Là bước thứ 4 trong quy trình tổ chức nơi làm việc 5S Nhật Bản, “săn sóc” dễ gây hiểu lầm vì khó cắt nghĩa hơn các tiêu chí còn lại. Vậy, săn sóc trong 5S là gì? Làm sao để thúc đẩy tinh thần săn sóc hiệu quả trong tổ chức? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu qua bài viết sau!
Mục lục
Săn sóc trong 5S là gì?
Săn sóc (Seiketsu – Standardize), có nghĩa là “tiêu chuẩn hóa” việc sàng lọc, sắp xếp, dọn dẹp nơi làm việc, duy trì những việc đã thực hiện và cải tiến liên tục để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Săn sóc là bước thứ tư của phương pháp 5S, nhằm đặt ra những tiêu chuẩn mới về vệ sinh, ngăn nắp và thúc đẩy nhân viên tuân thủ theo các tiêu chuẩn đó.
Vai trò của săn sóc trong 5S là gì?
Vai trò của săn sóc trong 5S là ngăn chặn doanh nghiệp quay trở lại trạng thái vô tổ chức như ban đầu, đảm bảo duy trì nơi làm việc có sàng lọc, ngăn nắp và sạch sẽ theo đúng tiêu chuẩn và tối ưu hơn.
Seiketsu tối ưu và đẩy nhanh thời gian dọn dẹp hàng ngày
- Săn sóc trong 5S giúp duy trì sự sạch sẽ liên tục nên có thể rút ngắn thời gian dọn dẹp hàng ngày của nhân viên.
- Săn sóc đảm bảo rằng chỉ những đồ vật thực sự hữu ích mới được giữ lại và các công cụ phải được cất giữ đúng nơi quy định, như vậy là tối ưu việc Sàng lọc (Seiri) và Sắp xếp (Seiton).
- Săn sóc giúp nâng cao khả năng kiểm tra hiệu quả thực hiện 5S mỗi ngày đối với các thiết bị và cơ sở vật chất, bởi vì việc bảo trì và phòng ngừa rủi ro có thể được thực hiện trong thời gian sớm nhất có thể.
Seiketsu giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp
- Giảm các nguy cơ về sức khỏe và môi trường do nơi làm việc đã thường xuyên được loại bỏ bụi, chất lỏng, chất thải độc hại.
- Giảm nguy cơ trượt, ngã, tai nạn lao động nhờ đã làm sạch, sắp xếp ngăn nắp và đảm bảo an toàn lao động tại nơi làm việc.
- Giảm bào mòn, hư tổn máy móc, thiết bị nhờ việc làm sạch, kiểm tra và bảo trì thường xuyên.
Săn sóc Seiketsu tiêu chuẩn hóa chính 5S và doanh nghiệp
- Săn sóc trong 5S giúp giảm thời gian đào tạo cho nhân viên, vì các nhiệm vụ cơ bản đã được thực hiện suốt trong từng nhóm công việc, để mỗi nhân viên đều có kinh nghiệm để giải thích, hướng dẫn việc thực hiện 5S cho người mới.
- Seiketsu nhắc nhở nhân viên luôn hiểu đúng nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, điều này giúp giảm hoặc loại bỏ sự nhầm lẫn, sai sót khi thực hiện 5S tại nơi làm việc.
- Cải thiện tinh thần làm việc cho nhân viên bằng cách tạo ra môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện và an toàn. Điều này góp phần tăng chất lượng làm việc và ổn định năng suất.
Bí quyết thúc đẩy tinh thần săn sóc cho nhân viên
Để nhân viên duy trì được tinh thần săn sóc, chăm sóc văn phòng làm việc một cách chuẩn hóa và đưa công việc vào quy chuẩn, nhà lãnh đạo cần áp dụng các phương pháp như sau:
Tạo thói quen thực hiện 3S nhất quán
Doanh nghiệp bạn vẫn cần sử dụng các công cụ quen thuộc, mang tính trực quan hóa như lịch biểu phân công công việc, sơ đồ định vị các đồ vật/công cụ/tư liệu trong công ty, bản đánh giá/kiểm soát chất lượng thực thi 3S đầu tiên,…
Tuy nhiên, để nhân viên “duy trì” được hệ thống 3 bước Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ đó thì cần áp dụng các công cụ một cách hệ thống hơn:
Bước 1: Phân công nhiệm vụ cho nhân viên
Cần làm rõ với từng nhân viên công việc chính xác của họ là gì, làm khi nào, ở đâu, bằng cách nào để đảm bảo môi trường làm việc luôn được sàng lọc hiệu quả, sắp xếp gọn gàng, vệ sinh sạch sẽ. Doanh nghiệp bạn có thể in bảng phân công công việc, dán ở những nơi quan trọng để làm đầu mối, hoặc sử dụng các ứng dụng điện thoại nhắc lịch làm việc cho nhân viên.
Bước 2: Lồng ghép nghĩa vụ vào công việc hàng ngày
Để tránh tình trạng nhân viên lơ là với mô hình 5S, cần tận dụng các công cụ trực quan để liên tục “nhắc nhở” nhân viên. Doanh nghiệp bạn có thể in ra quy định, treo ở những nơi dễ trông thấy, nhắc đi nhắc lại khẩu hiệu thực hiện 5S mỗi ngày qua tin nhắn, email, mạng xã hội riêng của công ty,…
Bước 3: Kiểm tra tình trạng săn sóc
Dựa vào các bảng điểm đánh giá cho từng hạng mục sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ, doanh nghiệp bạn có thể đánh giá từng nhân viên về mức độ duy trì 3S của họ. Nên đánh giá định kỳ để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Và bảng đánh giá nên được công khai kèm với tuyên dương, phần thưởng để tạo động lực cho nhân viên thực hiện 3S.
Tìm hiểu thêm: Kỷ Luật Và Động Lực – Giải Pháp Thúc Đẩy Sự Tự Giác Của Nhân Viên
Ngăn ngừa mọi sự sai lệch khi thực hiện 3S
Bí quyết để thành công khi thực hiện săn sóc trong 5S là gì? Không thể chỉ dừng lại ở việc tạo thói quen duy trì 3S đầu tiên, mà còn cần nâng tầm ý chí của nhân viên lên mức luôn luôn “phòng ngừa” những sai lệch trong 5S.
Không thể cứ thấy dụng cụ bừa ra là lại yêu cầu nhân viên sắp xếp lại. Cũng không phải đợi đến lúc thấy bẩn rồi mới lau dọn. Khi đã tìm ra nguyên nhân của vấn đề, nhân viên cần nâng cao tinh thần đề phòng không cho chúng xảy ra nữa. Như vậy mới đúng là “chuẩn hóa”.
Có 3 điều cần ngăn ngừa trong khi thực hiện 5S trong doanh nghiệp là:
Ngăn ngừa việc tích lũy những vật dụng không cần thiết
Cần thúc đẩy nhân viên chủ động ngăn chặn việc nhập hàng, mua sắm đồ dùng văn phòng không cần thiết. Những gì không quan trọng thì không nên tốn tiền trang bị. Và nếu có đồ dùng nào tái sử dụng được mà đang bị đặt sai chỗ thì phải trả về đúng chỗ cho người khác có thể sử dụng được ngay khi cần.
Ngăn ngừa sự lộn xộn
Nhà quản trị cần yêu cầu nhân viên sử dụng các công cụ thực hiện 5S như nhãn dán, bảng hiệu, vạch phân cách, v.vv.. để quy định rõ ràng cách sắp xếp đồ dùng trong doanh nghiệp. Qua đó, thiết lập quy chuẩn và đào tạo cho nhân viên để hạn chế việc đặt đồ dùng sai vị trí.
Ngăn ngừa sự dơ bẩn
Cần tìm hiểu nguồn gốc, tác nhân gây ra những vết bẩn để đưa ra hướng giải quyết, phòng tránh kịp thời. Việc ngăn chặn từ gốc các yếu tố gây bẩn có thể giảm thiểu công việc dọn dẹp, lau chùi, làm sạch mỗi ngày của nhân viên.
Bài viết trên đây đã giải đáp chi tiết săn sóc trong 5S là gì. Với các giải pháp này, chắc hẳn doanh nghiệp bạn sẽ thực hiện tốt 5S nói chung và “săn sóc” nói riêng. Để được hỗ duy trì tốt 5S, phòng ngừa sai lệch xảy ra mà lại giảm thiểu áp lực cho bộ phận quản trị nhân sự, doanh nghiệp bạn nên tận dụng công nghệ vào vận hành và quản lý nhân viên.
Các doanh nghiệp có thể tham khảo nền tảng quản trị nhân sự HappyTime với rất nhiều tiện ích hữu dụng như: Nhắc lịch chấm công đúng giờ, tạo bảng biểu phân công ca làm cho nhân viên, có bảng tin nội bộ giúp truyền tải thông tin về 5S nhanh chóng, tặng sao vinh danh khen thưởng cho những cá nhân thực hiện tốt 5S,…
Với HappyTime, doanh nghiệp bạn có thể theo dõi quá trình thực hiện 5S của nhân viên và đưa ra những đánh giá chính xác nhất, nhằm điều chỉnh lại ngay nếu như có bất thường xảy ra. Để tìm hiểu kỹ hơn về HappyTime, bạn hãy theo dõi bài viết: HappyTime – Nền Tảng Quản Lý Và Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên nhé!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
