Chấm công vân tay là gì? Tất cả những điều cần biết về chấm công vân tay

Chấm công vân tay là một trong những hình thức quản lý giờ làm việc phổ biến nhất tại các doanh nghiệp. Để hiểu rõ chấm công bằng vân tay là gì, nguyên lý ra sao, ưu và nhược điểm như thế nào, bạn đọc hãy cùng HappyTime khám phá qua bài viết sau!

Chấm công vân tay là gì?

Chấm công vân tay là việc sử dụng dữ liệu sinh trắc học (dấu vân tay) để nhận dạng người chấm công tại nơi làm việc theo thời gian thực. Khi nhân viên đặt ngón tay của mình vào máy quét, hệ thống công nghệ hoặc máy móc sẽ xác nhận danh tính của nhân viên đó, đồng thời ghi nhận thời điểm quét vân tay, lấy đó làm dữ liệu chứng minh thời gian làm việc của họ.

Với hình thức này, dấu vân tay của nhân viên trở thành chìa khóa để mở cửa văn phòng làm việc, ghi lại chính xác sự có mặt của họ theo thời gian thực.

Các hình thức quản lý giờ làm việc kiểu truyền thống bao gồm mật khẩu, chữ số, thao tác quẹt thẻ ID, v.vv.. gây ra mối lo về tính trung thực của nhân viên, bởi họ có thể chấm công hộ nhau hay gian lận giờ làm việc. Tuy nhiên, chấm công vân tay đã trở thành giải pháp tối ưu hơn khi sử dụng nhận dạng của cơ thể để giải quyết vấn đề.

Các hình thức chấm công vân tay

Để tiến hành quét dấu vân tay, doanh nghiệp có thể trang bị máy chấm công cố định tại nơi làm việc, hoặc mua các phần mềm chấm công trực tuyến (bao gồm app chấm công và phần mềm quản lý) để nhân viên chủ động quét vân tay trên thiết bị di động.

Sử dụng máy chấm công vân tay

Các doanh nghiệp có thể lắp đặt máy chấm công tại 1 trong 2 vị trí:

• Lắp đặt ngay tại cửa ra vào của nơi làm việc, kết nối máy với khóa từ của cửa. Mỗi khi có người quét dấu vân tay, máy chấm công sẽ xác định danh tính của người đó xem có đúng là nhân viên của công ty không. Nếu đúng là nhân viên, cửa sẽ tự động mở khóa. Nếu không đúng, cửa sẽ không mở và máy chấm công thông báo dấu vân tay không hợp lệ.
• Lắp đặt tại khu vực ra vào của nơi làm việc, KHÔNG cần kết nối với cửa từ. Lúc này, máy chấm công thực hiện nhiệm vụ duy nhất là ghi nhận giờ chấm công của nhân viên.

Ở cả hai trường hợp, máy chấm công đều làm tốt nhiệm vụ ghi nhận chính xác giờ làm việc của nhân sự. Lưu ý rằng máy chấm công cần được kết nối với máy tính quản lý tại văn phòng để nhà quản lý có thể trích xuất dữ liệu ra file Excel, làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không? Khám phá ưu nhược điểm

Sử dụng phần mềm quản lý chấm công HappyTime

HappyTime là phần mềm quản trị nhân sự (HRM) được phát triển bởi Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam, trong đó đã được tích hợp sẵn tính năng chấm công và tự động quản lý công – lương. Với các tính năng này, HappyTime sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo 2 cách:

• Cung cấp trình quản lý công lương trên máy tính, kết nối được với máy chấm công để tự động trích xuất dữ liệu, làm bảng công và tính lương cho nhân viên.
• Cung cấp đồng thời cả phần mềm quản lý và app chấm công. Với hình thức này, nhân sự có thể dễ dàng chấm công ngay trên thiết bị di động, doanh nghiệp không cần tốn thêm chi phí lắp đặt máy chấm công nữa. Trong quản trị HappyTime, nhà quản lý cũng có thể linh hoạt cài đặt quy tắc chấm công (ví dụ: chấm công GPS, chấm công qua Wifi nội bộ, v.v..) tự động thu thập dữ liệu từ ứng dụng và thực hiện các thao tác quản lý khác.

Khi sử dụng phần mềm quản lý chấm công, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp sẽ giảm tải được khối lượng công việc lặp đi lặp lại. Quy trình quản lý nhân sự được số hóa, tự động hóa, đảm bảo tính khoa học và chính xác.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu về tính năng chấm công của HappyTime

Nguyên lý của hình thức chấm công vân tay

Phương thức hoạt động của máy chấm công vân tay tương đối dễ hiểu. Đầu tiên, tất cả nhân viên trong một doanh nghiệp sẽ cần được lấy mẫu dấu vân tay, cấp một mã ID, sau đó lưu vào cơ sở dữ liệu.

Khi tiến hành chấm công vào giờ bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, nhân viên chỉ cần đặt ngón tay (phải là ngón đã được lấy mẫu trước đó) lên bề mặt cảm biến vân tay của máy chấm công. Dữ liệu sẽ ngay lập tức được ghi lại, sau đó so sánh, đối chiếu với các dấu vân tay được lưu trong cơ sở dữ liệu. Nếu có sự trùng khớp, máy sẽ phát tín hiệu thông báo chấm công thành công. Các dữ liệu EXIF (extra information) như ngày, giờ, ca làm việc, tên người được chấm công,… được tự động cập nhật lên hệ thống.

Cho đến nay, các thiết bị quét dấu vân tay đã trở lên cực kỳ hiện đại về mặt công nghệ. Cho dù sử dụng máy chấm công hay phần mềm chấm công, hình thức nhận diện sinh trắc học đều sẽ hoạt động theo các nguyên lý:

Quét quang học

Nguyên lý quang học sẽ chiếu đèn sáng lên ngón tay của người chấm công, chụp lại hình ảnh dấu vân tay. Ở các máy chấm công vân tay, máy quét sẽ sử dụng một vi mạch vô cùng nhạy, làm bằng cảm biến CMOS (Complementary Metal-Oxide-Semiconductor) hoặc thiết bị ghép điện tích CCD (Charge Coupled Device) để chụp lại hình ảnh kỹ thuật số của vân tay.

Ở nhiều điện thoại di động, màn hình cảm ứng cũng được trang bị một vi mạch nhạy sáng (thường là tại một điểm). Chỉ cần đặt ngón tay lên đúng điểm này, ánh sáng sẽ nháy lên và ngay lập tức chụp lại dấu vân tay của người dùng để đối sánh với dữ liệu cài đặt ban đầu.

Quét điện dung

Đây là nguyên lý quét dấu vân tay bằng tụ điện và dòng điện. Khi ngón tay của người chấm công đặt trên máy quét, dòng điện sẽ tạo ra hình ảnh dấu vân tay. Các đường gờ ở vân tay sẽ được đánh dấu và bộ xử lý sẽ quyết định xem các đường gờ đó là đường vân hay đường rãnh trên bề mặt ngón tay. Nếu như nguyên lý quang học tạo ra một tấm ảnh dấu vân tay hai màu, thì nguyên lý điện dung có thể xác định được dấu vân tay của người thật. Vì thế, nguyên lý quét dấu vân tay bằng điện dung có tính chính xác cao hơn, rất khó gian lận.

Quá trình quét dấu vân tay đi theo trình tự như sau:

• Bước 1: Một dãy đèn LED lóe sáng trên bề mặt kính, chiếu thẳng vào nơi tiếp xúc với dấu vân tay của người chấm công.
• Bước 2: Ánh sáng phản xạ dội ngược trở lại cảm biến CMOS hoặc CCD. Nếu hình ảnh quá sáng hoặc quá tối, bức ảnh chụp sẽ bị xóa hoàn toàn, tức là chấm công vân tay thất bại, cần chấm lại.
• Bước 3: Thuật toán sẽ kiểm tra xem hình ảnh dấu vân tay là quá sáng hay quá tối và báo hiệu cho người dùng làm lại bước đầu tiên. Tức là khi hình ảnh dấu vân tay quét được chưa đủ để phân tích và đối sánh, máy chấm công hoặc phần mềm sẽ yêu cầu bạn chấm công lại.
• Bước 4: Nếu các đường vân rõ ràng với các mảng sáng và tối chân thực, bức ảnh dấu vân tay sẽ được gửi đến máy tính để xử lý tiếp.
• Bước 5: Máy tính chủ có thể lưu trữ thông tin này trong cơ sở dữ liệu hoặc tiến hành đối sánh hình ảnh mới chụp được với dữ liệu đã có.
• Bước 6: Nếu hình ảnh dấu vân tay trùng khớp với dữ liệu, bạn được xem là chấm công thành công. 

Ưu và nhược điểm của hình thức chấm công vân tay

Để quản lý môi trường doanh nghiệp hiệu quả, hệ thống chấm công vân tay sẽ loại bỏ tình trạng gian lận giờ làm việc, tiết kiệm thời gian của nhân viên và cung cấp dữ liệu chính xác để làm căn cứ tính lương. Tuy nhiên, bên cạnh nhiều lợi ích, hình thức chấm công vân tay vẫn còn có một số hạn chế. Cùng tìm hiểu những ưu nhược điểm của hình thức chấm công này:

Ưu điểm

• Đảm bảo tính chính xác: Hệ thống quét vân tay xác định chính xác danh tính của người chấm công. Người chấm công không thể làm giả hay thay đổi dấu vân tay, không thể chấm công hộ để gian lận giờ làm việc.
• Ghi nhận thời gian chấm công chuẩn: Các thiết bị và phần mềm chấm công cài đặt dựa trên thời gian thực nên có thể ghi nhận thời điểm chấm công của nhân viên chuẩn đến từng giây.
• Tính bảo mật cao: Dữ liệu vân tay của nhân viên được mã hóa và bảo mật tuyệt đối, không thể bị lộ hay làm giả. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống chấm công vân tay làm tường rào bảo mật, quản lý người ra vào doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm.
• Dễ dàng lắp đặt/cài đặt: Cho dù là dùng máy chấm công hay phần mềm chấm công trực tuyến, việc lắp đặt/cài đặt cũng rất đơn giản. Các bước kết nối với trình quản lý đều được thực hiện online qua mạng Internet/LAN. Một số máy chấm công vẫn áp dụng hình thức kết nối có dây với máy tính quản lý.
• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Nếu áp dụng phương pháp chấm công truyền thống như dùng thẻ giấy, thẻ từ, v.vv.. Doanh nghiệp sẽ phải mất thêm một khoản phí làm thẻ hay trang bị công cụ chấm công cho nhân viên. Không những thế, trong quá trình sử dụng, có thể xảy ra tình trạng hỏng, mất công cụ chấm công. Doanh nghiệp lại phải tốn chi phí để cấp lại cho nhân viên. Tuy nhiên, với hệ thống chấm công vân tay, nhân viên chỉ cần đăng ký dấu vân tay và chấm công dễ dàng, không mất thêm khoản phí phát sinh nào.
• Dễ dàng quản lý: Mọi dữ liệu được tổng hợp, lưu trữ lại trong máy chấm công hoặc phần mềm quản lý chuyên dụng. Nhà quản lý có thể thao tác kiểm tra lại hoặc trích xuất dữ liệu dễ dàng.

Nhược điểm

• Không phù hợp với một số đối tượng: Những người lao động trong lĩnh vực hóa sinh, kỹ thuật bị mờ, mất dấu vân tay hoặc ngón tay thường xuyên có vết thương, bị bệnh da liễu thì khó có thể chấm công bằng hình thức này. 
• Khó nhận diện dấu vân tay trong các tình huống đặc biệt: Nếu mưa hoặc nắng quá, tay của người chấm công bị ướt, đổ mồ hôi thì khó có thể chấm vân tay hợp lệ.
• Tốc độ nhận diện chậm: Với các hệ thống nhận diện kém chất lượng, một lần quét vân tay mất từ 2-3 giây. Điều này làm tốn kém thời gian cho người chấm công, nhất là khi có nhiều người cần chấm công cùng một lúc.
• Thỉnh thoảng có lỗi: Hệ thống chấm công vân tay có thể bị lỗi do các tác động từ môi trường hoặc lý do khách quan khác. Điều này làm cản trở quá trình quản lý của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Khám phá ưu và nhược điểm của hình thức chấm công vân tay

Cách khắc phục nhược điểm của hình thức chấm công vân tay

Các hình thức chấm công khó tránh khỏi những hạn chế trong công nghệ. Riêng với hình thức chấm công vân tay, doanh nghiệp và nhà quản lý có thể khắc phục những nhược điểm bằng các cách thức sau:

Đối với nhân viên

• Đặt dấu vân tay chính xác mỗi khi chấm công.
• Giữ cho vân tay sạch sẽ, không dính bụi bẩn, ẩm ướt mỗi khi chấm công.
• Luôn đợi thiết bị chấm công thông báo kết quả (hợp lệ/không hợp lệ) trước khi rời đi, đảm bảo thời gian chấm công đã được ghi nhận chính xác.
• Nếu công ty lắp máy chấm công thì tránh chấm công vào các giờ cao điểm vì khi có nhiều người chấm công liên tục vì máy dễ bị ì, nhận diện chậm, thậm chí bị lỗi.

Đối với nhà quản lý

• Nên chọn mua các máy chấm công vân tay hoặc phần mềm có công nghệ mới nhất để hạn chế các lỗi thường gặp, tăng dung lượng lưu trữ và tăng tốc độ nhận diện.
• Nên sử dụng phần mềm quản lý chấm công có cung cấp ứng dụng di động, tạo điều kiện cho nhân viên chủ động quét vân tay trên điện thoại cá nhân mà không phải xếp hàng đợi đến lượt vào giờ cao điểm.
• Nên chọn các phần mềm cung cấp nhiều hình thức chấm công khác nhau ngoài vân tay như Face ID, QR code, WiFi, GPS, v.vv..

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm chấm công vân tay miễn phí hiện nay

HappyTime – Giải pháp quản lý chấm công hiện đại và hiệu quả

Trong các phần mềm quản lý chấm công trên thị trường hiện nay, HappyTime là sự lựa chọn tối ưu khi được tích hợp những công nghệ hiện đại và tính năng thông minh, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách toàn diện.

HappyTime cung cấp một trình quản trị trực tuyến trên website, kết nối được với nhiều loại máy chấm công (vân tay, khuôn mặt, thẻ từ, v.vv..) để quản lý dữ liệu. Đồng thời, HappyTime cung cấp ứng dụng trên thiết bị di động cho phép nhân viên chấm công, tương tác với đồng nghiệp cùng nhà quản lý trên môi trường trực tuyến, thay thế máy chấm công truyền thống.

Như vậy, doanh nghiệp có 2 cách sử dụng phần mềm HappyTime để quản lý hoạt động chấm công vân tay của nhân viên:

Cách sử dụng máy chấm công vân tay kết hợp với phần mềm quản trị HappyTime

Trước hết, nhà quản lý kết nối phần mềm quản lý HappyTime với máy chấm công đang hoạt động tại doanh nghiệp theo các bước:

• Bước 1: Nhà quản lý truy cập vào trình quản lý HappyTime tại đường link https://panel.happytime.vn/auth/login.

• Bước 2: Tại trang dashboard quản trị, chọn danh mục “Cài đặt chấm công” ở cột bên trái rồi chọn “Hình thức chấm công”.
• Bước 3: Bấm nút bật kết nối tại dòng “Chấm công bằng vân tay (Tracker)”.
• Bước 4: Chọn “Thiết lập Tracker” để kết nối với các máy chấm công.

Sau đó, nhà quản lý có thể theo dõi dữ liệu chấm công của nhân viên trên trình quản trị. Máy chấm công được xem là thiết bị đầu vào, thu thập dữ liệu mỗi khi nhân viên quét vân tay. Phần mềm HappyTime sẽ theo dõi và quản lý dữ liệu đó từ xa.

Dựa vào các dữ liệu như: Tên nhân viên, mã nhân viên, vị trí, phòng ban, mã chấm công, tên máy chấm công, giờ chấm công thực tế, HappyTime sẽ tự động xuất bảng chấm công ra file Excel. Để đảm bảo tính chính xác cho từng bảng công trong trường hợp mỗi chi nhánh, bộ phận, phòng ban có một quy định chấm công bằng vân tay riêng, HappyTime sẽ:

• Xây dựng quy định chấm công bằng vân tay cho từng chi nhánh, bộ phận, phòng ban và nhân sự khác nhau, không giới hạn.
• Cho phép gửi, nhận đơn, phê duyệt đơn từ online (xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ bù, nghỉ thai sản, tăng ca, v.vv..). Hệ thống sẽ tự động ghi nhận, tính toán số phép còn lại của nhân viên trong năm và đưa ra bảng chấm công chính xác.
• Cho phép nhà quản lý cài đặt công thức chấm công, tính lương cho từng trường hợp trên trình quản trị.

Cách sử dụng tính năng chấm công vân tay bằng app HappyTime

Để giúp nhân viên chủ động quét vân tay mà không phải phụ thuộc vào máy chấm công cố định ở công ty, nhà quản lý có thể sử dụng app di động HappyTime cho nhân viên của mình.

• Bước 1: Nhân viên tải ứng dụng từ CH Play hoặc App Store.
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu được công ty cấp.
• Bước 3: Tiến hành quét vân tay tại trang chủ của ứng dụng bằng cách đặt ngón tay lên đúng vị trí có icon dấu vân tay trên app. Hệ thống quản trị tại website sẽ ngay lập tức nhận được dữ liệu chấm công của nhân viên.

Thông qua ứng dụng di động, chỉ cần máy có kết nối mạng (WiFi nội bộ của công ty) hoặc nhân viên đứng trong phạm vi địa lý cho phép (bật GPS) thì có thể chấm công vân tay. Không nhất thiết phải đến hẳn địa điểm làm việc rồi mới có thể quét vân tay, không còn phải chờ đợi đến lượt chấm công vào giờ cao điểm. Hơn nữa, app HappyTime còn cung cấp các tính năng thông minh như:

• Nhắc lịch chấm công nên sẽ hạn chế được tình trạng quên chấm công.
• Cho phép nhân viên gửi đơn từ online, nhà quản lý sẽ phê duyệt ngay trên điện thoại di động của mình (không cần phải truy cập vào trình quản trị).
• Cung cấp thông tin chấm công, lương thực nhận chính xác theo từng ngày.

>>> Xem thêm: Cách sử dụng máy chấm công vân tay & Quản lý dữ liệu với HappyTime

Ngoài hình thức chấm công vân tay, HappyTime còn hỗ trợ nhiều cách thức khác như chấm công bằng Face ID, chấm công bằng hình ảnh, chấm công QR code, chấm công WiFi nội bộ, chấm công GPS, v.vv.. Như vậy, HappyTime không giới hạn đối tượng người dùng, cách thức quản lý, quy định chấm công và làm việc.

HappyTime có thể phá vỡ mọi rào cản của hình thức chấm công vân tay truyền thống, mở ra giải pháp quản lý nhân sự trọn vẹn hơn. Để được hỗ trợ cài đặt phần mềm HappyTime, kết nối với máy chấm công vân tay, hướng dẫn sử dụng ứng dụng, nhà quản lý vui lòng liên hệ với HappyTime qua website hoặc số hotline 0967.778.018.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.