Hướng dẫn 10 bước triển khai quy trình 5S chuẩn tại công ty

Quy trình 5S khi thực được thực hiện thành công có thể mang đến kết quả đáng kinh ngạc thông qua kỷ luật tại công ty của bạn. Vậy, quy trình 5S là gì và nên triển khai quy trình này như thế nào? bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây nhé.

Giới thiệu về quy trình 5S là gì?

Quy trình 5S Kaizen là một trong những công cụ đầu tiên có thể được áp dụng trong một công ty đang bắt đầu con đường văn hóa cải tiến liên tục. Việc triển khai 5S giúp xác định các quy tắc đầu tiên để loại bỏ lãng phí, duy trì môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và sạch sẽ. Phương pháp này được phổ biến bởi Taiichi Ohno và Shigeo Shingo. Taiichi Ohno là người đã thiết kế Hệ thống sản xuất Toyota, trong khi Shigeo Shingo đưa ra khái niệm về poka-ách.

Quy trình 5S dễ dàng cho mọi người bắt đầu sử dụng và không yêu cầu bất kỳ phân tích kỹ thuật nào. Bên cạnh đó, quy trình này cũng có thể được mở rộng để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của các công ty. Với cách tiếp cận linh hoạt và tập trung vào việc nâng cao hiệu suất và sự hiệu quả của công việc, phương pháp 5S có thể được áp dụng linh hoạt.

Ví dụ như ở các loại hình công ty, từ nhà máy sản xuất đến văn phòng, doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia lớn — và ở cả khu vực tư nhân và công cộng. Quy trình 5S bao gồm:

• Sàng lọc – Seiri – Sort: Loại bỏ vật dụng không cần thiết.
• Sắp xếp – Seiton – Straighten: Sắp xếp vật dụng theo tần suất sử dụng.
• Sạch sẽ – Seiso – Shine: Dọn dẹp nơi làm việc và loại bỏ nguồn bẩn.
• Săn sóc – Seiketsu – Standardize: Đặt tiêu chuẩn vệ sinh cao, có bố cục trưng bày phù hợp.
• Sẵn sàng – Shitsuke – Sustain: Thực hành 5S và kiểm tra thường xuyên.

10 bước thực hiện quy trình 5S

Để thực hiện quy trình 5S trong công ty, doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo ngay 10 bước sau:

Bước 1: Đánh giá thực trạng 5S tại tổ chức

Trước khi áp dụng quy trình 5S, bạn cần thực hiện một bài kiểm tra đơn giản để đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức hoặc khu vực làm việc của bạn. Bạn có thể trả lời những câu hỏi sau đây để xác định xem quá trình thực hiện 5S tại tổ chức đang ở mức độ nào:

• Bạn thường tìm kiếm lâu để tìm một công cụ cụ thể hoặc tài liệu?
• Có nhiều vật dụng không cần thiết hay không còn sử dụng trong khu vực làm việc của bạn?
• Có nhiều vật dụng hoặc thiết bị trong khu vực làm việc của bạn bị hỏng hoặc không hoạt động được?
• Khu vực làm việc của bạn có bụi bẩn, rác rưởi và cặn bã không cần thiết không được làm sạch thường xuyên?
• Các quy trình và quy định về an toàn làm việc không được tuân thủ đầy đủ trong khu vực làm việc của bạn?

Nếu bạn trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào trên, thì phương pháp 5S có thể giúp bạn cải thiện hiệu suất và năng suất của tổ chức hoặc khu vực làm việc của bạn. Bằng cách thực hiện các bước của phương pháp 5S, bạn sẽ giúp đẩy nhanh quá trình sản xuất và làm việc hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sự lãng phí và tăng cường sự tổ chức và an toàn trong khu vực làm việc của bạn.

Bước 2: Thành lập đội ngũ đào tạo quy trình 5S

Để triển khai 5S, bạn cần thực hiện đào tạo cho toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Do đó, chọn một nhóm nhân viên đáng tin cậy và đam mê để họ thực hiện nhiệm vụ này là điều cần thiết. Bạn cần thành lập đội nhóm này để giúp tổ chức thu hút sự tham gia của nhân viên.

Họ sẽ là những người được đào tạo bởi những chuyên gia về thực hiện quy trình 5S. Sau đó, họ sẽ thực hiện đào tạo lại và giúp nhân viên khác hiểu về các khái niệm cơ bản của 5S. Mỗi một nhân viên trong nhóm này sẽ làm việc với bộ phận cụ thể của họ và đặt thời gian cũng như mục tiêu cho nhóm trong bộ phận đó.

Bước 3: Lên kế hoạch và lộ trình thực hiện 5S

Sau khi đã chuẩn bị tài nguyên về con người, bạn cần lên các kế hoạch, lộ trình để thực hiện 5S để đạt hiệu quả hơn. Bạn có thể tham khảo thêm về các mẫu kế hoạch thực hiện 5S phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, tổ chức tại bài viết: “Tổng hợp các mẫu kế hoạch thực hiện 5s chuẩn tham khảo”.

Bước 4: Thực hiện thí điểm quy trình 5S

Khi tất cả các phòng ban đều nhận thức được mục đích và lợi ích của 5S, thì quá trình triển khai 5S sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả như mong muốn, các phòng ban cần thực hiện nhiều bước chuẩn bị trước khi bắt đầu triển khai.  Để tránh các trường hợp sai sót xảy ra, bạn sẽ cần phải thực hiện thí điểm ở một số khu vực nhất định để đánh giá hiệu quả trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức. 

Bước 5: Đào tạo và mở rộng 5S trong tổ chức

Sau khi thực hiện thí điểm quy trình 5S thuận lợi, bạn có thể bắt đầu thực hiện mở rộng 5S cho tổ chức của mình. Để đảm bảo việc triển khai 5S hiệu quả, tổ chức cần đào tạo tất cả nhân viên trở thành những người nắm vững kiến thức về 5S. Các trưởng nhóm có thể giải thích các ví dụ và chia sẻ kinh nghiệm của mình về việc thực hiện 5S để tạo động lực cho nhân viên. 

Việc đào tạo nhân viên sẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tăng cường kiến thức,  kỹ năng về 5S, nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Hơn nữa, đây cũng là cơ hội để mọi nhân viên hướng đến mục tiêu chung và đóng góp vào sự thành công của công ty.

Bước 6: Giám sát và tạo điều kiện triển khai 5S

Sau khi bạn đã hoàn thành việc đào tạo cho tất cả nhân viên của mình về cách thực hiện các bước 5S đúng cách, điều quan trọng tiếp theo là giám sát quá trình nhân viên thực hiện. Để đảm bảo việc thực hiện 5S đúng, hiệu quả, các trưởng nhóm trong mỗi bộ phận sẽ phải đảm nhận trách nhiệm thu thập các chỉ số hiệu suất và chia sẻ chúng với ban quản lý triển khai quy trình 5S.

Tuy nhiên, nhân viên có thể gặp khó khăn hoặc cần hướng dẫn về cách triển khai 5S trong các lĩnh vực tương ứng với công việc của họ. Trong trường hợp này, các nhà đào tạo nội bộ có thể giúp đỡ nhân viên bằng cách trả lời các câu hỏi và giải đáp các thắc mắc của họ. 

Từ đó sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những gì mình đang làm và những gì được kỳ vọng sẽ làm trong quá trình triển khai 5S. Chính vì vậy, việc hỗ trợ nhân viên trong quá trình triển khai 5S là rất cần thiết để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án này.

Bước 7: Yêu cầu báo cáo hàng tuần, hàng tháng

Để đảm bảo rằng quy trình 5S đang diễn ra đúng hướng, bạn nên tiến hành kiểm tra thường xuyên và cập nhật tiến độ từng tuần. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, cần đưa ra giải pháp kịp thời để khắc phục.

Ngoài ra, cần phải duy trì việc liên lạc thường xuyên giữa các bộ phận để đảm bảo rằng tất cả đều đang làm việc theo kế hoạch. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể xem xét thêm các quy trình và quy định để tăng cường hiệu quả trong việc quản lý dự án.

Bước 8: Đánh giá và đo lường kết quả thực hiện

Trong quá trình triển khai quy trình 5S cho doanh nghiệp, quá trình đánh giá và đo lường hiệu quả cần được tiến hành theo định kỳ để đưa ra những phân tích cụ thể về hiệu suất thực hiện. Điều này có thể bao gồm việc đo lường:

• Độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu về quy trình thực hiện 5S.
• Đánh giá sự hiệu quả của việc triển khai các biện pháp 5S.
• Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất và đề xuất các giải pháp cải tiến.

Bước 9: Xác nhận sai sót, ghi nhận thành tích

Trong quá trình kiểm tra hiệu suất triển khai quy trình 5S, bạn cần phải lưu ý ghi nhận những sai sót, lỗ hổng còn tồn đọng và cố gắng khắc phục. Bạn có thể hỏi nhân viên của mình xem họ có bất kỳ vấn đề nào trong việc hiểu quy trình hay không. Điều quan trọng là phải đảm bảo việc triển khai 5S suôn sẻ và hoàn hảo.

Bên cạnh đó, những nhân viên thành công trong việc đạt được các mục tiêu của họ phải được đánh giá cao và những nỗ lực của họ phải được ghi nhận. Sáng kiến này duy trì động lực làm việc cao cho nhân viên.

Bước 10: Chuẩn hóa, cải tiến quy trình 5S

Bước cuối cùng trong triển khai quy trình 5S chính là thực hiện chuẩn hóa và cải tiến quy trình 5S thường xuyên. Điều này sẽ giúp bạn có thể đạt được hiệu quả và giúp doanh nghiệp vận hành, phát triển tốt hơn nhờ vào 5S.

Làm thế nào để thực hiện 5S hiệu quả hơn?

Vậy, làm thế nào để thực hiện 5S hiệu quả hơn, hãy cùng tham khảo ngay những lưu ý sau đây nhé:

4 yếu tố cần có để triển khai 5S thành công

Một quy trình 5S muốn triển khai thành công cần đảm bảo 4 yếu tố chính sau đây:

• Lãnh đạo cam kết và hỗ trợ: Lời động viên và hỗ trợ từ ban lãnh đạo tạo động lực cho nhân viên áp dụng phương pháp 5S tốt hơn.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy tắc và phương pháp thực hiện 5S giúp cho quá trình triển khai hệ thống 5S không mấy khó khăn.
• Tự nguyện tham gia: Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người để họ tự chủ động tiến hành quy trình 5S như thói quen.
• Lặp lại với tiêu chuẩn cao hơn: Quy trình 5S cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ để duy trì và cải tiến công tác quản lý của tổ chức.

Các khó khăn thường gặp – cách khắc phục trong triển khai 5S

Trong quá trình triển khai 5S cho tổ chức, bạn cần lưu ý những khó khăn thường gặp phải và cách khắc phục như sau:

• Thiếu sự cam kết của lãnh đạo: Cần đưa ra những hình thức cam kết để thúc đẩy lãnh đạo thực hiện 5S cùng nhân viên như văn bản cam kết, chế độ thưởng – phạt,…
• Quá trình tuyên truyền 5S chưa thực sự hiệu quả: Có thể khắc phục bằng việc đẩy mạnh các hoạt động truyền thông nội bộ, đưa thông tin qua email, các buổi họp định kỳ,… để nhân viên hiểu hơn về 5S.
• Thiếu sự hỗ trợ từ các chuyên gia và đào tạo bài bản cho nhân viên: Doanh nghiệp có thể mời các chuyên gia về 5S triển khai đào tạo cho một nhóm nhân viên chỉ định. Từ nhóm nhân viên đó có thể thực hiện các buổi hướng dẫn, đào tạo bài bản hơn cho nhân viên.
• Thiếu sự giám sát khi thực hiện 5S: Nên áp dụng những phương pháp hoặc công cụ hỗ trợ giám sát quá trình 5S tại doanh nghiệp như công cụ quản lý chất lượng như PDSA, DMAIC hay Six Sigma.

Trên đây là bài viết tóm tắt về cách bạn có thể triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm HappyTime ngay hôm nay để khám phá những tính năng hữu ích của nền tảng này, giúp quá trình thực hiện 5S được nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Với tính năng truyền thông nội bộ và Gamification nhằm tăng trải nghiệm nhân viên, HappyTime sẽ giúp bạn dễ dàng thông báo, thúc đẩy và khen thưởng nhân viên cho sự cống hiến của họ khi triển khai các hoạt động 5S.

Tìm hiểu thêm về những tính năng của HappyTime tại: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.