Quên chấm công vân tay lúc về là một trong những tình huống mà nhiều nhân viên gặp phải trong doanh nghiệp. Nguyên nhân của vấn đề này là gì và cách khắc phục như thế nào? Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu ngay nhé.
Mục lục
Vì sao nhân viên quên chấm công vân tay lúc về?
Có nhiều nguyên nhân khiến cho nhân viên của bạn quên chấm công vân tay lúc về. Tuy vậy, dưới đây là những nguyên nhân chủ quan – khách quan thường gặp phải. Bao gồm:
- Nguyên nhân chủ quan: Thường xảy ra khi nhân viên quên chấm công do một sự việc nào đó tác động đến họ. Ví dụ như gia đình có việc gấp, bản thân có công việc cần giải quyết ngay khiến họ vội vàng và bỏ qua hoạt động chấm công.
- Nguyên nhân khách quan: Bên cạnh nguyên nhân đến từ người lao động, quên giảm cân lúc ra về có thể xuất phát từ những nguyên nhân khách quan khác như máy chấm công bị lỗi, nhân viên chưa hình thành được thói quen chấm công, bộ nhớ của máy chấm công bị đầy và không tiếp nhận dữ liệu,…
Ảnh hưởng từ việc quên chấm công vân tay lúc về
Nhiều doanh nghiệp thường không chú trọng đến việc nhắc nhở và điều chỉnh khi nhân viên quên chấm công vân tay lúc về. Tuy vậy, thói quen này có thể mang đến nhiều ảnh hưởng hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ như những thiệt hại sau:
Ảnh hưởng đến nhân viên
Việc không điều chỉnh ngay khi nhân viên có thói quen quên chấm có thể khiến cho họ hình thành tình trạng “đánh cắp” thời gian trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó với những tổ chức có chế tài phạt đối với hình thức quên chấm công khắt khe, điều này có thể gây ảnh hưởng đến hiệu suất lao động của nhân viên đó.
Tìm hiểu thêm: Tất tần tật những vấn đề bạn cần biết về chấm công online
Ảnh hưởng đến quản lý
Khi nhân viên quên chấm công thì cũng tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của người quản lý. Họ sẽ cần phải tốn nhiều thời gian hơn để tìm các biện pháp và nhắc nhở nhân viên thực hiện chấm công đầy đủ trong quá trình làm việc của mình.
Bên cạnh đó, việc xử lý các vấn đề lỗi do nhân viên quên chấm công lúc ra về, chỉnh sửa số liệu chấm công phù hợp cũng sẽ gây tốn thời gian và sức lực của người quản lý. Từ đó có thể gây ra các thiệt hại khác cho doanh nghiệp về nhân lực, thời gian và chi phí hoạt động.
Ảnh hưởng đến doanh nghiệp
Thói quen quên chấm công vân tay lúc về cũng như chấm công vân tay trễ khi đến công ty cũng gây ra nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp. Ví dụ như một số thiệt hại sau:
- Gây thất thoát tài chính, giảm năng suất làm việc: Theo SHRM, cứ một nhân viên đi muộn 10 phút/ngày trong mỗi năm sẽ tương đương với việc họ nghỉ liên tiếp 1 tuần mà vẫn nhận được khoản lương cho thời gian nghỉ đó. Ngoài ra, việc quên chấm công vân tay cũng khiến doanh nghiệp phải chịu tổn thất về nhân lực, chi phí để khắc phục dữ liệu cho nhân viên đó.
- Tạo thói quen xấu cho nhân viên: Khi nhân viên quên chấm công vân tay lúc về không được chấn chỉnh sớm, nó có thể tạo ra hiệu ứng dây chuyền, tạo thành thói quen xấu cho những nhân viên khác trong doanh nghiệp bắt chước và làm theo.
- Gây ra sự mâu thuẫn nội bộ bởi điều này sẽ khiến cho những nhân viên chăm chỉ cảm thấy bị đối xử bất công ở nơi làm việc.
- Mất khách hàng, ảnh hưởng đến tài chính, thất thoát thời gian của doanh nghiệp,… cũng là những thiệt hại tiềm ẩn mà nhân viên quên chấm công vân tay lúc về có thể gây ra.
Cách khắc phục để quản lý chấm vân tay hiệu quả hơn
Vậy, làm thế nào để khắc phục được tình trạng nhân viên quên chấm công vân tay lúc ra về. Những cách dưới đây sẽ có thể giúp bạn giải quyết được vấn đề này:
Xác định nguyên nhân để khắc phục
Khắc phục được tình trạng nhân viên quên chấm công vân tay lúc về thì doanh nghiệp cần phải xác định được nguyên nhân của vấn đề này. Ví dụ như:
- Nếu nguyên nhân xuất phát từ phía nhân viên thì doanh nghiệp cần phối hợp với người quản lý đưa ra các biện pháp xử phạt, răn đe cho nhân viên hạn chế tái phạm trong những lần tiếp theo.
- Nguyên nhân xuất phát từ thiết bị máy móc thông đảm bảo cho hoạt động chấm công vân tay, doanh nghiệp cần đưa ra những biện pháp khắc phục hoặc lựa chọn giải pháp chấm công thay thế.
Cho nhân viên viết về mức độ nghiêm trọng của vấn đề
Không phải bất kỳ nhân viên nào cũng nhận thức được sự ảnh hưởng của thói quen quên chấm công lúc ra về đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy bạn nên cho họ biết về những ảnh hưởng, hệ quả có thể xảy ra khi họ quên chấm công lúc ra về quá nhiều lần. Từ đó họ có thể hiểu và hạn chế tốt hơn lỗi này trong công việc.
Tìm hiểu thêm: Những lợi thế của app chấm công so với chấm công truyền thống
Xây dựng quy trình xử phạt rõ ràng
Tùy thuộc vào mức độ vi phạm và nguyên nhân, bạn nên xây dựng quy trình xử phạt đối với những trường hợp quên chấm công lúc về, đi làm quên chấm công. Ví dụ như bạn có thể tham khảo các mức độ xử phạt đối với nhân viên có thói quen quên chấm công sau đây:
- Mức độ 1: Đưa ra những lời nhắc nhở cho nhân viên. Họ chỉ mới quên chấm công từ 1 đến 2 lần.
- Mức độ 2: Nếu tình trạng quên chấm công diễn ra trong nhiều lần, cần áp dụng các hình thức xử phạt và cảnh cáo như trừ lương, phạt vào điểm chuyên cần,…
- Mức độ 3: Khi đã tiếp nhận các hình thức xử phạt ở mức độ 2 nhưng không có sự tiến bộ và vẫn thường xuyên quên chấm công lúc ra về, doanh nghiệp cần đưa ra những biện pháp kỷ luật cao hơn. Ví dụ như hạ chức vụ, sa thải nếu cần thiết,…
Thiết lập những quy tắc chặt chẽ
Việc đưa ra những quy tắc rõ ràng trong chấm công và xử phạt khi quên chấm công như thế nào sẽ giúp cho bạn có thể khắc phục được tình trạng này khá hiệu quả. Bạn có thể đưa ra những nguyên tắc và sự kỳ vọng của nhân viên của mình về hoạt động chấm công dựa trên một số lưu ý như:
- Cần đưa ra định nghĩa về sự đúng giờ của doanh nghiệp là gì. Ví dụ như theo văn hóa của một số đất nước thì việc đúng giờ nghĩa là bạn sẽ có mặt trước giờ hẹn 15 phút.
- Áp dụng những nguyên tắc quản lý phù hợp với đội ngũ nhân sự của mình thay vì đưa ra những nguyên tắc quá vô lý.
- Ban hành các chính sách và cơ chế thưởng phạt rõ ràng khi nhân viên quên chấm công. Áp dụng công khai minh bạch để không tạo ra sự mâu thuẫn nội bộ không cần thiết.
Cung cấp lịch làm việc linh hoạt cho nhân viên
Một số trường hợp nhân viên quên chấm công vân tay lúc về có thể xuất phát từ nhiều lý do bất khả kháng. Lúc này, doanh nghiệp có thể cân nhắc đến yếu tố cung cấp lịch làm việc linh hoạt hơn cho nhân viên của mình. Điều này có thể giúp họ giải quyết được những vấn đề khó khăn của mình và mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp.
Dành cho nhân viên sự khen ngợi đúng lúc
Bên cạnh những chính sách xử phạt cần thiết, doanh nghiệp cũng có thể đưa ra những sự khen ngợi, công nhận kịp thời khi nhân viên thực hiện chấm công đúng giờ và chuyên cần. Điều này sẽ khuyến khích họ có thể nhớ đến hoạt động chấm công khi ra về và hạn chế tình trạng quên.
Sử dụng các phần mềm chấm công tiện lợi
Các phần mềm chấm công online hiện nay là một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Đặc biệt khi tình trạng quên chấm công vân tay lúc về và lúc vào làm ngày càng phổ biến. Hiện tại, bạn có thể tham khảo một số phần mềm chấm công online tiện lợi sau đây:
CoffeeHR
CoffeeHR là một trong những ứng dụng chấm công dựa vào nền tảng Cloud. Hiện tại, CoffeeHR đang cung cấp cho các doanh nghiệp giải pháp để đáp ứng các nhu cầu chấm công. Một số tính năng hữu ích của CoffeeHR như sau:
- Chấm công bằng nhiều hình thức khác nhau như GPS, Face ID hạn chế tiếp xúc. Giúp nhân viên chấm công khi họ ở những vị trí khác nhau ngoài văn phòng được cài đặt sẵn.
- Tích hợp dễ dàng với những loại thiết bị chấm công trên thị trường.
- Gửi Email cho quản lý khi nhân viên có tình trạng đi muộn, về sớm, quên chấm công thường xuyên.
Tanca
Tanca được phát hành với định hướng là một phần mềm cung cấp giải pháp toàn diện liên quan đến vấn đề nhân sự cho doanh nghiệp. Ứng dụng hướng đến trải nghiệm chấm công thông minh và thú vị hơn. Một số tính năng nổi bật của Tanca có thể kể đến như:
- Cung cấp nhiều giải pháp chấm công thông minh, đa dạng hình thức, có thể kể đến như chấm công bằng QR Code, camera AI,…
- Quản lý ngày công dễ dàng với việc tạo ca, duyệt tăng ca, đổi ca nhanh chóng.
- Quản lý được sự có mặt của nhân viên tại địa điểm, dự án hay khu vực theo cài đặt trước đó.
- Xuất báo cáo nhanh chóng theo giờ, theo ngày,… để tính lương dễ dàng hơn.
HappyTime
HappyTime là một trong những phần mềm chấm công bạn có thể tham khảo và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình để hạn chế tình trạng quên chấm công vân tay lúc ra về. HappyTime cũng giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được quá trình quản lý nhân sự được hiệu quả hơn. Một số tính năng của HappyTime có thể kể đến như:
- Tích hợp nhanh chóng với máy chấm công vân tay truyền thống, thông tin được đẩy lên hệ thống quản lý tập trung và tối giản các thao tác tổng hợp ngày công hơn.
- Đa dạng hình thức chấm công để bạn có thể lựa chọn. Ví dụ như chấm công bằng wifi, chấm công bằng QR code, chấm công bằng GPS, chấm công Online 1 chạm ngay trên điện thoại,…
- Đưa ra cảnh báo cho nhân viên khi họ quên thực hiện chấm công trong thời gian cho phép, từ đó giúp nhân viên duy trì được thói quen chấm công đúng giờ.
- Dễ dàng tạo ca, phân công ca làm việc nhanh chóng cho nhân viên mà không cần quá nhiều thao tác phức tạp.
Hi vọng với bài viết ngày hôm nay bạn đã hiểu hơn về nguyên nhân vì sao nhân viên quên chấm công vân tay lúc về và cách khắc phục như thế nào. Bên cạnh đó, đừng quên truy cập vào HappyTime và trải nghiệm ngay ứng dụng thành công miễn phí từ hôm nay.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
