: Đào tạo nhân viên Sales với bài giảng kỹ năng chốt Sale theo nhóm tính cách khách hàng; đào tạo nhân viên tổ chức Event với bài giảng kinh nghiệm tổ chức sự kiện theo trải nghiệm khách hàng v.vv..

Hội thảo chuyên đề (Conferences)

Hội thảo chuyên đề là hình thức đào tạo off-the-job training được tiến hành với việc chia sẻ, học hỏi, giao lưu kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cùng chuyên gia và những nhân sự khác trong cùng ngành nghề, lĩnh vực.

• Phương pháp triển khai: Có thể tổ chức hội thảo chuyên đề theo hình thức trực tiếp (offline) tại không gian hội thảo riêng hoặc trực tuyến (online) với các kênh tổ chức như Zoom, Google Meet, v.vv..
• Lợi ích: Cơ hội tương tác, giao lưu, tiếp nhận những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm từ các chuyên gia uy tín và nhân sự cùng ngành nghề, lĩnh vực.

Ví dụ: Hội thảo chuyên đề tuyển dụng người phù hợp với tổ chức; hội thảo ứng dụng công nghệ AI vào phát triển các kênh bán hàng, v.vv..

Đào tạo thực hành (Vestibule training)

Đào tạo thực hành là hình thức đào tạo off-the-job training được tiến hành với việc chia sẻ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trong môi trường mô phỏng, có các yếu tố giống với thực tế làm việc của học viên.

• Phương pháp triển khai: Xác định và xây dựng môi trường mô phỏng, giống với thực tế làm việc của học viên. Sau đó, người đào tạo sẽ hướng dẫn học viên qua thực tế thực hành trong môi trường mô phỏng đó.
• Lợi ích: Nhân viên được làm quen với các tình huống mô phỏng thực tế nhưng vẫn đảm bảo yếu tố an toàn, tránh phát sinh tai nạn, tránh ảnh hưởng guồng công việc, dây chuyền sản xuất trong thực tế.

Ví dụ: Các phi hành gia trước khi tham gia nhiệm vụ trên tàu vũ trụ được đào tạo thực hành trong môi trường mô phỏng.

Đào tạo qua nghe – nhìn (Audio – Visual Content)

Đào tạo qua nghe – nhìn là hình thức đào tạo off-the-job training được tiến hành với việc chia sẻ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thông qua các nội dung âm thanh, hình ảnh ví dụ như podcast, video.

• Phương pháp triển khai: Giảng viên tiến hành quay hình, thu âm lại bài giảng, bài chia sẻ của mình lại để học viên có thể học qua các tài liệu nghe, nhìn này.
• Lợi ích: Đem đến sự linh hoạt, tiết kiệm thời gian, phù hợp trong nhiều tình huống đào tạo. Thậm chí, học viên có thể học ở mọi lúc, mọi nơi.

Ví dụ: Giảng viên chia sẻ cho các học viên chuỗi video các sai lầm trong quản trị. Học viên có thể xem các video này để hiểu hơn về kiến thức quản trị doanh nghiệp.

Xem thêm: Trải nghiệm số của nhân viên trong chuyển đổi số doanh nghiệp

Nghiên cứu tình huống (Case Study)

Nghiên cứu tình huống là hình thức đào tạo off-the-job training được tiến hành với việc chia sẻ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trên cơ sở nghiên cứu các tình huống trong thực tế đã diễn ra, có tính lặp lại cao, thậm chí trở thành xu thế phát triển.

• Phương pháp triển khai: Giảng viên, học viên cùng nghiên cứu các tình huống thực tế để từ đó xác định vấn đề, nguyên nhân, giải pháp, tìm ra những điểm tích cực cần phát huy, điểm hạn chế cần hạn chế, khắc phục.
• Lợi ích: Tăng cường khả năng tư duy, phân tích, giải quyết vấn đề của học viên. Mặt khác, khi đã có tư duy giải quyết các tình huống thì khi làm việc thực tế, học viên sẽ dễ dàng xử lý hiệu quả.

Ví dụ: Sau các trận đấu, huấn luyện viên có thể họp toàn đội để nghiên cứu tình huống thực tế trên sân để rút kinh nghiệm cho trận thi đấu tiếp theo.

Đào tạo nhập vai (Role-playing)

Đào tạo nhập vai là hình thức đào tạo off-the-job training được tiến hành với việc học viên sẽ nhập vai, đóng vai nhân vật trong một tình huống giả định. Thông qua giải quyết, xử lý tình huống, các học viên dưới sự hướng dẫn của giảng viên sẽ có những trải nghiệm và cùng tìm giải pháp cho những tình huống khác trong thực tế công việc.

• Phương pháp triển khai: Lớp học tiến hành xây dựng tình huống giả định, phân vai và cùng giải quyết tình huống được đặt ra. Quá trình đào tạo diễn ra ngay khi các học viên bắt đầu nhập vai, xử lý tình huống.
• Lợi ích: Học viên có thêm những trải nghiệm về tình huống có thể phát sinh trong thực tế. Mặt khác, học viên được học trong môi trường hào hứng, tương tác cao với sự tham gia chủ động của chính họ qua các vai diễn.

Ví dụ: Nhân viên bảo vệ được đào tạo kỹ năng phòng cháy chữa cháy trong tình huống giả định, nhập vai cứu hộ một người bị mắc kẹt trong khu văn phòng.

—–

Như vậy qua phân tích ở trên, bạn có thể thấy Off-the-job training là một trong những hình thức đào tạo phổ biến, có đặc điểm nổi bật là được tổ chức ở bên ngoài môi trường làm việc hàng ngày. Off-the-job training mang lại nhiều giá trị vượt trội, song cũng cần nhận thức đến những hạn chế như chi phí cao và gây gián đoạn công việc của nhân sự. Để triển khai hiệu quả, tổ chức cần cân nhắc kỹ lưỡng về việc tích hợp off-the-job training vào chiến lược đào tạo tổ chức một cách linh hoạt và hiệu quả.

Hy vọng những chia sẻ của HappyTime về định nghĩa off-the-job training là gì, lợi ích, hạn chế và các phương pháp triển khai off-the-job training sẽ là những gợi mở tốt giúp doanh nghiệp của bạn phát triển đội ngũ nhân sự.

Đặc biệt, để quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên thêm phần hiệu quả, bạn có thể tham khảo, nhận tư vấn và trải nghiệm MIỄN PHÍ phần mềm HappyTime ngay hôm nay:

• Hotline: 0967-778-018
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp

Xem thêm: Tổng hợp các tính năng của HappyTime

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.