Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự đã không còn là vấn đề riêng biệt của các công ty hay doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Thay vào đó, bất kể quy mô nhân sự là bao nhiêu thì việc sở hữu một hệ thống quản lý giúp nhà quản trị tối ưu được khối lượng lớn chi phí và thời gian so với hình thức truyền thống.
Mục lục
Tại sao cần xây dựng hệ thống quản lý nhân sự?
Tìm hiểu thêm:
>> Tại sao doanh nghiệp cần trang bị hệ thống quản lý nhân sự?
>> Cần trang bị gì để quản lý nhân sự online một cách hiệu quả
>> Giải mã quy trình quản lý nhân sự trong công ty từ A đến Z
Quản lý nhân sự hiệu quả luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nhà lãnh đạo là người điều hành, sử dụng lực lượng lao động và chịu trách nhiệm về vấn đề hiệu suất của từng nhân sự. Bởi nó liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Do đó, xây dựng hệ thống chuẩn hóa nhằm quản trị nguồn lực này là điều hết sức cần thiết.
Chưa hết, chi phí liên quan đến nhân sự là một trong những chi phí lớn nhất mà công ty phải gánh chịu. Bởi vậy, khi khoản chi phí này được sử dụng một cách tối ưu thì doanh nghiệp có thể đầu tư phát triển nhiều dự án trong tương lai.
Xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự không chỉ giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, đây còn là chiến lược lâu dài nhằm giảm thiểu chi phí và thời gian cho bộ phận quản lý nói chung.
4 bước xây dựng hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả
Hệ thống quản lý nhân sự là tập hợp giải pháp được sử dụng để tối ưu hóa và tự động quả trình quản lý nguồn nhân lực. Dưới đây là 4 bước giúp nhà quản lý xây dựng được một hệ thống hiệu quả và tối ưu nhất.
1. Đặt mục tiêu
Phát triển hệ thống quản lý nhân sự là công cụ để doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Do đó, khi xây dựng hệ thống quản lý, bạn cần xác định được mục tiêu mong muốn đạt được với sự trợ giúp của công cụ này. Điều này giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và sắp xếp các mục tiêu sao cho hợp lý nhất.
Ví dụ, một số mục tiêu cụ thể khi triển khai xây dựng hệ thống quản lý nhân viên là:
- Giảm thời gian thuê nhân sự so với hiện tại
- Giảm thời gian thích ứng thay ứng so với các chỉ số hiện tại
- Duy trì hoặc nâng cao chất lượng công việc của nhân sự mới
2. Tạo quy trình kinh doanh mục tiêu
Để hiểu chính xác cách mà bạn có thể cải thiện mục tiêu, bạn có thể sử dụng sơ đồ về các giai đoạn của quy trình kinh doanh. Nó sẽ giúp bạn hình dung từng bước, giải pháp, nhiệm vụ và những người liên quan. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng phân tích được các yếu tố trong quy trình hiện tại để tối ưu hóa nguồn nhân lực sao cho hợp lý.
Ví dụ, để lập quy trình quản trị nhân lực trong hoạt động kinh doanh, bạn cần xác định nhu cầu hiện tại cần đáp ứng, tìm kiếm nhân sự phù hợp cho từng vị trí, cân nhắc lựa chọn người phù hợp và đưa ra phương án kết luận cuối cùng.
3. Quyết định cách cải thiện quy trình
Để tránh sự hỗn loạn trong quá trình quản lý nhân sự trong từng khâu, hãy đưa tất cả quy trình về một tiêu chuẩn. Đơn cử như, xây dựng bản mô tả và quy định công việc, quy tắc giao tiếp, nguyên tắc cần có trong công việc,…
Khi bạn đã quản lý được quy trình, hãy xem đâu là yếu tố có thể tối ưu được trong quy trình đó với sự trợ giúp của hệ thống quản lý nhân sự.
4. Phát triển tầm nhìn cho hệ thống quản lý nhân sự
Tìm hiểu thêm:
>> 5 cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả dành cho doanh nghiệp
>> Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Khi đã xác định được các bước chuẩn bị và tiến hành, nhà quản lý cần phát triển tầm nhìn cho hệ thống quản lý nhân sự. Cùng với sự phát triển của công ty, bạn cần phát triển một số tài liệu đặc trưng như mục tiêu, chức năng, yêu cầu và kế hoạch phát triển trong tương lai.
Một phần quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ hệ thống quản lý nhân sự nào, chính là nơi lưu trữ hồ sơ nhân viên. Nơi này lưu trữ thông tin cá nhân, vị trí công việc. lịch sử làm việc, phúc lợi, lương thưởng,… Bên cạnh đó, hệ thống quản lý nhân sự sẽ cung cấp một loạt các chức năng từ quản lý lập kế hoạch, cho đến dự báo nhu cầu của lực lượng lao động.
Kết luận
Có thể nói, xây dựng hệ thống quản lý nhân sự chuẩn hóa giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh lo trong quá trình quản lý con người. Thấu hiểu được điều này, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu ứng dụng các phần mềm quản trị HRM vào mô hình vận hành.
Trong đó, phần mềm quản lý chấm công online HappyTime là giải pháp được nhiều tổ chức tin tưởng sử dụng. Với tính năng chấm công trực tuyến, quản lý đơn từ online, số hóa hồ sơ nhân sự và tích hợp HRM, HappyTime giúp nhiều doanh nghiệp giải quyết được bài toán quản trị con người một cách hiệu quả và tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như chi phí.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
