5S Kaizen là gì? Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

Kaizen 5S là một triết lý kinh doanh đơn giản mà hiệu quả của Nhật Bản, đã và đang cải thiện các doanh nghiệp trên toàn cầu. Nhiều tổ chức đã sử dụng chiến lược này để tăng năng suất và giảm thiểu chi phí vận hành. Vậy chính xác Kaizen 5s là gì?

Kaizen 5S là gì?

Khái niệm Kaizen

Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến. Triết lý này thúc đẩy việc cải tiến liên tục trong môi trường làm việc, mang lại lợi ích cho tập thể thông qua nỗ lực của từng cá nhân. Mục tiêu cuối cùng là tăng hiệu suất lao động và giảm chi phí vận hành.

Để áp dụng Kaizen được hiệu quả, mọi thành viên trong tổ chức đều cần quyết tâm và nỗ lực không ngừng nghỉ. Triết lý Kaizen được thực hiện dựa trên nhiều nguyên tắc. Trong đó có 4 nguyên tắc phổ biến nhất là:

• 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke): Hay còn gọi là Kaizen 5S, là phương pháp xây dựng môi trường làm việc gọn gàng, khoa học và sạch sẽ.
• JIT (Just in time): Là phương pháp quản lý hàng tồn kho, chỉ nhập hàng hóa khi có nhu cầu, giúp hạn chế lãng phí trong sản xuất.
• PDCA (Plan, Doing, Check, Act): Là phương pháp quản lý theo chu trình (lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, cải tiến), giúp tối ưu trật tự công việc.
• QCC (Quality control circle): Là hình thức kiểm soát chất lượng theo nhóm, nơi có 3-10 người cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề.

Từ những nguyên tắc này, chu trình thực hiện Kaizen được xây dựng với 8 bước:

• Bước 1: Chọn chủ đề cần cải tiến.
• Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu cần làm.
• Bước 3: Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ.
• Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên dữ liệu.
• Bước 5: Thực hiện biện pháp để cải tiến vấn đề
• Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện.
• Bước 7: Xây dựng hoặc chỉnh sửa các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
• Bước 8: Đánh giá toàn bộ quá trình để xác định chủ đề tiếp theo.

Tìm hiểu thêm: Sự Nỗ Lực Của Nhân Viên Là Gì? Cách Giúp Nhân Viên Nỗ Lực Hơn

Khái niệm 5S (Kaizen 5S)

5S (hay Kaizen 5S) là phương pháp xây dựng môi trường làm việc có tổ chức, gọn gàng, khoa học, sạch sẽ. Từ đó tăng cường hiệu quả lao động, loại bỏ sự lãng phí, tăng khả năng sinh lời và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

5S được thực hiện dựa trên 5 tiêu chí:

• Tiêu chí 1 – Sàng lọc (Seiri): Sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc.
• Tiêu chí 2 – Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp mọi thứ thật ngăn nắp, trật tự để sử dụng dễ dàng.
• Tiêu chí 3 – Sạch sẽ (Seiso): Vệ sinh sạch sẽ mọi chỗ, mọi đồ vật tại nơi làm việc.
• Tiêu chí 4 – Săn sóc (Seiketsu): Luôn săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ.
• Tiêu chí 5 – Sẵn sàng (Shitsuke): Tạo thói quen tự giác làm tốt các công việc nêu trên và tuân thủ các quy tắc tại nơi làm việc. 

Để thực hiện Kaizen 5S được hiệu quả, thông thường, các doanh nghiệp sẽ thực hiện theo 7 bước:

• Bước 1 – Chuẩn bị: Lên kế hoạch, điều phối nhân sự, công bố thông tin, lên kế hoạch đào tạo và đánh giá.
• Bước 2 – Phát động chương trình: Tuyên truyền 5S đến các nhân viên.
• Bước 3 – Sàng lọc những thứ không cần thiết: Xác định những vật dụng thừa thãi, không quan trọng, cần được loại bỏ.
• Bước 4 – Sắp xếp mọi thứ: Sắp xếp các vật dụng, tài liệu, đồ vật, công cụ một cách khoa học, đảm bảo dễ tìm kiếm, dễ sử dụng.
• Bước 5 – Vệ sinh công ty: Làm sạch các khu vực được phân công, xử lý hết những hỏng hóc, sự cố và dấu hiệu rủi ro.
• Bước 6 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ: Tiếp tục thực hiện các bước sàng lọc, sắp xếp và giữ vệ sinh cho đến khi đạt được hiệu quả tốt nhất.
• Bước 7 – Đánh giá nội bộ: Đánh giá tình trạng thực hiện trong suốt quá trình, phân tích ưu nhược điểm và đưa ra được giải pháp khắc phục.

Tìm hiểu thêm: 5S là gì? Cách triển khai 5S dễ dàng trong doanh nghiệp của bạn

Mối liên hệ giữa Kaizen và 5S

Từ hai khái niệm trên, có thể khẳng định Kaizen là một triết lý quản trị doanh nghiệp, có mục tiêu giảm chi phí, tăng lợi nhuận, đơn giản hóa khâu vận hành. Còn 5S là một công cụ thuộc Kaizen, mang mục tiêu làm gọn, làm sạch và tối ưu hóa môi trường làm việc.

5S và Kaizen là hai yếu tố song song và thường vận hành với nhau. Do đó, chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau, cụ thể như sau:

• 5S được xem là một phần của Kaizen và quá trình sản xuất tinh gọn hơn.
• Kaizen là cách tiếp cận chung cho quá trình cải tiến, 5S là cách doanh nghiệp sẽ áp dụng để tạo ra cơ sở cho quá trình cải tiến đó.
• Kaizen là hệ thống cải tiến liên tục. Trong đó, quy trình hiệu quả sẽ là một phần của quy trình hệ thống.
• 5S sẽ là một phần trong hệ thống chung của Kaizen, thiết lập nơi làm việc lý tưởng để tạo ra sự cải tiến liên tục, tạo ra môi trường làm việc, sản xuất tinh gọn hơn.

Cả Kaizen và 5S đều hướng tới việc cải tiến doanh nghiệp nhằm nâng cao năng suất, nâng cao chất lượng công việc của mỗi cá nhân, bao gồm cả nhân viên và nhà lãnh đạo. Trong đó, 5S là phương tiện và động lực để Kaizen cải tiến môi trường làm việc.

5S và Kaizen có thể được triển khai riêng biệt vào từng thời điểm khác nhau, với từng vấn đề khác nhau, hoặc có thể áp dụng cùng lúc. Miễn sao nhà quản trị có đủ thời gian và sự kiên nhẫn để triển khai chúng một cách chính xác và đào tạo nhân viên thật chỉn chu.

Lợi ích của Kaizen 5S

Nguyên tắc 5S là công cụ hoàn hảo để xác định các vấn đề cần được cải tiến đầu tiên trong doanh nghiệp, nhằm loại bỏ các yếu tố gây lãng phí và làm tinh gọn quy trình làm việc. Kaizen 5S mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: 

• Giúp nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
• Môi trường làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
• Mọi người trong doanh nghiệp trở nên có kỷ luật hơn.
• Thúc đẩy sự sáng tạo và sáng kiến mới từ phía người lao động.
• Tạo dựng được văn hóa doanh nghiệp văn minh.
• Người lao động đi làm trong trạng thái tinh thần thoải mái, dễ chịu nhất.
• Mọi người trong và ngoài công ty có thể nhận thấy kết quả rõ ràng.
• Mang lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho doanh nghiệp.

Nhờ những lợi ích này mà Kaizen 5S đang dần trở nên phổ biến hơn ở khắp các nước trên thế giới chứ không riêng gì Nhật Bản – cái nôi của trào lưu tinh gọn.

Tìm hiểu thêm: Khám phá lợi ích của 5S tiêu chuẩn trong vận hành doanh nghiệp

Ứng dụng thực tế của Kaizen 5S trong doanh nghiệp

Cùng nhìn trực diện vào những ví dụ thực tế của Kaizen 5S trong doanh nghiệp để hiểu rõ hơn về cách triển khai phương pháp tinh gọn này!

Sàng lọc

Sàng lọc mang đến cho doanh nghiệp không gian làm việc hiệu quả hơn bằng việc loại bỏ sự lộn xộn và thừa thãi. Doanh nghiệp sẽ sàng lọc các vật dụng, công cụ ở nơi làm việc thành 2 loại:

• Những thứ doanh nghiệp cần giữ.
• Những thứ doanh nghiệp cần loại bỏ ngay.

Ví dụ:

• Loại bỏ chất thải khỏi không gian làm việc.
• Vứt bỏ các dụng cụ, vật dụng bị hỏng.
• Tái chế các vật liệu, giấy tờ có thể sử dụng được.
• Tách các công cụ sử dụng thường ngày khỏi những công cụ ít khi sử dụng.
• Xóa các tệp tin đã cũ, không cần thiết khỏi ổ cứng máy tính.

Sắp xếp

Sắp xếp nơi làm việc giúp mọi người dễ dàng tìm thấy và trả lại các vật dụng, dụng cụ, tài liệu khi cần thiết. Doanh nghiệp có thể sắp xếp nơi làm việc thành 4 nhóm:

• Những vật dụng, dụng cụ, tài liệu thường xuyên sử dụng nhất.
• Những vật dụng, dụng cụ, tài liệu ít sử dụng nhất.
• Các vật dụng, dụng cụ, tài liệu cùng loại.
• Các vật dụng, dụng cụ, tài liệu khác loại.

Ví dụ:

• Những vật dụng nào dùng thường xuyên thì sắp xếp ở nơi dễ lấy.
• Những vật dụng nào cùng loại thì gom nhóm với nhau.
• Sử dụng thùng chứa để cất giữ những món đồ ít khi sử dụng.
• Sử dụng nhãn dán có màu để phân loại tài liệu.
• Cất riêng các vật dụng, dụng cụ, tài liệu vào trong tủ, tách biệt với không gian làm việc.
• Sắp xếp các tệp tin quan trọng vào từng thư mục trong máy tính một cách khoa học.

Sạch sẽ

Sạch sẽ là bước vệ sinh và kiểm tra kỹ lưỡng các công cụ, thiết bị và vật dụng nơi làm việc. Làm sạch cũng bao gồm việc bảo trì định kỳ cho mỗi thiết bị. Doanh nghiệp có thể phân công việc làm sạch dựa trên các yếu tố:

• Khu vực (Ai làm việc ở đó thì phụ trách làm sạch khu vực đó).
• Thời gian (Đến phiên ai thì người đó làm vệ sinh).
• Chuyên môn (Ai phụ trách vật dụng, dụng cụ, tài liệu nào thì vệ sinh phần đó).

Ví dụ:

• Lau sạch các thiết bị mỗi sáng trước khi làm việc.
• Kiểm tra sự hao mòn của các công cụ tại nơi làm việc.
• Tháo rời các bộ phận của máy móc để kiểm tra trạng thái của chúng.
• Tìm ra nguyên nhân của những chỗ hay bị bẩn để có giải pháp loại bỏ nguyên nhân đó.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về vệ sinh và an toàn để tránh làm hỏng thiết bị.

>>Xem thêm: Checklist kiểm tra 5s về Sạch Sẽ

Săn sóc

Săn sóc là bước tiêu chuẩn hóa, duy trì thực hiện 3 bước đầu tiên (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ), biến 5S từ một dự án trở thành một hoạt động có thể lặp đi lặp lại và thực hiện trong dài hạn. Để thực hiện bước săn sóc, doanh nghiệp sẽ tập trung vào những tiêu chí:

• Đào tạo
• Giám sát
• Kiểm tra
• Đánh giá
• Phân công nhiệm vụ

Ví dụ:

• Yêu cầu một nhân viên trong bộ phận kiểm tra lại từng nhiệm vụ mà các thành viên khác đã thực hiện và báo cáo để đảm bảo không có gì quan trọng bị bỏ sót.
• Lên danh sách các công việc cần làm, phân công cụ thể cho từng người để đảm bảo thực hiện 5S được hiệu quả.
• Sử dụng hình ảnh như một loại tài liệu để đào tạo nhân viên trong suốt quá trình thực hiện 5S.
• Xây dựng một lịch trình cho các nhiệm vụ cần làm, qua đó kiểm soát được công việc của nhân viên để tiện kiểm tra hiệu quả.

Sẵn sàng

Để thực hiện S5 – Sẵn Sàng, doanh nghiệp cần thúc đẩy tinh thần tự giác và sự sẵn sàng của nhân viên trong việc thực hiện Kaizen 5S, doanh nghiệp cũng cần tập trung vào các khâu:

• Đào tạo
• Xây dựng kế hoạch
• Giám sát
• Đánh giá

Ví dụ:

• Tổ chức các cuộc họp để giải thích về quy trình thực hiện 5S cho nhân viên.
• Thực hiện kiểm tra hiệu quả định kỳ sau các buổi đào tạo 5S.
• Hướng dẫn nhân viên thực hiện đánh giá 5S.
• Trả lời những thắc mắc của nhân viên sau các buổi đào tạo và thực thi nhiệm vụ.
• Khuyến khích nhân viên giao tiếp cởi mở, cải thiện và xây dựng việc triển khai 5S hiệu quả hơn.
• Lên lịch kiểm tra hàng tuần, tháng, quý. 

Những thách thức khi áp dụng quy trình Kaizen 5S

Việc triển khai quy trình Kaizen 5S có thể là một thách thức đối với nhiều tổ chức bởi: 

• Đòi hỏi sự cam kết của cả tập thể, đảm bảo mọi nhân viên đều đồng ý với hệ thống mới và hiểu vai trò của họ đối với sự thành công của hệ thống. 
• Đòi hỏi sự hiểu biết để tối đa hóa hiệu quả và năng suất. 
• Yêu cầu quá trình đào tạo đầy đủ cùng nguồn nhân lực để nhân viên trau dồi kỹ năng và công cụ cần thiết để làm cho hệ thống này hoạt động hiệu quả.

Thế nhưng, nếu các công ty đầu tư cả thời gian và công sức vào việc thực hiện đúng phương pháp này, họ sẽ gặt hái được những thành quả to lớn như cải thiện kiểm soát chất lượng, tăng mức độ an toàn, giảm lãng phí và nâng cao tinh thần của nhân viên.

Thông qua các bước cụ thể như phân loại hạng mục, thiết lập tiêu chuẩn cho tổ chức và xác định các lĩnh vực cần cải tiến, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc đáng tự hào, nơi người lao động cảm thấy được trao quyền để làm việc của họ một cách tốt nhất.

Yếu tố để thực hiện 5S Kaizen thành công

Vậy, cách để thực hiện thành công 5S Kaizen là gì? Dưới đây là một số yếu tố mà bạn nên lưu ý khi thực hiện 5S Kaizen. Bao gồm:

• Lãnh đạo cần luôn cam kết, hỗ trợ: Điều kiện đầu tiên để 5S Kaizen thành công chính là cần có sự cam kết, hỗ trợ và ủng hộ từ người lãnh đạo. Người lãnh đạo cần biết phát huy được những tiềm năng của nhân viên trong đội nhóm của mình.
• Thực hiện bằng đào tạo, huấn luyện: Trước khi thực hiện 5S Kaizen cần đào tạo nhận thức, giúp mọi người hiểu và tự nguyện thực hiện thay vì đưa ra những chính sách ép buộc cho nhân viên.
• Truyền thông nội bộ là điều cần thiết: Áp dụng những công cụ, thiết bị hỗ trợ trong truyền thông nội bộ là cần thiết. Điều này giúp nhân viên nắm bắt được những thông tin của quá trình thực hiện 5S Kaizen hiệu quả, nhanh chóng hơn. Những công cụ mà bạn có thể tham khảo như HappyTime, ACheckin, Base Checkin,..
• Lặp lại 5S Kaizen với tiêu chuẩn cao hơn: Luôn thực hiện 5S Kaizen ở những vòng lặp sau có tiêu chuẩn cao hơn so với vòng trước. Điều này giúp thúc đẩy quá trình cải tiến tốt hơn.

Trên đây là toàn bộ kiến thức cơ bản nhất về Kaizen 5S cùng ứng dụng thực hiện của mô hình này trong quản trị doanh nghiệp. Hy vọng rằng các nhà quản trị đã nhìn ra những lợi ích trong dài hạn của mô hình này và tiến hành áp dụng Kaizen 5S. Để được hỗ trợ áp dụng quy trình Kaizen 5S hiệu quả hơn, ít thách thức hơn, doanh nghiệp bạn có thể tận dụng ứng dụng quản lý nhân sự HappyTime.

Với các tính năng hữu dụng như: Cho phép duyệt và gửi đơn từ, báo cáo nhanh chóng; Phân công công việc thông minh; Truyền tải thông tin nội bộ, khen thưởng và nhắc nhở v.vv.. HappyTime sẽ giúp doanh nghiệp bạn theo sát quá trình thực thi 5S và đánh giá hiệu quả một cách chính xác nhất!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.