Vòng đời nhân viên - Các giai đoạn và cách tối ưu để giữ nhân tài

Vòng đời nhân viên – Các giai đoạn và cách tối ưu để giữ nhân tài

Nhân sự Tin tức và Xu hướng

Sự thay đổi của mỗi nhân viên thông qua các giai đoạn trong vòng đời làm việc của họ là điều khó tránh khỏi trong doanh nghiệp. Vậy, vòng đời nhân viên là gì và có những giai đoạn nào? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu về vấn đề này nhé.

Vòng đời nhân viên là gì?

Vòng đời nhân viên là một mô hình/quá trình mà một nhân viên sẽ trải qua trong suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp, công ty hay một tổ chức nào đó. Người nhân sự cần phải nắm bắt được vòng đời của nhân sự. Bởi nó sẽ giúp họ hiểu hơn về nhân viên của mình, hiểu được nhân viên đang ở đâu và cần có những sự giúp đỡ nào. Vòng đời nhân sự còn có tên gọi khác là chu kỳ sống của nhân viên.

Vòng đời nhân viên là quá trình mà nhân viên sẽ trải qua khi làm việc tại tổ chức
Vòng đời nhân viên là quá trình mà nhân viên sẽ trải qua khi làm việc tại tổ chức

Giải thích vòng đời nhân viên

Dựa vào vòng đời của mỗi nhân sự, chủ doanh nghiệp, người quản lý có thể hiểu rõ hơn và dự đoán được về những gì nhân viên của họ sẽ trải qua. Đặc biệt là những trải nghiệm tích cực/tiêu cực trong các giai đoạn. Điều này có thể gây ra ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Ví dụ như doanh nghiệp có một nhân sự mới bắt đầu công việc, đây là bước thứ 2 trong vòng đời nhân sự. Ở bước này, doanh nghiệp, tổ chức cần giúp họ có được quá trình giới thiệu, hòa nhập suôn sẻ và ít căng thẳng hơn. Từ đó sẽ thúc đẩy nhân sự có thể bắt đầu đóng góp, cống hiến cho công việc nhanh hơn.

Tại sao vòng đời nhân viên lại quan trọng?

Theo dõi về chu kỳ sống của nhân viên sẽ là một trong những hoạt động quan trọng của HR và của người quản lý doanh nghiệp. Cụ thể, vòng đời nhân viên mang lại các giá trị quan trọng như sau:

Cải thiện trải nghiệm nhân viên

Hiểu rõ về vòng đời của một nhân sự giúp doanh nghiệp có thể cải thiện trải nghiệm nhân viên, mang lại lợi ích tốt hơn cho doanh nghiệp. Khi trải nghiệm nhân viên tốt, lợi nhuận của doanh nghiệp có thể cao hơn 25% (theo Avanade).

Giảm chi phí tuyển dụng nhân sự

Mỗi giai đoạn của vòng đời nhân sự có sự liên kết rõ ràng với thành công của tuyển dụng và giữ chân nhân tài của tổ chức.Thống kê từ Glassdoor.com cho thấy, HR tại Hoa Kỳ tốn đến khoảng 4.000 USD và 24 ngày để có thể thuê 1 nhân sự mới. Đây là một khoản chi phí khá lớn trong quá trình sử dụng tài chính của doanh nghiệp.

Một nghiên cứu được đăng tải trên website của Nace cũng cho thấy mức chi phí này có thể đạt cao hơn, cụ thể, doanh nghiệp cần đến 6.110 USD để thuê 1 nhân sự mới. Do đó, việc quản lý tốt vòng đời nhân viên hiệu quả sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm được chi phí tuyển dụng nhân sự.

Cải thiện sự gắn bó của người lao động

Theo thống kê từ Eddy cho thấy rằng, chỉ có khoảng 36% nhân viên cho biết họ đã gắn bó với công việc và doanh nghiệp của họ. Nhiều tổ chức đã tìm cách cải thiện vấn đề này. Một vấn đề khiến nhân viên chán nản chính là vấn đề thiếu cơ hội phát triển và không được tổ chức lắng nghe.

Do đó, khi HR, người quản lý hiểu được vòng đời nhân viên, họ có thể cải thiện được vấn đề này. Họ sẽ giúp đưa ra cho nhân viên những sự đáp ứng cho nhu cầu được phát triển, được lắng nghe đúng thời điểm hơn.

Tối ưu vòng đời nhân viên giúp cải thiện sự gắn bó của người lao động
Tối ưu vòng đời nhân viên giúp cải thiện sự gắn bó của người lao động

5 giai đoạn vòng đời nhân viên – tối ưu như thế nào?

Nếu xét về khía cạnh chi tiết của từng nhân viên, sẽ có đến 11 giai đoạn khác nhau trong vòng đời của nhân viên. Tuy vậy, trong một số trường hợp, không phải tất cả nhân viên đều trải qua 11 giai đoạn này. Do đó, nhiều nhà nghiên cứu về nhân sự đã tổng hợp 11 giai đoạn này thành 5 giai đoạn chung. Bao gồm:

Giai đoạn 1: Tuyển dụng nhân sự

Ở giai đoạn đầu tiên này, doanh nghiệp sẽ thực hiện các biện pháp để thu hút nhân tài, thực hiện phỏng vấn và tuyển dụng nhân sự. Bạn cần lưu ý rằng, vòng đời của nhân viên bắt đầu từ lần đầu tiên họ biết đến doanh nghiệp chứ không bắt đầu từ quá trình tuyển dụng của bạn.

Sức mạnh của thương hiệu mang lại trong tuyển dụng rất mạnh mẽ. Thống kê từ Leftronic cho thấy, có đến 55% người tìm việc sẽ ngừng ứng tuyển nếu có đánh giá tiêu cực về thương hiệu của bạn. Và có đến 92% nhân sự sẽ xem xét rời bỏ công ty để đến với doanh nghiệp có thương hiệu lớn (theo Medium).

Các chỉ số bạn cần quan tâm trong giai đoạn này sẽ bao gồm:

  • Thời gian tuyển dụng tính từ ngày bạn đăng tải các thông tin lên các kênh tiếp cận ứng viên.
  • Tỷ lệ ứng viên, tỷ lệ chấp nhận phỏng vấn.
  • Chất lượng quá trình tuyển dụng như thế nào.
  • Chi phí bạn bỏ ra để tuyển dụng ra sao.

Giai đoạn 2: Giới thiệu nhân sự

Sau khi đã qua giai đoạn tuyển dụng, nhân sự sẽ bước vào giai đoạn giới thiệu. Đây là một bước quan trọng trong quá vòng đời của nhân viên. Bạn cần thực hiện các biện pháp để có thể giảm sự choáng ngợp, căng thẳng cho giai đoạn này.

Giai đoạn giới thiệu sẽ đảm bảo cho nhân viên có một sự khởi đầu tích cực tại doanh nghiệp. Từ đó, họ có thể nhanh chóng hòa nhập và tạo ra giá trị nhanh chóng hơn. Một số biện pháp bạn có thể thực hiện để đẩy nhanh quá trình này như sau:

  • Biến nó thành một quá trình liên tục, hãy cố gắng giới thiệu đều nhân viên mới trong ít nhất 1 năm đầu tiên khi họ làm việc với tổ chức. Ví dụ như các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên,…
  • Xác định rõ vai trò của nhân viên là như thế nào để họ hiểu hơn về tính chất công việc của họ.
  • Giới thiệu không chỉ dành cho những nhân viên mới, nó còn dành cho cả những nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.

Các chỉ số HR, nhà quản lý cần quan tâm trong giai đoạn này:

  • Thời gian bắt đầu từ khi nhân viên mới làm việc đến khi bắt kịp được tốc độ của tổ chức.
  • Cam kết tuyển dụng mới như thế nào.
  • Hiệu quả đào tạo ra sao.

Giai đoạn 3: Sự phát triển của nhân sự

Giai đoạn phát triển của nhân viên sẽ diễn ra liên tục trong vòng đời của họ. Mỗi cá nhân có sự phát triển riêng nhưng sẽ ảnh hưởng chung đến sự phát triển của doanh nghiệp. Theo nghiên cứu từ Decision Wise, có đến 43% nhân viên sẽ có hiệu suất làm việc tốt hơn, tăng trưởng tốt hơn nếu họ cảm nhận được người sử lao động cung cấp cho họ những cơ hội đó.

Ở giai đoạn này, người quản lý và bộ phận HR cần phải thường xuyên khuyến khích sự phát triển về chuyên môn, kỹ năng của các thành viên trong đội nhóm của mình. Điều này được xem như một chất xúc tác để giúp họ có thể phát triển được kỹ năng, hiệu suất công việc của mình.

Sự phát triển của nhân sự ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp
Sự phát triển của nhân sự ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp

Một số giải pháp để bạn cải thiện được giai đoạn phát triển trong vòng đời nhân viên có thể kể đến như:

  • Khuyến khích nhân viên học hỏi từ bên ngoài: Tham gia vào các khóa đào tạo, các hội nghị, hội thảo có liên quan đến sự phát triển kỹ năng, chuyên môn của họ.
  • Đánh giá kiến thức, kỹ năng nội bộ: Các tốt nhất để xác định kỹ năng, chuyên môn của nhân viên chính là người quản lý sẽ thực hiện làm việc và đánh giá trực tiếp với họ. Từ đó, đưa ra được những phương pháp cải thiện phù hợp.
  • Đưa ra các chính thức khuyến khích những thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm cho sự phát triển của mình.
  • Khen thưởng và công nhận đúng lúc. Khi nhân viên của bạn được công nhận đúng lúc, họ sẽ giúp tăng doanh số bán hàng lên 37%, tăng hiệu suất làm việc cá nhân lên 31% và tăng mức độ hoàn thành mục tiêu lên hơn 19% (Theo báo cáo từ Trung tâm Tiến bộ Hoa Kỳ).

Giai đoạn 4: Giữ chân nhân sự

Đây là bước thứ 4 trong vòng đời nhân viên. Ở giai đoạn này, HR, doanh nghiệp cần phải tập trung toàn lực vào việc giữ nhân các nhân tài – nhân viên hàng đầu của mình. Bởi, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp phần lớn đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Có những yếu tố mà bạn cần thực hiện để cải thiện và giữ chân nhân viên của mình, bao gồm:

  • Cung cấp nhiều hơn cơ hội đào tạo, phát triển cho họ: Thống kê từ HR Exchange Network cho thấy, có đến 68% nhân viên nói rằng, chính sách đào tạo, phát triển là yếu tố giữ chân họ lại với người sử dụng lao động.
  • Văn hóa công ty: Khảo sát từ Glassdoor cho thấy, có hơn 77% nhân viên sẽ ưu tiên xin việc và 50% trong số đó cho thấy văn hóa công ty góp phần lớn trong sự hài lòng công việc của họ.
  • Trải nghiệm nhân viên: Theo Jacob Morgan, các công ty, doanh nghiệp tập trung vào trải nghiệm nhân viên tốt sẽ giúp lợi nhuận của họ tăng lên 4 lần so với những công ty không thực hiện đầu tư.
  • Cải thiện quá trình giao tiếp, giúp họ hiểu về sứ mệnh, nguyện vọng của tổ chức, đội nhóm nơi họ làm việc.
  • Hiểu được những động lực, điều gì thúc đẩy nhân viên của bạn.

Theo Avanade, trải nghiệm nhân viên tốt cũng sẽ giúp doanh nghiệp có lợi nhuận cao hơn 2.5 lần so với những doanh nghiệp thông thường. Để thực hiện được điều đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự vào quy trình làm việc của họ.

Trong đó, HappyTime là một ứng dụng nổi bật và được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Bằng việc công khai minh bạch trong những hoạt động liên quan đến quyền lợi của nhân viên như chấm công, tối giản thủ tục hành chính,  hỗ trợ hoạt động nội bộ,… HappyTime đã gián tiếp giúp cho doanh nghiệp có thể cải thiện tốt hơn các giai đoạn trong vòng đời nhân viên. Từ đó giữ chân nhân tài và tạo động lực phát triển tốt hơn cho nhân viên.

Giai đoạn 5: Sự rời bỏ – cựu nhân viên

Sự rời bỏ và trở thành cựu nhân viên chính là giai đoạn cuối cùng của một nhân sự. Đối với bất kỳ nhân viên nào, giai đoạn rời bỏ là điều khó tránh khỏi. Họ có thể nghỉ việc khi về hưu hoặc dù với bất kỳ lý do gì.

Để giảm thiểu sự rời bỏ của nhân viên, bạn cần:

  • Hiểu được lý do vì sao họ xin từ chức.
  • Hãy gửi cho họ những thông điệp, lời chúc tích cực ngay khi họ xin từ chức và không còn làm việc với doanh nghiệp.
  • Hãy thực hiện các cuộc phỏng vấn nghỉ việc để thu thập được phản hồi trung thực về doanh nghiệp và cải thiện chúng.
Hãy sử dụng HappyTime để giữ chân nhân viên và giảm sự rời bỏ tại doanh nghiệp
Hãy sử dụng HappyTime để giữ chân nhân viên và giảm sự rời bỏ tại doanh nghiệp

Hy vọng với những thông tin trong bài viết ngày hôm nay, bạn sẽ hiểu hơn về vòng đời nhân viên và cách để tối ưu, giữ chân được nhân tài cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đừng quên truy cập vào HappyTime để có thể trải nghiệm miễn phí ngay từ hôm nay nhé.