11 cách giảm chi phí cho doanh nghiệp dễ áp dụng trong năm 2023

Chi tiêu hợp lý, tối ưu các quy trình làm việc,… là những cách giảm chi phí cho doanh nghiệp mà bạn có thể áp dụng để tăng mức lợi nhuận tốt hơn. Cùng Blog HappyTime tìm hiểu ngay về những cách giảm chi phí đơn giản mà hiệu quả sau đây nhé.

Giảm thiểu các chi phí văn phòng

Nếu không cần thiết, hãy nghĩ đến phương án giảm các loại chi phí liên quan đến vận hành văn phòng làm việc của bạn. Những ý tưởng liên quan đến cách giảm chi phí cho doanh nghiệp này có thể áp dụng như:

• Chuyển vị trí văn phòng đến địa điểm có phí cho thuê rẻ hơn.
• Chuyển đổi sang hệ thống lưu trữ số để giảm chi phí về in ấn, giấy tờ, thư từ, phí bưu chính,…
• Thay đổi hành vi gửi mail báo cáo, tổng kết qua mail,… và chỉ in bản cứng khi thực sự bắt buộc.
• Có kế hoạch mua sắm các vật dụng văn phòng cần thiết. Bạn có thể ứng dụng những phần mềm để giúp quản lý cơ sở vật chất tại văn phòng tốt hơn (ví dụ như HappyTime, ACheckin,…).

Áp dụng những phương pháp tiếp thị mới

Ngày nay, marketing – quảng cáo là một trong những hoạt động tiêu tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp. Do đó, cách giảm chi phí cho doanh nghiệp tiếp theo mà bạn có thể áp dụng chính là nên áp dụng những phương pháp tiếp thị mới để không lãng phí khoản tiền này.

Một số lựa chọn về marketing – quảng cáo theo xu hướng có thể giúp bạn tiết kiệm được khoản chi phí này ví dụ như:

• Hãy cố gắng tự nghiên cứu, thực hiện, triển khai các chiến dịch quảng cáo thay vì trả liền cho những đơn vị khác thực hiện điều đó. Bạn sẽ khó có thể kiểm soát được chi phí và kết quả khi để người khác thực hiện thay bạn.
• Tăng cường sự hiện diện của bạn tốt hơn trên mạng xã hội. Bạn chỉ cần chọn nền tảng phù hợp với doanh nghiệp của mình và có thể sẽ không cần mất quá nhiều chi phí để sản phẩm của bạn đến với khách hàng.
• Hãy tận dụng lợi thế của khách hàng cũ, khuyến khích họ thực hiện các hoạt động marketing không đồng, marketing truyền miệng đến những mối quan hệ xung quanh của họ.

Khuyến khích sự đa nhiệm từ nhân viên

Lựa chọn những nhân viên đa nhiệm sẽ là một trong những cách giảm chi phí cho doanh nghiệp khá được ưa chuộng. Sự đa nhiệm sẽ giúp nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ không cần phải bỏ ra quá nhiều chi phí nhân sự để tuyển từ 2 – 3 nhân viên cho công việc chỉ cần số lượng nhân sự ít hơn.

Tuy vậy, đây là một trong những cách giảm chi phí cho doanh nghiệp mà bạn cần phải cân nhắc kỹ trước khi thực hiện. Bởi nếu mức lương chi trả cho nhân viên đa nhiệm không phù hợp, bạn có thể sẽ tốn nhiều tiền hơn để tuyển những vị trí nhân viên mới cho doanh nghiệp của mình.

Sử dụng đúng công nghệ cho doanh nghiệp

Dùng công nghệ phù hợp là một trong những cách giảm chi phí cho doanh nghiệp tối ưu, giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ như một số ý tưởng về sử dụng công nghệ trong quản lý như:

• Tổ chức các cuộc họp online thay vì những cuộc họp yêu cầu nhân viên di chuyển quá nhiều.
• Sử dụng những hình thức thanh toán miễn phí online thay vì sử dụng tiền mặt.
• Ứng dụng các phần mềm quản lý dự án hữu ích như Trello, Google Tài liệu,…

Hãy áp dụng bất kỳ ứng dụng công nghệ nào vào những hoạt động mà bạn có thể tinh gọn được nó. Ví dụ như, ngày nay có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm vào quản lý nhân sự của mình. Ví dụ như phần mềm HappyTime, đây là một trong những ứng dụng đang hỗ trợ đắc lực quá trình tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp.

Khi sử dụng những phần mềm chấm công online như HappyTime, doanh nghiệp có thể:

• Giảm thiểu được các chi phí liên quan đến chấm công, lắp đặt thiết bị, máy móc cho hoạt động này bởi có thể thực hiện ngay trên ứng dụng điện thoại.
• Giảm chi phí cho vấn đề lưu trữ hồ sơ, thông tin nhân viên, các khoản chi phí nhân lực để thực hiện hoạt động này.
• Giúp tiết kiệm chi phí thời gian cho những hoạt động hàng ngày như thực hiện tạo – duyệt đơn từ trong doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian phân ca làm việc, đổi ca nhanh chóng ngay trên ứng dụng,…
• Đơn giản hóa việc báo cáo khi đang di chuyển với các báo cáo theo thời gian thực mà nhân viên có thể gửi từ bất cứ đâu. 

Áp dụng nguyên lý Pareto trong kinh doanh

Nguyên lý Pareto hay còn được biết đến là quy luật 80/20. Đây là một trong những quy luật nổi tiếng và có thể giúp bạn đưa ra lực kế hoạch cắt giảm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nguyên lý này cho rằng 80% lợi nhuận sẽ đến từ 20% khách hàng của doanh nghiệp.

Do đó nếu áp dụng nguyên lý này vào kinh doanh thì bạn chỉ nên tập trung vào nhóm 20% khách hàng mang đến 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp. Từ đó bạn có thể đưa ra được các chiến lược quảng cáo giúp tiết kiệm chi phí tốt hơn và mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn. 

Loại bỏ ngay những tài nguyên nhàn rỗi

Trong doanh nghiệp, tài nguyên nhàn rỗi là một trong những chi phí phổ biến mà rất nhiều người thường bỏ qua. Tài nguyên nhàn rỗi có thể là các loại thiết bị hoặc những nhân lực Không cần thiết ở trong doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu thì các tổ chức Hiện tại chị có thể tự động hóa được 25 đến 40% quá trình làm việc. Trong khi đó họ sẽ mất 22% thời gian lãng phí cho các hoạt động lặp đi lặp lại.

Vì vậy cách giảm chi phí cho doanh nghiệp tiếp theo của bạn nên áp dụng chính là loại bỏ ngay những tài nguyên nhàn rỗi này. Hãy rà soát thật kỹ về những thiết bị máy móc đang có tại doanh nghiệp, thiết bị nào cần thiết và không cần thiết để loại bỏ. Kiểm tra lại các nhiệm vụ từng vị trí hiện tại để xác định xem vị trí nào cần thiết để giữ lại, vị trí nào cần sa thải loại bỏ.

Tham khảo ngay: Làm sao để quản lý việc đi trễ? Hãy áp dụng ngay 7+ TIPs sau đây

Giảm kiểu các chi phí liên quan đến giấy tờ

Không sử dụng quá nhiều giấy tờ, các loại vật liệu liên quan đến in ấn sẽ là một cách giảm chi phí cho doanh nghiệp. Bạn có thể chuyển đổi tất cả những vấn đề cần sử dụng đến giấy tờ sang hóa đơn kỹ thuật số, hệ thống thanh toán hóa đơn điện tử hoặc lưu trữ tất cả các thủ tục, giấy tờ lên máy tính của mình.

Tối ưu quy trình làm việc, bộ máy quản lý

Rất nhiều doanh nghiệp đang bị thất thoát chi phí ở các quy trình làm việc thừa thãi. Nếu muốn giảm chi phí cho doanh nghiệp thì bạn cần phải biết cách tối ưu lại các quy trình làm việc, chuẩn hóa các thủ tục một cách tốt nhất. Ví dụ như:

• Thực hiện quản lý dự án và công việc ngay trên phần mềm hỗ trợ online, từ đó giúp giảm thời gian và công sức, tiền bạc cho doanh nghiệp.
• Đối với những thủ tục hành chính không cần thiết, có thể chuyển qua hình thức xác nhận bằng email hoặc xác nhận bằng cách form mẫu thay cho việc phải in đơn từ, ký xác nhận như trước đây.

Bên cạnh tối ưu quy trình, doanh nghiệp cũng cần phải tối giản hơn về bộ máy quản lý của mình. Nhiều doanh nghiệp đang áp dụng bộ máy phân chia quá nhiều cấp bậc. Điều này sẽ gây ra sự lãng phí về nhân lực, chi phí tiền thưởng cho nhân viên. Bên cạnh đó, nó cũng sẽ tác động là khiến quy trình làm việc rườm rà, tốn thời gian và công sức hơn.

Quản lý thời gian trong doanh nghiệp

Thời gian là tiền bạc, vì vậy, cách giảm chi phí cho doanh nghiệp tiếp theo mà bạn nên áp dụng chính là đảm bảo thời gian trong doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả. Bạn có thể áp dụng một số ý tưởng như:

• Loại bỏ sự phân tâm của nhân viên bằng những ứng dụng giúp họ tập trung hơn trong công việc. Ví dụ như Focus Booster, Todoist, Rescue Time,…
• Đặt thời gian cần thiết cho những cuộc họp cần được diễn ra. Không nên họp quá thường xuyên và những cuộc họp kéo dài có thể ảnh hưởng đến cả hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Kiểm soát chặt chẽ thời gian check-in, check-out của nhân viên trong thời gian làm việc của họ bằng các ứng dụng, phần mềm chấm công hữu ích hiện nay.

Tìm hiểu thêm: 10 cách quản lý nhân viên sai lầm có thể khiến Leader thất bại

Thuê dịch vụ bên ngoài cho hoạt động không cần thiết

Nếu khối lượng công việc đột nhiên phát sinh quá nhiều nhưng doanh nghiệp chưa đủ nguồn ngân sách để tuyển dụng nhân sự mới, hãy tận dụng các dịch vụ thuê ngoài. Trong thời gian ngắn, những dịch vụ thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều khoản chi phí không cần thiết mà vẫn đạt được hiệu quả làm việc như mong muốn.

Một số cách giảm chi phí cho doanh nghiệp khác

Bên cạnh những cách giảm chi phí trên, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm một số phương pháp hữu ích khác như sau:

• Đưa ra các chính sách khuyến khích nhân viên của mình thực hiện tiết kiệm chi phí. Tuy vậy, những điều này chỉ nên thực hiện trong một thời gian cụ thể, bởi kéo dài có thể ảnh hưởng đến hiệu suất, tinh thần làm việc của họ.
• Tìm kiếm những nhà cung cấp với mức giá phù hợp cho doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm nguồn chi phí đầu vào cho sản xuất, kinh doanh.
• Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, bảo trì cho các thiết bị, máy móc để giảm thiệt hại theo thời gian và hạn chế phải mua thiết bị mới cho doanh nghiệp.
• Tối ưu tốt nguồn ngân sách lương thưởng, tránh lãng phí khi chi thưởng không đúng người, đúng việc.
• Thay đổi phương thức giao tiếp trong doanh nghiệp, ưu tiên những phương thức online nhanh chóng, tiện lợi.
• Loại bỏ ngay những sản phẩm, dịch vụ hàng hóa không mang lại doanh thu để tập trung hơn vào những sản phẩm, dịch vụ có doanh thu tốt.

Hy vọng với những cách giảm chi phí cho doanh nghiệp được chia sẻ bởi HappyTime ở trên, bạn sẽ có thể tối ưu được lợi nhuận tốt hơn cho tổ chức của mình. Bên cạnh đó, đừng quên theo dõi những bài viết khác cùng chuyên mục để cập nhật thêm nhiều tin tức thú vị về quản lý nhân sự – gia tăng trải nghiệm nhân viên tốt hơn nhé.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.