[Download] Mẫu bảng chấm công sáng chiều trên Excel (Hướng dẫn chi tiết cách làm)

Rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu nhân viên khối văn phòng chấm công cả hai buổi sáng chiều để theo dõi sát sao hơn giờ làm việc của từng nhân viên. Cụ thể cách làm bảng chấm công sáng chiều như thế nào? Bạn đọc hãy cùng HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau!

Bảng chấm công sáng chiều phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Bảng chấm công sáng chiều có thể được áp dụng ở bất cứ doanh nghiệp nào muốn theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách chi tiết ngoại trừ giờ nghỉ trưa. Nhân viên được yêu cầu chấm công 4 lần/ngày, gồm giờ bắt đầu làm việc, giờ tan làm, giờ bắt đầu nghỉ trưa và giờ kết thúc nghỉ trưa. Tổng thời gian làm việc là 8 tiếng, bằng với giờ làm việc hành chính thông thường.

Tuy nhiên, có các doanh nghiệp không quá khắt khe về giờ làm việc của nhân viên nhưng vẫn áp dụng bảng chấm công sáng chiều để điểm danh nhân viên. Mục đích là xác nhận nhân viên vẫn đang có mặt tại địa điểm làm việc. Đôi khi, việc điểm danh vào buổi chiều sau giờ nghỉ trưa cũng nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên sau giờ trưa uể oải.

Bên cạnh đó, bảng chấm công sáng chiều cũng được áp dụng cho một số đối tượng đặc thù như:

• Nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng, thực tập sinh làm việc bán thời gian.
• Nhân viên bán thời gian làm việc tại các quán cà phê, nhà hàng, phục vụ đồ ăn uống.
• Trợ giảng, quản lớp làm theo ca tại các trung tâm đào tạo.

Điều kiện khi áp dụng bảng chấm công sáng chiều là các doanh nghiệp thiết lập giờ làm việc đều đặn, đúng 4 tiếng buổi sáng và 4 tiếng buổi chiều, hiếm khi có tăng ca. 

Ví dụ về mẫu bảng chấm công sáng chiều

Bảng chấm công sáng chiều có 2 loại: Bảng chấm công điểm danh nhân viên và bảng chấm công chi tiết giờ làm việc. Trong đó, bảng chấm công điểm danh nhân viên sẽ sử dụng các ký hiệu để chấm công, thường được người quản lý trực tiếp nhập vào (với điều kiện số lượng nhân viên ít). Còn bảng chấm công chi tiết giờ làm việc sẽ được nhập đúng giờ bắt đầu và kết thúc công việc, thực hiện trực tiếp trên file Excel.

Mẫu bảng chấm công sáng chiều được trình bày như sau:

>>> Xem thêm: [Download] Cách lập bảng chấm công làm 3 ca trên Excel kèm mẫu tải

Hướng dẫn cách làm bảng chấm công sáng chiều trên Excel

Sau đây, HappyTime sẽ hướng dẫn bạn cách tạo 2 mẫu bảng chấm công sáng chiều kể trên bằng Excel:

Cách làm bảng chấm công điểm danh sáng chiều

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel

Bạn mở Excel trên máy tính. Nếu trong máy chưa có sẵn phần mềm này thì bạn tải xuống từ website www.microsoft.com. Hoặc ra tiệm sửa chữa máy tính nhờ kỹ thuật viên cài đặt để sử dụng miễn phí.

Bước 2: Tạo bố cục cho bảng chấm công

• Bạn dành ra dòng đầu tiên để ghi tiêu đề bảng chấm công.
• Dòng tiếp theo để giải thích ký tự dùng trong bảng.
• 2 dòng tiếp theo là các đề mục quan trọng của bảng công.
• Các dòng tiếp theo bằng số lượng nhân viên bạn cần quản lý.
• Khoanh vùng 38 cột, trong đó 3 cột đầu tiên để nhập số thứ tự, tên nhân viên và ca làm, 31 cột tiếp theo tương ứng với 31 ngày làm việc trong tháng, 4 cột cuối cùng để tính tổng số ngày làm việc, nghỉ, đi muộn của nhân viên.

Bước 3: Nhập các trường thông tin chi tiết cho bảng chấm công

Sau khi đã phân vùng các nội dung, bạn có thể nhập các trường thông tin theo mẫu sau:

• Tiêu đề: Bạn nhập “Bảng chấm công tháng … năm …”
• Dòng giải nghĩa ký hiệu: Bạn nhập “C – Có mặt, M – Muộn, P – Nghỉ có phép và K – Nghỉ không phép”. Các ký hiệu này sẽ được nhập trực tiếp vào bảng chấm công mỗi ngày làm việc. Cuối tháng chỉ cần cộng tổng các ký hiệu tương ứng tại 4 cột cuối là có thể làm căn cứ tính lương được.
• Bảng chấm công: Bạn nhập đầy đủ các thông tin “STT”, “Họ và tên” (của nhân viên), “Ca làm việc”, từ ngày 1-31 (theo 1 tháng), tổng ngày đi làm, đi muộn và nghỉ (có thể sử dụng ký hiệu cho ngắn gọn). Các dòng còn lại để trống.

Bước 4: Định dạng lại bảng chấm công cho đẹp

Sau khi đã nhập đủ thông tin, bạn hãy định dạng lại để bảng chấm công chuyên nghiệp hơn:

• Hợp nhất ô: Để hợp nhất các ô STT, Họ và tên, Tổng ngày làm việc, ngày nghỉ, đi muộn từ 2 hàng thành 1, bạn bôi đen 2 ô cần hợp nhất, bấm phải chuột rồi chọn “Merge & Center” trên thanh công cụ. Trường hợp bạn tạo bảng trên Google Sheet thì sử dụng ký hiệu Merge cells (Hai ngoặc vuông có hai mũi tên hướng vào trong) để hợp nhất các ô mong muốn. Bạn có thể chọn các ô liền kề muốn hợp nhất rồi bấm tổ hợp phím ALT+O+M, sau đó chọn Merge All.
• Căn chỉnh văn bản: Các đề mục trong bảng công, phần giải nghĩa ký hiệu và tiêu đề bảng chấm công căn ra giữa bảng.
• Bôi đậm và in đậm: In đậm tất cả các đề mục và tiêu đề đó để làm nổi bật những thông tin quan trọng.
• Kẻ viền cho bảng: Bạn có thể tùy chọn loại đường viền dày mỏng, màu sắc, v.vv.. để kẻ bảng cho đẹp mắt và dễ nhìn hơn.

Bước 5: Nhập hàm tính tự động

Vào cuối tháng, bạn sẽ cần tính tổng các ngày đi làm, đi muộn, nghỉ có phép và không phép của nhân viên. Vì trong bảng đã sử dụng ký hiệu để chấm công nên bạn sẽ dùng hàm countif để tính tổng tại từng ô trong 4 cột cuối bảng.

Công thức như sau: = Countif (toàn bộ 2 hàng chấm công sáng chiều của 1 nhân viên, “Ký hiệu bạn đã dùng”)

Giả sử bạn cần tính tổng ngày đi làm của nhân viên số 1, dựa vào bảng Excel kể trên, công thức tại ô AI7 = Countif (C7:AH8, “C”). Sau đó, bạn copy 4 ô tính tổng ngày đó xuống tất cả các hàng là bảng sẽ tự động tính tổng khi có dữ liệu.

Sau khi tạo xong bảng chấm công thì bạn lưu vào là có thể sử dụng hàng ngày để theo dõi công của nhân viên.

Cách làm bảng chấm công sáng chiều theo giờ

Để tạo bảng chấm công chi tiết hơn, ghi nhận đúng giờ vào, giờ ra và giờ nghỉ giải lao của nhân viên, bạn thực hiện theo các bước tương tự như sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel

Bạn làm tương tự như cách làm trên.

Bước 2: Tạo bố cục cho bảng chấm công

• Dòng đầu tiên ghi tiêu đề bảng chấm công theo ngày.
• Dòng tiếp theo để giải thích ký tự dùng trong bảng.
• Dòng tiếp theo ghi các đề mục thuộc bảng công.
• Các dòng tiếp theo bằng số lượng nhân viên bạn cần quản lý.
• Khoanh vùng 9 cột, trong đó có số thứ tự, họ tên, các giờ chấm công, tính công hoặc nghỉ.

Bước 3: Nhập các trường thông tin chi tiết cho bảng chấm công

Sau khi đã phân vùng các nội dung, bạn có thể nhập các trường thông tin theo mẫu sau:

• Tiêu đề: “Bảng chấm công ngày … tháng … năm …”
• Giải nghĩa ký hiệu: “P – Nghỉ có phép, K – Nghỉ không phép”. Ký hiệu này sẽ điền vào cột loại ngày nghỉ của nhân viên.
• Bảng chấm công: Nhập các thông tin STT, Họ tên nhân viên, Giờ vào 1, Giờ ra 1, Giờ vào 2, Giờ ra 2 (1 tượng trưng cho buổi sáng, 2 tượng trưng cho buổi chiều), Tổng số giờ làm việc, Tính công (Dựa theo giờ làm mà xác định công là nửa ngày, một ngày hay là nghỉ), Loại ngày nghỉ.

Bước 4: Định dạng lại bảng chấm công cho đẹp

Bạn làm tương tự như mẫu bảng trên. Hợp nhất ô, in đậm, kẻ viền, căn lề, phổ màu cho bảng chấm công tùy theo thẩm mỹ của bạn.

Bước 5: Nhập hàm tính tự động

Các hàm sử dụng trong loại bảng chấm công này bao gồm:

• Tính tổng giờ làm việc trong ngày: =((Giờ ra 2 – Giờ vào 2)+(Giờ ra 1 – Giờ vào 1)).
• Tính công: =if(hour(timevalue(tổng giờ làm việc))>=8,“1”,if(hour(timevalue(tổng giờ làm việc))>=4,“0.5”,“0”)). Nghĩa là nếu giờ làm việc trên 8 thì tính là 1 công, giờ làm việc trên 4 tính là 0.5 công, trường hợp còn lại là không chấm công thì ghi nhận 0.

Nhược điểm của việc sử dụng bảng chấm công sáng chiều Excel

Có thể thấy cách tạo bảng chấm công sáng chiều trên Excel không hề khó. Tuy nhiên, nếu dùng mẫu bảng chấm công này để quản lý giờ làm việc của nhân viên về lâu dài thì sẽ có nhiều bất tiện:

• Quy trình quản lý chấm công rườm rà, tốn thời gian: Nhân viên hoặc người quản lý chấm công sẽ phải tốn thời gian nhập dữ liệu thủ công vào file Excel đến 4 lần/ngày. Thủ tục rườm rà này cản trở cả nhà quản lý và nhân viên khỏi công việc chuyên môn của họ. Đặc biệt là khi doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nhân sự lớn thì việc quản lý thủ công qua file Excel là không khả thi.
• Không đảm bảo dữ liệu chính xác: Do giờ làm việc được nhập liệu thủ công nên không ai có thể đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác hoàn toàn. Người lao động có thể gian lận bằng cách nhập sai giờ chấm công, nghỉ làm nhưng vẫn nhập là có đi làm đủ giờ để nhận lương bình thường. Người phụ trách chấm công có thể thiên vị, cố ý nhập giờ làm việc đủ cho nhân viên dù nhân viên có nghỉ làm hay đi muộn, về sớm, làm không đủ thời gian.
• Doanh nghiệp thâm hụt tài nguyên: Nhân viên tốn thời gian cho những công việc hành chính rườm rà khiến cho hiệu suất giảm sút. Nhà quản lý cũng không thể dành thời gian cho những công việc đòi hỏi chuyên môn sâu mà phải tập trung vào xử lý việc thủ công lặp đi lặp lại này. Tất cả đều là nguyên nhân dẫn đến thâm hụt ngân sách, giảm thiểu lợi nhuận cho doanh nghiệp.

HappyTime – Giải pháp quản lý chấm công, tính lương chuyên nghiệp

Thay vì chấm công và quản lý chấm công một cách kém hiệu quả, tại sao doanh nghiệp bạn không thử nghiệm một giải pháp chấm công mới trọn vẹn hơn? HappyTime là nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp chấm công chuyên nghiệp với các ưu điểm vượt trội: 

• Cung cấp ứng dụng di động để chấm công online với đầy đủ các hình thức: Chấm công vân tay, chấm công GPS, chấm công Face ID, chấm công WiFi, v.vv.. Cho phép nhân viên chấm công nhanh chóng, tiện lợi chỉ với chiếc điện thoại thông minh.
• Cung cấp nền tảng quản lý dữ liệu chấm công trực tuyến trên web, nhà quản trị có thể theo dõi và trích xuất dữ liệu chấm công ra bảng chấm công trên file Excel bất cứ lúc nào.
• Nếu doanh nghiệp bạn có máy chấm công, HappyTime có thể kết nối và đồng bộ dữ liệu trong máy chấm công, tự động tạo bảng chấm công kèm tính lương và xuất ra file Excel.
• HappyTime có chức năng thiết lập ca làm việc cho nhân viên. Nhân viên có thể tự động đăng ký ca làm việc trên hệ thống. Nhà quản lý cũng sẽ nắm được lịch làm việc của tất cả nhân viên.
• Trong trường hợp nhân viên cần xin nghỉ, có thể gửi đơn theo mẫu có sẵn ngay trên ứng dụng. Nhà quản lý sẽ nhận được thông tin và phê duyệt trực tuyến nhanh chóng mà không cần thư từ, email qua lại, vô cùng tiện lợi. Đồng thời, hệ thống cũng sẽ tự động cập nhật thông tin vào bảng công cho nhân viên theo đúng cơ chế lương mà công ty cài đặt.

Với phần mềm quản lý chấm công HappyTime, quy trình chấm công của doanh nghiệp bạn sẽ được tự động hóa, đảm bảo tính chính xác 100%, không xảy ra tình trạng gian lận hay thiên vị. Hơn nữa, HappyTime cũng tạo ra trải nghiệm mới lạ, hiện đại cho nhân viên, góp phần thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên thông qua các tính năng giải trí đi kèm.

Để được HappyTime hỗ trợ trích xuất bảng chấm công sáng chiều nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp nhất, doanh nghiệp đừng chần chừ mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua:

• Hotline: 0967-778-018
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.