Kaizen trong sản xuất: Nắm rõ vai trò và 6 bước triển khai

Kaizen trong sản xuất đã trở thành một phương pháp không thể thiếu trong ngành công nghiệp hiện đại. Với triết lý “cải tiến liên tục”, Kaizen không chỉ nâng cao hiệu suất và chất lượng sản phẩm, mà còn thúc đẩy tinh thần sáng tạo và tạo điều kiện tích cực cho nhân viên cùng tham gia vào hành trình phát triển doanh nghiệp.

Để hiểu một cách rõ ràng và tường tận về vai trò và cách ứng dụng Kaizen trong sản xuất, hãy cùng HappyTime tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Kaizen là gì?

Kaizen (hay còn gọi là phương pháp cải tiến liên tục), là một triết lý kinh doanh đến từ Nhật Bản, tập trung vào việc cải tiến liên tục thông qua từng bước nhỏ để đạt được kết quả đáng kể trong dài hạn; nhấn mạnh vào việc giảm lãng phí, tăng năng suất và tạo ra một văn hóa cải tiến không ngừng.

Đặc biệt khi ứng dụng vào sản xuất, Kaizen đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa mọi khía cạnh: quy trình thực hiện, quản lý nguyên vật liệu, quản lý chất lượng sản phẩm cuối cùng, từ đó giúp cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng năng suất và giảm chi phí.

Các bước thực hiện chính của Kaizen bao gồm: xác định vấn đề, đề xuất giải pháp, thực hiện thay đổi và giám sát kết quả – tất cả nhằm thúc đẩy một nền văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức.

Thông tin thêm: Khái niệm “Kaizen” có nguồn gốc sau Thế chiến II và đặc biệt nổi tiếng với việc được áp dụng thành công tại Toyota. Kể từ đó, Kaizen ngày càng được triển khai rộng rãi trong nhiều ngành khác nhau, từ sản xuất đến chăm sóc sức khỏe.

Xem thêm: 5S Kaizen Là Gì? Chìa Khóa Quản Trị Bền Vững Cho Doanh Nghiệp

Lợi ích khi ứng dụng Kaizen trong sản xuất

Việc áp dụng Kaizen trong sản xuất sẽ mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau và có thể ảnh hưởng tích cực đến toàn bộ quá trình này. Cụ thể như sau:

• Tăng năng suất: Kaizen giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và loại bỏ các hoạt động không cần thiết, từ đó cải thiện năng suất và khả năng sản xuất hàng loạt. Khi thời gian chuẩn bị và chờ đợi giảm, quy trình sản xuất trở nên hiệu quả hơn và thời gian hoàn thành đơn hàng được rút ngắn. Nhờ vậy, sản phẩm có thể được sản xuất nhanh hơn với chất lượng tốt hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
• Giảm chi phí sản xuất: Bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm lãng phí, Kaizen giúp giảm chi phí sản xuất. Việc loại bỏ lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và lao động đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí và tăng cường lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Kaizen giúp loại bỏ các lỗi và tăng độ chính xác trong sản xuất, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm. Điều này cũng góp phần giúp doanh nghiệp tăng cường niềm tin của khách hàng và nâng cao độ cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời, những sản phẩm chất lượng cao cũng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và khiến họ có xu hướng mua lại sản phẩm của doanh nghiệp.
• Cải thiện môi trường làm việc: Triển khai Kaizen giúp tạo ra một môi trường làm việc nơi mà người lao động có quyền đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Môi trường như vậy cũng giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên, giảm stress và tăng sự hài lòng trong công việc.

Nhìn chung, Kaizen mang đến niềm tin rằng: Dù nhỏ hay lớn, mọi cải tiến đều có ý nghĩa và đóng góp tích cực cho sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp. Ứng dụng Kaizen vào quy trình sản xuất không chỉ mang lại những lợi ích vượt trội về năng suất, chi phí và chất lượng sản phẩm, mà còn tạo ra sự cạnh tranh bền vững và thành công lâu dài cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Làm Sao Để Nhân Viên Làm Việc Có Năng Suất Chất Lượng Hiệu Quả

6 bước triển khai Kaizen trong sản xuất

Để đạt được mục tiêu và hưởng trọn lợi ích khi ứng dụng Kaizen vào quy trình sản xuất, ta có thể phân thành 6 giai đoạn như sau:

Xác định vấn đề hoặc cơ hội cải tiến

Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình Kaizen trong sản xuất. Tại đây, nhóm lãnh đạo và toàn thể nhân viên sẽ tập trung vào việc xác định vấn đề cần được cải thiện hoặc cơ hội để cải thiện một vấn đề đang tồn đọng trong quy trình sản xuất. 

Để làm được điều này, mọi người sẽ phải thu thập và phân tích các dữ liệu, quy trình và toàn bộ thông tin liên quan đến quy trình hiện tại. Công việc này có thể đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng đó là bước đầu tiên và rất quan trọng để đảm bảo toàn bộ quá trình Kaizen thực hiện đúng đắn.

Doanh nghiệp có thể triển khai lần lượt như sau:

• Thu thập thông tin về quy trình sản xuất hiện tại, bao gồm dữ liệu về năng suất, chất lượng, thời gian và lãng phí:
  • Năng suất: Thu thập dữ liệu về sản lượng, tỷ lệ hao hụt, số lượng sản phẩm hoàn thành và thời gian sản xuất. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá hiệu suất và khả năng tăng cường năng suất trong quy trình sản xuất.
  • Chất lượng: Xem xét các thông số và tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm. Thu thập dữ liệu về tỷ lệ sản phẩm lỗi, số lần kiểm tra chất lượng, phản hồi từ khách hàng và sự tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng. Điều này sẽ giúp xác định các vấn đề về chất lượng cần cải thiện và đưa ra các giải pháp phù hợp.
  • Thời gian: Thu thập dữ liệu về thời gian chuẩn bị, thời gian chờ đợi, thời gian sản xuất và thời gian thay đổi công việc. Điều này sẽ giúp xác định các hoạt động không hiệu quả và đề xuất các biện pháp để giảm thời gian lãng phí và tối ưu hóa quy trình làm việc.
  • Lãng phí: Đánh giá các loại lãng phí như lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian, công sức lao động và di chuyển không cần thiết. Thu thập dữ liệu về mức độ lãng phí và xác định nguồn gốc của chúng. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra cách giảm lãng phí và tăng cường hiệu quả trong quy trình sản xuất.
• Tiến hành các cuộc họp và thảo luận với nhóm Kaizen và nhân viên trực tiếp tham gia vào quy trình để hiểu rõ vấn đề và các ý kiến đóng góp.
• Phân tích các yếu điểm, tìm hiểu nguyên nhân, rà soát các tiềm năng cải tiến và khả năng thực hiện.
• Xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được sau khi triển khai Kaizen. Doanh nghiệp nên cân nhắc đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART (Specific – Tính cụ thể; Measurable – Đo lường được; Attainable – Khả năng thực hiện; Relevant – Tính thực tế; Time bound – Giới hạn thời gian) để quá trình triển khai Kaizen thêm thuận lợi.

Phân tích quy trình

Sau khi đã xác định được vấn đề cần giải quyết hoặc cơ hội để cải thiện, mọi người sẽ cùng tập hợp tiến hành phân tích quy trình để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Giai đoạn này sẽ đưa ra các câu hỏi, tìm kiếm các thông tin liên quan và sử dụng các công cụ và kỹ thuật phân tích như 5 Whys, Gemba Walk nhằm tìm ra nguyên nhân thực sự dẫn tới những vấn đề tồn đọng trong quá trình sản xuất. Việc phân tích quy trình có thể đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn, nhưng đó là bước quan trọng để đưa ra các giải pháp khả thi.

Xây dựng giải pháp tối ưu

Sau khi đã phân tích quy trình và tìm ra nguyên nhân của vấn đề, tiếp theo là thời điểm để mọi người cùng đưa ra các giải pháp khả thi để cải thiện quy trình.

Tại giai đoạn này sẽ có nhiều phương án Kaizen trong sản xuất được đưa ra, tuy nhiên ban lãnh đạo cần chọn ra giải pháp tối ưu và lập kế hoạch để triển khai giải pháp này. Cần đảm bảo rằng giải pháp được chọn là khả thi và hiệu quả cũng như kế hoạch triển khai được thiết kế sao cho phù hợp với quy trình hiện tại của doanh nghiệp.

Thực hiện giải pháp

Sau khi đã đưa ra các giải pháp Kaizen trong sản xuất, ban lãnh đạo sẽ bắt đầu triển khai thực hiện chúng trong tổ chức.

Việc thực hiện có thể bắt đầu từ một số bộ phận sản xuất nhỏ trước khi nhân rộng ra toàn bộ công ty. Trong thời gian thực hiện, các số liệu, kết quả cần được đo lường và cập nhật liên tục mỗi ngày để theo dõi sự thay đổi khi thực hiện Kaizen.

Nghiên cứu kết quả và điều chỉnh

Từ những kết quả đã ghi chép, ban lãnh đạo sẽ đánh giá và nghiên cứu các giải pháp đã thực hiện. Nếu kết quả sản xuất, doanh thu, lợi nhuận không đạt được như mong đợi thì các giải pháp sẽ được điều chỉnh và triển khai lại. Thông thường, Kaizen trong sản xuất sẽ mang lại hiệu quả tích cực dù nhiều hay ít. 

Chuẩn hóa giải pháp

Sau khi các giải pháp đã được điều chỉnh, ban lãnh đạo sẽ chuẩn hóa các giải pháp cải tiến sản xuất này để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của quy trình.

Tại giai đoạn này, các hướng dẫn, đánh giá sẽ được thực hiện để chuẩn hóa giải pháp trên quy mô toàn doanh nghiệp. Đây cũng là bước quan trọng để đạt được mục tiêu sản xuất lâu dài cho tổ chức.

Tóm lại, để triển khai Kaizen trong sản xuất một cách hiệu quả, cần tuân thủ 6 bước cơ bản trên. Các bước này giúp đảm bảo tính hiệu quả và đạt được mục tiêu của dự án. Ngoài ra, cần chú ý đến các yếu tố khác như đào tạo nhân viên, quản lý chất lượng sản phẩm và quản lý chi phí để đạt được thành công trong quá trình triển khai Kaizen trong sản xuất.

Các doanh nghiệp SME có thể áp dụng Kaizen trong sản xuất không?

Mặc dù Kaizen thường được coi là phù hợp với các nhà sản xuất lớn, chuyên sản xuất hàng loạt, nhưng về bản chất, các phương pháp và nguyên tắc của Kaizen có thể áp dụng trong bất kỳ doanh nghiệp nào muốn cải thiện văn hóa và sản lượng của mình.

Xem xét một cách thực tế, phương pháp Kaizen thậm chí có thể dễ dàng triển khai hơn cho các doanh nghiệp SME, bởi Kaizen đòi hỏi sự tham gia của nhân viên, mà các quản lý trong các công ty nhỏ thường dễ có mối quan hệ gần gũi hơn với nhân viên của họ.

Khi triển khai cụ thể, các quản lý của doanh nghiệp SME sẽ thấy Kaizen có thể áp dụng cho gần như bất kỳ dây chuyền sản xuất nào.

Case Study điển hình: Thành công áp dụng Kaizen trong sản xuất tại Toyota

Toyota là một trong những nhà sản xuất đầu tiên áp dụng triết lý Kaizen. Các công ty sau này như General Motors (GM) đã cố gắng bắt chước các hoạt động này. Tuy nhiên, Toyota là một trong những công ty đầu tiên thực hiện khái niệm Kaizen hàng ngày. Nguyên tắc Kaizen hàng ngày nói rằng mỗi ngày là một cơ hội để cải tiến. Điều này có thể đạt được thông qua các bước sau:

Liên tục đặt câu hỏi về các quy trình và luồng công việc 

Khác với những công ty khác, Toyota vẫn ổn với thời gian khi dây chuyền của họ ngừng sản xuất. Thậm chí đến mức họ khuyến khích công nhân của mình ngừng sản xuất bất cứ lúc nào họ muốn. Toyota đã có một dây Andon gắn trong dây chuyền lắp ráp, nó có thể được kéo bất cứ lúc nào để ngừng sản xuất.

Áp dụng các công cụ giám sát và trực quan hóa 

Toyota và người Nhật nói chung đã sử dụng một kỹ thuật gọi là ‘Kanban’. Đây là một phương pháp trực quan hóa giúp xác định các nhiệm vụ và kết quả thực tế đạt được thể đánh giá mức độ hoàn thành của chúng.

Cụ thể, tiến trình của một công việc sẽ thường gắn liền với các cờ “được yêu cầu – đang tiến hành – hoàn thành” trong từng giai đoạn. 

Chấp nhận các thử nghiệm nhỏ

Toyota là một ví dụ điển hình cho việc triển khai Kaizen trong sản xuất vì công ty này khuyến khích nhân viên thử nghiệm ý tưởng của họ. Một bài báo của Takeuchi, Osono và Shimizu có đề cập đến ý tưởng táo bạo của Toyota Prius. Cụ thể, họ quyết định phát triển một chiếc ô tô tiết kiệm nhiên liệu 100%.

Sau rất nhiều nghiên cứu, thử nghiệm, thất bại và học hỏi, họ đã có thể tung chiếc xe  này ra thị trường vào năm 1997. Nó đã trở thành một trong những loại xe hybrid phổ biến nhất thế giới và được những người quan tâm đến môi trường yêu thích trong một thời gian dài.

HappyTime có thể hỗ trợ doanh nghiệp triển khai Kaizen như thế nào?

Nguyên tắc cốt lõi của Kaizen là giảm lãng phí, tăng năng suất, thúc đẩy sự cải tiến liên tục và làm việc nhóm. HappyTime với định vị là một nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên, được trang bị đầy đủ các tính năng quản trị nhân sự, giúp quy trình làm việc thêm nhanh chóng và dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cải tiến liên tục.

• HappyTime hỗ trợ phân ca làm việc, theo dõi chính xác thời gian chấm công, tạo/duyệt đơn từ trực tuyến và tính lương tự động cho nhân viên. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình công việc, loại bỏ giấy tờ phức tạp, giảm các công việc thủ công cho HR và C&B. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm lãng phí, tăng năng suất và hiệu quả công việc – một trong những mục tiêu chính của Kaizen.
• Đặc biệt, HappyTime còn có tính năng “game hoá” cho các hoạt động hàng ngày như tặng điểm thưởng khi chấm công đúng giờ, gửi lời cảm ơn hay lời chúc trong các dịp đặc biệt cho đồng nghiệp. Điều này tạo nên một môi trường làm việc vui vẻ, thú vị và khích lệ sự tham gia của nhân viên – yếu tố quan trọng để thực hiện thành công phương pháp Kaizen.
• Ngoài ra, việc sử dụng HappyTime còn giúp doanh nghiệp áp dụng triệt để nguyên tắc 5S của Kaizen: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng, nhờ các tính năng quản lý đơn từ và thông tin nhân viên tập trung, số hoá các quy trình quản lý.

Với các tính năng trên, HappyTime tự tin có thể giúp doanh nghiệp áp dụng Kaizen trong sản xuất một cách hiệu quả nhất, từ đó tối ưu hóa quy trình công việc, giảm phí tổn, nâng cao trải nghiệm nhân viên và tạo dựng một nền văn hóa cải tiến không ngừng trong doanh nghiệp.

Xem thêm: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên

Kết luận

Kaizen trong sản xuất có thể coi là một cuộc hành trình không có điểm dừng, một sự cam kết không ngừng nỗ lực để tiến tới sự hoàn thiện. Nó tạo ra một nền tảng cho sự đổi mới và gia tăng năng suất, giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng và tối đa lợi thế trên thương trường.

Hãy cùng HappyTime bắt đầu hành trình Kaizen của bạn ngay hôm nay, hãy tạo ra những sự thay đổi nhỏ và liên tục, từng bước một, và bạn sẽ chứng kiến những thay đổi đáng kinh ngạc mà Kaizen mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.