3D 5S là một trong những bí quyết quản lý doanh nghiệp thành công và là nguyên tắc quan trọng để nâng cao chất lượng quản lý nhân sự. Vậy, nguyên tắc 3D 5S là gì? Bạn có thể tham khảo bài viết của Blog HappyTime dưới đây để hiểu hơn về vấn đề này nhé.
Mục lục
Nguyên tắc 3D 5S là gì?
Trên thực tế, 3D 5S là nguyên tắc quản trị, nâng cao chất lượng nhân sự được kết hợp giữa nguyên tắc 3D và nguyên tắc 5S. Để hiểu rõ hơn về 3D 5S là gì, hãy cùng tìm hiểu về 3D và 5D nhé.
Nguyên tắc 3D là gì?
3D là nguyên tắc hướng dẫn người quản lý chỉ đạo nhân viên hiệu quả hơn dựa vào 3 yếu tố chính là Directing (chỉ đạo), Dicussing (Thảo luận) và Delegating (Ủy thác). Nguyên tắc này hướng những người lãnh đạo nên đưa ra định hướng rõ ràng, dẫn dắt nhân viên để họ biết chính xác những gì cần làm và quy trình thực hiện ra sao để đạt được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc 5S là gì?
Bên cạnh 3D, bạn cũng cần phải biết về 5S để hiểu được chính xác nguyên tắc 3D 5S là gì.
5S là một phương pháp giúp tổ chức nơi làm việc và làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, tổ chức và hiệu quả. Bằng cách thực hiện 5S, các nhân viên có thể tăng năng suất, giảm thời gian tìm kiếm vật dụng và tăng tính an toàn trong nơi làm việc.
Theo đó, 5S gồm 5 thành phần chính như sau:
- Seiri (Sắp xếp).
- Seiton (Sàng lọc).
- Seiso (Sạch sẽ).
- Seiketsu (Săn Sóc/Tiêu chuẩn hóa).
- Shitsuke (Sẵn sàng/Kỷ luật duy trì).
Lý do bạn sẽ lãnh đạo thành công hơn với 3D 5S là gì?
Vậy, lý do nên sử dụng nguyên tắc 3D 5S là gì là gì? Dưới đây là những lý do mà bạn nên tham khảo:
- Áp dụng 3D 5S sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn.
- Gia tăng trải nghiệm cho nhân viên, giúp nhân viên giảm bởi sự căng thẳng trong công việc do những tác nhân bên ngoài.
- Cải thiện năng suất lao động rõ rệt cho doanh nghiệp.
- Tạo tinh thần làm việc, môi trường làm việc cởi mở cho nhân viên.
- Khuyến khích sự sáng tạo, năng động, từ đó tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả, có nhiều sáng kiến hơn cho doanh nghiệp.
Các thành phần cụ thể trong 3D 5S là gì?
Các yếu tố trong 3D
Cụ thể, 3 yếu tố trong 3D như sau:
Directing – Nguyên tắc chỉ đạo trực tiếp
Đầu tiên, một người lãnh đạo có nhiệm vụ quan trọng là truyền đạt và giải thích chính xác, trực tiếp cho nhân viên về:
- Công việc mà họ phải thực hiện.
- Cách thức thực hiện công việc đó.
- Các thời hạn để hoàn thành nhiệm vụ.
- Phân công vai trò cho nhân viên và giúp đặt ra tiêu chuẩn và kỳ vọng.
Bên cạnh đó, trách nhiệm của người lãnh đạo theo chữ D này cũng bao gồm:
- Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn để giúp định hình mục tiêu dài hạn.
- Đưa ra quyết định với trách nhiệm phải chịu trách nhiệm với quyết định đó.
- Đánh giá và tìm ra cách giải quyết tốt nhất cho các vấn đề phát sinh.
- Tiến hành giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và cung cấp phản hồi và đánh giá chi tiết.
- Công nhận và tôn vinh những thành tựu đạt được bằng cách trao thưởng cho những nhân viên có hiệu suất làm việc cao.
Từ góc độ truyền thông, khi áp dụng chữ D đầu tiên trong 3D, nhà lãnh đạo cần truyền đạt cho nhân viên và cung cấp những hướng dẫn chi tiết. Từ đó, giúp họ hiểu rõ hơn về công việc mà mình phải hoàn thành. Trong tình huống này, kỹ năng giao tiếp hiệu quả với các thông tin ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ là rất quan trọng.
Discussing – Nguyên tắc thảo luận
Nguyên tắc này đề cập đến phương thức lãnh đạo và nhân viên cần thời gian thảo luận để đưa ra những giải pháp kinh doanh hiệu quả. Khi sử dụng nguyên tắc lãnh đạo này sẽ có những lợi ích như sau:
- Mọi thành viên có thể trình bày ý tưởng của mình với việc hoàn thành mục tiêu chung.
- Giúp nhân viên phát triển được kỹ năng phản biện, cung cấp thông tin phản hồi và lắng nghe giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn.
- Giúp nâng cao cam kết của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu công ty.
Quản lý và nhân viên có thể cùng nhau đưa ra đánh giá và lựa chọn phù hợp để giải quyết vấn đề. Sau đó, cả hai bên cũng thực hiện giám sát hiệu quả phản hồi và thực hiện những hành động cần thiết để đạt được mục tiêu.
Delegating – Nguyên tắc ủy thác
Ủy thác là nguyên tắc lãnh đạo cuối cùng trong 3D và phù hợp để áp dụng với các nhân viên có kinh nghiệm, kiến thức cũng như kỹ năng hoàn thành công việc. Khi nhà quản lý giao quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên để hoàn thành công việc sẽ có những lợi ích như:
- Giúp cho nhà quản lý có thời gian cho những nhiệm vụ khác như nghiên cứu thị trường hay tư duy chiến lược.
- Giúp nhân viên phát triển kỹ năng quản lý thời gian của họ.
- Phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn, nơi mà việc giám sát và quản lý đội ngũ nhân viên trở nên khó khăn hơn.
Nhà quản lý theo trường phái này đưa cho nhân viên danh sách những việc cần hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Nếu nhân viên gặp khó khăn hoặc thắc mắc về việc hoàn thành công việc, họ có thể đưa ra ý kiến phản hồi và trao đổi với nhà quản lý để được hỗ trợ. Mọi hoạt động thưởng phạt với kết quả được ghi nhận đều thể hiện năng lực làm việc độc lập của nhân viên với những quyết định hợp lý.
Nhà quản lý theo trường phái này đưa cho nhân viên danh sách những việc cần hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Nếu nhân viên gặp khó khăn hoặc thắc mắc về việc hoàn thành công việc, họ có thể đưa ra ý kiến phản hồi và trao đổi với nhà quản lý để được hỗ trợ. Mọi hoạt động thưởng phạt với kết quả được ghi nhận đều thể hiện năng lực làm việc độc lập của nhân viên với những quyết định hợp lý.
Các yếu tố trong 5S
Các yếu tố trong 5S bao gồm:
Seiri – Sàng Lọc
Seiri là bước đầu tiên trong quy trình 5S, bước này đề cập đến hoạt động sắp xếp những hàng mục lộn xộn trong khu vực làm việc. Giúp bạn có thể tập trung vào những mục cần thiết và loại bỏ những mục không cần thiết. Điều đó sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc của bạn và giảm thiểu sự mất tập trung.
Trong giai đoạn đầu tiên, bạn sẽ phải phân loại tất cả các loại hàng hóa vào những vị trí nhất định và bỏ qua những thứ không cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đạt được kết quả tốt nhất, hãy xem xét cách sắp xếp hàng hóa một cách thông minh để tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa. Mục đích chính của quy trình này là giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa bằng cách sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Seiton – Sắp xếp
Seiton là bước tiếp theo trong quá trình 5S. Với bước này, bạn sẽ thực hiện quản lý và sắp xếp nơi làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn. Sau bước sàng lọc, bạn cần tiếp tục sắp xếp những vật dụng cần thiết theo một cách khoa học và hợp lý nhất có thể, nhằm tăng tính tiện dụng và tối ưu hóa không gian làm việc.
Khi thực hiện Seiton, bạn có thể tận dụng các nguyên tắc khoa học như sử dụng không gian trống để sắp xếp, sắp xếp theo tần suất sử dụng, theo kích thước và hình dạng. Việc sắp xếp khoa học giúp đảm bảo mọi vật dụng được đặt ở đúng vị trí và dễ dàng truy cập.
Một trong những mục đích chính của Seiton là giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc, bằng cách tối ưu hóa quá trình thực hiện công việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm vật dụng.
Seiso – Sạch sẽ
Bước này bao gồm việc làm sạch, dọn dẹp, bảo trì sự sạch sẽ của môi trường làm việc. Việc làm sạch thường xuyên, không chỉ giúp giảm thiểu sự tích tụ của bụi bẩn, rác thải và vi khuẩn trong không gian làm việc, mà còn giúp tăng cường sự hiểu biết của nhân viên về việc giữ gìn và bảo vệ môi trường làm việc.
Điều này sẽ giúp cho nhân viên luôn làm việc trong môi trường sạch sẽ và an toàn, nâng cao năng suất làm việc cũng như tinh thần làm việc của nhân viên. Ngoài ra, việc duy trì sự sạch sẽ trong môi trường làm việc cũng giúp tạo dựng một hình ảnh tốt về công ty đối với khách hàng và đối tác.
Xem thêm: Checklist Kiểm Tra 5S Về “Sạch sẽ” – Bí Quyết Duy Trì Môi Trường Làm Việc Lý Tưởng
Seiketsu – Săn sóc (chuẩn hóa)
Bước tiếp theo của quy trình 5S là Seiketsu – chuẩn hóa quy trình với 3S đã thực hiện ở trên, đảm bảo thực hiện 3 bước đầu tiên thuận lợi giúp 5S trở thành tiêu chuẩn chung cho quá trình làm việc. Mục đích chính của Seiketsu là thiết lập lịch trình nhằm đảm bảo duy trì và lặp lại 3s đầu tiên.
Để thực hiện bước này, đội ngũ nhân viên cần phải tham gia tích cực vào quá trình chuẩn hóa quy trình. Cụ thể:
- Cần phải tìm hiểu và hiểu rõ quy trình 5S, cũng như tầm quan trọng của việc chuẩn hóa quy trình.
- Cần phải hợp tác với nhau để tìm ra những cách để tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả. Điều này có thể đòi hỏi thêm các bước như phân tích quá trình làm việc, đo lường hiệu quả và đề xuất các cải tiến.
- Cần phải đảm bảo rằng quy trình được áp dụng đồng đều và đúng cách, ví dụ như thực hiện bằng cách đào tạo nhân viên mới, đảm bảo việc tuân thủ và giám sát kỹ lưỡng.
Shitsuke – Sẵn sàng (duy trì)
Shituke là bước kết thúc của quy trình 5S, nhằm đảm bảo 5S được cải tiến liên tục để duy trì vệ sinh và tiến hành kiểm tra. Ở bước này, thúc đẩy sự tự giác của nhân viên đóng vai trò quan trọng.
Khi mới áp dụng 5S, doanh nghiệp có thể sẽ gặp một số khó khăn trong thực hiện từng bước của quy trình. Lúc này, doanh nghiệp cần kiên trì để biến 5S sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa, giúp tạo nên một tổ chức có trách nhiệm với môi trường và xã hội. Mục đích chính của Shituke là đảm bảo sự chuẩn chỉnh của quy tắc 5S và thúc đẩy sự nâng cao chất lượng công việc, tinh thần trách nhiệm và tăng cường sự tự động trong quá trình sản xuất.
Hy vọng với bài viết này, bạn đã hiểu hơn về nguyên tắc 3D 5S là gì, lợi ích của nguyên tắc 3D 5S cũng như và các thành phần của nguyên tắc này. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp tăng mức độ liên kết, khả năng thực hiện 3D 5S hiệu quả hơn, hãy truy cập vào HappyTime.vn để trải nghiệm ngay từ hôm nay.
Tại HappyTime, bạn có thể vận dụng các tính năng hấp dẫn như: HappyGame – Gamification, bảng tin nội bộ,… của HappyTime. Những tính năng này giúp kích thích động lực và tăng cường sự tham gia của nhân viên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ 3D 5S hiệu quả hơn.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
