Áp dụng 10 nguyên tắc Kaizen giúp nâng cao hiệu quả làm việc

Kaizen nổi tiếng là một phương pháp quản lý và cải tiến liên tục trong doanh nghiệp ngày càng được ứng dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Trong bài viết này, hãy cùng HappyTime tìm hiểu về 10 nguyên tắc Kaizen giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

Nguyên tắc Kaizen 1 – Vứt bỏ những giả định, mở rộng tâm trí và sẵn sàng thay đổi

Xã hội có luôn có những giả định về cách mọi thứ nên được thực hiện. Và chúng ta cũng có những ý tưởng, tư duy cố định về cách vận hành, hoạt động mọi thứ (đó chính là thói quen). Tuy nhiên để có thể làm quen với Kaizen, bạn cần loại bỏ những suy nghĩ này.

Luôn giữ cho tâm trí của bạn cởi mở để thay đổi. Nếu bạn đang dự định thực hiện một việc gì đó, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu bạn tin hoặc làm điều ngược lại? Sau đó hãy thực hiện một bài tập tinh thần để bảo vệ niềm tin, hành động đối lập đó. 

Có một câu nói rằng bài kiểm tra thực sự cho trí thông minh hạng nhất là khả năng cùng lúc nắm giữ hai ý tưởng đối lập mà vẫn giữ cho chúng hoạt động tốt. Vì vậy, hãy mở rộng tâm trí của bạn và loại bỏ bất kỳ tư duy cố định nào.

Nguyên tắc Kaizen 2 – Chủ động tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề

Nhìn chung, tất cả những vấn đề lớn mà công ty đang phải đối mặt không khác nào một cơ hội lớn để bạn chiến thắng trong đời. Lãng phí, sai lầm, thiếu hụt, v.vv.. là cơ hội để bạn đưa ra giải pháp, đóng góp giá trị, cải thiện bản thân, phát triển tài năng để từ đó trở nên tốt hơn, có giá trị hơn, kiếm được nhiều tiền hơn hay hấp dẫn hơn, trở nên mạnh mẽ hơn, v.v..

Chính vì vậy, nguyên tắc Kaizen 3 cũng đề cập tới việc bạn phải chủ động giải quyết vấn đề, sửa chữa mọi thứ và tạo ra giá trị. Những giải pháp này không chỉ giúp Kaizen cho tổ chức mà còn là Kaizen chính bản thân bạn. 

Nguyên tắc Kaizen 3 – Đừng chấp nhận hiện trạng, hãy đối mặt với khó khăn

Nếu bạn muốn không ngừng hoàn thiện bản thân thì phải tập trung vào việc phát triển trí tuệ. Trí tuệ về cơ bản là khả năng suy nghĩ và hành động bằng cách sử dụng kiến ​​thức, kinh nghiệm, sự hiểu biết, lẽ thường và sự sáng suốt tích lũy qua nhiều năm. Trí tuệ cũng là sự hiểu biết sâu sắc về mọi thứ, kết hợp cùng lòng khoan dung với cuộc sống thăng trầm. 

Tuy nhiên cách nhanh nhất (và có thể là duy nhất) để bạn có thể phát triển trí tuệ là đối mặt với khó khăn, thử thách. Vì vậy, bạn không nên sợ hãi khó khăn mà hãy xem đó là cơ hội để cải thiện và phát triển nhanh nhất. 

Bạn không được sinh ra với trí tuệ có sẵn mà chỉ có thể đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên kinh nghiệm sâu rộng được tích lũy. Và việc đưa ra nhiều quyết định sai lầm sau cùng sẽ đưa bạn tới những quyết định chính xác và sáng suốt. 

Xem thêm: Top 9 Cách Tạo Động Lực Làm Việc Cho Nhân Viên Hiệu Quả Nhất

Nguyên tắc Kaizen 4 – Từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo, nếu thấy sai hãy sửa ngay

Thomas Edison đã từng thử nghiệm hơn 10.000 lần mới phát minh ra bóng đèn. Do đó bạn không thể yêu cầu mình có thể thành công ngay khi vừa áp dụng Kaizen. 

Khi đổi mới và cải tiến mọi thứ, bạn sẽ liên tục mắc lỗi. Bạn thất bại khi thực hiện những cải tiến không hiệu quả. Bạn cũng có thể tìm thấy những cách kém hiệu quả hơn những phương án được sử dụng hiện tại. 

Tuy nhiên, sai lầm và thất bại không đáng sợ, thất bại là một phần không thể thiếu của mọi thành công. Nhưng sẽ có một quy tắc quan trọng mà bạn cần xem xét, đó là sửa chữa sai lầm ngay khi vừa nhận ra chúng. 

Đừng để những sai lầm lớn dần và biến thành một thứ gì đó không thể kiểm soát và không thể quản lý. Hãy can đảm thừa nhận bạn đã phạm sai lầm và sửa chữa chúng ngay lập tức.

Nguyên tắc Kaizen 5 – Nghĩ cách làm chứ không nghĩ tại sao không làm được

Luôn luôn có một cải tiến có thể được thực hiện nếu bạn suy nghĩ đủ chăm chỉ.  Hãy nghĩ về cách thực hiện nếu bạn muốn thực sự làm nó. Và đừng sử dụng sức mạnh tinh thần để tìm kiếm lý do tại sao mọi thứ không thể thực hiện. 

Trong trường hợp cảm thấy tâm trí bị mắc kẹt và không biết nên làm gì tiếp theo thì tâm trí của bạn có thể đã tràn ngập những lời bào chữa cho điều đó. Lúc này, hãy giải phóng tâm trí, xem xét mọi thứ từ nhiều góc độ khác như: Đơn giản hơn, nhanh hơn, rẻ hơn, giúp trình bày mọi thứ tốt hơn, hỗ trợ thiết lập các mối quan hệ mới, v.v.. 

Nếu bạn có một thái độ tích cực, nếu bạn đủ quan tâm và giữ cho đầu óc mình cởi mở, thì tất cả những điều này đều có thể được thực hiện. Hãy nhớ rằng, tâm trí của bạn giống như một chiếc dù, nó chỉ hoạt động khi được mở.

Nguyên tắc Kaizen 6 – Xây dựng môi trường tích cực, ai cũng có thể đóng góp ý kiến

Để đạt được sự cải tiến liên tục thì việc xây dựng một môi trường tích cực, nơi mà tất cả mọi người đều có thể đóng góp ý kiến và được đón nhận là cực quan trọng.

Tất cả mọi người đều cần được đối xử công bằng và được trân trọng. Nếu ai đó có ý kiến đóng góp, họ cần được lắng nghe và đón nhận ý kiến của họ. Nếu có sự khác biệt hoặc xung đột, bạn cần giải quyết vấn đề thông qua trao đổi và thỏa hiệp.

Và một cách để đảm bảo môi trường mang lại năng lượng tích cực là tạo ra một không gian làm việc sáng tạo giúp nhân viên có thể nghĩ ra các ý tưởng mới và làm việc với nhau để thực hiện chúng. Điều này có thể đạt được thông qua việc cung cấp các công cụ và tài nguyên cần thiết để phát triển ý tưởng và thực hiện các dự án.

Cuối cùng, cần đảm bảo rằng không ai bị bỏ lại phía sau và tất cả mọi người đều có cơ hội tham gia vào quá trình cải tiến liên tục.

Xem thêm: Xu Hướng Trải Nghiệm Nhân Viên – 15 Nhận Định Mới Cho Năm 2023

Nguyên tắc Kaizen 7 – Tận dụng trí tuệ sáng tạo của bạn, đừng lãng phí tiền

Luôn có ít nhất 2 cách để tìm ý tưởng cho quá trình cải tiến tổ chức. Trong đó, bạn có thể sử dụng tiền để thuê người và đầu tư vào công nghệ mới hoặc bạn sử dụng sự sáng tạo của chính mình. 

Tại một số thời điểm, việc trả tiền cho những ý tưởng, kiến ​​thức và công nghệ mới là hợp lý, nhưng bạn hãy ưu tiên sử dụng sự sáng tạo của mình.

Tại sao lại như vậy?

Lý do là bởi không có sự thay đổi nào duy trì mãi mãi nếu không có động lực. Ngược lại, nếu có đủ động lực thì các ý tưởng cải tiến sáng tạo là điều không còn xa vời. Do đó các chuyên gia hay công nghệ được bạn thuê/mua về có tốt đến đâu thì đều có thể sụp đổ về quỹ đạo cũ nếu không đủ động lực. Sự thay đổi luôn phải bắt đầu từ bên trong.

Nguyên tắc Kaizen 8 – Sự khôn ngoan của mười người hơn kiến ​​thức của một người

Trong thời đại thông tin, có một quy luật là bạn phải lựa chọn kỹ lưỡng để có được những kiến thức tốt nhất. Nếu không, bạn sẽ nhanh chóng bị lạc trong những thông tin vô ích và lời khuyên tồi tệ. Vì vậy, hãy luôn kén chọn về những thông tin mà bạn sẽ sử dụng.

Tuy nhiên, bạn đừng chỉ nên tin tưởng vào kiến ​​thức của chỉ một người. Mọi người đều có cách nhìn nhận và giải thích riêng về thế giới từ những góc độ khác. 

Càng quan sát ở nhiều góc độ, bạn càng tiến gần hơn đến thực tế khách quan (sự thật). Lúc đó, bạn có thể hiểu rõ hơn về vấn đề và những gì cần thực hiện, cải tiến để áp dụng vào tổ chức.

Xem thêm: 5 Bước Kiến Tạo Văn Hoá “Lòng Biết Ơn Nơi Làm Việc”

Nguyên tắc Kaizen 9 – Hiểu, tin cậy và làm chủ dữ liệu 

Mọi thay đổi đều phải dựa trên dữ liệu. Bằng mọi cách, bạn phải đo lường được xem bạn đã thực sự tìm ra giải pháp mới để cải tiến mọi việc tốt hơn chưa. Đặc biệt, bạn không thể chỉ giả định kết quả bởi chúng có thể là nguồn gốc của mọi thảm họa. 

Bạn phải bị ám ảnh bởi dữ liệu, bảng điều khiển, số liệu và phương pháp đo lường khi thực hiện các cải tiến. Đồng thời, bạn cũng chỉ thực hiện cải tiến những yếu tố, vấn đề có thể thực hiện đo lường ạ. Điều này sẽ giúp bạn biết chính xác mình đang cố gắng cải thiện điều gì và thước đo kết quả sau khi cải tiến. Hãy nhớ, luôn phải đặt dữ liệu trước những lời nói suông trước khi thực hiện các thay đổi.

Nguyên tắc Kaizen 10 – Kaizen là vô tận

Điều tuyệt vời nhất về Kaizen là phương pháp này kéo dài vô tận. Cho dù bạn đã thực hiện bao nhiêu cải tiến thì vẫn luôn có cách để thực hiện tốt hơn.

Kaizen không phải là nơi để cạnh tranh hay sắp xếp thứ hạng đứng đầu. Bạn không nên cố gắng vì điều gì khác ngoài sự cải tiến không ngừng nghỉ cho đến hơi thở cuối cùng. 

Và có một yếu tố quan trọng khác là môi trường luôn thay đổi theo hướng tốt hơn nhờ sự xuất hiện của các công nghệ mới, quy trình mới, v.v… Do đó nếu ngừng cải thiện, bạn bắt đầu tụt lại phía sau. 

Ví dụ, hãy nghĩ xem điều gì sẽ xảy ra nếu Apple ngừng cải tiến và ngừng phát hành sản phẩm mới, chỉ vì họ là công ty có giá trị nhất hành tinh. Rõ ràng là họ sẽ ngừng kinh doanh và sụp đổ ngay trong vài năm nữa. 

>>Xem thêm: 5 ví dụ áp dụng Kaizen trong cuộc sống

Điểm mấu chốt rút ra từ các nguyên tắc Kaizen: Thậm chí cải tiến 1% cũng tốt

Việc thực hiện bất kỳ loại thay đổi tích cực nào cũng sẽ bắt đầu với tư duy đúng đắn giữa các cá nhân, nhóm và tập thể của tổ chức nói chung. Nhưng thường thì không ai thực sự thích thay đổi, ngay cả khi họ nói rằng họ thích. 

Tuy nhiên, điều đó không thể ngăn cản sự đổi mới và tìm ra những cách tốt hơn để thực hiện mọi việc trong tổ chức của bạn. Bạn phải trở thành ánh sáng của sự thay đổi tích cực, một người có tư duy Kaizen. Bạn phải truyền cảm hứng cho đồng nghiệp và các đối tác kinh doanh khác để đạt được điều tương tự. Và nếu cảm thấy tâm trí bế tắc thì bạn nên bắt đầu lại quá trình cải thiện bản thân, cải thiện những người xung quanh và cải thiện tổ chức của bạn. 

Dù hoàn cảnh có khó khăn đến đâu, hãy luôn cố gắng để được biết đến như một Zenkai – bậc thầy về Kaizen trong tổ chức của bạn. Cho dù tới cuối cùng thậm chí chỉ cải thiện được 1% thì cũng tốt, miễn là bạn vẫn tiếp tục.

Xem thêm: 5S Kaizen Là Gì? Chìa Khóa Quản Trị Bền Vững Cho Doanh Nghiệp

Trên đây là 10 nguyên tắc Kaizen quan trọng để giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc và cải thiện chất lượng sản phẩm. Để mang lại hiệu quả tối ưu cho tổ chức, bạn nên phổ biến những nguyên tắc Kaizen này rộng rãi tới toàn thể nhân viên trong công ty.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng/công cụ hỗ trợ quá trình triển khai Kaizen được hiệu quả hơn, đừng chần chừ liên hệ với HappyTime.

HappyTime tự hào là nền tảng quản trị nhân sự hàng đầu Việt Nam hiện nay, khi liên tiếp đạt được các giải thưởng:

• Giải thưởng Sao Khuê 2020-2021-2022
• Giải thưởng Top Công nghiệp 4.0 Việt Nam (I4.0 Awards)
• Đạt chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2019 – ISO/IEC 27001:2013

Với HappyTime, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý và lưu trữ dữ liệu về thông tin nhân sự, bảng công/lương, phê duyệt đơn từ, truyền thông nội bộ,… một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ đấy gia tăng hiệu suất cho quá trình “cải tiến liên tục”.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.