3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

Nhân sự

Trong thời gian làm việc, người lao động không thể tránh khỏi việc xin nghỉ phép vì nhiều lý do. Bởi vậy, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn để đảm bảo hiệu quả công việc ngay cả khi nhân viên xin nghỉ. 

Trong bài viết dưới đây, Happy Time sẽ giới thiệu đến quý doanh nghiệp quy trình xin nghỉ phép của công ty

3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn

Với quy trình xin nghỉ phép của công ty tiêu chuẩn, người lao động cần thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Viết đơn xin nghỉ phép

Để bắt đầu quy trình xin nghỉ phép của công ty, người lao động cần chuẩn bị đơn xin nghỉ phép theo mẫu của công ty. Nếu công ty không có sẵn mẫu đơn, bạn có thể tìm kiếm trên mạng.

3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn
3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn

Thời gian nộp lại đơn phụ thuộc vào chế độ nghỉ phép của công ty. Thông thường, các công ty sẽ có văn bản, nội quy hướng dẫn cho người lao động hoặc ghi rõ trong hợp đồng lao động. 

Bước 2: Chuyển đơn xin nghỉ phép cho quản lý trực tiếp

Sau khi bạn đã hoàn thành đơn xin nghỉ phép với những thông tin đầy đủ thì công việc tiếp cần làm chính là nộp đơn lên cho cấp trên của bạn để được phê duyệt.

>> Xem thêm: Mẫu thông báo quy định nghỉ phép của công ty, bạn đã biết?

Mỗi công ty sẽ có thời gian phê duyệt và chế độ nghỉ cho nhân viên khác nhau nhưng nói chung thì sẽ được duyệt theo cấp. Tùy vào thời gian mà bạn nghỉ thì cần nộp đơn lên đúng cấp quản lý: 

Sau khi hoàn thành đơn xin nghỉ phép, người lao động cần gửi lại cho quản lý trực tiếp để được phê duyệt. 

  • Nghỉ dưới 1 ngày: Trưởng/Phó phòng
  • Nghỉ dưới từ 01 – 05 ngày: Cấp Trưởng phòng
  • Từ 5 ngày trở lên: Tổng Giám đốc trở lên

Người quản lý sau khi nhận được đơn xin nghỉ phép cần xem xét, phê duyệt và chuyển lại cho nhân viên.

Quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn
Quản lý duyệt đơn xin nghỉ phép

Bước 3: Chuyển tiếp đơn xin nghỉ phép cho bộ phận nhân sự 

Bước cuối cùng trong quy trình nghỉ phép tiêu chuẩn, người lao động sau khi nhận lại đơn đã được phê duyệt cần chuyển ngay cho bộ phận Nhân sự. Sau khi tiếp nhận thông tin, Nhân sự sẽ cập nhật và bắt đầu tính thời gian nghỉ phép cho bạn. 

Trong trường hợp bất khả kháng không thể chuyển cho Nhân sự công ty như gặp tai nạn bất ngờ, ốm đau, ma chay cưới hỏi, người lao động có thể xin nghỉ trước và bổ sung đơn sau khi đi làm lại. 

>> Xem thêm: Bật mí cách tính lương nghỉ phép áp dụng mọi doanh nghiệp

Tuy nhiên, trong những trường hợp này, bạn cũng nên thông báo trước với quản lý bằng cách gọi điện, nhắn tin. Như vậy, người quản lý sẽ dễ dàng sắp xếp nhân sự giúp công việc không bị gián đoạn.  

Các trường hợp xin nghỉ phép 

Nghỉ phép năm 

Ngay khi bạn ký hợp đồng lao động với công ty đồng nghĩa với việc bạn được hưởng chế độ nghỉ 12 ngày phép trong 1 năm.Với các trường hợp chưa làm đủ 1 năm, số ngày nghỉ sẽ tương ứng với số tháng làm việc tại công ty. Tức là nếu bạn làm được 5 tháng sẽ có 5 ngày nghỉ phép/ năm. 

Nếu xin nghỉ phép vào những ngày này, bạn vẫn sẽ được hưởng lương cơ bản. Trường hợp người lao động chưa dùng hết quỹ phép trong nằm, tùy theo quy định của công ty sẽ có 2 cách xử lý như:

  • Cộng dồn vào quỹ nghỉ của năm sau
  • Quy đổi số ngày nghỉ dư thành tiền lương 
3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn cho doanh nghiệp
3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

Nghỉ bù 

Nếu nhân viên làm thêm giờ, tăng ca vào ngày nghỉ, lễ, tết, doanh nghiệp cần sắp xếp thời gian nghỉ bù cho người lao động. 

Nghỉ không tính lương 

Trường hợp quỹ nghỉ phép đã hết, người lao động có thể làm đơn xin nghỉ không lương. Bên cạnh đó, nếu người lao động nghỉ đột xuất, nghỉ không có giấy phép thì cũng không được tính lương và có khả năng bị xử lý kỷ luật theo quy định của công ty. 

Phần mềm quản lý quy trình xin nghỉ phép của công ty

Có thể thấy, đơn xin nghỉ phép của người lao động phải qua nhiều phòng ban với nhiều lầm xét duyệt. Vì vậy, hình thức xét đơn truyền thống trên giấy tờ có khả năng làm thất lạc đơn từ.

Nhận thấy hạn chế đó, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý quy trình xin nghỉ phép của công ty để tạo thuận lợi nhất cho người lao động khi có mong muốn xin nghỉ. 

>> Tham khảo thêm: Bí quyết nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp

Một trong những phần mềm hỗ trợ hiệu quả quá trình này có thể kể đến Happy Time. Đây là một nền tảng quản lý trực tuyến với nhiều tính năng hữu ích phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý quy trình xin nghỉ phép của công ty
Phần mềm quản lý quy trình xin nghỉ phép của công ty

Nhân viên chỉ cần tạo và gửi đơn, quản lý và nhân sự đều được hệ thống thông báo. Quá trình xét duyệt đơn đều diễn ra với sự giám sát của Quản lý và Nhân sự do đó có sự thống nhất và đồng bộ cao. Nhờ vậy, mọi dữ liệu đều được tự động cập nhật và lưu trên phần mềm.

Bên cạnh tính năng quản lý nghỉ phép, hệ thống quản lý chấm công Happy Time còn được trang bị thêm các tính năng:

  • Chấm công online
  • Quản lý đơn từ
  • Quản lý nhân sự
  • Xuất file Excel

Tạm kết

Quy trình xin nghỉ phép của công ty như trên giúp hoàn thiện hơn hoạt động quản lý của doanh nghiệp từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Đồng thời rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính tạo thuận lợi cho người lao động khi có nhu cầu xin nghỉ phép. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *