Trong quá trình làm việc, khó tránh khỏi những trường hợp nhân viên cần sử dụng đến quỹ thời gian nghỉ phép của mình. Vì vậy, việc xây dựng quy trình xin nghỉ phép cho nhân viên là một yêu cầu thiết yếu của doanh nghiệp. Đi cùng với sự ra đời của các phần mềm online, quy trình xin nghỉ phép cũng đã được nhiều doanh nghiệp số hóa.
Trong bài viết này, Happy Time sẽ bật mí cho quý doanh nghiệp cách xây dựng quy trình xin nghỉ phép bằng phần mềm online với nhiều ưu điểm đáng chú ý.
Mục lục
Xây dựng quy trình xin nghỉ phép quan trọng thế nào?
Nghỉ phép là nhu cầu chính đáng của người lao động nhằm cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Việc xây dựng quy trình xin nghỉ phép không chỉ rút ngắn thời gian phê duyệt và còn tạo tâm lý thoải mái, nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên.
Đồng thời, thông qua quy trình này, người quản lý cũng có thể tổng hợp đơn từ, tránh thất lạc khi có nhu cầu cần sử dụng. Nhất là khi người lao động nghỉ phép dài ngày, nghỉ theo chế độ có lượng, thai sản… Các mẫu đơn nghỉ phép còn liên quan đến chế độ Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm lao động, các khoản trợ cấp.
Ngoài ra, thông qua quy trình này, doanh nghiệp và người lao động cũng có thể theo dõi được quỹ thời gian nghỉ phép để có sự điều chỉnh kế hoạch làm việc hợp lý. Từ đó, giúp đảm bảo quyền và lợi ích giữa các bên liên quan, tránh gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến năng suất lao động.
>> Xem thêm: Bật mí cách tính lương nghỉ phép áp dụng mọi doanh nghiệp
Lợi ích của xây dựng quy trình xin nghỉ phép bằng phần mềm online
Bên cạnh việc lưu trữ đơn từ truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm online để quản lý quy trình xin nghỉ phép. Việc ứng dụng công nghệ vào quá trình này mang đến nhiều lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà cho chính các nhân viên:
- Tinh gọn hóa quy trình quản lý đơn từ theo đó nâng cao hiệu quả quản lý cũng như mang đến trải nghiệm tích cực cho người lao động
- Tiết kiệm thời gian, nhân sự trong quá trình làm việc. Đơn xin nghỉ phép của người lao động sẽ được duyệt trong vài hút thông qua phần mềm online
- Hạn chế việc thất lạc giấy tờ và tiết kiệm không gian lưu trữ
- Không cần trình đơn qua nhiều phòng ban làm rắc rối quy trình xin nghỉ phép
- Đơn từ được gửi đến đúng người có trách nhiệm phê duyệt
>> Tham khảo thêm: 3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn cho doanh nghiệp
Các bước tiếp nhận và phê duyệt quy trình xin nghỉ phép
Quy trình tiếp nhận
Thông thường, quy trình xin nghỉ phép sẽ diễn ra theo trình tự như sau:
- Người lao động điền đơn xin nghỉ phép và gửi lên cấp trên
- Quản lý phê duyệt đơn và chuyển về cho bộ phận nhân sự
Theo đó, người lao động khi có nhu cầu xin nghỉ phép cần xem xét mẫu thông báo quy định về nghỉ phép của công ty. Đồng thời, đơn nghỉ phép phải có sự đồng ý phê duyệt với chữ ký của cấp trên.
Quá trình xin nghỉ thường mất thời gian nhất ở giai đoạn phê duyệt. Cụ thể:
Sau khi nhận được đơn xin nghỉ phép của người lao động, quản lý cần cân nhắc lại quỹ thời gian nghỉ của người xin nghỉ. Đồng thời, xem xét lý do có chính đáng hay không, liệu nhân viên đó nghỉ có ảnh hưởng đến tiến độ công việc…
Khi nhận được chữ ký đồng ý từ quản lý, nhân viên sẽ chuyển đơn xin nghỉ xuống phòng Nhân sự. Tại đây, Nhân sự tiếp nhận đơn và xác nhận nghỉ phép cho người lao động.
Nếu sau khi được cấp trên phê duyệt, nhân viên vẫn không chuyển đơn cho Nhân sự, Nhân sự sẽ không công nhận đơn xin nghỉ đó có giá trị.
>> Đọc ngay: Mẫu thông báo quy định nghỉ phép của công ty, bạn đã biết?
Xây dựng quy trình xin nghỉ phép online
Với việc sử dụng hệ thống phần mềm online, quy trình nghỉ phép của người lao động đã được rút ngắn. Dưới đây là cách xây dựng quy trình xin nghỉ phép bằng phần mềm online được nhiều doanh nghiệp áp dụng
Bước 1: Người lao động đăng nhập và điền mẫu đơn xin nghỉ phép sẵn có trên hệ thống
Bước 2: Đơn đã được tạo, người lao động gửi đơn cho người quản lý trực tiếp có thẩm quyền phê duyệt và bộ phận Nhân sự
Bước 3: Người quản lý và Nhân sự sẽ nhận được thông báo từ hệ thống và tiến hành xem xét, xét duyệt trên cùng hệ thống
>> Tham khảo thêm: Bí quyết nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Như vậy, người lao động không cần chờ đợi lâu và chuyển giấy tờ qua lại giữa các phòng ban. Việc này giúp tiết kiệm thời gian cũng như hạn chế các sự cố thất lạc giấy tờ có thể xảy ra.
Đặc biệt, người lao động cũng có thể theo dõi được tiến độ duyệt đơn, quỹ ngày nghỉ còn lại trên hệ thống. Các đơn từ điện tử được tạo sẽ được cập nhật và lưu lại. Các bên liên quan có thể xem lại bất cứ lúc nào nếu như có thắc mắc, tranh chấp xảy ra tạo thuận lợi trong quá trình làm việc.
Kết luận
Tóm lại, phần mềm quản lý chấm công là trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong việc quản lý quy trình làm việc. Cách xây dựng quy trình xin nghỉ phép trên chỉ là một trong số những tính năng mà phần mềm online có thể cung cấp cho doanh nghiệp.
Vì vậy, trong kỷ nguyên số hiện nay, quý doanh nghiệp hãy trở thành lá cờ đầu trong việc ứng dụng công nghệ vào quản lý để nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
