Số hóa doanh nghiệp là gì? Hành trình để tăng trưởng bứt tốc

Số hóa doanh nghiệp là gì? Hành trình để tăng trưởng bứt tốc

Tin tức và Xu hướng

Việt Nam đang là nước dẫn đầu về số hóa doanh nghiệp tại khu vực Đông Nam Á với hơn 5.73 điểm (phân tích của Tập đoàn tài chính Robocash). Vậy số hóa doanh nghiệp là gì? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu cụ thể hơn nhé.

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp là quy trình tối ưu hóa cho doanh nghiệp trong quản lý, kinh doanh. Quá trình số hóa doanh nghiệp sẽ thực hiện chuyển đổi các định dạng khác nhau của dữ liệu và lưu trữ tập trung trên hệ thống, thiết bị công nghệ. Có 2 hình thức số hóa doanh nghiệp chính hiện nay, bao gồm:

  • Số hóa dữ liệu: Là quá trình chuyển đổi các dữ liệu, tài liệu của doanh nghiệp dưới dạng vật chất khác thành dữ liệu kỹ thuật số. Ví dụ thường thấy chính là việc chuyển các tài liệu thành PDF và lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp.
  • Số hóa quy trình: Là hình thức chuyển đổi, cải thiện các quy trình sản xuất, kinh doanh bằng áp dụng công nghệ. Từ đó giúp quy trình làm việc, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được hiệu quả hơn.
Số hóa là quá trình chuyển đổi cần thiết của doanh nghiệp để tăng trưởng
Số hóa là quá trình chuyển đổi cần thiết của doanh nghiệp để tăng trưởng

Xu hướng số hóa doanh nghiệp ở Việt Nam

Đại dịch Covid – 19 vừa qua được xem là một sự kiện đặt nền móng quan trọng cho quá trình số hóa doanh nghiệp. Không chỉ là quốc gia phát triển kinh tế – xã hội mạnh mẽ, Việt Nam cũng đã vươn lên dẫn đầu trong bảng số hóa doanh nghiệp theo thống kê từ Tập đoàn tài Chính Robocash tại khu vực Đông Nam Á.

Nghiên cứu của tập đoàn này cho thấy tiềm năng phát triển của Việt Nam trong tương lai là khá rộng lớn. Chỉ với trong năm 2020, mức tăng trưởng GDP của Việt Nam đã đạt 3.5%. Dữ liệu số hóa từ Statista về Việt Nam cũng cho thấy, trung bình mỗi người dân đã và đang dành hơn 6 tiếng mỗi ngày cho các hoạt động trực tuyến. 

Báo cáo khác của TM Insight cũng cho biết rằng, Việt Nam cũng đang dẫn đầu Đông Nam Á trong quá trình số hóa chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp. Báo cáo này cũng chỉ ra rằng, hơn 82% doanh nghiệp tại Đông Nam Á đang lên kế hoạch số hóa chuỗi cung ứng của họ, trong khi đó tại Việt Nam con số này đã đạt 98%. Có thể thấy rằng, xu hướng số hóa doanh nghiệp tại Việt Nam đang ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết.

Lợi ích của số hóa doanh nghiệp là gì?

Vậy, những lợi ích của số hóa doanh nghiệp là gì? Dưới đây sẽ là những lợi ích mà quá trình số hóa sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển thần tốc hơn. Bao gồm:

Tăng hiệu quả, năng suất làm việc của doanh nghiệp

Không thể phủ nhận rằng, công nghệ luôn là một trong những động lực để thúc đẩy hiệu suất làm việc mạnh mẽ và hiệu quả hiện nay. Đặc biệt, trong thời kỳ công nghệ kỹ thuật số phát triển chóng mặt, việc số hóa doanh nghiệp lại càng thể hiện rõ được lợi ích về tăng hiệu quả, năng suất làm việc chung của nhân viên.

Theo Fortune Business Insights thống kê vào năm 2020, ngành bán lẻ trên thế giới đã có sự tăng trưởng đáng kể. Có đến hơn 40% doanh nghiệp đã sử dụng mô hình số hóa để nâng cao hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp của họ.

Giúp doanh nghiệp quản lý tài nguyên tốt hơn

Quá trình số hóa trong doanh nghiệp cũng giúp cho các tổ chức có thể quản lý các tài nguyên của mình tốt hơn. Trong đó, việc ứng dụng các công nghệ điện toán đám mây giúp hỗ trợ chia sẻ tài nguyên giữa các bộ phận với nhau dễ dàng hơn bao giờ hết.  Ngoài ra, ứng dụng IoT cũng giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tài nguyên của mình được hiệu quả hơn. Nhân viên trong tổ chức cũng sẽ hiểu rõ hơn về việc sử dụng và cải thiện tài nguyên của doanh nghiệp.

Số hóa dữ liệu cũng giúp quá trình bảo mật các thông tin của doanh nghiệp được an toàn hoan. Các nhà quản trị, nhân viên chỉ có thể xem, chỉnh sửa các dữ liệu khi được cấp quyền. Quá trình này cũng giúp doanh nghiệp tăng khả năng lưu trữ thông tin được lâu dài hơn, tránh tình trạng tài liệu cứng bị hỏng do điều kiện môi trường.

Tìm hiểu thêm: Đâu là phần mềm gia tăng trải nghiệm nhân sự HOT nhất 2022?

Tiết kiệm được chi phí, tăng trưởng doanh thu

Việc số hóa dữ liệu, quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những chi phí khi phải quản lý số liệu theo cách truyền thống. Ví dụ như các khoản chi phí cho giấy mực, khấu hao in ấn, thuê nhân sự quản lý,…

Bên cạnh đó, quá trình số hóa, áp dụng những công nghệ kỹ thuật số còn giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu tốt hơn. Số hóa, áp dụng các chatbot, AI,… sẽ giúp tiếp cận thị trường và khách hàng mới tối ưu, cá nhân hóa hơn. Từ đó, giúp khách hàng có thể tìm được điều họ cần tại các sản phẩm của doanh nghiệp.

Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, tăng trưởng doanh thu tốt hơn
Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, tăng trưởng doanh thu tốt hơn

Một số lợi ích khác của số hóa doanh nghiệp

Bên cạnh những lợi ích vượt trội trên, số hóa doanh nghiệp cũng mang lại cho tổ chức những lợi ích khác như sau:

  • Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Công nghệ có thể giúp các doanh nghiệp làm điều này bằng cách cung cấp cho họ các công cụ để hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng. 
  • Tăng khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh: Số hóa giúp doanh nghiệp có thể mở rộng, linh hoạt hơn trong quá trình kinh doanh, đáp ứng được nhiều hơn về nhu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu của họ.
  • Giúp nhân viên có thể đổi mới, sáng tạo, hợp tác và kết nối với doanh nghiệp tốt hơn.
  • Rút ngắn thời gian doanh nghiệp đưa sản phẩm, dịch vụ ra thị trường, tạo lợi thế cạnh tranh về tính thời điểm cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Xây dựng hành trình trải nghiệm nhân viên hạnh phúc hơn

Quy trình thực hiện số hóa doanh nghiệp

Tùy thuộc vào mỗi loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động mà bạn sẽ lựa chọn quy trình số hóa doanh nghiệp là gì. Tuy vậy, bạn có thể tham khảo ngay quy trình sau để lồng ghép linh hoạt vào doanh nghiệp của mình.

Bước 1 – Tạo thông tin cốt lõi, xác định mục tiêu

Để có thể thực hiện số hóa doanh nghiệp thành công, những thông tin cốt lõi, xác định chính xác mục tiêu số hóa doanh nghiệp là gì sẽ đóng vai trò quan trọng. Với bước này, bạn cần:

Xác định được quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp, bao gồm:

  • Quy trình hoạt động của sản phẩm, dịch vụ, chính sách của từng hàng hóa, phương pháp kinh doanh.
  • Quy trình quản lý của các cấp, từ lãnh đạo đến nhân viên, quản lý giữa các phòng ban như thế nào.
  • Quy trình hỗ trợ trong tổ chức ra sao.

Xác định mục tiêu số hóa doanh nghiệp là gì, ví dụ như:

  • Số hóa nội dung gì, dữ liệu, số liệu hay quy trình vận hành trong doanh nghiệp.
  • Thời gian để thực hiện chuyển đổi ra sao.
  • Phương pháp thực hiện, tần suất thực hiện,…

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải lưu trữ, hoàn thiện các tài liệu tham khảo trong quá trình số hóa của doanh nghiệp. Những tài liệu này sẽ giúp nhân viên có thể tiếp cận quá trình số hóa được nhanh chóng và thích nghi tốt hơn.

Tìm hiểu thêm: Top 10 mẫu giấy xác nhận công tác chuẩn và ngắn gọn 2022

Bước 2 – Xây dựng quy trình thực hiện số hóa doanh nghiệp

Sau khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng quy trình số hóa, xác định các bước cần thực hiện. Để xác định được những bước này, doanh nghiệp có thể áp dụng công thức 5W-1H-5M như sau:

Công thức 5W-1H-5M áp dụng trong số hóa doanh nghiệp
Công thức 5W-1H-5M áp dụng trong số hóa doanh nghiệp

Bước 3 – Chọn nền tảng triển khai số hóa doanh nghiệp là gì

Chọn nền tảng để triển khai quá trình số hóa doanh nghiệp là gì rất quan trọng. Bởi không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tự tạo cho mình những phần mềm để quy chuẩn riêng cho quá trình số hóa. Do đó, ngày nay đã có rất nhiều phần mềm được phát hành để hỗ trợ quá trình này. Trong đó, nổi bật có thể kể đến HappyTime.

Đây là một trong những nền tảng giúp quản lý – tinh gọn quá trình số hóa của doanh nghiệp tại nhiều bước khác nhau. Một số tính năng hữu ích của HappyTime trong quá trình số hóa doanh nghiệp có thể ví dụ như:

  • Số hóa quá trình chấm công – tổng hợp bảng công – tính lương: Tất cả các dữ liệu, thao tác được đẩy lên hệ thống lưu trữ bảo mật của HappyTime nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 70% thời gian để xử lý hoạt động này khi thực hiện theo phương pháp truyền thống.
  • Thiết lập ca làm việc trên hệ thống: HappyTime giúp doanh nghiệp phân ca làm việc cho nhân viên dễ dàng bằng ứng dụng công nghệ, thay thế cho những bảng phân công bằng giấy rườm rà, khó lưu trữ.
  • Số hóa quá trình tạo – duyệt đơn từ: Nhân viên dễ dàng tạo các đơn từ như đơn xin nghỉ phép, tăng ca, đi công tác,… ngay trên hệ thống. Nhà quản lý có thể phê duyệt và trả kết quả chỉ bằng vài thao tác online đơn giản.
  • Quản lý – lưu trữ thông tin tập trung hơn trên HappyTime, giảm chi phí in ấn, thời gian kiểm tra, rà soát nhanh chóng hơn với bộ lọc thông minh của ứng dụng.
  • Doanh nghiệp có thể dễ dàng số hóa hồ sơ nhân viên ngay trên hệ thống của HappyTime. Đưa ra các điều chỉnh cơ chế, hỗ trợ quản lý nhân viên nhanh chóng hơn và giảm thiểu các thủ tục hành chính, các công việc lặp đi lặp lại tối đa.
HappyTime giúp tinh gọn quá trình số hóa doanh nghiệp được hiệu quả hơn
HappyTime giúp tinh gọn quá trình số hóa doanh nghiệp được hiệu quả hơn

Bước 4 – Triển khai số hóa, xem xét, điều chỉnh theo phản hồi

Sau khi đã có các mục tiêu, công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp có thể triển khai quá trình số hóa theo từng giai đoạn. Lưu ý rằng, trong quá trình triển khai, cần thường xuyên thực hiện thu nhận phản hồi, xem xét và điều chỉnh phù hợp. Quá trình xem xét phản hồi có thể đến từ khách hàng, thị trường và chính nhân viên trong quá trình trải nghiệm số hóa của doanh nghiệp.

Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về số hóa doanh nghiệp là gì và nên bắt đầu thực hiện nó như thế nào để giúp doanh nghiệp của bạn tăng trưởng bứt tốc hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập vào HappyTime để trải nghiệm miễn phí ứng dụng hỗ trợ đắc lực quá trình số hóa này ngay từ hôm nay.