cách làm bảng chấm công có tăng ca

Hướng dẫn 3 bước làm bảng chấm công có tăng ca đơn giản

Tài liệu

Biểu mẫu chấm công có tăng ca là một biểu mẫu rất phổ biến ở các doanh nghiệp. Thực tế, nhiều doanh nghiệp yêu cầu bộ phận kế toán, nhân sự phải thực hiện chấm công theo ca và làm thêm giờ trên cùng một bảng tính Excel. Nếu bạn chưa biết về cách làm bảng chấm công có tăng ca cũng như cách làm bảng chấm công theo giờ bằng Excel thì bài viết này là dành cho bạn!

Bảng chấm công làm thêm giờ là gì?

Tìm hiểu thêm:

>> Phần mềm tích hợp mẫu chấm công làm thêm giờ cho nhà quản lý

>> Bảng chấm công làm thêm giờ và những điều bạn chưa biết

>> Bạn đã hiểu hết về mẫu bảng chấm công làm thêm giờ chưa?

cách làm bảng chấm công có tăng ca
Khái niệm bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công làm thêm giờ là biểu mẫu thuộc quyền sử dụng của người phụ trách chấm công hay người quản lý các bộ phận để theo dõi về việc làm thêm giờ ngoài giờ làm việc chính thức của người lao động trong doanh nghiệp.

Việc sử dụng bảng chấm công làm thêm giờ giúp nhà quản lý đánh giá một cách chính xác thời gian làm thêm của người lao động và có cơ chế tính toán, chi trả lương thỏa đáng, phù hợp và công bằng cho đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp mình.

Khi nào cần sử dụng mẫu bảng chấm công làm thêm giờ?

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ sử dụng khi có sự phát sinh về giờ làm việc của người lao động được tính theo quy định của từng doanh nghiệp. Theo đó, các phòng, ban, bộ phận hoặc người phụ trách chấm công sẽ lập bảng chấm công làm thêm giờ để bộ phận kế toán lấy đó làm căn cứ tính toán và trả lương làm ngoài giờ cho người lao động.

Cách làm bảng chấm công có tăng ca cho nhân viên

1. Tạo bố cục cho bảng chấm công theo ca

cách làm bảng chấm công theo giờ bằng excel
Tạo bố cục cho bảng chấm công theo ca

Mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng, thể hiện những thông tin cần thiết như:

  • 3 dòng ứng với 3 ca làm việc để theo dõi số công theo từng ca. Qua đây, việc theo dõi thời gian làm việc và số buổi của từng ca sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
  • 1 dòng ứng với thời gian tăng ca (có thể ký hiệu tắt là TC hoặc OT). Nhà quản lý có thể ghi chú những thông tin cụ thể nhất cho dễ theo dõi.

Mỗi tháng sẽ gồm 31 ngày, tương ứng với 31 cột, được đánh số từ 1 tới 31. Để xác định ngày đó là thứ mấy, có thể làm như sau:

  • Công thức xác định ngày tại dòng 4: Dùng hàm Date dựa theo Năm là năm hiện tại, tháng là số tại ô B2, ngày là số tại ô D3
  • Định dạng ngày về dạng thứ trong tiếng anh: Sử dụng Custome Format: Tại dòng 4, sử dụng Format cells > Custome > Nhập vào mục Type là ba chữ d viết liền (như hình bên dưới)
Bảng chấm công làm thêm giờ là gì

Như vậy ta sẽ có kết quả là giá trị Ngày tại dòng 4, nhưng được hiển thị dưới dạng Thứ trong tiếng anh.

Việc còn lại là trang trí kẻ khung, tô màu, căn chỉnh độ rộng cho bảng chấm công sao cho đẹp mắt và dễ nhìn.

2. Cách chấm công theo ca vào bảng chấm công

Với chấm công trong từng ca, có thể sử dụng chấm công theo ký hiệu hoặc theo số giờ. Với chấm công làm thêm giờ, tăng ca, nên chỉ chấm bằng số giờ

Khi chấm công làm thêm giờ, lưu ý chấm đúng theo ngày để xác định được làm thêm giờ trong ca nào

Ví dụ như sau:

mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
Cách chấm công theo ca vào bảng chấm công
  • X là đi làm trong ca
  • P là nghỉ phép
  • K là nghỉ không phép
  • Trong 1 ngày chỉ có duy nhất 1 ca được chấm.
  • Số giờ làm tăng ca trong ngày được chấm kèm theo ngày đó.

Ví dụ:

  • NV001 ngày 07/01/2019 đi làm ca 2 và tăng ca 3 giờ
  • NV003 ngày 08/01/2019 đi làm ca 1 và không tăng ca

3. Cách tính công cuối tháng cho nhân viên

Tham khảo thêm:

>> Cách làm bảng chấm công tăng ca chi tiết nhất cho nhà quản lý

>> Bảng chấm công theo giờ và những điều bạn cần biết

>> Tài liệu mẫu bảng chấm công và cách tính lương dành cho nhà quản lý 

Để tính công cuối tháng cho nhân viên, bạn có thể sử dụng các hàm COUNTIF để đếm số công trong các ca:

  • Số ca làm (ký hiệu X): =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)
  • Số ngày nghỉ phép (ký hiệu P) =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)
  • Ngày nghỉ không phép (ký hiệu K) =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)

Sử dụng hàm SUM để tính tổng số giờ làm thêm: =SUM([Vùng chấm công])

Kết quả như sau:

mẫu chấm công làm thêm giờ
Cách tính công cuối tháng cho nhân viên

Kết luận

Hy vọng chia sẻ trên đây đã giúp bạn nắm được thông tin về bảng chấm công làm thêm giờ và cách ghi bảng chấm công có tăng ca. Hoặc bạn có thể tham khảo bảng chấm công online từ hệ thống chấm công trực tuyến HappyTime. Từ đó, bạn có thể hiểu rõ hơn về công việc chấm công và đảm bảo được sự chính xác và rõ ràng đối với vấn đề tiền lương, tiền thưởng cho những người lao động làm thêm giờ tại doanh nghiệp mình.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *