Quy trình chấm công là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhân sự của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, các quy trình thủ công thường tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót. Chính vì vậy, các phần mềm chấm công trực tuyến đã và đang là sự lựa chọn đáng lưu tâm của nhiều doanh nghiệp, tổ chức.
Mục lục
Quy trình chấm công là gì?
Tham khảo thêm:
>> Quy định chấm công tính lương dân công sở cần phải biết
>> Bật mí các quy định chấm công phổ biến hiện nay
>> Ứng dụng chấm công – Giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp
>> Chỉ 3 phút hiểu tất tần tật kiến thức về chấm công online
Có thể nói, quy trình chấm công là quá trình ghi lại ngày công thực tế của nhân viên công ty. Dựa trên kết quả thu được mà doanh nghiệp có thể xác định được số ngày công và tính lương chính xác cho người lao động.
Hiện nay, quy trình chấm công và tính lương có thể được thực hiện theo 3 cách là:
- Hình thức chấm công truyền thống bằng bảng chấm công
- Chấm công phần mềm chấm công
- Chấm công bằng hệ thống chấm công trực tuyến
3 phương pháp thực hiện quy trình chấm công hiệu quả
Chấm công truyền thống
Quy trình chấm công truyền thống dựa trên bảng chấm công giấy hoặc Excel để xác định ngày công của nhân viên. Mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng một mẫu bảng chấm công riêng đảm bảo những yếu tố sau đây:
- Tên nhân viên
- Chức vụ
- Phòng ban
- Tổng số giờ công
- Ngày tháng
- Số giờ vi phạm…
Sau khi hoàn thành bảng tổng hợp công, Nhân sự sẽ gửi lại cho mỗi bộ phận để xác định lại ngày công của từng nhân viên để tránh sai sót khi chấm công tính lương.
Chấm công bằng phần mềm
Khác với việc chấm công thủ công, phần mềm chấm công tự động ghi nhận ngày công của nhân viên thông qua máy chấm công và những dự liệu được Nhân sự nhập vào.
Bên cạnh đó, khi có bất cứ sai lệch nào về ngày công, nhân viên có thể tự làm giải trình công theo mẫu và gửi đến cho nhân sự. Việc sử dụng phần mềm chấm công sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa quy trình chấm công tính lương và giảm thiểu sai sót.
Chấm công trực tuyến
Thay vì phải cài đặt phần mềm hay sử dụng bảng chấm công trên giấy hoặc Excel, chấm công trực tuyến cho phép nhân viên chấm công ở bất cứ đâu chỉ với thiết bị được kết nối Internet.
Để thực hiện chấm công trực tuyến bạn cần làm theo 3 bước:
Bước 1: Tạo tài khoản đăng nhập gồm tên, mã số nhân viên, mật khẩu
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống chấm công trực tuyến thông qua các thiết bị có kết nối Internet
Cuối cùng: Điền bảng chấm công và giải trình công trực tuyến nếu có sai sót
Phương pháp chấm công này không chỉ khiến quy trình chấm công nhân viên đơn giản và dễ dàng hơn, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp của môi trường làm việc và hạn chế sai sót đến mức tối đa.
Hiện nay, đã có nhiều phần mềm hỗ trợ chấm công trực tuyến thông qua Ứng dụng trên điện thoại. Trong đó, có thể kể đến phần mềm chấm công Happy Time.
Phần mềm hỗ trợ quy trình chấm công tự động
Như đã nói ở trên, 2 phương pháp hỗ trợ chấm công sở hữu nhiều ưu điểm và đang trở thành xu hướng lựa chọn của nhiều doanh nghiệp chính là sử dụng phần mềm chấm công và chấm công trực tuyến.
Để tối ưu hóa quy trình chấm công, phần mềm chấm công Happy Time hội tụ đầy đủ những ưu điểm của 2 phương pháp trên.
Happy Time ra mắt với cả hai phiên bản ứng dụng điện thoại và phần mềm máy tính. Điều này không chỉ mang đến sự tiện lợi cho người lao động mà còn tinh gọn quy trình chấm công tính lương cho nhà quản lý.
Tham khảo thêm:
>> 5 đặc điểm nổi bật của phần mềm chấm công online HappyTime
>> Đánh giá phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất hiện nay
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Khả năng đồng bộ dữ liệu nhanh chóng
Khi sử dụng Happy Time, dữ liệu thu được từ máy chấm công, app chấm công ngay lập tức được cập nhật lên hệ thống. Quá trình đồng bộ này chỉ mất vài giây. Người lao động và quản lý nhân sự đều có thể kiểm tra, theo dõi dữ liệu ngay trên điện thoại hoặc máy tính.
Tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nhau
Happy Time có khả năng tương thích với nhiều hình thức và loại máy chấm công khác nhau. Kể cả khi doanh nghiệp sử dụng các hương thức chấm công hổ biến như vân tay, thẻ từ hay chấm công trên điện thoại, phần mềm này đều có thể đáp ứng tốt.
Theo đó, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư lại cho các thiết bị chấm công đi kèm. Đồng thời, người lao động cũng tiết kiệm được thời gian chấm công, nâng cao năng suất cũng như trải nghiệm công việc.
Chế độ bảo mật dữ liệu cao, lưu trữ tốt thông tin nhân sự
Happy Time sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp lưu trữ dữ liệu không giới hạn. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp giải pháp chấm công toàn diện với quy trình khép kín.
Dữ liệu thu được từ ứng dụng hay máy chấm công được đồng bộ hóa chỉ trong vài giây lên hệ thống thông qua Wifi nội bộ. Do đó, các thông tin đều được bảo mật cao.
Đồng thời, tính năng cung cấp các mẫu đơn từ có sẵn giúp người lao động soạn đơn điện tử tránh việc thất lạc đơn từ gây ảnh hưởng đến ngày công.
Tạm kết
Có thể nói, Happy Time là một trong những phần mềm chấm công hiện đại nhất hiện nay mang đến nhiều quy trình chấm công tiện ích cho doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, tăng mức độ hài lòng với công ty và cân bằng được lợi ích của mình cũng như người lao động.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
