Quá trình vươn lên của phần mềm check in, check out chấm công tại doanh nghiệp đang cho thấy nhiều lợi thế hơn so với việc sử dụng thiết bị truyền thống. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm chấm công online!
Mục lục
Khi nào cần sử dụng check in?
Tìm hiểu thêm:
>> App chấm công – sự lựa chọn hàng đầu trong kỷ nguyên số
>> Ứng dụng chấm công – Giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp
>> Chỉ 3 phút hiểu tất tần tật kiến thức về chấm công online
Chấm công hay checkin/out giờ làm là một công đoạn không thể thiếu trong bất kỳ mô hình doanh nghiệp nào hiện nay. Điều này giúp bộ phận quản lý dễ dàng theo dõi số ngày giờ làm việc và thống kê được lương, thưởng và phụ cấp của nhân viên.
Bên cạnh đó, quá trình ghi nhận dữ liệu check in/out còn đánh giá được hiệu suất làm việc và thái độ của từng nhân viên trong tổ chức. Hầu hết các tổ chức hay doanh nghiệp đều sử dụng thiết bị chấm công truyền thống như máy quét vân tay, máy chấm công thẻ từ,…
Tuy nhiên, với các công ty với số lượng nhân viên lớn thì hình thức này đang bộc lộ khuyết điểm tồn đọng. Ví dụ như máy chấm công không nhận vân tay, dữ liệu thiết bị đầy hay thời gian tổng hợp dữ liệu lâu. Do đó, việc chuyển đổi từ thiết bị vật lý sang phần mềm online phần nào giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này.
Phần mềm check in hoạt động như thế nào?
Trên thị trường hiện nay, các phần mềm check in/out tập trung chủ yếu vào hình thức ghi nhận dữ liệu chấm công trên điện thoại.
Cách check in qua Wifi nội bộ
Với cách chấm công quan Wifi nội bộ, nhân viên sẽ sử dụng điện thoại của mình đăng nhập vào hệ thống wifi của công ty. Dữ liệu chấm công sẽ được ghi nhận đúng theo thời gian thực và đẩy lên hệ thống một cách nhanh chóng.
Đây là cách chấm công thuận tiện cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Với các phần mềm chấm công này, bạn có thể kết hợp sử dụng cả thiết bị chấm công để hạn chế các rủi ro không mong muốn.
Cơ chế chấm công qua QR code
Cơ chế chấm công qua QR code cũng tương tự như sử dụng wifi nội bộ. Tuy nhiên, công ty cần trang bị thêm thiết bị hiển thị QR code. Nhân viên khi tới văn phòng sẽ dùng điện thoại cá nhân để quét mã QR.
Khi quét thành công, dữ liệu chấm công của nhân viên sẽ được ghi nhận lên hệ thống. Có thể thấy, nhược điểm của hình thức này đó là tất cả nhân viên đều phải mất thời gian để đợi chờ người phía trước.
Cách đánh giá hiệu quả
Mỗi doanh nghiệp thì sẽ có quy mô nhân viên khác nhau. Nhưng suy cho cùng, bất kỳ nhà quản lý nào cũng mong muốn tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự của mình.
Do đó, khi sử dụng phần mềm check in/out, đa phần mọi dữ liệu đều có khả năng tự động đẩy lên hệ thống, nhưng bạn cũng nên kiểm tra tốc độ đồng bộ dữ liệu sau một thời gian sử dụng.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm check in
Sự thay thế các thiết bị chấm công bằng phần mềm check in đang được ứng dụng rất nhiều tại doanh nghiệp hiện nay. Dưới đây là 4 lợi ích nổi bật nhất mà bạn không nên bỏ qua.
Phần mềm check in giúp tiết kiệm thời gian
Có thể nói, đây là một trong những lợi ích nổi bật nhất của phần mềm check in. Nó không chỉ là tiết kiệm thời gian chấm công cho nhân viên, mà còn rút ngắn thời gian cho nhà quản lý.
Hệ thống chấm công online cho phép cập nhật dữ liệu một cách hoàn toàn tự động mà bạn không cần phải tốn thời gian so sánh, đối chiếu quá nhiều. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể tự xem ngày, giờ đi làm của mình để phản hồi nhanh chóng lên bộ phận quản lý.
Kiểm soát thông tin nhanh chóng với phần mềm check in
Với hệ thống phần mềm check in online, bạn không cần phải ngồi hàng giờ đối chiếu và lọc dữ liệu tìm kiếm trên file excel cùng hàng ngàn còn số. Giờ đây, ứng dụng công nghệ đã giúp bạn sử dụng nhiều bộ lọc khác nhau để tìm kiếm đến từng cá nhân.
Không chỉ vậy, quá trình dung nạp dữ liệu cũng trở nên đơn giản hơn vì tất cả đã được tối ưu một cách hoàn toàn tự động.
Phê duyệt đơn từ dễ dàng
Bên cạnh chức năng ghi nhận ngày giờ đi làm thì phần mềm còn có tính năng tạo đơn từ online. Bộ phận quản lý nhân sự sẽ không cần phải tiếp nhận rất nhiều giấy tờ xin nghỉ phép và tốn không gian, thời gian lưu trữ.
Thay vào đó, khi nhân viên tạo đơn từ trực tuyến trên hệ thống, phần mềm sẽ gửi thông báo đến tất cả nhà quản lý giúp bạn dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin. Sau đó, khi nhà quản lý phê duyệt thì bộ phận nhân sự cũng nhanh chóng có được dữ liệu mình mong muốn.
Công khai và minh bạch
Nếu như trước đây, phải để đến khi tính lương, nhân viên mới xem được bảng chấm công của mình và đưa lên những phản hồi chậm chễ gây chậm tiến độ trả lương. Thì với hệ thống check in online, nhân viên có thể xem thông tin chấm công của mình theo ngày giờ thực tế.
Thông qua đó, bộ phận quản lý sẽ nhận được yêu cầu phản hồi ngay tại thời điểm đó và đưa ra hướng giải quyết kịp thời.
HappyTime – Phần mềm check in chấm công cho doanh nghiệp
Có thể nói, trên thị trường hiện nay xuất hiện rất nhiều phần mềm check in online khác nhau. Tuy nhiên, để lựa chọn một hệ thống an toàn, đảm bảo có thể phục vụ linh hoạt với quy mô nhân sự khác nhau thì doanh nghiệp nên lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm uy tín.
Là một trong những phần mềm check in/out được nhiều doanh nghiệp đưa vào sử dụng, hệ thống chấm công online Happy Time nhanh chóng đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của thị trường.
Tham khảo thêm:
>> 5 đặc điểm nổi bật của phần mềm chấm công online HappyTime
>> Đánh giá phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất hiện nay
>> Chấm công online – Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Cập nhật tính năng và nhận demo miễn phí của Happy Time
Chấm công theo thời gian thực
Với tính năng chấm công theo thời gian thực, hệ thống sẽ đẩy dữ liệu lên ngay sau khi ghi nhận thông tin từ thiết bị cá nhân của từng nhân sự. Theo đó, cả nhân viên và nhà quản lý đều có thể theo dõi một cách nhanh chóng xem thông tin chấm công đã được ghi nhận hay chưa.
Bên cạnh đó, điều này còn giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro không mong muốn như mất mạng wifi nội bộ, dữ liệu đầy hay nhiều lỗi khác thường xuất hiện ở các thiết bị truyền thống.
Kết hợp với hầu hết các thiết bị chấm công
Nếu như các phần mềm chấm công trực tuyến khác gây khó khăn trong việc kết nối với các thiết bị chấm công mà doanh nghiệp đã sử dụng từ lâu thì Happy Time sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời cả máy chấm công và hệ thống check in để quản lý con người dễ dàng hơn, mà không phải bỏ đi bất cứ thiết bị nào. Dữ liệu từ thiết bị chấm công vân tay hay thẻ từ vẫn được đồng bộ lên hệ thống quản lý chung một cách chính xác.
Quản lý quy trình xin nghỉ thuận tiện
Khi sử dụng phần mềm check in/ out Happy Time, nhà quản lý không cần mất thời gian đợi chờ đơn xin nghỉ của nhân viên để tiến hành phê duyệt và gửi lên bộ phận nhân sự nữa.
Thay vào đó, mọi công đoạn sẽ được tối ưu một cách hiệu quả nhất. Bằng cách nhận thông báo ngay lập tức khi nhân viên tạo đơn trên hệ thống. Đơn xin nghỉ phép online sẽ tự động chuyển lên nhà quản lý và bộ phận quản lý nhân sự phê duyệt mà không cần tốn thời gian chờ đợi.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về phần mềm check in online, hy vọng bạn đã có được tiêu chí để lựa chọn hệ thống phù hợp với doanh nghiệp để nâng cao chất lượng quản lý của mình.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
