5S là gì? Làm sao để triển khai 5S hiệu quả trong doanh nghiệp?

Để tăng hiệu suất và giảm thiểu chi phí vận hành, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đã và đang áp dụng quy tắc 5S tại nơi làm việc. Cụ thể, 5S là gì và làm sao để triển khai tiêu chuẩn 5S dễ dàng, hiệu quả trong doanh nghiệp? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Tiêu chuẩn 5S là gì?

5S là phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc của Nhật Bản, mục tiêu là tổ chức không gian làm việc thật sạch sẽ, gọn gàng, khoa học, qua đó quy trình lao động được hiệu quả và an toàn hơn. Quy tắc 5S tuân theo 5 tiêu chí với cốt lõi là:

• Sàng lọc (Tiếng Nhật là Seiri (整理) – Tiếng Anh là Sort).
• Sắp xếp (Tiếng Nhật là Seiton (整頓) – Tiếng Anh là Set in order).
• Sạch sẽ (Tiếng Nhật là Seiso (清掃) – Tiếng Anh là Shine).
• Săn sóc (Tiếng Nhật là Seiketsu (清潔) – Tiếng Anh là Standardize).
• Sẵn sàng (Tiếng Nhật là Shitsuke (躾) – Tiếng Anh là Sustain).

Bước 1: Sàng lọc – Seiri – Sort

Sàng lọc trong 5S là loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi môi trường làm việc và di chuyển những thứ cần thiết đến đúng vị trí. Bước này giúp giảm thiểu chi tiêu trong doanh nghiệp, đầu tư vào đúng chỗ, đúng lúc và giảm việc tiêu tốn thời gian, công sức của nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Sàng lọc trong 5S là gì? Cách tiến hành phân loại ở nơi làm việc

Bước 2: Sắp xếp – Seiton – Set in order

Sắp xếp trong 5S là việc phân loại những thứ cần thiết và sắp đặt chúng vào những khu vực cụ thể để nhân viên dễ tìm kiếm, dễ sử dụng, dễ trả lại chỗ cũ. Với tiêu chí này, quy trình làm việc trong doanh nghiệp được rút ngắn, nhân viên làm việc thuận lợi hơn.

Tìm hiểu thêm: Sắp Xếp Trong 5S Là Gì, Sắp Xếp Sao Cho Hiệu Quả?

Bước 3: Sạch sẽ – Seiso – Shine

Đây là tiêu chí vệ sinh 5S vô cùng quan trọng. Sạch sẽ trong 5S là hoạt động giữ gìn vệ sinh của môi trường làm việc, của các công cụ và máy móc hỗ trợ công việc. Đồng thời cũng cần chú ý đến các dấu hiệu của hỏng hóc để kịp thời bảo trì, sửa chữa hoặc thay mới.

Tìm hiểu thêm:

• Sạch sẽ trong 5S là gì? Cách thực hiện S3 trong doanh nghiệp
• Checklist Kiểm Tra 5S Về “Sạch sẽ” – Bí Quyết Duy Trì Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng

Bước 4: Săn sóc – Seiketsu – Standardize

Săn sóc trong 5S chỉ việc duy trì và đảm bảo sự nhất quán, chuẩn hóa khi thực hiện 3 bước đầu tiên của 5S. Không có bước săn sóc, 5S trong công ty có thể sụp đổ bất cứ lúc nào, và doanh nghiệp sẽ lại quay trở về đúng tình trạng ban đầu.

Tìm hiểu thêm: Săn sóc trong 5S là gì? Làm sao để săn sóc doanh nghiệp hiệu quả?

Bước 5: Sẵn sàng – Shitsuke – Sustain

Sẵn sàng trong 5S chỉ tinh thần luôn luôn sẵn sàng, tự giác thực hiện 5S của nhân viên, áp dụng nhất quán các tiêu chuẩn 5S để duy trì và cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Để làm được điều này, người lãnh đạo cần tích cực tạo động lực và thúc đẩy tinh thần nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Sẵn sàng trong 5S là gì? Cách thúc đẩy tinh thần cho nhân viên

Dựa vào các tiêu chí trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ mô hình 5S là gì. 5S chính là phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp để công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Kaizen cũng là một phương pháp trong phong trào sản xuất tinh gọn, có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ liên tục tìm ra những thay đổi nhỏ để cải tiến quy trình làm việc theo thời gian.

Tương tự như Kaizen, quy tắc 5S cũng có mục tiêu là cải tiến quy trình làm việc. Tuy nhiên, 5S lại là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện Kaizen. Bởi vì cách thức áp dụng 5S là tập trung vào tính tổ chức và hiệu quả của quy trình làm việc. Mà một khi công việc được tổ chức một cách có hệ thống, thì doanh nghiệp mới dễ dàng tìm ra được cơ hội cải tiến.

Tìm hiểu thêm về: Sự khác biệt về 5S và Kaizen

Nguồn gốc của phương pháp 5S đến từ Nhật Bản

5S bắt nguồn từ Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), một phương pháp được Tập đoàn Ô tô Toyota áp dụng vào đầu và giữa thế kỷ 20. Biểu tượng 5S đã được xây dựng nên nhờ phong trào tinh gọn sản xuất ở Nhật Bản, nhằm mục đích tăng giá trị cho sản phẩm và dịch vụ.

5S thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ các chất thải trong quy trình sản xuất. Đây được coi là một phần nền tảng của Toyota bởi vì nơi làm việc không sạch sẽ, không có tổ chức thì rất khó đạt được kết quả tốt một cách nhất quán.

Một không gian bừa bộn, lộn xộn có thể dẫn đến sai sót, sản lượng chậm lại, thậm chí là tai nạn lao động. Tất cả những điều đó có thể làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp và tác động tiêu cực đến công ty.

Sau này, hình ảnh 5S trở nên quen thuộc hơn với hầu hết các doanh nghiệp trên toàn thế giới. 5S Nhật Bản không chỉ áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, mà được triển khai ở mọi loại hình doanh nghiệp.

Mục tiêu 5S là gì?

Mục đích của 5S là cải tiến môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất lao động trong doanh nghiệp.

Để đạt được điều này, 5S chú trọng vào xây dựng ý thức của nhân viên, xây dựng tinh thần đồng đội, phát triển vai trò của lãnh đạo trong các hoạt động thực tế, xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ và tiết kiệm công sức, tiền bạc, thời gian.

Như vậy, bất kể lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp bạn là gì, thì đều có thể hưởng lợi từ nguyên tắc quản lý 5S. 

Lợi ích của hệ thống 5S là gì?

Lợi ích mà mô hình 5S mang lại cho doanh nghiệp là cải thiện không gian làm việc khoa học, sạch sẽ và an toàn hơn, gia tăng hiệu quả công việc và tăng mức độ hài lòng của nhân viên.

Chỉ khi có được một môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu, thì nhân viên mới có tinh thần để dốc hết sức mình làm việc được.

Các lợi ích của 5S dễ dàng nhận thấy như sau:

• Gia tăng trải nghiệm làm việc cho nhân viên, giảm sự căng thẳng nơi làm việc.
• Cải thiện năng suất lao động.
• Ngăn ngừa các sự cố thiết bị.
• Tiết kiệm, giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp.
• Hạn chế sai sót, phòng ngừa tai nạn nơi làm việc.

Các bước triển khai nguyên tắc 5S là gì?

Phương pháp 5S cần được triển khai ở bất cứ nơi đâu có hoạt động kinh doanh như doanh nghiệp, nhà xưởng, bệnh viện,… Điều này nhằm hình thành cung cách làm việc nề nếp, môi trường sạch sẽ, tiện lợi, tránh lãng phí việc vận hành doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện 5S cũng khá đa dạng, tùy thuộc vào từng lĩnh vực và đặc thù doanh nghiệp. Thông thường, để thực hiện 5S, doanh nghiệp có thể thực hiện 7 bước cơ bản là:

• Bước 1 – Chuẩn bị: Gồm việc lên kế hoạch chi tiết, điều phối nhân sự, truyền đạt thông tin đến các phòng ban, lên kế hoạch đào tạo và đánh giá quy trình.
• Bước 2 – Phát động chương trình: Tuyên truyền chính sách thực hiện 5S đến các nhân viên thông qua hình ảnh, biểu ngữ, tin nhắn, email,…
• Bước 3 – Sàng lọc những thứ cần thiết: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần đánh giá và đưa ra các tiêu chí cụ thể để xác định những vật dụng nào cần thiết, nên giữ lại và những vật dụng này không quan trọng, nên loại bỏ.
• Bước 4 – Sắp xếp mọi thứ: Sắp xếp các vật dụng, tài liệu, đồ vật, công cụ làm việc tại đúng vị trí của chúng, sao cho dễ tìm kiếm, dễ sử dụng.
• Bước 5 – Vệ sinh công ty: Tiến hành làm sạch các khu vực được phân công. Đảm bảo không còn tồn đọng bất cứ hỏng hóc, sự cố, dấu hiệu nguy cơ rủi ro.
• Bước 6 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ: 5S cần sự đồng bộ và thống nhất. Vì thế cần thực hiện 5S trong một khoảng thời gian nhất định thì mới thấy được hiệu quả.
• Bước 7 – Đánh giá nội bộ 5S: Những nhân sự chịu trách nhiệm đánh giá hiệu quả 5S của bộ phận mình sẽ ghi nhận lại tình trạng thực hiện của toàn bộ quá trình. Từ đó nhìn ra điểm ưu và điểm nhược của quá trình đó, đưa ra được giải pháp khắc phục doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

Cách triển khai 5S trong doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng và triển khai chương trình 5S. Có 3 bước để các nhà quản trị thúc đẩy nhân viên của mình thực hiện 5S tại nơi làm việc:

Phổ biến triết lý tinh gọn của nguyên tắc 5S cho nhân viên

Trước khi triển khai các tiêu chí 5S, nhà quản trị cần phổ biến lý thuyết cho nhân viên của mình một cách tinh gọn.

Cần phải cho nhân viên thấy được khái niệm – nguyên tắc – lợi ích của hệ thống 5S là gì, trách nhiệm của nhân viên 5S là gì và vai trò của quản lý 5S là gì.

Sau đó, doanh nghiệp sẽ chọn lựa các công cụ tinh gọn nhằm đánh giá hiệu quả 5S và theo dõi chỉ số KPI để biết mức độ thành công của 5S.

Giới thiệu chương trình 5S và đào tạo nhân viên

Sau khi làm rõ cho nhân viên hiểu về mô hình 5S, doanh nghiệp sẽ tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên tập dượt trước với việc ứng dụng 5S vào công việc:

• Hướng dẫn nhân viên cách tốt nhất để tổ chức, sắp xếp khu vực làm việc của họ.
• Hướng dẫn nhân viên sử dụng các công cụ theo tiêu chuẩn 5S để tiếp cận đến các tư liệu, tệp tin, dụng cụ, máy móc,… một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Hướng dẫn nhân viên cách giữ vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc và chỉ cho họ thấy khu vực họ cần đảm nhiệm.
• Làm việc với người quản lý của từng phòng ban để áp dụng các phương pháp được tiêu chuẩn hóa cho từng hệ thống nhân sự.

Sau khi đã được đào tạo chỉn chu rồi, nhân viên sẽ trực tiếp áp dụng 5S tại nơi làm việc.

Tiến hành đánh giá hoạt động 5S với các KPI để cải tiến liên tục

Cuối cùng, nhà quản trị cần đánh giá hiệu quả triển khai 5S trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này là vô cùng quan trọng để giữ cho nhân viên có động lực, liên tục cải tiến bản thân và môi trường làm việc cùng 5S.

Để tiến hành đánh giá, doanh nghiệp có thể sử dụng một bảng tính Excel chia ra 5 chỉ tiêu trong 5S. Đối với mỗi chỉ tiêu, tạo ra các KPI và chỉ số để đo lường mức độ hài lòng, gắn kết của nhân viên. Cho điểm mỗi KPI từ 1-5 và tính điểm trung bình của từng chỉ tiêu.

Từ kết quả rút ra, nhà quản trị có thể kết luận rằng nhân viên cần phải cải thiện nhiều hơn. Hay là họ đang triển khai 5S rất tốt và nhiệm vụ của người lãnh đạo là phải lan tỏa tinh thần, động lực để nhân viên duy trì hiệu quả thực hiện 5S.

Để giúp quá trình triển khai 5S diễn ra một cách hiệu quả và khoa học nhất, các doanh nghiệp nên xây dựng trước một bản kế hoạch chi tiết. Doanh nghiệp bạn có thể tham khảo bài viết sau để biết cách xây dựng kế hoạch thực hiện 5S: Tổng hợp các mẫu kế hoạch thực hiện 5s.

Các công cụ hỗ trợ triển khai 5S hiệu quả

Sau khi đã tìm hiểu kỹ về 5S, chắc hẳn các doanh nghiệp đều rất tò mò vào các loại công cụ cần có để hỗ trợ quá trình triển khai 5S được hiệu quả nhất. Vậy, công cụ 5S là gì? Cần có những công cụ hỗ trợ nào khi thực hiện 5S?

Các doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ như thẻ tag, nhãn dán, băng dính màu, băng đánh dấu sàn, biển hiệu,… để hỗ trợ quá trình thực hiện 5S của mình. Đây là các công cụ trực quan hóa, thể hiện rõ thông điệp đến nhân viên, giúp họ thực hiện 5S một cách dễ dàng hơn.

Ví dụ:

• Sử dụng băng đánh dấu sàn để biểu thị những vị trí cần đặt thiết bị hoặc cần tránh ra, không đụng phải.
• Sử dụng nhãn dán trên các ngăn kéo chứa đồ để biểu thị đồ vật được cất trong đó.
• Sử dụng các biển hiệu để thông báo cho nhân viên biết ở khu vực này thì cần giữ sạch sẽ như thế nào.

Nhờ các công cụ này, hình ảnh 5S văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn, tạo được ấn tượng tốt cho cả khách hàng và nhân viên làm việc tại công ty. Rõ ràng, ai cũng muốn được làm việc trong một môi trường chỉn chu, khoa học. Và 5S hoàn toàn có thể trở thành văn hóa làm việc đáng ngưỡng mộ của các doanh nghiệp.

Bí quyết thực hành 5S hiệu quả trong doanh nghiệp

HappyTime có một số lời khuyên dành cho doanh nghiệp để có thể tổ chức 5S thành công tại nơi làm việc:

• Tích cực lan tỏa tinh thần 5S đến với nhân viên: Áp dụng 5S là khi doanh nghiệp đang yêu cầu nhân viên của mình vượt ra ngoài phạm vi công việc điển hình của họ. Vì thế, cần lan tỏa đến nhân viên tinh thần tích cực của 5S, tạo ra cảm xúc và trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên thì mới thúc đẩy họ hành động được.
• Thông báo cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp về kế hoạch 5S: Nhiều doanh nghiệp chỉ áp dụng 5S vào bộ phận sản xuất của mình mà không biết thực tế 5S tạo ra được giá trị tích cực dù được đặt vào bất cứ lĩnh vực nào. Khi chia sẻ lợi ích của 5S đến tất cả các phòng ban của doanh nghiệp thì người quản lý sẽ nhận được sự ủng hộ của toàn bộ nhân viên. Tinh thần là thứ được lan tỏa rất nhanh chóng và dễ dàng. Vì thế, để tăng khả năng thành công của 5S thì nhà quản trị nên mở rộng triết lý này đến tất cả mọi người.
• Người lãnh đạo luôn cần đồng hành cùng nhân viên: Nhân viên nhìn vào người lãnh đạo của mình để làm việc và cống hiến. Lãnh đạo có tâm và có tầm chính là tấm gương cho nhân viên noi theo. Vì thế, để áp dụng 5S một cách hiệu quả nhất, người lãnh đạo cần trực tiếp “ra mặt”.
• Cải tiến mô hình 5S với các tiêu chuẩn cao hơn: 5S là không ngừng cải thiện môi trường làm việc để đạt được quy trình tinh gọn và hiệu quả tốt nhất có thể. Trong khi cốt lõi của 5S là con người, nên nếu nâng cao được tiêu chuẩn 5S chứng tỏ nhân sự của công ty đang tạo ra hiệu suất cao hơn, tiết kiệm nhiều chi phí cho doanh nghiệp hơn.

Vai trò của nhân sự trong quy tắc 5S là gì?

Về bản chất, 5S đề cao tính tập thể, yêu cầu mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều phải tham gia vào quá trình này. Chính những nhân sự trong doanh nghiệp sẽ quyết định hiệu quả hệ thống 5S là gì.

Khi thực hiện mô hình 5S, đội ngũ tạo ra giá trị chính là các nhân viên trực tiếp triển khai công việc. Còn đội ngũ chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá hiệu quả 5S chính là nhà lãnh đạo. Phương pháp 5S phát huy tốt nhất khi tất mọi người, kể cả nhân viên và người quản lý đều hiểu rõ và tuân thủ đúng những quy định của 5S.

Bài viết trên đây đã giải đáp cho các doanh nghiệp hiểu rõ 5S là gì và cách triển khai 5S hiệu quả nhất. Để được hỗ trợ thực hiện 5S hiệu quả nhất, các doanh nghiệp có thể tận dụng ứng dụng quản lý nhân sự online HappyTime.

Đây là ứng dụng chấm công thông minh, sở hữu nhiều tiện ích hữu dụng như:

• Quản lý giờ làm việc, chấm công tính lương chính xác;
• Thiết lập và quản lý lịch làm việc cho nhân viên;
• Gửi và duyệt đơn từ nhanh chóng, thuận lợi;
• Gia tăng tương tác giữa nhân viên và lãnh đạo với nhau giúp truyền thông nội bộ hiệu quả;
• …

Nhờ vậy, HappyTime sẽ giúp doanh nghiệp bạn triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả 5S một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.

Để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý nhân sự HappyTime, bạn có thể tham khảo bài viết: Top 5 Lý Do Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HappyTime.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.