5 nguyên tắc “vàng” quản lý làm việc online cho nhà quản lý

Làm việc từ xa đã trở nên quen thuộc với nhân viên văn phòng, nhất là trong tình hình dịch bệnh hiện nay. Có thể nói, đây là một bước ngoặt lớn trong cuộc cách mạng làm việc. Tuy nhiên, làm thế nào để đảm bảo quá trình làm việc từ xa hiệu quả? Muốn biết câu trả lời, nhà quản lý nhất định phải biết đến 5 nguyên tắc quản lý làm việc online hiệu quả dưới đây. 

Nguyên tắc 1: Chú trọng yếu tố con người 

Tham khảo thêm:

>> Mách bạn công cụ quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả nhất

>> Bật mí cách lựa chọn ứng dụng quản lý nhân viên android chuẩn

>> Cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả cho nhà quản lý

Không phải ai cũng thích hợp để quản lý công việc online tại nhà và không phải ai cũng làm việc tại nhà hiệu quả. Một số người cho rằng họ phù hợp với khía cạnh xã hội hóa của một văn phòng và cần loại môi trường đó để làm việc hiệu quả. Một số người lại phù hợp với hình thức làm việc tại nhà và thấy rằng nó đem lại hiệu quả tốt hơn. Số khác thì cho biết họ thích làm việc tại nhà nhưng cần phải được theo dõi cẩn thận để có hiệu quả và họ không thể tập trung khi có nhiều phiền nhiễu.

Vì vậy, hãy làm rõ rõ vai trò và những kỳ vọng của doanh nghiệp khi mong muốn nhân viên của mình làm việc từ xa. Hay sau này, cùng với sự ứng dụng của khoa học công nghệ, doanh nghiệp muốn hình thức làm việc từ xa được nhân rộng trong công ty và cần tuyển những ứng viên phù hợp, hãy hỏi xem họ đã giữ các vai trò từ xa khác chưa, và rõ ràng và thẳng thắn về cách mà doanh nghiệp sẽ đo lường kết quả làm việc của họ.

Nguyên tắc 2: Làm rõ phân quyền và làm rõ vai trò của từng nhân viên 

Việc chuyển đổi sang hình thức làm việc từ mô hình tập trung sang mô hình phân tán có thể gây ra những lo lắng cho những nhà quản lý do khó mà kiểm soát được nhân viên của mình đang làm việc nghiêm túc hay không. 

Tuy nhiên nhìn ở một hướng tích cực hơn thì hình thức làm việc từ xa này là cơ hội tốt để các nhà lãnh đạo đánh giá vai trò của từng cá nhân trong tổ chức. Đồng thời, cách mà họ đang làm để đóng góp cho công việc chung cũng sẽ được thể hiện rõ nhất . Làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân giúp mọi người chủ động hơn trong công việc chung và nâng cao tinh thần làm việc nhóm. Theo đó,  thúc đẩy sự giao tiếp trong toàn nhóm và có thể khiến cho kết quả nhóm tốt hơn.

Mặt khác, việc xác định rõ yêu cầu và mục tiêu công việc của từng nhân viên cũng giúp người lãnh đạo đánh giá được ai đang làm tốt và ai đang lơ là khi làm việc từ xa thông qua khối lượng công việc được giao và mức độ, hiệu quả hoàn thành của từng cá nhân. 

Những biến cố bất ngờ như đại dịch Covid 19  sẽ tạo ra các nhiệm vụ mới và cạnh tranh trên toàn ngành. Do đó, các nhà lãnh đạo cần liên tục làm rõ các mục tiêu ở cấp độ nhóm và cá nhân để tập trung vào các nhiệm vụ chính. 

Nguyên tắc 3: Quản lý làm việc online là coi trọng tương tác giữa các cá nhân

Với những người đã quen làm việc tại văn phòng thì hình thức làm việc từ xa có thể tạo cho họ cảm giác bị mất tương tác với những người khác. Điều này dẫn đến giảm năng suất làm việc. Nhiều nhà lãnh đạo không quen với hình thức quản lý làm việc online cũng có thể cảm thấy khó khăn khi phải theo dõi hoạt động của các nhóm nhân viên. Trong những trường hợp này, họ lại càng có xu hướng tập trung thái quá vào công việc mà quên đi việc quản lý các mối quan hệ.

Xuất phát từ điều này, việc dành thời gian tương tác với nhân viên trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Đừng để bất kỳ nhân viên nào của bạn cảm thấy họ bị “bỏ quên”. 

Người lãnh đạo nên là người chủ động kết nối các thành viên trong nhóm lại với nhau. Thỉnh thoảng bạn hãy hỏi thăm về tình hình làm việc của họ, phân bổ công việc hợp lý và đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ đến toàn bộ thành viên trong nhóm.

Lên các lịch họp online, khi mọi người có thể nói chuyện “face to face” khả năng tương tác và kết nối giữa các thành viên sẽ được tăng cao hơn.

Nguyên tắc 4: Đặt niềm tin vào nhân viên của mình

Nguyên tắc quan trọng để quản lý làm việc online  là hãy tin tưởng vào nhân viên của mình. Nếu bạn thường xuyên nhắn tin hay gọi điện hỏi nhân viên của mình xem họ đang làm gì, công việc của họ đã làm đến đâu, họ có đang tập trung cho công việc không thì hãy dừng ngay hành động đó lại. Thực tế bạn đang làm giảm năng suất và sự tập trung của nhân viên bằng các câu hỏi “vô thưởng vô phạt” như vậy. 

Là một người lãnh đạo thông thái, thay vì “làm phiền” nhân viên của mình dành cho họ những không gian riêng để tập trung hoàn thành công việc. Đôi khi, bạn nên lên lịch cho những cuộc họp online báo trước để mọi người sắp xếp công việc. Tại buổi họp bạn có thể nêu ra công việc trọng tâm cho từng người để họ lưu ý.

Các cuộc họp online cũng là cơ hội để người lãnh đạo giải đáp các thắc mắc của nhân viên và lắng nghe ý kiến của họ. Việc cởi mở trao đổi sẽ tạo ra môi trường làm việc thoải mái giúp tăng năng suất lao động và giải quyết các vướng mắc trong công việc dễ dàng.

Nguyên tắc 5: Sử dụng phần mềm quản lý làm việc online phù hợp

Tìm hiểu thêm:

>> 4 lợi ích của phần mềm check in dành cho mọi doanh nghiệp

>> 5 đặc điểm nổi bật của phần mềm chấm công online HappyTime

>> Đánh giá phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất hiện nay

>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp

Vận hành doanh nghiệp theo hình thức từ xa đòi hỏi cần có những công cụ hỗ trợ. Các công cụ cần đảm bảo việc quản lý và bộ máy vận hành chung, vừa là phương tiện giúp nhân viên làm việc hiệu quả. Đó có thể là những phần mềm hỗ trợ họp từ xa như: Zoom, Meeting, Skype,…. 

Hay những công cụ hỗ trợ việc quản lý làm việc online tự động, phân công công việc đội nhóm từ xa, quản lý lịch làm việc, thống kê báo cáo hiệu quả quản lý, chia sẻ và quản lý tài liệu tăng không giới hạn, trình ký tự động như phần mềm quản lý thời gian làm việc online Happy Time. Với tính năng chính là một công cụ chấm công online, Happy Time cho phép nhà quản trị theo dõi và giám sát được thời gian làm việc của từng nhân sự trong tổ chức.

Kết luận

Trên đây là 5 nguyên tắc quản lý làm việc online mà bất cứ nhà quản lý nào cũng nên bỏ túi. Tuy nhiên, tùy theo quy mô và tính chất của doanh nghiệp mà nhà quản lý có thể linh hoạt trong việc áp dụng các nguyên tắc này. Chúc quý doanh nghiệp luôn thành công và đoàn kết vượt qua giai đoạn khó khăn này!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.