Đâu là ứng dụng chấm công trên điện thoại HOT nhất hiện nay?

Các phần mềm, ứng dụng chấm công trên điện thoại đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu của bộ phận nhân sự tại nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Thế nhưng giữa vô số phần mềm, ứng dụng chấm công trên thị trường, bạn đã nắm được bí quyết chọn được ứng dụng phù hợp cho doanh nghiệp chưa? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để có được những thông tin hữu ích về phần mềm chấm công trên điện thoại nhé!

Những nhược điểm của hình thức chấm công truyền thống

Chấm công là việc ghi nhận, tổng kết thời gian làm việc của nhân viên, giúp công việc quản lý thời gian của nhân viên trở nên dễ dàng hơn.

Chấm công theo phương pháp chấm công truyền thống là hàng ngày bạn phải kiểm tra, ghi chép thời gian làm việc của nhân viên, một cách thủ công. Hàng tháng bạn phải vật lộn trong đống giấy tờ chấm công để chấm công rồi tính công cho nhân viên. Công việc tốn rất nhiều thời gian, công sức nhân lực và vật lực của công ty, doanh nghiệp. Hơn nữa với việc ghi chép và tính toán thủ công thường dẫn đến các sai sót không đáng có trong quá trình chấm công cho nhân viên và không đảm bảo được sự công bằng cho tất cả nhân viên.

Nhược điểm của hình thức chấm công truyền thống:

• Tính trung thực khó được đảm bảo hơn vì hoàn toàn có thể nhờ chấm công hộ.
• Thẻ giấy có độ bền không cao, có thể bị rách, ướt nếu không được bảo quản tốt.
• Tốn thời gian và công sức tổng hợp lại dữ liệu thủ công, khó tránh khỏi sai sót.
• Tốn chi phí duy trì máy như thay mực, làm thẻ giấy,…

Ứng dụng chấm công trên điện thoại là gì?

Hiểu đơn giản ứng dụng chấm công trên điện thoại là ứng dụng cho phép người dùng checkin, checkout, chấm công mỗi ngày đi làm bằng các phần mềm hoặc ứng dụng trên điện thoại (smartphone). Đây là hình thức chấm công hiện đại nhất tính đến thời điểm hiện tại.

>>> Xem thêm: Phần Mềm Chấm Công Trên Điện Thoại Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp

Tại sao nên sử dụng ứng dụng chấm công trên điện thoại?

App chấm công bằng điện thoại hay ứng dụng chấm công trên điện thoại sẽ giúp bạn loại bỏ những ưu điểm của phương pháp chấm công truyền thống  và nâng cao chất lượng công việc chung của tổ chức.

Những ưu điểm của ứng dụng chấm công trên điện thoại, đó là:

• Ứng dụng công nghệ hiện đại, chấm công nhanh chóng: So với cách thức truyền thống như: sổ chấm công, bảng chấm công, bảng excel… thì việc chấm công mới này nhanh hơn rất nhiều. Chưa đến 5 giây bạn đã hoàn thành công việc checkin, checkout mỗi ngày qua mã QR code, Wifi, GPS, Camera AI…
• Dữ liệu chấm công chính xác, minh bạch: Các phần mềm, ứng dụng chấm công thông minh này được lập trình thiết kế sẵn tính năng đảm bảo độ chính xác cao nhất.
• Tiết kiệm thời gian cho nhân viên, giảm thiểu những sai sót trong quá trình chấm công và thống kê bảng lương hàng tháng
• Có lợi cho cả nhân viên và người quản lý bởi vì mọi thông tin về ngày công đều được cập nhật liên tục, chuẩn chỉnh. Nhân viên chủ động theo dõi dễ dàng ngày công, ngày nghỉ, số phép năm… trên app còn người quản lý có thể kiểm soát nhân viên bao quát hơn trong phần quản trị CMS.
• Thuận tiện, dễ sử dụng chỉ sau vài lần thao tác, với điều kiện bạn có một chiếc điện thoại thông minh đủ để tải phần mềm hoặc ứng dụng đó.
• Chi phí phù hợp với mọi đối tượng, mọi doanh nghiệp khác nhau. Một số phần mềm còn cho phép sử dụng miễn phí.

Ứng dụng chấm công trên điện thoại nào tốt?

Có rất nhiều app chấm công trên điện thoại để bạn lựa chọn nhưng cái nào mới thực sự tốt thì không phải ai cũng biết. Hãy cùng Happytime xem xét thật tỉ mỉ một vài lưu ý quan trọng dưới đây nhé.

Thân thiện với người sử dụng

Bất kỳ một ứng dụng hay phần mềm nào làm ra đều vì phải đặt lợi ích của người dùng lên hàng đầu bởi họ chính là những người trực tiếp trải nghiệm, trực tiếp tiêu thụ sản phẩm. App chấm công cũng không ngoại lệ. Thân thiện ở đây không chỉ nằm ở màu sắc, font chữ, video, hình ảnh mà còn ở việc user có thể tải về, truy cập, sử dụng, quản lý, điều phối.. trên app một cách dễ dàng hay không.

Phần mềm tốt là phần mềm phải ưu tiên trải nghiệm của người dùng. Phần mềm cần được thiết kế một cách thân thiện, tiện lợi để tất cả nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sử dụng. Tính thân thiện được xem là yếu tố quan trọng đầu tiên mà bạn cần phải xem xét mỗi khi lựa chọn. 

Lưu trữ và báo cáo dữ liệu thời gian thực

Để quản lý nhân sự hiệu quả, mọi dữ liệu chấm công hàng ngày phải được hiển thị chính xác, rõ ràng và minh bạch để người quản lý dễ dàng theo dõi, người lao động cũng yên tâm làm việc và cống hiến cho công ty.

Bạn cần tìm hiểu xem phần mềm chấm công trên mobile có hiển thị realtime – thời gian thực mọi dữ liệu chấm công hay không. Dữ liệu đó bao gồm: thời gian check in, check out, ngày xin nghỉ phép, ngày xin làm việc tại nhà…. Mọi thứ phải được tổng hợp đầy đủ trên app làm căn cứ tính lương, chấm ngày công làm và gửi thông báo chi tiết đến từng nhân viên. Doanh nghiệp càng đông nhân viên thì việc quản lý càng khó khăn. Phần mềm chấm công online cần xác định được chính xác thời ra/vào của nhân viên và giúp theo dõi kế hoạch/ lộ trình làm việc thực tế của nhân viên.

App chấm công nên có nhiều hình thức chấm công

Bên cạnh tính thân thiện và báo cáo dữ liệu thời gian thực thì một ứng dụng tốt nên có nhiều hình thức chấm công để người dùng có thể sử dụng bất cứ hình thức nào tùy theo điều kiện và hoàn cảnh khác nhau. Nhất là với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

Chúng ta có thể kể đến một số cách hình thức đang được áp dụng rất phổ biến như: chấm công bằng wifi, chấm công bằng định vị GPS, chấm công bằng mã QR code, chấm công bằng camera AI (nhận dạng điểm danh khuôn mặt)…..

Thông thường, các phần mềm chấm công sẽ hỗ trợ nhiều hình thức chấm công cho nhân viên để có được hiệu quả chấm công cao nhất. Nhờ phần mềm, nhân viên có thể chấm công thông qua wifi/ định vị GPS/ mã QR hoặc có thể liên kết với máy chấm công trong công ty. 

Khả năng bảo mật thông tin cao

Hiện nay có không ít phần mềm, ứng dụng đang để lộ dữ liệu và thông tin cá nhân, gây phiền toái, khó chịu cho người dùng. Bởi vậy app chấm công tốt nhất phải bảo mật thông tin của nhân viên và thông tin doanh nghiệp. Hơn nữa các dữ liệu nên sắp xếp hợp lý để có thể dễ dàng tra cứu thông tin, kết nối với dữ liệu, tính lương chính xác.

Vì dữ liệu nhân sự là cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin cá nhân và thông tin ra/vào ca của các nhân viên. Phần mềm chấm công đạt chuẩn cần phải bảo mật tốt các thông tin cho doanh nghiệp. 

Đội ngũ support nhiệt tình

Lưu ý quan trọng cuối cùng trước khi bạn lựa chọn phần mềm chấm công tốt chính là đội ngũ support hỗ trợ. Bởi vì bạn và họ sẽ thường xuyên liên hệ với nhau trong suốt quá trình trải nghiệm.

Chúng tôi khuyên bạn nên ưu tiên sản phẩm của các nhà cung cấp uy tín trên thị trường, đội ngũ nhân viên nhiệt tình hướng dẫn bạn cách sử dụng, cách thiết lập, cách khắc phục sự cố… như thế nào. Nếu được, bạn nên ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp sẵn sàng hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm ở những ngày đầu thiết lập và hỗ trợ nâng cấp các tính năng miễn phí. Hiện nay, đại đa số các nhà cung cấp phần mềm đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ, hãy trải nghiệm thử và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Giá cả hợp lý tương xứng với chất lượng

Ai cũng đều biết rằng giá tốt đi kèm với chất lượng, giá càng cao thì chất lượng càng đảm bảo và ngược lại. Với các phần mềm hay ứng dụng cũng vậy. Nếu muốn trải nghiệm và kiểm tra xem app có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không thì bạn nên dùng bản miễn phí. Còn về lâu dài, phần mềm free không giải quyết triệt để bài toán chấm công, dữ liệu không được bảo mật, không thể nâng cấp nhiều tính năng… Để bảo mật dữ liệu, được nâng cấp thêm nhiều tính năng mới thì bạn nên dùng bản trả phí theo tháng hoặc theo năm.

>>> Xem thêm: 5 Lợi Thế “Lớn” Của Bảng Chấm Công Trên Điện Thoại Iphone

Những ưu điểm của Happytime – Nền tảng chấm công trực tuyến dành cho doanh nghiệp Việt Nam

Nhắc đến app chấm công trên điện thoại tốt nhất hiện nay thì không thể không kể đến Happy time – Nền tảng chấm công trực tuyến dành cho doanh nghiệp Việt Nam. Với tính năng quản lý nhân sự, khi theo dõi nhân sự trên hệ thống HappyTime, nhà quản lý có thể theo dõi ai đi làm muộn, đi làm sớm hoặc đi công tác những ngày nào.

Happytime giúp người dùng dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi vị trí làm việc, kể cả khi làm việc ngoài văn phòng. Ứng dụng dành cho cả iOS và Android với một giao diện thân thiện với người dùng. Ứng dụng không chỉ tích hợp đầy đủ các tính năng của một phần mềm chấm công trên điện thoại mà nó còn có thêm chức năng: Work from home chấm công từ xa giúp quản lý nhân viên trong khi làm việc tại nhà.

• Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm tính năng: Quản lý dự án, quản lý công việc, quản lý hệ thống, quản lý tài sản, xây dựng văn hóa doanh nghiệp trên Happytime. Khi áp dụng phần mềm vào các hoạt động, doanh nghiệp sẽ có các lợi ích sau:
• Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng từ máy chấm công, app chấm công lên hệ thống Happytime
• Tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nhau, từ đó nâng cao trải nghiệm của nhân viên
• Chế độ bảo mật dữ liệu cao, không lo thất thoát thông tin nhân sự

Kết luận

Trên đây, Happytime đã giới thiệu khá chi tiết đến bạn về các ưu điểm khi sử dụng app chấm công trên điện thoại hay các phần mềm chấm công thông minh. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng bật mí một số tiêu chí hữu ích để bạn và doanh nghiệp có thể lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp nhất với tình hình thực tiễn và ngân sách của doanh nghiệp. 

Và nếu bạn muốn cập nhật các tin tức và xu hướng mới nhất liên quan đến chấm công và quản lý nhân sự thì đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của Happy Time nhé!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.