Tùy theo quy định của từng công ty, nhân viên có thể được yêu cầu chấm công vân tay 2 lần hoặc 4 lần trong ngày. Vậy, quy định nào tối ưu hơn? Nếu nhân viên chấm công 2 lần liên tiếp thì dữ liệu công có bị tính sai không? HappyTime sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này ngay trong bài viết dưới đây!
Mục lục
Thế nào là chấm công vân tay 2 lần và 4 lần?
Các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu áp dụng quy định chấm công 2 lần/ngày hoặc 4 lần/ngày. Trong đó:
- Chấm công 2 lần – Nhân viên quét dấu vân tay 2 lần vào giờ bắt đầu và giờ kết thúc công việc. Bằng cách này, doanh nghiệp dễ dàng quản lý vấn đề đi muộn, về sớm của nhân viên.
- Chấm công 4 lần – Nhân viên quét dấu vân tay 4 lần vào giờ bắt đầu và giờ kết thúc công việc, giờ bắt đầu và giờ kết thúc nghỉ trưa (hoặc giải lao, chuyển ca). Việc chấm công 4 lần giúp doanh nghiệp quản lý chính xác thời gian làm việc theo ca và hạn chế gian lận thời gian làm việc của nhân viên.
Nên chấm công vân tay 2 lần hay 4 lần trong ngày?
Việc chọn lựa quy định chấm công nào sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: Thời gian làm việc, hình thức chia ca và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ:
- Áp dụng chấm công 2 lần khi: Công ty có giờ nghỉ trưa vừa hoặc ngắn (từ 30 phút đến 1 giờ 30 phút), muốn nhân viên tự giác nghỉ ngơi trong đúng thời gian cho phép, không muốn tiêu tốn quá nhiều thời gian để chấm công và tránh tình trạng quên chấm công.
- Áp dụng chấm công 4 lần khi: Công ty có các ca gãy (trưa và tối), có nhiều nhân viên ra về giữa các ca, muốn kiểm soát giờ làm việc của nhân viên trong từng ca, tránh toàn bộ tình trạng đi muộn, về sớm.
Như vậy, việc áp dụng quy định chấm công vân tay 2 lần hay 4 lần là tùy thuộc vào văn hóa quản lý và cách thức hoạt động của từng doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Những quy định về chấm công dành cho mọi doanh nghiệp
Ưu nhược điểm của chấm công vân tay 2 lần và 4 lần
Mỗi hình thức chấm công trên đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, bạn có thể thấy rõ qua bảng sau:
| Chấm công vân tay 2 lần | Chấm công vân tay 4 lần | |
| Ưu điểm | – Dễ dàng quản lý và tính công cho nhân viên, chỉ cần ghi nhận giờ vào làm và giờ tan làm. – Dễ dàng ứng dụng những hình thức chấm công có sẵn trên thị trường: Máy chấm công vân tay, thẻ từ, Face ID, app chấm công trên điện thoại,… – Tiết kiệm thời gian cho nhân viên, không phải chú ý đến nhiều mốc thời gian chấm công, giảm thiểu xao nhãng trong công việc, giảm tình trạng quên chấm công.- Nhân viên có được trải nghiệm tự do, thoải mái để cống hiến cho công việc. | Kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên chính xác hơn vì xác định được đúng giờ vào, giờ ra.- Hạn chế tình trạng gian lận thời gian làm việc, nghỉ nhiều, làm ít. |
| Nhược điểm | – Khó kiểm soát thời gian làm việc chính xác của nhân viên. Nhân viên có thể gian lận giờ nghỉ trưa/nghỉ ca để làm việc riêng, không tối ưu được hiệu suất làm việc . – Khó tính dữ liệu công nếu nhân viên chỉ làm nửa buổi. | – Quy trình quản lý chấm công và tính lương phức tạp hơn do có nhiều dữ liệu cần phân tích hơn. – Nhân viên tốn nhiều thời gian cho việc chấm công. – Nhân viên cảm thấy gò bó, thiếu tự do khi phải chấm công quá nhiều lần. – Nhân viên dễ quên chấm công. |
Cả hai quy định chấm công này đều có tác động đáng kể đến hiệu suất làm việc của bộ phận quản lý, bộ phận nhân sự và trải nghiệm nhân viên. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xem xét mô hình hoạt động của tổ chức phù hợp với quy định chấm công nào, cân nhắc kỹ lưỡng về ưu điểm và hạn chế của từng quy định để đưa ra quyết định chấm công phù hợp nhất.
>>> Xem thêm: Quên chấm công vân tay lúc về – Nguyên nhân và cách khắc phục
Chấm công 2 lần liên tiếp có sao không?
Dù áp dụng quy định chấm công vân tay 2 lần hay 4 lần, việc chấm công liên tiếp 2 lần trong một khoảng thời gian ngắn có thể khiến máy chấm công ghi nhận và tính toán sai dữ liệu.
Tình trạng này thường xảy ra khi nhân viên đã chấm công rồi nhưng không nhớ, không thể kiểm tra lại ngay nên đành chấm lại lần thứ 2 cho chắc chắn. Một số trường hợp chấm công vân tay 2 lần liên tiếp vào thời điểm sát giờ vào ca cũng khiến cho máy chấm công tính toán sai dữ liệu.
Ví dụ: Nhân viên chấm công 2 lần liên tiếp, không cách nhau quá 30 phút mà sát vào giờ bắt đầu hoặc kết thúc ca làm việc thì hậu quả là bị tính nhầm ca.
- Giả sử buổi sáng kết thúc lúc 12 giờ, buổi chiều bắt đầu lúc 14 giờ, nhưng nhân viên quên chấm công buổi sáng, đến 13 giờ 30 mới chấm công, 14 giờ lại chấm công tiếp thì coi như mất công ca sáng, chỉ tính ca chiều.
- Hoặc nhân viên lỡ tay chấm công 2 lần liên tiếp cách nhau không quá 30 phút thì ca và giờ làm việc sẽ bị sai.
Hậu quả của việc này là vào cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ tốn nhiều thời gian hơn để kiểm tra lại bảng công, tính lương cho nhân viên. Chưa kể, nếu phát sinh quá nhiều sai sót khiến nhân viên khiếu nại lên cũng làm giảm hiệu suất công việc của người quản lý công lương.
Để giải quyết nhược điểm trong quy định chấm công vân tay 2 lần và 4 lần, cũng như hạn chế tình trạng lỗi dữ liệu khi nhân viên chấm công 2 lần liên tiếp, chúng tôi gợi ý doanh nghiệp nên sử dụng app chấm công HappyTime thay vì các máy chấm công truyền thống.
HappyTime cung cấp nền tảng quản lý nhân sự trực tuyến cùng ứng dụng di động với đa dạng hình thức chấm công (thậm chí có thể cài đặt để kết hợp nhiều hình thức chấm công cho cùng một bộ phận, nhân sự, đảm bảo độ chính xác, tránh gian lận), bao gồm:
- Chấm công qua Wifi nội bộ
- Chấm công qua GPS
- Chấm công qua QR Code
- Chấm công bằng hình ảnh
- Tính hợp với máy chấm công vân tay và máy chấm công khuôn mặt (Face ID)
Giải pháp này giúp doanh nghiệp không phải phụ thuộc vào máy chấm công, tự động hóa và số hóa quy trình quản lý, ngăn chặn tình trạng quên chấm công, chấm công sai ở nhân sự.
Để được tư vấn và đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm chấm công HappyTime, doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi qua:
- Hotline: 0967-778-018
- Email: [email protected]
- Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
