Trước xu thế chuyển đổi số cũng như do diễn biến dịch Covid hiện nay, việc làm việc tập trung bị ảnh hưởng và hầu hết công việc được giải quyết qua nền tảng online. Vì vậy, ứng dụng phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên thay vì lên kế hoạch bàn giấy như trước ngày càng được nhiều doanh nghiệp chú ý.
Mục lục
Phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên là gì?
Tham khảo thêm:
>> 7 nguyên tắc vàng để xếp lịch làm việc theo ca cho nhân sự
>> 3 cách chia ca cho nhân viên chuẩn xác dành cho nhà quản lý
>> Phần mềm chia ca làm việc phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Có thể nói, phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên là một ứng dụng công nghệ giúp theo dõi và sắp xếp lịch làm việc hiệu quả, nhanh chóng. Đặc biệt với những doanh nghiệp làm việc theo ca hay làm việc với các khung thời gian khác nhau thì sử dụng phần mềm sẽ hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp ca làm việc một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Thay vì phải sử dụng giấy mực để xếp lịch làm việc cho nhân viên rất mất thời gian, khó quản lý và dễ nhầm lẫn, phần mềm chia ca làm việc sẽ thay bạn giải quyết những vấn đề này.
Chức năng của phần mềm xếp lịch làm việc theo ca
Bằng cách ứng dụng các tiến bộ khoa học, phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên có những chức năng phổ biến như sau:
Chức năng phân chia ca làm việc hiệu quả
Tùy theo các phần mềm khác nhau, bạn sẽ cần nhập một số thông tin theo yêu cầu lên hệ thống, phần mềm tự động tạo ra ca làm việc cho nhiều nhân viên tùy theo vị trí công tác khác nhau. Tính năng này giúp công việc xếp ca làm việc cho nhân viên trở nên thuận tiện hơn mà không mất nhiều thời gian của cán bộ nhân sự.
Khi có việc đột xuất phát sinh, người quản lý có thể thay đổi bảng sắp xếp ca làm việc nhanh chóng mà không phải tốn nhiều thời gian.
Nhân viên đăng ký ca làm việc
Khi không sử dụng phần mềm chia ca làm việc, nhân sự cần báo trước với cán bộ quản lý thời gian làm việc của họ vào tuần tiếp theo hoặc lặp lịch sắp xếp cho các tuần khác nhau. Tuy nhiên nếu ứng dụng phần mềm, nhân viên có thể chủ động đăng ký ca làm và quản lý sẽ xem xét phê duyệt lịch đăng ký ca làm này.
Nhắc nhở ca, lịch làm việc
Phần mềm sẽ nhắc nhở ca làm việc của nhân viên. Đồng thời, nhân viên cũng có thể truy cập và xem trước lịch làm việc của mình để hoàn thành công việc kịp tiến độ.
Cảnh báo lỗi nếu trùng ca
Phần mềm đảm bảo thời gian 2 ca làm việc giữa các nhân viên bị chồng chéo nhau. Trong trường hợp có sự trùng lặp, hệ thống sẽ báo lỗi để người quản lý cân nhắc.
Trích xuất dữ liệu
Mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên phần mềm, bạn có thể xuất file lịch sử chấm công, ca làm việc vào bất cứ lúc nào.
Khi nào nên triển khai phần mềm sắp xếp lịch làm việc?
Phần mềm chia ca làm việc thường được sử dụng trong một số trường hợp như sau:
- Doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn với số lượng công nhân viên cần làm việc theo ca đông, cần một lịch làm việc khoa học để tránh chồng chéo và đảm bảo sức khỏe cho người lao động.
- Doanh nghiệp đang ở vùng giãn cách xã hội, cần thực hiện chia ca, giảm giờ làm hoặc “3 tại chỗ”.
- Công ty hoặc tổ chức muốn tối ưu hóa quy trình vận hành, nhằm tinh gọn bộ máy, tăng năng suất lao động.
- Khi doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cần nhân viên bán hàng theo ca…
Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên?
Phần mềm xếp lịch làm việc là một giải pháp giúp rút ngắn thời gian, chi phí trong việc chia ca làm việc cho từng nhân sự, dễ dàng quản lý. Với đặc điểm hỗ trợ tốt cho việc chia ca làm nên phần mềm này rất phù hợp với doanh nghiệp ở một số ngành nghề sau đây:
Lĩnh vực lĩnh vực sản xuất, ngành F&B (Food and Beverage Service)
Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý thời gian làm việc trong nhóm ngành này giúp doanh nghiệp chia lịch cho nhân viên tối ưu hơn, tránh tình trạng thiếu nhân sự làm việc gây đình trệ sản xuất, ảnh hưởng tới cả hệ thống đang vận hành.
Trong trường hợp nhân viên có thể bị đau ốm hoặc bận việc đột xuất, họ có thể xin nghỉ hoặc linh hoạt đổi ca cho nhau nếu cần mà không làm ảnh hưởng đến công việc chung.
Quán cà phê, chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi
Tìm hiểu thêm:
>> Mách bạn công cụ quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả nhất
>> Cần trang bị gì để quản lý nhân sự online một cách hiệu quả
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Các cơ sở này có đặc điểm là thường sử dụng những nhân viên part-time, làm việc theo ca, số lượng nhân viên lớn và thường xuyên thay đổi. Vì vậy, sử dụng phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian hơn đối với nhà quản lý nói chung.
Tùy thuộc vào các yếu tố nhập sẵn như thời điểm đông hay ít khác, ngày lễ tết…, phần mềm sẽ phân bổ số lượng nhân sự phù hợp. Từ đó giúp đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, tối ưu hóa năng suất lao động và tiền lương doanh nghiệp phải trả cho nhân viên.
Các doanh nghiệp khác
Bên cạnh các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ, sản xuất, bán hàng, các doanh nghiệp khác cũng nên sử dụng ứng dụng công nghệ này. Bởi trong tình hình dịch bệnh hiện nay, khi các doanh nghiệp cần hạn chế tập trung đông người. Việc chia ca hay giờ làm việc để hạn chế nhân sự trong cùng một khu vực là rất cần thiết.
Công cụ này sẽ giúp các nhân viên nắm được thời gian làm việc của mình để điều chỉnh tiến độ hoàn thành công việc.
Kết luận
Có thể nói, sắp xếp lịch làm việc hiệu quả là một trong những nhân tố quan trọng góp phần quản lý nhân sự và nâng cao năng suất lao động tốt hơn. Chính vì vậy, ứng dụng công nghệ nói chung và phần mềm xếp lịch làm việc nói riêng là vô cùng cần thiết.
Happy Time hiện là giải pháp hỗ trợ quản lý thời gian cho doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất và được nhiều tổ chức hiện nay tin dùng. Được tính hợp nhiều tính năng đa dạng và đáp ứng được số lượng nhân sự vô cùng lớn, đây có lẽ là giải pháp hàng đầu trên thị trường.
Phần mềm quản lý chấm công online Happy Time mang đến cho doanh nghiệp một “trợ thủ” đắc lực, giải quyết mọi vấn đề mà bộ phận quản lý đang gặp phải.
Hy vọng bạn đã có thêm những kiến thức hữu ích về phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên. Chúc quý doanh nghiệp luôn phát triển và thành công!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
