Sắp Xếp Trong 5S Là Gì, Sắp Xếp Sao Cho Hiệu Quả?

Sắp xếp là bước thứ hai trong mô hình quản lý doanh nghiệp 5S, mang đến một môi trường làm việc có nguyên tắc, ngăn nắp và hiệu quả. Cụ thể sắp xếp trong 5S là gì? Bạn hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu cách sắp xếp môi trường làm việc chuẩn 5S nhé!

Sắp xếp trong 5S là gì?

Sắp xếp (Seiton – 整頓) là bước thứ hai trong 5S – phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc của Nhật Bản, nói đến việc sắp xếp, bố trí môi trường làm việc một cách ngăn nắp, quy tắc, đảm bảo an toàn và thuận tiện khi làm việc.

Theo quy trình 5S, sau khi thực hiện việc sàng lọc, phân loại các vật dụng cần thiết ở nơi làm việc, doanh nghiệp sẽ tiến hành sắp xếp chúng vào đúng chỗ, dựa trên tần suất sử dụng, công năng và số lượng của chúng.

Nguyên tắc là của Sắp xếp trong 5S là: Vật dụng sử dụng thường xuyên thì sắp xếp gần vị trí làm việc hoặc trong tầm với, vật ít sử dụng sẽ lưu trữ tại không gian riêng và không ảnh hưởng đến không gian làm việc. 

Mục tiêu của Sắp xếp trong 5S là gì?

Mục tiêu của Sắp xếp trong 5S là giúp cho mọi việc trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn, đảm bảo mọi vật dụng đều dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại vị trí ban đầu:

• Vật dụng phải được lưu trữ tại nơi mà chúng được sử dụng (Ví dụ: Giấy A4 mới luôn đặt trong máy in chứ không phải kê dưới chân bàn hay tủ đựng đồ cá nhân).
• Vật dụng nào càng được sử dụng thường xuyên thì càng cần bảo quản cẩn thận ở đúng vị trí để tránh hỏng hóc, bào mòn (Ví dụ: Mũi khoan cần cất gọn trong hộp gỗ đặt trên giá cao để tránh thất lạc và hoen gỉ).
• Vật dụng nào hiếm khi dùng thì cất ở nơi xa hơn để giảm sự lộn xộn (Ví dụ: Cây thông Noel trang trí mỗi năm chỉ dùng một lần thì cần đóng thùng và cất sâu trong kho để không cản trở, che lấp các vật dụng quan trọng khác).
• Người lao động không cần thao tác quá nhiều, không cần nâng vật nặng hay di chuyển các vật dụng cản trở để tìm kiếm đồ mình cần dùng (Ví dụ: Chổi quét văn phòng đặt sau cánh cửa phòng vệ sinh, mở ra có thể lấy ngay chứ không cất chổi vào giữa các khe tủ chật hẹp).

Lợi ích của Sắp xếp trong 5S là gì?

Sắp xếp trong 5S mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động:

• Tăng năng suất lao động bằng cách giảm thời gian tìm kiếm và sử dụng vật dụng.
• Tiết kiệm chi phí vì không phải mua các vật dụng thay thế cho đồ bị thất lạc.
• Giảm thiểu tai nạn lao động khi các vật dụng đều được cất giữ ở nơi thuận tiện, khoa học và an toàn.
• Giúp việc dọn dẹp, vệ sinh môi trường làm việc và vật dụng tại nơi làm việc dễ dàng hơn.
• Giúp quản lý và lưu trữ các vật dụng hỗ trợ công việc chính xác hơn.
• Tăng cường trải nghiệm hạnh phúc khi đi làm cho nhân viên nhờ không gian làm việc ngăn nắp, dễ chịu.
• Tạo ra sự chuẩn hóa trong văn hóa tổ chức, duy trì tính kỷ luật trong doanh nghiệp.

Cách thực thi Sắp xếp trong 5S hiệu quả

Tưởng chừng việc Sắp xếp trong 5S sẽ dễ dàng, nhưng thực tế, muốn việc bài trí diễn ra khoa học và nhanh chóng nhất, bạn cũng cần xây dựng một quy trình sắp xếp có nguyên tắc. Có 3 bước để doanh nghiệp bạn thực thi Sắp xếp – Seiton trong 5S:

Lên phương án sắp xếp, bố trí vật dụng nơi làm việc

Việc đầu tiên doanh nghiệp bạn cần làm là đưa ra giải pháp sắp xếp vật dụng. Trong phương án này, cần đưa ra được 3 yếu tố: Các vật dụng cần sắp xếp, Vị trí lưu trữ vật dụng và Cách thức lưu trữ vật dụng.

Việc xây dựng kế hoạch không nên được thực hiện bởi riêng nhà quản trị. Doanh nghiệp bạn nên thu thập phản hồi từ nhân viên, tổ chức các buổi họp, phổ biến rõ về 5S và để cho mọi nhân viên được góp ý, đánh giá và chọn lựa cách thức thực hiện Sắp xếp trong 5S.

Lên danh mục các vật dụng cần sắp xếp

Thống kê các loại vật dụng cần được sắp xếp tại  môi trường làm là bước đầu tiên trong quy trình Sắp xếp của 5S. Doanh nghiệp bạn có thể làm một bảng Excel và liệt kê các vật dụng trong đó, kèm theo một số thông tin như tên vật dụng, số lượng, kích thước, tính chất, v.vv..

Xác định vị trí phù hợp để sắp xếp vật dụng nơi làm việc

Để xác định vị trí sắp xếp các vật dụng, doanh nghiệp bạn cần phân tích dựa trên tần suất sử dụng và cách thức tiếp cận vật dụng:

• Tần suất sử dụng vật dụng: Những vật dụng được dùng thường xuyên nhất cần được đặt trong không gian làm việc, gần với người lao động nhất. Giả sử, với một nha sĩ, các dụng cụ như kìm, khoan, máy cạo vôi, v.vv.. sẽ được đặt trên một khay di động ngay bên cạnh giường nơi bệnh nhân nằm để dễ lấy và dùng nhất, không phải đặt trên bàn làm việc cố định cách đó vài bước chân hay là gắn cố định trên tường.
• Cách thức tiếp cận vật dụng: Vật dụng cần đặt ở vị trí mà nhân viên lấy được dễ nhất, không phải cúi gập người, với quá xa hay xoay hẳn người lại mới lấy được. Ví dụ vẫn trường hợp nha sĩ đó, các dụng cụ cơ bản sẽ được đặt trong khay di động ngay phía bên tay phải, cách chỉ 20-30 centimet để dễ lấy nhất mà không cản trở thao tác thăm khám.

Lời khuyên dành cho doanh nghiệp bạn là vẽ ra một sơ đồ có tên Spaghetti (Sơ đồ Mỳ Ý) để thể hiện quãng đường di chuyển của nhân viên trong suốt quá trình làm việc, tìm kiếm, lấy và sử dụng các vật dụng tại nơi làm việc. Nếu sơ đồ trông quá rối mắt với các đường chồng chéo nhau chứng tỏ vật dụng đang được sắp xếp ở vị trí chưa tối ưu. Lúc này, bạn thay đổi vị trí sắp xếp vật dụng cho đến khi quãng đường di chuyển của nhân viên được tối giản hết mức là thành công.

Xác định cách thức lưu trữ vật dụng

Sau khi đã tìm được vị trí sắp xếp vật dụng, tiếp theo, doanh nghiệp bạn có thể xây dựng một quy ước chung về cách thức lưu trữ và bảo quản vật dụng. Có một số công cụ rất hữu ích cho việc thực thi 5S nói chung và Sắp xếp – Seiton trong 5S nói riêng, điển hình là:

• Sơn màu ký hiệu: Tận dụng các băng dính màu hoặc sơn màu biểu thị thông tin theo quy định, dán trên các lối đi, hành lang hoặc tường để người lao động dễ dàng nắm bắt thông tin và tuân thủ theo cách sắp xếp đó.

• Ký hiệu Signboard: Sử dụng các ký hiệu nhỏ để đánh dấu vật dụng, vị trí, số lượng, trạng thái lưu trữ ở nơi sắp xếp vật dụng.

• Danh mục lưu trữ: Tạo một danh mục riêng liệt kê các vật dụng, vị trí lưu trữ và ghi chú tình trạng, yêu cầu cách thức bảo quản trên đó để nhân viên dễ dàng tìm kiếm.

Tiến hành Sắp xếp nơi làm việc theo 5S

Sau khi đã lên kế hoạch và đặt ra hết các quy định để thực hiện Seiton, doanh nghiệp bạn có thể phân công công việc cho từng nhóm nhân sự và từng cá nhân để mọi người bắt tay vào Sắp xếp nơi làm việc ngay.

Việc sắp xếp lại nơi làm việc theo 5S cần đảm bảo được 3 yếu tố:

• An toàn: Sau khi sắp xếp xong, không gian làm việc phải dễ đi lại, dễ di chuyển và dễ thao tác.
• Thuận tiện: Các vật dụng sau khi được sắp xếp xong cần dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại.
• Mỹ quan: Không gian làm việc và các vật dụng phải được lưu trữ một cách gọn gàng, ngăn nắp và đẹp mắt.

Lưu ý, đây là một công việc cần thời gian để làm quen và phải liên tục theo dõi, đánh giá để tìm ra điểm chưa tốt, cần được tối ưu. Vì thế, trong quá trình thực hiện Sắp xếp theo 5S, doanh nghiệp bạn hãy tổ chức các buổi đánh giá định kỳ:

• Để các nhóm đánh giá hiệu quả Sắp xếp – Seiton chéo nhau.
• Để các cá nhân trong nhóm đánh giá hiệu quả Sắp xếp – Seiton của nhau.
• Nhà quản trị đánh giá hiệu quả thực hiện Seiton của nhân viên.
• Nhân viên đánh giá hiệu quả thực hiện Seiton của nhà lãnh đạo.

Qua đó, mọi người lại xác định nguyên nhân của sự lộn xộn tại nơi làm việc, tiếp tục xây dựng lại phương án Sắp xếp mới và thực thi cho đến khi đạt được hiệu quả tốt nhất.

Đảm bảo nhân viên tuân theo quy tắc Sắp xếp trong 5S

Trao quyền cho nhân viên là cách nhà quản trị thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên và nhận lại được sự tôn trọng từ họ. Để nhân viên tự giác tuân theo các quy tắc Sắp xếp trong 5S, nhà quản trị cần cho phép nhân viên tham gia vào việc lên kế hoạch, đánh giá hiệu quả làm việc của nhau và đề xuất phương án tối ưu Sắp xếp 5S. Đây cũng là bước cuối cùng trong phương pháp áp dụng Sắp xếp – Seiton trong 5S.

Không chỉ riêng Seiton, tất cả các bước trong quy trình 5S đều chiếm một vai trò quan trọng nhất định, hướng đến mục tiêu chung là giúp doanh nghiệp giảm thiểu sự lãng phí, giảm chi tiêu, tăng năng suất lao động và tăng trải nghiệm nhân viên.

Để tối ưu môi trường làm việc và thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên, doanh nghiệp bạn có thể trải nghiệm nền tảng quản lý nhân sự HappyTime. Với tiện ích tự động quản lý lịch làm việc thông minh, HappyTime sẽ giúp doanh nghiệp bạn thiết lập lịch thực thi bước Sắp xếp 5S theo ca đối với từng nhân viên. Đây là cách để nhà quản trị thuận tiện quản lý nhân viên của mình, đồng thời, nhân viên có cơ hội san sẻ công việc, trách nhiệm với nhau, từ đó thực hiện 5S được hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, HappyTime cũng cung cấp tiện ích truyền thông nội bộ, vinh danh khen thưởng đến từng cá nhân và đội nhóm. Doanh nghiệp bạn có thể tận dụng tiện ích này để thúc đẩy tinh thần nhân viên trong suốt quá trình thực thi 5S.

Hiểu được những lợi ích và cách thực hiện Sắp xếp trong 5S là gì, chắc hẳn doanh nghiệp bạn cũng không muốn chần chừ thêm. Hãy để HappyTime đồng hành với doanh nghiệp bạn trong chiến dịch “đại trùng tu” môi trường làm việc này nhé! Tham khảo thêm thông tin về HappyTime tại bài viết sau: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.