Sạch sẽ là bước thứ 3 trong mô hình quản lý doanh nghiệp 5S. Những doanh nghiệp áp dụng tốt 5S với đầy đủ các bước đều nhận được những giá trị thiết thực về văn hóa và doanh thu. Vậy, sạch sẽ trong 5S là gì? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
Mục lục
Sạch sẽ trong 5S là gì?
Sạch sẽ (Seiso – 清掃) là bước số 3 trong phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc 5S của Nhật Bản. “Sạch sẽ” hiểu đơn giản nghĩa là “giúp mọi thứ được sạch sẽ bóng loáng” – ám chỉ hoạt động giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, giữ cho không gian, thiết bị, môi trường xung quanh được sáng sủa, sạch sẽ và an toàn.
Trong tất cả 5 bước “Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng”, Sạch sẽ là khâu vô cùng quan trọng, là chìa khóa giúp giải quyết hai bước đầu tiên. Bởi vì dù mọi thứ đã được sàng lọc và sắp xếp đúng vị trí, dễ tìm, dễ lấy, dễ dùng, nhưng nếu chúng đang trong tình trạng dơ bẩn, hỏng hóc thì cũng không làm được việc gì cả.
Mục tiêu của Seiso – “Sạch sẽ” trong 5S
Seiso được đưa vào quy trình triển khai 5S với 2 mục tiêu chính là:
Thiết lập tiêu chuẩn mới cho khái niệm “sạch sẽ” nơi làm việc
Đối với mỗi cá nhân, khái niệm sạch sẽ là khác nhau tùy thuộc vào kiến thức và mức độ kinh nghiệm đã tích lũy trong suốt cuộc đời. Vì thế, mỗi doanh nghiệp đều cần có một tiêu chuẩn mới cho khái niệm sạch sẽ để có thể cùng nhau xem xét, đánh giá tình huống nhất quán.
Nếu có thể đối sánh những gì mọi người nghĩ – với một tiêu chuẩn chung để xác định môi trường làm việc là sạch sẽ hay bẩn thỉu, gọn gàng hay lộn xộn, v.vv.. thì điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc tối ưu.
Duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ đó
Sự sạch sẽ không phải là điều mà mọi người có thể giải quyết chỉ trong một lần. Trong suốt quá trình làm việc, sẽ luôn có những yếu tố thiếu sạch sẽ, thiếu ngăn nắp phát sinh. Và nhiệm vụ của doanh nghiệp là liên tục loại bỏ chúng theo thời gian.
Dần dần, mọi người trong tổ chức sẽ nỗ lực để đạt được các cấp độ sạch sẽ khác nhau tại nơi làm việc. Cuối cùng là đạt được cấp độ sạch sẽ theo đúng tiêu chuẩn đã đặt ra từ đầu. Vậy là từ đầu đến cuối, doanh nghiệp đã liên tục duy trì sự sạch sẽ.
Tại sao S3 – “Sạch sẽ” lại quan trọng trong quản trị doanh nghiệp?
Tất cả mọi người đều dễ dàng nhận thức được tầm quan trọng của sạch sẽ trong 5S là gì. Chưa nói trong doanh nghiệp, công việc, chỉ cần nhìn nhận trong đời sống thường ngày, nếu chúng ta biết giữ cho bản thân và môi trường xung quanh được sạch sẽ, chắc hẳn toàn bộ cơ thể và tâm trí đều được thoải mái, khỏe khoắn và tràn đầy năng lượng.
Trong doanh nghiệp cũng vậy. Dù chỉ đơn giản là quét dọn, lau chùi không gian làm việc, các công cụ và vật dụng nơi làm việc, thì cũng là cách để mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức:
- Giữ cho môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng mát, dễ chịu.
- Tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái, giảm căng thẳng cho nhân viên.
- Đảm bảo mỹ quan, vẻ chuyên nghiệp cho không gian làm việc, tạo được ấn tượng tốt với các khách hàng ghé thăm.
- Thông qua lau dọn, giữ vệ sinh, các hỏng hóc ở dụng cụ, máy móc, thiết bị cũng sẽ được kịp thời phát hiện, từ đó có thể được bảo trì và thay mới đúng hạn, không ảnh hưởng đến năng suất lao động, không để lại rủi ro mất an toàn lao động.
Cách ứng dụng 5S “Sạch sẽ” vào môi trường doanh nghiệp
Vậy, cách để nhà quản trị áp dụng “Sạch sẽ” trong 5S là gì? Có 3 đầu việc cơ bản để doanh nghiệp hưởng lợi từ mô hình quản trị 5S, đặc biệt là với khâu làm sạch như sau:
Vệ sinh hàng ngày
Rõ ràng, ai cũng hiểu muốn làm cho công ty trông sạch sẽ, gọn gàng và dễ chịu thì phải có người thực hiện công tác vệ sinh hàng ngày. Hiện nay các công ty đều thuê nhân viên tạp vụ để giữ gìn vệ sinh chung. Tuy nhiên, điều đó là chưa đủ nếu như từng cá nhân trong doanh nghiệp không tự mình ý thức và thúc đẩy sự tự giác.
Để tuyên truyền và tạo được một thói quen tốt cho nhân viên thay vì chỉ nhắc nhở suông thì nhà quản trị nên thiết lập một bộ các quy tắc vệ sinh hàng ngày tại doanh nghiệp. Mẫu quy trình nên được xây dựng như sau:
- Bước 1 – Xác định đối tượng cần được vệ sinh: Phân ra các hạng mục cơ bản như hàng hóa (vật liệu, thành phẩm,…) thiết bị (máy móc, công cụ, bàn ghế,…), không gian (phòng, sàn, tường, hành lang, sảnh,…).
- Bước 2 – Phân chia nhiệm vụ cho nhân viên: Nhân viên cần tự giữ vệ sinh tại vị trí làm việc của mình, đồng thời tiếp nhận các khu vực riêng theo lịch trình có sẵn. Nhà quản trị cần lên lịch trình cho nhân viên, ghi rõ ai phụ trách khu vực nào, ngày nào, thời gian nào.
- Bước 3 – Xác định phương pháp: Với mỗi khu vực/đầu việc thì cần dụng cụ hỗ trợ là gì. Cần tiến hành vệ sinh sạch sẽ trong bao lâu, tần suất thế nào.
- Bước 4 – Chuẩn bị dụng cụ: Các loại dụng cụ để làm sạch nên được lưu trữ và sắp xếp khoa học ở những nơi dễ tìm, dễ lấy, dễ dùng và dễ trả.
- Bước 5 – Tiến hành làm sạch: Đảm bảo mọi chi tiết nhỏ nhất trong không gian làm việc đều được làm sạch cẩn thận.
Kiểm tra từng loại thiết bị
Trong quá trình làm sạch thì nhân viên cũng cần kiểm tra luôn tất cả mọi thứ mình phụ trách. Để xem có phương tiện, dụng cụ, máy móc nào có nguy cơ bị hỏng hóc hay không. Từ đó đưa ra biện pháp xử lý kịp thời để phòng tránh rủi ro.
Bảo trì và cải thiện
Trong trường hợp phát hiện ra có bất thường, hỏng hóc thì dù chỉ là những dấu hiệu nhỏ nhất cũng cần tiến hành bảo trì, sửa chữa và cải thiện ngay. Nếu nhân viên phát hiện ra dấu hiệu bất thường mà không thể tự giải quyết thì phải gửi yêu cầu đến bộ phận bảo trì để được hỗ trợ.
Mô hình 5S nói chung và bước S3 – Sạch sẽ nói riêng được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhằm tối giản chi tiêu, tối ưu doanh thu và gia tăng trải nghiệm nhân viên.
Bài viết trên đây cũng đã giải thích rõ sạch sẽ trong 5S là gì, cùng cách áp dụng hiệu quả vào trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ này của HappyTime sẽ giúp các nhà quản trị cùng với nhân viên của mình tối ưu được môi trường làm việc, có được động lực để tạo ra nhiều giá trị tích cực hơn cho tổ chức.
Các doanh nghiệp có thể tận dụng ứng dụng quản lý nhân sự HappyTime để lên lịch tự động, phân công công việc khoa học, công bằng và minh bạch để thúc đẩy nhân viên của mình có ý thức hơn trong việc giữ gìn vệ sinh chung tại nơi làm việc.
Bên cạnh tính năng xếp lịch làm việc thông minh, HappyTime còn rất nhiều tính năng hữu ích khác giúp các nhà quản trị giảm bớt gánh nặng công việc, tối ưu hóa năng suất lao động của nhân viên và gia tăng trải nghiệm hạnh phúc trong doanh nghiệp.
Để tìm hiểu thêm về HappyTime và cách mà HappyTime có thể giúp doanh nghiệp ứng dụng sạch sẽ trong 5S, bạn hãy tham khảo bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
