Top 4 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí cho doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí đang là một trong những giải pháp được các doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho phương pháp truyền thống. Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu về các phần mềm quản lý nhân sự ngay nhé.

Tìm hiểu về phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) là một giải pháp, ứng dụng công nghệ để giúp tổ chức có thể quản lý, tối ưu hóa được các nhiệm vụ nhân sự hàng ngày với các mục tiêu nhân sự tổng thể. Những phần mềm này sẽ giúp cho nhân viên nhân sự, các nhà quản lý có thể phân bổ thời gian và nguồn lực nhân sự của doanh nghiệp tốt hơn.

Khái niệm quản lý nhân sự được hình thành từ những năm 1970, khi những doanh nghiệp ban đầu tìm kiếm giải pháp tự động hóa cho hoạt động quản lý nhân viên của họ. Bảng lương chính là chức năng đầu tiên của các phần mềm quản lý nhân sự. Đến những năm 2010, công nghệ đám mây trở thành xu hướng ở hiện tại, các phần mềm quản lý nhân sự đã bắt đầu phát triển vượt trội hơn.

Chức năng của phần mềm quản lý nhân sự

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, phần mềm quản lý nhân sự sẽ có những công dụng, chức năng khác nhau. Tuy vậy, nhìn chung, những phần mềm này sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp những chức năng như sau:

• Tự động hóa quá trình chấm công, check in, check out ra vào của nhân sự.
• Theo dõi, báo cáo được thời gian làm việc thực tế, kế hoạch về thời gian làm việc của nhân viên.
• Giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, số hóa được tài liệu, hồ sơ của nhân viên nhanh chóng, chi tiết.
• Theo dõi, giám sát được vòng đời của nhân viên từ giai đoạn tuyển dụng đến khi nhân viên rời bỏ doanh nghiệp.
• Quản lý được các chế độ lương, thưởng, phúc lợi của nhân viên nhanh chóng.
• Theo dõi, quản lý được các vấn đề thuế, lợi ích của nhân viên.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí mang đến nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ như một số lợi ích sau đây:

Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp có thể số hóa, đơn giản hóa những công việc hàng ngày của mình. Theo thông tin từ KiwiHR, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm được 20 – 25% thời gian quản lý nhân sự hàng ngày khi sử dụng những phần mềm quản lý của mình.

Bên cạnh đó, nhờ vào khả năng tổng hợp bảng công, tính lương nhanh chóng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn 10 giờ mỗi tháng để xử lý những tác vụ này (theo KiwiHR). Những phần mềm quản lý nhân sự cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể giải quyết những vấn đề như tìm kiếm hồ sơ, phản hồi thông tin,… cho nhân sự nhanh chóng hơn.

Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên

Nghiên cứu của Sierra-Cedar cho thấy gần 80% tổ chức đang sử dụng phần mềm nhân sự để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin hoặc tăng hiệu quả của quy trình làm việc. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, nhân viên cần phải có nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ quan trọng.

Những phần mềm quản lý nhân sự giúp họ có thể tự động hóa những nhiệm vụ thường ngày. Bên cạnh đó, nó cũng có thể đảm bảo cho người lao động có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn với những yếu tố sau:

• Đẩy nhanh tốc độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên cao hơn.
• Tạo ra cổng thông tin tập trung cho người quản lý, người sử dụng lao động có thể cập nhật thông tin nhanh chóng, hành động, quyết định nhanh hơn.
• Cho phép nhân viên quản lý được dữ liệu của họ hiệu quả hơn.
• Hợp lý và đơn giản hóa việc quản lý hiệu suất bằng cách giúp người quản lý trao quyền cho các mục tiêu, hành động cụ thể.
• Giảm thiểu sự rườm rà từ những nhiệm vụ giấy tờ hàng ngày của doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Chi phí đầu tiên mà các phần mềm quản lý nhân sự sẽ tiết kiệm được cho doanh nghiệp chính là chi phí tuyển dụng nhân sự mới. Việc tuyển dụng nhân sự mới có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn khoảng 4.219 USD và hơn 42 ngày (theo SHRM). Tuy vậy, việc áp dụng các phần mềm nhân sự có thể giúp doanh nghiệp quản lý, giữ chân nhân tài hiệu quả hơn, từ đó giảm được khoản chi phí đáng kể này. 

Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí cũng giúp doanh nghiệp có thể quản lý tiền lương, phúc lợi, thuế,… thuận lợi hơn. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí để thuê nhân lực thực hiện nhiệm vụ này. 

Những phần mềm quản lý nhân sự cũng cung cấp thêm tính năng quản lý lợi ích, cơ sở vật chất cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể giảm được những chi phí không cần thiết khi quá trình quản lý cơ sở vật chất trước đó không hiệu quả.

Tìm hiểu thêm: 4 giải pháp giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp trong kinh doanh

Một số lợi ích khác của HRM

Bên cạnh những lợi ích chính ở trên, việc sử dụng những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí cũng mang đến một số lợi ích khác như sau:

• Giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện các công việc tổng hợp dữ liệu nhân sự, tính toán lương, thưởng cho doanh nghiệp.
• Giảm gian lận trong quá trình thực hiện chấm công của nhân viên.
• Quản lý tập trung dễ dàng hơn, phá vỡ tâm lý silo của các phòng ban, nhân viên để hướng đến sự minh bạch, kết nối mạnh mẽ hơn trong tổ chức.
• Dữ liệu luôn được cập nhật thường xuyên và nhanh chóng cho nhân viên.
• Quản lý nghỉ phép, vắng mặt của nhân viên hiệu quả hơn.
• Bảo mật dữ liệu an toàn hơn so với những hình thức lưu trữ, quản lý nhân sự khác.

Tìm hiểu thêm: Top 10 cách tạo động lực cho nhân viên nhà quản lý cần biết

Top 4 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí cho doanh nghiệp

Với vô số các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hiện nay trên thị trường, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm nào? Dưới đây sẽ là danh sách 5 phần mềm mà bạn có thể tham khảo cho doanh nghiệp của mình:

HappyTime

HappyTime là một trong những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và giúp gia tăng trải nghiệm nhân viên tốt hơn đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đây là một sản phẩm được Công ty CP TopCV Việt Nam nghiên cứu với mục đích giúp giải quyết được bài toán quản lý công – lương – nhân sự cho doanh nghiệp. Một số tính năng hấp dẫn của HappyTime có thể kể đến như:

• Quản lý chấm công: Dễ dàng tích hợp với các máy chấm công trên thị trường, cung cấp đa dạng hình thức chấm công cho doanh nghiệp như chấm công 1 chạm, chấm công bằng wifi, GPS, QR Code,…
• Quản lý hồ sơ – số hóa dữ liệu: Dễ dàng đồng bộ và quản lý, lưu trữ hồ sơ của nhân viên ngay trên hệ thống, tính bảo mật cao, tìm kiếm, lọc thông tin nhanh chóng với bộ tìm kiếm thông minh.
• Quản lý – hỗ trợ tính lương: Giúp tổng hợp ngày công chỉ sau vài thao tác, hỗ trợ xuất file excel, báo cáo đa dạng để rút ngắn thời gian tính lương cho doanh nghiệp.
• Một số tính năng hỗ trợ quản lý nhân sự khác như truyền thông nội bộ, tạo – duyệt đơn từ online dễ dàng, phân công ca làm việc nhanh chóng ngay trên phần mềm quản lý.

AMIS – MISA

AMIS – MISA cũng là một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí mà bạn có thể tham khảo trong bài viết ngày hôm nay. Phần mềm được nhà phát hành định hướng giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán khó khăn trong quản lý nhân sự của HR. Một số tính năng của AMIS – MISA có thể tham khảo như sau:

• Quản lý tuyển dụng: Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng lên nhiều phương tiện khác nhau, quản lý tập trung CV, hồ sơ tuyển dụng của doanh nghiệp dễ dàng.
• Chấm công, tổng hợp công theo thời gian thực, dễ dàng theo dõi, giảm nhầm lẫn khi tổng hợp để tính lương.
• Dễ dàng scan hồ sơ, thông tin nhân sự và thực hiện nhắc nhở liên quan đến gia hạn hợp đồng. Lưu giữ các quyết định kỷ luật, khen thưởng,… để tạo sự thuận lợi khi tra cứu.
• Quản lý tính lương với các công thức linh hoạt, rõ ràng, khoa học.

1Offfice

1Office hiện là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí mà doanh nghiệp có thể dùng thử trước khi quyết định có nên dùng bản trả phí hay không. 1Office được phát triển với mong muốn mang đến giải pháp cho vấn đề giữa con người – hiệu suất trong doanh nghiệp. Một số tính năng nổi bật 1Office có thể kể đến như:

• Quản lý tuyển dụng: Tạo và đưa ra các đề xuất tuyển dụng dễ dàng hơn. Phần mềm có tích hợp với email tuyển dụng, từ đó giúp lấy hồ sơ ứng viên nhanh chóng trên hệ thống. Có lịch sử lưu trữ về quá trình chăm sóc, quản lý ứng viên.
• Quản lý số hóa hồ sơ nhân sự: Cung cấp các tính năng chấm công, tính lương,… lưu trữ tập trung, theo dõi tình hình chấm công của nhân viên, tạo phiếu lương trực tiếp.
• Các tính năng đánh giá nguồn nhân lực qua các tiêu chí như khung ASK, phát triển năng lực của nhân sự qua các kỳ đánh giá,…
• Một số tính năng hữu ích khác như quản lý KPI tự động, quản lý về thông tin tài sản của doanh nghiệp, hỗ trợ tính năng truyền thông nội bộ,…

CoffeeHR

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí CoffeeHR được phát triển bởi OOS Software, một đơn vị có hơn 15 năm trong lĩnh vực phát triển các phần mềm, giải pháp HRM cho các doanh nghiệp lớn. CoffeeHR được thiết kế để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó liên quan đến quản trị chuyên sâu. Một số tính năng của CoffeeHR có thể kể đến như:

• Quản lý thông tin nhân sự tập trung ngay trên phần mềm, thay thế cho hình thức quản lý theo file Excel truyền thông.
• Quản lý tuyển dụng dễ dàng với tính năng nhận đề xuất từ phòng ban, quản lý, lưu trữ CV theo kho để tìm kiếm thông tin ứng viên nhanh chóng hơn.
• Hỗ trợ bộ phận C&B trong những hoạt động như chấm công, xử lý bài toán công, lương, ca làm việc phức tạp.
• Một số tính năng khác như đào tạo, đánh giá, cung cấp báo cáo dữ liệu nhân sự theo thời gian thực,…

Hy vọng với bài viết ngày hôm nay, bạn sẽ hiểu hơn về lợi ích và nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí nào cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập vào HappyTime để trải nghiệm ngay phần mềm quản lý nhân sự – gia tăng trải nghiệm nhân viên miễn phí này ngay từ hôm nay nhé.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.